Město Štramberk Náměstí 9, 742 66 VNITŘNÍ NORMA (Směrnice) č. 8/2010 Nakládání s pohledávkami Platnost: od roku 2010 Schválil: Rada města usnesení 78/607e) ROZDĚLOVNÍK Jméno Funkce Poznámka Věra Michnová Starostka elektronicky Ing. Pavel Podolský Místostarosta elektronicky Ing. Josef Babulík Tajemník elektronicky Všichni zaměstnanci MÚ Zdeňka Bártlová Sekretářka kopie elektronicky Ing. Andrea Hlávková Vedoucí finančního oddělení originál Navazující normy (směrnice): 1. Oběh účetní dokladů 2. Harmonogram účetní závěrky Zkratky BH Bytové hospodářství MP Městská policie Příloha č. 1 - Uznání dluhu a dohoda o splátkách Příloha č. 2 - Návrh na prominutí (odpis) pohledávky
Článek 1 Působnost směrnice 1.1. Směrnice stanoví základní pravidla a podmínky správy pohledávek města, postupy orgánů města při správě pohledávek města a nakládání s nimi. 1.2. Směrnice je závazná pro všechny zaměstnance města, respektive městského úřadu. Článek 2 Vymezení pojmů 2.1. Pohledávkou se rozumí právo města jako věřitele požadovat a vymáhat finanční plnění na fyzických a právnických osobách vyplývající zejména z nároků na peněžitá plnění vzniklá v souvislosti s hospodařením s rozpočtovými prostředky, ze smluv, z náhrad škody z hospodaření s majetkem, z občanskoprávních, obchodněprávních vztahů apod.. 2.2. Správou pohledávek se rozumí povinnost města pečovat o to, aby všechny závazky dlužníků byly včas a řádně plněny, byla vedena řádná evidence, dokumentace a inventarizace pohledávek včetně ochrany pohledávek před promlčením nebo jejich zánikem. Správou pohledávek se rovněž rozumí právo města nakládat s pohledávkami podle příslušných předpisů. 2.3. Postup orgánů města a správce pohledávek města při správě a nakládání s pohledávkami města se řídí zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích, zákonem č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, zákonem č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, zákonem č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, zákonem č.262/2006 Sb., zákoník práce, zákonem č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků (od 1.1.2011 Daňový řád), ve znění pozdějších předpisů, dalšími právními předpisy a vnitřními předpisy města. 2.4. Správu pohledávek BH města vykonává správce pohledávek, kterým je referent bytového hospodářství. 2.5. Správu pohledávek souvisejících s užíváním nebytových prostor ve vlastnictví města a pohledávky z hlavní činnosti vyjma poplatku za likvidaci komunálního odpadu (vykonává odbor životního prostředí) vykonává finanční oddělení. Článek 3 Druhy pohledávek 3.1. Pohledávky související s užíváním bytů ve vlastnictví města nájemné z bytů 3.2. Pohledávky související s užíváním nebytových prostor ve vlastnictví města nájemné NP 3.3. Pohledávky za služby související s užíváním bytových a nebytových prostor (např. teplo, vodné, stočné, výtahy, el.energie, STA atp.) 3.4. Ostatní pohledávky přefakturace služeb (např. malování, vystěhování, opravy, doprava, zasklívání atp.) 3.5. Příslušenství pohledávky poplatek z prodlení, úrok z prodlení. 3.6. Přímé náklady spojené s uplatněním pohledávky (např. soudní poplatky) se uplatňují v plné výši. 3.7. Náhrady škod. 3.8. Poskytnuté zálohy na služby, materiál atp. 3.9. Pohledávky z hlavní činnosti (pohledávky z místních poplatků, pokuty uložené MP a přestupkovou komisí atp.) 2
Článek 4 Vznik pohledávky 4.1. Za vznik pohledávky se považuje vystavení faktury, složenky, uzavření smlouvy a obdobné výkony, nebo na základě platných obecně závazných vyhlášek, ze kterých vyplývá pro město budoucí příjem. Článek 5 Evidence a dokumentace pohledávek 5.1. Předpokladem řádné správy pohledávek je jejich operativní evidence vedená správcem pohledávek. Správce pohledávky je povinen vést pohledávky ode dne jejich vzniku až po jejich likvidaci. Úplnou, věcně správnou a průkaznou evidenci vede správce pohledávek podle jednotlivých dlužníků. 5.2. K evidenci pohledávek vede správce pohledávek dokumentaci (spis) ke každé pohledávce, která musí obsahovat zejména originál titulu vzniku pohledávky (smlouvu, dohodu, ujednání) popř. kopii (fakturu atp.), doklady o průběhu správy a zajištění pohledávky (např. zápisy z jednání, protokoly, výzvy k úhradě, upomínky, platební příkazy, rozsudky soudu), doklady o dispozicích s pohledávkami (např. záznam o prominutí, popř. upuštění od vymáhání apod.) případně další písemnosti. 5.3. Evidenci a dokumentaci pohledávek vede příslušný správce pohledávky od jejich vzniku až ke skartaci dokumentace (spisu) podle archivačního a skartačního řádu. 5.4. Evidence pohledávek BH města je vedena v systému RENT. 5.5. Evidence pohledávek pronájmů nebytových prostor, místních poplatků, uložených pokut a ostatních pohledávek z hlavní činnosti je vedena v systému KOF, DDP. 5.6. Evidence pohledávek je prováděna v souladu s oběhem účetních dokladů. 5.7.Odpovědní pracovníci jsou povinni příslušnou pohledávku v okamžiku vzniku zapsat do evidence systému RENT, KOF, DDP. 5.8. Na základě provedených úhrad pohledávek (hotově prostřednictvím pokladny, složenkou, nebo prostřednictvím SIPa a účtů u peněžních ústavů) je odpovědný pracovník průběžně zaeviduje do systému RENT, KOF, DDP dle variabilního symbolu a sleduje aktuální stav pohledávek. Platby s chybným variabilním symbolem jsou dohledány a zaevidovány ke správnému dlužníkovi. Platby bez variabilního symbolu a bez jména nelze dohledat a přiřadit. 5.9. Všechny pohledávky města podléhají inventarizaci. Inventarizací pohledávek se rozumí porovnání stavu pohledávek vedených v operativní evidenci a dokumentaci pohledávek se stavem pohledávek vedených v účetní evidenci dle směrnice o inventarizaci. Článek 6 Účetní evidence pohledávek 6.1.Pohledávky města jsou vedeny v účetní evidenci od jejich vzniku až po jejich zaplacení, popř. do rozhodnutí o jejich vypořádání jiným způsobem. Pohledávky jsou v účetnictví rozlišovány analytickými účty dle jednotlivých druhů pohledávek a organizačním členěním dle středisek. 6.2.Vedení účetní evidence pohledávek se řídí obecnými zásadami ve smyslu ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, prováděcí vyhlášky k tomuto zákonu č. 410/2009 Sb., pro některé vybrané účetní jednotky a příslušnými Českými účetními standardy. 3
6.3. Účetní evidenci pohledávek BH vyjádřených v penězích vede účetní finančního oddělení. Podkladem pro zavedení pohledávky do účetní evidence (předpis pohledávky) je doklad (rekapitulace, soupis) vyhotovený z evidence programu RENT, faktura nebo doklad vyhotovený jiným způsobem a předložený odpovědnými pracovníky, bez zbytečných průtahů, k zaúčtování do 20. dne běžného měsíce. 6.4. Účetní je povinna zaúčtovat pohledávky na základě předložených podkladů neprodleně, nejpozději do kalendářního měsíce, ve kterém byla o pohledávce vyrozuměna. 6.5. Provedené úhrady pohledávek jsou zaúčtovány na MD příjmového účtu a D příslušné pohledávky na základě bankovních výpisů (vč. rozpisu složenek, SIPa) nebo na MD pokladny a D příslušné pohledávky v případě platby v hotovosti do pokladny města. Článek 7 Nakládání s pohledávkami 7.1. Správce pohledávek je povinen ve spolupráci s účetní sledovat, zda dlužníci řádně a včas plní své závazky. 7.2. Při vymáhání pohledávek z obchodněprávních vztahů se postupuje dle obchodního a občanského zákoníku, při vymáhání pohledávek z veřejnoprávních vztahů se postupuje dle zákona o správě daní a poplatků (od roku 2011 Daňový řád). Postup při vymáhání obchodněprávních pohledávek: a) 1. upomínka v případě, že není pohledávka uhrazena řádně a včas, tj. do lhůty splatnosti je dlužníkovi zaslána 1. upomínka. b) 2. upomínka v případě, že pohledávka není uhrazena ani po zaslání písemné upomínky je odpovědným pracovníkem vystavena 2. upomínka. c) V případě neuhrazení pohledávky (případně nedohodnutí splátek) po 2. upomínce, připraví odpovědný pracovník podklady pro žalobu (rozpis dluhů včetně poplatku z prodlení a kopie faktur z dlužného vyúčtování) a na základě předávacího protokolu je předá smluvnímu právnímu zástupci, který vypracuje žalobu a předá ji soudu. d) Pokud nedojde k uhrazení pohledávky ani po Platebním rozkazu (příp. Rozsudku) vystaveném soudem, rozhodne rada města o návrhu na exekuci nebo přesunu pohledávky na podrozvahový účet. Schválí-li rada města předání dlužníků k vymáhání exekucí, na základě usnesení podá smluvní právní zástupce návrh na exekuci. Postup při vymáhání pohledávek z hlavní činnosti: a) Platební výměr v případě, že není pohledávka uhrazena řádně a včas, je dlužníkovi zaslán platební výměr dle zákona č. 337/1992 Sb. b) Výzva v případě, že pohledávka není uhrazena ani po zaslání platebního výměru, je odpovědným pracovníkem vystavena výzva podle 73 zákona č. 337/1992 Sb. c) Exekuce v případě neuhrazení pohledávky ani na výzvu, provede z důvodu zachování mlčenlivosti exekuci přímo pověřený pracovník Městského úřadu. 7.4. Odpovědní pracovníci vymáhající pohledávky jsou povinni zabezpečit, aby nedošlo k promlčení nebo zániku práv z těchto závazků vyplývajících; jsou povinni sledovat ve spolupráci s příslušným pracovníkem účtárny, zda po zahájení vymáhání pohledávky nedošlo k její částečné či plné úhradě tak, aby bylo možné vymáhání omezit či zastavit. 7.5. Pokud hrozí promlčení pohledávky nebo při osobních jednáních jsou s dlužníky uzavírány dohody o uznání dluhu a o splátkách viz příloha 1. 4
Článek 8 Promíjení pohledávek z obchodněprávních vztahů 8.1. O prominutí pohledávek do výše 20.000,- Kč rozhoduje Rada města Štramberka. 8.2. O prominutí pohledávek od výše 20.000,- Kč včetně rozhoduje Zastupitelstvo města Štramberka, v souladu s ust. 85 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, na základě doporučení Komise pro pohledávky. 8.3. Podklady k prominutí pohledávek pro jednání rady města (viz příloha č. 2) připravuje odpovědný pracovník, pro jednání zastupitelstva města pak odpovědný pracovník ve spolupráci s finančním oddělením města. 8.4. Interní doklad o prominutí na základě usnesení rady města nebo usnesení zastupitelstva města připravuje odpovědný pracovník a podepisuje starosta města. Článek 9 Vyřazení (odpis) pohledávek z rozvahové evidence 9.1. Promlčené nebo nedobytné pohledávky do výše 20 000,- Kč včetně v jednotlivém případě jsou vyvedeny z rozvahových účtů na základě usnesení rady města. Promlčené nebo nedobytné pohledávky vyjma zaniklých pohledávek se zavedou do systému podrozvahových účtů. 9.2. Promlčené nebo nedobytné pohledávky od výše 20 000,-Kč včetně v jednotlivém případě jsou z rozvahových účtů vyvedeny na základě usnesení zastupitelstva města. Promlčené nebo nedobytné pohledávky vyjma zaniklých se zavedou do systému podrozvahových účtů. 9.3. Za nedobytnou se považuje pohledávka za dlužníkem: - kde marně proběhly promlčecí lhůty stanovené obecně závazným právním předpisem, - u kterého došlo k výmazu z obchodního rejstříku, popřípadě z jiného zákonem určeného rejstříku nebo stanovené evidence u příslušného orgánu v ČR a pokud dluh plynoucí z pohledávky organizace nepřešel na právního nástupce dlužníka, - u něhož soud zamítl návrh na prohlášení konkursu nebo zrušil konkurs, a to pro nedostatek majetku dlužníka, - který na základě výsledků konkursního a vyrovnávacího řízení nemá žádný majetek, - který zemřel a pohledávka nemohla být uspokojena ani vymáháním na jeho dědicích, - na jehož majetek, ke kterému se daná pohledávka váže, byl opakovaně podán návrh na výkon rozhodnutí bez výsledků. - jestliže náklady na vymáhání pohledávky by přesáhly její výtěžek. 9.4. Za zaniklou se považuje pohledávka za dlužníkem: - který zemřel a pohledávka nemohla být uspokojena ani vymáháním na jeho dědicích, - u kterého došlo k výmazu z obchodního rejstříku, popřípadě z jiného zákonem určeného rejstříku nebo stanovené evidence u příslušného orgánu v ČR a pokud dluh plynoucí z pohledávky organizace nepřešel na právního nástupce dlužníka. Článek 10 Závěrečná ustanovení 10.1 Tato směrnice je součástí vnitřního kontrolního systému. 10.2. Směrnice nabývá účinnosti schválením v radě města. Dne 14.7.2010 Věra Michnová starostka 5
Příloha č. 1 Uznání dluhu a dohoda o splátkách - jméno a příjmení, resp. název firmy s označením statutárního zástupce nebo pověřené osoby k podpisu dohody (*nutné doložit ověřeným pověřením) - adresa pobytu, resp. sídla firmy nebo k zasílání pošty - rodné číslo, resp. IČ 1. Stručný popis okolností vzniklého dluhu s odkazem na příslušnou právní povinnost nebo s uvedením exekučního titulu a tímto přebírá plnou odpovědnost k následujícím závazkům. 2. Dlužník uznává svůj dluh za neuhrazenou platbu(y) za období XXX spolu s úhradou dalšího příslušenství ve výši X,- za (úroky, penále, oprávněné náklady apod.), a to v celkové výši Kč X,- (slovy: XXX korun českých) 3. Dlužník se zavazuje vzniklou výše uvedenou pohledávku uhradit a tento dluh splatí v době X měsíců. Tímto uhradí vždy k X. dni příslušného měsíce částku ve výši Kč X,- (slovy: XXX korun českých) na účet věřitele č.ú. XXX, VS XXX s platností od data první splátky. 4. Při nesplnění některé splátky ve sjednané lhůtě se tato dohoda ruší a věřitel má právo žádat o zaplacení celé dlužné částky neprodleně ve smyslu ustanovení 565 občanského zákoníku (uvádíme v případě kdy pohledávka není opatřena exekučním titulem, v opačném případě uvedeme) věřitel postoupí pohledávku k soudu s návrhem na výkon exekuce soudním exekutorem podle zákona č. 120/2001 Sb., exekuční řád. 5. Toto uznání dluhu a dohoda o splátkách bylo vyhotoveno ve dvou originálech, po jednom pro dlužníka a věřitele. *Výše uvedené písemné pověření jako součást této dohody bude přiloženo v ověřené verzi pro věřitele. Datum:. jméno dlužníka Město Štramberk referent Bytového hospodářství 6
Příloha č. 2 Návrh na prominutí (odpis) pohledávky Právní důvod vzniku pohledávky: Dlužník - firma nebo jméno a příjmení : - IČ, rodné číslo: - sídlo, bydliště : Pohledávka v celkové výši Kč: Částka určená k odpisu: exekučního titulu (č.j. ze dne ): Pohledávka se stala splatnou dne - je za období: Právo na úhradu pohledávky se promlčuje dne: Průběh správy pohledávky : (zajištění, upomínky, výzvy, exekuce, návrh na výkon rozhodnutí apod.) Právo na úhradu pohledávky zaniklo dne: Druh a číslo účetního dokladu: Důvod odpisu (stručná charakteristika důvodu): Vyjádření komise pro pohledávky: 7