Směrnice ke schvalování účetní závěrky MČ Brno-Kohoutovice

BAŠNÉHO 36, 623 00 BRNO Směrnice ke schvalování účetní závěrky MČ Brno-Kohoutovice 1

ČÁST I. Článek 1. Cíl směrnice 1.1. Tato směrnice závazně upravuje způsob, kompetence, formu, lhůty a pracovní účast dotčených osob odpovědných za zpracování účetní závěrky a předání podkladů k jejímu schválení a to jak v průběhu účetního období, tak po jeho uzavření až do konečného výroku o schválení nebo neschválení účetní závěrky. 1.2. Směrnice upravuje vzájemnou součinnost mezi dotčenými osobami, jmenovanými osobami a schvalujícím orgánem při přípravě a v průběhu schvalování účetní závěrky tak, aby schvalující orgán mohl odpovědně posoudit, zda předložená účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky. Článek 2. Legislativní rámec 2.1. Směrnice se vydává k zabezpečení úkolů stanovených vyhláškou č. 220/2013 Sb., o požadavcích na schvalování účetních závěrek některých vybraných účetních jednotek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen vyhláška), kterou se provádí 4 odst. 8 písm. w) zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. 2.2. Pravomoc zastupitelstva schvalovat účetní závěrku k rozvahovému dni je vyhrazena 84 odst. 2 písm. b) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů. Článek 3. Základní pojmy Pro účely této směrnice se rozumí: a) schvalovanou účetní závěrkou je účetní závěrka MČ Brno-Kohoutovice (dále jen účetní závěrka) k rozvahovému dni b) dotčenou účetní jednotkou je MČ Brno-Kohoutovice c) schvalujícím orgánem je Zastupitelstvo MČ Brno-Kohoutovice (dále jen zastupitelstvo) d) dotčenou osobou účetní jednotky je zaměstnanec ÚMČMB Brno-Kohoutovice (dále jen ÚMČMB) nebo osoba, která zajišťuje vznik, převzetí nebo úschovu účetních záznamů nebo pokud při své činnosti provádí posouzení těchto účetních záznamů, finančních procesů, účetních postupů a vnitřních předpisů e) jmenovanou osobou je člen pracovní skupiny určené zastupitelstvem v případě neschválení účetní závěrky, který se podílí na dalších úkonech vedoucích ke konečnému schválení účetní závěrky. 2

ČÁST II. Článek 4. Zajištění a příprava schvalování účetní závěrky 4.1. Odbor finanční: zajišťuje vedení účetnictví v souladu s platnými předpisy zajišťuje vedení účtů v souladu se Směrnicí pro provedení inventarizace provádí ve spolupráci s ostatními odbory ÚMČMB inventarizaci majetku a závazků, spolupracuje na zpracování závěrečné zprávy z inventarizace připravuje a předkládá účetní závěrku v rozsahu stanoveném zákonem o účetnictví zajišťuje nápravu opatření z interních auditů, veřejnosprávních kontrol, přezkumu hospodaření a ostatních finančních kontrol na úseku účetnictví a finančního hospodaření města zajišťuje zpracování a předání požadovaných informací schvalujícímu orgánu 4.2. Finanční výbor ZMČ Brno-Kohoutovice (dále jen FV ZMČ) projednává a schvaluje doporučení k podkladům pro schválení účetní závěrky v zápisu ze schůze FV ZMČ. Vyjádření směřuje zejména k: účetním a finančním výkazům, zprávě o výsledku přezkoumávání hospodaření, zprávě interního auditu, inventarizační zprávě, případným dalším účetním záznamům a doplňujícím informacím, které si FV ZMČ vyžádal. Závěr uvedený v zápisu ze schůze FV ZMČ obsahuje zejména vyjádření, zda: - bylo zjištěno, že schvalovaná účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky, - bylo zjištěno, že schvalovaná účetní závěrka neposkytuje věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky, - byly/nebyly předloženy veškeré významné podklady stanovené vyhláškou nebo podklady, které si vyžádali. FV ZMČ svým usnesením doporučuje zastupitelstvu schválení nebo neschválení účetní závěrky. Článek 5. Činnosti v průběhu účetního období 5.1. Účetní jednotka v průběhu účetního období organizuje činnosti související s obsahem schvalované účetní závěrky tak, aby docházelo k průběžnému posuzování úplnosti a 3

průkaznosti účetnictví a vyhodnocování předvídatelných rizik. Tyto činnosti účetní jednotka organizuje v rámci finanční kontroly podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů. 5.2. Schvalující orgán může v průběhu účetního období vůči účetní jednotce nebo dotčeným osobám během roku: požadovat nahlédnutí do účetních knih a dalších účetních záznamů požadovat předložení účetních záznamů, včetně předložení mezitímních účetních závěrek nebo vyžádání informací z těchto mezitímních závěrek činit podněty za účelem zlepšení skutečnosti zobrazených v účetní závěrce, zlepšení postupů při činnostech souvisejících se schvalováním účetní závěrky 5.3. Účetní jednotka zajistí schvalujícímu orgánu v průběhu účetního období přístup k mezitímním účetním závěrkám nebo vyžádaným informacím z těchto mezitímních účetních závěrek. 5.4. Dotčené osoby účetní jednotky spolupracují s FV ZMČ popřípadě schvalujícím orgánem tak, aby byly zajištěny dostatečné a objektivní podmínky pro schválení účetní závěrky. Článek 6. Podklady pro schvalování účetní závěrky 6.1. Dotčená účetní jednotka zajistí přípravu a předložení podkladů pro schvalování účetní závěrky schvalujícímu orgánu. 6.2. Podklady pro schvalování účetní závěrky tvoří zejména: výkazy schvalované účetní závěrky (rozvaha, výkaz zisku a ztráty, příloha, přehled o peněžních tocích a změnách vlastního kapitálu) zpráva popř. závěry zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření podle zákona č. 420/2004 Sb., o přezkoumávání hospodaření územních samosprávných celků a dobrovolných svazků obcí, ve znění pozdějších předpisů, pokud je ke dni předložení podkladů k dispozici zpráva popř. závěry zpráv z finančních kontrol, provedených interních auditů, veřejnosprávních kontrol a případně další závažná zjištění, pokud mají vliv na úplnost a průkaznost účetnictví MČ Brno-Kohoutovice v běžném roce, které jsou ke dni předložení vypracovány inventarizační zpráva v rozsahu 2 písm. e) vyhlášky č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků, ve znění pozdějších předpisů účetní záznamy a doplňující informace vyžádané FV ZMČ resp. zastupitelstvem. 6.3. Pokud účetní jednotka zjistila chyby v účetní závěrce, provede neprodleně opravy do nového účetního období tak, aby byly provedeny do doby před předložením podkladů ke 4

schvalování účetní závěrky. Tyto opravy prokazuje předáním průkazných účetních záznamů oprav nesprávností schvalované účetní závěrky, které budou součástí podkladů pro jednání zastupitelstva při schvalování účetní závěrky. Článek 7. Schválení účetní závěrky 7.1. Pokud schvalující orgán na základě předložených nebo vyžádaných podkladů nezjistí, že schvalovaná účetní závěrka neposkytuje v rozsahu skutečností posuzovaných podle 4 vyhlášky (viz Článek 6., bod 6.1.) věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky, tuto účetní závěrku schválí. 7.2. Schvalující orgán schválí účetní závěrku i v případě, že na základě předložených nebo vyžádaných podkladů zjistí, že schvalovaná účetní závěrka poskytuje v rozsahu posuzovaných požadavků podle 4 vyhlášky věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky v souvislosti se skutečnostmi obsaženými v účetní závěrce následujícího účetního období. 7.3. Souvislost se skutečnostmi obsaženými v účetní závěrce následujícího účetního období lze prokázat též tím, že existují průkazné účetní záznamy o opravě chyby účetního období schvalované účetní závěrky, a to včetně účetních zápisů v příslušných účetních knihách. 7.4. Schvalující orgán nemůže schválit pouze část účetní závěrky. Článek 8. Neschválení účetní závěrky 8.1. Pokud schvalující orgán na základě předložených nebo vyžádaných podkladů zjistí, že schvalovaná účetní závěrka neposkytuje v rozsahu posuzovaných požadavků podle 4 vyhlášky (viz Článek 6., bod 6.1.) věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky, a to ani v souvislosti se skutečnostmi obsaženými v účetní závěrce následujícího účetního období, neschválí tuto účetní závěrku. 8.2. Schvalující orgán neschválí účetní závěrku též v případě, že mu nebyly předloženy veškeré významné podklady podle 5 nebo podklady, které si vyžádal. 8.3. Zápis o neschválení účetní závěrky obsahuje popis skutečností, pro které nebyla účetní závěrka schválena, odůvodnění tohoto neschválení s důrazem na skutečnosti vyjmenované v 4 vyhlášky a lhůtu k odstranění zjištěných vad. Podkladem pro tento zápis budou písemně uvedené důvody jednotlivých členů zastupitelstva, kteří vyjádřili své nesouhlasné stanovisko se schválením účetní závěrky MČ Brno-Kohoutovice. Písemné odůvodnění bude podkladem pro odstranění zjištěných nedostatků a stanovení lhůty pro toto odstranění. 5

8.4. Schvalující orgán nemůže neschválit pouze část účetní závěrky. Článek 9. Závěr z jednání zastupitelstva o schvalování účetní závěrky 9.1. Schvalující orgán prověří předložené podklady a učiní závěr, který obsahuje zejména vyjádření: zda bylo zjištěno, že schvalovaná účetní závěrka v rozsahu předložených dokladů poskytuje věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky nebo bylo zjištěno, že schvalovaná účetní závěrka v rozsahu předložených dokladů neposkytuje věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky že jim nebyly předloženy veškeré významné podklady stanovené vyhláškou nebo podklady, které si zastupitelstvo předem vyžádalo, aby mohly být výše uvedené skutečnosti posouzeny. 9.2. Závěr ve věci schválení nebo neschválení účetní závěrky je součástí usnesení zastupitelstva s odůvodněním dle požadavků vyhlášky. Článek 10. Zápis o neschválení účetní závěrky 10.1. V případě neschválení účetní závěrky jmenuje zastupitelstvo pracovní skupinu, která zpracuje zápis o neschválení účetní závěrky dle 7 odst. 3 vyhlášky (viz přiměřeně podle Článku 8., bod 8.3.) a stanoví termín pro splnění nápravných opatření. 10.2. Jmenovaná pracovní skupina zvolí ze svého středu vedoucího, který bude současně kontaktní osobou pro jednání s dotčenými osobami, které budou zajišťovat plnění nápravných opatření. 10.3. Úkolem pracovní skupiny je dohled nad plněním nápravných opatření tak, aby mohlo dojít ke schválení účetní závěrky v daném termínu. 10.4. Zprávu o plnění nápravných opatření včetně předložení průkazných účetních záznamů o provedených opravách a doplnění požadovaných podkladů předkládá zastupitelstvu města vedoucí finančního odboru při následném jednání o schválení účetní závěrky. Článek 11. Náprava nedostatků při neschválení z věcných důvodů 11.1. V případě neschválení účetní závěrky z důvodů uvedených v 7 odst. 1 (viz Článek 8., bod 8.1.) zajistí účetní jednotka nápravu zjištěných skutečností včetně odstranění 6

odstranitelných vad ve stanovené lhůtě. 11.2. Není-li možné nebo účelné zjištěné vady ve lhůtě stanovené schvalujícím orgánem odstranit, a to zejména v běžném účetním období, oznámí tuto skutečnost účetní jednotka neprodleně schvalujícímu orgánu. Článek 12. Náprava nedostatků při neschválení z formálních důvodů 12.1. V případě neschválení účetní závěrky z důvodů uvedených v 7 odst. 2 (viz Článek 8., bod 8.2.) zajistí účetní jednotka neprodleně předání příslušných podkladů schvalujícímu orgánu. 12.2. Není-li možné příslušné podklady schvalujícím orgánu předat, oznámí tuto skutečnost účetní jednotka neprodleně schvalujícímu orgánu. Článek 13. Dodatečný postup schvalujícího orgánu 13.1. Zajistí-li dotčená účetní jednotka ve stanovené lhůtě nápravu skutečností, jež byly důvodem pro neschválení účetní závěrky, zejména nápravou v následujícím účetním období tak, že jsou naplněny podmínky pro schválení účetní závěrky podle 6 odst. 2 a 3, 1 (viz Článek 7., bod 7.2. a 7.3.), schvalující orgán neprodleně schválí účetní závěrku. 13.2. Schvalující orgán schválí účetní závěrku též, pokud dotčená účetní jednotka nezajistí ve stanovené lhůtě nápravu všech skutečností, jež byly důvodem pro neschválení účetní závěrky, avšak tyto nenapravené skutečnosti nemají za následek, že účetní závěrka neposkytuje věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky. 13.3. Nezajistí-li účetní jednotka ve stanovené lhůtě nápravu skutečností, jež byly důvodem pro neschválení účetní závěrky, a to ani nápravou v následujícím účetním období, a mají-li tyto skutečnosti za následek, že účetní závěrka neposkytuje věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky, a to ani v souvislostech se skutečnostmi obsaženými v účetní závěrce následujícího účetního období, schvalující orgán potvrdí neschválení účetní závěrky. O potvrzení neschválení se pořizuje zápis přiměřeně podle ustanovení 7 odst. 3 (viz přiměřeně podle Článku 8., bod 8.3.) Článek 14. Protokol o konečném výroku ke schvalované účetní závěrce 14.1. O úkonu schválení nebo neschválení musí být zpracován protokol, který schvalující orgán příjme svým usnesením. Protokol je součástí originálu zápisu z jednání schvalujícího 7

orgánu. 14.2. Protokol obsahuje a) identifikaci schvalované účetní závěrky b) datum rozhodování o schválení nebo neschválení účetní závěrky c) identifikaci osob rozhodujících o schválení nebo neschválení účetní závěrky d) výrok o schválení nebo neschválení účetní závěrky e) zápis o neschválení účetní závěrky podle 7 odst. 3 (viz Článek 8., bod 8.3.) f) identifikaci průkazných účetních záznamů podle 6 odst. 3 (viz Článek 7., bod 7.3.), případně popis dalších skutečností významných pro uživatele účetní závěrky g) vyjádření účetní jednotky k výroku o schválení nebo neschválení účetní závěrky nebo k zápisu o neschválení účetní závěrky podle 7 odst. 3, případně k dalším skutečnostem souvisejícím se schvalováním účetní závěrky. 14.3. Protokol v bodech a) až f) je součástí usnesení schvalujícího orgánu o konečném schválení nebo neschválení účetní závěrky. Vzor protokolu je uveden v příloze č. 1. Směrnice ke schvalování účetní závěrky MČ Brno-Kohoutovice. 14.4. Návrh zápisu prvního neschválení účetní závěrky s popisem skutečností, které k neschválení vedou, se stanovením termínu odstranění nedostatků i zápis konečného neschválení účetní závěrky, vypracovává pro zastupitelstvo pracovní skupina jmenovaných osob a je součástí usnesení o neschválení účetní závěrky. Vyjádření účetní jednotky k prvnímu zápisu o neschválení účetní závěrky bude součástí protokolu při schvalování účetní závěrky po odstranění nedostatků. Ostatní vyjádření účetní jednotky ke konečnému výroku dle bodu g) bude k protokolu připojeno dodatečně. Za zpracování vyjádření zodpovídá vedoucí odboru finančního, schvaluje jej starosta MČ. Článek 15. Stanovení termínů při schvalování účetní závěrky 15.1. Účetní jednotka organizuje činnosti při procesu schvalování účetní závěrky tak, aby byla schvalovaná účetní závěrka schválena nejpozději do šesti měsíců ode dne, ke kterému se účetní závěrka sestavuje. Není-li účetní závěrka schválena v této lhůtě, platí, že schválena nebyla. 15.2. Schvalování účetní závěrky po uplynutí lhůty podle bodu 16.1. se neprovádí ani v případě, že byly dodatečně zjištěny skutečnosti rozhodné pro její schválení. 15.3. Lhůtu pro odstranění zjištěných vad nejméně v délce 5 pracovních dnů stanoví zastupitelstvo s přihlédnutím k závažnosti zjištěných skutečností a k možným způsobům odstranění zjištěných vad. 8

Článek 16. Další činnosti související se schvalováním účetní závěrky 16.1. Před projednáním účetní závěrky v zastupitelstvu jsou podklady ke schvalování účetní závěrky projednány v RMČ Brno-Kohoutovice. 16.2. Schválením účetní závěrky se rozumí také schválení výsledku hospodaření účetní jednotky včetně jeho rozdělení, tj. převodu na SÚ 432 výsledek hospodaření minulých období. 16.3. Informaci o schválení nebo neschválení účetní závěrky včetně souvisejících informací nepředává účetní jednotka do CSÚIS podle technické vyhlášky o účetních záznamech, a to na základě pokynu ORF MMB. Článek 17. Přechodná a závěrečná ustanovení 17.1. Správu tohoto vnitřního předpisu organizace vykonává vedoucí odboru finančního. 17.2. Tato směrnice byla schválena na zasedání ZMČ Brno-Kohoutovice dne usnesením č.. a tímto nabývá platnosti a účinnosti. Petr Šafařík starosta MČ Brno-Kohoutovice Jiří Zorník místostarosta MČ Brno-Kohoutovice Přílohy: č.1 Vzor Protokolu o schvalování účetní závěrky Rozdělovník: - Členové finančního výboru ZMČ Brno-Kohoutovice - Členové ZMČ Brno-Kohoutovice - Vedoucí odborů ÚMČMB Brno-Kohoutovice - Tajemník ÚMČMB Brno-Kohoutovice 9

Vzor č. 1 BAŠNÉHO 36, 623 00 BRNO Protokol o schvalování účetní závěrky za rok dle 11 vyhlášky č. 220/2013 Sb., o požadavcích na schvalování účetních závěrek některých vybraných účetních jednotek, v platném znění (dále jen vyhláška) Identifikace schvalované účetní závěrky: Účetní závěrka k 31.12.20XX Za účetní jednotku: Statutární město Brno, městská část Brno-Kohoutovice Bašného 36 623 00 Brno IČ:44992785 rozlišovací kód: 11 Datum rozhodování o schválení nebo neschválení účetní závěrky: Identifikace osob rozhodujících o schválení nebo neschválení účetní závěrky: Zastupitelstvo městské části Brno-Kohoutovice ve složení členů k datu: ( datum rozhodování) - 1. člen zastupitelstva - 2. člen zastupitelstva - 3. člen zastupitelstva - 4. člen zastupitelstva - 5. člen zastupitelstva (atd.) Výrok o schválení nebo neschválení účetní závěrky: Varianta A Schválení Zastupitelstvo městské části Brno-Kohoutovice schvaluje účetní závěrku statutárního města Brna, městské části Brno-Kohoutovice za rok 20xx. Varianty doplňujících textů: A.1. Schválení bez oprav Zastupitelstvo městské části Brno-Kohoutovice nezjistilo, že by účetní závěrka neposkytla v rozsahu předložených podkladů v souladu s 4 vyhlášky věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky. 10

A.2. Schválení s opravami do dalšího období, opravy se týkají období minulého Zastupitelstvo městské části Brno-Kohoutovice nezjistilo, že by účetní závěrka neposkytla v rozsahu předložených podkladů v souladu s 4 vyhlášky věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky v souvislosti s účetními záznamy provedenými do následujícího účetního období, které budou skutečnostmi obsaženými v účetní závěrce následujícího účetního období. Identifikace průkazných záznamů dle 6, odst. 3 vyhlášky (jedná se o opravné doklady spadající do závěrky následujícího období, které se týkaly účetních případů minulých období, mělo by být uvedeno č. dokladu a popis případu chyby nebo nepřesnosti). V Brně dne. Za Zastupitelstvo městské části Brno-Kohoutovice: zastupitel (jméno, příjmení a podpis) 1. 2 Vyjádření účetní jednotky k výroku o schválení účetní závěrky případně k dalším skutečnostem souvisejícím se schvalováním účetní závěrky: V Brně dne... Za statutární město Brno, městskou část Brno-Kohoutovice: starosta (jméno, příjmení a podpis). Varianta B Neschválení Zastupitelstvo městské části Brno-Kohoutovice neschvaluje účetní závěrku statutárního města Brna, městské části Brno-Kohoutovice za rok 20xx. Varianty doplňujících textů: B.1. Zastupitelstvo městské části Brno-Kohoutovice zjistilo, že účetní závěrka neposkytla v rozsahu předložených podkladů v souladu s 4 vyhlášky věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky. B.2. Zastupitelstvo městské části Brno-Kohoutovice zjistilo, že ke schvalování účetní závěrky nebyly předloženy podklady v rozsahu 5 vyhlášky. Zápis o neschválení účetní závěrky dle 7, odst. 3 vyhlášky (popis skutečností, proč nebyla schválena, odůvodnění neschválení a lhůtu k odstranění zjištěných vad) Pozn. Lhůta k odstranění vad se uvádí, i když závěrka nebude dodatečně schválena. 11

V Brně dne Za Zastupitelstvo městské části Brno-Kohoutovice: zastupitel (jméno, příjmení a podpis) 1. 2 Vyjádření účetní jednotky k výroku o neschválení účetní závěrky nebo k zápisu o neschválení účetní závěrky podle 7 odst. 3 vyhlášky, případně k dalším skutečnostem souvisejícím se schvalováním účetní závěrky: Pozn. Bude k protokolu připojeno dodatečně. V Brně dne Za statutární město Brno, městskou část Brno-Kohoutovice: starosta (jméno, příjmení a podpis). 12