NOVÉ ASPEKTY PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ VE SPOLEČNOSTI VÍTKOVICE - Výzkum a vývoj, spol. s r.o. NEW ASPECTS OF PROJECT MANAGEMENT OF R & D COMPANY Tomáš Teindl a Roman Orlík b a VÍTKOVICE - Výzkum a vývoj, spol. s r.o., Pohraniční 69/1, 706 02 Ostrava - Vítkovice, ČR, tomas.teindl@vitkovice.cz b VÍTKOVICE - Výzkum a vývoj, spol. s r.o., Pohraniční 69/1, 706 02 Ostrava - Vítkovice, ČR, roman.orlik@vitkovice.cz Abstrakt Úloha a úkoly řízení procesu při zadávání projektu, odborné, obchodní, finanční a legislativní zajištění projektu před výběrovým řízením a po něm. Úloha manažera projektu ve společnosti V&V, kontrolní management řešeného projektu dle pravidel společnosti, veřejných soutěží ministerstev a EU. Technický management projektu a kontrolní systém za účelem splnění cíle programu a realizačních výstupů. Projektové řízení z pohledu manažera projektu a jeho úloha Obchodního manažera včetně spolupráce s profesními útvary projektových úkolů, obchodního, finančního a marketingového. Spolupráce s průmyslovými organizacemi, vysokými školami a výzkumnými ústavy. Inovační potenciál výrobků a technologií, které jsou výstupem projektů a jejich konkurenceschopnost ve světovém měřítku. Abstract Task and goals of process management by assigning the project, professional, commercial, financial and legislative backup of project before selection procedures and after it. Project management and role of project manager in R&D company, control management of project solved according to the rules of the R&D company, public tenders competitions of Ministry of Czech Republic and European Commission. Technical management of project and control system to fulfil the goal of programmes and realization outputs.. Project management and close co-operation with project manager and his activity as Researchers as Business people incl. co-operation with professional departments of projects task, commercial, financial and marketing department. Co-operation with industrial companies, Technical Colleges and Researches Institutes. Innovative potential of products and technologies and services which are the outputs of projects and their competitiveness on world scale. 1. ÚVOD Projektové řízení ve společnosti VÍTKOVICE - Výzkum a vývoj, spol. s r.o. (dále jen V&V) je zcela novým prvkem řízení složitých problémů vědecko-výzkumných programů a projektů. Očekávané výsledky projektového řízení ve V&V se odrážejí ve zvýšení konkurenceschopnosti, zvýšení kapacity při řešení problémů, zkrácení doby řešení, zlepšení dodržování plánovaných úkolů, zvýšení přehlednosti v řešení problematice a možnost zvýšení 1
kvalifikace pracovníků. Organizace řešení projektů národních a nadnárodních ve společnosti V&V měla za následek vytvoření nové organizační struktury společnosti V&V, v níž se předpokládá vysoká a účinná funkčnost. Management společnosti V&V s veškerou odpovědností a kompetencí vytvořil novou formu projektového řízení, časově neomezenou, vycházející ze skladby, náplně a strategie společnosti pro další budoucnost. 2. PROJEKTOVÁ ORGANIZACE VE SPOLEČNOSTI Obrysové schéma strukturu projektového řízení lze znázornit takto: Management společnosti Řídicí rada Technika, obchod, finance, jakost Projektový manažer Projekt. inženýr Projekt. inženýr Specialista Laborant Odborně technická část Řídicí rady (management committee) sestává z: Řídicí rada Věda, výzkum, vývoj Průmyslová aplikace VŠ - A VŠ - B Výzkumná organizace Podnik A Podnik B Podnik C 2
Úlohy a odpovědnosti členů projektového řízení Ředitel společnosti - všechny kompetence, tj. obchodní, finanční, technickoodborné. Projektový manažer - řešení projektu, kontrola finanční, kontakt s organizacemi. Obchodní manažer - obchodní smlouvy, nákup a prodej, kooperace. Technický manažer - technická koordinace projektu. Manažer jakosti - soulad s požadavky systému ŘJ dle ČSN EN ISO 9001 Finanční manažer - finance, kalkulace nákladů, kontrola hospodaření s finančními prostředky. Specialisté, laboranti - spoluřešitelé a zaměstnanci projektového týmu.. REALIZACE PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ VE SPOLEČNOSTI Aktuální problematika a stav řízení projektů ve společnosti VÍTKOVICE - Výzkum a vývoj, spol. s r.o. vychází ze situace, kdy dochází k nárůstu řešených programů a projektů jednak ze strategických a veřejných soutěží v ČR, ale především projektů Evropské unie. Od roku 2000 neustále roste jak počet veřejných projektů, tak i zákonitě objem finančních prostředků, což si vyžádalo zavádění procesu projektového řízení (dále jen PŘ) a tím i reorganizaci stávajících činností odborných pracovníků a obslužného personálu ve společnosti,viz obrázek: 18 17 16 15 14 počet projektů 12 10 8 6 5 8 11 6 4 2 0 2000 2001 2002 200 2004 2005 rok projekty ČR projekty EU Projekty veřejných soutěží v roce 2005 Společnost VÍTKOVICE Výzkum a vývoj, spol. s r.o.
Problematika PŘ je v tomto příspěvku zaměřena především na programy (projekty) řešené společností v rámcových programech EU, resp. dvoustranné zahraniční projekty..1 Řízení procesu projektového úkolu Celý proces až po realizaci projektového úkolu je sledován a řízen managementem společnosti, projektovým manažerem a managementem řízení kvality. Praktické zkušenosti s PŘ byly získány především ze znalosti problematiky v zahraničí, např. Rakousko MCL Leoben, Itálie CSM Roma, Belgie CRM Liège, Německo RWTH Aachen, Holandsko SKF-ERC Nieuwegein a dalších. Útvar projektového řízení při zadávání projektu provádí následující činnosti: má znalosti o veřejných soutěžích v ČR, EU a legislativních dokumentech (zákonech) vyhledává příležitosti k řešení projektů, účastní se odborných českých a zahraničních kooperačních jednání o spolupráci na projektech v ČR a zahraničí prosazuje účast společnosti v projektech v ČR a zahraničí z hlediska přínosu pro organizaci ve spolupráci s vrcholovým managementem společnosti a projektovými manažery definuje podmínky vstupu do řešení, určení hlavního řešitele manažera projektu společně s vedením společnosti navrhuje odborné, finanční a obchodní podmínky zpracování projektu s manažerem projektu, spoluřešiteli z oblasti vysokého školství, průmyslu, výzkumných institucí, resp. účast MSP koordinuje zpracování projektu ve spolupráci s manažerem projektu a spolupracujícími partnery spoluzodpovídá za termínové zpracování a podání projektu do veřejných soutěží v ČR a EU..2 Znalostní a kontrolní management projektu Cílem tohoto kroku je definování a zavedení komplexního procesu řízení znalostí a kontroly řešeného projektu. Úspěšný projekt vyžaduje: odborné, obchodní, finanční a legislativní zajištění projektu na počátku a během řešení u tuzemských a zahraničních projektů kontrolní management řešeného projektu dle etap a pravidel organizací (vyhlášek ministerstev, Evropské komise), která soutěž vypsala finanční řízení projektu po stránce nákladové, investiční a pravidel, která jsou ve vyhláškách soutěže technický management společně s manažerem projektu zprávy, hlášení, personální změny v projektu, finanční, termínové, realizační smlouvy management řízení kvality projektu během řešení dle systému jakosti společnosti V&V 4
závěrečné oponentní řízení ve spolupráci s projektovým, ekonomickým a obchodním manažerem realizační smlouvy projektu. Útvar řízení procesu projektových úkolů ve společnosti vychází z těchto profesionálních zkušeností: znalostí o činnostech pro navrhování, vyhledávání, příležitosti, řízení a kontroly projektového úkolu dostatečné obchodní a ekonomické znalosti pro obchodní a ekonomickou politiku projektu, legislativní znalosti projektů veřejné soutěže v ČR a EU dobré komunikativnosti mezi manažerem projektu a dalšími spolupracovníky dokonalé znalosti světových jazyků pro přípravu, obchodní, ekonomické spolupráce při jednáních v zemích EU v průběhu řešení projektu. 4. PRAKTICKÉ PŘÍKLADY PROJEKTOVÉHO ŘÍZENI PROGRAMŮ EU VE SPOLEČNOSTI Perspektivní strategie, která nastala především po otevření evropského vědeckovýzkumného prostoru, našla uplatnění i ve společnosti VÍTKOVICE - Výzkum a vývoj, spol. s r.o. Díky odborným a ekonomických zkušenostem V&V dochází i zde ke sdružování do konsorcií, která jsou výhodou pro vyšší stupně kooperace a vysokou produktivitu práce společnosti. Cílené aktivity společnosti s přesným časovým vymezením projektového řešení nastartovaly již v roce 1998 účasti ve veřejných soutěžích v ČR a v Evropě. Příklady úspěšně řešených programů v rámci Evropské unie v roce 2005 společností V&V v 6.rámcovém programu EU jsou následující: Technique for remediation of steel-works polluted sites TRESOR Koordinátor Centro Sviluppo Materiali, s.p.a. Roma, Italy Spolupráce: Sidenor I+D,Španělsko,CORUS UK Ltd., United Kingdom, ISQ, Portugal a IVL Svenska Miljoeinstitutet AB, Sweden, V&V VÍTKOVICE Modern plastic design for steel structures - PLASTOTOUGH Koordinátor RWTH Aachen, Germany Spolupráce: National technical University of Athens, Greece,Peiner Traeger GmbH, Germany, V&V VÍTKOVICE Marie Curie Actions, AI41A Koordinátor: SKF RDC,B.V. Nieuwegein, Germany Spolupráce: University of Cambridge, Unnited Kingdom,Imperial College, London, United Kingdom, Lulea Technical University, Sweden,Ecole Centrale de Lyon, France, University of Twente, University of Nijmegen a University of Delft, The Netherlands, Hannover University,Germany, University of Catalyna, Spain, V&V VÍTKOVICE Application of Small Punch Test (SPT), Technology for residual Lifetime Assessment of Fossil Power Plants Koordinátor: Čínská lidová republika, dvoustranný mezinárodní projekt při MŠMT Mastering of P-ESR technology for high nitrogen steel grades for high value applications-hinist Koordinátor: Cento Sviluppo Materiali, s.p.a.,roma,italy, Spolupráce: Betriebsforschungsinstitut, Germany Energietechnik, Essen, Germany, V&V VÍTKOVICE 5
Safe Life Extension of Steelworks Plant SLIFEX Koordinátor: CORUS UK,Ltd., United Kingdom Spolupráce: Univestity Cantabria, Spain, SIDENOR I+D,S.A., Spain, BFI, Germany, I-W-T, Germany, V&V VÍTKOVICE. Společnost V&V na základě dlouholetých úzkých kontaktů na zahraniční průmyslová a výzkumná centra se soustředila již v předstihu v létech 1998-2001 na získání možnosti spoluřešitelství v rámcových programech EU. K tomu podnikla tyto důležité kroky: prezentovala historii, profesionalitu a schopnost společnosti řešit evropský projekt na pracovních a kick-off jednáních zahraničního koordinátora prokázala schopnost dostát všem závazkům z hlediska odborného, obchodního a finančního splnit všechny požadavky legislativy při přípravě, řešení a finalizaci projektu a dostát závazkům belgického práva řešit evropský projekt na vysoké odborné úrovni a prezentovat výsledky na technických jednáních v zahraničí. Všechny uvedené kroky řešitelství programu projektu Evropské unie jsou v souladu s nastartovaným projektovým řízením ve společnosti, tj. odpovědnost managementu V&V, projektového manažera, útvaru projektového řízení, obchodního a ekonomického řízení. 5. ZÁVĚR Uplatňováním projektového řízení se společnosti VÍTKOVICE - Výzkum a vývoj, spol. s r.o. podařilo skloubit základní prvky řízení, tj. aplikovat znalosti, dovednosti, nástroje a techniku do projektových aktivit. Rovněž jsou plněny i další tři důležité faktory řízení časové hledisko, výsledky projektu a finanční rozpočet. Všechny tyto prvky zajišťují společnosti VÍTKOVICE - Výzkum a vývoj, spol. s r.o. dosáhnout stanovených dlouhodobých strategických cílů, jakosti a konkurenceschopnosti služeb a výrobků společnosti. 6
ISBN 80-85988-48-8. 7