STATUTÁRNÍ MĚSTO ÚSTÍ NAD LABEM SMĚRNICE RADY MĚSTA č. 1/2016 SPRÁVA POHLEDÁVEK Účinnost: 14. dubna 2016 Zpracoval: Mgr. Miloš Studenovský, vedoucí právního odboru MmÚ Schválil: Rada města Ústí nad Labem na jednání ze dne 13. 4. 2016 usnesením č. XXX/16 Počet stran: 8 Počet příloh: 2 Určeno pouze pro vnitřní potřebu Magistrátu města Ústí nad Labem
SPRÁVA POHLEDÁVEK OBSAH ČÁST 1 ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ... 3 ČLÁNEK 1 ÚVODNÍ USTANOVENÍ... 3 ČLÁNEK 2 VÝKLAD NĚKTERÝCH POJMŮ... 3 ČLÁNEK 3 ROZDĚLENÍ POHLEDÁVEK... 4 ČLÁNEK 4 PŘÍSLUŠNOST A POVINNOSTI ZAMĚSTNANCŮ... 4 ČÁST 2 EVIDENCE POHLEDÁVEK... 4 ČLÁNEK 5 EVIDENCE POHLEDÁVEK... 4 ČLÁNEK 6 INFORMACE... 5 ČLÁNEK 7 PLATBY... 5 ČÁST 3 VYMÁHÁNÍ POHLEDÁVEK... 5 ČLÁNEK 8 PRÁVNÍ VYMEZENÍ... 5 ČLÁNEK 9 ODBOR ODPOVĚDNÝ ZA VYMÁHÁNÍ... 5 ČLÁNEK 10 PŘEDÁNÍ PODKLADŮ K VYMÁHÁNÍ... 5 ČLÁNEK 11 PŘIHLAŠOVÁNÍ POHLEDÁVEK DO INSOLVENCE... 6 ČLÁNEK 12 VYMÁHÁNÍ BAGATELNÍCH POHLEDÁVEK... 6 ČÁST 4 DALŠÍ ÚKONY... 6 ČLÁNEK 13 POSEČKÁNÍ ÚHRADY, POVOLENÍ SPLÁTEK, PROMINUTÍ... 6 ČLÁNEK 14 ODPIS POHLEDÁVEK... 7 ČLÁNEK 15 INVENTARIZACE POHLEDÁVEK... 7 ČÁST 5 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ... 8 ČLÁNEK 16 ZÁVAZNOST A ÚČINNOST SMĚRNICE... 8 ČLÁNEK 17 PŘECHODNÉ USTANOVENÍ... 8 ČLÁNEK 18 PŘÍLOHY... 8 ČLÁNEK 19 ROZDĚLOVNÍK... 8 14.4.2016 2/8
Část 1 ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ Článek 1 Úvodní ustanovení 1.1. Při činnosti Statutárního města Ústí nad Labem (dále jen město ) vznikají pohledávky v rámci výkonu veřejné správy v přenesené a samostatné působnosti a dále pohledávky vzniklé z činnosti města v rámci jeho samostatné působnosti (např. z obchodních či občanskoprávních vztahů). 1.2. Tato směrnice stanovuje postup zaměstnanců města Ústí nad Labem zařazených do Magistrátu města Ústí nad Labem (dále jen MmÚ ) při správě pohledávek vzniklých v rámci výkonu přenesené i samostatné působnosti města, které jsou příjmem rozpočtu města či jsou vratkou do státního rozpočtu. 1.3. Tato směrnice se nevztahuje na pohledávky vzniklé při činnosti organizací založených či zřízených městem i obchodních společností, v nichž má město majetkový podíl. Tyto právnické osoby evidují a vymáhají pohledávky samostatně. Článek 2 Výklad některých pojmů 2.1. Pro účely této směrnice se rozumí: a) pohledávkou právo města žádat určité plnění na dlužníkovi, vzniklé v přenesené i samostatné působnosti města, b) závazkem povinnost dlužníka k plnění c) úrokem z posečkané částky povinnost úhrady úroku za dobu povoleného posečkání s úhradou (vč. splátek), d) předpisem pohledávky rozhodnutí obsahující název obchodní firmy, právnické osoby nebo jméno fyzické osoby, včetně dlužné částky e) poplatníkem či dlužníkem fyzická nebo právnická osoba mající závazek vůči městu f) platbou peněžní úhrada za účelem splnění platební povinnosti g) platebním výměrem rozhodnutí o výši poplatku stanovené obecně závaznou vyhláškou města a výše sankce vyplývající z místního poplatku, rozhodnutí o vyměření úroku z posečkané částky h) vyrozuměním upozornění ke splnění splatné pohledávky i) DDP program Daně, dávky, poplatky k zajištění evidence poplatníků, poplatků a účetních dokladů, subsystém účetního software města j) Navisionem účetní software města k) Agendiem účetní software města l) variabilním symbolem identifikátor (ID) ze systému Navision či Agendio, rodné číslo, IČO m) spisem pohledávky komplexní spisový materiál obsahující důkaz o vzniku pohledávky a další dokumenty nebo záznamy, které jsou ve spise řazeny chronologicky n) příslušným odborem odbor, na kterém pohledávka vznikla 2.2. Správou pohledávek se rozumí: 14.4.2016 3/8
a) evidence pohledávek b) kroky směřující k výběru a vymáhání pohledávek c) odpis nedobytných pohledávek 1 Článek 3 Rozdělení pohledávek 3.1. Pohledávky lze rozdělit na pohledávky vzniklé při výkonu správních činností města a pohledávky vzniklé na základě smluvních vztahů. 3.2. Pohledávky vznikající při výkonu správních činností města se podle jejich vzniku dělí na: a) pohledávky vzniklé na základě sankcí uložených v přestupkovém a/nebo správním řízení (pokuty za přestupky a správní delikty) b) pohledávky vzniklé z daňového řízení (neuhrazené místní a správní poplatky) 3.3. Pohledávky vzniklé na základě smluvních vztahů jsou pohledávky z občanskoprávních a obdobných vztahů, např. dlužné nájemné. Článek 4 Příslušnost a povinnosti zaměstnanců 4.1. Zaměstnanci odborů, na kterých pohledávka vznikla, poskytují zaměstnancům odpovědným za evidenci a vymáhání pohledávek účinnou součinnost (zejména předání dokumentace, poskytnutí informací). 4.2. Zaměstnanci, na jejichž odboru pohledávka vznikla, případně kteří pohledávku v rámci své pracovní náplně vymáhají, jsou odpovědni za věrohodné, včasné a systematické zadávání údajů do příslušné evidence (Navision, Agendio, případně jiný obdobný systém). 4.3. Vymáhání pohledávek vzniklých při výkonu správních činností města za celý MmÚ zajišťují zaměstnanci zařazeni do oddělení správy pohledávek právního odboru MmÚ (podrobnější postup stanoven v další části textu směrnice). 4.4. Vymáhání pohledávek vzniklých ze smluvních vztahů zajišťují zaměstnaci zařazení do právního oddělení právního odboru MmÚ(podrobnější postup stanoven v další části textu směrnice). Část 2 EVIDENCE POHLEDÁVEK Článek 5 Evidence pohledávek 5.1. Všechny pohledávky jsou evidovány a vedeny v účetnictví města. 5.2. Analytickou evidenci pohledávek vede a zodpovídá za ni odbor, z jehož činnosti pohledávka vznikla, případně odbor, který pohledávku převzal v rámci své pracovní náplně dle organizačního řádu. 1 Nedobytným nedoplatkem se rozumí nedoplatek, a) který byl bezvýsledně vymáhán na povinném subjektu i na jiných osobách, na nichž mohl být vymáhán, nebo jehož vymáhání by zřejmě nevedlo k výsledku, anebo u něhož je pravděpodobné, že by náklady vymáhání přesáhly jeho výtěžek, nebo b) jehož vymáhání je spojeno se zvláštními nebo nepoměrnými obtížemi. 14.4.2016 4/8
Článek 6 Informace 6.1. Informaci o zániku pohledávky nebo změně pohledávky (změna výše pohledávky, změna na straně poplatníka) předá příslušný odbor (odbor, na kterém pohledávka vznikla) ihned po zjištění relevantních skutečností zaměstnanci odpovědnému za vymáhání pohledávek. 6.2. Zaměstnanec odpovědný za vymáhání pohledávek zjišťuje v příslušných systémech města, zda dlužník nemá evidovanou pohledávku i u jiného odboru MmÚ, případně jaké kroky byly vůči němu provedeny. Článek 7 Platby 7.1. Došlé platby pohledávek jsou účtovány z bankovních výpisů průběžně, do deseti dnů následujícího měsíce jsou vždy platby za předchozí měsíce odsouhlaseny zaměstnancem odpovědným za jejich zaúčtování. 7.2. Doklady z plateb hrazených v hotovosti do příjmové pokladny MmÚ předá zaměstnanec oddělení účetnictví finančního odboru MmÚ průběžně, nejpozději do tří pracovních dnů po skončení měsíce zaměstnanci odpovědnému za účtování došlých úhrad. 7.3 Při účtování o pohledávkách se postupuje podle právních předpisů a směrnice MmÚ o oběhu a přezkušování účetních dokladů MmÚ v platném znění. Část 3 VYMÁHÁNÍ POHLEDÁVEK Článek 8 Právní vymezení 8.1. Pro proces vymáhání pohledávek je rozhodné právní vymezení v příslušném obecně závazném předpise ve znění účinném v okamžiku provádění úkonu. Článek 9 Odbor odpovědný za vymáhání 9.1. Vymáhání pohledávek vzniklých na odborech MmÚ při výkonu správních činností zajišťuje komplexně oddělení správy pohledávek právního odboru MmÚ. 9.2. Vymáhání pohledávek vzniklých ze smluvních vztahů zajišťuje právní oddělení právního odboru MmÚ. 9.3. Zaměstnanci zajišťující vymáhání pohledávek jsou povinni bez zbytečných odkladů podle svých zkušeností využít všech zákonných prostředků, které vedou k úspěšnému vymožení pohledávky. 9.4. Za proces vymáhání pohledávek zodpovídá oddělení správy pohledávek, případně právní oddělení, právního odboru MmÚ s tím, že dílčí odpovědnost nese příslušný odbor, na kterém pohledávka vznikla, a to zejména za včasné a kompletní předání všech potřebných, případně vyžádaných, materiálů. Článek 10 Předání podkladů k vymáhání 10.1. U pohledávek vzniklých na základě pravomocného a vykonatelného správního a/nebo přestupkového rozhodnutí jsou zaměstnanci odboru, na kterém pohledávka vznikla, povinni předat podklady k vymáhání 1 stejnopis rozhodnutí s doložkou nabytí právní moci a vykonatelnosti + originál doručenky předávacím protokolem 14.4.2016 5/8
nejpozději do 90 dnů po nabytí právní moci a vykonatelnosti zaměstnanci odpovědnému za vymáhání pohledávek. Vzor předávacího protokolu pro systém Navision je uveden v příloze č. 1, pro systém Agendio v příloze č. 2. 10.2. V případě, že předávající má k dispozici v Agendiu nebo v Navisionu funkci k vygenerování předávacího protokolu, je předávající povinen tímto způsobem dokumenty předat, a to vždy maximálně 2x měsíčně k prvnímu a patnáctému dni daného kalendářního měsíce (v případě dne pracovního klidu v nejbližší pracovní den následující). Pokud předávající nemá možnost využít tento způsob, předává dokumenty ve stejných termínech dle ustanovení odst. 10.1. 10.3. U pohledávek ze smluvních vztahů jsou zaměstnanci odboru, na kterém pohledávka vznikla, povinni předat podklady k vymáhání příslušnou smlouvu vč. včech případných příloh a dodatků, případné upomínky či jiné dokumenty (ve formě prosté kopie) do 2 měsíců ode dne neuhrazení splatné pohledávky, a to formou předávacího protokolu. Upomínky zaslané příslušným odborem musí obsahovat náležitosti stanovené v ust. 142a zákona č. 99/1963 Sb., občanského soudního řádu 2, a musí být prokazatelným způsobem doručeny, tj. např. formou poštovní zásilky odeslané s dodejkou, datovou zprávou či osobním doručením s potvrzením převzetí. Článek 11 Přihlašování pohledávek do insolvence 11.1. Přihlašování pohledávek do insolvenčního řízení zajišťuje kompletně oddělení správy pohledávek právního odboru MmÚ. 11.2. U pohledávek předávaných k přihlášení do insolvence předá příslušný odbor kompletní spis na oddělení správy pohledávek právního odboru MmÚ, a to ve lhůtě 5 pracovních dnů ode dne, kdy je o předání spisu oddělením správy pohledávek právního odboru MmÚ požádán. Článek 12 Vymáhání bagatelních pohledávek 12.1. U pohledávek, jejichž hodnota nedosahuje hodnoty nákladů vynaložených na jejich vymožení (tzv. bagatelní pohledávky), se vymáhání neprovádí 3. 12.2. Na základě kalkulace nákladů byla stanovena jako mezní částka, pod kterou není vymáhání finančně rentabilní, 150 Kč včetně. Část 4 DALŠÍ ÚKONY Článek 13 Posečkání úhrady, povolení splátek, prominutí 13.1. Rozhodnutí o posečkání úhrady nebo povolení splátek provádí, pokud dále není stanoveno jinak, zaměstnanci útvaru odpovědného za vymáhání na základě písemné žádosti dlužníka. 2 Výzva by měla obsahovat následující doložku: Tato předžalobní výzva je výzvou ve smyslu ust. 142a zákona č. 99/1963 Sb., občanského soudního řádu ve znění pozdějších právních předpisů. 3 Týká se veškerých evidovaných pohledávek vzniklých i před účinností této směrnice. 14.4.2016 6/8
13.2. V případě inkasního oddělení finančního odboru MmÚ rozhodnutí o posečkání úhrady nebo povolení splátek provádí inkasní oddělení finančního odboru MmÚ s tím, že od oddělení odpovědného za vymáhání pohledávek si zpět vyžádá spisy předané k vymáhání. Oddělení správy pohledávek právního odboru u pohledávek převzatých od inkasního oddělení finančního odboru zpracuje pouze ty žádosti o posečkání, kde u poplatníka nejsou již evidovány žádné jiné nedoplatky (bude se jednat zejména o případy poplatníků, kteři se odstěhují do jiného města). V případě prominutí pohledávek předaných inkasním oddělením finančního odboru MmÚ rozhoduje toliko výhradně inkasní oddělení finančního odboru MmÚ. 13.3. Pokud zvláštní právní předpis váže souhlas s posečkáním nebo povolením splátek na uhrazení správního poplatku, učiní se rozhodnutí o žádosti až po předložení dokladu o jeho zaplacení. 13.4. Pokud zvláštní právní předpis váže u pohledávek vzniklých ze smluvních vztahů jejich částečné či úplné prominutí souhlasem příslušného orgánu města, je možné jejich částečné či úplné prominutí až po projednání a odsouhlasení takového postupu v příslušném orgánu města. Článek 14 Odpis pohledávek 14.1. Odepsat lze pohledávky, u nichž je prokázána nedobytnost. 14.2. Před zařazením pohledávky mezi pohledávky nedobytné musí být provedeny veškeré nutné úkony nezbytné pro vymáhání. 14.3. Nedobytnou pohledávkou je: a) pohledávka, která byla bezvýsledně vymáhána na dlužníkovi, resp. na jiných osobách, na nichž dluh mohl být vymáhán, b) pohledávka za dlužníkem, který zemřel, a pohledávka nebyla uspokojena v dědickém řízení, c) pohledávka, jejíž vymáhání by s největší pravděpodobností nevedlo k její úhradě, d) pohledávka prekludovaná, e) pohledávka bagatelní ve smyslu čl. 11 této směrnice. 14.4. Návrh na odpis pohledávky průběžně zpracovávají zaměstnanci, kteří mají vymáhání nebo správu pohledávek v kompetenci. Návrh schvaluje vedoucí odboru zodpovědného za vymáhání pohledávek. 14.5. Vedoucí příslušného odboru, na kterém pohledávka vznikla, rozhodne na základě návrhu dle čl. 13.2. této směrnice o odpisu dané pohledávky pro nedobytnost či jejího nedoplatku z osobního daňového účtu poplatníka a jeho převodu na účet nedobytných nedoplatků. 14.6. Odpis prekludovaných pohledávek z účetní evidence je řešen Směrnicí tajemníka MmÚ o oběhu a přezkušování účetních dokladů. Článek 15 Inventarizace pohledávek 15.1. Inventarizaci pohledávek provádějí zaměstnanci v rámci řádné inventarizace majetku, závazků a pohledávek v souladu s vnitřním předpisem MmÚ. 14.4.2016 7/8
Část 5 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Článek 16 Závaznost a účinnost směrnice 16.1. Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance Statutárního města Ústí nad Labem, zařazené do MmÚ. 16.2. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 14.4.2016. 16.3. Tato směrnice v plném rozsahu ruší a nahrazuje směrnici tajemníka č. 1/2011 vč. jejích příloh a dodatků. Článek 17 Přechodné ustanovení 17.1. Povinnost stanovená v čl. 10.1.: do 90 pracovních dnů má pro inkasní odd. finančního odboru odloženou účinnost, tzn. začne platit od 1.1.2017. Článek 18 Přílohy č. 1 vzor předávacího protokolu pro systém Navision (vytvářen ručně ) č. 2 vzor předávacího protokolu pro systém Agendio (generován automaticky systémem) Článek 19 Rozdělovník 19.1. Směrnici obdrží: primátor města náměstci primátora tajemník MmÚ vedoucí odborů MmÚ interní auditor. 19.2. Vedoucí jednotlivých odborů prokazatelným způsobem seznámí své podřízené se zněním této směrnice... Mgr. Jiří Javorčák tajemník Magistrátu města Ústí n.l.... Ing. Věra Nechybová primátorka Statutárního města Ústí n.l. 14.4.2016 8/8