Analýza nákladů na implementaci groupwarového řešení pro typickou SMB společnost se 40 uživateli
Groupware Na trhu groupwarových řešení jsou dva hlavní lídři Microsoft a IBM. Produkty od obou těchto společností jsou špičkou v oboru a jejich výhodou oproti konkurenci je především široká podpora od ostatních výrobců a vysoká kvalita daleko převyšující ostatní hráče. Konkureční řešení (např. Novell GroupWise, opensource apod.) zdaleka nenabízejí takové možnosti, podporu a funkcionalitu jako IBM či Microsoft, ani jistotu, kam se jejich další vývoj bude ubírat. S rostoucími nároky společnosti na funkcionalitu, požadavky na integraci s dalšími systémy (ERP, DMS, ) a přizpůsobení na míru (customizaci) pak u těchto menších řešení nevyhnutelně dochází k dosažení jejich limitů a potřebě je dříve či později nahradit robustnějšími systémy. To s sebou pochopitelně nese ztrátu investic a další nemalé náklady na migraci dat, školení atd. Proto jednoznačně doporučujeme začít firemní groupware budovat už od začátku na pevných základech, a těmi jsou v dnešní době: Microsoft Exchange Server s MS Outlook jako klientem nebo- IBM Lotus Domino server s Lotus Notes jako klientem. Obě řešení mají své výhody a nevýhody. Pro Microsoft hraje především líbívější design a větší rozšíření v Evropě a tím i širší podpora, pro IBM zase nižší náklady na vlastnictví, vyšší bezpečnost, podpora více operačních systémů, vysoká přizpůsobitelnost a otevřenost. Porovnání vzhledu Lotus Notes R8.5 a MS Outlook 2007 je pro ilustraci na konci tohoto dokumentu. Tím nejzásadnějším rozdílem je však to, že zatímco Microsoft Exchange je výhradně poštovní a kalendářový systém, Lotus Domino je kromě toho navíc platformou, na které lze velmi efektivně provozovat další firemní aplikace (např. schvalovací workflow, CRM, znalostní databáze atd), které v prostředí Microsoftu vyžadují nemalé investice a rozšíření Exchange o další placené komponenty (např. Sharepoint Server, Live Communication Server, Forefront, SQL atd.). Lotus aplikace lze navíc provozovat i offline (bez připojení k serveru) nebo je replikovat mezi více servery. Proto nelze oba systémy porovnávat zcela doslovně, protože řešení IBM obsahuje již v základu mnohem více funkcí a možností než Microsoft. Pro rozhodování, které z obou řešení lépe odpovídá Vašim potřebám, je vhodné zvážit nejen finanční náklady spojené s nasazením a provozem, ale i další aspekty stávající infrastrukturu, uživatelskou přívětivost, rozšiřitelnost, technologické limity, možnost vývoje aplikací na míru, zálohování a obnovu, požadavky na bezpečnost, dostupnost služeb atd. Varianty řešení Uvažujme celkem 4 varianty řešení firemního groupwaru jako kombinace těchto součástí: - serverového operačního systému (MS Windows versus Linux) - poštovního, resp. aplikačního softwaru (MS Exchange versus IBM Lotus Domino) - klienta pro spolupráci (MS Outlook versus Lotus Notes) - balíku kancelářských editorů (MS Office versus Open Office/Lotus Symphony) Tabulka 1 Varianty řešení firemního prostředí pro spolupráci (groupware) VARIANTA 1 VARIANTA 2 VARIANTA 3 VARIANTA 4 MS Windows 2008 SBS MS Windows 2008 SBS MS Windows 2008 Server Linux CentOS 5 MS Exchange 2010 MS Exchange 2010 IBM Lotus Domino R8.5 IBM Lotus Domino R8.5 MS Office (vč. MS Outlook) MS Outlook IBM Lotus Notes 8.5 cs IBM Lotus Notes 8.5 cs Open Office IBM Lotus Symphony IBM Lotus Symphony Detailní rozpis nákladů na implementaci všech součástí groupwarového řešení (včetně instalačních prácí) uvádí grafy a tabulky níže. Z tabulky i grafu je zřejmé, že zatímco náklady na práci (instalaci softwaru) jsou víceméně srovnatelné u všech variant, velký rozdíl vzniká v nákladech na licence. Čím více je celé řešení postaveno na produktech Microsoftu, tím více se prodražuje. Pokud variantu využívající čistě ne-microsoftí produkty - Linux a IBM Lotus Notes/Domino - vezmeme jako základ (100 %), pak řešení postavené postavené výhradně na produktech Microsoftu (varianta 1) odpovídá 276 % (tj. téměř 3x dražší). A to neuvažujeme tzv. udržovací poplatky, které opravňují držitele k upgradům na vyšší verze. Zatímco u IBM je jednoletá maintenance již v ceně, u Microsoftu tento poplatek (tzv. Software Assurance) ještě dále
Cena výrazně navýší cenu. Pokud bychom tento poplatek zahrnuli, abychom srovnávali srovnatelné, pak by byl rozdíl ve prospěch IBM ještě o desítky procent vyšší. Groupwarové funkce by pak zajišťovala platforma IBM Lotus Notes/Domino, která nabízí společnosti vašeho typu a velikosti výrazně více možností než MS Exchange. S rostoucím počtem zaměstnanců a stoupajícími nároky na zajištění business kontinuity by srovnání ve prospěch IBM Lotus Notes bylo ještě výraznější. Díky licenčnímu modelu IBM, kdy Lotus Domino servery jsou pro společnosti vaší velikosti zdarma, budete moci flexibilně reagovat na potřeby firmy bez dodatečných vysokých nákladů, které s sebou typicky nesou technologie Microsoftu. Přitom můžete provozovat špičkové technologie IBM, které Vám nepochybně přinesou významnou konkureční výhodu. V neposlední řadě vycházíme v našem doporučení z faktu, že neprovozujete žádné aplikace, které by kombinací s MS Exchange přinesly nějakou přidanou hodnotu a ospravedlnily tak vysoké pořizovací i provozní náklady variant 1 a 2. Nabízíme Vám v případě zájmu také refereční návštěvu některého z našich klientů v ČR, kde můžete uvedené systémy vidět naživo. Pokud se rozhodnete pro některou z uvedených variant, navrhneme následně optimální postup a termíny implementace, včetně plánu migrace dat na nový systém a zaškolení uživatelů. Analýza nákladů na implementaci groupwaru 700 000 Kč 600 000 Kč 500 000 Kč 400 000 Kč 300 000 Kč Instalace stanic Instalace groupware Instalace OS serveru Lotus Symphony IBM Lotus Notes IBM Lotus Domino server Linux CentOS 5 MS Office 2007 Std MS Outlook 2007 Přístupové licence (CAL) MS Windows 2003 Server Hardware (server DELL) 200 000 Kč 100 000 Kč 0 Kč VARIANTA 1 VARIANTA 2 VARIANTA 3 VARIANTA 4 578 320 Kč 279 980 Kč 245 990 Kč 209 330 Kč 276% 134% 118% 100%
Tabulka 2 Detailní analýza nákladů na řešení groupware kombinací Microsoft, IBM a open-source produktů (pro 40 uživatelů) ks POLOŽKA VARIANTA 1 VARIANTA 2 VARIANTA 3 VARIANTA 4 Operační systém: MS Windows 2008 SBS Server MS Windows 2008 SBS Server MS Windows 2008 Server Linux CentOS 5 Groupware server: MS Exchange 2010 MS Exchange 2010 IBM Lotus Domino R8.5 IBM Lotus Domino R8.5 Groupware klient: MS Outlook MS Outlook IBM Lotus Notes 8.5 cs IBM Lotus Notes 8.5 cs Kancelářské editory: MS Office Open Office IBM Lotus Symphony IBM Lotus Symphony 1 Výhody/Nevýhody: - limit 75 uživatelů/server - limit 75 uživatelů/server + centrální správa počítačů + jednotné IBM prostředí 1. HARDWARE + centrální správa počítačů + centrální správa počítačů + podpora mobilních zařízení + nejlevnější řešení + jednotné MS prostředí - náročnější instalace stanic + jednotné IBM prostředí + integrovaný instant messaging v ceně - vysoká cena - vyšší cena + optimální poměr cena/výkon - nelze centrální správa počítačů + integrovaný instant messaging v ceně Server DELL PE110 74 580 Kč 74 580 Kč 74 580 Kč 74 580 Kč 2. SOFTWARE OEM Win SBS Stnd 2008 w/sp2 Eng DVD 1-4 CPU + 5 CAL (bez SW Assurance!) 15 950 Kč 15 950 Kč 14 050 Kč 7 OEM Win SBS CAL 2008 Eng 5 User CAL 42 910 Kč 42 910 Kč 19 460 Kč 40 Microsoft Outlook 2007 (SNGL OLP NL) 89 840 Kč Microsoft Office Standard 2007 (SNGL OLP 40 NL) 398 680 Kč 1 Linux CentOS 5 0 Kč 1 Lotus Domino Server Express (vč..1rok mnt.) 0 Kč 0 Kč 40 Lotus Notes Express uživatelské licence 106 400 Kč 106 400 Kč 40 Lotus Symphony/Open Office 0 Kč 0 Kč 3. PRÁCE 1 Instalace OS (Windows/Linux) 6 300 Kč 6 300 Kč 6 300 Kč 3 150 Kč Instalace groupware (Exchange/Lotus 1 Domino) 8 400 Kč 8 400 Kč 4 200 Kč 4 200 Kč 40 Instalace stanic (Outlook/Lotus Notes) 31 500 Kč 42 000 Kč 21 000 Kč 21 000 Kč CELKEM 578 320 Kč 279 980 Kč 245 990 Kč 209 330 Kč
Porovnání Microsoft Exchange a IBM Lotus Notes/Domino Microsoft Exchange Funkcionalita v ceně zákl. verze PIM (maily, kalendáře, úkoly ) Rezervace zdrojů Přístup z webu (pouze PIM) Synchronizace na mobilní zař. Instant messaging (Lotus Sametime) Ne Sdílení dokumentů (Lotus Quickr) Ne LDAP server (součást operačního systému) HTTP(S) server (součást IIS) IMAP, POP3 Podpora server. operačních systémů Windows Server 32 bit Windows Server 64 bit Linux (RedHat, SUSE, ) Další (AIX, i5, Solaris, ) Virtualizace Podpora Dostupnost dalších aplikací v ČJ Počet dodavatelů v ČR Frekvence nových velkých verzí Rozšíření v Evropě Udržovací poplatek Licenční model pro SMB Mobilní řešení Blackberry Symbian Windows Mobile iphone Android Dostupnost Offline práce Replikace mezi více servery Clustery, rozdělování zátěže Instalace a údržba Instalace hlavního serveru Upgrade na vyšší velkou verzi Migrace na jiný hardware (ne VM) Migrace na jiný operační systém Přechod na jiný groupware Zálohování Obnova Obnova v případě pádu celého OS Zpětná kompatibilita se staršími ver. Sledování aktivity serveru Bezpečnost Odolnost proti běžným typům útoků Odolnost proti běžným virům Omezení přístupu adminů k datům Závislost na operačním systému MS Prostředí Uživatelský komfort Přizpůsobitelnost Vývoj Programování aplikací na míru Rozšiřitelnost, integrace Ne Ne Ne Jen některé konfigurace Výborná Vysoký ~ 5 let 1. místo Podmínkou podpory výrobce Komplikovaný, mnoho variant Pouze maily/kalendář/úkoly/kontakty Jen omezeně Komplikované, vysoké HW nároky Náročná, mnoho komponent > 4 hod > 8 hod Nelze, pouze Microsoft Windows Velmi komplikovaný Per server (celý data storage) Zdlouhavá Extrémně náročná Velmi omezená Pouze zpětně (logy) Průměrná Nízká Velmi složitě realizovatelné Absolutní Velmi vysoký Omezená Finančně a časově náročné Mimo MS produkty může být složité IBM Lotus Notes/Domino (lze pro všechny aplikace) Průměrná Průměrný ~ 2 roky 2. místo 1 rok v ceně Jednoduchý (per uživatel) Všechny aplikace Všechny aplikace Snadné, i 2 servery Jeden instalační balík 1 hod 1 hod 1 hod Středně náročný Per databáze Velmi snadná Velmi snadná Téměř 100% V reálném čase Velmi vysoká Absolutní Snadno řešitelné Není závislost Vysoký Vysoká Rychlé, výrazně levnější než u MS Snadno řešitelné
Porovnání vzhledu uživatelského rozhraní IBM Lotus Notes a MS Outlook Lotus Notes R8.5 Microsoft Outlook 2007