VERSO SCHVALOVÁNÍ ŽÁDANEK A LIKVIDAČNÍCH LISTŮ SCHVALOVÁNÍ: K elektronickému schválení uživatel potřebuje identifikační kartu s certifikátem a middlewarem, čtečku karet (externí nebo v klávesnici) s ovladačem a PIN. ŽÁDANKY (objednávky): Přihlášení do aplikace VERSO na webové adrese https://mis.jcu.cz/ (přihlašovací jméno a heslo je stejné jako do počítače/příp. do výplatních pásek). Zobrazí se hlavní nabídka: V horní nabídce kliknout na Žádanky -> zobrazí se podnabídka: Seznam žádanek vysvětlení jednotlivých záložek: Dle filtru slouží pro snadné filtrování požadovaných záznamů
Všechny, které mohu vidět všechny žádanky, na které má daný uživatel právo čtení nebo zápisu Moje záznamy, ve kterých uživatel vystupuje jako kontaktní osoba (nemusí být autor) Ke schválení žádanky čekající na uživatelovo schválení (příkazce, správce) Provést akci žádanky směrované na osobu přípraváře, který žádanku dopracuje před schválením příkazcem Já jsem zadal žádanky, u nichž je uživatel autorem Mnou posunuté žádanky, se kterými uživatel něco prováděl a posunul je dál (předal ke schválení, schválil apod.) Schválení: Záložka Ke schválení zobrazí se všechny žádanky, které čekají na schválení daným uživatelem: Pomocí ikony lupy (vlevo) zobrazíte detail žádanky žádanka se otevře v novém okně rozdělená na jednotlivé záložky. Na záložce zdroje (vysvícená zeleně) jsou volby Schválit a podepsat (žádanka automaticky přechází na správce rozpočtu), Neschválit vrátit přípraváři a Neschválit vrátit žadateli.
Stavy žádanky: Rozpracovaná: žádanka je vytvořená, ale zatím nebyla odeslána ke schválení (je rozpracovaná žadatelem, příp. přípravářem). Požadavek: žádanka byla dokončena (žadatelem nebo přípravářem) a odeslána ke schválení příkazci operace. V případě že příkazce schválí, přechází žádanka na správce rozpočtu a její stav se nemění. Jestliže neschválí, žádanka změní stav na rozpracovaná a vrací se buď žadateli, nebo přípraváři (dle výběru příkazce). Jakmile žádanku schválí správce rozpočtu, stav se mění na schválená a zároveň dochází k přenosu žádanky do ifis. Pokud neschvaluje a vrací příkazci, stav zůstává nezměněný, pokud neschvaluje a vrací žadateli příp. přípraváři, stav se mění na rozpracovaná. Schválená: žádanka byla schválená všemi schvalovateli Zrušená: žádanka byla zrušena (žadatelem nebo administrátorem)
LIKVIDAČNÍ LISTY: Likvidační list (dále jen LL) je generován z informačního systému ifis a v podobě podkladů pro schválení k faktuře se přenáší do aplikace VERSO, kde se likvidační listy elektronicky schvalují. Práce s aplikací: Po přihlášení do aplikace VERSO kliknout v horní nabídce na Likvidační listy > zobrazí se podnabídka: Vyřizuji: všechny LL, u kterých má daný uživatel právo provádět nějaké aktivity (schválit, neschválit, stornovat, předat apod.). Slouží pro hromadné operace. Všechny, které mohu vidět: všechny LL, na které má uživatel právo čtení nebo zápisu Posunul jsem: LL, se kterými uživatel něco prováděl a posunul je dál (schválil, neschválil apod.) Provést akci: všechny LL, se kterými mohu provádět nějaké operace (schválit, neschválit, stornovat, předat apod.) Postup schvalování: V případě, že do procesu schvalování vstupuje přípravář (tzn. je nastaven k příslušnému nákladovému středisku), je LL prvotně odesílán na osobu přípraváře. Ten LL zobrazí na záložce Vyřizuji/Provést akci. Přípravář LL zkontroluje, případně dopracuje a poté předává ke schválení příkazci operace.
Schvalování (příkazcem, správcem, hl. účetní) Hromadné schvalování: Na záložce Vyřizuji se zobrazují všechny LL, které čekají na schválení/neschválení daným uživatelem. Aktivitu tedy schválení nebo neschválení pro hromadnou operaci vybírám pomocí roletky nad seznamem LL: U každého LL je vlevo možnost zatrhnout, zda chci daný LL zahrnout do hromadného schválení (pomocí horního zaškrtávátka označím všechny LL na stránce). Po zakliknutí vybraných LL se nahoře rozsvítí tlačítko Proveď s uvedeným počtem zatržených LL. Po kliknutí na tlačítko se zobrazí okno pro připsání komentáře (při schválení je komentář nepovinný), dále je uživatel vyzván k zadání PINu a potvrzení certifikátu. V případě, že vyberu Neschválení, změní se text ve sloupci WF akce a zároveň se sloupec podbarví červeně: Postup je poté stejný jako u schválení vyberu příslušné LL, které chci zahrnout do hromadného neschválení a kliknu na tlačítko Proveď. U neschválení je povinné uvést komentář.
Postupné schvalování: Detail LL zobrazíte kliknutím na ikonu lupy: Otevře se nové okno s detailem LL (opět rozděleno na jednotlivé záložky). Základní údaje: Záložka základní údaje obsahuje informace o dodavateli, datum plnění, datum splatnosti, údaje o bankovních účtech, částce apod. V dolní části obrazovky je pak možné zobrazit detail objednávky a smlouvy (jsou-li k závazku připárovány). Originál faktury je možné zobrazit pomocí ikony listu v pravém horním rohu (mezi nápovědou a tiskem).
Likvidace řádků: Záložka Likvidace řádků obsahuje informace o položkách z faktury a jejich zdrojích financování. Pokud je položka hrazená z více zdrojů a má různé příkazce, zobrazují se danému příkazci pouze ty položky (zdroje), které mu přísluší. Příkazce, správce i hlavní účetní může u každého zdroje individuálně vybrat, zda zdroj schvaluje, neschvaluje, případně si může vyžádat vyjádření konzultanta. Jako konzultanta je možné vybrat z číselníku kohokoliv z celé JU. V případě vícezdrojových LL je dole tlačítko schválit a podepsat vše (případně neschválit vše).
Kliknutím na název položky se zobrazí bližší informace např. údaje o režimu DPH: Kliknutím na zdroj se zobrazí detailní informace o zdroji příkazce může zdroj změnit, doplnit údaje o rozpočtu, přesměrovat zdroj na jiného příkazce, příp. správce rozpočtu nebo účetní (správce a účetní už zdroje měnit nemohou) Evidence majetku: Pomocí ikony + je možné k jednotlivým položkám doplnit informace týkající se majetku o jaký majetek se jedná, jeho umístění a zodpovědnou osobu. Smazání položky provedete kliknutím na ikonu křížku. Žlutý čtvereček slouží k dopsání poznámky k majetku. Příkazce může využít možnost Vyžádání vyjádření konzultanta (na záložce likvidace řádků) například k zaslání likvidačního listu odpovědné osobě za pořizovaný majetek, která údaje doplní.
Přílohy: V záložce přílohy se zobrazují přílohy z objednávky, smlouvy, zakázky, případně další jiné přílohy dotažené k závazku v IS ifis. Jakékoliv další přílohy je možné doplnit opět pomocí tlačítka +. Smazání položky se provádí ikonkou křížku. Stavy likvidačního listu: Založeno: výchozí stav LL odeslaného z ifis do VERSO Ke schválení: fakturantka nebo odpovědná osoba předala LL ke schválení Schváleno: všechny zdroje jsou schváleny jak příkazcem, správcem, tak hl. účetní Přeneseno: LL je přenesen zpět do ifis Stornováno: LL byl stornován fakturantkou nebo odpovědnou osobou
Stornováno a přeneseno: po stornu LL je záznam přenesen zpět do ifis Helpdesk: Veškeré problémy s aplikací prosím hlaste na mailovou adresu verso@rt.jcu.cz, odkud hlášení převezme jeden ze správců aplikace a bude je s Vámi řešit.