Informační systémy Roman Bartoš Copyright istudium, 2005, http://www.istudium.cz Žádná část této publikace nesmí být publikována a šířena žádným způsobem a v žádné podobě bez výslovného svolení vydavatele. Produkce, technický redaktor: Roman Bartoš Vnitřní úprava: Matouš Horáček
Obsah Obsah...1 Informační systémy...2 Technické komponenty informačního systému...2 Softwarové nástroje informačního systému...2 Metodické pokyny informačního systému...3 Zavádění informačního systému...4 Softwarová problematika...4 Technická problematika...4 Finanční problematika...5 Psychologická problematika...5 1
Informační systémy Informační systém je souhrn technických komponent, softwarových nástrojů a metodických pokynů pro tvorbu, získávání, zpracování, přenos, šíření a uchovávání dat. Výběrem vhodných dat získáváme informace (zprávy o objektu, subjektu nebo jevu). Technické komponenty informačního systému uživatelské počítače (pracovní stanice, workstation) - počítače vybavené obvykle operačním systémem Microsoft Windows 95/98/2000/XP, jejichž prostřednictvím uživatelé pracují s informačním systémem periferní zařízení - zařízení pro ukládání informací a příkazů uživatelem do informačního systému (klávesnice, myš, scanner, mikrofon, kamera) - zařízení pro výstup informací z informačního systému k uživateli (monitor, reproduktor, tiskárna, plotter) lokální počítačová síť LAN (Local Area Network) - technické propojení počítačů pro přenos libovolných dat síťové adaptéry v počítačích (síťové rozvody, datové přepínače a směrovače) počítačové servery - počítače vybavené obvykle víceuživatelským a víceúlohovým operačním systémem, které pomocí softwaru poskytují služby uživatelům informačního systému rozhraní do globálních sítí WAN (Wide Area Network) - připojení do sítě Internet - připojení do privátní univerzitní sítě (Intranet) Softwarové nástroje informačního systému operační systémy - jednouživatelské operační systémy pracovních stanic - víceuživatelské a víceúlohové operační systémy serverů (operační systém zajišťuje datovou komunikaci se svými periferními zařízeními, přidělování času procesoru, správu paměti, správu souborů, ochranu procesů) uživatelský software pro přístup k informačnímu systému - webovské prohlížeče pro přístup k internetovým/intranetovým službám serverů - uživatelské databázové dotazovací programy pro přístup ke službám databázovým serverů uživatelský software pro tvorbu a zpracování informací - textové editory a textové procesory (nástroje, které převádí zdrojový text do grafického formátu, např. LaTeX z formátu.tex do formátu.dvi a.pdf) - tabulkové kalkulátory (nástroje pro tabulkové výpočty a prezentaci výsledků) 2
- nástroje pro zpracování geografických dat (ArcInfo, MicroStation pro digitalizaci map a jejich zobrazení) - nástroje pro správu operačního systému (správa souborů, správa disku) Metodické pokyny informačního systému organizační pokyny a opatření - závazné pokyny pro ukládání informací do informačního systému - přístupová práva uživatelů informačního systému - postupy práce s informačním systémem - závazné pokyny pro používání informací z informačního systému školení administrátora informačního systému a dokumentace pro správu systému školení uživatelů informačního systému a uživatelská dokumentace Informační systém se například skládá z následujících technických komponent a softwarových nástrojů: databázový server evidence sociálních dávek (referát státní sociální podpory) - operační systém Novell Netware, systém řízení báze dat Oracle 7 databázový server evidence živnostníků (referát živnostenský úřad) - operační systém Novell Netware, síťové programové vybavení databázový server pro rozpočet a účetnictví okresního úřadu (referát finanční) - operační systém UNIX SCO nebo Windows NT, systém řízení báze dat Informix nebo Oracle geografický informační systém (referát životního prostředí, referát regionálního rozvoje, referát pozemkový úřad) - systém ArcInfo, systém MicroStation spojující grafický výstup (mapu) s databázovými informacemi databázový server evidence archiválií (okresní archiv) - evidence dokumentů, databáze grafických kopií dokumentů server tvořící firewall a intranetový server - firewall odděluje sítě LAN okresního úřadu od sítě Internet a zabraňuje hackerskému průniku - intranetový server zajišťuje příjem elektronické pošty, WWW stránky okresního úřadu pro styk úřadu s veřejností atd. databázový server s distribuovanou databází centrální evidence obyvatel - systém řízení báze dat Informix, - distribuovaná databáze, rozdělená po jednotlivých okresech s možností vyhledávání v celé databázi - vyhrazený přístup do intranetové sítě Ministerstva vnitra a okresních úřadů 3
Zavádění informačního systému Zavádění jakéhokoliv informačního systému do soukromé firmy, školského zařízení nebo úřadu státní správy a samosprávy musí v počátcích překonat řadu problémů a úskalí, která by mohla ohrozit jeho nasazení, účelnost a účinnost. softwarová problematika technická problematika finanční problematika psychologická problematika Softwarová problematika Před zavedením informačního systému je nutné stanovit, jaké programové vybavení bude použito. Zadavatel proto musí předem dostatečně dobře znát účel a cíl zavádění informačního systému. Na českém trhu již existují některé komplexní ekonomické a finanční informační systémy: ARIS (Automatizovaný Rozpočtový Informační Systém) - Podnik výpočetní techniky, Praha FENIX (Informační systém pro města, obce, okresní úřady, rozpočtové a příspěvkové organizace) - Podnik výpočetní techniky, Praha GINIS (Gordic INtegrovaný Informační Systém) - Gordic, Jihlava. Tyto komplexní informační systémy jsou programovány pro některé systémy řízení báze dat (např. MySQL v operačních systémech Linux, SyBASE v operačních systémech Windows, Oracle nebo Informix v operačních systémech Unix (např. Open Unix 8 společnosti Caldera, Solaris společnosti Sun Microsystems), Novell Netware 6 a Windows NT, atd.). Proto určují, jaký operační systém bude nezbytné použít. Operační systém zase určuje, jaké technické vybavení bude potřebné pro dostatečný výkon. Technická problematika Systémy řízení báze dat a operační systémy předurčují potřebné technické vybavení. Při pořizování technického vybavení je rozumné uvážit: účelnost a výkon - Je naprosto neúčelné pořizovat výpočetní techniku, která svým výkonem výrazně přesahuje požadovaný účel (např. pro práci s textovým editorem pořizovat superpočítač Cray) dlouhodobá využitelnost - Výpočetní techniku je nutné pořizovat s výhledem její využitelnosti v delším časovém období (alespoň 5 let). - Není finančně únosné provádět neustálou průběžnou obnovu výpočetní techniky. záruční a pozáruční servis - Pořizovat výpočetní techniku od dodavatelů se zajištěným záručním a zejména pozáručním servisem. - Předem zjistit ceny za pozáruční servis. Někteří dodavatelé výpočetní techniky pozáruční servis výrazně předražují s cílem donutit zákazníka k novému nákupu. 4
Finanční problematika Dnes již není pravdivé heslo "Nejsem tak bohatý, abych kupoval levné věci". Příkladem z oblasti operačních systémů je cenová politika společnosti Microsoft a technická kvalita jejích produktů. Při investicích do výpočetní techniky je nutné vyhledávat dodavatele s komplexními službami: instalace výpočetní techniky (počítače, síťová kabeláž, aktivní komponenty sítě, tiskárny, atd.) instalace operačních systémů (např. Novell Netware, Windows NT, Linux, systémy typu UNIX) poradenská pomoc při instalaci informačního systému zaškolení administrátora pro správu operačních systémů záruční a pozáruční servis výpočetní techniky Při pořizování výpočetní techniky nepodlehnout klamavé reklamě a nepořizovat zbytečnou výpočetní techniku (např. účetní program nepotřebuje grafickou kartu s akcelerátorem, zvukovou kartu, procesor Pentium III 1 GHz, operační paměť 512 MB). Psychologická problematika Patrně nejobtížnějším problémem při zavádění nového informačního systému je konzervativní chování zaměstnanců. Zavádění informačního systému totiž od nich vyžaduje intelektuální úsilí, zapracování a dostatek času. Při zavádění informačního systému je nutné, aby systém od počátku pracoval bezchybně. Chyby vyvolávají v lidech odpor a odmítání se na zavádění informačního systému dále podílet. Zavádění informačního systému z hlediska psychologie má následující kroky: Přesvědčit zaměstnance, že zavedení informačního systému pro ně samotné bude prospěšné (menší pracovní zatížení, méně času, lepší přehlednost, příjemnější práce atd.) Připravit nebo získat uživatelskou dokumentaci. Při přípravě uživatelské dokumentace dbát, aby byla pro zaměstnance dostatečně pochopitelná. Provádět školení informačního systému s částečně individuálním přístupem. V případě nutnosti oddělené školení nadřízených a jim podřízených zaměstnanců (někteří nadřízení mají psychologické a společenské zábrany a nechtějí, aby podřízení viděli jejich případné neúspěchy) Zavádět informační systém v postupných krocích (např. v několika týdnech), aby zaměstnanci měli dostatek času se důvěrně seznámit s jednotlivými komponentami systému. Vedoucí musí řešit osobně případné negativní reakce zaměstnanců na zaváděný informační systém. Zajišťovat uživatelskou podporu zaměstnancům i po zavedení informačního systému. Tuto podporu by měl zajišťovat administrátor systému. 5