Praha 1.června 2005 sekr. 6582/2005 Směrnice kvestorky č. 8/2005 o cestovních náhradách na AMU S platností od 1.6. 2005 vydávám tuto směrnici o cestovních náhradách na AMU 1
Cestovní náhrady v tuzemsku a zahraničí řídí zákonem č.119/1992 Sb. o cestovních náhradách ve znění pozdějších předpisů. Zaměstnance vysílá na pracovní cestu jeho zaměstnavatel přímý nadřízený (např.kvestorku rektor, děkany - rektor, vedoucí kateder - děkan atd.,. v případě rektora potvrzuje pracovní cestu kvestora či prorektor). Jde o prokazatelné vyslání zaměstnance k vykonání práce na jiném místě, než je místo pravidelného pracoviště tohoto zaměstnance. Podmínky a průběh pracovní cesty musí být určeny před jejím započetím. 1) Tuzemské pracovní cesty Pracovní cestou se pro účely tohoto zákona rozumí doba od nástupu zaměstnance na cestu výkonu práce do jiného místa, než je jeho pravidelné pracoviště, včetně výkonu práce v tomto místě, do návratu z této cesty. Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší : stravné za těchto podmínek: trvá-li cesta méně než 5 hodin Kč 58.- trvá-li cesta 5-12 hodin Kč 63.- 12-18 hodin Kč 96.- déle než 18 hodin Kč 150.- Zabezpečí-li zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestě plně bezplatné stravování, stravné se nevyplácí. Pobyt studentů, včetně stravování, je řešen samostatným předpisem. Zabezpečí-li zaměstnavatel na pracovní cestě stravování částečně, stravné se krátí z určené výše stravného za každé poskytnuté jídlo, které má charakter : snídaně o 23% oběda o 40% večeře o 37% náhrada prokázaných výdajů za ubytování - zaměstnanec je povinen v ubytovacím zařízení nahlásit vystavovateli daňového dokladu veškeré náležitosti. V případě ztráty dokladu nelze uznat čestné prohlášení, zaměstnanec musí doložit duplikát vystavený ubytovatelem. 2
náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů náhrada prokázaných jízdních výdajů - při pracovní cestě v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno v pracovní smlouvě místo výkonu práce, náleží zaměstnanci náhrada jízdních výdajů za místní hromadnou dopravu ve výši určené zaměstnavatelem podle ceny jízdného, platného v době konání pracovní cesty a použitého dopravního prostředku náhrada za používání soukromých motorových vozidel - dohodne -li se AMU se zaměstnancem, že při pracovní cestě použije soukromé motorové vozidlo, přísluší mu : sazba základní náhrady ve výši 3,80 Kč za 1km jízdy náhrada výdajů za pohonné hmoty přísluší zaměstnanci podle cen pohonných hmot, platných v době použití vozidla a přepočtených podle spotřeby, vypočtené aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu vozidla. Pokud technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Cenu pohonné hmoty je zaměstnanec povinen doložit dokladem, jehož datum je shodné s datem uskutečněné pracovní cesty. Použít soukromé vozidlo ke služební cestě může pouze ten zaměstnanec, který se zúčastnil proškolení a přezkoušení o odborné způsobilosti řidičů. Při použití vlastního osobního automobilu (AUV) je zaměstnanec dále povinen vyplnit interní oboustranný tiskopis Žádost o povolení použití soukromého vozidla k pracovní cestě (příloha č. 4c k metodickému pokynu vedoucí EO AMU č. 1/04 pro oběh účetních dokladů na AMU), který obsahuje údaje o spotřebě pohonných hmot i prohlášení o pojištění vozidla a prohlášení plátce silniční daně. (Zaměstnavatel nedá souhlas s použitím vozidla, na které není uzavřeno havarijní pojištění) MPSV stanoví vyhláškou novou výši stravného, novou výši základních náhrad za používání motorových vozidel a novou výši průměrných cen pohonných hmot vždy s účinností od počátku kalendářního roku. K vyúčtování všech příslušných náhrad se používá tiskopis SEVT. 2) Zahraniční pracovní cesty Zahraniční pracovní cestou se pro účely tohoto zákona rozumí doba pracovní cesty z ČR do zahraničí, doba pracovní cesty v zahraničí a zpět do ČR. Rozhodná doba pro vznik náhrady v cizí měně je překročení české státní hranice nebo plánovaný odlet a přílet při letecké přepravě. Zaměstnanci vzniká zákonný nárok na stravné, pokud doba na území zahraničního státu je alespoň v délce trvání jedné hodiny. Zaměstnanec je povinen se před uskutečněním zahraniční pracovní cesty pojistit. Pedagogové, kteří vlastní kartu ISIC/ITIC si můžou sjednat osobně na pobočce celoroční pojištění na zahraniční cestu a fotokopii smlouvy přiloží k žádosti o zálohu na cestu. Ve smlouvě musí být uvedeno druh pojištění pracovní. Pojištění platí pouze na 30 dní ode dne výjezdu z ČR (31. den se již musí každý 3
pojistit u pojišťovny). Ostatní zaměstnanci mohou uzavřít pojistnou smlouvu buď u jakékoli pojišťovny nebo u zdravotní pojišťovny, u které jsou přihlášeni. Aby doklad byl uznatelný, musí být na pojistné smlouvě typ cesty pracovní (služební). Nelze využít soukromé pojištění! Zaměstnanci vyslanému na zahraniční služební cestu přísluší : stravné - výši stravného v cizí měně určí zaměstnavatel ze základní sazby stravného stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. Základní výši stanovuje Ministerstvo financí vyhláškou a je vyhlášeno vždy s účinností od počátku roku. Pokud doba v zahraničí trvá v kalendářním dni déle než 12 hodin, přísluší zaměstnanci stravné ve výši základní sazby. Trvá-li doba 12 a méně hodin, přísluší zaměstnanci hodinový podíl za každou celou hodinu trvání zahraniční pracovní cesty. Zabezpečí-li zaměstnavatel stravování částečně - nárok se krátí stejně jakou tuzemské pracovní cesty, plně - nárok na stravné zaniká. kapesné - o poskytnutí kapesného a o jeho výší rozhoduje zaměstnavatel nadřízený pracovník. Je to nenároková částka, při jeho stanovení se vychází z nároku na stravné, a to až do výše 40% stanoveného stravného. náhrada prokázaných výdajů za ubytování - zaměstnanec je povinen cenu za ubytování doložit originálním dokladem, který bude obsahovat veškeré náležitosti daňového dokladu a na vyúčtování prohlásit, zda v ceně je zahrnuta snídaně. V případě, že zaměstnanec hradil ubytování z nějakého důvodu bezhotovostním stykem - služební kartou AMU, fakturou, je tuto skutečnost povinen uvést do vyúčtování včetně konkrétního odkazu na platební doklad. Nelze k platbě použít soukromou platební kartu. V případě ztráty dokladu nelze uznat čestné prohlášení, zaměstnanec musí doložit duplikát vystavený ubytovatelem. náhrada prokázaných jízdních výdajů - v případě bezhotovostní platby platí stejná povinnost jako v předcházejícím odstavci. Jestliže je platba hotovostní, vyzvedává si zaměstnanec zálohu na jízdné v pokladně AMU na základě Cestovního příkazu k zahraniční cestě (formulář č. 4 k metodickému pokynu vedoucí EO AMU č. 1/04 pro oběh účetních dokladů na AMU). Veškeré jízdenky hrazené v zahraničí přiloží k vyúčtování. V případě ztráty dokladu nelze uznat čestné prohlášení, zaměstnanec musí doložit duplikát vystavený přepravcem. náhrada výdajů za pohonné hmoty - poskytování náhrad při použití soukromého vozidla je stejné jako u tuzemské pracovní cesty, tudíž musí být přiložen vyplněný oboustranný formulář 4c k metodickému pokynu vedoucí EO AMU č. 1/04 pro oběh účetních dokladů na AMU. Zaměstnavatel uhrazuje sazbu základní náhrady po celou dobu pracovní cesty v české měně a po ujetí 350 km na území jiného státu pohonnou hmotu podle ceny doložené, průměrné spotřeby motorového vozidla a ujetých kilometrů. To znamená, že řidič je povinen načerpat pohonné hmoty v den uskutečnění zahraniční pracovní cesty a doklad přiložit k vyúčtování. 4
náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů Na základě vyplněné žádosti o zálohu (formulář 4 k metodickému pokynu vedoucí EO AMU č. 1/04 pro oběh účetních dokladů na AMU) si zaměstnanec vyzvedává korunovou zálohu v pokladně AMU a valutovou vyplácí pracovnice odd. PaM. Žádost předkládá nejpozději pět pracovních dnů před požadovanou výplatou. Je-li požadována jiná měna než EUR nebo USD, musí se valuta objednávat v bance nejméně 5 pracovních dní před výběrem. Proto je nutné v tomto případě žádost o zálohu vyžádat s dostatečným předstihem. Drobné poplatky v zahraničí např.: výdaje za telefonické (pracovní) hovory, vstupenky, nákup odborných publikací - pouze při návštěvě veletrhu, konference, poplatky za parkování, garážování vozidla, atd. lze proplatit na základě dokladů předložených zaměstnancem a potvrzených nadřízeným pracovníkem. V případě, že je zaměstnanec nucen na služební cestě směnit hotovost na místní měnu, je povinen k vyúčtování doložit kurz místní měny. Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy i v jiné měně než je stanoveno vyhláškou Ministerstva financí pro příslušný stát. Po ukončení pracovní cesty předkládá vyúčtování (formulář 4a a v případě zahraničních projektů též i 4b k metodickému pokynu vedoucí EO AMU č. 1/04 pro oběh účetních dokladů na AMU) do deseti dnů. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční cestě vyšší, než činí nároky zaměstnance, vrací zaměstnanec zaměstnavateli ve měně, kterou mu AMU poskytla, nebo ve měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu směnil, nebo v Kč. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při pracovní cestě nižší, než činí nároky zaměstnance, doplácí AMU zaměstnanci vždy v Kč a bezhotovostně. 3) Zahraniční cesty konané v rámci zahraničního projektu Socrates/Erasmus Vyúčtování zahraniční cesty konané v rámci projektu Erasmus se provádí v první řadě dle zákona čísla 119/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů (tj. dle platné legislativy ČR) a až na druhém místě bude prováděno rozúčtování dle pravidel zahraničního projektu. Pravidla pro jednotlivé zahraniční projekty zajišťuje pracovnice AMU pro zahraniční styky. (Pravidla programu Socrates/Erasmus jsou obsažena v materiálu Decentralizované aktivity programu ERASMUS Akademický rok 2004/05, Smlouva číslo: ERA_04-01 Přílohy smlouvy, zejména Příloha č.3: 2. Pravidla pro účtování TS, 3. Pravidla pro účtování OM, 5. Pravidla pro cestovní a pobytové náklady v rámci OM a ECTS.) 4) Zahraniční pracovní cesty konané na základě dohod o vzájemné výměně zaměstnanců Zahraničnímu zaměstnanci vyslanému do ČR se poskytuje dle příslušné smlouvy stravné až do výše dvojnásobku horní hranice stravného při pracovních cestách na území ČR, nejméně však ve výši horní hranice stanoveného stravné- 5
ho. Dále lze poskytnout kapesné až do výše 40% určeného nebo sjednaného stravného. K žádosti o stravné (formulář č. 21 k metodickému pokynu vedoucí EO AMU č. 1/04 pro oběh účetních dokladů na AMU) žadatel připojí fotokopii dohody o vzájemné výměně zaměstnanců. Tato směrnice vstupuje v platnost od 1.6. 2005 a je povinností všech vedoucích pracovníků seznámit zaměstnance s ustanoveními této směrnice. Ruší se Směrnice kvestorky č.3/04 - o cestovních náhradách. Používané tiskopisy: SEVT 30 134 1, 30 133 3 Z metodického pokynu vedoucí EO AMU č. 1/04 pro oběh účetních dokladů na AMU: Příloha č. 4 : Cestovní příkaz k zahraniční pracovní cestě (obsahuje žádost o zálohu) Příloha č. 4a : Vyúčtování zahraniční služební cesty (oboustranný tiskopis) Příloha č. 4b : Zúčtování cestovního příkazu hrazeného z prostředků zahraničního projektu Příloha č. 4c : Žádost o povolení soukromého vozidla k pracovní cestě (oboustranný tiskopis) Příloha č. 21 : Zahraniční pracovní cesta konaná na základě dohody o vzájemné výměně zaměstnanců V Praze: 1.6. 2005 Zpracovala: Hana Smetanová 6
Rozdělovník: Rektor Kvestorka Prorektor pro studijní a pedagogické záležitosti Prorektor pro zahraniční záležitosti Prorektor pro vědu a výzkum Děkan HAMU Děkan DAMU Děkan FAMU Tajemnice HAMU Tajemnice DAMU Tajemnice FAMU Ředitel STUDIA FAMU Ředitel DISKU Vedoucí EO Ředitelka knihovny Ředitelka NAMU Vedoucí PC Vedoucí KCJ Vedoucí KTV Vedoucí UZA Vedoucí UVS Poněšice Vedoucí UVS Beroun Vedoucí koleje 7