Tato studijní opora je spolufinancována ze strukturálních fondů 85% a ze státního rozpočtu ČR 15%. OPVK CZ.1.07/3.2.02/05.0083 - Interaktivně, efektivně, kvalitně využití moderních technologií v dalším vzdělávání AP MODUL JAZYKOVÉ MINIMUM PRO PRO ADMINISTRATIVNÍ PRACOVNÍKY NJ STUDIJNÍ MATERIÁL ke vzdělávacímu programu Administrativní pracovník/pracovnice
NA TVORBĚ SE PODÍLELI: Zpracovatel: Bohemia Training Institute s.r.o. Autor: Mgr. Petra Hrušková Manažer projektu: Mgr. Renáta Divíšková
OBSAH I. Představujeme se 6 II. Komunikace na pracovišti 10 III. Struktura dopisu 16 V. O firmě 20
I. 7 I. PŘEDSTAVUJEME SE WIR STELLEN UNS VOR (GEWOHNHEITEN, GRÜSSE, NONVERBALE KOMMUNIKATION) 1. PŘEDSTAVTE SE A POTÉ PŘEDSTAVTE SVÉHO KOLEGU, ŠÉFA, PODŘÍZENÉHO (NÁSLEDUJÍCÍ FRÁZE VÁM POMOHOU / STELLEN SIE SICH, IHREN KOLLEGEN, CHEF, MITARBEITER VOR, FOLGENDE PHRASEN HELFEN IHNEN DABEI.) - Chtěl bych se nejprve představit. - Ich möchte mich zuerst vorstellen. (Moje jméno je) Novák (Mein Name ist) Novák, Ich bin..., Ich heiße... ČÁST 1 PŘEDSTAVUJEME SE - Těší mě. (Es) freut mich. / Es freut mich sehr, Sie kennen zu lernen. - Mohu Vám představit svého kolegu, šéfa? / Darf ich Ihnen meinen Kollegen, Chef vorstellen? - Kennen Sie schon meinen Chef, Herrn Brunner? - To je náš nový kolega z oddělení marketingu. / Das ist unser neue Kollege von der Marketingabteilung. - Nezapamatoval jsem si, přeslechl jsem Vaše jméno. / Wie heißen Sie bitte? Ich habe Ihren Namen leider nicht gemerkt/ verhört. - Můžete mi hláskovat svoje jméno? / Können Sie bitte Ihren Namen buchstabieren? 2. POTKÁME NĚKOHO, KOHO JIŽ ZNÁME / WENN MAN JEMANDEN TRIFFT, DEN MAN SCHON KENNT. Zkuste odhadnout český význam daných frází, jak na ně budete německy reagovat? Ich bin froh, Sie wieder zu treffen. Wir haben uns ja schon an der Messe in Frankfurt gesehen, nicht wahr? Wann war es genau? Es freut mich, Sie persönlich zu treffen / kennenzulernen. Woher kennen wir uns eigentlich? Wann haben wir uns das letzte Mal gesehen? Seit wann haben wir uns nicht mehr gesehen? Wie geht es Ihnen? Alles beim Alten? Entschuldigung, wir kennen uns vom Sehen, oder?
I. I. 8 9 3. POZDRAVY / GRÜSSE a) Vypište části dne a přiřaďte daný pozdrav. Wie sind die einzelnen Teile des Tages und die Grussformeln dazu? der Morgen Guten Morgen!............ - Tituly / Akademische Titel v němčině se používají méně než u nás, i v písemném styku, v Rakousku častěji než v Německu, častější je Frau Professor Klein než Frau Professorin Klein. Pozor na ekvivalenty českého titulu inženýr (např. Diplom/Ingenieur, Diplom- Kaufmann/ Kauffrau a.j.) se při běžném hovoru nepoužívají; Ingenieur znamená absolvování jen technického vzdělání na úrovni střední školy. Titul Ing. zkracujeme v nj - Dipl. Ing. - Pozor na oslovení Fräulein / slečna i v češtině bychom tak neměli oslovovat mladé seč neprovdané ženy s titulem, v němčině je toto oslovení považováno za zastaralé případně za rážlivé. Proto oslovujeme Frau + Nachname. - Hláskování / Buchstabieren v nj pozor na odlišnosti u některých hlásek (ch = cé, há; j = jot; v = fau; w = wé; z = zet; ss = Doppel s; ä = a Umlaut; usw....) Pokyn / Hinweis: Části dne a rovněž časové údaje jsou v němčině často rodu mužského - der Tag, der Monat ale die Nacht, die Woche a das Jahr. Typická předložka je am am Montag, am Nachmittag, am Wochenende... Pro měsíce a roční období- im im Mai, im Winter... b) Jaké další pozdravy znáte? A jaké jsou typické pro různé části Německa? c) Jak se rozloučíme? / Abschiedsformeln. d) Jak se rozloučíme v telefonu? Tip: Feierabend! se používá při loučení jako Abschiedsformel, možné však i při setkání ve smyslu českého Padla! T.j. veškerý čas po pracovní době 4. SPOLEČENSKÉ ZVYKLOSTI / GEWOHNHEITEN V Německu je běžné podávat při pozdravu ruku a platí stejná pravidla jako u nás: žena muži, starší mladšímu, nadřízený podřízenému (Die Dame reicht dem Herrn die Hand, die ältere Person der jüngeren, der Chef dem Untergeordneten). V německých firmách převažuje vykání (siezen) před tykání (duzen), především mezi podřízenými a nadřízenými, někde se užívá křestní jméno (Name) a vyká se, někde je běžné oslovení Herr, Frau + Nachname. Také je běžné při pozdravu uvést i jméno Guten Morgen, Herr Brunner. GRAMATIKA Pozor na odlišný rod a slabé skloňování podstatného jména der Name. V němčině je rodu mužského der Name, potom tedy mein Name, sein Name a Ihr Name. Slabé podst. jméno přibírá ve všech pádech 2.,3.,4.koncovku n. Proto - Zapomněl jsem Vaše jméno / Ich habe Ihren Namen vergessen Další slabá: der Herr, der Kollege, der Junge, der Kunde...
I I. 11 II. KOMUNIKACE NA PRACOVIŠTI KOMMUNIKATION AM ARBEITSPLATZ (ANFRAGEN UND ANLIEGEN BEHANDELN, VERSTÄNDIGUNG, TELEFONIEREN - NACHRICHT AM AN- RUFBEANTWORTER, TERMINE VEREINBAREN UND VERSCHIEBEN) 1. HOST VE FIRMĚ / DER GAST IN DER FIRMA Některé užitečné fráze / Einige nützliche Phrasen. - Wie war der Flug / die Reise? - Sind Sie müde? - Herzlich willkommen. ČÁST 2 KOMUNIKACE NA PRACOVIŠTI - Nehmen Sie Platz. - Machen Sie sich gemütlich. (Udělejte si pohodlí) - Warten Sie bitte einen Moment, ich rufe unseren Chef. - Was kann ich Ihnen anbieten, eine Tasse Kaffee (schwarz, mit Milch) oder vielleicht Wasser? Frage: Was können wir unserem Gast noch weiter anbieten?... - Entschuldigung, dass Sie so lange warten mussten. - Hier ist meine Visitenkarte. / Darf ich Ihnen meine Visitenkarte geben? Könnte ich Ihre Visitenkarte haben? - Ich möchte den Kollegen noch die Visitenkarte überreichen. (předat) Hinweis: Vizitky nikdy neodkládáme bez přečtení (ungelesen). Vhodné je vizitku přelétnout pohledem (ein paar Sekunden überfliegen. Host (der Gast předává vizitku jako první. Ve skupince dostane vizitku jako první člověk s nejvyšším postavením (der Ranghöchste). Pokud není možné postavení (die Hierarchie) určit, rozdáváme vizitky popořadě (der Reihe nach). Vizitky nepředáváme při soukromém setkání, vyčváme spíše na vhodnou příležitost (Anlass) představit se. Vizitky musejí být samozřejmě čisté a aktální (sauber und aktuell).
I I. I I. 12 13 2. SJEDNÁVÁNÍ TERMÍNU / EINEN TERMIN VEREINBAREN Hinweis: Chodit včas (rechtzeitig) na pracovní a soukromé schůzky je v Německu důležité. Pokud necháme někoho čekat, může to být chápáno jako projev neúcty. (die Missachtung) Sjednat si schůzku / Sich verabreden - Könnte ich nächste Woche mal bei Ihnen vorbeikommen? (Můžu se u vás příští týden zastavit?) - Ich würde Sie gerne besuchen, passt es Ihnen nächste Woche? Frage: Welche weitere Terminvorschläge haben Sie?... - Tut mir leid, da habe ich schon etwas, ich kann erst am Freitag kommen. - Wissen Sie, wo und wie Sie uns finden? - Wo treffen wir uns? - Ich möchte den Termin am 02.03. bestätigen (potvrdit). - Ich freue mich auf Ihren Besuch /dass Sie mich besuchen. - Am Mittwoch habe ich leider keine Zeit für Sie, es geht erst am Montag. 3. NEROZUMÍME / VERSTÄNDIGUNG Co řeknete v těchto situacích? / Was sagen Sie in diesen Situationen? - Wenn Sie ein Wort nicht verstehen - Wenn Ihr Gesprächspartner zu schnell / undeutlich spricht - Wenn man Sie nach Ihren Deutschkenntnissen fragt - Wenn Ihnen das passende deutsche Wort fehlt 4. TELEFONUJEME, ZANECHÁVÁME ZPRÁVU / WIR TELEFONIEREN, NACHRICHT AM ANRUFBEANTWORTER a) Doplňte k těmto odpovědím vhodné otázky / Ergänzen Sie passende Fragen:... - Frau Dietel ist leider dienstlich unterwegs.... - Ja, richten Sie ihr aus, dass sie zurückrufen soll.... - Sie kommt in drei Tagen, also am Donnerstag, wieder zurück.... - Nein, ich muss mit ihr persönlich sprechen.... - Ihr Vertreter ist Herr Heilig.... - Leider nicht, er ist gerade ausser Haus. b) Zpráva na záznamníku /Nachricht am Anrufbeantworter doplňte mezery/ ergänzen Sie die Lücken - Guten Tag, hier ist Firma XY, momentan kann leider ans Telefon gehen. Hinterlassen Sie bitte nach dem Piep (pípnutí) Ihre. Wir rufen Sie zurück. Vielen für Ihren Anruf. - Hier ist der beantworter von Marie Schmidt. Ich bin momentan nicht zu. Wenn Sie mir eine Nachricht wollen, sprechen Sie bitte nach dem Pfeifton. Danke für Ihren. Auf. c) Jaké věty mají stejný význam? /Welche Sätze haben die gleiche Bedeutung? 1 Dort meldet sich niemand. 2 Soll ich etwas ausrichten? 3 Wer ist am Apparat? 4 Sie soll bitte zurückrufen. 5 Ich hätte gern eine Auskunft darüber. 6 Dort wird gerade gesprochen. 7 Sie ist dienstlich unterwegs. 8 Ich habe eine falsche Nummer gewählt. a b c d e f g h Mit wem spreche ich? Ich brauche eine Information darüber. Es ist besetzt. Sie ist auf einer Dienstreise. Niemand nimmt ab. Ich habe mich verwählt. Soll ich ihm einen Nachricht hinterlassen? Sie soll mich bitte anrufen. 5. DOMLOUVÁME A POSOUVÁME TERMÍN / TERMINE VEREINBAREN UND VERSCHIEBEN a) Nach möglichen Terminen fragen Welches Datum würde Ihnen am besten passen? Ziehen Sie ein bestimmtes Datum vor? Haben Sie schon einen Terminvorschlag?
I I. I I. 14 15 b) Termine vorschlagen Passt es Ihnen / Geht das / Können Sie am... um...? Würde für Sie der... (Datum) um... gehen? Könnten Sie den... um... dafür einplanen? f) Abschluss Ich danke Ihnen für eine kurze Rückmeldung zum Termin. Wären Sie so freundlich, mir kurz den definitiven Termin zu bestätigen? Darf ich Sie um eine kurze Bestätigung des Termins bitten? Wie wäre es mit / Was halten Sie von... um...? c) Erklären, dass ein Termin nicht möglich ist Am.. um... habe/ bin ich / ist / hat Herr / Frau... leider... Zu diesem Zeitpunkt habe/ bin ich... / ist/ hat Herr / Frau Das passt leider nicht,... (Erklärung) Der... (Tag/ Datum) / Um... ist (es) leider nicht möglich,... (Erklärung) Das wird nicht gehen,... (Erklärung) Das wäre sehr ungünstig,... (Erklärung) d) Einen Terminvorschlag annehmen (akzeptieren) Ja, das würde (sehr gut) gehen / passen. Ja, das können wir so festhalten. Ja, das kann ich einrichten. Ja, das scheint jetzt die beste Lösung zu sein. e) Eine Terminvereinbarung bestätigen Gut / Also, -... dann notiere ich jetzt den... um... -... dann halten wir den... um... fest. -... dann bleibt es beim... um... Ich bestätige Ihnen den Termin nach Rücksprache mit Herrn / Frau
III. 17 III. STRUKTURA DOPISU SCHRIFTLICHE KONTAKTE GESCHÄFTSKORRESPONDENZ (BE- TREFF, ANREDE, BRIEF, ANLAGEN, ABKÜRZUNGEN, TIPPS UND TRICKS FÜR EFFEKTIVE KORRESPONDENZ) 1. STRUKTURA DOPISU / GESCHÄFTSKORRESPONDENZ 1 Absenderadresse adresa odesílatele 2 Empfängeradresse adresa příjemce 3 Die Angabe von Ort und Datum Cham, 4.juli 2014 -zarovnáváme k pravému okraji ČÁST 3 STRUKTURA DOPISU 4 Ausschreibung Betreff věc, slovo Betreff se již na začátku nepíše, píše se téma dopisu Frage: Co vše může být předmětem obchodního dopisu?... Frage: Dokážete k těmto podstatným jménům definovat jednotlivá slovesa? Die Anfrage poptávka Das Angebot an + 3.p. nabídka, nabídka něčeho Angebot ablehnen odmítnout nabídku Der Auftrag objednávka Die Beschwerde stížnost Die Mahnung výzva 5 Die Anrede oslovení Sehr geehrte Damen und Herren, Hinweis! Dbejte na správnou koncovku! 6 Der eigentliche Brieftext / vlastní text dopisu 7 Abschluss závěr Bei Rückfragen stehen wir selbstverständlich jederzeit zur Verfügung. Sollten Sie Fragen oder Probleme haben, kontaktieren Sie uns gerne. Vielen Dank für Ihre Mühe. 8 Gruß Pozdrav Mit freundlichen Grüssen Mit freundlichem Gruß 9 Die Unterschrift podpis 10 Anlagen přílohy Hinweis! Příloha k dopisu die Anlage, příloha k jídlu die Beilage!
18 III. 2. ZKRATKY / ABKÜRZUNGEN ABK. Přiřaď k dané zkratce český význam, doplň i celé německé slovo v zastoupení / tento měsíc / vztahující se / německy / a podobně / asi / viz výše / viz níže / z pověření / případně / to znamená / z části / kalendářní týden / daň z přidané hodnoty / prosíme o odpověď / k rukám / například Zkratka Celé německé slovo Český význam betr. bzw. ca. d.h. d.m. dt. i.a. i.v. KW MWSt. s.o. s.u. u.ä. U.A.w.g. usw. vgl. z.b. z.h. z.t.
IV. 21 IV. O FIRMĚ ÜBER DIE FIRMA (PRÄSENTATION DER FIRMA AUFBAUORGANI- SATION, INTERKULTURELLE UNTERSCHIEDE / TYPISCH DEUTSCH) 1. Jaké právní formy firem znáte? Co dané zkratky znamenají? / Welche Rechtsformen der Firmen kennen Sie? Was bedeuten diese Abkürzungen? např. GmbH... 2. Představte svoji firmu. Jednotlivá hesla Vám pomohou / Stellen Sie Ihre Firma vor. Einzelne Stichworte helfen Ihnen dabei. ČÁST 4 O FIRMĚ Name Branche Produkte / Dienstleistungen Umsatz Zahl der Mitarbeiter Niederlassungen / Filialen / Zweigstellen / Produktionsstätten Absatzmärkte, Kunden Geschäftsbeziehungen mit deutschsprachigen Partnern Weitere wichtige Informationen
IV. 22 23 IV. ROZDĚLENÍ FIRMY /AUFTEILUNG DER FIRMA Označte oddělení, která jsou shodná s Vaší firmou / Markieren Sie die Abteilungen, die es auch in Ihrem Unternehmen gibt I. GESCHÄFTSFÜHRUNG Assistenz Controlling Rechtsabteilung HINWEISE! Gramatika Dbejte správného překladu a především užití předložky bei. Pracuji ve firmě Alwa jako zástupce vedoucího - Ich arbeite bei der Firma Alwa als Vertreter des Chefs. Interkulturní rozdíly! Hierarchie tedy postavení jednotlivých zaměstananců firmy je v německých firmách velmi silně chápáno, silněji než u nás. Každé oddělení řeší pouze věci spadající do jeho kompetence! II. KAUFMÄNNISCHER BEREICH Einkauf - Bestellungen - Warenannahme Vertrieb - Marketing - Außendienst - Fakturen - Versand Rechnungs-/Finanzwesen - Finanzplanung - Buchhaltung - Betriebsrechnung Personalwesen - Personalbüro - Lohnbüro III. FERTIGUNGSBEREICH Planung - Arbeitsvorbereitung - Kalkulation Fertigung Lager - Bereich A - Bereich B - Bereich C
POZNÁMKY:............
........
www.bti-plzen.cz INTERAKTIVNĚ EFEKTIVNĚ KVALITNĚ