UČÍME SE PODNIKAT Registrační číslo: CZ.1.07/1.3.00/54.0055 www.kvalitaskoly.cz/podnikavost 7. KORESPONDENCE OBCHODNÍ DOPISY, E-MAILY Klíčová slova Korespondence Obchodní dopis E-mail Budete umět odpovědět na otázky Jaké fráze používat v obchodním dopise? K čemu slouží obchodní dopis? Jak se píše e-mail? Cíl Cílem je naučit se, jak správně napsat obchodní dopis, kde uvést adresu, jaké fráze můžeme použít, co napsat do záhlaví a zápatí a jak dopis ukončit. Dále se naučíme pojmenovat základní části dopisu a seznámíme se s normami pro úpravu písemností. NOVÉ INFORMACE A JEJICH UVĚDOMĚNÍ V obchodním dopise píšeme za celou firmu, proto píšeme v 1. osobě množného čísla. Úprava korespondence mezi obchodními organizacemi, ale také úřady, je stanovena normou ČSN 01 6910. ČSN 01 6910 Úprava dokumentů zpracovaných textovými editory. Stanoví pravidla pro grafickou úpravu textů zpracovaných textovými editory a zásady formálního uspořádání obchodních a úředních písemností.
Doporučuje také úpravu e-mailů. Dokumenty delšího nebo závažnějšího obsahu (nabídky, objednávky, smlouvy, faktury), tabulky a grafy se obvykle odesílají v příloze e-mailu. ČSN 01 6910 doporučuje také úpravu tabulek. Obchodní dopisy a úřední dopisy se většinou píší na předtisk formátu A4. Odvolací údaje (Váš dopis značky, Naše značka, Vyřizuje, Telefon, E-mail, Datum) slouží k identifikaci dopisu. Stručné vyjádření obsahu dopisu uvozuje textovou část v těle dopisu. Mělo by stručně a výstižně shrnovat celý jeho obsah. Pro lepší přehlednost se zvýrazňuje tučným písmem. Oslovení píšeme na třetí řádek pod heslovité vyjádření obsahu dopisu a zakončujeme čárkou. Text dopisu začínáme psát po vynechání jednoho prázdného řádku pod oslovením. Jelikož oslovení končí čárkou, pokračujeme malým písmenem. Členíme jej do odstavců tak, že mezi nimi vynecháváme vždy jeden prázdný řádek. Závěrečný pozdrav se umisťuje jako odstavec, po vynechání jednoho prázdného řádku (S pozdravem). PRACOVNÍ LIST 1. Napište ano/ne k těmto tvrzením: Vždy ctíme firemní kulturu, proto píšeme jménem firmy, tzn. u právnické osoby v 1. osobě množného čísla. V případě fyzické osoby dopis můžeme stylizovat v 1. osobě jednotného čísla. Přátelský přístup přispívá k dobrému a trvalému obchodnímu spojení. Nepoužívají se nepochopitelné né fráze, které nic neříkají, nejisté formulace a podmiňovací způsob. Dopis píšeme tak, aby byl napsán vždy citlivě. Snažíme se vcítit do osoby, která si dopis přečte, jaký bude mít z dopisu pocit. Úřední dopisy píšeme zpravidla na dopisní předtisk. Pokud používáme předtisk, nejčastějším a také nejvhodnějším typem dopisního předtisku je, kdy odvolací údaje jsou předtištěny vlevo a adresní pole pro umístění adresy je vpravo. 2
Další možnost je napsat obchodní a úřední dopisy bez předtištěných odvolacích údajů, na čistý list A4. Stále častěji se píšou obchodní dopisy e-mailem. Adresu a odvolací údaje doplňuje heslovité vyjádření obsahu dopisu. Text dopisu je rozdělen minimálně do tří odstavců. Dopis zakončíme zdvořilostním pozdravem, podpisem a případně razítkem. V závěru dopisu uvedeme přílohy a rozdělovník. ČSN 01 6910 doporučuje úpravu e-mailů. Norma se vztahuje jen na e-maily, které se používají jako obchodní dopis. Součástí hlavičky je e-mailová adresa odesílatele a adresáta, kopie a skrytá kopie, předmět (heslovité vyjádření obsahu e-mailu). E-mailová adresa odesílatele, datum a čas odeslání se vyplní automaticky. Sdělení začíná zdvořilostním oslovením. Úprava textového sloupce je stejná jako ve všech obchodních a úředních dopisech. Obsahem bývají kratší sdělení, někdy též dotazy, upomínky apod. Dokumenty delšího nebo závažnějšího obsahu (nabídky, objednávky, smlouvy, faktury), tabulky a grafy se obvykle odesílají v příloze e-mailu. SHRNUTÍ CO TO JSOU OBCHODNÍ DOPISY? 2. Napište ano/ne k těmto tvrzením: Obchodní dopisy jsou mocné prodejní nástroje. Umožňují jednoduchým a přímým způsobem oslovit potenciální zákazníky. 3
Odpovězte na otázky 1) Kde společnost s ručením omezeným uvede údaj o zápisu v obchodním rejstříku nebo v živnostenském rejstříku. Správnou odpověď označte. a) pouze do záhlaví b) pouze do zápatí c) záleží na společnosti může si vybrat, jestli do záhlaví nebo do zápatí. 2) Vyjmenujte, které další údaje se vypisují do záhlaví a zápatí obchodního dopisu. Záhlaví: Zápatí: Úkol č. 1 Napište, co jsou to obchodní listiny a co mezi ně patří podle Občanského zákoníku č. 89/2012 Sb. (nový občanský zákoník dále NOZ)? Úkol č. 2 Napište, které písemnosti byste mezi obchodní listiny nezařadili? 4
Úkol č. 3 Uveďte, která z obchodních společností má povinnost mít internetové stránky? Úkol č. 4 Navrhněte vlastní obchodní dopis pro Vaši fiktivní firmu nabídku Vašeho zboží nebo služeb. Nezapomeňte, že jste nová firma na trhu. Úkol č. 5 Vytvořte vlastní e-maily, kterými budete oslovovat potencionální zákazníky. Jste nově vzniklá firma. Vytvořené e-maily konzultujte se svým učitelem. REFLEXE Vyzkoušeli jste si už sami napsat svůj obchodní dopis a e-mail? Byly Vám při psaní obchodního dopisu užitečné informace získané z tohoto pracovního listu? POUŽITÁ LITERATURA A ZDROJE 1. ČSN 01 6910 Úprava dokumentů zpracovaných textovými editory, Česká technická norma ICS 01.14030, červenec 2014 Zpracovala: Ing. Pavlína Palová, Ing. Hana Jiříčková 5