BAKALÁŘSKÁ PRÁCE Zavedení datových schránek a jejich vliv na oběh účetních dokladů Implementation of Data Mailboxes and Their Influence on Document Workflow Jiří Novák
Unicorn College 2010 Unicorn College, V Kapslovně 2767/2, Praha 3, 130 00 Název práce v ČJ: Název práce v AJ: Zavedení datových schránek a jejich vliv na oběh účetních dokladů Implementation of Data Mailboxes and Their Influence on Document Workflow Autor: Jiří Novák Akademick ý rok: 2009/2010 Kontakt: E-mail: Novak-jiri@email.cz Tel.: (+420) 723 191 942
1. ZADÁNÍ 3
4 2. ABSTRAKT V této bakalářské práci jsem se především zaměřil na elektronickou fakturaci, která je hlavní součástí oběhu účetních dokladů v podnicích. Popisuji, jaké náležitosti by měla elektronická faktura obsahovat, tak aby byla v souladu s legislativou. Dále se věnuji popisu celého procesu předávání tohoto typu účetního dokladu, od vystavení až po archivaci tak, aby by byla zabezpečena průkaznost těchto dokladů pro různé účely. Cílem práce je sumarizovat informace a diskutovat možnosti zavedení výhradně elektronického oběhu účetních dokladů v podnicích. Došel jsem v této problematice k závěru, že mnoho lidí se této formy komunikace obává z důvodu špatné informovanosti. To znamená, že raději budou dále používat již osvědčenou papírovou formu, než si přidávat práci se zaváděním nového systému fakturace. U velkých firem se však již nový elektronický přístup zavádí, přičemž motivací je zejména razantní snížení nákladů; problém zůstává u menších firem, které mají obtíže přizpůsobit se aktuálnímu vývoji. Dále jsem se zaměřil na nový způsob komunikace mezi podniky pomocí datových schránek, které byly spuštěny 1. července 2009. Cílem bylo zjistit, jaký vliv bude mít tato komunikace na oběh účetních dokladů a zda se vůbec vyplatí komunikovat přes tento nový komunikační kanál. Došel jsem zde k závěru, že i přes určité nevýhody jsou datové schránky mnohem bezpečnější oproti jiným způsobům komunikace (např. e-mail), neboť je známo, kdo opravdu dokument zaslal a také hlavně za proces přenosu ručí Česká pošta, s. p., obdobně jako např. u doporučeného dopisu. Nevýhodou je, že každá zaslaná Poštovní datová zpráva je zpoplatněna významnou částkou, což odrazuje většinu podniků. Česká pošta nabízenou službu nepropaguje, a proto některé subjekty ani netuší, že taková možnost komunikace existuje a tím pádem ji ani nevyužijí. Klíčová slova: Zaručený elektronický podpis, Kvalifikované časové razítko, Datová schránka, Certifikační autorita, Spisová služba, Poštovní datová zpráva, metadata, E-government, PDF, ISDOC.
5 3. ABSTRACT In my bachelor work, I mainly focus on electronic invoicing, which is the main part of the accounting document workflow. The legal requirements on the content and form of accounting documents are described. Then the process of transmitting an accounting document, from issuance to archiving, is outlined in order to achieve conclusive evidence of accounting for various purposes. The aim is to introduce and inform about the possibilities of establishing an entirely electronic workflow of documents in accounting entities. I arrived at the conclusion that many people are concerned about this form of communication because of inadequate information. That means they prefer to continue to use already proven paper forms rather than learn a new billing system. Large companies are already using electronic invoicing because they found that they can rapidly reduce their costs; the problem is more on the side of smaller companies that are unwilling to adapt. Furthermore, I focus on a new method of communication between companies using Data Mailboxes which has been running since 1.7.2009. The aim is to determine what impact this type of communication has, and will have, on document workflow, and whether it pays to communicate via this communication channel. When comparing data boxes with other types of communication such as e-mail we can conclude that the data boxes despite some disadvantages are very much safer, as the sender of a document is known and the transmission is authenticated by Czech Post in the same manner as a registered letter. Unfortunately, data messages transmitted by data boxes are quite expensive, which discourages their broader application. Another problem is that Czech Post is not advertising these services; so many companies do not use them because they do not know that they are available. Keywords: Electronic signature, time stamp, Data Mailbox, qualified certification autority, administrative agenda, Mail data message, metadata, E-government, PDF, ISDOC.
6 4. PROHLÁŠENÍ Prohlašuji, že svou bakalářskou práci na téma Zavedení datových schránek a jejich vliv na oběh účetních dokladů jsem vypracoval samostatně pod vedením vedoucího bakalářské práce a s použitím odborné literatury a dalších informačních zdrojů, které jsou v práci citovány a jsou též uvedeny v seznamu literatury a použitých zdrojů. Jako autor uvedené bakalářské práce dále prohlašuji, že v souvislosti s vytvořením této bakalářské práce jsem neporušil autorská práva třetích osob, zejména jsem nezasáhl nedovoleným způsobem do cizích autorských práv osobnostních a jsem si plně vědom následků porušení ustanovení 11 a následujícího autorského zákona č. 121/2000 Sb. V Praze dne.. Jiří Novák
7 5. PODĚKOVÁNÍ Děkuji vedoucímu bakalářské práce Ing. Davidovi Procházkovi, Ph.D. za účinnou metodickou, pedagogickou a odbornou pomoc a další cenné rady při zpracování mé bakalářské práce.
8 6. OBSAH 1. Zadání...3 2. Abstrakt...4 3. Abstract...5 4. Prohlášení...6 5. Poděkování...7 6. Obsah...8 7. Úvod...9 8. egovernment...10 8.1 egovernment v ČR...10 9. Datové schránky...12 9.1 Co je datová schránka?...12 9.2 Datová zpráva...15 10. Elektronická fakturace...17 10.1 Elektronický podpis...18 10.2 Problematika zasílání a přijímání elektronických faktur...19 10.3 Jak v praxi funguje elektronický podpis?...21 10.3.1 Připojení elektronického podpisu...22 10.3.2 Volba typu komunikace...23 10.3.3 Ověření elektronického podpisu...25 10.3.4 Archivace a elektronické časové razítko...32 11. PDF vs. ISDOC...35 12. Datové schránky a účetní doklady...37 13. Spisové služby...38 13.1 Software pro datové schránky...39 14. Statistiky elektronické výměny dat v ČR a EU...41 15. Oběh účetních dokladů společnosti CONSULT s.r.o...43 15.1 Shrnutí CONSULT s.r.o....47 16. Závěr...49 17. Conclusion...51 18. Seznam použité literatury...53 19. Seznam obrázků...55 20. Seznam tabulek...56
9 9 7. ÚVOD Cílem této bakalářské práce je podrobně popsat postup předávání a uchovávání elektronických účetních dokladů v podnicích, tak aby vše bylo v souladu s legislativou. Dále také porovnat výhody či nevýhody elektronických komunikačních kanálů: e-mailu a datová schránka. Datové schránky jsou revoluční věcí v českém egovernmentu. Po zavedení 1.7.2009 jsou veškeré orgány veřejné moci povinny komunikovat prostřednictvím těchto schránek a dále takto doručovat všem, kteří mají datové schránky zřízeny. Povinně jsou datové schránky zřizovány (kromě orgánů veřejné moci) také všem právnickým osobám zřízeným zákonem anebo zapsaným v obchodním rejstříku. Omezuje se tedy papírová forma komunikace, která byla platná do uvedení v účinnost zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Od 1. ledna 2010 je také umožněna komunikace mezi právnickými osobami, podnikajícími fyzickými osobami a fyzickými osobami navzájem. Umožní tím tedy zasílání faktur nebo obdobných žádostí o zaplacení mezi těmito subjekty. To je impulsem pro zjištění, zda podniky či podnikající osoby budou chtít tuto službu opravdu využívat. Zaměřím se také na výhody software, který umožní propojit datové schránky tak, aby byly více uživatelsky přívětivé. Dále se budu zabývat novým formátem elektronické faktury (ISDOC) a vysvětlím, proč je tento formát lepší než klasický PDF. Budu též analyzovat statistiky elektronické komunikace mezi podniky v České republice a provedu porovnání se zeměmi Evropské unie. Na konci této práce ukáži na příkladu reálné společnosti, jak elektronické doklady (zasílané e-mailem či přes datové schránky) umožňují snížit náklady. Přínosem této bakalářské práce by měl být ucelený pohled na elektronickou výměnu účetních dokladů mezi podniky, včetně vlivu zavedení datových schránek na komunikaci mezi podniky.
10 10 8. EGOVERNMENT Slovo egovernment je v anglickém pojetí electronic government, což v překladu znamená elektronické vládnutí či elektronická správa. Můžeme se také setkat s názvy e-gov, digital government, online government nebo také transformational government. egovernment vytváří elektronickou, komfortní, transparentní a levnou komunikaci mezi: 1 Government-to-Citizen (G2C) komunikace mezi úřady a občany Government-to-Business (G2B) komunikace úřadů s firmami Government-to-Government (G2G) komunikace úřadů mezi sebou 8.1 egovernment v ČR Dnešní egovernment v České republice se skládá z několika částí, jak ilustruje Obr. 1. Egon je symbolem českého egovernmentu, který je tak přirovnáván k živému organismu člověka, kde vše souvisí se vším a fungování jednotlivých části se navzájem podporuje. Obrázek 1: Egon Zdroj: http://www.datoveschranky.info Jednotlivě je tato postava popsána následovně. Končetiny jsou zde Czech Pointy, což jsou místa, ze kterých můžete komunikovat s orgány veřejné moci. Czech Point vám usnadní běhání po úřadech. Je to také asistované místo, kde si každý může nechat vytisknout ověřený výpis z 1 Wikipedia [online]. Dostupné na WWW: <http://en.wikipedia.org/wiki/e-government>
11 11 Živnostenského rejstříku, Obchodního rejstříku, z Katastru nemovitosti anebo Rejstříku trestů. Tyto Czech Pointy naleznete všude po celé České Republice na obecních či městských úřadech, na pobočkách České pošty atd. 2 Další částí egona je mozek. Pod mozek se řadí základní registry veřejné správy. Je to bezpečná a neustále aktualizovaná databáze dat (informací) o občanech a státních i nestátních subjektech. Patří sem registr obyvatel, registr osob, registr práv a povinností, registr územní identifikace, adres a nemovitostí. 2 Srdcem se stávají samotné datové schránky. Je to datové úložiště které slouží k doručování dokumentů a provádění úkonů vůči úřadům, ale také nově komunikací mezi podniky. 2 Jako oběhová soustava je tu Komunikační infrastruktura veřejné správy (KIVS). Je to komunikační infrastruktura celé veřejné správy s veřejností a také úřadů mezi sebou. Tato infrastruktura propojuje všechny části egona a tvoří tak komplexně propojený systém. 2 2 Datoveschranky [online]. Dostupné na WWW: <www.datoveschranky.info>
12 12 9. DATOVÉ SCHRÁNKY 9.1 Co je datová schránka? Informační systém datových schránek (IS DS) je informační systém, který se používá k doručování dokumentů mezi orgány veřejné moci navzájem, mezi orgány veřejné moci a právnickými osobami, podnikajícími fyzickými osobami či fyzickými osobami. Také lze provádět úkony směrem k orgánům veřejné moci. Správcem tohoto informačního systému je Ministerstvo vnitra České Republiky a provozovatelem je držitel poštovní licence, konkrétně Česká pošta, s. p. Datová schránka je datové úložiště, do kterého se zasílají datové zprávy od orgánů veřejné moci nebo právnických osob, podnikajících fyzických osob nebo fyzických osob. Jsem-li podnikatel, tak mi úřad veřejné moci zašle datovou zprávu do mé datové schránky, tento způsob doručení má stejnou právní váhu jako doporučený dopis, který byl dříve zasílán listinou formou. A naopak mohu vložit dokument pro příslušný orgán a zaslat jej pomocí DS. V datové schránce lze aktivovat tzv. doručenky. Ty slouží k oznámení příchozí zprávy do schránky pomocí zaslání SMS na mobilní telefon. 2 Tabulka 1: Nejdůležitější milníky datových schránek 1.5.2009 Start pilotního ověřování ISDS na vybraných úřadech a organizacích 1.6.2009 Spuštění otevřeného rozhraní pro uživatele ISDS pro účely testování 1.7.2009 Start provozu ISDS 1.11.2009 Nejzazší termín aktivace datových schránek zřízených ze zákona Zahájení komerční komunikace mezi datovými schránkami fyzických osob, 1.1.2010 podnikajících fyzických osob podnikajících fyzických osob a právnických osob navzájem, pouze pro faktury 1.7.2010 Zahájení komerční komunikace mezi datovými schránkami fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob navzájem, bez omezení Zdroj: http://www.datoveschranky.info Po zavedení DS 1. července 2009 jsou orgány veřejné moci povinny komunikovat s právnickými osobami pomocí těchto datových schránek. Od 1. ledna 2010 se datová schránka stala zaručeným komunikačním kanálem pro zasílání elektronických faktur a podobných výzev k zaplacení mezi právnickými osobami, fyzickými podnikajícími osobami a fyzickými osobami. Od 1. července 2010 potom může být věcný obsah dokumentů vložených do datové schránky libovolný. 2 2 Datoveschranky [online]. Dostupné na WWW: <www.datoveschranky.info>
13 13 Obrázek 2: Schéma datové schránky Zdroj: http://www.aipsafe.cz/cs Obr. 2. znázorňuje, kdo má přístup k datovým schránkám. Uživatelský přístup, to jsou tedy uživatelé datových schránek, administrátorské rozhraní např. soudy, provozovatel, policie a další dle zákona. A jako poslední může být na datové schránky napojena tzv. spisová služba, o které bude řeč níže. Plánuje se napojení registru adres, obchodních rejstříků a registr podnikatelů. Na co mohu použít Datovou schránku: 3 E-podání České správě sociálního zabezpečení: evidenční listy důchodového pojištění přihlášky a odhlášky zaměstnanců k důchodovému pojištění přehled o příjmech a výdajích OSVČ oznámení o nástupu do zaměstnání 3 Lukášová, J Elektronická komunikace zavládla světu podnikatele. Podnikatel [online]. [cit. 2009-16-11] Dostupné na WWW: <http://www.podnikatel.cz/clanky/elektronicka-komunikace-zavladla-svetupodnikatele/>
14 14 E-podání finančnímu úřadu: daňové přiznání k dani z příjmů fyzických osob daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob daňové přiznání k dani z nemovitosti vyúčtování daně z příjmů fyzické osoby ze závislé činnosti a z funkčních požitků E-podání Veřejné zdravotní pojišťovně: přehled o příjmech a výdajích OSVČ oznámení pojištěnce oznámení o změnách v evidenci zaměstnavatele K čemu má podnikatel přístup na CZECH POINTECH: obchodní rejstřík živnostenský rejstřík katastr nemovitostí rejstřík trestů centrální registr řidičů systém kvalifikovaných dodavatelů autorizovaná konverze dokumentů žádost o zřízení datové schránky
15 15 9.2 Datová zpráva Datová zpráva je elektronický dokument orgánů veřejné moci a úkon prováděný vůči orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky který je upraven zákonem č. 300/2008 Sb.. Vyhláška č. 194/2009 Sb. upravuje přípustné formáty datové zprávy, které se můžou používat. Díky těmto omezením jsou schopny navazující informační systémy jako spisové služby nebo systémy pro správu dokumentů přečíst tyto standardní datové zprávy a to lépe než kdyby byl obsahem jen prostý text. Další věcí u datových zpráv je ochrana a to pomocí elektronické značky (e-razítko) a časové značky (kvalifikované časové razítko) viz. v kapitoly 10.2 Elektronický podpis a 10.4.4 Archivace a časové razítko. Obsahem datové zprávy může být jedna nebo více příloh v datových formátech, které jsou povoleny výše citovanou vyhláškou. Přípustné formáty datové zprávy: Tabulka 2: Formáty příloh datové zprávy pdf (Portable Document Format) xls (MS Excel Spreadsheet) PDF/A ppt (MS PowerPoint Presentation) xml (Extensible Markup Language Document) jpg/jpeg/jfif fo/zfo (602XML Filler dokument) png (Portable Network Graphics) html/htm (Hypertext Markup Language Document) tiff (Tagged Image File Format) odt (Open Document Text) gif (Graphics Interchange Format) ods (Open Document Spreadsheet) mpeg1/mpeg2 odp (Open Document Presentation) wav (Waveform Audio Format) txt (prostý text) mp2/mp3 (MPEG-1 Audio Layer 2/Layer 3) rtf (Rich Text Format) isdoc/isdocx doc (MS Word Document) Zdroj: http://www.datoveschranky.info Datová zpráva je doručena, jakmile se přihlásíte do vaší datové schránky. Jestliže se oprávněná nebo pověřená osoba nepřihlásí do své datové schránky do 10 dnů, platí tzv. fikce doručení, to znamená, že tato zpráva byla doručena a vy nemáte možnost se vymluvit, že jste tuto zprávu neobdržel. Pokud z nějakého závažného důvodu nemůžete zprávu vyzvednout, můžete zažádat o prominutí zmeškání úkonu. O toto prominutí můžete zažádat do 15 dnů ode dne, kdy se příjemce s touto zprávou opravdu seznámil, nejpozději však do 6 měsíců po doručení. 2 2 Datoveschranky [online]. Dostupné na WWW: <www.datoveschranky.info>
16 16 Jak už jsem se zmínil, od 1. ledna 2010 je možné zasílat elektronické faktury a podobné výzvy k zaplacení mezi právnickými osobami, fyzickými podnikajícími osobami a fyzickými osobami pomocí datových schránek. Není to povinnost, ale alternativa k zasílání faktur běžným e-mailem. Tato služba, kterou nabízí Česká pošta, se nazývá Poštovní datová zpráva. Odesílání těchto faktur či výzev k zaplacení je zpoplatněno, ale příjem zpráv je již zdarma. Více o cenách těchto zpráv v následující tabulce: Tabulka 3: Ceník datových zpráv Odesílání Poštovní datové zprávy Poplatek za využívání Počet zpráv za měsíc Ceny jsou uvedeny bez 20% DPH Zdroj: http://www.datoveschranky.info 15,04 Kč Cena za odeslanou Poštovní datovou zprávu Cena/měsíc 1-10 50 Kč 11-50 35 Kč nad 50 20 Kč Díky Poštovní datové zprávě, je možné komunikovat s firmami zabezpečenou cestou. Pokud budete používat datové schránky pro odesílání datových zpráv orgánům veřejné moci a mezi soukromými subjekty, nepotřebujete žádný zaručený elektronický podpis ani časovou značku. Vaše DS má vaše identifikační údaje, tím pádem není zapotřebí vystavovat žádný certifikát s elektronickým podpisem. Ale pokud budete muset podepisovat dokument více lidmi, tak zaručený elektronický podpis potřebujete. Na obrázku č. 3. vidíme, jak vypadá datová zpráva. Když odstraníme dokument, tak zůstanou jen metadata. Metadata bych přirovnal k obálce (něco jako poštovní obálka, na které se nachází informace o příjemci atd.). V ní je obsažen zaručený elektronický podpis, ID zprávy a také zaručené elektronické razítko. Takovou datovou zprávu můžete archivovat na vašem PC, ale jen v kompletní podobě metadata + obálka = datová zpráva. A to z důvodu archivace a zpětné kontroly. Obrázek 3: Datová zpráva Metadata Dokument Metadata Metadata Metadata Metadata Zdroj: vlastní
17 17 10. ELEKTRONICKÁ FAKTURACE Co nám přináší elektronická fakturace? S rozmachem internetu a nových technologií přišla revoluce v zasílání elektronických dokumentů, a to pomocí e-mailu nebo jiných přenosových kanálů. Poslední dobou začíná být moderní zasílání elektronických faktur pomocí e-mailu, či jiným způsobem např. pomoci datových schránek, ale problém je v tom, že většina lidí se této formy komunikace bojí. Bojí se hlavně nevědomosti, jaké náležitosti má taková elektronická faktura obsahovat, tak raději zašlou fakturu obojím způsobem, a to papírově i elektronicky, aby se vyhnuli problémům. Problém je, že jsou špatně informovaní, není nikdo, kdo by jim to jednoduše vysvětlil, a nechtějí měnit svůj stávající systém v oběhu účetních dokladů. Já sám jsem měl velký problém najít alespoň základní informace, jak zákonně postupovat při elektronické komunikaci, neboť každý tvrdí něco jiného a řekněme si otevřeně, že když zabrouzdáme v zákonech, tak se stejně nic pořádného nedozvíme, jelikož je to velmi zapeklitě popsané. Ti lidé, kteří zasílají faktury elektronicky i papírovou formou, z mého pohledu nekomunikují elektronicky, jen si přidávají práci, a tím pádem i zvyšují své náklady. Kdyby byly informovaní a nebáli se komunikovat pouze elektronickým způsobem, přineslo by jim to možnost plné automatizace oběhu elektronických dokladů, zrychlení procesu dokumentu (faktura je přenesena během několika vteřin), úsporu lidské práce i času (balení a distribuce obálek), zamezení vzniku chyb (přepisování dokladů), úspora nákladů na poštovné a v neposlední řadě i úspora papíru (ekologie). V další kapitole se pokusím vysvětlit, jak to opravdu má v praxi fungovat. Bohužel je tu mnoho lidí, kteří se nechtějí přizpůsobovat pouze elektronické komunikaci, a to je tedy důvod, proč dosud nedošlo k patřičnému rozvoji tohoto způsobu komunikace.
18 18 Vývoj ukazatelů po zavedení elektronické fakturace : (původní stav v porovnání s novým stavem shrnutí hlavních přínosů) Tabulka 4: Výhody zavedením el. fakturace Původní stav Nový stav Zlepšení Zpracování dokladu 5 dní 1 den o 80 % kratší Administrativní náklady 2 USD 1 USD o 50 % nižší Zamezení chyb 5% 0,05% o 99 % méně Zlepšení kontroly/likvidace 3% 2,50% o 15 % méně Úspora pracovníků 30 15 o 50 % méně Zdroj: www.spis.cz/fileadmin/docs/projekty/elektronicka_fakturace/brozura_tisk.doc 10.1 Elektronický podpis Elektronický podpis je elektronický identifikační údaj autora, tedy odesílatele, který je připojen k odesílanému dokumentu pro zajištění: 4 Autenticity : Lze ověřit původ dokumentu (kdo dokument odeslal). Integrity : Lze prokázat, že soubor nebyl měněn a nedošlo k žádnému poškození. Nepopíratelnost : Autor nemůže tvrdit, že podepsaný elektronický podpis nevytvořil. Identifikační údaje, jako jména, adresa, sídlo společnosti, rodné nebo jiné identifikační číslo, jsou obsahem elektronického podpisu. Můžeme se setkat se dvěma typy elektronických podpisů - prostý elektronický podpis a zaručený elektronický podpis. Rozdíl mezi nimi je obdobný, jako kdybyste měli úředně neověřený a úředně ověřený vlastnoruční podpis. Nastal by tedy problém při ověření pravosti vlastnoručního podpisu. 4 Zatím co elektronický podpis se používá u fyzických osob, kteří jednají svým jménem nebo jménem právnické osoby nebo jejího orgánu, elektronická značka může také označovat právnickou osobu nebo orgán veřejné moci obdobně jako firemní nebo úřední razítko. 4 4 Wikipedia [online]. Dostupné na WWW: <http://cs.wikipedia.org/wiki/elektronick%c3%bd_podpis>
19 19 Abyste mohli mít takovýto elektronický podpis, musíte si zakoupit certifikát u jakékoliv kvalifikované certifikační autority. Ty jsou v ČR tři, a to První certifikační autorita, a. s., Česká pošta, s. p. a eidentity, a. s.. Vygenerujete si privátní klíč, ke kterému vám přiřadí digitálně podepsaný veřejný šifrovací klíč, obsahující zmíněné informace, o osobě či podniku používající tento certifikát, a to důvěryhodně podepsané a dále informace o vydavateli certifikátu. 10.2 Problematika zasílání a přijímání elektronických faktur Setkal jsem se při řešení této bakalářské práce s mnoha případy, kdy se lidé ostře dohadovali o tom, jestli na faktuře musí být elektronický podpis nebo nemusí. Jedni říkají, že za celou dobu nepoužil u elektronické fakturace elektronický podpis, a druzí zase, že tento podpis používají a ti, kteří ho nepoužívají, budou mít v budoucnu velké problémy s dokazováním pravosti faktury. Zde se vám pokusím vše vysvětlit. Problematiku vydávání daňových dokladů v elektronické podobě řeší zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, a ten říká, že: Daňový doklad může být vystaven se souhlasem osoby, pro kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, i v elektronické podobě, pokud jej plátce nebo osoba uvedená v odstavci 3 opatřila zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen uznávaný elektronický podpis ) nebo elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen uznávaná elektronická značka ) nebo pokud je zaručena věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového dokladu elektronickou výměnou informací (EDI) 5 5 Bussines Center [online]. Dostupné na WWW: <http://business.center.cz/business/pravo/zakony/dph/cast1h2d5.aspx> 6 RŮŽIČKA, J. Podepisování účetních dokladů zasílaných elektronickou cestou. Asbs [online]. [cit. 2009-03- 04]. Dostupné na WWW: <http://www.asbs.cz/dokumenty/podepisovani-ucetnich-dokladu-zasilanychelektronickou-cestou/?phpsessid=1bec8710540bd01a118dc5a456a3e630>
20 20 Tento paragraf se nevztahuje na zasílání elektronických daňových dokladů v PDF či jiném přípustném formátu. Daňovým dokladem v elektronické podobě v tomto odstavci se myslí datová věta exportovaná z účetního systému prodávajícího, zpravidla přímo importovaná bez lidského zásahu do účetního systému kupujícího. 6 Pokud jste vystavili fakturu a zasíláte ji e-mailem či jiným způsobem, nemusíte ji opatřit elektronickým podpisem a to je řečeno v 26-35 zákona o DPH. V papírové formě faktury je to samé, pokud vystavíte někomu daňový doklad, nemusíte jej podepisovat. Může nastat to, že příjemce po vás bude elektronický podpis vyžadovat. Je to z důvodu toho, že příjemce nemá jistotu, že jste tuto fakturu opravdu vystavil vy, a diky elektronickému podpisu si také chce zajistit integritu faktury, tedy její neměnnost a autenticitu. Co by měl obsahovat účetní doklad, definuje zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Jestli tento dokument bude použit jako daňový doklad, který je v účetnictví, pak musí být opatřen zaručeným elektronickým podpisem nebo zaručenou elektronickou značkou. Znění zákonu č. 563/1991 Sb: Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: 7 a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního případu a jeho účastníky, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d), f) podpisový záznam podle 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Je-li daňový doklad zaslán bez zaručeného elektronického podpisu, tak osoba, která je odpovědná za účetní případ a osoba odpovědná za jeho zaúčtování, musí tento účetní doklad podepsat zaručeným elektronickým podpisem, aby tímto stvrdila, že údaje na faktuře jsou pravdivé, a také tím zajistí neměnnost faktury, což je jeden z požadavků v 27 uchovávání daňových dokladů odst. 5 zákona o DPH Po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost původu dokladů, 7 BussinesCenter [online]. Dostupné na WWW: <http://business.center.cz/business/pravo/zakony/ucto/cast2.aspx>
21 21 neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a na žádost správce daně za umožnění přístupu k nim bez zbytečného odkladu 8. Pokud je daňový doklad zaslán se zaručeným elektronickým podpisem, tak máme zajištěnou autenticitu dokladu a také víme, kdo nám opravdu doklad zaslal. Zodpovědná osoba za účetní případ (může to být vedoucí střediska, který provedl objednávku) a osoba odpovědná za jeho zaúčtování (účetní) musí ještě znovu doklad elektronicky podepsat tak, aby byly splněny podmínky účetního dokladu., Nesmíme zapomenout přidávat časové razítko, a to z důvodu, které jsem uvedl v kapitole 10.4.4 Archivace a elektronické časové razítko. 10.3 Jak v praxi funguje elektronický podpis? Zde popíší, jak se používá elektronický podpis při odesílání, přijímání a archivaci faktury. Tento příklad ukazuje elektronickou fakturaci u podniků, kde nepoužívají žádny agendový informační systém či elektronickou spisovou službu. Jsou to malé podniky, které si takovýto systém nemůžou dovolit a vše musí provádět ručně. Je to zde použito jen pro ilustraci, jak to ve skutečnosti opravdu funguje. Řekněme, že pan Novák vlastní firmu Papírna s.r.o, která vyrábí klasický papír do tiskáren, ten dostal objednávku od pana Procházky, který vlastní investiční společnost Investice s.r.o, na dodání několika balení papírů k tisku. Jelikož firma pana Nováka dostává denně desítky objednávek, tak rozesílá faktury elektronicky, z důvodu úspory času i financí. Účetní tedy zpracuje objednávku a vystaví panu Procházkovi fakturu v určité částce. Dále se může dohodnout s účetní pana Procházky, zda chce, aby byl připojen zaručený elektronický podpis, protože zákon neukládá povinnost podepisovat daňový doklad. Pokud ho bude chtít, tak účetní pana Nováka připojí elektronický podpis k faktuře a zašle ji pomocí emailu nebo datové schránky (u datových schránek nepotřebujeme při zasílání dokumentu elektronický podpis, výhody a nevýhody této skutečnosti budeme rozebírat v jiné kapitole) panu Procházkovi. Účetní pana Procházky přijme fakturu, rozbalí soubor v programu, který je kompatibilní s formátem faktury, dále se provede integrita obsahu faktury (srovnání hashe viz. níže) a také je zkontrolováno, jestli veškeré informace na faktuře sedí s požadovanou objednávkou. Jestliže je vše v pořádku, stačí elektronicky podepsat osobou odpovědnou za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování a 8 Lan Consult [online]. Dostupné na WWW: <http://www.lc.cz/efakturace.html>
22 22 dokument orazítkovat kvalifikovaným časovým razítkem, (pokud již neprovedla účetní, která fakturu vystavila nebo byl doklad zaslán přes datové schránky), poté může být faktura založena do archivu (datového úložiště). Máme tedy nějaké 4 fáze při zasílání el. faktury: 1) Připojení elektronického podpisu 2) Volba typu komunikace 3) Ověření Elektronického podpisu 4) Archivace 10.3.1 Připojení elektronického podpisu Abyste mohli elektronicky podepsat fakturu, musíte vlastnit certifikát vydaný kvalifikovanou certifikační autoritou. Vy sami si vygenerujete svůj privátní klíč, ke kterému nikdo nemá přístup, poté vám certifikační autorita vystaví na tento privátní klíč certifikát, což je vlastně jakési potvrzení, že jste to vy, kdo vlastní tento privátní klíč, a že také k němu patří příslušný veřejný klíč. Při podepisování se vytvoří tzv. hash (něco jako otisk prstu), který se pomocí privátního klíče zašifruje a k tomuto zašifrovanému hashy (vždy skupina čísel ve stejné délce) se přidá certifikát s veřejným klíčem a vznikne podepsaný dokument. Obrázek 4: Elektronické podepisování Zdroj: http://www.wikipedia.com
23 23 10.3.2 Volba typu komunikace Máme více možností jak zaslat takto podepsanou fakturu: 1) Pomocí e-mailové služby 2) Pomocí datové schránky 3) Jiná služba 4) Fyzické předání (disk, USB) Zmínil bych se jen o prvních dvou, a to pomocí e-mailu anebo datové schránky. Rozdíly mezi nimi jsou takové: Tabulka 5: E-mail vs. Datová schránka E-mail Nezpoplatněno Jakýkoliv formát Zprávy se zde nemažou Nevíte, jestli fakturu opravdu obdržel Datová schránka Zpoplatněno Jen formáty které jsou povolené Po 90 dnech se zprávy mažou Garantované doručení Zdroj: Vlastní E-mail vs. Datová schránka Pokud subjekt bude chtít komunikovat pomocí e-mailového klienta, měl by si uvědomit několik skutečností. Začal bych tím, že e-mail není zpoplatněn. Na první pohled se tedy jedná o výhodnější formu elektronické komunikace, než si zřizovat datovou schránku. Ano, to má pravdu, Česká pošta, s.p. si při komunikaci B2B (bussines to bussines) účtují již zmíněných 18 Kč s DPH + paušální cena za počet zaslaných Poštovních datových zpráv. Další věcí je omezenost v zasílání jiných formátů než dovolených u datových schránek, přitom u e-mailu můžeme zasílat libovolný formát, pokud nám jej druhá strana přijme. Formáty, které jsou přípustné pro datové schránky, jsem vypsal v kapitole 9.3 Datová zpráva. Archivovat dokumenty v e-mailu můžete do té doby, než se vašemu provozovateli e-mailové schránky smaže databáze, tedy jak dlouho chcete, ale u datových schránek můžete ponechat datové zprávy jen po dobu 90 dní, pokud si tyto zprávy neuložíte, budou tyto zprávy automaticky smazány a vy budete mít problém.
24 24 V čem je tedy lepší komunikovat přes datové schránky? Rozdíl je v tom, že komunikace pomocí e-mailu je nebezpečná, přirovnal bych to k tomuto příkladu: Vytvoříte papírovou fakturu, kterou dáte do obálky, napíšete adresu a provedete náležitosti, které jsou potřeba u zasílání dopisů poštovní službou. Tak jste si vyšli k nejbližší podatelně či schránce, ale zavolají vám, že musíte okamžitě do práce, tak vy uvidíte chlapce a řeknete mu, jestli by nebyl tak hodný a za 20 Kč by vám nehodil tento dopis na poštu a vy si spokojeně jdete do práce. Jak teď víte, že opravdu chlapec došel na poštu a poslal dopis? Mohl si klidně peníze nechat a dopis zahodit. Začnete pochybovat, jestli jste opravdu udělal dobře. Na tomto příkladu jsem se snažil ukázat to, že když důležitý dokument zasíláte pomocí e-mailu, nemáte vůbec jistotu, jestli dokument dojde do správných rukou anebo jestli vůbec dojde. Za další nemáte jistotu, že e-mail někdo po cestě k tomu druhému nezachytil a neodposlouchával. Není zde totiž zajištěna taková bezpečnost jako u datových schránek, kde za přenos ručí Česká pošta, tak jako byste zasílali dopis klasickou poštou (např. obsahuje jako doručenky, jako v případě zasílání dopisů doporučeně). Teď se vrátím k dalším negativním věcem v této problematice. Při řešení problému platby za datovou zprávu u datových schránek bych řekl tohle: Chcete mít bezpečný přenos? Chcete opravdu vědět, že vaše Poštovní datová zpráva došla tam, kam má? Chcete předat zodpovědnost za ztrátu zprávy někomu jinému, než si za vše ručit sám? K tomu vám poslouží Datová schránka. Další věcí je, že pokud budete komunikovat pomocí DS budete muset používat jen předepsané formáty datových zpráv, které předepisuje vyhláška č. 194/2009 Sb. Kdo již komunikoval pomocí e-mailu, tak ví, že ty formáty, které jsou podporovány v DS, jsou většinou stejné, jaké již používal. Například nejrozšířenější je PDF či PDF/A. Takže se nemusíte bát, že v tomto směru budete nějak omezováni. Zprávy, které dostanete do DS se po 90 dnech smažou. Tohle je opravdu nevýhoda, ale je možné tyto dokumenty stáhnout do svého PC na pevný disk či na jiné přenosné médium. Nebo si také můžete za úplatek pořídit službu, která se vám o archivaci postará. Více v kapitole 10.4.4 Archivace a elektronické časové razítko
25 25 10.3.3 Ověření elektronického podpisu Dostali jsme se do fáze, kdy účetní pana Procházky přijala od účetní pana Nováka podepsanou elektronickou fakturu. Ověření spočívá v tom, že po rozšifrování podpisu veřejným klíčem autora a nezávislého výpočtu hashe z faktury se tyto dva hashe porovnají a pokud jsou shodné, tak ověření proběhlo v pořádku a potvrdila se tím integrita (neměnnost) faktury. Obrázek 5: Ověření elektronického podpisu Zdroj: http://www.wikipedia.com
26 26 Když jste přijali fakturu od společnosti, která vám ještě nikdy předtím nezaslala žádný podepsaný dokument, tak ověření podpisu v Acrobat Readeru ve formátu PDF vypadá takto: Obrázek 6: Ověření podpisu v Adobe Readeru Zdroj: www.ekokom.cz/assets/klienti/elektronick podpis_manu_l_1.0.pdf Zde vám stav ověření podpisu řekne pouze, že integrita v tomto dokumentu nebyla změněna. Identita autora podpisu se bude muset ověřit následujícím způsobem. Klikneme na vlastnosti podpisu. Obrázek 7: Stav ověření podpisu Adobe Reader Zdroj: www.ekokom.cz/assets/klienti/elektronick podpis_manu_l_1.0.pdf
27 27 Vlastnosti podpisu nám říkají že dokument nebyl změněn, ale identita je neznámá. Také zde můžeme vidět, že dokument neobsahuje kvalifikované časové razítko, ale pouze čas z hodin počítače, kde byl doklad vystaven. Zvolíme zobrazit certifikát. Obrázek 8: Vlastnosti podpisu Adobe Reader Zdroj: www.ekokom.cz/assets/klienti/elektronick podpis_manu_l_1.0.p V prohlížeči certifikátů naleznete sériové číslo certifikátu. Obrázek 9: Sériové číslo certifikátu Zdroj: www.ekokom.cz/assets/klienti/elektronick podpis_manu_l_1.0.pdf
28 28 Na webových stránkách http://qca.postsignum.cz/www/query_crt.php (což je jedna ze tří certifikačních autorit, která je kvalifikovaná k vydávání certifikátů) přepíšete sériové číslo certifikátu, do kolonky vyhledání podle sériového čísla certifikátu. Obrázek 10: Ověření certifikátu Zdroj: www.ekokom.cz/assets/klienti/elektronick podpis_manu_l_1.0.pdf
29 29 Zde už uvidíte, jestli vámi přijatý certifikát v dokumentu je platný. Obrázek 11: Stav certifikátu Zdroj: www.ekokom.cz/assets/klienti/elektronick podpis_manu_l_1.0.pdf Pokud tohle nechcete absolvovat pokaždé, když vám přijde podepsaný dokument od stejné společnosti, tak si budete muset tento certifikát přidat k důvěryhodným certifikátům na vašem PC. Obrázek 12: Důvěryhodný certifikát Zdroj: www.ekokom.cz/assets/klienti/elektronick podpis_manu_l_1.0.pdf
30 30 Potvrdíte, že opravdu důvěřujete certifikátu přímo z dokumentu. Obrázek 13: Zabezpečení Acrobatu Zdroj: www.ekokom.cz/assets/klienti/elektronick podpis_manu_l_1.0.pdf Zde nastavíte důvěřovat pro podpisy, jako důvěryhodný kořen a certifikované dokumenty. Obrázek 14: Certifikát jako důvěryhodný kořen Zdroj: www.ekokom.cz/assets/klienti/elektronick podpis_manu_l_1.0.pdf