Přihlašování na promoce a poplatky (aktualizace 15. 4. 2016) Systém IS EDISON podporuje přihlašování na promoci a platbu za ni. Následující popis uvádí změny, ke kterým v souvislosti se zavedením funkcionality došlo a také, jaký by měl být ideální postup, a co je třeba nastavit. Generování předpisu poplatků za promoci bude spuštěno k 1. 1. 2016. 1. Definice poplatku za promoci (správa poplatků na univerzitě) Pro každý akademický rok je třeba nastavit výši poplatku za promoci. Nastavení provádí osoba s oprávněním SPRÁVA POPLATKŮ NA UNIVERITĚ (případně na fakultě). Pokud není poplatek pro daný AR vytvořený, je třeba jej nejprve vytvořit. Druh poplatku nastavíme na Promoce. Období nastavujeme na NEDEFINOVÁNO. Počet jednotek nastavit na 1 a datum ke splatnosti na 7. Částka se nastavuje dle předpisu. Obr. 1 Definice poplatku za promoci na univerzitě Obr. 2 Definované poplatky na univerzitě pro daný AR Přihlašování na promoce a poplatky platné k 15. 4. 2016 1 z 8
2. Nastavení období promocí v harmonogramu V harmonogramu akademického roku si každá fakulta nastaví položku nazvanou období promocí (resp. období promocí ukončení v ZS určeno především pro FAST, kde je 1,5 leté navazující studium). Období promocí je možné nastavit jako jeden interval. Počáteční a koncové datum tohoto intervalu se pak zobrazí studentům při přihlášení k SZZ a v informačním emailu k přihlášení na promoci. 3. Přihlášení studenta k SZZ Obr. 3 Přihlášení studenta k definici SZZ Zobrazený interval je převzat z harmonogramu akademického roku fakulty z položky období promocí (resp. období promocí ukončení v ZS určeno především pro FAST, kde je 1,5 leté navazující studium). V případě studentů, kteří konají SZZ v mimořádném termínu (po 30.6., resp. po 28.2. pro končící v ZS na FAST). Je formulace upravena a období promocí se nezobrazuje. O konání promocí pro mimořádné termíny SZZ rozhodují fakulty a informují o nich studijní oddělení. 4. Informační email s pokyny pro přihlášení po SZZ Pokud student úspěšně vykoná SZZ, výsledek je zadán do systému a je zveřejněn, je mu automaticky vygenerován email s informací, kde se v systému může přihlásit ke slavnostní promoci. Studujícím v anglickém jazyce je email odeslán anglicky. Zároveň se aktivuje stránka na studentském portálu pro přihlášení studenta. Nejsou-li výsledky SZZ zveřejněny komisí do konce dne konání SZZ, je nejprve provedeno zveřejnění automaticky systémem, následně je odeslán informační email studentovi. Přihlašování na promoce a poplatky platné k 15. 4. 2016 2 z 8
Ukázka znění emailu: Předmět: EDISON - přihlášení na slavnostní promoci Dobrý den, gratulujeme k úspěšnému vykonání státní závěrečné zkoušky. Slavnostní promoce se konají v termínu 15.6.2016-18.6.2016. Máte-li zájem zúčastnit se slavnostní promoce, přihlaste se na https://edison.sso.vsb.cz/myportal/student/promoce nejpozději 5 dnů před konáním promoce. Nemůžete-li se promoce zúčastnit, kontaktujte studijní oddělení k projednání náhradního způsobu převzetí diplomu. S pozdravem, informační systém EDISON 5. Přihlášení studenta na promoci Student se může přihlásit na promoci po úspěšném vykonání SZZ a zveřejnění výsledku. Menu: STUDENTSKÝ PORTÁL: Závěrečné zkoušky a práce -> Přihlášení na promoci Obr. 4 Přihlášení na promoci z pohledu studenta Po přihlášení je studentovi vygenerován předpis poplatku za promoce a automaticky odeslán email s informacemi k platbě. Platbu je možné provést pomocí EPS nebo bankovním převodem. Platbu pomocí EPS je možné provést ihned po přihlášení. Studentovi se pod odkazem Zaplatit zpřístupní EPS. Jakmile dojde ke spárování platby s předpisem, změní se odkaz Zaplatit na text Uhrazeno. Přihlašování na promoce a poplatky platné k 15. 4. 2016 3 z 8
Obr. 5 Student se přihlásil na promoci a může provést platbu pomocí EPS Ukázka znění emailu: Předmět: EDISON - pokyny k platbě za promoci Dobrý den, pro úspěšné dokončení přihlášení na promoci, proveďte platbu ve výši 500 Kč (datum splatnosti: 14.5.2016) pomocí EPS https://karty.vsb.cz/eps nebo platbou na bankovní účet 000000-0100954151/0300 s uvedením variabilního symbolu 2002150199. Předpokladem pro řádné přihlášení je spárování platby dle variabilního symbolu, prosím, pečlivě zkontrolujte před odesláním. S pozdravem, informační systém EDISON Přihlašování na promoce a poplatky platné k 15. 4. 2016 4 z 8
6. Vygenerovaná pohledávka (promoce) z pohledu studijní referentky Pokud je studentovi vygenerován předpis poplatku za promoci, zobrazí se informace na Kartě studenta na Průběhu a zároveň na záložce Poplatky, stejně jako je tomu u ostatních typů poplatků. Na záložce Poplatky je možné zjistit podrobnosti k tomuto typu poplatku např. VS. Obr. 6 Zobrazení na Kartě studenta na záložce Průběh Obr. 7 Zobrazení na Kartě studenta na záložce Poplatky Obr. 8 Zobrazení detailních informací k poplatku za promoci v záložce Poplatky na Kartě studenta Přihlašování na promoce a poplatky platné k 15. 4. 2016 5 z 8
POZOR! Jedině tento typ poplatku je možné stornovat ze záložky Poplatky v Kartě studenta. Stornování poplatku by však referentka měla provádět s nejvyšší opatrností a opravdu až v situaci, kdy je jasné, že se student slavnostní promoce účastnit nebude! V opačném případě neexistuje způsob jak poplatek opět vygenerovat! Ve všech ostatních případech referentka poplatek ponechá, storno se v případě nezaplacení provádí po 150 dnech od rozhodného data automaticky (bez zásahu referentky). Storno je zároveň odhlášením z účasti na promoci (na straně studenta se zobrazí storno v menu Přihlášení na promoci). Tento typ poplatku se nevymáhá (jako je tomu u poplatku za delší a další studium). Nově je poplatek za promoci zobrazován v EPS na základě vygenerovaného předpisu pohledávky. Pokud student - absolvent zaplatí prostřednictvím EPS, je platba spárována a poplatek vyhodnocen jako zaplacený. Platba je možná také bankovním převodem, ke spárování pak dochází s delší časovou prodlevou (4 dny). 7. Zaplacení poplatku za promoci Student se přihlásí na promoci a následně zaplatí předepsaný poplatek (na předepsaný variabilní symbol). Zaplacení je možné prostřednictvím: 1) EPS https://eps.vsb.cz/, kde se studentovi automaticky nabídnou všechny předepsané poplatky, tedy i poplatek za promoci. Po provedení platby je informace o zaplacení odeslána do IS EDISON a pohledávka je označená jako zaplacená. Obr. 9 Ukázka zobrazení poplatku v EPS 2) bankovním převodem na předepsaný účet s uvedením vygenerovaného variabilního symbolu (zaslán studentovi v informačním emailu, viditelný také v detailu pohledávky). Po připsání částky na účet školy je do následujícího dne provedeno párování mezi SAP a IS EDISON, následně je pohledávka označena jako zaplacená. U tohoto způsobu platby je třeba počítat s větší časovou prodlenou, bankovní operace mohou trvat 3 pracovní dny + 1 den pro zpracování v SAP a spárování). Přihlašování na promoce a poplatky platné k 15. 4. 2016 6 z 8
8. Seznam absolventů k promoci pro studijní referentku Administrativa -> Přehledy -> Seznam absolventů k promoci Obr. 10 Filtr pro seznam absolventů k promoci v menu Administrativa - Přehledy Studijní referentka může filtrovat absolventy přihlášené na promoci dle akademického roku studia, fakulty, typu a formy studia, případně dle P/O/S, jazyka, data konání SZZ a místa výuky tak, aby si mohla sestavit seznam absolventů k promoci. Může zvolit, zda chce vidět všechny přihlášené, nebo jen ty, co zaplatili, případně nezaplatili poplatek za promoci. Obr. 11 Ukázka zobrazení výsledného seznamu absolventů k promoci - absolvent se zaplaceným poplatkem Přihlašování na promoce a poplatky platné k 15. 4. 2016 7 z 8
Výsledný seznam je možné exportovat do PDF či XLS (kde je možno provádět případné další úpravy). Zvolenému seznamu studentů lze odeslat hromadný email (např. v případě urgence platby za promoci je možné vybrat jen studenty, kteří dosud nezaplatili a poslat jim upozornění). Studenti, kterým byl poplatek za promoci stornován studijní referentkou, se na seznamu nezobrazí (storno poplatku je možné jen v případě, že má referentka na 100% potvrzenou informaci, že se student promoce nemůže zúčastnit a diplom si převezme jiným způsobem)! Přihlašování na promoce a poplatky platné k 15. 4. 2016 8 z 8