Elektronická spisová služba Munis ERMS Nástroj pro úspěšné zvládnutí práce s elektronickými dokumenty 26.10.2009
Zázemí silného partnera Společnost Triada byla jednou ze sedmi, kteří jako první podepsali Memorandum o spolupráci mezi Ministerstvem vnitra ČR a zástupci výrobců elektronických spisových služeb se aktivně účastní práce v přípravné skupině zástupců výrobců elektronických spisových služeb a Ministerstvem vnitra ČR je členem Přípravné skupiny k elektronickému archivnictví SPIS uspořádala setkání uživatelů na konferenci ISSS, kde jako jedna z prvních představila praktickou část komunikace s IS DS v modulu zajišťujícím vedení spisové služby přistoupila k Deklaraci o společném postupu v oblasti elektronické fakturace v ČR
Společnost Triada pro Vás Už od začátku procesu Vás informujeme o aktuálním vývoji legislativních předpisů a událostí probíhajících v souvislosti s implementací datových schránek Bulletin EGA
Putování datových zpráv Záložní datové úložiště Munis na ORP Lokální datové úložiště Munis
Příjem Datových zpráv Program Kancelář Podatelna (datových zpráv) zjištění, zda jsou v datové schránce nějaké doručené zásilky stažení zásilek doručených do datové schránky na vlastní počítač (server) zapsání došlé zásilky do podacího deníku, přidělení ČJ uložení dokumentu do bezpečného datového úložiště, kde bude stále dostupný, přístupný pouze při použití programu Kancelář s patřičným oprávněním postoupení zásilky k dalšímu zpracování dle postupů daného úřadu (předání na konkrétní odbor, předání konkrétnímu pracovníkovi k vyřízení, )
Zápis do podacího deníku Všechny potřebné údaje o podání jsou uvedeny v obálce datové zprávy, a tak není potřeba vůbec dopisovat Jediné, co se před zápisem podání do podacího deníku určuje, je další osud dokumentu na úřadě (postoupení ke zpracování)
Tvorba dokumentů v IS Munis Pomocí integrovaného rozhraní editoru Microsoft Word a nastavených vzorů dokumentů v modulu Kancelář Pomocí libovolných samostatných textových editorů a následného připojení k dokumentům v modulu Kancelář Pomocí jednoduchého textového editoru (bez formátování), který je integrální součástí modulu Kancelář Pomocí nového centra tvorby dokumentů v IS Munis Poslední varianta bude k dispozici až na konci tohoto roku
Konverze a podepsání Nalistujeme soubor Převedeme do formátu PDF/A Podepíšeme
Možnosti adresátů Již víme, že adresát má (měl) datovou schránku Nyní se ověřuje, zda je datová schránka stále aktivní a stejná Nevíme, zda má adresát datovou schránku Nyní se vyhledává adresa datové schránky podle adresních údajů a dalších atributů subjektu
Ověření adresy datové schránky Vše kolem adres datových schránek se vždy zjišťuje dotazem do IS DS. Výsledek ověření lze uložit do spisu jako samostatný dokument, protože je to rozhodující fakt pro způsob odeslání dokumentu. Lze tím v budoucnu prokázat, proč byl zvolen konkrétní způsob doručování.
Vyhledání adresy datové schránky Vychází se z údajů z adresáře, které je ale možné upřesňovat nebo redukovat Vyhledání je vždy realizováno dotazem na aktuální stav Výsledek vyhledání lze uložit do spisu jako samostatný dokument, protože je to rozhodující fakt pro způsob odeslání dokumentu.
Výsledný formulář Jiná zásilka
Okamžité odeslání, vše OK
Jak se to naučit? Pro každý úkon v modulu Kancelář spojený s komunikací prostřednictvím IS DS je připraveno samostatné výukové video Např. Podatelna datových schránek Příprava a vypravení dokumentu jiná zásilka Zpracování elektronických doručenek
Co říci závěrem? Datových schránek není třeba se bát, protože
Datové schránky pozitivně Na rozdíl od elektronických podatelen budou využívány povinně, takže se stanou každodenní praxí a praxe nás naučí Na rozdíl od elektronických podatelen zde nebude přicházet nevyžádaná pošta, ale jen skutečná podání Datové schránky neznamenají nárůst komunikace, ale změnu komunikačního prostředku Naučili jsme se pracovat s listinnými dokumenty, naučíme se i s elektronickými
Seminář k DS www.triada.cz/seminar
Možnost zálohovat v TC Ve spolupráci s ORP Kladno zajišťujeme možnost pro uživatele Munis zálohovat data posílaná prostřednictvím IS DS v Technologickém centru V TC je zapůjčeno datové úložiště edok, kam je možno ukládat vaše data Při prvním zálohování do TC budou odeslány všechny do té doby přijaté/odeslané zásilky
Začněte jednat Pokud jste dosud nezaložili Pověřené osoby pro práci s IS DS, udělejte to! Pokud jste si nezměnili původní heslo pro přihlášení k IS DS, udělejte to! Pokud nemáte elektronický podpis (kvalifikovaný certifikát), neotálejte s jeho pořízením! Pokud nemáte upravené směrnice pro způsob komunikace prostřednictvím IS DS, napravte to! Ověřte, zda Váš software je připraven pro práci s ID DS!
Děkuji za pozornost Mgr. Tomáš Lechner, Ing. Václav Líska Triada, spol. s r. o. www.triada.cz hotline@triada.cz