1. Obecné informace: Náklady budou zpětně proplaceny v plné výši. K tomu musí být úplně a správně vyplněn odpovídající formulář (např. na proplacení cestovného formulář Vyúčtování cestovních nákladů ) a přiloženy originály účtenek či jízdenek. Čitelně naskenované doklady musí být poslány administrativní podpoře. Teprve poté, co vám administrativní podpora odpoví, že jsou doklady v pořádku, mohou být originály poslány poštou. Skeny a originály dokladů musí být identické! (Tzn., že pokud se v první verzi skenu objeví chyba, musí být opravena na originálu a originál musí být znovu naskenován a poslán administrativní podpoře). DŮLEŽITÉ: Skeny vyúčtování musí být administrativní podpoře doručeny nejpozději 7 dní po každém setkání!!! Jinak nemohou být žádné výdaje proplaceny. Doklady se lepí na bílý papír formátu A4 vždy jen z jedné strany, druhá strana musí zůstat prázdná. Nepoužívejte k tomu prosím žádnou lepicí pásku, neboť se může stát, že se po nějakém čase údaje pod ní napsané ztratí. Na jeden list papíru se lepí vždy jen doklady stejného typu tedy např. pouze jízdenky nebo jen účtenky za nákup kancelářských potřeb, nikdy tedy ne dohromady např. jízdenky a účtenky za materiál na jeden papír. Rozdílné formuláře k vyúčtování vám pomohou rozeznat, které doklady smějí být nalepeny na stejný papír. Před odesláním musí být vyúčtování barevně naskenováno a posláno administrativní podpoře. Tyto skeny musí administrativní podpoře přijít emailem nejpozději 7 dní po skončení setkání a jejich originály poštou nejpozději 14 dní po skončení setkání. V příloze vyúčtovacího formuláře musí být napsán krátký komentář v češtině a němčině, o jaký doklad se jedná (např. večeře v restauraci Abendessen im Restaurant). Tento komentář je nutný pro následující kontrolu ze strany podporovatelů. Pro přepočtení eurových dokladů na koruny a obráceně platí následující: Platí vždy kurz ze dne, kdy je jízdenka projeta nebo ze dne, kdy byly potraviny atd. zakoupeny. Pokud se tak stalo v sobotu či neděli, použijte páteční kurz. Historii kurzů naleznete na stránkách České národní banky www.cnb.cz. Nutnou součástí vyúčtování je stránka s uvedeným kurzem daného dne dle webu ČNB, (musí být přiložena ve vytištěném originále a také ve skenu). DŮLEŽITÉ: U jízdenek zakoupených v Čechách je často cena v eurech napsaná. Ta ale není vypočítaná podle aktuálního kurzu ČNB proto prosím danou sumu v korunách přepočtěte pomocí kurzu ČNB. Používáte-li přepočet měny, vytiskněte kurz daného dne ze stránek ČNB a pošlete jej spolu s doklady. 1.1 Existující formuláře: Abrechnung von Unterkunft und Verpflegung der AG-Treffen Vyúčtování ubytování a stravování ze setkání pracovní skupiny (jedná se o ubytování, stravování v restauraci a nákup potravin na vaření) Abrechnung von Fahrtkosten Vyúčtování cestovních výdajů Honorar-Abrechnung Vyúčtování honoráře (pro případné referenty, kteří přijedou na setkání skupiny) 1
Antrag auf Erstattung von Materialkosten Žádost o úhradu výdajů za materiál (náklady na kancelářské potřeby, kopie, poštovné) 2. Jízdné: 2.1 Základní info Fórum zpětně uhradí cestu vlakem ve vozech druhé třídy z místa bydliště na místo setkání Fóra nebo jeho pracovních skupin (PS) a zpět. Pokud by se z pádných důvodů stalo, že na setkání přijedete z jiného místa, než kam pojedete po setkání, je nutné PŘED koupí jízdenky toto konzultovat s jednou z koordinátorek. Den příjezdu i den odjezdu musí souhlasit s časem setkání, není tedy možné přijet o den dřív nebo odjet o den později. Stejně jako vlakem je povoleno cestovat i autobusem. K vyúčtování pak nutně musíte přiložit srovnání jízdného s vlakem 2. třídy. (!) Proplacena pak bude levnější varianta cesty. Tzn., že když si koupíte jízdenku na autobus za 15 a srovnatelná jízdenka na vlak by stála 20, bude vám proplaceno 15. Kdyby ale stála jízdenka na vlak pouze 10 a vy jste jeli autobusem za 15, bude vám proplaceno pouze 10. DŮLEŽITÉ: Musíte si dát pozor, aby byla jízdenka označená. Pokud průvodčí během cesty nepřijde, musíte jej najít nebo si nechat jízdenku označit na cílovém nádraží. Bez označení nemohou být žádné náklady proplaceny! Označení musí být viditelné, takže si například ve vlaku ohlídejte, aby bylo datum označení čitelné. Když například pojedete se společností Student Agency a nebo s Eurolines, musíte si jízdenku nechat zpětně potvrdit v kanceláři společnosti. Musí z jízdenky být jasné, že jste opravdu jeli. Bez tohoto potvrzení nemůžeme jízdenku proplatit. Cesta vlakem nebo autobusem smí vést výhradně po území České republiky a Německa. Ve výjimečných případech je možné cestovat i jinými dopravními prostředky, ale pouze po předchozí domluvě s příslušnou koordinátorkou. 2.2 Na co si dát pozor v České republice Případné cestování s SC Pendolino je nutné předem domluvit s koordinátorkami. Pro cesty mezi ČR a Německem hledejte jízdenky na eshopu ČD, dobrý příklad je nabídka Včasná jízdenka Německo nebo nabídky Europaspezial od Deutsche Bahn. Jízdenky kupujte s co největším předstihem cena stoupá s blížícím se datem odjezdu. Online nákup je levnější než osobní nákup na nádraží. Využijte také nabídek dálkových autobusů (nezapomeňte ale na přiložení srovnání ceny!). Proplácet nelze tzv. otevřené autobusové jízdenky, např. od společnosti Student Agency, protože na nich není vytištěno datum odjezdu. Místenku lze proplatit pouze v případě, že bez ní nelze koupit jízdenku. 2
2.3 Městská hromadná doprava Samozřejmě je možné získat zpět náklady na jízdné městskou hromadnou dopravou, které vznikly v souvislosti se setkáním (např. cesta metrem z nádraží do místa ubytování, cesty k restauraci či cesta skupiny za nákupem atd.) Zkuste vždy ověřit, zda denní nebo skupinová jízdenka není výhodnější než samostatná jízda. (!) U jednotlivých jízdenek je nutno ve vyúčtování uvést začátek a konec cesty. ( Nádraží-hostel atp.) (!) Neproplácí se jízdy městskou hromadnou dopravou, které se setkáním skupiny nijak nesouvisí (např. člen skupiny si v polední pauze jede koupit nové kalhoty nebo navštívit známé). (!) Použijte skupinové jízdenky, pokud je to výhodnější. 2.4 Poznámky a doporučení Zkuste vaše vyúčtování připravit natolik srozumitelně, aby i lidé zvenčí pochopili, jak jste cestovali, kam a proč. Např. když bydlíte v Dobříši a máte roční jízdenku na trasu Dobříš-Praha, je to třeba uvést ve vysvětlení jako důvod, proč je vaše jízdenka až z Prahy dál do Německa. Preventivně napište raději delší než příliš krátké vysvětlení. Například pokud jiný člen skupiny vyúčtovává skupinovou jízdenku, která tvoří jen část vaší cesty, tento úsek by ve vašem vyúčtování chyběl. Napište k vašemu vyúčtování vysvětlení, že tato část cesty byla vyúčtována jako skupinová jízdenka a kým. Vždy platí: Zeptání nic nestojí, neboť v extrémním případě nemusí být náklady vůbec uhrazeny! Cesty plánujte s dostatečným předstihem a včas je s koordinátorkami zkonzultujte! Tak můžeme pokaždé najít nejpříjemnější řešení. 3. Vyúčtování setkání pracovní skupiny Plánujte setkání pracovní skupiny s dostatečným časovým předstihem. Vedoucí pracovní skupiny nebo jiný člen dohodne s koordinátorkami cca. 7 týdnů před akcí jeho místo setkání a dobu jeho konání. (!) DŮLEŽITÉ: Místa setkání nesmí být příliš vzdálena od bydlišť členů skupiny, abyste se vyvarovali vysokým nákladům. (!) Na setkání pracovních skupin musí být zajištěna parita účastníků z obou zemí. Tzn., že se setkání musí vždy účastnit zhruba stejný počet Čechů a Němců. Na to je třeba myslet už během plánování setkání. Není např. možné naplánovat setkání, kterého se od začátku nemůže zúčastnit polovina skupiny. V případě, že by se jeden nebo více ze členů, se kterými se původně na setkání počítalo, nečekaně setkání nemohl zúčastnit, neprodleně kontaktujte koordinátorky. 3
3.1 CO POTŘEBUJEME ODEVZDAT PŘED SETKÁNÍM? (7 TÝDNŮ před setkáním) 1. Místo a datum konání setkání, časový plán a počet účastníků 2. Přibližnou výši nákladů v průběhu setkání a cestovného účastníků (zde raději naplánujte více peněz, než se pak reálně vydá) 3. Domluvit se s koordinátorkami a získat jejich souhlas, že jsou vaše plány v pořádku 3.2 CO POTŘEBUJEME ODEVZDAT PO SETKÁNÍ? (5 dní po setkání) 1. Připravit článek na web www.cnfm.cz o délce 250 slov (cca ½ normostrany) se zprávou ze setkání a fotografiemi. 2. Při každém setkání musí být vyplněny seznamy všech účastníků (členové, mentoři, referenti): KJP a MŠMT. Bez nich nemohou být žádnému účastníkovi proplaceny náklady spojené se setkáním! Každý, kdo chce mít proplaceny náklady, musí být uveden v těchto účastnických listinách. Za správné vyplnění seznamů a jejich odeslání koordinátorům odpovídá vedoucí pracovní skupiny. Stejně tak vedoucí odpovídá za dodržení zúčtovacích pravidel. (!) DŮLEŽITÉ: V účastnických listinách musí být stejná adresa jako ve formuláři vyúčtování. (!) DŮLEŽITÉ: Setkání pracovní skupiny trvá 3 dny. Den příjezdu a den odjezdu se počítají jako jeden celý den. Proto je na KJP Liste třeba uvést 3 dny a 2 noclehy. 3. Protokol ze setkání, podléhá stejným požadavkům jako seznamy účastníků. Protokol musí pracovní skupina po svém setkání rozeslat všem ostatním členům Fóra mládeže a koordinátorům. Povinné součásti protokolu: 1) kdo se setkání zúčastnil 2) jak bylo vyřešeno ubytování stravování, co z toho lze doporučit ostatním 3) jaký byl program a jakým došlo rozhodnutím 4) jaký je časový plán na další měsíce a kdo se chopí jakých úkolů 3.3 TVORBA ROZPOČTU A DALŠÍ PRAVIDLA (!) Ubytování a stravování: každá pracovní skupina má pro každého ze svých členů, který se účastní celého setkání pracovní skupiny, k dispozici denní sazbu na ubytování a stravování:počítejte na setkání v Německu max. 30 na den a na setkání v ČR max. 20. Vyšší výdaje musí být dopředu domluveny a odsouhlaseny koordinátorkami. (!) (!) DŮLEŽITÉ: Na rozdíl od uvedeného počtu dní v KJP listině (3 dny), máte na setkání k dispozici pouze 2 denní sazby! Tzn., že celkově na setkání v Německu máte k dispozici pro každého účastníka 60 a v ČR 44 (na ubytování a stravování)!!!! Suma, která díky tomuto principu skupině připadá, může být libovolně rozdělena mezi stravování a ubytování. Pokud má skupina možnost přenocovat u jednoho ze svých členů, je potřeba to ve vyúčtování uvést. (!) Zároveň se mohou ušetřené finance za ubytování použít na stravování. 4
Budete-li se stravovat sami, pamatujte, že některé věci nemůžete vyúčtovat. Neproplácí se: alkohol, záloha na vratné lahve a nákupní tašky. Pokud tyto věci koupíte, musíte je z výsledné částky odečíst. Musíte-li nějakou položku vyškrtnout z účtenky, je to třeba udělat jasně a čitelně (tzn. jednou čárou škrtnout položky, které si uhradíte sami a vedle účtenky napsat vysvětlení do poznámky: privat nebo uhrazeno na vlastní náklady nebo něco podobného. V zásadě je nutné u všech potravin, množství a cen zachovat jistou zdravou míru. Dbejte také na přiměřené množství dle počtu lidí a délky pobytu. Pokud při jednom nákupu pořídíte také materiál (tužky, papíry ) musíte k nim předložit zvláštní účet. Účet musí být čitelný, položky musí být popsány srozumitelně, musí být uveden jejich počet a cena, datum nákupu a nutné údaje o prodejci (IČO ). Účtenky ze supermarketů s moderními kasami jsou dostačující, u všech ostatních si dávejte pozor. Ve sporných případech by Vám nemusely být vyúčtovány. U malých prodejců (například papírnictví) žádejte o daňový doklad, tedy účtenku s razítkem uvádějící IČO. Při jídle v restauraci platí pravidlo, že jedné osobě může být proplaceno jedno jídlo a jeden nealkoholický nápoj. Všechno ostatní musí být na zvláštním účtu a nebude proplaceno. POZNÁMKA: Finanční prostředky mohou také být použity na jiné položky, než na které byly původně požádány. Tzn., že když finanční prostředky z jedné položky ušetříte, můžete o to víc vydat za jinou položku. Taková změna ale vždy musí být dopředu domluvena s koordinátorkami a s administrativní podporou! Důležité je také, že finanční prostředky na honoráře a tzv. zbývající prostředky nemohou být libovolně přesouvány. Zde je třeba změnu domluvit s podporovateli a o to se stará administrativní podpora a pokladník. Neměli byste mít strach, že je k dispozici málo finančních prostředků. Navíc se vždy můžete zeptat administrativní podpory a pokladníků spolků, zda jsou k dispozici ještě nějaké zbývající finanční prostředky. I zde platí, že je třeba počkat rozhodnutí a jasného vyjádření daných osob (koordinátorek, administrativní podpory nebo pokladníků), než opravdu vydáte peníze, které by případně nemohly být proplaceny. 3.4 Další výdaje, které mohou být uhrazeny 1) HONORÁŘE REFERENTŮ ČASOVÝ PLÁN: Zajistím relevantního referenta (POZOR, nutno začít ideálně 2 měsíce předem; koordinátoři mají k dispozici řadu kontaktů, které mohou zprostředkovat např. alumni Fóra atp.) minimálně 5 týdnů předem zvolím formu finančního vyrovnání s konkrétním referentem doklady posílám koordinátorům ihned po setkání (max. 5 dní po) FORMA HONORÁŘE? 5
FAKTURA (CZK i EUR) musí pocházet přímo od referenta (ten potřebuje živnostenské oprávnění dříve živnostenský list ) referent fakturu dodá nejpozději přímo na setkání Pro výplatu v EUR HONORARVERTRAG - nutno měsíc dopředu domluvit s referenty a ohlásit koordinátorkám na setkání podepsat (2 kopie!) Pro výplatu v CZK DPP nutno měsíc dopředu domluvit s referenty a ohlásit koordinátorkám - na setkání podepsat (2 kopie!) ÚDAJE PRO SMLOUVY smlouvy vypracují koordinátoři a následně jsou podepsány někým z předsednictva spolků!!! Členové Fóra mládeže sami nesmí uzavírat smlouvy. 1. Jméno, Příjmení 2. Datum narození 3. Trvalé bydliště 4. Kontakt (mail, telefon) 5. Předmět činnosti: (např. Vedení workshopu na téma XXX+příprava učebních materiálů+ smlouvy se rozepisují na 10 i více pracovních hodin, pracovní náplň by tedy měla odpovídat) 2) MATERIÁL Každá pracovní skupina má navíc k dispozici finanční prostředky na materiál (poštovné, výtisky, kancelářské potřeby) k realizaci svých projektů. Výše prostředků je uvedená v rozpočtu. 3.5 SPONSORING Pokud pro vaši pracovní skupinu a váš projekt/akci najdete sponzory, kontaktujte neprodleně koordinátorky. Vítáme vaši iniciativu pro realizaci nápadů! ALE: Stejně jako u smluv s referenty musí být informovány koordinátorky a předsednictva spolků. Jde zejména o to, domluvit se s právním zástupcem spolku na právní formě spolupráce, protože pracovní skupina sama o sobě nemá právní subjektivitu. Na základě písemného potvrzení spolupráce mezi Fórem mládeže a sponzorem může vzniknout dlouhodobá a příjemná spolupráce. Spolek s ním může uzavřít darovací smlouvu. (!) POZOR TERMINOLOGIE: Termínem podporovatelé Unterstützer Fóra mládeže jsou myšleni výhradně TANDEM Plzeň/Regensburg, Česko-německý fond budoucnosti a MŠMT. Termínem sponzoři pak označujeme všechny další externí donátory. Vždy platí: Pokaždé se můžete obrátit na koordinátorky a administrativní podporu! Lépe se zeptat, než nedostat náklady proplacené! Fórum nemůže proplatit žádné neúplné nebo špatně udělané vyúčtování. A především: zacházejte s penězi Fóra, jako kdyby byly vaše vlastní. 6
Děkujeme za pochopení! 7