Digitalizace a oběh dokumentů VUMS LEGEND, spol. s.r.o.

Transkript

1 Digitalizace a oběh dokumentů

2 Automatizace obchodních porcesů Likvidace odběratelských a dodávatelských faktur Efektivita firemních procesů je jedním ze základních pilířů fungování celé společnosti. Některé procesy jsou svázány pravidly, jiné jsou systémově řízené a mnoho jich je zcela neformálních a žádný systém je neřídí. Společně zásadním způsobem ovlivňují výkonnost firmy a její schopnost dosahovat vytyčených cílů. Jedním z klíčových procesů organizace je i proces likvidace dodavatelských a odberatelských faktur, kterého vhodná podpora přináší organizaci schopnost být důvěryhodným obchodním partnerem při minimalizaci interních nákladů spojených s přijetím, zpracováním a zaplacením přijatých faktur v papírové i elektronické podobě. Digitalizace dokumentů Mnoho firem se potýká s problémem hromadění papírových dokumentů a špatné orientace v jejich obsahu. IBM Datacap zabezpečuje proměnu papírových dokumentů na elektronické, jejich poznání a klasifikaci, rychlé a přesné extrahování důležitých informací, automatickou validaci, verifikaci uživatelem a následné úložení elektronického dokumentu a vytěžených údajů do systému. Obrázek 1: Diagram průběhu zpracování pomocí webového a mobilního klienta Po přijetí faktury je nutné provést proměnu z papírové do elektronické podoby, a to buď pomocí sekeneru, multifunkčního zařízení, faxu nebo pomocí mobilní aplikace (kompatibilní s platformami ios a Android) určenou pro mobilní skenování dokumentů (dokument naskenuje, rozpozná, vytěží data a uvolní na další zpracování).

3 V další fázi probíha rozpoznání dokumentů. Systém automaticky určí, že jde například o fakturu dodavatele XYZ. K dispozici je mnoho metod k úspešné klasifikaci od hledání klíčových slov až po sofistikovanou metodu tzv. Otisků prstů (Fingerprints), kdy systém na základě podobnosti vzhledu rozpoznává např. fakturu od konkrétního dodavatele a zná umístění zóny, kde se potřebné údaje nachází. Po rozpoznaní dokumentu nasleduje automatické vytěžování dat. Každý typ dokumentu (faktura, objednávka...) má identifikované metadata, které se z dokumentu extrahují. Pro rozpoznání textu a provedení do čitelné podoby jsou k dispozici rozpoznávací enginy (OCR) včetně rozpoznávání rukou psaného textu (ICR), či zaškrtávacích polí (OMR). Po vytěžení může nastat automatická validace systémem, to znamená, že vytěžené údaje mohou být validovány s daty v různých existujících informačních systémech (CRM, účetnictví) nebo externích databázích jako je například obchodní rejstřík apod. V další fazi nasleduje verifikační část, kdy uživatel skontroluje správnost vytěžených metadat. Po kontrole se dokument i s vytěženými metadaty uvolní na další spracování. Obrázek 2: Webové rozhraní pro verifikační část Uživatel přistupuje k aplikaci verifikace pomocí tenkého klienta, který je jednoduše integrován s podnikovým LDAP (např. Microsoft Active Directory). Při verifikaci vidí elektronický dokument a vytěžená metadata. Systém mu barevně znázorňuje, se kterými údaji si není stoprocentně jist a která si zaslouží vizuální kontrolu. Pokud je třeba údaj upravit, uživatel opravu provede přímým zadáním správného textu, nebo může zazónovat příslušnou oblast dokumentu a systém text sám přenese do vybraného pole. Tímto způsobem je možné rychle, efektivně a uživatelsky přidávat nové typy dokumentů do systému a průběžně systém učit bez nutnosti zásahů administrátora.

4 Uložení dokumentů Dalším krokem digitalizace je uvolnění elektronického dokumentu (faktury, objednávky...) v definovatelných formátech včetně archivních (PDF/A) a vytěžených údajů do úložiště dokumentů. Úložistě dokumentů je postaveno na platformě IBM FileNet a nabízí pokročilé bezpečnostní, souborové, integrační, uživatelské i vyhledávací funkce. Metadata mohou být pak předána do dalších aplikací. Obrázek 3: Proces digitalizace, vytěžení a exportu dokumentů a metadat Velmi důležitou funkcionalitou je pokročilé vyhledávání dokumentů podle jejich popisných údajů, fulltextově v jejich obsahu, případně kombinací. Šablony vyhledávání lze ukládat pro jejich pozdější rychlé využití. Výsledky vyhledávání respektují přístupová práva, tudíž uživatel pracuje vždy jen s dokumenty, ke kterým má příslušné oprávnění. Fulltextové vyhledávání podporuje přirozený český jazyk (skloňování, časování, tvary slov), což vede k přesnějším výsledkům a jednoduššímu zadávání dotazů. Řešení obsahuje integrovaný webový prohlížeč dokumentů, který umožňuje uživatelům procházet obsah všech dokumentů bez nutnosti jejich stahování a otevírání v nativních aplikacích. Prohlížeč obsahuje také nástroje pro anotaci přidávání poznámek, šipek či jiných tvarů k dokumentu pro podporu týmové práce. Zároveň řešení umožňuje online editaci kancelářských dokumentů přímo v prohlížeči více lidmi najednou. S dokumenty a procesy je také možné pracovat přímo z aplikací MS Office pomocí speciálního pluginu. Schvalování digitalizovaných dokumentů Na úspěšnou digitalizaci navazuje schvalovací workflow. Řešení oběhu dokumentů poskytuje možnost nastavení schvalovacího workflow dle požadavků zákazníka. Zamezí se tak zdlouhavému oběhu papírové faktury po firmě a razantně se sníží čas pro její schválení.

5 K dispozici jsou pokročilé BPM nástroje, které umožňují vytvářet i komplexní workflow procesy s možností vytváření ad hoc úloh, a tak flexibilne přizpůsobit směrování procesu, pokud je to pro řešení případu vhodné. Uživatelé při schvalovacích procesech pracují v tenkém klientovi postaveném na moderních webových technologiích. Díky tomu jsou podporovány všechny hlavní webové prohlížeče Safari, Chrome, Internet Explorer a Firefox. Uživatelé mají k dispozici všechny údaje (strukturované informace a dokumenty), které k práci na úkolech potřebují, na jednom místě. Obrázek 4: Nástroj pro tvorbu procesů Řešení poskytuje nástroj pro intuitivní konfiguraci procesu. Po kliknutí na konkrétní krok procesu se zobrazí jeho vlastnosti a administrátor má pak možnosť jednoduše nastavit instrukce, možné odpovědi, typ rozložení stránky pro konkrétního řešitele a podobne. V posledním kroku účetní rozúčtuje fakturu v informačním systému, přičemž k ní může přistupovat přímo z aplikace (většinou pomocí odkazu na obraz faktury uložené v DMS).