Ekonomie a finanční management II finanční hospodaření příspěvkových organizací Úvod Zřizovatel politik úředník M. Weber... kdo provozuje politiku, usiluje o moc buď jako prostředek ve službách jiných cílů, nebo o moc pro moc, pro požitek pocitu prestiže, který dává. Pokud hovoříme o zřizovateli, upřesníme si kdy jím je : podle školského zákona mohou být zřizovatelem MŠMT další ministerstva, kraje, obce. Ty ve výkonu zřizovatele zastupují ministři nebo zastupitelstvo, tedy politici zvolení ve volbách. Za zřizovatele vystupují s výjimkou obcí I. stupně úředníci. Politik - pro politika je tím nejdůležitějším partnerem volič, podle kterého určuje svá rozhodnutí volič, tedy zároveň rodič. Pokud politik nemá profesní vazby ke vzdělávací politice, školství si za svůj prioritní resort nevybírá, ale je mu přidělen, neboť není vnímán jako silový resort. Ředitel školu zastupuje nejen navenek, ale i směrem ke zřizovateli. Ředitel jako manažer školy by svou činností měl reprezentovat zvolenou školskou politiku zřizovatelem. Jeho úkolem je řídit školu tak, aby co nejefektivnějším způsobem realizovala plnění očekávaných cílů jimiž jsou poznání, ovlivňování a konečné fázi uspokojování potřeb a přání jak zřizovatele školy, zaměstnanců, kontrolních orgánů státní správy, tak v neposlední míře dětí, žáků a jejich zákonných zástupců voličů. Aby dosáhl stanovených cílů musí být nejen lídrem, manažerem a učitelem, ale zároveň musí v jedné osobě zvládat soulad takových činností, jako je plánování, organizování, výběr zaměstnanců, vedení lidí či kontrolu. Úkolem úředníka je realizovat vize a cíle politika, zajistit základní podmínky pro práci ředitelů škol a školských zařízení reprezentované převážně finančními prostředky na platy a provoz a zabezpečovat tlumočení komunikace mezi politikem a řediteli. Ačkoliv by měl být úředník apolitický, měl by být zároveň schopen analyzovat vize zvoleného politika se svěřenou kompetencí v oblasti školství a měl by umět do těchto vizí dostat reálné potřeby škol a školských zařízení. Má odpovědnost za zdárnou realizaci politikových vizí a cílů, která však musí být v souladu s platnou legislativou a neměla by poškodit školskou politiku. Finanční management Hlavní úkoly : 1
Financování tj. získávání potřebného množství peněz a kapitálu z různých finančních zdrojů Investování tj. vkládání peněz do různých forem nepeněžního hmotného a nehmotného majetku Ekonomické řízení provozní výkonnost školy Rozhodování o výsledku hospodaření MŠMT Mnohé by bylo usnadněno, kdyby byl v České republice nastaven systém řízení a vzdělávání. Od zrušení školských úřadů v roce 2000 přes které byly všechny školy a školská zařízení řízeny napřímo MŠMT jako ústředním orgánem státní správy. Od té doby začala narůstat neprostupnost vzdělávacího systému. Ani ve finálním výstupu Strategie vzdělávání 2020 nenalezneme konkrétní návrhy jak oblast řízení škol a školských zařízení z pozice zřizovatelů zefektivnit. Implementační nástroje vidí MŠMT v regulativních nástrojích - legislativní rámce v ekonomických nástrojích komplexní reforma financování regionálního školství ze státního rozpočtu a redukci dotačních titulů v informačních nástrojích nebudou vynucovány, ale budou dlouhodobě podporovány systematickým a promyšleným předáváním informací, šířením znalostí, vzděláváním, osvětou úsilím o sdílení společných hodnot Realizována by pak měla být samovolně vytvořenými dobrovolnými uskupeními škol dle nařízení MŠMT. Finanční management jeho úkoly Financování získávání potřebného množství peněz a kapitálu z různých finančních zdrojů Investování umisťování peněz do různých forem nepeněžního hmotného a nehmotného majetku Ekonomické řízení provozní výkonnosti školy Rozhodnutí o výsledku hospodaření Hlavním cílem, který platí obecně, finančního řízení by měla být maximalizace tržní hodnoty společnosti pro její vlastníky. 2
Pro školu platí, že jejím hlavním cílem finančního řízení je hospodárně a efektivně vynakládat finanční prostředky z rozpočtových zdrojů při zajišťování hlavního cíle a předmětu činnosti, tedy výchovy a vzdělávání Proč nemusí ředitelé škol v praxi řešit všechny oblasti finančního řízení? Financování rozhodující zdroje Příspěvek od zřizovatele Dotace ze státního rozpočtu mohou ovlivnit jen ve velmi omezené míře Investice v rozhodující míře se podílí zřizovatel Ekonomické řízení pokud to zřizovací listina dovolí, tak v této části se řediteli otvírá možnost ovlivňovat náklady především z hlediska účelnosti, hospodárnosti a efektivnosti Rozhodování o výsledku hospodaření výhradně rozhoduje zřizovatel na návrh ředitele školy Zdroje financování Neinvestiční dotace ze státního rozpočtu Příspěvek na provoz od zřizovatele Výnosy z vlastní činnosti výnosy z pronájmů, výnosy z prodeje majetku, výnosy z produktivní práce žáků, Úplata za školské služby nebo za školské vzdělávání Investiční dotace Doplňková činnost Ostatní zdroje vlastní fondy, dotace EU, krajů, obcí, MŠMT Zřizovatelé škol a školských zařízení v České republice Právní postavení škol a školských zařízení 3
Kraj, obec a svazek obcí zřizuje školy a školská zařízení jako školské právnické osoby nebo příspěvkové organizace MŠMT zřizuje školy a školská zařízení jako školské právnické osoby nebo příspěvkové organizace Ministerstvo obrany, vnitra, spravedlnosti zřizuje školy jako organizační složky státu Ministerstvo zahraničních věcí zřizuje školy při diplomatické misi nebo konzulárním úřadu Církve ( registrované) nebo náboženská společenství, ostatní fyzické nebo právnické osoby ( soukromé školy) zřizují školy jako školské právnické osoby nebo právnické osoby. Neinvestiční prostředky - Přímé neinvestiční náklady Platy a náhrady platů, popřípadě mzdy a náhrady mezd, na odměny za pracovní pohotovost a ostatní prostředky za provedenou práci Odvody náklady na stanovené odvody zdravotní a sociální pojistné, příděl do FKSP ONIV ostatní neinvestiční náklady vyplývající z pracovně právních vztahů,( cestovné, ochranné pracovní pomůcky, výdaje na učebnice, učební pomůcky, náklady na DVPP apod.) Členění krajských normativů, ukazatele rozhodné pro jejich stanovení, jednotky výkonů pro jednotlivé krajské normativy, vztah mezi ukazateli a jednotkami výkonu, ukazatele pro výpočet minimální úrovně krajských normativů a zásady pro jejich zvýšení a jejich zveřejnění. Krajský úřad stanoví krajské normativy připadající na jednotku výkonu na kalendářní rok za podmínek stanovených vyhláškou. Zřizovatel obec Příspěvek na přímé vzdělávací náklady poskytované MŠMT kraji formou dotace. Kraj dotaci poskytne zřizovateli školy, obci nebo městu. Zřizovatel tyto prostředky poskytne škole formou příspěvku. Příspěvek na provoz poskytuje škole přímo zřizovatel formou příspěvku vlastní zdroje a zdroje z doplňkové činnosti získává přímo škola, dary přijímá škola od dárce ( za předpokladu, že schválí zřizovatel) Prostředky z programů vyhlašovaných MŠMT, KÚ Prostředky z programů EU podle pravidel jednotlivých programů Zřizovatel kraj 4
Příspěvek na přímé vzdělávací náklady poskytované MŠMT kraji formou dotace. Kraj dotaci poskytne škole formou příspěvku. Příspěvek na provoz poskytuje škole přímo zřizovatel formou příspěvku, vlastní zdroje a zdroje z doplňkové činnosti získává přímo škola, dary přijímá škola od dárce ( za předpokladu, že schválí zřizovatel) prostředky z programů vyhlašovaných MŠMT, KÚ prostředky z programů EU podle pravidel jednotlivých programů prostředky na aktivní politiku zaměstnanosti poskytuje úřad práce škole prostřednictvím zřizovatele Ostatní zřizovatelé a jejich financování - neinvestiční náklady Investiční prostředky Zřizovatel obec, kraj odpisy - investiční fond investiční dotace z rozpočtu zřizovatele dary a příspěvky od jiných subjektů výnosy z prodeje hmotného investičního majetku ( pokud tak stanoví zřizovatel Územní samosprávný celek zřizuje příspěvkové organizace pro takové činnosti ve své působnosti, které jsou zpravidla neziskové a jejichž rozsah, struktura a složitost vyžadují samostatnou právní subjektivitu. Zřizování změny a zrušení příspěvkové organizace Zřizovatel vydá o vzniku příspěvkové organizace zřizovací listinu, individuální právní akt, který má právně závazný charakter pro PO. Zřizovací listina musí obsahovat : Úplný název zřizovatele je-li jím obec, uvede se také její zařazení do okresu Název a sídlo příspěvkové organizace,ič, název musí vylučovat možnost záměny s názvy jiných příspěvkových organizací Vymezení hlavního účelu a tomu odpovídajícího předmětu činnosti 4.Vymezení majetku ve vlastnictví zřizovatele, který se předává k hospodaření 5.Vymezení práv, která organizaci umožní, aby se svěřeným majetkem mohla plnit hlavní účel, k němuž byla zřízena 5
6.Okruhy doplňkové činnosti navazující na hlavní účel 7. Vymezení doby, pro kterou byla zřízena Vymezení majetku ve vlastnictví zřizovatele, který se příspěvkové organizaci předává k hospodaření (svěřený majetek) Vymezení práv, která organizaci umožní, aby se svěřeným majetkem mohla plnit hlavní účel, pro který byla zřízena. Zejména se uvedou práva a povinnosti spojené s jeho plným efektivním a ekonomicky účelným využitím, s péčí o jeho ochranu, rozvoj a zvelebení, podmínky pro jeho případnou investiční výstavbu, dále pravidla pro výrobu a prodej zboží, pokud jsou předmětem činnosti organizace, práva a povinnosti spojené s případným pronajímáním svěřeného majetku jiným subjektům Postavení příspěvkových organizací Územní samosprávný celek zřizuje příspěvkové organizace pro činnosti, které jsou hospodářsky rozvinuté a z tohoto důvodu je vhodné, aby organizace, jenž je vykonává měla postavení právnické osoby. Zároveň mají prostor svého hospodářského působení omezený, protože převážně vykonávají neziskovou ( nerentabilní) činnost. Příspěvkové organizace jsou na rozpočet svého zřizovatele napojeny finančním vztahem, formou příspěvku. Rozpočet příspěvkové organizace může zahrnovat jen ty náklady a výnosy, které souvisí s činnostmi vymezenými ve zřizovací listině, případně jsou stanoveny zákonem. PO jsou takové organizace, které hospodaří : s prostředky získanými vlastní činností, s prostředky svých fondů, s prostředky získanými doplňkovou činností, s příspěvky a dary od fyzických a právnických osob s finančními prostředky přijatými z rozpočtu zřizovatele, ze státního rozpočtu Na rozpočet zřizovatele jsou PO napojeny finančním vztahem, který je představován zejména příspěvkem na provoz a investičními transfery. PO je hmotně zainteresována na výsledcích svého hospodaření. Základem je tzv. zlepšený výsledek hospodaření tj. rozdíl mezi skutečně dosaženými výnosy a náklady. Zdroje veřejných rozpočtů 6
PO hospodaří s finančními prostředky získanými : vlastní činností s penězi, které získává z rozpočtu svého zřizovatel Finanční hospodaření příspěvkových organizací Zřizovatel zprostředkovává finanční vztah PO ke státnímu rozpočtu ( normativní financování škol a školských zařízení) a v případě obecní PO i k rozpočtu kraje. Příspěvek zřizovatele je koncipován jako rozdíl mezi výnosy PO a jejími náklady. Peněžní prostředky příspěvkové organizace lze odlišit podle toho, zda jsou součástí jejího rozpočtu ( výnosů a nákladů), nebo zda se jedná o peníze jejích peněžních fondů, které mají původ z výnosů minulých období, nebo jde o zdroje pro tyto fondy účelově určené. s dotací na úhradu provozních výdajů, které mají být kryty z rozpočtu EU, včetně stanoveného podílu státního rozpočtu na financování těchto výdajů s dotací na úhradu provozních výdajů podle mezinárodních smluv, na základě kterých jsou ČR svěřeny prostředky z finančního mechanizmu Norska a programu Švýcarsko - české spolupráce Pokud se tyto prostředky nespotřebují do konce kalendářního roku, převádějí se do rezervního fondu jako zdroj financování v příštích obdobích s tím, že budou použity na stanovený účel. V rezervním fondu se tyto prostředky sledují odděleně. Zřizovatel rozhoduje o tom, zda PO bude hospodařit s majetkem zřizovatele, či bude moci nabýt některý majetek do vlastnictví. PO může nabýt majetek darem, děděním za předpokladu, že zřizovatel bude písemně souhlasit. Nezbytnost souhlasu zřizovatele spočívá v tom, že přijetím daru nebo dědictvím má vliv na rozpočet PO náklady na údržbu, opravy, provoz darovaného, děděného majetku může ohrozit rozpočet PO, ale i zřizovatele. Zřizovatel musí být informován i proto, jestliže bude finanční situace v důsledku přijetí např. daru výrazně lepší, může být PO snížen příspěvek na provoz poskytnutý z rozpočtu zřizovatele. Zřizovatel rozhoduje o tom, jaký majetek může PO nabýt do svého vlastnictví ( např. na základě kupní smlouvy) Příspěvková organizace hospodaří se svěřeným majetkem v rozsahu stanoveném zřizovací listinou, majetek nabývá pro svého zřizovatele a zřizovatel stanoví, ve kterých případech je třeba jeho písemný souhlas Do svého vlastnictví může PO nabýt pouze majetek potřebný k výkonu hlavní činnosti, pro kterou byla zřízena, a to : 7
bezúplatným převodem od svého zřizovatele darem s předchozím písemným souhlasem zřizovatele děděním, s předchozím souhlasem zřizovatele jiným způsobem na základě rozhodnutí zřizovatele Ke vzniku, k rozdělení, sloučení, splynutí nebo zrušení příspěvkové organizace dochází dnem určeným zřizovatelem v rozhodnutí, jímž též určuje v jakém rozsahu přechází majetek, práva a závazky na novou nebo přejímající organizaci. Rozhodne-li zřizovatel o zrušení organizace, přechází uplynutím dne uvedeného v rozhodnutí o zrušení její majetek, práva a závazky na zřizovatele. Ke sloučení, splynutí PO může dojít pouze u PO téhož zřizovatele. Údaje o vzniku, rozdělení, sloučení splynutí nebo zrušení oznamuje zřizovatel Ústřednímu věstníku ČR do 15 dnů ode dne, kdy k uvedené skutečnosti došlo Zřizovatel provádí kontrolu hospodaření PO PO se zapisuje do obchodního rejstříku zřizovatel Zřizovatel rozhoduje o tom zda PO bude hospodařit s majetkem zřizovatele, či bude moci nabýt některý majetek do vlastnictví. PO může nabýt majetek darem, děděním za předpokladu, že zřizovatel bude písemně souhlasit. Nezbytnost souhlasu zřizovatele spočívá v tom, že přijetím daru nebo dědictvím má vliv na rozpočet PO náklady na údržbu, opravy, provoz darovaného, děděného majetku může ohrozit rozpočet PO, ale i zřizovatele. Zřizovatel musí být informován i proto, jestliže bude finanční situace v důsledku přijetí např. daru výrazně lepší, může být PO snížen příspěvek na provoz poskytnutý z rozpočtu zřizovatele. Zřizovatel rozhoduje o tom, jaký majetek může PO nabýt do svého vlastnictví ( např. na základě kupní smlouvy, darovací smlouvy ) Doplňková činnost Zákon stanoví, že zisk z doplňkové činnosti musí organizace vždy použít ve prospěch činnosti hlavní. Zisk z doplňkové činnosti je v podstatě dalším zdrojem financování veřejně prospěšné činnosti, pro kterou byla zřízen. Porušení rozpočtové kázně je každé neoprávněné použití nebo zadržení peněžních prostředků Změna zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v patném znění upravuje mimo jiné v 28, odst. 7 problematiku rozpočtové kázně a taxativně pojmenovává skutečnosti, které zakládají porušení rozpočtové kázně 8
Použije finanční prostředky, které obdrží od svého zřizovatele v rozporu se stanoveným účelem Převede do svého peněžního fondu více finančních prostředků, než stanoví zřizovatel Použije své provozní prostředky svého peněžního fondu na jiný účel Překročí stanovený nebo přípustný objem prostředků na platy, pokud toto překročení do 31. 12. nekryla z fondu odměn Neprovede odvod ve stanovené lhůtě zřizovatelem plánované výnosy překračují její plánované výnosy nebo její investiční zdroje jsou větší než je jejich potřeba užití podle rozhodnutí zřizovatele a porušení rozpočtové kázně uloží zřizovatel PO odvod do svého rozpočtu ve výši neoprávněně použitých prostředků nejpozději do 1 roku od dne kdy porušení zjistil, nejdéle do tří let ode dne, kdy k porušení rozpočtové kázně došlo. Zřizovatel může z důvodu zamezení tvrdosti snížit nebo prominout odvod za porušení rozpočtové kázně na základě písemné žádosti příspěvkové organizace podané do 1 roku od uložení odvod Rozpočet - Základní pravidla užití rozpočtu Finanční prostředky veřejných rozpočtů lze vynakládat jen na ty účely pro které jsou určeny. Základní podmínka pro financování ze státního rozpočtu je zařazení do rejstříku škol a školských zařízení. Druhou podmínkou je, že prostředky ze státního rozpočtu lze použít maximálně do uvedené kapacity školy, školského zařízení. Finanční toky - rekapitulace zdrojů neinvestiční dotace MŠMT příspěvek na provoz výnosy z vlastní činnosti školné úplata za vzdělávací a školské služby investiční dotace doplňková činnost ostatní zdroje 9
nezbytné provozní náklady pravidelné( vodné, stočné, energie, odpisy, provozní údržba, služby, apod.) nezbytné provozní náklady nepravidelné (malování, revize, které se neprovádí každý rok) náklady na rozvoj školy (náklady na generální opravy na vybavení dlouhodobým hmotným majetkem apod.) Ředitel školy provede celkovou rekapitulaci zdrojů zvlášť pro neinvestiční výdaje a zvlášť pro investiční výdaje. Potřeba je plánovat především vlastní výnosy, neboť příliš vysoký odhad, nebo naopak nízký odhad nesvědčí o dobré práci školy po ekonomické stránce. Rekapitulace nákladů nezbytné provozní náklady pravidelné( vodné, stočné, energie, odpisy, provozní údržba, služby, apod.) nezbytné provozní náklady nepravidelné (malování, revize, které se neprovádí každý rok) náklady na rozvoj školy (náklady na generální opravy na vybavení dlouhodobým hmotným majetkem apod.) Struktura návrhu rozpočtu Při podávání návrhu rozpočtu zřizovateli je nutné respektovat formální náležitosti návrhu : Členění na výnosy, náklady Členění podle rozpočtové skladby Většinou ukazatele stanovené zřizovatelem( akce, prvek, položka paragraf např. členění na MŠ, ZŠ, ŠJ ) Na základě takto zpracovaných návrhů rozpočtů pak zřizovatel rozhodne o výši příspěvku na provoz. U škol zřizovaných obcí či krajem může zřizovatel požadovat i návrh rozpočtu přímých nákladů vymezení ustanovením 160 školského zákona, tento ukazatel je orientační, nutné v návrhu rozpočtu oddělit, aby bylo zřetelné jaké náklady hradí zřizovatel a jaké náklady jsou hrazeny z dotace státního rozpočtu. Školy zřizované MŠMT, krajem, obcí, zřizovatel poskytne škole, školskému zařízení příspěvek na provoz. Školy soukromé a církevní zřizovatel stanoví zdroj úhrady nákladů (školné, dotace za státního rozpočtu, dotace od zřizovatele) 10
představuje návrh příslušného rozpočtu, jeho projednávání a schválení, dále hospodaření podle rozpočtu během rozpočtového období a kontrolu plnění rozpočtu a to jak průběžnou tak následnou při sestavování rozpočtu se bere v úvahu : vývoj příjmů a výdajů v minulých letech skutečný vývoj příjmů a výdajů od začátku rozpočtového období do doby, kdy se začne připravovat návrh rozpočtu (většinou tři čtvrtletí). Na základě zjištěných údajů se provede odhad příjmů a výdajů v závěrečné části roku tzv. očekávané plnění do konce roku Při sestavování rozpočtu se bere v úvahu vliv předpokládané inflace, vliv uvažovaných změn v potřebách Kvalita rozpočtu závisí: - na kvalitě odhadu výdajů rozpočtu souvisejících především se zajišťováním veřejných statků - na kvalitě odhadu výdajů na financování nových potřeb - na kvalitě odhadu vlastních příjmů v hlavní činnosti - na kvalitě odhadu výnosu doplňkové činnosti Rozpočet je základním finančním plánem příspěvkové organizace a tyto organizace mají povinnost hospodařit podle rozpočtu schváleného zřizovatelem. Příjmy, které ze své činnosti získávají si ponechávají pro financování svých výdajů. Poněvadž však zabezpečují veřejné statky na neziskovém principu, uživatelské poplatky nepokrývají ekonomicky nutné náklady, nejsou tyto organizace finančně soběstačné. Proto dostávají z veřejných rozpočtů finanční prostředky. Na rozpočet svého zřizovatele jsou napojeny finančním vztahem. Finanční prostředky veřejných rozpočtů lze vynakládat jen na ty účely, pro které jsou určeny. Rozhodující je zařazení do rejstříku škol. Výdaje rozpočtu školy nezbytné provozní náklady pravidelné a nepravidelné nezbytné provozní náklady pravidelné materiální náklady materiál, ochranné pracovní pomůcky a prostředky, energie služby opravy a udržování, provozní údržba, pravidelné prohlídky a revize zařízení, vodné, stočné, výkony spojů, poštovné, nájemné, cestovné, poplatky za internet, zpracování mezd a účetnictví osobní náklady mzdové, zákonné sociální pojištění daně a poplatky odpisy a náklady na prodaný majetek ostatní pravidelně se opakující náklady 11
nezbytné provozní náklady nepravidelné - provozní náklady, které se neprovádí každoročně jako jsou např. revize, malování apod. Hmotný a nehmotný dlouhodobý majetek Vymezení dlouhodobého majetku Dlouhodobým majetkem se rozumí nehmotný a hmotný majetek dlouhodobé povahy, jehož doba využitelnosti je delší než jeden rok a vstupní cena je vyšší než 40 tis Kč, resp. 60 tis Kč. Nehmotný a hmotný majetek se při používání postupně opotřebovává a jeho opotřebení se vyjadřuje formou oprávek, resp. formou účetních odpisů, které jsou součástí nákladů účetní jednotky Dlouhodobý hmotný i nehmotný majetek pořizuje PO zásadně z investičních prostředků. Zdrojem pro financování investičních potřeb účetní jednotky je investiční fond, který je tvořen zejména odpisy dlouhodobého majetku hmotného i nehmotného. Zůstatková cena vyjadřuje jeho skutečnou hodnotu vzhledem k době pořízení a opotřebení tohoto majetku. Drobný hmotný a nehmotný majetek se pořizuje zásadně z provozních prostředků účetní jednotky.jeho ocenění je vyšší než 7 tis Kč a nepřesahuje 60 tis. Kč a doba použitelnosti je delší než 1 rok. Dlouhodobý majetek (podobně jako ostatní majetkové složky) se zahrnuje do aktiv účetní jednotky a eviduje se v účtové třídě 0. Dlouhodobý majetek zahrnuje: dlouhodobý hmotný majetek dlouhodobý nehmotný majetek dlouhodobý finanční majetek Podstatným rysem dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku je umožňovat nebo rozšiřovat existující podnikatelskou činnost. Za normálních podmínek tedy není určen k prodeji (k získání dodatečných peněžních prostředků), ale k dlouhodobému užívání. Naproti tomu dlouhodobý finanční majetek nepořizujeme s cílem používat ho ke své činnosti, ale má ho ve své držbě proto, aby z něho dosáhl prospěchu v podobě určitých výnosů (např. přijaté dividendy) nebo v podobě jiného kapitálového zhodnocení (zejména v důsledku růstu tržních cen). Dlouhodobý hmotný majetek (účtová skupina 02 a 03) U této skupiny majetku se obvykle uvádějí tyto charakteristické rysy: a) fyzická podstata 12
b) dlouhodobost používání přesahující dobu jednoho roku c) dosažení určité výše ocenění, kterou stanoví sama účetní jednotka s přihlédnutím zejména k principu významnosti a věrného a poctivého zobrazení Poznámka: K tomu, aby byl určitý majetek zahrnut do dlouhodobého hmotného majetku, nemusí vždy vyhovovat všem uvedeným znakům. Například do DHM se zahrnují vždy (bez ohledu na výši svého ocenění či na dobu použitelnosti) nemovitosti, tj. pozemky, budovy, stavby. Mezi dlouhodobý hmotný majetek patří zejména: pozemky, a to bez ohledu na výši ocenění stavby, bez ohledu na výši ocenění a dobu použitelnosti (zachycují se zde všechny budovy, haly a stavby, a to bez ohledu na to, jakou mají trvanlivost či cenu. Patří sem také byty a nebytové prostory, pokud jsou vymezené jako samostatné jednotky, dále samostatné movité věci a soubory movitých věcí se samostatným technicko-ekonomickým určením v ocenění stanoveném účetní jednotkou a s dobou použitelnosti delší než jeden rok (patří sem stroje, přístroje, zařízení, dopravní prostředky, inventář ) Poznámka: V zákoně o daních z příjmů je pro začlenění do dlouhodobého hmotného majetku stanovena hranice 40 000 Kč, řada účetních jednotek proto používá toto ocenění i v účetnictví. pěstitelské celky porostů např. chmelnic a vinic dospělá zvířata a jejich skupiny (stáda, hejna) s dobou použitelnosti na jeden rok jiný dlouhodobý hmotný majetek bez ohledu na výši ocenění. Patří sem například umělecká díla (pokud nejsou součástí stavby), movité kulturní památky Dlouhodobý hmotný majetek se účtuje na příslušný účet účtové skupiny 02 (pokud se odpisuje), popř. 03 (jestliže se neodpisuje). Odpisovaný majetek se opotřebovává postupně a toto opotřebení se vyjadřuje prostřednictvím oprávek. Dlouhodobý nehmotný majetek (účtová skupina 01) Tato skupina majetku má následující znaky: a) je nehmotné povahy 13
b) jeden rok a od výše ocenění určené účetní jednotkou doba používání je delší než jeden rok (touto dobou se rozumí doba, po kterou je majetek využitelný pro současnou činnost) c) dosahuje výše ocenění, kterou stanoví sama účetní jednotka Dlouhodobým nehmotným majetkem se rozumí zejména zřizovací výdaje, nehmotné výsledky výzkumu a vývoje, software, ocenitelná práva a goodwill. Zřizovací výdaje jsou výdaje spojené se zřízením (založením) nového podniku. Jedná se například o soudní a notářské poplatky a jiné úřední výlohy, náklady na pracovní cesty, mzdy, odměny za zprostředkování, nájemné případně další výdaje spojené se zahájením podnikání. Software (programové vybavení) za předpokladu, že není součástí nabytého hardware a jeho ocenění. Ocenitelná práva jedná se zejména o výrobně technické poznatky (know-how), licence. Goodwill kladný nebo záporný rozdíl mezi oceněním podniku ve smyslu občanského zákoníku, nabytého zejména koupí, vkladem nebo oceněním majetku a závazků v rámci přeměn společnosti ( s výjimkou změny právní formy ) Poznámka: V zákoně o daních z příjmů je uvedena hranice pro zařazení do dlouhodobého nehmotného majetku 60 000 Kč, proto i v tomto případě řada účetních jednotek používá toto ocenění také v účetnictví. Dlouhodobý finanční majetek (účtová skupina 06) Tento majetek zahrnuje aktiva, která podnik nakupuje, vlastní, případně půjčuje s cílem dlouhodobě (po dobu delší než 1 rok) investovat volné peněžní prostředky takovým způsobem, který mu přinese očekávaný výnos charakteru dividend, úroků, zhodnocení v důsledku růstu tržních cen držených aktiv Tato aktiva tedy nejsou určena k užívání při běžné provozní činnosti. Různé druhy dlouhodobého finančního majetku umožňují podniku pořídit si vhodné portfolio, tzn. umístit peněžní prostředky tak, aby mu přinesly co nejvyšší výnos. Mezi dlouhodobý finanční majetek patří zejména : majetkové podíly (účasti) v jiném podniku, které zakládají podstatný nebo rozhodující vliv (umožňující spolupodílet se na provozní a finanční politice podniku, do něhož bylo investováno, či tyto podniky ovládat s cílem dosahovat tím určitého prospěchu, ale i podíly (účasti) menšinové, spojené s právem na dividendy nebo podíly na zisku, 14
jiné cenné papíry majetkové povahy, které podnik dluží po dobu delší než 1 rok a z nichž mu plynou nároky na určité výnosy, či které drží se záměrem kapitálově je zhodnotit, dlužné cenné papíry, tj. cenné papíry úvěrového charakteru (např. nakoupené dluhopisy) s dobou jejich splatnosti, jsou prodejné půjčky poskytnuté jiným subjektům, a to s dobou splatnosti delší než 1 rok (např. vklad podniku jako tichého společníka do jiného podniku), dlouhodobé termínované vklady peněžních prostředků (nesoucí výnosový úrok) majetkové podíly (účasti) v jiném podniku, které zakládají podstatný nebo rozhodující vliv (umožňující spolupodílet se na provozní a finanční politice podniku, do něhož bylo investováno, či tyto podniky ovládat s cílem dosahovat tím určitého prospěchu, ale i podíly (účasti) menšinové, spojené s právem na dividendy nebo podíly na zisku, jiné cenné papíry majetkové povahy, které podnik dluží po dobu delší než 1 q dlužné cenné papíry, tj. cenné papíry úvěrového charakteru (např. nakoupené dluhopisy) s dobou splatnosti přesahující 1 rok, které přinášejí výnosy zejména v podobě úroků a které podnik drží do jejich splatnosti nebo je drží jako realizovatelné (hodlá je později prodat), půjčky poskytnuté jiným subjektům, a to s dobou splatnosti delší než 1 rok (např. vklad podniku jako tichého společníka do jiného podniku), dlouhodobé termínované vklady peněžních prostředků (nesoucí výnosový úrok) apod. Poznámka: V případě, že podnik hodlá finanční majetek držet po dobu kratší než 1 rok, bude začleněno do kategorie krátkodobého finančního majetku (účtová skupina 25). Operace s dlouhodobým majetkem pořizujeme zařazujeme do užívání evidujeme oceňujeme odepisujeme inventarizujeme vedeme analytickou evidenci vyřazujeme 15
Odpisová skupina doba odpisování odpisová sazba Nehmotný majetek 5 roků 20% Hmotný majetek skupina 4 roky 25% skupina 8 roků 12.5 % skupina 15 roků 6,7% skupina 30 roků 3,4% skupina 45 roků 2.25% skupina 50 roků 2.0% Stanovení výše odpisů Roční odpis = výše ocenění * odpisová sazba/100 Měsíční odpis=výše ocenění * odpisová sazba/100/12 Majetek se odepisuje jen do výše jeho ocenění v účetnictví, odpisy jsou prováděny zpravidla měsíčně Daňové odpisy lze odepisovat daňově jen majetek vlastní, získaný darováním, pořízený z finančních darů nebo z prostředků doplňkové činnosti - to znamená jen majetek uhrazený z vlastních příjmů v doplňkové činnosti PO, který je používán k dosažení zdanitelných příjmů v doplňkové činnosti PO Dlouhodobý majetek se do nákladů rozpouští postupně formou odpisů. Odpis vyjadřuje opotřebení majetku za jeden rok Oprávky souhrn odpisů za celou dobu odepisování Zůstatková cena = pořizovací cena oprávky Odpisový plán povinnost PO : odepisovat dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek sestavit odpisový plán s těmito údaji : - inventární číslo název majetku 16
odpisová skupina vstupní hodnota zůstatková hodnota roční odpis Sestavuje se v souladu s vnitřní směrnicí a ve stanoveném termínu se předá zřizovateli ke schválení Opotřebení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, představující trvalé snížení hodnoty majetku, se vyjadřuje formou účetních odpisů. Prostřednictvím odpisů se vyjadřuje nepřímo i snižování hodnoty majetku formou oprávek účtovaných současně s odpisy. Zůstatková cena dlouhodobého majetku pak představuje rozdíl mezi cenou, kterou byl majetek oceněn při pořízení a výší oprávek. U příspěvkových organizací je také účetně podchycena na účtu 416 Fond reprodukce majetku, fond investic. Účetní odpis vyjadřuje postupné přenášení hodnoty dlouhodobého majetku do nákladů účetní jednotky a zároveň zajišťuje, aby bylo ocenění dlouhodobého majetku, vyjádřené zůstatkovou cenou, co nejreálnější. Odpisy jsou nákladovou položkou, která ovlivňuje výsledek hospodaření a v příspěvkových organizacích jsou zároveň zdrojem tvorby investičního fondu a tím zdrojem pro obnovu dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku. Účetní odpisy se účtují ve prospěch účtů účtové skupiny 07-Oprávky k dlouhodobému nehmotnému majetku a účtové skupiny 08 Oprávky k dlouhodobému hmotnému majetku a na vrub účtu 551- Odpisy dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku. Postupy odepisování si příspěvková organizace stanoví ve svém odpisovém plánu, který musí vždy schválit zřizovatel. Příspěvkové organizace odepisují dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek v hlavní i doplňkové činnosti prostřednictví účetních odpisů. Doplňková činnost však podléhá pravidlům o daních z příjmů, a proto je potřeba vést u dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku využívaného k doplňkové činnosti také odpisy daňové. O daňových odpisech se neúčtuje. Daňové odpisy nevyjadřují skutečnou dobu použitelnosti odepisovaného majetku v konkrétní účetní jednotce. Ta může být v různých účetních jednotkách odlišná v závislosti na jeho využití. Zásady pro odepisování majetku Odpisy dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku budou prováděny pouze podle schváleného odpisového plánu. 17
Účetní jednotka volí odpis dle předpokládané doby používání příslušného dlouhodobého majetku, to znamená, že bude volit rovnoměrný způsob odpisování. Po provedení kategorizace dlouhodobého majetku účetní jednotka stanoví předpokládanou dobu používání, při jejímž stanovení zohlední zejména: charakteristiku dlouhodobého majetku, např. materiálovou podstatu a její trvanlivost charakter prostředí, ve kterém bude dlouhodobý majetek využíván, např. vystavení povětrnostním podmínkám, nadzemní uložení či nezastřešení stupeň intenzity užívání dlouhodobého majetku rychlost morálního zastarávání dlouhodobého majetku opotřebení dlouhodobého majetku, jehož není účetní jednotka prvním uživatelem, ale jeho stav odpovídá opotřebení v první třetině jeho předpokládané doby používání další specifické podmínky používání dlouhodobého majetku nebo jeho individuální vlastnosti Příklad Výpočet rovnoměrných odpisů u DHM: OS odpisová sazba v % RO roční odpisy VC vstupní cena N doba odepisování MO měsíční odpis RO = VC = 100 000 = 20 000,- Kč N 5 OS = 1. 100 = 1. 100 = 20% N 5 MO = RO = 20 000 = 1 667,- Kč 18
12 12 O účetních odpisech bude účtováno měsíčně a to z důvodu průběžné tvorby investičního fondu. Postup odpisování nebude v průběhu roku měněn s výjimkou případů oprav zjevných nesprávností. Odpisování je zahájeno od měsíce následujícího po zařazení majetku do užívání. Roční odpisy za jednotlivé položky jsou zaokrouhlovány na celé Kč nahoru. Majetek bude evidován v účetní jednotce až do doby jeho vyřazení. Maximální hodnota oprávek je dána hodnotou ocenění daného majetku v účetnictví. V případě majetku převzatého od zřizovatele, případně převzatého od jiné příspěvkové organizace, jakož i bezúplatně nabytého od daných subjektů, organizace přejímá hodnotu ocenění dané věci v majetku, jakož i zaúčtovanou hodnotu oprávek. Dále pak již navazuje na odepisování prostřednictvím vlastních odpisových sazeb. Účetní odpisové skupiny Stanovená doba používání letech I 5 II 8 III 12 IV 20 V 30 VI 50 VII 80 19
anizace je povinna zvážit přehodnocení odpisového plánu a to v následujících případech: zjištění, že stanovená doba odepisování zjevně neodpovídá reálné životnosti daného předmětu přitom tato záležitost bude vyhodnocována pouze u položek aktiv s pořizovací cenou převyšující 2 % hodnoty aktiv brutto dle poslední řádné roční účetní závěrky provedení technického zhodnocení odepisovaného majetku s vlivem podstatného prodloužení životnosti majetku. Přitom pro každý případ technického zhodnocení v hodnotě nad 2 % hodnoty aktiv brutto dle poslední řádné roční účetní závěrky je povinností účetní jednotky nejpozději při zařazení daného technického zhodnocení do užívání zvážit, zda ponechání předchozích pravidel pro odepisování je relevantní ve vztahu ke zbytkové životnosti. případě zjištění potřeby změny odpisového plánu organizace předloží návrh k úpravě odpisového plánu pro dotčený jednotlivý majetek. Pokud dojde ke schválení příslušné změny zřizovatelem, bude následně provedena změna odpisového plánu. Daňové odpisy lze odepisovat daňově jen majetek vlastní, získaný darováním, pořízený z finančních darů nebo z prostředků doplňkové činnosti - to znamená jen majetek uhrazený z vlastních příjmů v doplňkové činnosti PO, který je používán k dosažení zdanitelných příjmů v doplňkové činnosti PO Účetnictví Organizace je povinna vést účetnictví ve smyslu zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb., v platném znění. Ve vnitřní směrnici stanoví použití účetních metod v organizaci v souladu s vyhláškou č. 505/2002 Sb., kterou jsou prováděna některá ustanovení zákona o účetnictví pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy, organizačními složkami státu. Organizace předkládá účetní výkazy rozvahu, výkaz zisků a ztrát a přílohu k účetní uzávěrce čtvrtletně sedmý pracovní den po skončení čtvrtletí. Výkazy za předchozí rok pak předá do konce ledna následujícího roku. Podstata účetní závěrky Podstatou účetní závěrky je : Zjistit k určitému datu stav majetku a závazků 20
Zjistit stav majetkových a finančních fondů Na základě nákladů a výnosů zjistit výsledek hospodaření Účetní závěrku tvoří : Rozvaha ( bilance) Výkaz zisků a ztát Příloha, která vysvětluje a doplňuje informace o specifických a mimořádných okolnostech, které ovlivnily stav majetku a výsledek hospodaření Výsledek veřejnoprávní kontroly ( protokol) Metoda účetnictví Metodu účetnictví lze definovat jako soustavu prvků metodických prostředků, s jejichž pomocí dosahuje účetnictví svých cílů, především uspořádaně zajišťovat a uživatelům předkládat vymezený soubor hodnotových informací, charakterizující činnost účetní jednotky. Znamená to, poznat podstatu a přínos jednotlivých prvků a zároveň to, jak spolu navzájem souvisí. Majetek účetní jednotky sledujeme z hlediska : 1. Druhové skladby 2. Z hlediska zdrojů krytí Bilancování představuje základ podvojného účetnictví, určuje výchozí pohled účetnictví na majetek účetní jednotky : Z hlediska konkrétní struktury, formy, druhu majetku a tento majetek je označován jako aktiva Aktiva jsou v rozvaze členěna na dlouhodobý investiční majetek stálá aktiva a na oběžný majetek oběžná aktiva. Dlouhodobý majetek je členěn na hmotný, nehmotný a finanční. Oběžný majetek je členěn na zásoby, pohledávky a peněžní prostředky Z hlediska zdrojů jeho krytí, financování Tyto zdroje mohou byt vlastní, které se při dobrém hospodaření zvyšují o zisk a cizí zdroje- jedná se o závazky Bilancování informuje statutární orgán o finančně majetkové struktuře účetní jednotky, tedy o majetku, který účetní jednotka v daném okamžiku při své činnosti disponuje, který jí přináší užitek na straně jedné a na straně druhé o zdrojích krytí tohoto majetku. Bilance neboli rozvaha představuje uspořádaný sumarizovaný přehled aktiv a pasiv účetní jednotky. 21
Bilanční princip základ nejdůležitějšího účetního výkazu rozvahy. Součet aktiv v rozvaze se musí rovnat součtu pasiv. Účetní knihy Účetní operace se pomocí účetních zápisů zachycují v účetních knihách, které tvoří: Deník Hlavní kniha Knihy analytické (pomocné) evidence Při řízení účetní jednotky, při hospodaření potřebujeme informace nejen o stavech aktiv a pasiv, ale i o změnách, k nimž došlo během účetního období a o jejich příčinách. Pro každou rozvahovou položku zřizujeme účet, který je základním prvkem podvojného účetnictví. Zřízením účtů otevíráme možnost odděleného zapisování a zachycování údajů o výsledku hospodaření, nákladech, výnosech, majetku a závazcích účetní jednotky. Zpracování hospodářských operací, změny rozvahových a výsledkových účtů prováděné přímo v rozvaze a výsledovce by bylo nepřehledné, proto se záznamy provádějí během období na jednotlivých účtech. Každý účet je označen číslem podle směrné účtové osnovy, který vystihuje jeho ekonomickou podstatu. Na jednotlivých účtech pak sledujeme počáteční stavy a pohyby na účtech přírůstky, úbytky a konečný zůstatek. Třídění účtů : Účty : rozvahové vznikají rozpisem rozvahy výsledkové otevírají se na začátku období ke sledování nákladů a výnosů účetní jednotky Peněžní fondy Rezervní fond Fond investic FKSP Fond odměn Hospodaření s těmito fondy zasahuje do vztahu zřizovatele s PO. Zřizovatel v rámci vymezení práv může PO uložit podmínky čerpání při tvorbě fondů nad rámec podmínek stanovených zákonem, nesmí být však v rozporu se zákonem. Peněžní prostředky fondů jsou opět majetkem zřizovatele, 22
který organizace nabývá při své činnosti, tedy příspěvková organizace nabývá majetek pro svého zřizovatele a s písemným souhlasem zřizovatele. Zůstatky peněžních fondů nepodléhají finančnímu vypořádání s rozpočtem zřizovatele, ale zůstatky se převádějí do následujícího roku. Peněžní fondy by měly být kryty finančními prostředky Rezerví fond Rezervní fond se tvoří se zlepšeného výsledku hospodaření PO na základě schválení jeho výše zřizovatelem po skončení roku, sníženého o případné převody do fondu odměn. Zlepšený výsledek hospodaření PO je vytvořen tehdy, jestliže skutečné výnosy jejího hospodaření jsou spolu s přijatým provozním příspěvkem větší, než její provozní náklady. Rozdělení zlepšeného výsledku hospodaření do rezervního fondu a do fondu odměn schvaluje zřizovatel. Zdrojem mohou být též peněžní dary K dalšímu rozvoji své činnosti K časovému překlenutí dočasného nesouladu mezi výnosy a náklady K úhradě případných sankcí uložených PO za porušení rozpočtové kázně K úhradě ztráty za předchozí léta Použití fondu Zřizovatel může dát souhlas k tomu, aby část svého rezervního fondu s výjimkou účelově určených peněžních darů použila k posílení svého fondu investic. Poznámka : Zřizovatel musí rozhodnout o rozdělení zlepšeného výsledku hospodaření, PO by měla okomentovat podstatné skutečnosti, které s dosaženým výsledkem hospodaření souvisí. Finančně nekrytý výsledek hospodaření doporučují přidělit pouze do rezervního fondu s tím, že zřizovatel vezme na zřetel, že tato jeho část rezervního fondu není krytá. PO zavede v účetnictví analytickou evidenci na účtu 914 rezervní fond a finanční část fondu povede odděleně. Zřizovatel by měl k této skutečnosti přihlížet, neboť tato část rezervního fondu není skutečným finančním zdrojem pro činnost PO. Fond investic Vytváří PO k financování svých investičních potřeb, jeho zdrojem jsou : Peněžní prostředky ve výši odpisů z hmotného a nehmotného dlouhodobého majetku podle zřizovatelem schváleného odpisového plánu Investiční příspěvek z rozpočtu zřizovatele Výnosy z prodeje svěřeného dlouhodobého majetku pokud to zřizovatel připustí 23
Peněžní dary a příspěvky od jiných subjektů jsou-li určené a použitelné k investičním účelům Příjmy z prodeje majetku ve vlastnictví příspěvkové organizace Převody z rezervního fondu ve výši povolené zřizovatelem Na pořízení a technické zhodnocení hmotného a nehmotného dlouhodobého majetku K úhradě investičních půjček a úvěrů K odvodu do rozpočtu zřizovatele, pokud takový odvod uložil K navýšení finančních prostředků určených na financování údržby a oprav majetku, který PO užívá pro svou činnost - takto použité prostředky se převádějí do výnosů PO Užití fondu - Na pořízení a technické zhodnocení hmotného a nehmotného dlouhodobého majetku - K úhradě investičních půjček a úvěrů - K odvodu do rozpočtu zřizovatele, pokud takový odvod uložil - K navýšení finančních prostředků určených na financování údržby a oprav majetku, který PO užívá pro svou činnost - takto použité prostředky se převádějí do výnosů PO Fond odměn je tvořen ze zlepšeného výsledku hospodaření PO a to do výše jeho 80%, nejvýše však do výše 80 % objemu prostředků na platy stanoveného zřizovatelem nebo zvláštním právním předpisem a peněžní dary účelově určené na platy. Převod peněžních prostředků do fondu odměn schvaluje zřizovatel. Užití : Z fondu se hradí odměny zaměstnancům, přednostně se hradí případné překročení prostředků na platy. je tvořen základním přídělem na vrub nákladů PO z ročního objemu nákladů zúčtovaných na platy a náhrady platů Fond se používá k zabezpečení kulturních, sociálních potřeb a je určen zaměstnancům v pracovním poměru, důchodcům apod. Kontrola Uvnitř PO je třeba : 24
jednoznačně definovat kompetence a odpovědnost vedoucích a ostatních zaměstnanců při nakládání s finančními prostředky a majetkem organizace včetně vnitřní kontroly trvale prosazovat a dodržovat zásadu kdo řídí, ten kontroluje odpovědní zaměstnanci jsou povinni nejen zajišťovat negativní jevy, ale musí zjišťovat příčiny těchto negativních jevů a navrhovat opatření k jejich minimalizaci či odstranění z vnitřních směrnic organizace musí vyplývat odpovědnost konkrétních osob za činnosti a případná pochybení Základní zásady kontrolního systému uvnitř příspěvkové organizace Kontrola jako proces kontrolu lze charakterizovat jako proces, kterým porovnáváme současný stav se stavem žádoucím a zjišťujeme odchylky. Kontrola musí vždy vycházet z právních i vnitřních předpisů, které jsou platné pro kontrolované období. Kontrola je nedílnou součástí řízení a v oblasti školství a jejím hlavním cílem je spoluvytváření podmínek pro zabezpečení kvalitní pedagogické úrovně a neustálé hodnocení hospodárnosti, efektivnosti a účelovosti vynakládání finančních prostředků při plnění povinností vyplývající ze zřizovací listiny při respektování obecně platných právních předpisů, rozhodnutí zřizovatele a dalších aktů řízení. Vnější kontrola je prováděna: Zřizovatelem ČŠI FÚ Orgány veřejné správy Základem řídící kontroly je určení tří pozic Příkazce operace musí to být vedoucí zaměstnanec PO. Tato kontrolní pozice hodnotí především nezbytnost, účelnost, hospodárnost a efektivitu operace. Správce rozpočtu musí to být zaměstnanec PO. Tato kontrolní pozice odpovídá za správu rozpočtu. Hlavní účetní musí to být zaměstnanec PO. Tato kontrolní pozice odpovídá za vedení účetnictví Řídící kontrola tři části vnitřní kontroly Předběžná - prověření podkladů před přijetím rozhodnutí nebo uzavření smlouvy Průběžná prověřování dodržení stanovených podmínek a postupů, včasnost záznamů operací v účetnictví, výkazech 25
Následná prověření zda údaje o hospodaření odpovídají skutečnosti, zda byly dodrženy právní předpisy, schválené rozpočty, uzavřené smlouvy, zda byly prostředky vynakládány hospodárně, účelně a efektivně. Řídící kontrola Interní audit veřejnoprávní kontrola Prověření vnitřního kontrolního systému zajišťuje ředitel, 1x ročně Vnitřní kontrolní systém Řídící kontrola: 1) Předběžná: - a) před vznikem závazku / nároku 2) Průběžná - b) po vzniku závazku / nároku 3) Následná Předmětem řídící kontroly jsou veškeré finanční prostředky, s kterými organizace hospodaří, a to jak na straně příjmů + výnosů, tak na straně výdajů + nákladů, včetně hospodaření s majetkem. Jedná se o finanční prostředky a majetek, s kterým organizace hospodaří jak v hlavní činnosti, tak i ve vedlejší činnosti..kontrola VÝDAJU 1. a) Předběžná kontrola před vznikem závazku - příkazce operace a správce rozpočtu 26
(ti, kdo provádějí tuto kontrolu) O provedení předběžné řídící kontroly před vznikem závazku je doklad, který stvrzuje písemné schválení připravované operace (před vznikem závazku), a to ve formě - individuálního příslibu nebo limitovaného příslibu. Limitovaný příslib - se použije pro zajištění běžných provozních potřeb nebo pravidelně se opakujících předpokládaných závazků, jejichž věřitel a výše není předem známa. Použije se pro pokladní operace - např. pro nákup odborné literatury, drobného režijního materiálu, občerstvení, pro cestovní náhrady apod. Použije se pro nákupy na faktury - např. pro opakující se nákupy služeb k zajištění běžného provozu - za energie, vodné, stočné, teplo, telekomunikační služby, pro zajištění běžných oprav a údržby, revizí, pro nákup kancelářských potřeb, nákup potravin pro školní jídelny, pro praní a mandlování prádla pro mateřské školy, nákup PHM aj. V limitovaném příslibu je stanovena výše příslibu na určité období (měsíc až rok) a oblast výdajů, na které se příslib vztahuje. (Např. 50 tis. Kč / na 1 měsíc na potraviny pro školní jídelnu, nebo 20 tis. Kč / na 1. pololetí běžného roku na odbornou literaturu pro ZŠ). Kopii limitovaného příslibu obdrží hlavní účetní (je-li její funkce v organizaci zřízena), která ověřuje správnost připravované operace v souladu se schvalovacími postupy. Shledá-li nedostatky, schvalovací proces přeruší a písemně své zjištění oznámí příkazci operace - u limitovaného příslibu toto oznámení také sdělí správci rozpočtu. Individuální příslib - se použije na konkrétní požadavek, u kterého je známa výše závazku, je znám dodavatel a je znám předpokládaný termín plnění. Použije se pro nákupy, které jsou naplánovány v předstihu na určité období, např. nákup kopírovacího stroje - na žádanku se doplní typ stroje, předpokládaná cena a termín dodání popřípadě i název dodavatele - takto se předloží ke schválení příkazci operace a poté správci rozpočtu, kteří schválí připravovanou operaci svými podpisy - tímto je provedena předběžná finanční kontrola před vznikem závazku - formou individuálního příslibu, poté lze realizovat nákup kopírovacího stroje. Např. v případě potřeby nákupu toneru do tiskárny je vhodnější zajistit předběžnou řídící kontrolu před vznikem závazku formou limitovaného příslibu, kdy je vydán příkazcem operace a správcem 27
rozpočtu - limitovaný příslib na nákup kancelářských potřeb na určité období a do určité finanční výše. Nákup lze tedy realizovat ihned, sleduje se časové a finanční rozpětí limitu. Forma limitovaného nebo individuálního příslibu není nikde striktně uvedena, je na vůli organizace jakou podobu bude mít jednotlivý příslib a jaký si zavede vnitřní kontrolní systém. Podstatné je, aby věrohodným způsobem byla organizace schopna prokázat provedení předběžné finanční kontroly před vznikem závazku/nároku a po vzniku závazku/nároku v souladu s vyhláškou č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů. Při rozhodování, zda zvolit formu limitovaného nebo individuálního příslibu, se vždy vybere ta varianta, která je administrativně méně náročná při splnění všech požadavků na správné schvalování a provádění operací. Pozn.: Z finanční kontroly nelze vyloučit operace do nějaké finanční hodnoty, i kdyby to bylo upraveno ve vnitřní směrnici organizace (např. výdaje až od 500 Kč). Řídící kontrola se ve všech fázích vztahuje na všechny finanční a majetkové operace bez výjimky. 1. b) Předběžná kontrola po vzniku závazku - příkazce operace a hlavní účetní (ti, kdo provádějí tuto kontrolu) Předběžná kontrola výdajů po vzniku závazku se provádí po obdržení faktury od dodavatele. Příkazce operace prověří určení věřitele, výši a splatnost vzniklého závazku a soulad závazku s individuálním nebo limitovaným příslibem. Příkazce operace vystaví pokyn k plnění veřejných výdajů, tzn. že fakturu doplněnou průvodkou nebo likvidačním listem (košilkou) opatří svým podpisem, kterým vyjádří souhlas s provedením platby a předá ke schválení hlavní účetní. Zároveň 28
příkazce operace označí na pokynu - na průvodce k faktuře, zda se jednalo o limitovaný nebo individuální příslib - ze dne, popř. č. apod. Neshledá-li hlavní účetní nedostatky, vyjádří svým podpisem souhlas a zajistí zaplacení faktury. Předběžná kontrola výdajů po vzniku závazku prováděná příkazcem operace a hlavní účetní se vztahuje i na hotovostní úhrady z pokladny po předložení účtenky - účetního dokladu. Příkazce operace i zde je povinen označit, zda se jednalo o limitovaný nebo individuální příslib - ze dne, popř. č. apod. Toto označení lze provést i na souhrnném dokladu. Kontrola výdajů 1. Předběžná kontrola před vznikem závazku.. příkazce operace a správce rozpočtu, uplatní se schvalovací postupy (lze použít limitované nebo individuální přísliby) 2. Předběžná kontrola po vzniku závazku, před zaplacením příkazce operace a hlavní účetní, uplatní se schvalovací postupy 3. Průběžná kontrola.. ředitel zaměstnanec nebo jím pověřený pracovník organizace, uplatní se operační postupy 4. Následná kontrola.. ředitel zaměstnanec nebo jím pověřený pracovník organizace, uplatní se hodnotící a revizní postupy vybraném vzorku operací) (na Inventarizace proces zahrnující : Inventuru zjištění skutečného stavu majetku a závazků - porovnání skutečného stavu se stavem účetním - zjištění inventarizačních rozdílů návrh na vypořádání inventarizačních rozdílů Inventární karta analytický účet dlouhodobého majetku 29