ŠKODA AUTO a.s. Vysoká škola B A K A L Á Ř S K Á P R Á C E 2011 Adéla Šmídová

ŠKODA AUTO a.s. Vysoká škola Studijní program: B6208 Ekonomika a management Studijní obor: 6208R087 Podniková ekonomika a management obchodu ZPRACOVÁNÍ PRVOTNÍHO DOKLADU V EKONOMICKÉM SYSTÉMU PHODA VE VAZBĚ NA VÝSTUPY PRO EKONOMICKÝ ÚSEK Adéla ŠMÍDOVÁ Vedoucí práce: Ing. Leona Řepoá

Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci vypracoval(a) samostatně s použitím uvedené literatury pod odborným vedením vedoucího práce. Prohlašuji, že citace použitých pramenu je úplná a v práci jsem neporušil/a autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském a o právech souvisejících s právem autorským). V Mladé Boleslavi, dne 9.12.2011 3

Děkuji paní Ing. Leoně Řepové za odborné vedení bakalářské práce, poskytování rad a informačních podkladů. Dále děkuji paní Zdeňce Šmídové za poskytování rad při tvorbě praktických příkladů. 4

Obsah Seznam použitých zkratek a symbolů... 7 1 Úvod... 8 2 Přehled zákonných norem a jejich vazby na prvotní doklady... 10 2.1 Účetní doklady... 10 2.2 Účetní zápisy... 10 2.3 Účetní knihy... 11 2.4 Opravy účetních záznamů... 12 2.5 Uskutečnění zdanitelného plnění a povinnost přiznat daň... 12 3 Teoreticky o daňových dokladech... 14 3.1 Princip dokumentace... 14 3.2 Požadavky na účetní doklady... 14 3.3 Přezkušování účetních dokladů... 15 3.4 Oběh účetních dokladů... 15 3.5 Vnitřní kontrolní systém účetnictví... 16 3.6 Ovlivňování rozvahy prostřednictvím hospodářských operací... 16 4 Požadavky na účetní a ekononmické systémy... 17 5 Představení fiktivní firmy... 18 5.1 Obecné informace o Instalatérství spol. s r.o.... 18 5.2 Personál... 18 5.3 Účetní případy... 19 6 Zpracování účetních dokladů v Pohodě... 21 6.1 Hlavní kniha... 21 6.2 Účetní deník... 22 6.3 DPH... 22 6.4 Mzdy... 23 6.5 Opravy účetních záznamů... 23 7 Výstupy z ekonomického softwaru Pohoda... 25 7.1 Účetní knihy... 25 7.2 Účetní závěrka... 27 5

7.3 Výstupy využitelné v systému řízení společnosti... 28 7.4 Tvorba účetního dkladu v Pohodě... 30 8 Závěr... 31 Seznam literatury... 33 Seznam obrázků a tabulek... 34 Seznam příloh... 35 6

Seznam použitých zkratek a symbolů ČNB DPH PFA Sb. Spol. s r.o. VFA VÚD Česká národní banka Daň z přidané hodnoty Přijatá faktura Sbírky Společnost s ručením omezeným Vydaná faktura Vnitřní účetní doklad 7

1. Úvod Uchovávání informací v papírové formě je stále častěji nahrazováno formou elektronickou a stále více procesů, které dříve zastával výhradně člověk je delegováno na různé elektronické systémy. Roli v této modernizaci sehrává zejména množství úkolů. Čím více dílčích činností musí firma řešit, tím více připadá v úvahu otázka, zda se vyplatí zavést nový systém, který nebude zcela závislí na lidském faktoru. Modernizace procesů se nevyhnula ani oblasti zpracovávání účetnictví, na českém trhu je nyní k dispozici přibližně devadesát ekonomických a účetních systémů, které jsou schopny zastat více či méně procesů, které musel dříve provádět člověk sám. Teoretická část této bakalářské práce je tvořena druhou, třetí a čtvrtou kapitolou. Jedním z nároků, které jsou na účetní a ekonomické systémy kladeny, je, aby činnosti těchto systémů byly v souladu s požadavky, které stanovuje zákon, systém by měl být pro uživatele jakýmsi vodítkem, které mu bude pomáhat plnit tyto zákonné požadavky. Druhá kapitola se bude zabývat stručným přehledem vybraných zákonných norem, z nichž budu poté čerpat, při zpracovávání praktické části této práce. Ve třetí kapitole bude popisována teorie, týkající se účetních dokladů, zejména princip dokumentace, požadavky na účetní doklady a proces oběhu účetních dokladů. Tato teorie přispívá k pochopení toho, jak jsou účetní a ekonomické systémy konstruovány, co je ovlivňuje a čemu se snaží vyhovět. Čtvrtá kapitola se poté bude zabývat stručnou formulací základních požadavků na ekonomické a účetní systémy. Praktická část této práce je tvořena pátou, šestou a sedmou kapitolou. V páté kapitole bude popsána fiktivní firma, jejíž účetní případy budu pro potřeby této práce zpracovávat v ekonomickém systému Pohoda. Účetní případy budu v systému osobně zpracovávat, abych mohla dále popisovat konkrétní procesy z vlastního pohledu a mohla používat, jako názorné ukázky, výstupy z tohoto systému. V šesté kapitole bude praktická část srovnávána s teorií z druhé kapitoly, ve které jsou nastíněny zákonné normy. Bude zde prováděno zhodnocení výstupů z Pohody v souladu se zákonnými požadavky. Sedmá kapitola se bude zabývat rovněž výstupy z ekonomického systému Pohoda, ale už ne z hlediska zákonných požadavků, ale z hlediska systému řízení společnosti. 8

Osmá kapitola pak bude věnována závěru bakalářské práce. V závěru budou nastíněny otázky, na které bakalářská práce postupně odpovídá, dále shrnutí, zda byly požadavky na účetní a ekonomické systémy ze čtvrté kapitoly splněny a shrnutí, jak systémy vyhovují zákonným normám. 9

2. Přehled zákonných norem a jejich vazby na prvotní doklady V této kapitole se budu zabývat zákonnými požadavky na účetnictví a budu přitom čerpat z publikace Zákony 2011 I.díl. 2.1 Účetní doklady Podle zákona číslo 563/1991 Sb., o účetnictví paragraf 11, odstavec (1) jsou účetní doklady průkazné účetní záznamy a musí obsahovat šest skutečností. Prvním skutečností je označení účetního dokladu, dále obsah účetního případu včetně jeho účastníků, peněžní částka, jestliže peněžní částka chybí, tak je nutné uvést údaj o ceně za měrnou jednotku a údaj o vyjádření množství. Dalšími povinnými údaji jsou okamžik vyhotovení účetního dokladu, není-li okamžik uskutečnění účetního případu shodný s okamžikem vyhotovení, musí být uváděn i okamžik uskutečnění a dále podpisový záznam osoby odpovídající za účetní případ, i osoby odpovídající za jeho zaúčtování. Podpisový záznam je upraven paragrafem 33a odstavec 4. Výše uvedené skutečnosti, týkající se jednoho dokladu se mohou objevovat na více účetních záznamech. Obsah účetního případu včetně jeho účastníků a peněžní částka (údaj o ceně a množství) se mohou týkat i více účetních případů, v tomto případě musí záznam i doklad obsahovat identifikátor, který nezaměnitelně určí vzájemnou vazbu mezi účetním dokladem a účetním případem, včetně souvisejících skutečností. Podpisový záznam může být, pro více účetních dokladů, společný. Podle odstavce (2) musí účetní jednotky účetní doklady vyhotovovat bez zbytečného odkladu, jakmile zjistí skutečnosti, které se účetními doklady zachycují a takovým způsobem aby bylo umožněno určit obsah jednotlivého účetního případu podle paragrafu 8 odstavec 5. 2.2 Účetní zápisy Podle paragrafu 12 jsou účetní zápisy účetní záznamy, které jsou účetní jednotky povinny provádět průběžně v účetním období, následně po vyhotovení účetního dokladu tak, aby nebylo ohroženo splnění jiných právních předpisů. U účetního zápisu musí být podpisový záznam té osoby, která odpovídá za jeho provedení, neshoduje-li se s podpisem osoby odpovídající za zaúčtování účetního případu. Účetní zápisy nesmí být prováděny mimo účetní knihy. 10

2.3 Účetní knihy Podle paragrafu 13 účtují účetní jednotky v deníku (denících), kde jsou účetní zápisy uspořádány z časového (chronologického) a deníkem prokazují zaúčtování veškerých účetních případů v daném účetním období. Dále účtují účetní jednotky do hlavní knihy, kde jsou zápisy uspořádány z hlediska věcného (systematicky), do knih analytických účtu, kde jsou podrobně rozváděny účetní zápisy z hlavní knihy, do knih podrozvahových účtů, kde se uvádějí ty účetní zápisy, které se v účetních denících a hlavních knihách neprovádějí. Hlavní kniha obsahuje syntetické účty z účtového rozvrhu, které zahrnují minimálně zůstatky účtů ke dni, kdy se otevírá hlavní kniha, souhrnné obraty stran Má dáti a Dal účtů a zůstatky účtů ke dni, kdy se sestavuje účetní závěrka. Dále platí, že účetní jednotky mají zákaz zřizovat účty mimo hlavní knihy a účtový rozvrh. Podle paragrafu 17 může nastat 10 různých možností, kdy účetní jednotky otevírají a zavírají účetní knihy. Nejprve se budu věnovat otevírání účetních knih. Účetní jednotky mohou otevírat účetní knihy ke dni: kdy vzniká povinnost vést účetnictví, kdy začíná nové účetní období, kdy vstupuje do likvidace, následujícímu po dni zpracování návrhu rozdělení likvidačního zůstatku, nebo zpracování zprávy o tom, jak bude naloženo s majetkem podle zvláštních právních předpisů, kdy se stává účinným soudní rozhodnutí o přeměně reorganizace v konkurs, nebo rozhodnutí o úpadku, následujícím po dni účinnosti zrušení konkurzu, kdy se stává účinným schválení reorganizačního plánu, následujícímu po účinnosti splnění reorganizačního plánu, následujícímu po účinnosti splnění plánu oddlužení, kdy sestavení zahajovací rozvahy stanovuje zvláštní právní předpis. Účetní jednotky naopak zavírají účetní knihy ke dni: kdy zaniká povinnost účetní jednotky vést účetnictví poslednímu v účetním období který předchází dni vstupu do likvidace 11

kdy nastává zrušení bez likvidace, vyjímaje přeměny společností, či družstev který předchází dni, kdy se stává účinným rozhodnutí o úpadku či soudní rozhodnutí o přeměně reorganizace v konkurs kdy se stává účinným zrušení konkursu který předchází účinnosti schválení reorganizačního plánu kdy se stává účinným splnění reorganizačního plánu kdy se stává účinným splnění plánu oddlužení kdy zvláštní právní předpis stanoví povinnost účetní knihy uzavřít nebo sestavit účetní závěrku. 2.4 Opravy účetních záznamů Podle paragrafu 35 nesmějí vést opravy nebo doplnění účetních záznamů k nepřehlednosti, neúplnosti, nesprávnosti, neprůkaznosti či nesrozumitelnosti účetnictví. V případě, že se tak stane, je účetní jednotka povinna, bez zbytečného odkladu, provést opravu. Oprava musí být prováděna tak, aby bylo vždy možné určit osobu, která za opravu odpovídala. Kromě osoby musí být zjistitelný i okamžik opravy, dále původní záznam před opravou a záznam po opravě. Okamžik opravy musí být určen tak přesně, aby mohla být vyloučena nejistota určení obsahu účetních případů. Pokud jsou účetní záznamy nečitelné, pohlíží se na ně, jako by je účetní jednotky nevedly. Za opravu účetního záznamu, se nepovažuje dodání informací, které: nemění obsah původního účetního záznamu, nezpůsobují nejednoznačnost obsahu záznamu, neporušují požadavky průkaznosti, trvalosti a neměnnosti účetního záznamu. 2.5 Uskutečnění zdanitelného plnění a povinnosti přiznat daň Podle zákona číslo 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty je daň na výstupu plátce povinný přiznat ke dni, kdy nastává uskutečnění zdanitelného plnění, nebo ke dni, kdy přijal úplatu. Rozhoduje to, který ze dnů nastane dříve, pokud není zákonem stanoveno jinak. Daň, plátce uvádí v daňovém přiznání. Daň se uvádí v daňovém přiznání toho zdaňovacího období, ve kterém plátci vznikla povinnost 12

daň přiznat. Co se týče poskytování služeb, tak se zdanitelné plnění, při poskytnutí služby považuje za uskutečněné: dnem kdy byla služba poskytnuta, nebo dnem, kdy byl vystaven daňový doklad, použije se ten den, který nastane dříve, výjimku tvoří splátkový, nebo platební kalendář a doklad na přijatou úplatu dnem, který je uveden ve smlouvě jako den převodu práva či poskytnutí práva k využití, pokud je sjednán pouze způsob stanovení úplaty a není dosud známa její výše, pak se zdanitelné plnění teprve ke dni přijetí úplaty považuje za uskutečněné. 13

3 Teoreticky o daňových dokladech V této kapitole budou popisovány skutečnosti, týkající se daňových dokladů, přičemž budu čerpat informace z knihy Abeceda účetních znalostí, 19. vydání autorky Dany Kovanicové. 3.1 Princip dokumentace Účetnictví zpracovává jednotlivé hospodářské operace a ty jsou pro účetnictví jakousi surovinou se kterou se dále pracuje. Účetnictví však nezpracovává všechny hospodářské jevy, ale pouze ty, které mají vliv na změny v aktivech a pasivech. Pouze tyto hospodářské operace tedy představují účetní případy, z nichž některé výsledek hospodaření podniku ovlivňují a některé ne. Hospodářské operace vstupují do účetnictví prostřednictvím účetních dokladů, které jsou ověřeným záznamem hospodářských jevů. Těmito doklady jsou například výpis z účtu, pokladní doklad, vydaná nebo přijatá faktura či výdejka materiálu. Doklady se donedávna vyhotovovaly zejména v papírové formě. Vlivem modernizace komunikačních prostředků a pořizování dat se postupně přechází k záznamům na paměťové nosiče z řad elektronických systémů. I tento modernizovaný doklad však musí splňovat požadavky, které jsou na doklady všeobecně kladené. Charakteristickým rysem účetnictví je zásada dokumentace (dokladovosti), jenž je zároveň podmínkou průkaznosti účetnictví. Účetní doklad musí obsahovat minimálně základní údaje o operaci, která byla uskutečněna, aby mohl být použit jako podklad pro účetní zápis. (Svatošová, 2011) 3.2 Požadavky na účetní doklady České účetní předpisy v současnosti vyžadují údaje jako je označení účetního dokladu, označení účastníků účetního případu a popis jeho obsahu, peněžní částku či údaj o ceně a množství, moment vyhotovení účetního dokladu, moment uskutečnění účetního případu, pokud se neshoduje s datem, kdy byl účetní doklad vyhotoven a dále vlastnoruční podpis či průkazný záznam v technické podobě (nazývaný též podpisový záznam) osoby, která odpovídá za účetní případ i osoby odpovídající za jeho zaúčtování. 14

Doklady se vyhotovují po zjištění skutečností, které doklad dokládá. Vyhotovují se bez zbytečného odkladu a mohou být slučovány do účetních dokladů sběrných. 3.3 Přezkušování účetních dokladů Aby byla zajištěna věrohodnost a správnost údajů, provádí se přezkušování účetních dokladů. Přezkušování znamená prověřování věcné správnosti, ale i té formální. Věcná správnost je ověřována prostřednictvím účastníků hospodářské operace a formální správnost je kontrolována pracovníky účtárny. Ti zjišťují například úplnost náležitostí dokladu, nebo oprávněnost schvalovat účetní operace. Jestliže účetní doklad po věcné i formální stránce vyhovuje, je následně doplněn účtovým předpisem, jenž je výsledkem rozhodnutí, jak operaci zaúčtovat, tedy na jaké účty a strany účtů. 3.4 Oběh účetních dokladů Nejen pracovníci účtáren se ve firmě setkávají s účetními doklady, kterýkoliv pracovník může být účastníkem hospodářské operace. Kromě účtárny, jsou informace z dokladů potřebné i pro ostatní útvary podniku. Pohyb dokladů po těchto vnitropodnikových útvarech je označován jako oběh účetních dokladů. Sestavení plánu oběhu přispívá k rychlejšímu zpracování účetních dokladů. V plánu oběhu se uvádí činnost jednotlivých pracovišť i lhůty, v nichž mají být úkony s dokladem provedeny. Podnik má povinnost účetní doklady (ale i ostatní složky účetnictví jako mzdové listy, účetní výkazy, inventurní soupisy či účtový rozvrh) uchovávat po dobu, která je stanovena právním předpisem. Pro větší přehlednost je výhodné účetní doklady třídit podle určitých kritérií. Jedním z kritérií je to, jestli doklady do podniku přicházejí z jeho okolí, nebo jestli zachycují vnitropodnikové jevy. Podle tohoto kritéria dělíme doklady na vnější a vnitřní. Do vnějších dokladů řadíme například výpis z běžného účtu nebo fakturu od dodavatele. Do vnitřních zase příjemku a výdejku materiálu, protokol o škodách, jednicové mzdové lístky, převod majetku mezi útvary a inventurní soupisy. Dalším kritériem může být to, kolik hospodářských operací doklad zachycuje. Z tohoto hlediska se doklady dělí na jednotlivé (původní) a sběrné. Původní doklady zachycují jednotlivou hospodářskou operaci a sběrné zase shrnují několik původních dokladů stejného typu. 15

V praxi se pro ulehčení archivace a zpracování, doklady člení podle druhů, tedy podle skupin aktiv nebo pasiv, kterých se doklady týkají. Vznikají tak soubory dokladů o zásobách, o dlouhodobém majetku, o mzdách, o závazcích, o pohledávkách a jiné. 3.5 Vnitřní kontrolní systém účetnictví Při zpracování účetních informací mohou vznikat formální i věcné chyby. Předností účetnictví je, že má v sobě vestavěný kontrolní systém, který napomáhá věrohodnému, úplnému a průkaznému vedení účetnictví. Součástí kontrolního systému je inventarizace aktiv i závazků, kontrolní soupisky, sestavování předvahy, přezkušování účetních dokladů, provádění účetních zápisů z hlediska věcného a časového souběžně a pomocí kontrolních čísel ověřování klíčových vazeb zpracování informací v účetnictví. 3.6 Ovlivňování rozvahy prostřednictvím hospodářských operací Kvůli probíhajícím činnostem dochází v každém podniku k většímu počtu hospodářských operací. Jakmile má hospodářská operace vliv na stav aktiv nebo pasiv, stává se poté účetním případem a je nutné, aby byl tento účetní případ zobrazen v účetnictví. Základní čtyři typy změn, které z hlediska vlivu na rozvahu rozeznáváme, jsou změny pouze v aktivech, změny pouze v pasivech, přírůstek na obou stranách, úbytek na obou stranách. Jestliže dochází ke změnám pouze v aktivech, způsobuje to, že jedna rozvahová položka aktiv vzroste a druhá se sníží o tutéž částku. Příkladem tohoto pohybu může být vklad hotovosti na běžný účet v bance z pokladny podniku. Jestliže dochází ke změně pouze v aktivech, rozvahová položka pasiv vzroste o stejnou částku, o jakou klesne jiná pasivní položka rozvahy. Příkladem může být, že si podnik navýší svůj úvěr, aby z něj mohl splatit dluh svým dodavatelů. Přírůstek na obou stranách je způsoben tím, že o stejnou částku vzroste položka aktivní i položka pasivní, například zboží nakoupené na dodavatelský úvěr, splatnost faktury tedy nastává až po určité době od nákupu. Dochází-li k úbytku na obou stranách, aktivní položka klesne o tutéž částku, o kterou se sníží pasivní položka, příkladem může být uhrazení dluhu z běžného účtu podniku. 16

4 Požadavky na účetní a ekonomické systémy Pro zaznamenávání jednotlivých dokladů, účetních operací ale i různých hospodářských procesů v podniku se stále častěji využívají elektronické systémy a zaznamenávání v papírové formě je na ústupu. Důvodů, proč jsou elektronické systémy stále oblíbenější je spousta. V první řadě přinášejí značnou úsporu času, což může mít za následek i úsporu mzdových nákladů. Dalším pozitivem je přehlednost, ucelenost a dostupnost informací, zejména u středních a velkých podniků je velkou výhodou, nebo spíše nutností, mít informace v elektronické podobě, kvůli komunikaci s okolím podniku. Pomocí nastavení přístupových práv k systému, jsou informace snadněji chráněny, než například v podnikovém archivu, který by musel být neustále pod dozorem a k dispozici. Kromě úspory času, přehlednosti, dostupnosti a ochraně informací bych zmínila i stále se zvětšující rozdíly mezi požadavky na účetnictví a požadavky daňové. Příkladem může být používání měnových kurzů při importu zboží. Účetnictví zná pouze pevný a denní měnový kurz ČNB. Pro potřeby stanovení DPH se však používá měnový kurz první středy v měsíci. Ekonomický systém Pohoda je navržen tak, aby byl schopen zvládnout jak požadavky účetní, tak daňové. Na českém trhu je k dispozici přibližně 90 účetních a ekonomických systémů. Jedním z nich je právě Ekonomický systém Pohoda, dále například Účetní program a Informační systém Money nebo Informační systém Helios. Výše zmíněné systémy jsou pak dále rozděleny do více verzí, podle nároků uživatele, kterým má verze vyhovět, nárokům je pak přizpůsobena i cena verze. 17

5. Představení fiktivní firmy 5.1 Obecné informace o Instalatérství spol. s r.o. Mnou vytvořená fiktivní firma nese název Instalatérství spol. s r.o. a je právnickou osobou. Právní formou podnikání je společnost s ručením omezením. Instalatérství spol. s r.o. poskytuje instalatérské služby. Firma je dobrovolně registrovaná k platbě daně z přidané hodnoty a je čtvrtletním plátcem. Na hlavní pracovní poměr zaměstnává jednoho instalatéra a jednu sekretářku, jednatel společnosti, na základě mandátní smlouvy, jedná jménem společnosti a to za úplatu. Firma má jednoho významného klienta, pro kterého zajišťuje instalatérské služby a jednou za měsíc tyto služby klientovy fakturuje, zároveň má několikrát do roka další drobné zakázky. 5.2 Personál Zaměstnaný pan instalatér ke své práci používá firemní nákladní automobil, ve kterém převáží potřebný materiál na místo výkonu jeho služeb. Místo prací předem stanoví klient. Firma netvoří dlouhodobější zásoby materiálu a materiál nakupuje operativně vždy před výkonem instalatérských prací v požadovaném množství. Neúčtuje tedy o skladu, jelikož by nenaplnila jeho podstatu. Materiál nakupuje od firmy, která je plátcem daně z přidané hodnoty, což bylo důvodem, proč se Instalatérství spol. s r.o. rozhodla pro dobrovolné plátcovství DPH. Zaměstnaná paní sekretářka pracuje v kanceláři, kterou si Instalatérství spol. s r.o. pronajímá. Na adrese této kanceláře má firma zároveň sídlo. Sekretářka zajišťuje administrativní činnost firmy, jedná s klienty, přijímá jejich objednávky, vyhotovuje faktury, archivuje veškeré účetní doklady, obstarává platby faktur přijatých od dodavatelů, eviduje úhrady faktur vystavených odběratelům. Účetnictví pro firmu zpracovává externí účetní, která si pravidelně jezdí pro účetní doklady a firmě za své služby fakturuje každé tři měsíce. Paní účetní je stejně jako firma Instalatérství spol. s r.o. plátcem daně z přidané hodnoty, což je pro naši firmu výhodné, jelikož si ze zaplacených přijatých faktur může uplatnit DPH na vstupu. 18

5.3 Účetní případy Tab. 1 Účetní případy fiktivní firmy Instalatérství spol. s r.o. Číslo Datum Částka Číslo Doklad Účetní případ dokladu vystavení bez DPH 1 VFA 10011 01 14.01.11 Odvedené instalatérské práce 16 700 2 VFA 10011 02 31.01.11 Odvedené instalatérské práce 86 250 3 VFA 10011 03 28.02.11 Odvedené instalatérské práce 64 980 4 VFA 10011 04 31.03.11 Odvedené instalatérské práce 79 320 5 VFA 10011 05 06.04.11 Odvedené instalatérské práce 2 800 6 VFA 10011 06 30.04.11 Odvedené instalatérské práce 52 600 7 VFA 10011 07 31.05.11 Odvedené instalatérské práce 123 560 8 VFA 10011 08 30.06.11 Odvedené instalatérské práce 72 480 9 VFA 10011 09 20.07.11 Odvedené instalatérské práce 10 900 10 VFA 10011 10 31.07.11 Odvedené instalatérské práce 96 740 11 VFA 10011 11 31.08.11 Odvedené instalatérské práce 112 360 12 VFA 10011 12 05.09.11 Odvedené instalatérské práce 5 280 13 VFA 10011 13 30.09.11 Odvedené instalatérské práce 67 340 14 VFA 10011 14 31.10.11 Odvedené instalatérské práce 137 500 15 VFA 10011 15 30.11.11 Odvedené instalatérské práce 94 170 16 VFA 10011 16 31.12.11 Odvedené instalatérské práce 51 520 17 PFA 201-2011 28.02.11 Nákup materiálu za leden, únor 83 965 18 PFA 202-2011 30.04.11 Nákup materiálu za březen, duben 67 360 19 PFA 203-2011 30.06.11 Nákup materiálu za květen, červen 98 020 20 PFA 204-2011 31.08.11 Nákup materiálu za červenec, srpen 110 000 21 PFA 205-2011 31.10.11 Nákup materiálu za září, říjen 105 060 22 PFA 206-2011 31.12.11 Nákup materiálu za listopad, prosinec 72 845 23 PFA 301-2011 31.03.11 Pronájem kanceláře za leden - březen 10 500 24 PFA 302-2011 30.06.11 Pronájem kanceláře za duben - červen 10 500 25 PFA 303-2011 30.09.11 Pronájem kanceláře za červenec - září 10 500 26 PFA 304-2011 31.12.11 Pronájem kanceláře za říjen - prosinec 10 500 27 VÚD 401-2011 31.03.11 Hrubá mzda instalatér za leden - březen 54 000 28 VÚD 402-2011 31.03.11 Hrubá mzda sekretářka za leden - březen 57 000 29 VÚD 403-2011 30.06.11 Hrubá mzda instalatér za duben - červen 54 000 30 VÚD 404-2011 30.06.11 Hrubá mzda sekretářka za duben - červen 57 000 31 VÚD 405-2011 30.09.11 Hrubá mzda instalatér za červenec - září 54 000 32 VÚD 406-2011 30.09.11 Hrubá mzda sekretářka za červenec - září 57 000 33 VÚD 407-2011 31.12.11 Hrubá mzda instalatér za říjen - prosinec 54 000 34 VÚD 408-2011 31.12.11 Hrubá mzda sekretářka za říjen - prosinec 57 000 35 VÚD 501-2011 Odpis nákladního automobilu 2010 55 000 19

36 VÚD 502-2011 Odpis nákladního automobilu 2011 111 250 37 VÚD 503-2011 Odpis nákladního automobilu 2012 111 250 38 VÚD 504-2011 Odpis nákladního automobilu 2013 111 250 39 VÚD 505-2011 Odpis nákladního automobilu 2014 111 250 40 PFA 601-2011 31.03.11 Zpracování účetnictví za leden - březen 3000 41 PFA 602-2011 30.06.11 Zpracování účetnictví za duben - červen 3000 42 PFA 603-2011 30.09.11 Zpracování účetnictví za červen - září 3000 43 PFA 604-2011 31.12.11 Zpracování účetnictví za říjen - prosinec 3000 20

6. Zpracovávání účetních dokladů v Pohodě 6.1 Hlavní kniha Podle zákona o účetnictví, jsou v hlavní knize účetní zápisy uspořádány z věcného hlediska (systematicky). V ekonomickém systému Pohoda se účetní zápisy provádějí do jednotlivých agend. Názvy agend odpovídají tomu, čeho se účetní zápisy v agendě týkají. Při zpracovávání účetních případů z kapitoly 5.3 (fiktivní firmy Instalatérství spol. s r.o.) jsem zapisovala do agend Vydané faktury, Přijaté faktury, Banka, Pokladna, Mzdy a Dlouhodobý majetek. V agendě Vydané faktury jsou v řádcích zaznamenány veškeré vydané faktury, které jsem do Pohody vložila. U vydaných faktur existuje právě jedno (interní) číslování dokladů. Pohoda jednak navrhuje vlastní číslování, nebo umožňuje i vytvoření vlastních číselných řad, aby číslování v Pohodě odpovídalo internímu systému číslování dokladů, který si každá firma vytváří sama podle svých potřeb. Vydané faktury jsou v Pohodě uspořádány postupně, po jednotlivých číselných řadách a jednotlivé účetní zápisy obsahují vedle čísla faktury také datum vystavení a zdanitelného plnění, datum splatnosti, text, který říká, čeho se účetní záznam týká, dále odběratele a peněžní částky. Kromě částky, je zde uvedena i informace o tom, zda je faktura již uhrazena či nikoli. Tato informace je výsledkem sdílení informací mezi jednotlivými agendami. Agenda Vydané faktury je propojena s agendou banka i agendou pokladna, a jestliže je úhrada v jedné, nebo druhé agendě zaznamenána, automaticky se informace o úhradě objeví i v agendě Vydané faktury. Podobným způsobem jako v případě vydaných faktur, jsou předávány informace o úhradách do agendy Přijaté faktury, v této agendě ale přibývá jeden údaj. Účetní zápisy o přijatých fakturách nesou jednak číslo dokladu, které si vytvářím já, jakožto firma, která fakturu přijímá a vedle toho nese i číslo, které vytvořil výstavce faktury. Při zaúčtování úhrady této přijaté faktury, která se provádí v agendě Banka, se používá číslo, které si vytvořil odběratel a číslo udané dodavatelem se používá, jako variabilní symbol úhrady (výdeje). Proces úhrady v agendě Banka je v Pohodě nazýván likvidace, jelikož úhradou (výdajem) likvidujeme závazek, nebo naopak příjmem likvidujeme pohledávku. Jak jsem již zmiňovala, agendy mezi sebou sdílejí informace a tak při likvidaci v Bance 21

stačí zadat číslo dokladu, který chceme likvidovat, Pohoda si tento doklad sama vyhledá a přenese do agendy Banka částku, i subjekt, který doklad vydal (nebo kterému byl vydán). Z mé strany poté stačí, jen částku zkontrolovat a odsouhlasit provedení zaúčtování úhrady. Likvidace dokladů probíhají v agendě Pokladna podobně jako v Bance, stejně tak jako může mít firma více bankovních účtů, může mít zřízeno i více pokladen. Jestliže firma například vlastní hotovost ve více měnách, je nutné, aby měla pro každou měnu založenou jinou pokladnu, a Pohoda toto rovněž umožňuje, při účtování v agendě Pokladna si mohu zvolit, do které pokladny budu účtovat. 6.2 Účetní deník V účetním deníku jsou účetní zápisy uspořádány z časového hlediska (chronologicky). Na rozdíl od hlavní knihy, která je v Pohodě rozdělena na několik složek (agend), účetní deník je pouze jeden a obsahuje veškeré účetní zápisy, které byly za dané účetní období provedeny, bez ohledu na to, čeho se účetní zápis týká. Každý z těchto účetních zápisů obsahuje několik informací, obsahuje jednak datum, které je pro účetní deník klíčové, dále číslo dokladu, text definující účetní zápis, předkontaci na stranách Má dáti a Dal účtu a nakonec peněžní částku. Pokud by tyto informace nestačily, je zde možnost, každý záznam deníku rozkliknout a poté Pohoda zobrazí nejen tyto, ale i další informace, které k tomu dokladu má k dispozici. Účetní deník nevytváří uživatel, ale Pohoda si ho vytváří sama, na základě činnosti, kterou uživatel v Pohodě provádí. První záznamy v deníku jsou k 01.01.2011, což je první den účetního období a k tomuto datu byly otevírány účetní knihy a zaúčtovány počáteční stavy účtů. 6.3 DPH Pohoda umožňuje, jak evidovat DPH v případě plátců DPH, ale také umožňuje o DPH vůbec neúčtovat, v případě subjektů, kteří nejsou registrovaní plátci daně z přidané hodnoty. Uživatel zadává peněžní částku účetního případu do pole, které má tři řádky, rozdělené podle sazeb DPH, prví řádek je označen symbolem 20%, druhý 10% a poslední 0%. Do posledního řádku, budou vyplňovány ty částky, které nepodléhají dani z přidané hodnoty (například poštovné), nebo jestliže alespoň jeden ze subjektů, které mezi sebou obchodují, není plátcem DPH. Jestliže je účtováno o importu, či exportu, Pohoda tuto informaci rovněž 22

eviduje. Při účtování faktur s DPH stačí zvolit příslušnou předkontaci a Pohoda již sama vyplněnou fakturovanou částku rozdělí na příslušné účty, včetně účtu 343. Daň z přidané hodnoty se eviduje jednak v jednotlivých agendách (v rámci hlavní knihy) a rovněž se eviduje v podobě samostatných účetních záznamů v účetním deníku. 6.4 Mzdy Abych mohla začít pracovat s agendou Mzdy, bylo nutné nejprve vyplnit agendu Personalistika, kam se vyplňují údaje o zaměstnancích. Do první záložky Zaměstnanec se vyplňují osobní údaje zaměstnanců. Ve druhé záložce se volí druh pracovního poměru, dále výše hrubé mzdy a druh mzdy (měsíční, hodinová, úkolová). V druhé záložce se volí u jaké zdravotní pojišťovny je zaměstnanec pojištěn a jestli má uzavřené penzijní připojištění, či životní pojištění. Aby mohl být příspěvek zaslán konkrétní pojišťovně, je nutné uvést i číslo smlouvy. U každého zaměstnance se dále zvolí, jaké slevy na dani konkrétní zaměstnanec uplatňuje a za jaké období. Podle údajů z agendy Personalistika se v agendě Mzdy automaticky vyčíslí sociální a zdravotní pojištění, jak část hrazená zaměstnavatelem, tak část která se strhává zaměstnanci ze mzdy, dále rekapitulace vyčíslených slev, základ daně pro daň z příjmu včetně záloh a nakonec čistá mzda a doplatek čisté mzdy. 6.5 Opravy účetních záznamů Opravám účetních dokladů jsem se věnovala již v kapitole 2.5, nyní se jim budu věnovat z hlediska Pohody. Jednotlivé účetní záznamy lze v Pohodě mazat a opět vkládat, pomocí klávesové zkratky. Opravy účetních záznamů lze omezovat jednak pomocí Přístupových práv (k Pohodě) a jednak pomocí Zámku k datu. V záložce Nastavení (Pohody) si lze rozkliknout Přístupová práva a nastavit si vlastní parametry, podle potřeb podniku. Do Pohody může mít přístup několik osob a každé osobě mohou být přidělena jiná přístupová práva, týkající se přístupu do jednotlivých agend a činnosti v agendě. Další možností, jak ovládat opravy účetních záznamů v Pohodě je nastavení Zámku k určitému datu. Jestliže má být znemožněn vstup do účetnictví určitého období a znemožněna případná tvorba změn, je zde možnost nastavení Zámku, rovněž v záložce Nastavení. Další 23

funkcí, kterou Pohoda umožňuje je ukládání informací o tom, který uživatel opravu účetního záznamu provedl a ke kterému okamžiku. 24

7 Výstupy z ekonomického softwaru Pohoda V této kapitole, budu jako názorné ukázky používat osobně vytvořené podklady, fiktivní firmy Instalatérství spol. s r.o., zpracované v Pohodě. Výstupy z Pohody budou pro potřeby této práce zestručněny. 7.1 Účetní knihy Účetním knihám, z pohledu zákona o účetnictví, jsem se věnovala již v kapitole 2.3. V této kapitole se účetním knihám budu věnovat z pohledu Pohody. Účetní deník Instalatérství spol. s r. o. IČ: 45746699 Rok: 2011 Dne: 31.12.2011 Strana 1 Tisk všech záznamů Datum Číslo Zdroj Text MD DAL Částka 14.01.2011 28.01.2011 14.02.2011 1001100001 FV Tržby z prodeje služeb 311000 602000 16 700,00 11HP00001 PO Úhrada FV č. 1001100001 211000 311000 20 040,00 KB0010001 BV Úhrada FV č. 1001100002 221000 311000 103 500,00 Obr. 1 Účetní deník v Ekonomickém systému Pohoda Podle Zákona o účetnictví, musí účetní deník obsahovat veškeré účetní případy, zaúčtované v daném účetním období a tyto účetní zápisy musí být uspořádány z časového hlediska, což Účetní deník v Pohodě splňuje. V hlavičce Účetního deníku je název firmy, aby bylo možné na první pohled určit, které firmy se účetní zápisy týkají. Pro sestavení Účetního deníku je klíčové datum, které je v Pohodě na první pozici, dále následuje číslo dokladu, které si uživatel sám vytvořil, když do Pohody vkládal samotný doklad. Zde je dobře vidět význam číselných řad, jejichž tvorbu Pohoda umožňuje, v Účetním deníku na Obrázku 1 sice není uvedena firma, které byl doklad vystaven, ale z označení dokladu, lze mnohé vyčíst, jestliže si firma vytvoří ve značení dokladů dostatečně propracovaný systém. Další položkou deníku je Text, který stručně charakterizuje účetní zápis. Text je rovněž použit ten, který uživatel zadal při zaúčtování případu. Dále následuje informace o předkontaci a částce. Jelikož je fiktivní firma Instalatérství spol. s r.o. dobrovolným plátcem DPH, eviduje vedle fakturované částky zvlášť i daň z přidané hodnoty, částka v prvním řádku Účetního deníku je tedy bez DPH, samotné DPH je zaúčtováno jinou předkontací a má proto v deníku samostatný zápis. 25

Hlavní kniha Strana 1 Instalatérství spol. s r. o. IČ: 45746699 Rok: 2011 Dne: 01.03.2011 Tisk vybraných záznamů Číslo Název účtu Počáteční Počáteční Obraty za Obraty za Koncový Koncový účtu Období stav MD stav D období MD období D stav MD stav D 082 Oprávky k samost. movitým věcem a souborům movitých věcí Prosinec 0,00 111 250,00-111 250,00 0,00 082 Celkem 0,00 0,00 0,00 111 250,00-111 250,00 0,00 Obr. 2 Hlavní kniha v Ekonomickém systému Pohoda V hlavní knize jsou účetní zápisy uspořádány z věcného hlediska, podle Zákona o účetnictví. V Hlavní knize v Pohodě jsou rovněž jednotlivé účetní zápisy řazeny podle účtů. Pořadí účtů je totožné s pořadím ve směrné účtové osnově. Konkrétní Hlavní kniha v Pohodě zobrazuje pouze ty účty, na které bylo v průběhu účetního období účtováno, a jednotlivé účetní zápisy jsou shrnuty do měsíčních součtů. Pohoda nabízí kromě Hlavní knihy syntetických účtů (ve zkrácené formě na Obr. 2) i Hlavní knihu analytických účtů. Podle Zákona o účetnictví, kniha analytických účtů podrobně rozvádí účetní zápisy hlavní knihy a stejně tak je koncipována kniha analytických účtů v Pohodě. Analytická kniha je řešena podobně jako Hlavní kniha s tím rozdílem, že v hlavní knize jsou analytické účty shrnuty součtem do jednoho syntetického účtu. Kniha podrozvahových účtů Strana 1 Instalatérství spol. s r. o. IČ: 45746699 Rok: 2011 Dne: 01.03.2011Tisk vybraných záznamů Číslo Název účtu Počáteční Počáteční Obraty za Obraty za Koncový Koncový účtu Období stav MD stav D období MD období D stav MD stav D Obr. 3 Kniha podrozvahových účtů v Ekonomickém systému Pohoda Kromě účetního deníku, hlavní knihy a knih analytických účtů, účetní jednotky účtují i do knih podrozvahových účtů, do kterých se provádějí pouze ty zápisy, které se neuvádějí v knihách předešlých. Na podrozvahových účtech se eviduje zejména: najatý majetek, odepsané pohledávky, závazky z leasingu nebo pohledávky a závazky z opcí. 26

7.2 Účetní závěrka Účetní závěrka je nedílný celek, který je tvořen rozvahou (bilancí), výkazem zisku a ztráty a vysvětlující přílohou. Přehled o peněžních tocích a přehled o změnách vlastního kapitálu, sestavují pouze ty účetní jednotky, které splní za bezprostředně předcházející účetní období, obě kritéria stanovená zákonem o účetnictví. Prvním kritériem je součet celkových aktiv nad 40 000 000 Kč a druhým kritériem je roční úhrn čistého obratu nad 80 000 000 Kč. vyhlášky č. 500/2002 Sb. ROZVAHA Instalatérství spol. s r. o. ve zjednodušeném rozsahu Účetní jednotka doručí Sídlo nebo bydliště účetní jednotky účetní závěrku současně ke dni 31.12.2011 a místo podnikání liší-li se od bydliště s doručením daňového přiznání za daň z příjmů ( v haléřích ) Vašátkova 1030/15 1 x příslušnému finančnímu Praha 98 úřadu Rok Měsíc IČ 198 00 2011 45746699 čís. Běžné účetní období Minulé úč. období Označení AKTIVA řád. Brutto Korekce Netto Netto a b c 1 2 3 4 Obr. 4 Rozvaha ve zjednodušeném rozsahu v Ekonomickém systému Pohoda Účetní jednotky, které nemají povinnost, mít účetní závěrku ověřenou auditorem, mohou sestavovat rozvahu ve zjednodušeném rozsahu. Výjimku tvoří akciové společnosti, které účetní závěrku sestavují v plném rozsahu. Pohoda umožňuje obě varianty, jak vytvoření Rozvahy v plném, tak ve zjednodušeném rozsahu. Další možností, kterou Pohoda uživateli nabízí, je sestavení Rozvahy v angličtině a němčině, aniž by uživatel musel překládat v účetnictví jakékoli údaje. Kromě rozvahy, je účetní závěrka tvořena výkazem zisku a ztráty. Výkaz zisku a ztráty v Pohodě, může být, podobně jako rozvaha, ve zjednodušeném nebo v plném rozsahu a opět je umožněno sestavení v angličtině a němčině. Na závěr této kapitoly bych porovnala, jaké údaje v účetní závěrce požaduje zákon o účetnictví a jaké údaje obsahují výstupy z Pohody. Podle zákona o účetnictví musí účetní závěrka obsahovat jméno a příjmení, dále název účetní jednotky nebo obchodní firmu a sídlo, v případě účetních jednotek bydliště, a pokud se bydliště liší s místem podnikání, tak se uvádí i místo podnikání. Dále musí účetní závěrka obsahovat identifikační číslo osoby, právní formu účetní 27

jednotky, rozvahový den, předmět podnikání a okamžik sestavení účetní jednotky. Veškeré tyto údaje, které nařizuje zákon o účetnictví, jsou jak v rozvaze, tak ve výkazu zisku a ztráty v Pohodě obsaženy. Údaje jsou do formulářů doplněny automaticky, aniž by je uživatel musel zadávat. 7.3 Výstupy využitelné v systému řízení společnosti Kromě výstupů, jejichž sestavení přímo vyžaduje zákon o účetnictví, umožňuje Pohoda sestavení i těch výstupů, které mohou sloužit pro interní potřeby podniku, například jako podklady pro manažerská rozhodnutí, týkající se jak operativního tak i strategického plánování. Rozbor těchto výstupů však už není cílem této práce, cílem je pouze nastínění vybraných oblastí výstupů, jakými se Pohoda zabývá. Kniha pohledávek ke dni 20.11.2011 Instalatérství spol. s r. o. IČ: 45746699 Rok: 2011 Dne: 20.02.2011 Strana 1 Tisk všech záznamů Datum Číslo Typ Firma Částka z toho DPH K likvidaci Splatno Uhrazeno 14.01.2011 1001100001 F Budovy s.r.o. 20 040,00 3 340,00 0,00 28.01.2011 28.01.2011 Obr. 5 Kniha pohledávek v Ekonomickém systému Pohoda Jako první výstup bych v této kapitole zmínila knihu pohledávek. V Knize pohledávek v Pohodě je k dispozici seznam veškerých pohledávek, bez ohledu na to, jestli už byly splaceny či nikoli. U každé pohledávky Pohoda zobrazuje informace, které jsou pro pohledávky klíčové, a sice datum kdy pohledávka vznikla, číslo dokladu, typ dokladu (faktura), dále název firmy, za kterou pohledávku evidujeme, částka pohledávky (v případě plátců i DPH) a v neposlední řadě velice důležitá informace kterou je částka k likvidaci. Likvidací je v Pohodě míněna úhrada pohledávky, jelikož úhradou dochází k zániku pohledávky (likvidaci). Pohoda umožňuje zaúčtovat i částečnou likvidaci, pro případ, že obchodní partner splatí svůj závazek pouze částečně, i tato částečná úhrada by se promítla do Knihy pohledávek v Pohodě, do pole likvidace. Dále jsou v Knize pohledávek k dispozici datum splatnosti a datum úhrady. 28

Instalatérství spol. s r. o. Jméno Novák Josef Použitý průměr 0,00 Období 1.11 Osobní číslo Z0001 Zbývající dovolená 0 Kalendářní dny 31 Prac. dny 21 Nemoc/Ošetřovné 0 / 0 Neomluveno 0 Odpracováno 21 Hodiny 168 Osobní náklady 25 620 Dovolená 12:00 dop. 0 Osobní ohodnocení 0 Základní mzda 18 000 Svátky 12:00 dop. 0 Prémie 0 Neplacené volno 12:00 dop. Placené volno 12:00 dop. 0 Ost. náhrady 0 Penz. připojištění 900 Životní pojištění 600 Hrubá mzda 18 000 Sociální zaměstnanec 1 170 Zdravotní zaměstnanec 810 Sociální zaměstnavatel 4 500 Zdravotní zaměstnavatel 1 620 Superhrubá mzda 24 120 Sleva na poplatníka 1 970 Sleva na invaliditu 0 Ostatní slevy 0 Daň. zvýhodnění na dítě 967 Daňový bonus 0 Sleva na dítě Daň 967 693 Čistá mzda 15 327 Srážky 0 Náhrady 0,00 Vyúčtování 15 327 Záloha 0 Nezdanitelné náhrady 0 Obr. 6 Výplatní páska v Ekonomickém systému Pohoda Dalším velice užitečným výstupem z Pohody, který bych zmínila, je Výplatní páska. Výplatní páska v Pohodě nabízí prostor pro veškeré podstatné informace, které ovlivňují výši čisté mzdy. Většinu položek, které se odečítají od hrubé mzdy, je Pohoda schopna sama vyčíslit, na základě zákonem daných sazeb, jsou zde však i hodnoty, které zcela závisí na rozhodnutí zaměstnavatele (osobní ohodnocení, prémie, příspěvek na penzijní připojištění atd.). Pomocí osobního ohodnocení a prémií je zaměstnavateli dán dostatečný prostor, aby mohl touto cestou preferovat zaměstnance, kteří pracují efektivněji a naopak méně úspěšným zaměstnancům dát jistou motivaci. Plánované daňové odpisy Instalatérství spol. s r. o. IČ: 45746699 Rok: 2011 Dne: 20.11.2011 Název: Ford Transit Typ: HM Inventární číslo: 11IM00001 Datum pořízení: 02.12.2010 Umístění: Datum zařazení: 06.12.2010 Středisko: Datum vyřazení: Činnost: Rok Způsob Odpisová Vstupní Odpisové Roční Ruční Uplatněný Uplatněný Zůstatková odpisu skupina cena procento odpis korekce odpis % odpis cena 2010 HM rovn. 2 500 000,00 11,00% 55 000,00 100,00% 55 000,00 445 000,00 Obr. 7 Plánované daňové odpisy v Ekonomickém systému Pohoda Strana 1 Tisk všech záznamů Dále se budu zabývat daňovými odpisy v Pohodě. Každá firma by měla rozlišovat mezi odpisy daňovými a účetními, přičemž daňové odpisy slouží pro potřeby stanovení daně a účetní odpisy slouží spíše pro interní potřeby a mají vyjadřovat skutečnou úroveň opotřebení majetku, aby mohla být následně stanovena zůstatková cena tohoto majetku. Daňové odpisy jsou daňově účinným nákladem, který následně snižuje základ daně. Pohoda umožňuje tvorbu, jak účetních, tak 29

daňových odpisů. Pro lepší přehlednost, umožňuje Pohoda zobrazení plánovaných daňových odpisů prostřednictvím tabulky, která je na obrázku 7. Tabulka plánovaných daňových odpisů obsahuje jak údaje, týkající se konkrétního majetku, jehož odpisy chceme zobrazit, tak výši daňových odpisů v jednotlivých letech. Daňový odpis konkrétního roku obsahuje jak způsob odpisování (zrychlené či rovnoměrné), odpisovou skupinu, vstupní cenu majetku, která je základem pro výpočet odpisů, odpisové procento, roční odpis a zůstatkovou cenu majetku, která je základem pro výpočet odpisu následujícího roku. 7.4 Tvorba účetního dokladu v Pohodě V této kapitole se zabývám výstupy, které Pohoda uživateli nabízí, avšak musím zmínit i určitý nedostatek. Pohoda umožňuje zaznamenávání mnoha údajů, práci s těmito údaji, různé automatizované procesy, které se v Pohodě dějí, aniž by je uživatel musel provádět, avšak na vytvoření účetního dokladu už samotná Pohoda nestačí. Účetní doklad musí nést mimo jiné předkontaci, datum zaúčtování, jméno osoby, která účetní doklad zaúčtovala i jméno osoby, která za zaúčtování zodpovídá a zároveň musí účetní doklad obsahovat podpisy těchto osob. Jednou z možností, jak účetní doklad vytvořit a uchovávat ho, je elektronická forma, v tomto případě je však nutný elektronický podpis. Elektronický podpis může být ale problémem, jednak je na jeho vytvoření zapotřebí speciálního programu (Pohoda ho vytvořit neumí) a navíc platnost elektronického podpisu je pouze jeden rok, po roce je nutné ho aktualizovat a rok je pro účetní doklad málo, jelikož je povinností ho archivovat minimálně deset let. Dalším negativem pro elektronický podpis je jeho finanční náročnost, ne každá firma si může dovolit ho využívat. 30

8 Závěr V závěru této bakalářské práce se budu nejprve věnovat požadavkům na ekonomické a účetní systémy, které jsem zmiňovala ve čtvrté kapitole. Jedním z požadavků na účetní a ekonomické systémy byla časová úspora, která se jednoznačně prokázala a důkazem je zejména šestá kapitola, která je věnována procesům, které v ekonomickém systému Pohoda probíhají téměř automaticky, a uživatel jejich průběhu nemusí věnovat svůj čas. Dalším požadavkem bylo usnadnění komunikace s vnějším okolím, a domnívám se, že i tento požadavek Pohoda splňuje, jelikož umožňuje export výstupů, pro případ, že informace o firmě, které Pohoda uchovává, by vyžadovalo okolí podniku. Jako příklad bych uvedla možnost tisku daňového přiznání pro finanční úřad, tisk výplatních pásek pro zaměstnance nebo další výstupy jako rozvaha, výkaz zisku a ztráty, nebo přehled o peněžních tocích, například pro akcionáře, nebo kontrolní orgány společnosti. Další požadavek na systém Pohoda spočíval v souladu procesů, postupů a výstupů se zákonnými normami, který se rovněž prokázal. Tento fakt byl potvrzen v kapitole šest, kde byly výstupy a procesy srovnávány se zákonem o účetnictví a zákonem o dani z přidané hodnoty. Veškeré procesy, které se účetnictví týkají, však Pohoda zastat nemůže, například vytvoření účetního dokladu, který mimo jiné vyžaduje podpis osoby, která doklad zaúčtovala a také podpis osoby, která za zaúčtování odpovídá. Jako alternativa podpisu v papírové formě, přichází v úvahu elektronický podpis, který se v Pohodě ukázal jako problematický. Možným řešením problému s elektronickým podpisem by mohlo být umožnění naskenování fyzických dokladů, které již nesou požadované podpisy, do Pohody. Pro velké podniky by bylo velice užitečné vytvoření funkce, která by zajistila načtení klíčových údajů z naskenovaných dokladů do Pohody a případně automatické zaúčtování. Zde by však muselo být splněno několik předpokladů, jako je jednotná forma dokladů pro všechny firmy, (v podobě formulářů) a ochota firem do takové funkce programu investovat své prostředky, jelikož se dá očekávat velká finanční náročnost takovéto funkce a sjednocená forma dokladů se 31

v současné době očekávat nedá, jelikož většina firem vytváří své doklady tak, aby se designem shodovaly s firemní kulturou. Pro potřeby této bakalářské práce, jsem zvolila zpracovávání dokladů fiktivní firmy. Důvodem, proč jsem nezpracovávala účetnictví skutečné (již existující) firmy, ale firmy fiktivní, je citlivost informací, které účetnictví obsahuje. Většina firem si v rámci hospodářské soutěže a ochrany osobních údajů svých zaměstnanců svá citlivá data chrání a není ochotna je publikovat. 32

Seznam literatury Business.center.cz [online]. 2011 [cit. 28. listopadu 2011]. České účetní standardy pro podnikatele. Dostupné z WWW: <http://business.center.cz/business/finance/ucetnictvi/ceske-ucetnistandardy/podnikatele/001.aspx>. Businesscenter.cz [online]. 2011 [cit. 29. Listopadu 2011]. Zákon o dani z přidané hodnoty. Dostupné z WWW: <http://business.center.cz/business/pravo/zakony/dph/cast1h2d4.aspx>. KOVANICOVÁ, D. Abeceda účetních znalostí pro každého. XIX. aktualizované vydání. 19. vyd. Praha: Polygon, 2009. 440 s. ISBN 978-80-7273-156-5. SVATOŠOVÁ, J. Účtová osnova, České účetní standardy, postupy účtování pro podnikatele 2011. Olomouc: ANAG, 2011. 348 s. ISBN 978-80-7263-645-7. Zákony 2011 I. I. díl. Český Těšín: Poradce, 2011. 592 s. 33

Seznam obrázků a tabulek Seznam obrázků Obr. 1 Účetní deník v Ekonomickém systému Pohoda... 25 Obr. 2 Hlavní kniha v Ekonomickém systému Pohoda... 26 Obr. 3 Kniha podrozvahových účtů v Ekonomickém systému Pohoda... 26 Obr. 4 Rozvaha ve zjednodušeném rozsahu v Ekonomickém systému Pohoda.. 27 Obr. 5 Kniha Pohledávek v Ekonomickém systému Pohoda... 28 Obr. 6 Výplatní páska v Ekonomickém systému Pohoda... 29 Obr. 7 Plánované daňové odpisy v Ekonomickém systému Pohoda... 29 Seznam tabulek Tab. 1 Účetní případy fiktivní firmy Instalatérství spol. s r.o.... 19 34

Seznam příloh Příloha č. 1 Přiznání k DPH v Ekonomickém systému Pohoda... 36 35

Příloha č. 1 Přiznání k DPH v Ekonomickém systému Pohoda 36

37

ANOTAČNÍ ZÁZNAM AUTOR STUDIJNÍ OBOR NÁZEV PRÁCE Adéla Šmídová 6208R087 Podniková ekonomika a management obchodu Zpracování prvotního dokladu v Ekonomickém systému Pohoda ve vazbě na výstupy pro ekonomický úsek. VEDOUCÍ PRÁCE Ing. Leona Řepová INSTITUT IUF Institut účetnictví a finančního řízení podniku ROK ODEVZDÁNÍ 2011 POČET STRAN 37 POČET OBRÁZKŮ 7 POČET TABULEK 1 POČET PŘÍLOH 1 STRUČNÝ POPIS Tématem této práce je používání ekonomických a účetních systémů v procesu zpracovávání účetnictví. Práce je zejména zaměřena na automatizované procesy, které ve vybraném ekonomickém systému Pohoda probíhají a také na výstupy, které eknomický systém Pohoda poskytuje. Cílem této práce je zhodnocení výstupů z ekonomického systému Pohoda v souladu se Zákonem o účetnitnictví. Závěr této práce obsahuje shrnutí, zda Pohoda splnila požadavky, které jsou na ekonomické systémy všeobecně kladeny a zda jsou její procesy a výstupy v souladu se zákonnými požadavky. KLÍČOVÁ SLOVA Hlavní kniha, Účetní a ekonomický systém, Účetní deník, Účetní doklad, Účetní závěrka PRÁCE OBSAHUJE UTAJENÉ ČÁSTI: NE

ANNOTATION AUTHOR FIELD THESIS TITLE Adéla Šmídová 6208R087 Business Management and Sales Processing primary document in economical system Pohoda in relation to output for ecomical section. SUPERVISOR Ing. Leona Řepová INSTITUTE Institute of Finance and Accounting YEAR 2011 NUMBER OF PAGES 37 NUMBER OF PICTURES 7 NUMBER OF TABLES 1 NUMBER OF APPENDICES 1 SUMMARY The theme of this thesis is using economical and accountancy system in processing of bookkeeping. Thesis is mainly focused on automated processes which take place in choosed economical system Pohoda and also on output which economical system Pohoda provides. The aim of thesis is rating of output from economical system Pohoda in relation to accontancy law. Conclusion of this thesis contais summary if Pohoda comply with requirements which are generaly placed on economical systems and if are processes and otput lawful. KEY WORDS Ledger, Accountancy and economical system, Accountancy journal, Bookkeeping document, Final accounts THESIS INCLUDES UNDISCLOSED PARTS: NO