IntraDoc. Řešení pro státní správu a samosprávu.

Transkript

1 Motivace IntraDoc Řešení pro státní správu a samosprávu Naším cílem je nabídnout pracovníkům úřadu efektivní a do detailu propracovanou podporu procesů a správu dokumentů spojených s přípravou jednání a následnou archivací a zveřejňováním schválených usnesení. Všechny moduly systému IntraDoc jsou postaveny na platformě MS Windows tak, aby uživatelé mohli standardním a jednoduchým způsobem pracovat s daty, která jsou potřebná pro generování tisků. Tisky jsou z evidovaných dat generovány automaticky a vždy přesně ve formátu, který je na úřadu zaveden. Jednotlivé moduly systému IntraDoc mají společný základ a jejich vnější podoba je implementována na míru zvyklostem úřadu, a to včetně nastavení přístupů jednotlivých uživatelů k jednotlivým částem systému v různých fázích práce s daty a dokumenty. Podle potřeb zákazníka může systém IntraDoc pokrývat tyto oblasti: Příprava materiálu (návrhu) na jednání. Příprava programu jednání. Off-line studium materiálů připravených na jednání s archivací vlastních poznámek a vyhledáváním v historii. Příprava a evidence zápisu z jednání včetně propojení na různá hlasovací zařízení. Archivace a vyhledávání schválených usnesení. Příprava a zveřejnění materiálů i schválených usnesení. Evidence a sledování historie úkolů vyplývajících ze schválených usnesení. V oblasti samosprávy nasazení systému IntraDoc typicky pokrývá oblast jednání Rady a Zastupitelstva a obsahuje zpracování Návrhu materiálu, zařazení do Programu jednání, Zápis z průběhu jednání a Archivace schválených usnesení. Vyplývají-li ze schváleného usnesení úkoly, potom systém IntraDoc nabízí i evidenci těchto úkolů v celém rozsahu jejich plnění. Existuje možnost rozšíření systému IntraDoc o usnesení z jednání komisí a výborů, o usnesení z jednání valných hromad společností zřízených orgány samosprávy či k evidenci zápisu porad vedení úřadu. Systém IntraDoc poskytuje správu přístupů k údajům a dokumentům (může k nim přistupovat jen definovaný uživatel v režimu, který je mu přidělen). Systém IntraDoc nevede správu uživatelů, zde počítá s propojením s jinými systémy úřadu pro správu uživatelů (např. Active Directory, EOS, idirectory). Olomouc /10

2 Kromě běžné správy přístupů poskytuje systém IntraDoc také unikátní správu skupin uživatelů, které lze vytvářet bez ohledu na organizační strukturu úřadu a přidělovat k jednotlivým materiálům a dokumentům. Podrobnosti k jednotlivým oblastem Zvyklosti úřadů bývají natolik specifické, že nelze přesně a do detailu popsat jednotlivé pracovní postupy tak, aby byly platné pro všechny. Proto jsou popisy jednotlivých oblastí zaměřeny na obecný rámec s příklady z existujících řešení. Příprava materiálů Existující nasazení systému IntraDoc v oblasti samosprávy pokrývají na různé úrovni přípravu jednání Rady, Zastupitelstva, valných hromad a případně dalších orgánů. Modelovým příkladem je příprava materiálů pro jednání Rady úřadu. Běžně se pracuje s jednotlivými materiály, kterým je po schválení přiděleno číslo a ze kterých po schválení vyplývají usnesení včetně úkolů. Kromě standardních materiálů nabízí systém IntraDoc i další typy materiálů, například: 1. Informační materiál materiál, ze kterého nevyplývá žádné usnesení (na jednání se o něm nehlasuje), slouží pouze pro informaci účastníků jednání. 2. Majetkový materiál obsahuje více položek, o kterých se hlasuje jednotlivě a po schválení se rozpadne na více jednotlivých usnesení, každý s jiným číslem. Každá položka majetkového materiálu je určena pro jinou majetkovou položku s více možnými zájemci. 3. Dotační materiál podobně jako majetkový materiál obsahuje více položek, o kterých se hlasuje jednotlivě a po schválení se rozpadne na více jednotlivých usnesení, každý s jiným číslem. Od majetkového materiálu se liší rozsahem a obsahem evidovaných dat. Rozsah evidovaných dat v jednotlivých typech materiálů se může na úřadech lišit, společné jsou vždy: termín a číslo jednání, číslo materiálu (tisku), název materiálu, seznam předkladatelů a zpracovatelů včetně okruhu projednaných a zdůvodnění (důvodová zpráva). Pro návrhy jednotlivých usnesení to jsou: formulace (klíčové slovo, výrokové sloveso) a text (obsah). Ke každému materiálu lze evidovat libovolné množství tzv. příloh v libovolném formátu (dokumenty, tabulky, mapy, ) Olomouc /10

3 Pro operativní práci a potřebu nalezení dokumentu je vždy k dispozici vyhledávací formulář, ve kterém lze nastavit filtr jako kombinaci uvedených položek. Mezi vyhledanými materiály lze jednoduše přecházet. Během přípravy prochází materiál několika stavy. V různých stavech jsou osobám v různých rolích dostupné pouze vybrané operace s materiálem (prohlížení hlavičky, prohlížení celého materiálu, úprava materiálu, změna stavu materiálu apod.). Typickými stavy jsou: Rozpracováno, Připraveno k projednání, Vráceno pro doplnění, Doplněno, Archivováno. Přesné názvy, výčet stavů a přechody mezi nimi je vždy implementováno na míru úřadu. Ve stavu Připraveno k projednání může být vytvořena kopie materiálu tak, aby byla zachována verze pro budoucí kontrolu. Materiál lze také zrušit (revokovat) jiným materiálem nebo jednotlivým usnesením. Nezbytnou součástí přípravy materiálu je tisk. Systém IntraDoc používá pro generování výstupu aplikaci MS Word a obvykle nabízí nejméně dva tisky. První je pracovní tisk opatřený vodotiskem, do kterého si pracovník může např. dělat poznámky přímo v prostředí MS Wordu. Druhý je finální tisk, který je systémem IntraDoc zamknut tak, aby ho nebylo možné změnit. Kromě toho lze na míru zákazníkovi implementovat další tisky (např. seznam materiálů k termínu apod.). Tisky jsou VŽDY implementovány tak, aby v PLNÉ MÍŘE zachovaly formát, který byl používán před nasazením systému IntraDoc. Co stojí za zvláštní upozornění Důležitým rysem systému IntraDoc je možnost přípravy textových položek (zdůvodnění, obsah usnesení) s plným formátováním v prostředí textového editoru. Systém je možno nastavit tak, aby sada formátovacích operací byla omezena na nezbytné minimum (např. tučné Olomouc /10

4 písmo a kurzívu, jednoduché tabulky, odrážky a číslování, horní a dolní indexy), které zajistí, že na výsledném tisku bude jen to, co je na úřadu předepsáno. Jako jedna z důležitých funkcí je volba Nezveřejňovat. Znamená to, že pro vnitřní použití v úřadu jsou takové údaje viditelné, ale pro použití mimo úřad se tyto údaje nahrazují zástupnými znaky typické využití je při naplnění zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Příprava programu V návaznosti na přípravu jednotlivých materiálů mohou vybraní pracovníci úřadu připravovat program jednání. Do programu lze zařadit pouze ty materiály, které jsou v odpovídajícím stavu (Připraveno k projednání). Materiálům lze v rámci programu měnit pořadí, a pokud je to zvykem, pak i úroveň (bod programu a jeho část). V průběhu přípravy programu lze provést uzávěrku a vytvořit tak aktuální verzi. Tato poslední verze je pak veřejná a dostupná všem pracovníkům úřadu. Rozpracovaná verze programu není pro běžné pracovníky dostupná, pracují s ní pouze určení uživatelé. Počet verzí není omezen a lze také pracovat na programech více jednání. Jednotlivé body programu lze vytvářet jednak připojením materiálu, jednak jako samostatné body programu (zahájení, různé apod.). Mezi tyto body mohou patřit i tzv. materiály na stůl, jejichž příprava se nestihla vložit do systému IntraDoc. V rámci práce s programem jednání lze materiály tzv. stáhnout z programu jednání. Připojené materiály jsou včetně příloh plně dostupné přímo z programu. Součástí programu jsou tisky ve formátu, který je na úřadu používán. Jedná se jednak o pracovní tisk (tisk a aktuální verze bez čísel usnesení) a finální tisk, který je dostupný po konečné uzávěrce programu (včetně čísel jednotlivých usnesení). Po konečné uzávěrce budou vybraní pracovníci pokračovat zápisem z jednání. Olomouc /10

5 Co stojí za zvláštní upozornění Systém IntraDoc poskytuje jednoduchý způsob, jak lze připravené materiály na jednání předat účastníkům ke studiu včetně možnosti vlastních poznámek. Podle volby úřadu může pověřený pracovník využít několik způsobů: 1. První je vygenerování statického HTML balíčku, který lze vypálit na CD a předat ke studiu. Pověřený pracovník vygeneruje tento balíček jediným klepnutím myši. S HTML balíčkem se pracuje stejně jako se sadou vzájemně propojených webových stránek, které reprezentují program a jeho jednotlivé body včetně všech příloh, případně tento balíček zveřejnit na webových stránkách úřadu. 2. Druhý je samostatná Windows aplikace, jejíž součástí je kompletní program jednání se všemi materiály a přílohami. Pověřený pracovník opět jediným klepnutím myši vygeneruje balíček, který lze vypálit na CD. V tomto případě se z CD automaticky bez zásahu uživatele provede přenos do cílového počítače, na kterém tak postupně vzniká struktura se všemi jednáními, ve kterých je možno vyhledávat a díky jednoduchému textovému editoru je umožněno i vkládání poznámek. Alternativou vytváření CD je možnost stahovat si tyto připravené balíčky on-line přes internet. Olomouc /10

6 3. Možnost využít mobilní aplikaci, která v sobě obsahuje jak data určená pro širokou veřejnost (viz naplnění zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů) tak data v nechráněné podobě pro vybrané uživatele. Olomouc /10

7 Příprava a evidence zápisu z jednání Současně s tvorbou programu vzniká i příprava zápisu z jednání. Aby bylo možné přejít k tvorbě zápisu, je potřeba udělat konečnou uzávěrku programu. Zvolený uživatel může ke každému bodu programu připojit zápis o průběhu projednávání bodu - zápis se skládá z položek Uvedl a Přizváni. Dále je zde možné evidovat krátký komentář k projednávání bodu, evidovat veškeré hlasování o bodu - a to buď jmenovitým hlasováním či jen jeho číselným vyjádřením, nakonec je možné evidovat závěrečnou poznámku. Existuje zde také definované rozhraní pro předávání dat mezi hlasovacím zařízením úřadu a systémem IntraDoc. Po konečné uzávěrce mohou vybraní pracovníci také provádět archivaci jednotlivých usnesení. Archivace a vyhledávání usnesení Po jednání provede pověřený pracovník archivaci jednotlivých usnesení. Tato archivace může být prováděna jak jednotlivě, tak hromadně. Systém IntraDoc počítá s automatizovanou podporou vzniku čísla usnesení, ale také s možností vyloučit materiály z archivace (nehlasovalo se o nich apod.). Součástí archivace je vygenerování finální elektronické podoby tisku, jeho uložení do archivu a zaindexování pro efektivní vyhledávání. Ve vyhledávání archivovaných usnesení je k dispozici algoritmus kombinující vyhledávání v jednotlivých položkách s tzv. fulltextem. Olomouc /10

8 Co stojí za zvláštní upozornění V rámci systému IntraDoc existuje samostatný archivní modul, který je k dispozici uživatelům na úřadu, kteří se jinak na přípravě materiálů nepodílí. Zde systém IntraDoc nabízí i možnost zaindexovat pro vyhledávání usnesení či materiály, které vznikly před jeho nasazením. Podmínkou je alespoň minimální unifikace formátu dokumentů (tisků). Pokud je tato podmínka splněna, pak jsou dokumenty předzpracovány originální procedurou na bázi sémantické analýzy a vyhledávání poskytuje stejné výsledky, jako pro dokumenty generované systémem IntraDoc. Olomouc /10

9 Příprava zveřejnění materiálů a usnesení Systém IntraDoc poskytuje dva způsoby, jak podpořit zveřejnění materiálů či schválených usnesení na webu úřadu. 1. První je opět založen na statickém HTML balíčku, který je ze systému jednoduchým způsobem vygenerován, a to včetně požadovaného grafického formátu. Tento balíček pak může administrátor webu pouze ručně umístit do existující struktury. 2. Pokud má úřad automatizovaný redakční (publikační) systém, pak druhou možností je export v požadované struktuře do tohoto systému (pokud to redakční systém umožňuje). Záleží pouze na zprostředkování dohody s dodavatelem redakčního systému ze strany úřadu. V tomto případě je zveřejnění nejrychlejší a z pohledu uživatelů i nejjednodušší. Evidence a správa úkolů Pro potřebu evidence úkolů ze schválených usnesení pak systém IntraDoc nabízí možnost podrobného sledování každého úkolu. Úkol může vzniknout automaticky (např. na základě formulace ukládá ) nebo ručním zavedením do systému. K úkolu lze přidělovat pracovníky a je evidována kompletní historie úkolu včetně stavu, v jakém se nachází. Pokud je to požadováno, může být se vznikem úkolu spojen vznik úkolu v kalendáři aplikace MS Outlook. Olomouc /10

10 Co stojí za zvláštní upozornění Pokud úřad používá jiný systém na sledování úkolů (např. typu HelpDesk), pak systém IntraDoc umožňuje pouze zaevidování úkolu a po dohodě s dodavatelem systému na sledování úkolů je proveden export do jeho systému. Opět záleží pouze na zprostředkování dohody s dodavatelem druhého systému. Technické poznámky Skupina aplikací IntraDoc je postavena nad inteligentním datovým úložištěm, což přináší výhody spojené s využitím efektivních vyhledávacích postupů a postupů pro uložení a zabezpečení dokumentů. Pokud úřad nemá svůj grafický manuál, pak je součástí nasazení systému provedení standardizace dokumentů (definované šablony, styly, hlavičky) tak, aby formát jednotlivých dokumentů byl jednotný a odpovídal požadavkům a zvyklostem na úřadu. Kromě dokumentů generovaných systémem IntraDoc lze evidovat přílohy, které nepodléhají standardizaci a mohou existovat v libovolném formátu (obrázky, mapy tabulky apod.). Hardwarové specifikace pro jednotlivé klientské stanice a servery musí splňovat doporučení společnosti Microsoft pro provoz jednotlivých systémů. Softwarové specifikace se předpokládají s nainstalovanými aktuálními opravami a servisními balíky. Pro provoz klientské části je požadován počítač s podporovanou verzí systému MS Windows včetně NET Framework. Pro provoz serverové části systému IntraDoc je požadován počítač se podporovanou verzí systému MS Windows Server s IIS a NET Framework. Pro provoz databáze je požadován MS SQL Server (včetně Express verze). Olomouc /10