Město Kojetín Příloha č. 5 Organizačního řádu Podpisový řád Čl. 1 Základní ustanovení 1.1. Podpisový řád Městského úřadu Kojetín (dále jen MěÚ) upravuje oprávnění a povinnost podepsat dokumenty vyhotovené na MěÚ Kojetín, vymezuje pravomoc starosty, místostarosty, tajemnice a ostatních zaměstnanců Města Kojetína, zařazených do MěÚ, při podepisování dokumentů. 1.2. Pro účely tohoto podpisového řádu se dokumentem rozumí dopisy, rozhodnutí, smlouvy a další dokumenty, vypracované nebo přijímané Městem Kojetínem a MěÚ v analogové i elektronické podobě. Čl. 2 Všeobecné zásady 2.1. Všechny dokumenty, které jsou vyhotoveny orgány města a týkají se otázek samostatné působnosti se v záhlaví označují "Město Kojetín". 2.2. Všechna písemná opatření starosty, místostarosty, RM a jejich orgánů v otázkách přenesené působnosti, včetně ostatních dokumentů MěÚ, se v záhlaví označují "Městský úřad Kojetín". 2.3. Dokumenty vzniklé z jednání představitelů města a zaměstnanců města, zařazených do MěÚ, musí být jimi podepisovány. Pro podepisování se stanoví zásada jediného podpisu s výjimkou podepisování dokumentů, u nichž je nutnost více podpisů dána (obecný předpis, dohody, smlouvy, dokumenty, které podepisují starosta i zástupce starosty, předtištěné dokumenty apod.). 2.4. Osoba oprávněná k podpisu se podepisuje zpravidla vlastnoručně, zejména pokud jde o důležité dokumenty - rozhodnutí, smlouvy apod. K elektronické verzi dokumentu připojí oprávněná osoba uznávaný elektronický podpis. 2.5. U některých dokumentů (týká se dokumentů, které byly v originále podepsány oprávněnou osobou) může být vlastnoruční podpis nahrazen ověřovací doložkou umístěnou na listině vlevo "Za správnost vyhotovení", pod níž se vlastnoručně podepíše ten, kdo je k tomu oprávněn. V tomto případě se k funkci, jménu a příjmení osoby oprávněné k podpisu dokumentu připojí zkratka "v. r." (vlastní rukou). 2.6. Při vyhotovení dokumentu tiskem (např. OZV, nařízení) se rovněž za jménem a příjmením podepsaného uvede zkratka "v. r." 2.7. Podepisuje-li uvolněný člen zastupitelstva nebo zaměstnanec města, zařazený do MěÚ, dokument v zastoupení osoby oprávněné k podpisu, uvádí v podpisu zkratku "v.z.", označující zastupování. Na zaměstnance města, zařazeného do MěÚ nebo člena ZM, uvolněného pro výkon funkce, pověřeného podepsat dokument v zastoupení, přecházejí práva, povinnosti a odpovědnost, jež vyplývají z funkce zastupovaného a to v rozsahu zmocnění. - 1 -
2.8. Z podepsaného dokumentu mohou pro MěÚ i město vyplynout právní důsledky. Ten, kdo takový dokument jménem MěÚ nebo města podepsal, odpovídá za tyto důsledky v rozsahu stanoveném platnými předpisy. Odpovědnost za škodu a důsledky zaviněné překročením pravomoci v podepisování nese pracovník, který dokument neoprávněně podepsal. Čl. 3 Formální náležitosti 3.1. Úprava dokumentů psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory je dána ČSN 016910. Tato norma je pro všechny zaměstnance Města Kojetína, zařazené do MěÚ, závazná v plném rozsahu. Čl. 4 Oprávnění k podpisu 4.1. Dokumenty vydané MěÚ, podepisují osoby k tomu oprávněné, s přihlédnutím k druhu dokumentu, závažnosti obsahu a k osobě příjemce. 4.2. Všeobecně platí, že dokumenty, u kterých podpisem dochází ke vzniku závazku ze strany Města Kojetína, podepisuje starosta, v případě zmocnění právním předpisem nebo jinou organizační normou pak jiná osoba - tajemnice, vedoucí odboru apod. 4.3. Starosta zejména podepisuje: 4.3.1. Dokumenty mající bezprostředně vztah k jeho funkci statutárního zástupce města (např. majetkoprávní úkony; úkony vyplývající ze z. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů, úkony vyplývající ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů ), svolání zasedání ZM, RM, spolu s místostarostou podepisuje zápis a usnesení ZM a RM, obecně závazné vyhlášky města a nařízení města. 4.3.2. Dokumenty vzniklé z jednání starosty za město, k jejichž podpisu je oprávněn z titulu své funkce, popř. na základě zmocnění zastupitelstva nebo rady. 4.3.3. Požadavky, závažná sdělení krajskému úřadu, vládě, ústředním orgánům, politickým stranám, řízeným organizacím. 4.3.4. Dokumenty vzniklé na základě jednání rady a zastupitelstva. 4.3.5. Dokumenty obsahující zásadní organizační opatření týkající se MěÚ. 4.3.6. Dokumenty vztahující se k funkci zaměstnavatele u zaměstnanců Města Kojetína. 4.4. Místostarosta zejména podepisuje: 4.4.1. Spolu se starostou zápis a usnesení RM a ZM, obecně závazné vyhlášky a nařízení. 4.4.2. Dokumenty vzniklé z jednání zástupce starosty za město, případně na základě zmocnění ZM nebo RM. 4.4.3. Sdělení mající vztah k činnosti odborného úseku adresované vyšším orgánům. 4.4.4. V zastoupení dokumenty, které podepisuje starosta. 4.5. Tajemnice zejména podepisuje: 4.5.1. Dokumenty vyplývající z funkce statutárního orgánu zaměstnavatele - opatření podle prac. řádu, pracovní smlouvy pro zaměstnance zařazené do MěÚ, mzdové výměry apod. 4.5.2. Dokumenty vzniklé z jednání tajemnice za MěÚ. 4.5.3. Dokumenty obsahující zásadní organizační opatření, případně interní instrukce týkající se práce odborů k zabezpečení jejich spolupráce při plnění úkolů, - 2 -
k zabezpečení státní správy, k zabezpečení materiálně technického vybavení MěÚ apod. 4.5.4. Dokumenty zabezpečující odbornou přípravu pracovníků MěÚ (přihlášky na školení apod.). 4.5.5. Pokyny pro organizaci přípravy materiálů do RM a ZM. 4.5.6. Dokumenty související se sociálním fondem MěÚ. 4.6. Podepisování dokumentů MěÚ se řídí zásadou, že práci odboru řídí a odpovídá za ni jeho vedoucí. Vedoucí odboru podepisuje zejména dokumenty při: 4.6.1. Výkonu samosprávy. 4.6.2. Realizaci zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů. 4.6.3. Odborném vedení a metodické pomoci organizacím a zařízením města. 4.6.4. Zpracování odborných podkladů pro jednání ZM, RM a jejich orgánů. 4.6.5. Spolupráci s ostatními orgány státní správy. 4.6.6. Projednávání stížností občanů. 4.7. V době nepřítomnosti vedoucího odboru podepisuje dokumenty uvedené pod bodem 4.6. určený pracovník odboru - zástupce vedoucího. 4.8. V odůvodněných případech může vedoucí odboru rozhodnout, že určené dokumenty v oblasti samosprávy budou podepisovat jiní pracovníci odboru. Toto oprávnění vymezí pracovníkům v pracovní náplni. 4.9. Oprávněná úřední osoba podepisuje zejména dokumenty při: 4.9.1. Výkonu státní správy viz příloha č.2 Organizačního řádu. 4.10. Podepisování účetních dokladů 4.10.1. Podepisování účetních dokladů se řídí vnitřní směrnicí Systém účetnictví a finanční kontroly a vnitřní směrnicí Hospodaření s majetkem města a jeho evidence. Čl. 5 Elektronický podpis 5.1. Pro používání uznávaného elektronického podpisu platí stejná pravidla jako u podepisování dokumentů v analogové podobě. 5.2. Pracovníci oprávněni k použití uznávaného elektronického podpisu, v souladu s tímto podpisovým řádem, jsou uvedeni v příloze podpisového řádu. Čl. 6 Závěrečná ustanovení 6.1. Přílohou podpisového řádu je přehled osob (včetně analogových podpisových vzorů) pověřených podepisováním písemností. 6.2. Podpisový řád, jeho změny a doplňky vydává tajemnice MěÚ po předchozím projednání s vedením města. V Kojetíně dne 30.09.2009 Ing. Mojmír Haupt v.r. starosta Jiřina Páleníková v.r. tajemnice MěÚ - 3 -
Podpisové vzory osob pověřených analogovým podepisováním dokumentů Města Kojetína a MěÚ Kojetín podle Podpisového řádu MěÚ ke dni 1.10.2009 starosta Ing. Mojmír Haupt místostarosta Ing. Jiří Šírek tajemník Jiřina Páleníková odbory MěÚ: FO - vedoucí Drahomíra Fíková - zástupce Dana Chytilová MIM - vedoucí Ing. Dušan Laboň - zástupce Petra Šachová SV - vedoucí Bc.Ludmila Prokešová,DiS. - zástupce Bc. Alice Přehnalová VŽPD - vedoucí Bc. Jiří Stav - zástupce Jana Bosáková VVŠK - vedoucí Bc.Jana Nakládalová - zástupce Jana Orálková - 4 -
Oprávněné úřední osoby v rozsahu oprávnění uvedeném v příloze č. 2 organizačního řádu FO Jiřina Látalová Dana Chytilová odbor MIM Šárka Pospíšilová, DiS. Ing.Dušan Laboň odbor SV Bc.Ludmila Prokešová,DiS. Bc. Alice Přehnalová Vlasta Bartáková Jana Kotoučová Jitka Petruželová Simona Šlampová, DiS. Lucie Zlámalová, DiS. odbor VŽPD Bc. Jiří Stav Jana Bosáková Jana Bartková Eliška Izsová Romana Mrázková odbor VVŠK Bc.Jana Nakládalová Jarmila Vašíčková,Dis. Jana Filípková,Dis. Hana Rohová Markéta Rádlová Michaela Daňková - 5 -
Další oprávnění: odbor VVŠK: matriční agenda - matrikářka Jarmila Vašíčková, DiS. - matrikářka Bc. Jana Nakládalová - matrikářka Michaela Daňková - matrikářka Jana Filípková,DiS vidimace,legalizace Jarmila Vašíčková, DiS. Jana Filípková, DiS Bc. Jana Nakládalová Michaela Daňková CzechPoint Jarmila Vašíčková, DiS. Jana Filípková, DiS. - 6 -
Osoby oprávněné k podepisování dokumentů uznávaným elektronickým podpisem Vedení města: Ing. Mojmír Haupt; Ing. Jiří Šírek; Jiřina Páleníková Odbor VŽPD: Bc. Jiří Stav; Jana Bartková; Jana Bosáková; Eliška Izsová; Romana Mrázková Odbor VVŠK: Bc. Jana Nakládalová; Jana Bradnová; Michaela Daňková; Jana Filípková, DiS.; Jana Orálková; Markéta Rádlová; Hana Rohová; Jarmila Vašíčková, DiS.; Michal Zatloukal Odbor SV: Bc. Ludmila Prokešová, DiS., Bc. Alice Přehnalová; Simona Šlampová, DiS.; Jana Kotoučová; Jitka Petruželová; Lucie Zlámalová, DiS. Odbor MIM: Ing. Dušan Laboň; Šárka Pospíšilová, DiS.; Petra Šachová, Markéta Calabová Finanční odbor: Drahomíra Fíková; Dana Chytilová; Jiřina Látalová Městská policie: Jiří Hübner; Radek Douděra; Kamil Frei; Petra Koňárková; Jaroslav Kratochvíl; František Kraváček; Zdeněk Pechar V Kojetíně dne 23.11.2009 Ing. Mojmír Haupt v.r. starosta Jiřina Páleníková v.r. tajemnice MěÚ - 7 -
Oprávněné úřední osoby v rozsahu oprávnění uvedeném v příloze č. 2 organizačního řádu odbor SV k 1.1.2010 Odbor SV Bc.Ludmila Prokešová,DiS. Bc. Alice Přehnalová Bc.Petra Rozehnalová,DiS Jana Kotoučová Jitka Petruželová Lucie Zlámalová, DiS. V Kojetíně dne 30.12.2009 Jiřina Páleníková v.r. tajemnice MěÚ - 8 -