Návrh na zrychlené zpracování české tištěné produkce pro potřebu sdílené katalogizace s využitím nákupu nově vycházejících titulů Úkol: Ing. Böhm NK ČR do 30. 6. 2014 připraví kalkulaci a variantní návrh na zrychlené zpracování české tištěné produkce pro potřebu sdílené katalogizace s využitím nákupu nově vycházejících titulů. Zvláštní důraz by měl být kladen na kalkulaci dopadů a úspor v knihovnách ČR 1. Úvod NK ČR zpracovává českou produkci tištěných monografií pro Českou národní bibliografii, vytváří úplné katalogizační záznamy včetně identifikátoru čísla ČNB. Optimálně by měly být tyto záznamy hojně využívány v celé síti knihoven ČR, problémem je však včasnost jejich dostupnosti. Problém není v linkách zpracování, ten byl odstraněn v roce 2005, kdy byla spuštěna sdílená katalogizaci tří příjemců úplného povinného výtisku v rámci Aleph Cluster, která umožnila rychlejší zpracování narůstajícího počtu povinných výtisků. Linky NK ČR byly kapacitně koncipovány na objem dokumentů z roku 2000, od té doby nebyly posíleny, při narůstajícím počtu povinných výtisků docházelo před zahájením sdílené katalogizace ke skluzu. Sdílená katalogizace tento deficit vyrovnává. Zpracování dokumentů závisí primárně na lhůtě odevzdávání povinných výtisků, která dle zákona činí 30 dnů. I tato zákonem stanovená lhůta je pro uživatele záznamů příliš dlouhá, nakladatelé ji navíc nedodržují, předávají dávky publikací v dávkách, aby neplatili vyšší náklady na přepravu nebo poštovné. Urgence mají význam pro doplnění chybějících titulů, jejich výchovný efekt je však minimální. Zároveň poroste tlak na správnost a úplnost katalogizace. Při sklízení záznamů pro CPK prostřednictvím OAI-PMH jinak budou v lokálním indexu duplicity, úplné zpracování umožní v budoucnosti (snad nepříliš vzdálené) FRBRizaci 1 katalogu, případně využití formátů založených na LinkedData. Zde hrají důležitou roli unifikované názvy, s nimiž mají problémy i větší knihovny, viz http://www.nkp.cz/o-knihovne/odborne-cinnosti/zpracovanifondu/katalogizacni-politika/prehled-zpracovani-v-knihovnach-cr-tabulka 2. Zároveň existují tlaky (externí i interní) na rozšíření počtů původců. Souvisí i s využíváním obálkového serveru a povinnosti vyplývající z Autorského zákona uvádět v databázi autory díla. K tomuto problému předkládá NK ČR samostatný materiál. Na základě jednání Pracovní skupiny pro jmenné zpracování bylo na základě jednání doporučeno pro RDA uvádět v úplnosti přímé 1 Uspořádání výsledků vyhledávání podle FRBR závisí na přítomnosti kvalitních selekčních údajů. Zde je problém složitější, v katalozích je velký podíl dat z retrokonverze. 2 Unifikované názvy jsou i v NK ČR řešeny jen v omezené míře a provizorně v Oddělení jmenného zpracování, Oddělení zpracování speciálních dokumentů a Hudebním oddělení, tedy nikoli ve specializovaném oddělení Oddělení národních jmenných autorit, důvody jsou opět kapacitní
autory, významné překladatele a ilustrátory z hlavního pramene popisu nebo jeho náhrady dle RDA. Do budoucnosti se očekává nárůst katalogizace s ohledem na zaměření RDA. Nová pravidla jsou více zaměřena na srozumitelnost katalogů, v záznamech se tedy např. nezkracuje se, objevují se i nové popisné údaje (viz obr.). AACR2 007 ta 008 140411s2014----xr-a---f-f----000-0-cze-- 015 $acnb002584269 020 $a978-80-87290-04-0 (GYLDEN : brož.) 040 $aboa001 $bcze 24500 $analéhavé situace v pediatrii / $cváclava Adámková... [et al.] 250 $a2., upr. vyd. 260 $a[konice] : $bgylden pro Nestlé Česko, $c2014 300 $a98 s. : $bil. (některé barev.) ; $c21 cm + $e 1CD-ROM 7001 $aadámková, Václava $7xx0070151 $4aut RDA 007 ta 008 140411s2014----xr-a---f-f----000-0-cze-- 015 $acnb002584269 020 $a978-80-87290-04-0 $qgylden $qbrož. 040 $aboa001 $bcze $erda + LDR/18 kód i 1001 $aadámková, Václava $7xx0070151 $e autor 24510 $analéhavé situace v pediatrii / $c Václava Adámková, Karin Malíčková, Jan Kvasnička, Hana Benáková a Tomáš Zima 250 $a2., upravené vydání 2641 $a[konice] : $bgylden pro Nestlé Česko, $c2014 300 $a98 stran : $bilustrace (některé barevné) ; $c21 cm + $e 1CD-ROM 336 $atext $2rdacontent 337 $abez média $2rdamedia 337 $apočítač $2rdamedia 338 $asvazek $2rdacarrier 338 $apočítačový disk $2rdacarrier 7001 $a Malíčková, Karin $7 xxxxxxx $e autor 7001 $a Kvasnička, Jan $7 xxxxxxx $e autor 7001 $a Benáková, Hana $7 xxxxxxx $e autor 7001 $a Zima, Tomáš $7 xxxxxxx $e autor Obr. Porovnání záznamu podle AACR2 a RDA záznam s rozpisem autorů z titulní stránky. Výše uvedená situace a výhledy do blízké budoucnosti inspirují ke změně organizace katalogizace a zlepšení možností přebírání kvalitních záznamů. 2. Kalkulace Byla zpracována kalkulace nákladů pro situaci, kdy by byl do Národní knihovny ČR nakupován další exemplář odpovídající úplnému povinnému výtisku. Kalkulace vychází z počtu titulů z roku 2013. Do nákladů jsou zahrnuty požadavky na nákup publikací, jejich akvizici, zpracování a správu fondu a provozní náklady na uložení do fondů 3. 3 Využití fondů v NK ČR bude souviset s podmínkami vlastnictví a využití nakoupených exemplářů.
Nárůst by vyžadoval nárůst kapacity pracovišť a skladišť 4, tato okolnost řešena není. Rovněž není zahrnut nárůst nákladů na přepravu a provozní a režijní náklady související s akvizicí, zpracováním a uskladněním. 2.1 Kalkulace na pořízení a zpracování výtisku v NK ČR Jak vyplývá ze zadání úkolu, analyzuje se možnost zajištění zdroje pro sdílenou katalogizaci nákupem dalšího výtisku publikací, které spadají do povinného výtisku Na základě úkolu byla provedena kalkulace nákladů. S ohledem na rozdílné zpracování pokračujících zdrojů (periodik s periodicitou větší než 1x ročně) se vyčísluje nákup tištěným monografií. Celkový roční náklad na sdílenou katalogizaci postavenou na dalším nakoupeném výtisku je: celková částka kalkulovaných nákladů/rok 12 410 000 z toho nákup publikací 5 6 600 000 posílení úvazků na akvizici a zpracování 6 5 090 000 posílení úvazků na správu publikací 7 420 000 náklady na vazbu 300 000 2.2 Kalkulaci dopadů a úspor v knihovnách ČR 4 Důsledkem uložení v NK ČR bude i zkrácení lhůty zajištění úložné kapacity depozitáře NK ČR. 5 Vychází se z počtu publikací v roce 2013 (19619, viz Statistika domácí neperiodické produkce za rok 2013, uveřejněná ve výroční zprávě zde http://www.nkp.cz/soubory/ostatni/vz2013.pdf), záznamů s vročením 2013 bez zaslaných povinných výtisků (1000) a nákladů na jejich pořízení. Průměrná cena 334 Kč byla odvozena z průměrné ceny domácích publikací nakupovaných NK ČR v roce 2013. 6 Rozpis viz příloha Výpočet ročních nákladů na nárůst mezd. Vedle nárůstu akvizičního pracoviště dochází i k rozšíření počtu katalogizátorů a pracovníků v oddělení jmenných autorit v důsledku náhrady kapacit v Clusteru. Zároveň se posiluje počet pracovníků s ohledem na rozšíření selekčních údajů a autorit pro autory, překladatele a ilustrátory. Vzhledem k nutnosti zajištění rychlého průchodu dokumentů linkou nelze počet pracovníků ve zpracování snižovat. 7 V případě nákupu dalšího výtisku dojde k nárůstu provozních nákladů na uložení fondu, provozní náklady související s pracovními úvazky, provozní náklady související s fondem.
Hlavním přínosem bude dílčí zvýšení kvality záznamů v katalozích. Na základě průzkumu v knihovnách a souborných katalozích byl proveden kvalifikovaný odhad originální katalogizace české produkce v knihovnách. V knihovnách došlo během posledních 15 let k významným posunům v racionalizaci práce, dochází k hojnému přebírání záznamů, originální katalogizace se pohybuje u malých knihoven v rozmezí 5-10% viz příloha Přebírání záznamů. Velké knihovny (zastoupené v pracovní skupiny pro jmenné zpracování) viz příloha Přebírání záznamů (Pracovní skupina pro jmenné zpracování). Zde je rozptyl 1-100%, důvody jsou různé, nejen pozdní dostupnost záznamů NK ČR, někdy se přebírají jen části záznamů, někde se liší druh dokumentu (vysokoškolské práce), někde se česká produkce doplňuje jen okrajově a není zvykem záznamy přebírat. Příjemci úplného povinného výtisku v rámci sdílené katalogizace vytvářejí originální jmennou katalogizaci zhruba u 30-40% titulů, na NK ČR je větší podíl při revizi záznamů, u věcného zpracování je revidován celý přírůstek. (zdroj: Statistiky Cluster, podklad členů PS jmenná, podklad Clavius) Centrální katalogizace by nepokryla vzhledem k odlišnému zaměření vytvoření anotací. Problematická je zatím rovněž oblast vícesvazkových publikací bez významných názvů svazků, praxe menších knihoven při katalogizaci je odlišná a náprava stavu naráží na potřebu zachovat konzistentní katalog. Sjednocení praxe je v řešení. Obecně se úspory dotknou v menších knihovnách malé části katalogizační činnosti, nedojde k jejímu absolutnímu krácení, ale k redukci na úroveň přebírání a obohacování záznamů. Odhad úspor na katalogizaci je tedy v malých knihovnách malý. Přínos v kvalitě záznamů je pro knihovny někdy zatím značně abstraktní (CPK, LinkedData, FRBR). A problém je, že stávající systém sdílené katalogizace nejmenších knihoven nevyžaduje Z server, bylo by třeba řešit i organizační, případně technické změny přebírání záznamů v malých knihovnách. U velkých knihoven by byly úspory individuální, rozptyl stávající praxe je velký. Nicméně tyto knihovny si uvědomují budoucí nárůst prací souvisejících s implementací RDA a s rozšířením používaných selekčních údajů, předpokládá se zvýšení zájmu o přebírání záznamu. V některých knihovnách nemusí dojít k úsporám, pozitivním rysem bude již to, že nedojde k nárůstu nákladů. 2.3 Variantní návrhy Varianta Beletrie: odhad 4400
Beletrie tvoří cca 25% produkce, náklady na pořízení a zpracování by byly čtvrtinové, tedy cca 2 750 000 Kč. Doporučuje se zpřesnit zadání na základě dotazníku rozeslaného knihovnám. Varianta Nakladatel: Prostřednictvím SK ČR byly vybrány záznamy podle počtu připojených knihoven a sestaven seznam nakladatelství, jejichž publikace sdílí více knihoven (viz příloha Seznam nakladatelů). Nákup je možné omezit na výběr nakladatelů. Doporučuje se zpřesnit zadání na základě dotazníku rozeslaného knihovnám. Varianta bez nákupu Sběr publikací Dotace by šla na svoz PV od nakladatelů dle požadavku knihoven. Náklady: čas řidiče, náklady na dopravu. Sdílená katalogizace by mohla být alespoň částečně zachována, řadu publikací má jen omezený počet knihoven, ne-li jen příjemci povinného výtisku. Doporučuje se zpřesnit zadání na základě dotazníku rozeslaného knihovnám. 3. Závěr: Vytvoření centrálního katalogu pro sdílení záznamů veškeré produkce vydávané na území ČR by bylo nákladné a ne zcela efektivní, významná část produkce není předmětem zájmu knihoven jiných než příjemců PV, pro případného distributora není snadno dosažitelná a celkově by prodražovala nákup. Doporučuje se specifikovat ve spolupráci s knihovnami část produkce, která je předmětem zájmu a změnu katalogizace prověřit v pilotním projektu. Návrh harmonogramu: příprava dotazníku 8 a jeho prezentace na KS do 15. 9.2014 vyhodnocení do 15. 11.2014 zvážení návrhu pilotního projektu do VISK do 10.12. 2014 8 Zaměření dotazníku: Stávající přebírání záznamů zdroje nedostatky; zájem o úplný záznam nezbytné atributy; specifikace podle druhu dokumentu; specifikace podle obsahu; specifikace podle nakladatele; očekávaný termín zpracování; předpokládané úspory.
Součástí závěrečného doporučení by měl být i pokus o úpravu legislativy povinného výtisku zkrácení lhůty pro odevzdání povinného výtisku neperiodických publikací: Varianta A) ve lhůtě než je publikace předána do distribuce Varianta B) ve lhůtě do 7 dnů po vydání publikace a stanovení přísnějších sankcí, případně motivace pomocí výhod (odečet z daní ). Zpracovali: Edita Lichtenbergová za akvizici: Olga Zeinertová, Petruška Chalupníčková, Lenka Kozlová, Pavel Krajíc, Jaromíra Pašková za katalogizaci a národní autority: Marie Balíková, Ludmila Benešová, Zdenek Bartl, Jaroslava Svobodová za správu fondů: Tomáš Foltýn a kol.