THERMAL F, a. s. Organizační řád Počet stran: 13 Rozdělovník: úsek finanční úsek obchodní úsek ubytovací úsek stravovací úsek zdravotní úsek technický úsek generálního ředitele úsek personální Přílohy: 1 Aktualizace: 3 Představenstvo společnosti projednalo a schválilo tento Organizační řád dne 03.06. 2015 na zasedání č. 0515. Garant: Vypracoval: Marcel Man Human Resources Director Schválil: Rudolf Mašata General Director Karlovy Vary, 03.06.2015 Stránka 1 z 13
1. Úvodní ustanovení 1.1. Tento řád je statutární normou společnosti schválenou představenstvem společnosti THERMAL F, a.s., upravuje organizaci akciové společnosti THERMAL F, a. s., včetně její organizační struktury, funkční působnosti organizačních útvarů a zásady činnosti a řízení společnosti a jednotlivých organizačních jednotek. 1.2. Organizační řád je vnitřním předpisem společnosti a je závazný pro všechny osoby organizačně zařazené do struktury společnosti. 2.1. Zřízení akciové společnosti 2. Všeobecná ustanovení 2.1.1. Akciová společnost THERMAL F, a. s. (dále jen společnost), byla založena Zakladatelskou listinou ze dne 24. března 1999 Fondem národního majetku ČR, jakožto jediným akcionářem. 2.1.2. Společnost vznikla zápise do obchodního rejstříku vedeného Krajským soudem v Plzni, oddíl B, vložka 813 dne 30. dubna 1999. 2.1.3. Firma společnosti zní THERMAL-F, a.s. 2.1.4. Společnosti bylo přiděleno IČ: 254 01 726. Společnosti bylo přiděleno DIČ: CZ25401726. 2.1.5. Sídlem společnosti je: Karlovy Vary, I. P. Pavlova 2001/11, PSČ 360 01. 2.2. Předmět činnosti Výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona, Hostinská činnost, Masérské, rekondiční a regenerační služby, Provozování solárií, Silniční motorová doprava osobní provozovaná vozidly určenými pro přepravu nejvýše 9 osob včetně řidiče, Prodej kvasného lihu, konzumního lihu a lihovin, Směnárenská činnost, Provozování tělovýchovných zařízení a zařízení sloužících regeneraci a rekondici, Provozování zdravotnického zařízení ambulantní specializovaná a lůžková následná péče: (rehabilitační a fyzikální medicína, fyzioterapie, lázeňská léčebně rehabilitační péče). 3. Orgány obchodní společnosti Společnost má tyto orgány: valnou hromadu, představenstvo, dozorčí radu. Společnost má ve smyslu ustanovení 396 odst. 1 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích, dualistický systém vnitřní struktury. 3.1. Valná hromada - je nejvyšším orgánem akciové společnosti. Její funkci vykonává od 1. 1. 2006 Ministerstvo financí České republiky. Stránka 2 z 13
3.2. Představenstvo společnosti 3.2.1. Představenstvo společnosti je statutárním orgánem, kterému přísluší obchodní vedení společnosti a jenž řídí činnost společnosti, zastupuje společnost způsobem a v rozsahu určeném stanovami společnosti a zákonem a takto nahrazuje vůli společnosti. Rozhoduje o všech záležitostech společnosti, pokud nejsou vyhrazeny zákonem nebo stanovami do působnosti valné hromady nebo dozorčí rady. Členové představenstva jsou voleni valnou hromadou na čtyřleté funkční období. Ze svého středu volí předsedu a místopředsedu představenstva. Představenstvo jmenuje na pracovní místo a odvolává z pracovního místa generálního ředitele a finančního ředitele. 3.2.2. Představenstvo společnosti je odpovědné valné hromadě společnosti. Zasedání představenstva svolává a řídí předseda představenstva. V jeho nepřítomnosti jej zastupuje místopředseda představenstva nebo jiný pověřený člen představenstva. Předseda představenstva je oprávněn ukládat úkoly tajemníkovi kolektivních orgánů společnosti, který vede agendu představenstva společnosti. 3.2.3. Tajemník kolektivních orgánů společnosti, pokud je kolektivními orgány ustanoven, odpovídá za přípravu podkladů pro kolektivní orgán společnosti, zajišťuje jejich včasnou distribuci, organizačně zabezpečuje a zúčastňuje se zasedání kolektivního orgánu společnosti (s výjimkou uzavřených zasedání), ze kterých vypracovává zápisy, včetně usnesení, které po připomínkách členů kolektivního orgánu předkládá k podpisu předsedovi kolektivního orgánu. Zajišťuje spisovou a archivní službu agendy kolektivních orgánů. Tajemník kolektivních orgánů společnosti je organizačně zařazen do úseku GŘ. 3.3. Dozorčí rada společnosti - členy dozorčí rady volí a odvolává valná hromada. 3.4. Působnost, práva a povinnosti představenstva a dozorčí rady jsou vymezena Stanovami schválenými valnou hromadou a jednacími řády představenstva a dozorčí rady společnosti. 4. Zásady řízení společnosti 4.1. Za společnost jedná představenstvo společnosti, a to společně předseda představenstva spolu s jedním dalším členem představenstva nebo společně místopředseda představenstva spolu s jedním dalším členem představenstva nebo společně předseda a místopředseda představenstva. Společnost může být zastoupena i zmocněncem na základě písemné plné moci udělené společností. 4.2. Podepisování za společnost se děje tak, že k vytištěné nebo napsané obchodní firmě společnosti připojí své podpisy společně předseda představenstva spolu s jedním dalším členem představenstva nebo společně místopředseda představenstva spolu s jedním dalším členem představenstva nebo společně předseda a místopředseda představenstva. 4.2.1. Pracovníci společnosti, kteří jsou pověřeni určitou činností, resp. řízením jednotlivých organizačních útvarů, jsou zmocněni pouze k těm úkonům, k nimž dochází při zajišťování svěřené činnosti a plnění jejich úkolů. Jejich podpisová práva upravuje navazující vnitřní norma Spisový a podpisový řád. Stránka 3 z 13
4.3. Delegace pravomocí 4.3.1. Oprávnění jednat a podepisovat za společnost je dáno Stanovami, tímto Organizačním řádem a je zapsáno v obchodním rejstříku. 4.3.2. Delegování pravomocí při obchodním řízení společnosti vyplývá z tohoto Organizačního řádu, pracovních náplní vedoucích pracovníků jednotlivých stupňů řízení nebo z individuálních pověření nebo zmocnění k úkonům daných svým podřízeným oprávněnými nadřízenými vedoucími pracovníky v jednotlivých případech nebo na základě usnesení představenstva. 4.4. Zastupování 4.4.1. Generálního ředitele společnosti zastupuje v době jeho nepřítomnosti finanční ředitel. 4.4.2. Ostatní vedoucí pracovníky zastupují v době jejich nepřítomnosti trvající nepřetržitě 3 pracovní dny (72 hodin) a déle v plném rozsahu povinností, práv a odpovědnosti jimi předem písemně určení zástupci se souhlasem nadřízeného. 4.4.3. Zástupci i zastupovaní jsou povinni se navzájem informovat o průběhu a stavu hlavních a nedokončených prací, o všech dalších podstatných skutečnostech, týkajících se provozu a technického stavu zařízení. Rozhodnutí o zvlášť důležitých otázkách si může zastupovaný vyhradit, pokud to povaha věci připouští, do svého návratu. Není-li to možné, naváže zástupce spojení se zastupovaným, popř. se obrátí na vyššího nadřízeného. 4.5. Zmocnění 4.5.1. Jménem společnosti mohou jednat také zástupci, u nichž oprávnění jednat nevyplývá přímo z určité funkční náplně a zařazení, a to na základě písemné plné moci. K takovým jednáním jménem společnosti pro jednotlivé nebo opakující se případy nebo úkony, uděluje písemné písemnou plnou moc představenstvo. 4.5.2. Takováto plná moc opravňuje zmocněnce k provádění úkonů jen v rozsahu zmocnění. Pověření nebo plná moc mohou být zmocnitelem kdykoliv odvolány. 4.7. Interní organizační a řídící normy a akty 4.7.1. K zabezpečení úkolů a pro nezbytnou informovanost vedení, vedoucích a ostatních zaměstnanců jsou vydávány vedoucími pracovníky řády, směrnice, příkazy, standardy, sdělení, metodické pokyny a organizovány porady na různých stupních řízení. 4.7.2. Podmínky a obecná pravidla pro tvorbu, oběh a evidenci řídící dokumentace stanovuje vnitřní norma o tvorbě, oběhu a evidenci řídící dokumentace. 4.7.3. Standardní systém porad v hotelu Thermal, jejichž prostřednictvím je zabezpečována interní komunikace, stanovuje vnitřní norma o systému porad. 4.7.4. Základními řídícími normami jsou: Stanovy obchodní společnosti Organizační řád Stránka 4 z 13
Spisový a podpisový řád Pracovní řád Provozní řády Ubytovací řád Směrnice. 4.8. Vztahy mezi jednotlivými organizačními útvary společnosti se uplatňují takto: a) všechny organizační útvary společnosti, jejich vedoucí a pracovníci jsou povinni navzájem spolupracovat při ochraně majetku společnosti před jeho zcizením, poškozením nebo zneužitím, při zajišťování kvalitní a profesionální obchodní činnosti společnosti, poskytovat součinnost útvaru, který je nositelem jmenovitého úkolu a vzájemně se informovat tak, aby bylo zabezpečeno řádné a komplexní plnění všech úkolů a povinností s cílem poskytování kvalitních služeb, b) vedoucí organizačních útvarů společnosti na všech stupních řízení, jakož i pracovníci těchto organizačních útvarů plně zodpovídají za to, že úkoly, jim uložené nadřízenými pracovníky, budou plněny profesionálně, v požadované kvalitě a čase, c) vedoucí pracovníci na všech stupních řízení odpovídají za úplnost, kvalifikovanost a komplexnost zpracovaných informací předávaných jejich útvarem ať již pro potřeby vnitřního styku nebo určené pro orgány a organizace mimo společnost, d) kompetenční spory vzniklé mezi organizačními útvary společnosti řeší příslušní vedoucí pracovníci vzájemnou dohodou. Nedojde-li k dohodě, řeší spor jejich nejbližší nadřízený. Konečné rozhodnutí přísluší generálnímu řediteli. 4.9. V řízení jsou dodržovány tyto zásady řízení: a) zásada jediného odpovědného vedoucího, b) personální a mzdová politika je vykonávána přímo v pravomoci vedoucích zaměstnanců organizačních útvarů, c) všichni vedoucí zaměstnanci jsou povinni v rámci své působnosti přijímat a aplikovat opatření generálního ředitele, zajišťovat včas vyřizování stížností a podnětů zaměstnanců, d) každý vedoucí zaměstnanec proto, aby mohl zajistit plnění úkolů svého úseku, je vybaven odpovídajícími pravomocemi a odpovědností. V rámci své pravomoci může každý vedoucí zaměstnanec vydávat pokyny a příkazy, důsledně vyžadovat jejich plnění od podřízených a odpovídajícím způsobem postihovat případné nekvalitní plnění či úplné nesplnění zadaných úkolů. 5. Orgány řízení 5.1. Nejvyšším orgánem společnosti je valná hromada společnosti, jejíž působnost vykonává Ministerstvo financí ČR. Statutárním orgánem společnosti je představenstvo, na jehož působnost a uskutečňování obchodní činnosti dohlíží dozorčí rada. 5.2. Řídícím a výkonným orgánem společnosti je generální ředitel, kterého na pracovní místo jmenuje a z pracovního místa odvolává představenstvo společnosti. Generální ředitel zajišťuje plnění usnesení představenstva a vnitřní personální, organizační, provozní záležitosti a běžnou obchodní činnost společnosti v souladu s právními předpisy, Stanovami, usneseními představenstva a platnými vnitřními normami. 5.3. Ředitele finančního úseku na pracovní místo jmenuje a z pracovního místa odvolává představenstvo. Stránka 5 z 13
Vedoucí zaměstnance ostatních úseků vyjmenovaných v článku 6.2. tohoto řádu na pracovní místo jmenuje a z pracovního místa odvolává generální ředitel po projednání s představenstvem společnosti. Generální ředitel přímo řídí vedoucí zaměstnance úseků. 5.4. Jednotlivé organizační útvary řídí vedoucí zaměstnanci organizačních útvarů. Vedoucí zaměstnanci organizačních útvarů odpovídají za komplexní a řádný chod svěřených úseků v souladu s pokyny kolektivních orgánů společnosti, platnou legislativou a vnitřními normami. 5.5. Vedoucími zaměstnanci společnosti jsou zaměstnanci, kteří mají na jednotlivých stupních řízení oprávnění stanovit a ukládat podřízeným zaměstnancům pracovní úkoly, organizovat, řídit a kontrolovat jejich práci a dávat jim k tomu účelu závazné pokyny. 6. Organizace společnosti 6.1. Společnost provozuje hotel Thermal, jakožto hlavní náplň své obchodní činnosti. Základními organizačními útvary v hotelu jsou: a) úseky b) oddělení c) pracoviště. 6.2. Hotel je podle obsahu zajišťovaných činností členěn na níže uvedené úsek, v rámci kterých dochází ke komplexnímu řízení uceleného systému zabezpečovaných činností: a) finanční úsek, b) obchodní úsek, c) ubytovací úsek, d) zdravotní úsek, e) stravovací úsek, f) technický úsek, g) personální úsek, h) úsek generálního ředitele. 6.3. Členění organizačních útvarů je uvedeno v Organizačním schéma společnosti (funkční schéma organizačních útvarů). 6.4. Přílohu Organizačního řádu společnosti tvoří Organizační schéma společnosti (přehled organizačních útvarů, funkční schéma jednotlivých organizačních útvarů). Charakteristiky jednotlivých funkčních pozic (pracovní činnosti, pracovní povinnosti a pravomoci) jsou vedeny a průběžně aktualizovány na personálním oddělení. 6.5. Počet pracovních míst na jednotlivých organizačních útvarech je plánován na hospodářský rok a schvalován představenstvem. Přehled pracovních míst je veden a průběžně aktualizován na personálním oddělení. V pravomoci generálního ředitele je podle vývoje obchodní situace společnosti či pro splnění mimořádně náročných úkolů zřizovat další, zejména krátkodobá pracovní místa, pokud není možné dosáhnout splnění cílů sjednáním jednorázových dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr nebo využitím pracovníků agentur práce. 7. Vedoucí pracovníci Stránka 6 z 13
7.1. Společné činnosti a odpovědnosti vedoucích pracovníků organizačních útvarů: odpovědnost za řádný chod svěřeného organizačního útvaru, řízení činnosti na svěřeném útvaru s cílem optimalizovat další rozvoj svěřené činnosti v rámci schválené strategie, navrhování potřebných organizačních změn ve svěřeném útvaru, stanovování a ukládání pracovních úkolů podřízeným zaměstnancům, organizování, řízení a kontrola jejich práce vydávání závazných pokynů ke splnění úkolů podřízeným zaměstnancům, navrhování personálního obsazení pracovních míst (vznik, změna, zánik pracovního poměru či dohody) ve svěřeném útvaru, navrhování mzdového zařazení a pohyblivé složky mzdy u podřízených pracovníků, vedení evidence o rozvrhu pracovní doby podřízených pracovníků v souladu s platnou legislativou a v souladu se zásadou maximální hospodárnosti, vedení evidence odpracované doby u podřízených pracovníků a příprava podkladů pro výpočet mezd a odměn, navrhování pracovních náplní pracovních míst ve svěřeném útvaru, odpovědnost za racionální dělbu práce mezi pracovníky a za jejich další vzdělávání a osobní růst, odpovědnost za bezpečnost a ochranu zdraví při práci, za hospodárné využívání materiálních prostředků, ochranu majetku hotelu a hostů a problematiku požární ochrany ve svěřeném útvaru, zajišťování inventarizací svěřených prostředků podle stanovených zásad a odpovědnost za řádné využívání a ochranu těchto prostředků, navrhování vyřazování přebytečného a neupotřebitelného majetku, kontrolní činnost na svěřeném útvaru, zabezpečení vzájemného zastupování jednotlivých pracovníků, odpovědnost za vybavení pracovišť a pracovníků potřebnými pomůckami, právo na informace nezbytné k zajištění činností svěřeného organizačního útvaru, zabezpečení dodržování povinností vyplývajících z obecně závazných právních předpisů a zákonů. 8. Generální ředitel (General Director) 8.1. Řídícím a výkonným orgánem společnosti je generální ředitel. Generální ředitel zajišťuje plnění usnesení představenstva a vnitřní personální, organizační, provozní záležitosti a běžnou obchodní činnost společnosti v souladu s právními předpisy, Stanovami, usneseními představenstva a platnými vnitřními normami. Generální ředitel odpovídá za svou činnost v plném rozsahu představenstvu. 8.2. Generální ředitel dále: organizuje a kontroluje činnosti tak, aby byly dodržovány zásady maximální hospodárnosti a efektivnosti, zodpovídá za dodržování právních předpisů a vnitřních norem, zodpovídá za hospodárné využívání přidělených finančních prostředků a řádné hospodaření s majetkem, zabezpečuje plnění úkolů vyplývajících z právních předpisů, jmenuje a odvolává vedoucí pracovníky úseků, stanovuje popis jejich pracovní činnosti a rozsah jejich povinností, organizuje, řídí a kontroluje činnost zaměstnanců a poskytování služeb v souladu s přijatou Stránka 7 z 13
strategií, platnými normami a se zájmy klientů, rozhoduje o otázkách vzniku, změny a skončení pracovního poměru, podepisuje pracovní smlouvy, uzavírá dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, stanovuje počty zaměstnanců na jednotlivých pracovištích, podílí se na rozhodování o investičních záměrech, uzavírá hospodářské smlouvy v rozsahu pověření představenstvem, řídí činnost hotelu v souladu s příslušnými zákony a ostatními obecně závaznými předpisy, zabezpečuje plnění úkolů uložených mu představenstvem, odpovídá za řízení hotelu a za plnění úkolů orgánům obchodní společnosti. 9. Finanční ředitel (Director of Finance) 9.1. Finanční ředitel zastupuje generálního ředitele v době jeho nepřítomnosti, řídí finanční úsek a zodpovídá za řádný chod účetního a finančního systému hotelu v souladu s platnými předpisy. Finanční ředitel odpovídá za svou činnost v plném rozsahu představenstvu. 9.2. Finanční ředitel dále: využívá ekonomických nástrojů v řízení společnosti pro zvyšování efektivnosti činnosti, připravuje plány hospodářské činnosti a vyhodnocování jeho plnění, řídí optimální cenovou tvorbu a cenovou politiku ve vazbě na dosahování stanovených ekonomických parametrů, řídí vnitřní plánování, rozpis plánu na jednotlivé organizační útvary a kontroluje jeho plnění, zpracovává ekonomické a finančních rozbory, zajišťuje kontrolní funkci účetnictví a statistické výkaznictví, kontroluje správné vedení uzavřeného okruhu účetnictví, včetně dodržování platné metodiky účetnictví, plánování, financování a rozpočtu, sleduje a předkládá k právnímu vymáhání neuhrazené pohledávky po termínu splatnosti, vyhodnocuje výsledky inventarizací a navrhuje vypořádání inventarizačních rozdílů, přijímá opatření k zabezpečení ochrany majetku akciové společnosti pojistnými smlouvami, zajištuje financování činnosti společnosti, včetně styku s bankovními institucemi, zajištuje řádný odvod daní a ostatních zákonných odvodů, zajišťuje dodržování účetní a finanční kázně a dodržování zákonnosti dle platných zákonů, směrnic a předpisů, zajištuje pokladní službu, zajišťuje evidenci majetku společnosti, eviduje škod a jejich řešení, organizuje provádění interního auditu činnosti ve všech oblastech souvisejících s finančními transakcemi a nakládání s majetkem společnosti, a to v rámci všech hotelových organizačních útvarů, metodicky řídí informační soustavu na ostatních úsecích metodicky řídí pokladny, sklady, HIM z hlediska optimální výše a obrátky zásob, provádí dozor nad provozem a údržbou informačních systémů, v rámci daných smluv a dohod provádí údržbu provozovaného software a hardware, zabezpečuje plnou funkčnost informačních systémů a všech elektronických médií, zajišťuje pomoc při obsluze všech informačních médií a PC, včetně proškolení jejich obsluhy, zajišťuje koordinaci činností a středisek v souvislosti s provozem sítě a její údržbou, zajišťuje provoz, údržbu a úpravy software telefonní ústředny a související metodické pomoci, Stránka 8 z 13
navrhuje koncepce rozvoje informační sítě a spolupracuje při jejich realizaci, spolupracuje při zajišťování evidence všech médií a prostředků informačního systému, zajišťuje kontrolu, zda veškeré programy na pracovišti byly legálně pořízeny, sleduje novelizaci a změny právních předpisů a odborných norem a uvádí je do praxe. organizuje a zajišťuje efektivní výběr dodavatelů v souladu s pravidly transparentnosti a ekonomické výhodnosti, zajišťuje dodávky materiálu, surovin, strojů, technologických zařízení a zboží. efektivní zásobování potravinami, nápoji, zbožím k prodeji a jiným materiálem, zajištění efektivního výběru dodavatelů produktů pro stravovací úsek, organizace práce skladů potravin a materiálu, řídí správu kamerového systému. 10. Obchodní ředitel (Director of Sales and Marketing) 10.1. Obchodní ředitel zodpovídá za realizaci stanovené obchodní strategie hotelu, řídí obchodní úsek a odpovídá za rentabilní prodej kapacit hotelu v segmentech léčení, ubytování, kongresová a relaxační činnost, stravování. Obchodní ředitel odpovídá za svou činnost generálnímu řediteli. 10.2. Obchodní ředitel dále: připravuje obchodní plány, zajišťuje tržby v určených segmentech služeb a optimálního mix prodeje služeb, zajišťuje komplexní propagační a akviziční aktivity dle stanovené obchodní strategie v tuzemsku i zahraničí, zabezpečuje funkci rezervace služeb a fakturace služeb, organizuje péči o stálé zákazníky a rozvoj obchodní sítě, navrhuje atraktivní komplexní nabídky služeb hotelu, realizuje cenovou politiku, která umožní optimální využití kapacit v okrajových sezónních a mimosezónních obdobích s cílem udržet celoroční rentabilitu provozu, zajišťuje vyřizování obchodní korespondence týkající se prodeje veškerých služeb hotelu, připravuje obchodní smlouvy o prodeji služeb a předává smluvně zajištěné akce k realizaci jednotlivým úsekům, koordinuje rozsáhlejší akce týkajících se více úseků, vytváří marketingových strategie, zajišťuje public relations a dobrou publicity hotelu, řídí program péče o VIP hosty a zajišťuje jeho realizaci, organizuje společenský styk s hostem. 11. Ředitel ubytovacího úseku 11.1. Ředitel ubytovacího úseku zodpovídá poskytování ubytovacích služeb hostům odpovídajících oficiální klasifikaci hotelu a řídí ubytovací úsek. Ředitel ubytovacího úseku odpovídá za svou činnost generálnímu řediteli. 11.2. Ředitel ubytovacího úseku dále: organizuje poskytování informací zákazníkům, organizuje službu Guest Service, Stránka 9 z 13
zabezpečuje funkci hotelové recepce a její agendy, včetně zúčtování s hostem, a službu consierge, odpovídá za vystavování daňových dokladů, inkasa v hotovosti i kreditními kartami, řídí přijímání objednávek na doplňkové hotelové služby, organizuje zajištění služby hotelového portýra, organizuje přípravu pokojů k ubytování a úklid pokojů po odjezdu hosta, včetně předávání informací hotelové recepci, organizuje běžný úklid pokojů v průběhu ubytování, popř. stěhování hostů, organizuje běžný úklid chodeb a přilehlých prostor, organizuje stanoveným způsobem úklidové služby v určených částech hotelu a kontroluje rozsah fakturovaných služeb podle skutečnosti, odpovídá za zajištění funkčnosti pokojů a jejich zařízení, odpovídá za zajištění drobných služeb včetně prodeje z minibarů a předávání informací o realizovaných službách na hotelovou recepci, organizuje generální úklidy pokojů, chodeb a přilehlých prostor, včetně jejich údržby, dezinfekce a dezinsekce v souladu se sanitačním řádem, řídí hospodárné využívání materiálu a hotelového prádla, navrhuje opatření pro zajištění bezpečnosti hostů. 12. Ředitel zdravotního úseku (Medical Director) 12.1. Ředitel zdravotního úseku je zástupcem generálního ředitele ve věcech odborně lékařských, zodpovídá za poskytování ambulantní specializovaná a lůžková následná péče (rehabilitační a fyzikální medicína, fyzioterapie, lázeňská léčebně rehabilitační péče) a řídí zdravotní úsek. Ředitel zdravotního úseku odpovídá za svou činnost generálnímu řediteli. 12.2. Ředitel zdravotního úseku dále: zabezpečuje zajištění kvalitní preventivní, diagnostické a léčebné lékařské péče ve specializované způsobilosti FBM, včetně edukace pacientů a vedení zdravotnické dokumentace, odborně vede zaměstnance, kteří mají oprávnění k výkonu práce pod odborným dohledem, navrhuje strategie v poskytování zdravotní péče, organizuje zajištění nepřetržité služby všeobecné zdravotní sestry v hotelu, organizuje zajištění léčebných procedur ve specializované způsobilosti fyzioterapeut, organizuje zajištění léčebných ve specializované způsobilosti masér a lázeňský pro lázně a léčebnou rehabilitaci, organizuje hospodárné časování léčebných procedur, řídí odbornou činnosti v oblasti léčebné výživy, organizuje zajištění wellness a relaxačních procedur, organizuje provádění laboratorních vyšetření, kontroluje dodržování hygienických a protiepidemických opatření v hotelu, realizuje práva a povinnosti vyplývajících z právních předpisů a obchodních smluv o poskytování lázeňské péče (rozhoduje o odmítnutí nebo předčasném propuštění nemocných, o prodloužení léčebného pobytu, o pracovní neschopnosti při interkurentním onemocnění), zabezpečuje řádné uskladnění zdravotnického materiálu a léků, hospodárné zacházení s nimi, koordinuje požadavky na zajištění odborných lékařských a ostatních zdravotnických služeb od externích dodavatelů. Stránka 10 z 13
13. Ředitel stravovacího úseku (F&B Director) 13.1. Ředitel stravovacího úseku zodpovídá za poskytování stravovacích služeb ve stanovené kvalitě, hospodárnost provozu výroby a servisu, rentabilní prodej služeb v segmentu tržby stravovacího úseku a řídí stravovací úsek. Ředitel stravovacího úseku odpovídá za svou činnost generálnímu řediteli. 13.2. Ředitel stravovacího úseku dále: organizuje zajištění stravovacích služeb, včetně dietního stravování, organizuje zajištění personálního stravování zaměstnanců, organizuje praktický výcvik žáků v profesích kuchař a číšník/servírka, řídí tvorbu kalkulací cen jídel a nápojů, organizuje gastronomické akce pro hosty a veřejnost, kontroluje hospodárnost provozu kuchyně a restaurací, zabezpečuje dodržování hygienických předpisů při nakládání s potravinami a nápoji, vyřizuje reklamace a stížnosti zákazníků na stravovací služby, kontroluje dodržování zásad vedení evidence tržeb a poctivost zúčtování. 14. Technický ředitel (Technical Director) 14.1. Technický ředitel zodpovídá za řádný, provozuschopný technický stav objektu, technologií a technických prostředků v hotelu, realizaci stavebně-technické činnosti, požární bezpečnost v hotelu a řídí technický úsek. Technický ředitel odpovídá za svou činnost generálnímu řediteli. 14.2. Technický ředitel dále: organizuje operativně dispečerské řízení technických systémů v hotelu, organizuje operativně dispečerské řízení veškerých technických služeb v rámci akcí sjednaných ostatními útvary (tj. techniku, nábytek, obsluhu, vyjma pracovníků servisu, dekorace, otevírání a uzavírání prostor apod.), organizuje operativně dispečerské řízení vyřizování požadavků úseků založených do systému helpdesk, kontrolu a přejímku provedených prací, organizuje plynulé a hospodárné zásobování energiemi, včetně měření a vyhodnocování spotřeby energií, zpracovává na základě analýzy technického stavu návrh plánu oprav a návrh investičního plánu na hospodářský rok, organizuje preventivní údržbu a běžnou údržbu budov a technických zařízení, organizuje střední a velké opravy a rekonstrukce budov, technických zařízení a ostatního hmotného majetku, zajišťuje související správních náležitosti, územně-technické podklady, povolovací a ohlašovací řízení a funkci stavebně-technického dozoru, zajišťuje uvádění nových technických zařízení do provozu a vyhotovuje příslušné účetní podklady pro účetní evidenci majetku, sjednává ve spolupráci s finančním úsekem podmínky odběru elektřiny, tepla, plynu, vody, sjednává ve spolupráci s finančním úsekem podmínky nákupu telekomunikačních služeb, zajišťuje vodní hospodářství, včetně péče o čistotu odpadních vod, zajišťuje hospodárný provoz motorových vozidel a dalších dopravních mechanizmů, zajišťuje péči o zeleň a úklid a údržbu prostranství v okolí objektu hotelu, Stránka 11 z 13
zajišťuje odpadového hospodářství, zajišťuje provozování audiovizuální techniky v hotelu, včetně zajištění odvodu autorských poplatků, zajišťuje provozování hotelového parkoviště a podzemních garáží, zajišťuje správu klíčového systému hotelu a podílí se na zajištění ostrahy a ochrany majetku společnosti a zajišťuje řádný chod a využívání elektronických zabezpečovacích systémů, organizuje zabezpečení činností vyplývajících ze zákona o požární prevenci a protipožární ochranu. 15. Personální ředitel (Human Resources Director) 15.1. Personální ředitel vytváří a koordinuje základní podmínky zaměstnávání pracovníků a řídí personální úsek. Personální ředitel odpovídá za svou činnost generálnímu řediteli. 15.2. Personální ředitel dále: navrhuje na základě obchodních plánů a na základě schválené strategie mzdovou politiku, organizační uspořádání hotelu, strukturu a počty pracovních míst, vede jednání s odborovou organizací týkající se povinností zaměstnavatele vůči odborové organizaci, navrhuje sociálně ekonomické a pracovně právní vztahy mezi zaměstnanci zastoupenými odborovou organizací a zaměstnavatelem, včetně návrhů mzdových předpisů a systémů zaměstnaneckých benefitů, odpovídá za dodržování a správné vedení personální evidence, zajišťuje přijímání nových pracovníků pro společnost v potřebném počtu, kvalitě a struktuře, zpracovává a aktualizuje seznam plánovaných pracovních míst společnosti, včetně pracovních náplní pro jednotlivá pracovní místa, plánů počtu pracovníků a plánů mzdových prostředků na jednotlivá pracovní místa, zpracovává příslušné výkazy, plány a rozbory, vede osobní spisy všech zaměstnanců a veškerou agendu a evidenci související s pracovněprávními vztahy, zabezpečuje agendu související s uzavíráním a rozvazováním pracovního poměru, koordinuje úkoly související s oblastí výchovy a vzdělávání pracovníků a organizuje trénink zaměstnanců, zabezpečuje spolupráci se školícími institucemi a školami, zodpovídá za řádný chod systému elektronické evidence docházky a za proškolení uživatelů programu, vede mzdovou agendu a agendu ekonomiky práce, provádí výpočet mezd pracovníkům a s tím spojené výpočty daní a dávek, zajišťuje sumarizaci mezd, zpracování příkazů k úhradě ZP, SP, daní z mezd, srážek a doplatků mezd, zajišťuje zpracování měsíční uzávěrky mezd a podkladů do účetnictví, zpracovává statistické výkazy týkajících se práce a mezd, vede agendy vůči ČSSZ, zdravotním pojišťovnám a úřadu práce. za pomoci osoby odborně způsobilé (outsourcing) plní úkoly bezpečnostního technika podle platných předpisů, provádí šetření pracovních úrazů a vyřizuje jejich odškodnění ze zákonného pojištění zaměstnavatele. Stránka 12 z 13
16. Ředitel úseku generálního ředitele (Central Office Manager) 16.1. Central Office Manager koordinuje meziútvarové činnosti a dohlíží nad dodržováním právních předpisů a vnitřních norem při jejich aplikaci v řídích procesech ve společnosti, vykonává funkci tajemníka kolektivních orgánů společnosti a řídí úsek generálního ředitele. Central Office Manager odpovídá za svou činnost generálnímu řediteli. 16.2. Central Office Manager dále: plní úkoly tajemníka kolektivních orgánů společnosti uvedené v čl. 3.2.3. tohoto Organizačního řádu, komunikuje za společnost se státními a územně samosprávnými orgány, institucemi, soudy, Policií ČR a úřady a vede centrální registr korespondence s těmito orgány, koordinuje meziútvarové činnosti, včetně činností zajišťovaných formou outsourcingu, dohlíží nebo řídí procesy ve společnosti, u kterých k tomu byl pověřen, zpracovává návrhy interních organizačních a řídících norem a aktů a zajišťuje jejich evidenci, koordinuje využívání právních služeb, příprava smluv a pracovních podkladů, jejichž příprava nenáleží přímo určeným organizačním útvarům, koordinace a kontrola managementu kvality, včetně výkonu funkce představitele vedení pro kvalitu a vedení související agendy, kontrola a prověřování kvality poskytovaných služeb, včetně dohledu nad tvorbou a implementací standardů kvality, vede centrální evidenci ceníků a obchodních smluv, zajišťování dlouhodobého pronájmu nebytových prostor, parkovacích kapacit a reklamních ploch, zajišťuje hotelovou spisovou a archivační službu, zabezpečuje správu datové schránky společnosti, řídí práci sekretariátu generálního ředitele. 17. Závěrečná ustanovení 7.1. Tento řád se vydává na dobu neurčitou počínaje dnem jeho podpisu a ruší platnost předchozích řádů řešících shodnou problematiku. Jeho platnost je automaticky zrušena vydáním jiného řádu řešícím shodnou problematiku. 7.2. Vedoucí pracovníci všech stupňů řízení jsou povinni zajistit seznámení všech podřízených pracovníků s Organizačním řádem v rozsahu potřebném pro výkon jejich práv a povinností a kontrolovat jeho dodržování. 7.3. Jakýkoliv pozdější zásah do textové části tohoto řádu může být proveden pouze formou dodatku či jeho aktualizací schválenou představenstvem společnosti THERMAL F, a. s. 7.4. Nedílnou součástí tohoto řádu jsou: Příloha č. 1 Organizační schémata společnosti THERMAL F, a.s. Stránka 13 z 13