SEMINÁŘ PRO ÚSPĚŠNÉ ŽADATELE (1. část)

SEMINÁŘ PRO ÚSPĚŠNÉ ŽADATELE (1. část) 25. 1. 2010 Krajský úřad Moravskoslezského kraje Tento seminář je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky

Monitorovací zpráva (typy, vyplňování, finance) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Údaje o projektu a MZ Údaje o příjemci a zhotoviteli zprávy Realizace klíčové aktivity Další informace o realizaci projektu Plánované klíčové aktivity projektu Publicita projektu Výběrová řízení Veřejná podpora Kontrola na místě Podstatné a nepodstatné změny v projektu Monitorovací indikátory

Přehled typů monitorovacích zpráv PRŮBĚŽNÁ O UDRŽITELNOSTI ZÁVĚREČNÁ a) předkládána periodicky (v řádném termínu - viz dále) b) předkládána mimořádně (vždy se žádostí o platbu - viz dále) Předložení do 30 dnů od ukončení monitorovacího období. předkládána jednorázově po ukončení projektu Předložení do 2 měsíců od ukončení GP. 1 x ročně po dobu 5 let

Předkládání průběžných MZ PERIODICKY předkládané MZ (řádná): Je potřeba rozlišovat mezi: a) první monitorovací zprávou (2 možnosti viz dále) b) dalšími monitorovacími zprávami (co 6 měsíců) předkládány se žádostí o platbu, nebo bez žádosti o platbu MIMOŘÁDNĚ předkládané MZ: předkládány nejdříve po vyčerpání 60 % zálohy vždy je MZ předkládána se žádostí o platbu

Příklad předkládání periodických MZ př. zahájení realizace 15.11.09 = datum účinnosti smlouvy 1. možnost: monitorovací období 15.11.2009 14.2.2010 první MZ - 3 měsíce 2. možnost: další každých 6 měsíců datum předložení MZ do 30 dnů, tj. 16.3.2010 monitorovací období 15.11.2009 31.1.2010 první MZ monitorovací období 15.2.2010 14.8.2010 datum předložení MZ do 30 dnů, tj. 13.9.2010 monitorovací období 1.2.2010 31.7.2010 další každých 6 měsíců datum předložení MZ do 30 dnů, tj. 2.3.2010 datum předložení MZ do 30 dnů, tj. 30.8.2010

Příklad předkládání mimořádných MZ př. zahájení realizace 15.11.09 = datum účinnosti smlouvy mimořádná MZ = zkrácené monitorovací období řádná MZ monitorovací období 15.11.2009 31.1.2010 vyčerpání 60 % zálohy monitorovací období 1.2.2010 5.5.2010 první MZ datum předložení MZ do 30 dnů, tj. 2.3.2010 datum předložení MZ do 30 dnů, tj. 4.6.2010

Monitorovací zpráva - vyplňování 1. části Registrační číslo dle Smlouvy (např. CZ.1.07/1.1.07/11.0025) Celý název GP dle Smlouvy Vždy 1 Celková výše finanční podpory dle Smlouvy 85 % celkové výše viz Smlouva Schválená max. výše fin. prostředků křížového financování (křížové financování v rámci kap. č. 3-3.8 + kap. č. 6-6.2)

Monitorovací zpráva - vyplňování 1. části Datum uvedené ve Smlouvě, nejdříve však datum účinnosti Smlouvy (podpis obou smluvních stran) Datum uvedené ve Smlouvě Uveďte číslo uvedené v pravém rohu titulní strany Smlouvy (např. 02652/2009/RRC)

Monitorovací zpráva - vyplňování 1. části Čísluje se postupně od začátku realizace projektu ve tvaru: číslo zprávy/rok, např. 01/2008; 02/2009; 03/2009; 04/2010 Specifikum: v případě monitorovacího období 1.1131.12.2009 bude č. MZ 3/2010, nikoliv 3/2009 Období, ke kterému se vztahuje MZ ve tvaru: např. začátek 01/11/2009, konec 31/01/2010

Monitorovací zpráva - vyplňování 2. části Uvádí se název příjemce tak, jak je uvedeno ve Smlouvě, příp. Dodatku Osoba, která zprávu zpracovala a která je schopna zodpovědět dotazy / poskytnout požadovaná doplnění. Můžou být uvedeny i 2 osoby, např.: - za věcnou část xy osoba - za finanční část xy osoba

Monitorovací zpráva - vyplňování 3. části Číslo a název aktivity dle Žádosti o finanční podporu Období, kdy je aktivita realizována dle schválené Žádosti, nebo dle Smlouvy v případě změny. V případě změny v průběhu realizace, je nutné doložit přílohu MZ č. 10 přepracovaný harmonogram. Podrobný popis změn s uvedením důvodu a uvedením data změny se uvádějí do části 10 MZ popis podstatných a nepodstatných změn.

Monitorovací zpráva - vyplňování 3. části Popsat postup realizace aktivity s ohledem na prováděné činnosti, zapojenou cílovou skupinu, vstupy realizačního týmu, vazby k rozpočtu projektu, apod. Rovněž je nutné popsat odchylky od plánovaného postupu realizace klíčové aktivity. Zhodnocení klíčové aktivity ve vztahu k naplňování cílů projektu, dosažené výsledky, přínos pro cílovou skupinu, apod.

Monitorovací zpráva - vyplňování 4. části Průběžná zpráva - popsat další skutečnosti týkající se jednotlivých kroků realizace projektu, které nejsou zahrnuty v klíčových aktivitách (např. uzavření smlouvy s auditorem) Průběžná zpráva bez žádosti o platbu - např. informace o důvodu, proč nebyla žádost o platbu přiložena Závěrečná zpráva - podrobně popsat průběh realizace projektu od jeho začátku, podmínky, v nichž se celý projekt realizoval, atd. Uvést všechny skutečnosti, které mohou být použity k vyhodnocení dopadu projektu, včetně hodnocení činností projektu od cílových skupin, apod. upozornění: dojde ke změně a toto bude uváděno na samostatném formuláři Souhrnné informace o realizaci projektu viz příloha č. 19 MZ.

Monitorovací zpráva - vyplňování 5. části Popsat plánovaný postup realizace klíčové aktivity v následném monitorovacím období s ohledem na prováděné činnosti, zapojenou cílovou skupinu, vstupy realizačního týmu, vazbu k rozpočtu projektu a plánované výši Žádosti o platbu.

Monitorovací zpráva - vyplňování 6. část Popsat, jakým způsobem v daném období je realizována informovanost ve vztahu k cílovým skupinám a široké veřejnosti a jaké nástroje publicity byly využity. Uvádí se např. počet článků o projektu uveřejněných v daném období, počet tiskových zpráv, seminářů, apod. Publicitu realizujte v souladu se schválenou žádostí (v průběhu realizace projektu je nutné využít min. všechny nástroje publicity uvedené v žádosti).

Každý příjemce je povinen 1. Zajistit realizaci informačních a propagačních aktivit (v souladu s projektovou žádostí) 2. Dodržovat pravidla dle Příručky pro příjemce 3. Dodržovat pravidla dle Manuálu vizuální identity 4. Pravidelně informovat o publicitě v MZ 5. Poskytnout na vyžádání ZS ke zveřejnění informace o průběhu projektu, naplňování jeho cílů a o jeho výsledcích

Možné informační a propag. aktivity (dle projektové žádosti) 1. Webové stránky 2. Tištěné materiály 3. Audiovizuální materiály 4. brožury, letáky, plakát, publikace Média naučné filmy, propagační materiály tisk, rozhlas, TV 5. Informační akce, kampaně 1. Propagační předměty konference, semináře, billboardy bloky, desky, samolepky, vlajky, psací potřeby VHODNÁ VELIKOST A MATERIÁL!!!!

Příručka pro příjemce stanovuje: Stanovuje povinnost dodržovat pravidla publicity ESF a OP VK dle: - Kapitoly č. 11 Pravidla pro provádění informačních a propagačních aktivit - uvádí příklady propagačních aktivit, stanovuje povinná loga - nedodržení pravidel = nezpůsobilé výdaje - Manuálu vizuální identity (viz následující snímky)

Manuál vizuální identity Určuje loga, jejich barevnost, velikost, velikosti mezi logy, příklady správného používání

Manuál vizuální identity dostupný na www.msmt.cz odkaz strukturální fondy odkaz OP VK záložka Pro žadatele a příjemce záložka Publicita

Pravidla povinné publicity 1. logo ESF s textem Evropský sociální fond v ČR 2. logo Evropské unie s textem Evropská unie 3. logo MŠMT s textem 4. logo OP VK s textem 5. povinné sdělení (slogan) Investice do rozvoje vzdělávání

Základní logolink OP VK (příjemce bez vlastního loga)

Základní logolink OP VK (příjemce s vlastním logem) vlastní logo vlastní logo

Základní logolink OP VK (vlastní logo) vlastní logo vlastní logo

Chybné použití velká informační tabule Špatné logo ESF, neuvedeny všechna loga, chybí text Investice do rozvoje vzdělávání Špatné logo ESF, zdeformovaná loga, špatné pořadí a vzdálenost, chybí text Investice do rozvoje vzdělávání

Chybné varianty použití log příjemcem na vlastních dokumentech Nelze použít logo kraje: toto je možné používat pouze na základě písemného souhlasu oddělení vnějších vztahů KÚ MSK, logo ponechat pouze v případě, že používám materiál vypracovaný ZS, které toto logo používá (např. tabulka). Nelze použít vlajku ČR: výjimku tvoří centrálně dané materiály a dokumenty vytvořené MŠMT, kde toto logo může zůstat (např. MZ, přílohy MZ, dokumentace k VŘ). Na vlastních materiálech použít loga dle povinností pro příjemce, v opačném případě jsou výdaje na danou věc nezpůsobilé!!!

Nevíte si rady s publicitou? Dokumenty k publicitě, loga, Manuál vizuální identity Webové stránky MŠMT http://www.msmt.cz/strukturalni-fondy/publicita-a-publikace Webové stránky NUTS2Moravskoslezsko (nyní jsou upravovány) http://www.nuts2moravskoslezsko.cz/op_vk_95.html

Monitorovací zpráva - vyplňování 7. část Popsat jednotlivá zadávací řízení vyhlášená v monitorovacím období (zda se jedná o dodávku zboží a služeb, předpokládaná cena dodávky, apod. ) Každému vyhlášenému zadávacímu řízení se přiřazuje pořadové číslo ve tvaru: číslo zadávacího řízení, např. 01/2009; 02/2009; 03/2010 Specifikum: u zadávacího řízení nad 500 tis. Kč vyvěšeného na stránkách www.nuts2moravskoslezsko.cz je nutné použít číslo dle zveřejněného formuláře. Podrobný přehled uzavřených výběrových řízení bude uveden v příloze č. 2 Monitorovací zprávy.

Monitorovací zpráva - vyplňování 7. část Popsat jednotlivá zadávací řízení, u kterých byla v monitorovacích období podepsána smlouva s dodavatelem, vč. finančního objemu v Kč. Podrobný přehled uzavřených výběrových řízení bude uveden v příloze č. 2 Monitorovací zprávy.

Monitorovací zpráva - Příloha č. 2

Závazné postupy STANOVENÍ PŘEDMĚTU ZAKÁZKY Předmětem zakázky musí být: všechna obdobná a spolu související plnění, která zadavatel zamýšlí zadat v průběhu jednoho účetního období, nebo všechna plnění, která spolu místě, věcně a časově souvisí, nebo jejichž předměty plnění tvoří jeden funkční celek. Zadavatel nesmí předmět jedné zakázky záměrně rozdělit na menší části!!!

Závazné postupy STANOVENÍ PŘEDMĚTU ZAKÁZKY V jedné zakázce proto musí být to, co je schopen dodat jeden dodavatel, tj. např.: notebooky, PC, LCD monitory, tiskárny, kopírky, dataprojektor, držák dataprojektoru, plátno, instalace a zaškolení pro práci s dataprojektorem, tvorba vzdělávacích modulů, netýká se nahodilých nákupů (poškození majetku) a opakovaných nepravidelných zakázek (nákup PHM) Poplatky za zprostředkování jsou nezpůsobilým výdajem!!!

Závazné postupy STANOVENÍ PŘEDMĚTU ZAKÁZKY Jednu velkou zakázku je možno rozdělit na více menších, ALE musí být dodrženy podmínky součtu!!!! Př.: zakázka na notebooky, PC, tiskárny, kopírky za 1.000.000 Kč. Vyhlásit 1 zakázku za podmínek 1.000.000 Kč na vše. Vyhlásit např. 3 zakázky, ale NUTNO za podmínek 1.000.000 Kč KAŽDOU!! Např. pokud něco potřebuji nyní a zbytek až za půl roku. Každou nejasnost konzultujte se svým projektovým manažerem!!!

Závazné postupy FORMA ZAHÁJENÍ VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ Výběrové řízení (dle velikosti předmětu zakázky) lze zahájit: uveřejněním oznámení o zahájení VŘ; odesláním výzvy k podávání nabídek konkrétním zájemcům; kombinací obou způsobů. Oslovit pouze ty, o kterých mám informace, že jsou schopni plnění řádně a včas dodat!! Postupy důkladně nastudovat kapitola 7.5 PPP!!

Formuláře pro veřejné zakázky

Zadávání zakázky při předpokládaném rozsahu plnění nejméně 500.000 Kč 1.999.999 Kč Povinnost uveřejnit oznámení o zahájení VŘ na stránky ZS!! Vyplněný formulář Výzva k podání nabídky zaslat na adresu opvk@kr-moravskoslezsky.cz. Zaslat s předstihem min. 3 dny. V den vyvěšení zakázky/vyhlášení rozeslat nabídky alespoň 5 dodavatelům. Po ukončení procesu hodnocení zaslat na stejný mail formulář Výsledek výzvy k podání nabídek.

Zadávání zakázky při předpokládaném rozsahu plnění 500.000 Kč 1.999.999 Kč NEVYVĚŠUJE SE ZADÁVACÍ DOKUMENTACE, proto: do formuláře Výzva k podání nabídky, řádku Popis předmětu zakázky, uveďte pouze základní požadavky (3 notebooky, 1 tiskárna) a text: Kontaktní osoba zadavatele zašle e-mailem na vyžádání zájemce podrobnou technickou specifikaci předmětu zakázky., přesná technická specifikace nesmí obsahovat konkrétní názvy výrobků, výrobce (např. NELZE uvést INTEL, AMD, VIA, Adobe atd.)

Závažné pochybení Tato pochybení mohou vést k nezpůsobilosti celé zakázky: Při hodnocení nebyla hodnocena všechny kritéria, které si příjemce stanovil. Nebyla dodržena lhůta pro podání nabídek u zakázky od 500.000 Kč. Nabídky byly předloženy ještě před samotnou Výzvou. Nesoulad v předmětu zakázky v zadávací dokumentaci. Neuvedeno množství poptávaného zboží.

Monitorovací zpráva - vyplňování 8. části V případě prioritní osy 1 (oblast podpory 1.1, 1.2, 1.3) se nejedná o veřejnou podporu zaškrtává se NE.

Monitorovací zpráva - vyplňování 9. části Uvádí se číslo kontroly dle Pověření ke kontrole, Protokolu o výsledku, apod. Uvádí se, kdy byla kontrola zahájena. Datum se uvádí dle Protokolu o výsledku kontroly. Pokud kontrola ještě nebyla ukončena, uveďte tuto skutečnost do poznámky.

Monitorovací zpráva - vyplňování 9. části Vyplňuje se pouze v případě ukončené kontroly. Uvádí se případné informace vztahující se k provedeným kontrolám, např. informace o tom, že kontrola dosud probíhá, o průběhu plnění nápravných opatření, apod.

Monitorovací zpráva - vyplňování 10. části V případě podstatných změn samostatná žádost o souhlas se změnou Podstatné a nepodstatné změny budou probírány dále.

Monitorovací zpráva - vyplňování 10. části Žádost o schválení podstatných změn samostatný formulář

Monitorovací zpráva Např. změna adresy, změna kontaktní osoby - vyplňování 10. části Změny harmonogramu projektu jednotlivých aktivit (nikoliv celkové délky), změny realizačního týmu (rozdělení, slučování pozic), apod. Nepodstatné změny v rozpočtu v monitorovacím období je nutné doložit Přílohu č. 9 MZ přepracovaný rozpočet

Monitorovací zpráva - Příloha č. 9

Monitorovací zpráva - vyplňování 11. části Zdroje dat uvádí se zdrojová základna (prezenční listiny, certifikáty, apod.) Nástroje používané ke sledování monitorovacích ukazatelů. Uvádí se i problémy při sledování MI a naplňování těchto indikátorů. Doporučení: uvádějte naplnění daného indikátoru ve stanoveném monitorovacím období + kumulovanou výši naplňování daného indikátoru BUDE VYPLŇOVÁNO V BENEFIT7+

Monitorovací zpráva - Příloha č. 1 Dočasný formulář bude zaslán e-mailem na požádání

Monitorovací indikátory - - vždy závazné jen ty indikátory, které jsou uvedeny ve Smlouvě (příloha Smlouvy) snížení monitorovacího indikátoru patří mezi podstatné změny data se načítají např. z doložených kopií certifikátů, prezenčních listin, účastnických listů, třídních knih, apod.) za nenaplnění MI jsou stanoveny sankce (viz Smlouva) závazná je Metodika monitorovacích indikátorů OP VK platná od 1. 10. 2009 ke stažení: http://www.msmt.cz/strukturalni-fondy/prehled-a-postup-pri-vykazovani-monitoro nebo www.nuts2moravskoslezsko.cz, případně může být zaslána na vyžádání příslušným pracovníkem ZS MSK

Monitorovací indikátory - vykazování PODPOŘENÁ OSOBA - koresponduje s cílovými skupinami (dítě, žák, pracovník školy/školského zařízení) osoba vzdělávaná osoba, která obdržela jakoukoliv podporu provázanou s aktivitami a rozpočtem projektu Prokazování podpořené osoby: při vstupu do projektu = zapojením do aktivit projektu Podpořenou osobou nikdy není: člen realizačního týmu podílející se pouhou administrací, apod. osoba, která obdržela pouze leták návštěvník dne otevřených dveří účastník konference osoba, která pouze navštíví internetový portál, atd.

Monitorovací indikátory - vykazování ÚSPĚŠNĚ PODPOŘENÁ OSOBA (oblast podpory 1.3) - platí stejná pravidla, jako pro podpořenou osobu s tím rozdílem, že úspěšně podpořená osoba navíc ukončila kurz/program/obor stanoveným způsobem Co je považováno za úspěšné ukončení? stanoveno v projektové žádosti nebo v 1. monitorovací zprávě (např. absolvování kurzu, zkoušky, testu apod.) + musí být uveden i způsob dokladování (např. certifikát, osvědčení, apod.)

Monitorovací indikátory - vykazování DÍTĚ/ŽÁK SE SPECIÁLNÍMI VZDĚLÁVACÍMI POTŘEBAMI (1.2 + 1.3) - osoba se zdravotním postižením, zdravotním znevýhodněním nebo sociálním znevýhodněním Prokazování podpořené osoby: při vstupu do projektu = zapojením do aktivit projektu dítě/žák se speciálními vzdělávacími potřebami vzdělávající se ve speciální škole, tuto skutečnost nedokládá - dítě/žák se speciálními vzdělávacími potřebami vzdělávající se v běžné škole tuto skutečnost dokládá prohlášením ředitele, na kontrole na místě pak diagnostikou pedagogicko-psychologické poradny - dítě/žák se zdravotním znevýhodněním dokládá tuto skutečnost potvrzením lékaře (na kontrole na místě) - dítě/žák se sociokulturním znevýhodněním prokazuje skutečnost čestným prohlášením ředitele v souladu s Metodickým dopisem č. 6 nebo Metodickým pokynem uveřejněným k výzvě ( http://www.nuts2moravskoslezsko.cz/op_vk_0505.html)

Monitorovací indikátory - vykazování POSKYTOVATEL SLUŽEB - - nejedná se o osoby z řad cílové skupiny osoba pracující s cílovou skupinou, poskytující vzdělávací služby nebo navazující služby (kariérové poradenství, psycholog, logoped, atd.), nebo tvůrce výukových materiálů, které budou využity pro cílovou skupinu (poskytovatel služeb může být hrazen jak v rámci kap. 1, tak kap. 5) Prokazování poskytovatele služeb: započítává se max. 1 x započítává se v okamžiku, kdy počal vzdělávat cílovou skupinu nebo jí poskytovat ostatní vzdělávací služby (př. psycholog), nebo kdy s ní byl uzavřen pracovněprávní vztah nebo byl dokončen předmět její činnosti (dokončený výukový materiál) Poskytovatelem služby nikdy není: člen realizačního týmu podílející se pouhou administrací instituce poskytující vzdělávací služby

Monitorovací indikátory - vykazování NOVĚ VYTVOŘENÝ/INOVOVANÝ PRODUKT - výstup projektu, který je využíván pro účely vzdělávání cílové skupiny např. vzdělávací program, vzdělávací modul, studijní materiály, učební pomůcky Prokazování produktů: rozhodující je počet druhů, nikoliv počet kusů vykazuje se ve chvíli, kdy je zástupcům cílové skupiny umožněno s produktem pracovat, nebo jej využívat každý produkt se vykazuje zpravidla jen 1 x (50 pracovních listů týkající se určitého předmětu = 1 soubor = 1 inovovaný produkt) Nově vytvořeným/inovovaným produktem nikdy není: vyučovací hodina nakoupené učebnice či pomůcky vybavená třída exkurze, konference, stáž powerpointová prezentace vycházející z nově vytvořeného produktu článek, inzerát materiály vytvořené žáky, které dále neslouží ke vzdělávání

Monitorovací indikátory - vykazování NOVĚ VYTVOŘENÝ/INOVOVANÝ PRODUKT S KOMPONENTOU ŽP - stejné podmínky jako u nově vytvořeného/inovovaného produktu + dále musí splňovat podmínku obsahu tematického celku týkající se ŽP v rozsahu min. 15-20 % určené pro cílovou skupinu Prokazování produktů: stejné podmínky jako u nově vytvořeného/inovovaného produktu + pokud nelze využít např. hodinovou dotaci na ŽP, využije se jiné kritérium (např. počet stran) nezapočítává se příprava na vytvoření produktu

Monitorovací indikátory - vykazování NOVĚ VYTVOŘENÝ/INOVOVANÝ PRODUKT S KOMPONENTOU ICT - - stejné podmínky jako u nově vytvořeného/inovovaného produktu + dále musí splňovat podmínku obsahu tematického celku týkající se ICT v rozsahu min. 40 hodin jedná se o počet hodin, kdy je cílová skupina seznamována a zdokonalována ve schopnostech a dovednostech týkající se ICT Prokazování produktů: stejné podmínky jako u nově vytvořeného/inovovaného produktu Nově vytvořeným/inovovaným produktem s komponentou ICT nikdy není: produkt, kdy je ICT využíváno pouze jako nástroj (např. na tvorbu vzdělávacích materiálů)

Děkujeme za pozornost věnovanou první části semináře