Sharepoint portál v prostředí univerzity Sharepoint portal in environment of university Ing. Milan Tomeš, Bc. Alena Musilová Abstrakt: Tento článek se zabývá využitím portálu Sharepoint v prostředí Univerzity Pardubice, FES/USII v procesu tvorby a odevzdávání závěrečných prací. Je popsán portál Microsoft Sharepoint, jeho struktura, možnosti a je podroben testování na případové studii závěrečných prací. Na základě stanovených cílů, daného prostředí a získaných zkušeností jsou diskutovány závěry, které z testování vyplívají. Klíčová slova Portál, Sharepoint, závěrečná práce Úvod Tématem tohoto článku je portálové řešení firmy Microsoft - Sharepoint server, resp. Sharepoint services z pohledu potřeb univerzitního prostředí. Jeho smyslem je zlepšit způsob sdílení informací na celé univerzitě, což je základem efektivní komunikace a na tuto součást informačního systému by měl být kladen velký důraz. Článek se nejprve zabývá portály obecně, poté představuje samotný Sharepoint a dále se zaměřuje na možnosti využití Sharepointu na Univerzitě, konkrétně Fakultě ekonomicko-správní, Ústavu systémového inženýrství a informatiky a popisuje zkušenosti z testování tohoto portálu. V závěru kapitoly je provedeno zhodnocení celého testování. Portál Původní interpretace slova portál vznikla z podstaty tohoto slova, tzn. jako brána, dveře, vstup apod. Postupně se však měnil a dnes jej chápeme spíše jako vstupní bod do internetu. Návštěvník portálu by měl vše, co hledá, najít přímo na portálu, bez toho, aby musel být někam přesměrován. Proto se také neustále mění obsahy portálů, které se neustále rozšiřují o nové služby. Kromě původních vyhledávacích služeb portály nabízí řadu dalších služeb např. e-mail, programy kin nebo TV, zpravodajství, slovníky, mapy apod. Kromě funkcí, které jsou zřejmé z orientace portálu, zahrnují dle [1] portálová řešení následující moduly: Komunikační rozhraní - zahrnuje prostředky, které zajišťují komunikaci portálu s klientskými aplikacemi uživatelů, tedy prostředky služby WWW, tj. webový server. 1
Bezpečnost - představuje množinu prostředků pro zajištění základních bezpečnostních mechanismů. Často se setkáváme s termínem single sign-on (SSO), kdy prostřednictvím jedné autentizace uživatele je přiřazen jeho přístup ke všem relevantním aplikacím a systémům. Administrace - zahrnuje prostředky, které zajistí administraci prostředí, a to jak ze strany správce portálu, tak i ze strany správy jednotlivými uživateli portálu. Vyhledávání - je množina nástrojů, které umožní efektivní vyhledávání jak ve strukturovaných, tak i v nestrukturovaných datech, které jsou portálem zpřístupněny. Kromě katalogizační služby se zde nabízí i fulltextové vyhledávání. Architektura Sharepoint je založena na třívrstvé architektuře, prezentační vrstva využívá webový prohlížeč, datová vrstva databázi a DBMS a aplikační vrstva několik technologií jako Active Directory, IIS, ASP.NET,.NET Framework, Objektový model, CAML. Prezentační vrstva nebo klient komunikují s uživatelem. Její hlavní funkcí je reprezentace dat uživateli v přijatelném formátu a zajištění interakce uživatele s aplikací. V aplikační vrstvě je uložena základní aplikační logika. Hlavní funkcí je poskytování informací prezentační vrstvě. Databázová vrstva má jako hlavní funkci působit jako spolehlivé úložiště dat, zajistit datovou integritu a zjednodušit práci s daty pomocí uložených procedur. Tvoří ji DBMS (Database Management System) a databáze. Struktura portálu je rozdílná u registrovaných uživatelů a u neregistrovaných uživatelů. Registrovaní uživatelé prochází procesem registrace, obsah portálu je pro ně personalizovaný, zobrazují se jim pouze relevantní informace, zatímco neregistrovaní uživatelé se dostávají do základního portálu (viz Obrázek 1). Obrázek 1 - Obecná architektura portálu, Zdroj: [4] 2
Sharepoint - portálové řešení Sharepoint je konkrétní portálový produkt od firmy Microsoft. Jestliže se hovoří o technologii Sharepoint, existují dva podobné pojmy v [2] specifikované takto: Windows Sharepoint Services (WSS) - je webová informační služba vystavěná na technologii.net, která využívá k ukládání všech svých dat databázový server Microsoft SQL Server. Microsoft Office Sharepoint Portal Server - je portálové řešení využívající služby WSS. Portálovým řešením je myšlen nástroj integrující veškeré sdílené informační zdroje do jednoho společného bodu. Dle [2] je architektura chápána takto: Virtuální server - je virtuální počítač, který se nachází na serveru, ale uživateli se jeví jako samostatný server. Na jednom fyzickém počítači se může nacházet několik virtuálních serverů, každý z nichž je schopen spouštět vlastní aplikace a má vlastní přístup ke vstupním a periferním zařízením. Každý virtuální server může mít vlastní název domény a adresu IP. Kolekce webů - celá struktura webu nejvyšší úrovně a všech jeho podřízených webů. Web nejvyšší úrovně - má stejné vlastnosti jako hlavní web, jeho adresa je však delší než adresa webu hlavního. Skládá se z adresy hlavního webu a jména webu. Konfigurační databáze - v této databázi jsou uloženy informace o systému, jednotlivých virtuálních serverech v rámci fyzického serveru. Pro fyzický server existuje vždy pouze jedna. Databáze obsahu - databáze, v rámci níž jsou ukládána veškerá data vztahující se k provozování webu nebo portálu. Obsahuje informace a dokumenty publikované v rámci webu nebo portálu, informace o uživatelských skupinách, právech a uživatelích a nastavení týkající se grafického vzhledu a rozložení. Databáze komponent - tato databáze obsahuje komponenty ASP.NET, CAML a objektový model. Architektura služby WSS je založena na tom, že v IIS jsou definovány takzvané Fondy aplikací, které řídí činnost webu. Fond aplikací umožňuje serveru provozovat více webů najednou, každý z nich může navíc pracovat v samostatném pracovním procesu. Tím fond aplikací zajišťuje bezpečnost provozu každého z webu tak, že jeden běžící web nemůže ovlivnit proces jiného běžícího webu. Každý web služby ISS musí běžet v některém z fondů aplikací. Více webů může běžet v jednom fondu aplikací. Každý hlavní web WSS může být dále členěn a obsahovat weby podřízené. Ty mohou dědit z nadřízeného webu bezpečnostní nastavení.[2] Sharepoint v prostředí Univerzity Pardubice V současné době není na Univerzitě Pardubice žádný vnitřní portál a studenti, učitelé a ostatní zaměstnanci si vyměňují informace v podstatě pouze emaily. Je zde webový portál, kde 3
jsou zveřejňovány veřejné informace, dále je v rámci univerzity využíváno 12 různých informačních systémů, které nejsou integrovány do jediného místa. Jsou stanoveny tyto požadavky na portálové řešení: Funkce DMS systému - CMS systém na univerzitě již funguje, není zde však žádný DMS systém - práce s dokumenty, verzování, archiv apod. Přístupnost - dobrá orientace na portálu, relevantnost informací, podpora více prohlížečů. Integrace s MS Office - Univerzita Pardubice využívá MS Office, proto je jeho podpora nutností. Jednotné prostředí pro všechny - všichni uživatelé registrovaní i neregistrovaní vstupují do stejného prostředí. Integrace se stávajícími systémy - v současné době je integrace s ostatními informačními systémy nejen předpokladem pro efektivnější fungování, ale i nezbytností pro každodenní práci uživatelů. Cíle, které jsou sledovány možným nasazením Sharepoint na univerzitě: Lepší přehlednost a orientace v informacích Strukturovaný přístup k informacím Lepší týmová spolupráce Integrace s MS Office Relevantnost informací pro uživatele Obecně lze říci, že možnost využití Sharepoint na Univerzitě je prakticky ve všech oblastech Testování Vzhledem k omezenému rozsahu práce a značné rozsáhlosti záběru portálu, který jde napříč celým spektrem služeb a činností univerzity, je testována pouze vybraná oblast, konkrétně odevzdávání závěrečných prací (bakalářské a diplomové) a je proveden návrh této konkrétní oblasti použití v prostředí FES/USII. Testování probíhalo formou pronájmu webhostingu Sharepoint Services 2.0 na serveru Ignum.cz, kde byl vytvořen zkušební univerzitní portál právě se zaměřením na odevzdávání závěrečných prací. Obrázek 2 znázorňuje rozložení úvodní stránky na tyto části: Horní oblast znázorňuje horní část webové stránky, která obsahuje naváděcí odkazy. Tyto odkazy jsou buď přednastavené, nebo vytvořené administrátorem. Pravá oblast zobrazuje panel Snadného spouštění. Administrátor může nastavit, jestli odkaz na danou webovou část nechá zobrazit v panelu Snadného spouštění. Levá oblast zobrazuje panel nástrojů k optimalizaci stránky. Nabízí možnosti Přidat webovou část, Upravit sdílené webové části a Navrhnout tuto stránku. Střední oblast znázorňuje hlavní část webové stránky, kterou si uživatel upravuje. 4
Obrázek 2 - Rozložení stránky na zkušebním portálu, Zdroj: [4] Pro potřeby testování byl popsán proces tvorby těchto prací (viz Obrázek 3), vytvořeno několik rolí v rámci tohoto procesu a poté byl celý proces na tomto portále simulován. Byly stanoveny cíle, které měly být tímto testováním ověřeny: Otestovat jako DMS systém Integrace s MS Office Otestovat na odevzdávání závěrečných prací Podpora prohlížečů Lepší přehlednost a orientace Týmová spolupráce Relevantnost V praxi se celého procesu tvorby a odevzdávání prací zúčastňuje více osob, ale pro potřeby testování bylo provedeno zjednodušení na tyto základní role: Administrátor - působí jako správce webu, spravuje uživatele a skupiny uživatelů, vytváří weby a podweby, kontakty. Může přidávat a upravovat stránky, upravovat položky, přidat či odebrat webové části, zrušit rezervaci. Vedoucí - může spravovat seznamy, zrušit rezervaci, zobrazit, přidat, upravit a odstranit položky, zobrazit stránky. Může vytvářet šablony dokumentů, vytvářet oznámení na webu, prohlížet cizí soubory, editovat i prohlížet všechny soubory. Učitel - má právo vytvářet dokumenty, prohlížet cizí soubory, vytvářet a upravovat seznamy. Nesmí editovat cizí soubory. Student - má právo prohlížet seznamy, editovat vlastní soubory, nemůže měnit nastavení, ani prohlížet jiné soubory. 5
Obrázek 3 - Proces tvorby a odevzdávání písemných prací, Zdroj: [4] Obrázek 3 znázorňuje celý proces tvorby a odevzdávání písemných prací. Vždy je uvedeno, kdo má za každou část tohoto procesu zodpovědnost a který krok následuje. Jednotlivé části procesu jsou znázorněny tak, jak následují časově za sebou. Tento proces je složen z pěti částí: Tvorba seznamu prací - počáteční fáze popisuje návrh témat písemných prací a zveřejnění seznamu písemných prací. Vedoucí ústavu nejprve zveřejní termín a počet návrhů písemných prací pro učitele. Učitelé zpracují své návrhy a vedoucí ohodnotí. Poté vedoucí zveřejní seznam témat písemných prací pro studenty. Výběr tématu práce - tato fáze popisuje proces výběru tématu studentem. Student po výběru tématu kontaktuje učitele. Učitel poté rozhodne o obsazenosti témat a zveřejní změny v Seznamu témat. Tvorba zadávacího listu - vedoucí ústavu zveřejní termín odevzdání zadávacího listu. Student navrhne osnovu k písemné práci, učitel ji ohodnotí a schválenou verzi uloží. Zpracování písemné práce - tato fáze začíná zveřejněním termínu konání státních závěrečných zkoušek a termínu odevzdání písemných prací. Poté student zpracuje práci, odevzdá jednotlivé verze a učitel je připomínkuje. Finální verzi si učitel rezervuje, poté sepíše posudek na danou práci a připraví Seznam odevzdaných prací. 6
Konečná fáze obhajoby - v této fázi student obhajuje svoji práci. Po úspěšné obhajobě vedoucí ústavu práci archivuje a předá knihovně. Po neúspěšné obhajobě se student vrací do fáze Zpracování písemné práce. Zhodnocení Otestovat jako DMS systém jako nevýhoda se ukázalo, že pro každou Knihovnu dokumentů je možno použít jedinou šablonu dokumentů. Další nevýhodou je, že nemohlo být otestováno nastavení oprávnění pro uživatele Knihovny dokumentů. Server Ignum.cz pracuje na verzi WSS 2.0, která tuto funkcionalitu nenabízí. V následující verzi WSS 3.0 by již mělo být možné nastavit pro každý adresář oprávnění uživatelů a pro Knihovnu dokumentů použít více šablon. Integrace s MS Office v procesu písemných prací byl otestován MS Word a Excel při vyplňování šablon dokumentů. Při tvorbě webových stránek portálu byl otestován FrontPage. Testování Outlooku probíhalo ve fázi výběru tématu písemné práce a při nastavení výpisů upozornění v portálu, např. při změně v Seznamu témat. Uvedené aplikace fungují bez problémů. Podpora prohlížečů - testování probíhalo v prohlížečích Internet Explorer, Mozilla Firefox a Opera. Internet Explorer nabízí plnou podporu. Ostatní nenabízejí plnou funkcionalitu, např. rolovací kontextovou nabídku nebo vložení dokumentu ve volbě Nový dokument. Toto je pro uživatele značné omezení. Otestovat na tvorbě a odevzdávání písemných prací z testování vyplývá, že Sharepoint je produkt, který je pro tuto oblast možno využít a dá se tedy usuzovat, že je to vhodné řešení. Lepší přehlednost a orientace v informacích při vhodné strukturovanosti portálu, která je však pro každé nasazení specifická, tak aby splnila dané potřeby, nabízí uživatelům dobrou orientaci a přehled v informacích. Lepší týmová spolupráce - týmová spolupráce se osvědčila v procesu písemných prací. Relevantnost informací pro uživatele - uživatelé se dostanou pouze k těm informacím, které jsou pro ně relevantní a k ostatním informacím jim není přidělen přístup. Závěr Produkt Microsoft Sharepoint je sice portál podnikový, ale jeho využití je možné i pro školství. Dle [5] se používá například na ČVUT v Praze nebo Střední průmyslové škole Na Třebešíně v Praze. Tyto školy počtem svých uživatelů předčí i větší podniky. Cílem této práce bylo popsat konkrétní portál a otestovat jej v prostředí Univerzity Pardubice. Z praktického testování v oblasti tvorby a odevzdávání písemných prací vyplývá, že Sharepoint je produkt, který je pro oblast univerzity možné využít. 7
Ze zkušeností z testování Sharepoint se dá usuzovat, že je tento produkt vhodný i pro organizaci jako je univerzita. Protože se však Informační centrum Univerzity Pardubice nyní zaměřuje spíše na technologii Java a má v této oblasti již připravenou implementaci CMS systému a v budoucnosti i portálu, je zavedení produktu Microsoft Sharepoint v nejbližší době nereálné. Použitá literatura [1] GÁLA, L., POUR, J., TOMAN, P.Podniková informatika.1. vydání.2006. ISBN 80-247-1278-4 [2] PASCH, Ondřej. Microsoft Windows Sharepoint Services Hotová řešení. 1.vydání. Praha: Computer Press, 2005. ISBN 80-251-0621-7 [3] DELTAX SYSTEMS. Individuální portálová řešení - Oracle [online]. 2007, 10.6.2007 [cit. 2007-07-03]. Dostupný z WWW: <http://www.deltax.cz/dtx2004/default.aspx?o=23&j=33&h =1&q=port%u00e1l&SubmitHidden=&d=15444> [4] MUSILOVÁ, Alena. Univerzitní portál. Pardubice, 2007. 53 s. Univerzita Pardubice, Fakulta ekonomicko-správní, Ústav systémového inženýrství a informatiky. [5] MICROSOFT. Nový informační portál střední školy přináší všem uživatelům velký komfort pro organizaci výuky i komunikaci mezi sebou [online]. 5.12.2005, cit. [10.12.2006]. Dostupný z WWW: <http://www.microsoft.com/cze/casestudies/trebesin_sps.mspx > 8