Zpracování Žádosti o platbu v Benefit7 pro FM v Euroregionu Silesia Žádost o platbu se nachází na Kontě žádostí konečného uživatele nebo jiného uživatele registrovaného v systému Benefit7, kterému zpracovatel předal přístupová práva k příslušné projektové žádosti (sdílení s právem editace). Zde zvolíme projekt, pro který chceme zpracovávat Žádost o platbu, a kliknutím na něj se nám projekt otevře. Kliknutím na Žádost o platbu na levém (modrém) panelu se nám otevře několik dalších záložek, které pod ní spadají. Záložky jsou celkem čtyři. Žádost o platbu První záložkou jsou hlavní informace o Žádosti o platbu. Zde je třeba nejprve tlačítkem Načíst data z Monit7+ načíst aktuální data ze systému Monit7+. Načtením dat ze systému Monit7+ se spousta polí vyplnila automaticky a není třeba je vyplňovat ručně. Pole, která jsou povinná, mají žlutý podklad. - 1 -
Prvním polem je Výběr účtu. Zde je třeba zvolit účet, který bude patřit k dané žádosti. Ve většině případů tam bude jeden účet, ale může se stát, že u jednoho projektu bude více účtů, a tak je třeba zvolit ten správný. V případě, že se vám účet nenabízí, je třeba se obrátit na Správce Fondu, aby ho zpřístupnil v systému Monit7+. Druhé pole je Pořadí finančního plánu. U Fondu mikroprojektů se zde bude nabízet jedna položka, protože se podává pouze jedna žádost o platbu (po ukončení projektu). Pokud by se zde nic nenabízelo, je třeba a) načíst data z Monit7+ příslušným tlačítkem, a pokud ani toto nepomůže, tak b) obrátit se na Správce Fondu, aby požadovaný údaj doplnil do Monit7+. V bloku Údaje o partnerovi, který předkládá žádost se automaticky načetly údaje z projektové žádosti. Je třeba je překontrolovat a případně doplnit nebo opravit. - 2 -
V bloku Statutární orgán se načetly údaje o statutárním zástupci vaší organizace. Pole není možné měnit. Pokud údaje nejsou platné, zřejmě jste změnu neoznámili Správci Fondu, proto tak neprodleně učiňte. Soupiska výdajů Prvním krokem je založit novou soupisku. To se provede tlačítkem Vytvoř novou soupisku, jak je naznačeno na obrázku. Do soupisky výdajů se vyplňují všechny doklady, které chcete uplatnit v rámci žádosti o platbu (podrobněji viz kap. 8.2 Příručky pro konečné uživatele). Jakmile máte vyplněny všechny doklady, je třeba stisknout tlačítko Přepočet na EUR, které všechny doklady zadané v národních měnách přepočítá na jednotnou měnu EUR (viz postup dále). Toto tlačítko není třeba používat po zadání každého dokladu, ale stačí jednou po vyplnění všech dokladů. Částky jsou přepočítány podle kurzů Evropské centrální banky platných pro daný měsíc. Pokud by práce na vaší soupisce trvaly přes přelom měsíců, můžete být při finalizaci (viz dále) upozorněni na nutnost nového přepočtu kvůli změně kurzů. - 3 -
Každý doklad je třeba zařadit do příslušné kapitoly nebo podkapitoly rozpočtu (1). Podle zvolené kapitoly se přednastaví zbytek formuláře. Některá pole se stanou povinná a jiná se vyplní dle přednastavení. V bloku Specifikace výdaje (2) je třeba vyplnit, co a proč se na daném dokladu účtuje a zda se jedná o investiční nebo neinvestiční výdaj. Blok (3) obsahuje informace o čísle faktury, čísle ve vašem účetnictví (pro případnou kontrolu) a také počet stran dokladu. Blok (4) je třeba doplnit informacemi o dodavateli s jeho správným názvem a jeho IČ. U polských dodavatelů se vyplňuje do stejného pole NIP (obdoba českého DIČ). Blok (5) obsahuje datum vystavení dokladu, datum úhrady dokladu a měnu dokladu. Měna je důležitá, protože podle ní se pak přepočítávají částky v bloku 7. Je třeba vždy uvést měnu na dokladu! Do bloku (6) se vyplní částka bez DPH a DPH (pokud DPH nefiguruje, uvede se 0), celková částka se doplní automaticky po stisknutí tlačítka Uložit. Blok (7) se nevyplňuje. Jakmile budete mít vyplněny všechny doklady, stisknete tlačítko Přepočet na EUR. Tím dojde u všech dokladů k přepočtu částek v jiných měnách než euro na euro do bloku (7). V případě, že je částka na dokladu v EUR, částky se pouze překopírují 1:1. Současně se také doplní celkový součet soupisky. Pokud doplníte další doklad do soupisky nebo upravíte nějaká data, je třeba znovu provést přepočet. - 4 -
Financování ŽoP Na záložce Financování ŽoP je třeba nejprve Načíst aktuální kurzy. Tím se vyplní políčka přepočtových kurzů, které slouží pro vaši informaci. Pomocí tlačítka Načíst částky dotace se pak provede automatický propočet Dotace z ERDF v EUR (dotace ze státního rozpočtu v případě českých žadatelů bude vždy 0). - 5 -
Pokud projekt generuje nějaké příjmy, je třeba je vyplnit v měně EUR do pole Příjmy získané během realizace projektu. Pokud příjmy překračují vlastní podíl spolufinancování, dotace z ERDF bude automaticky krácena o rozdíl mezi skutečně dosaženými příjmy a vlastním podílem spolufinancování. Přílohy žádosti o platbu Na této záložce se uvádí přehled příloh k ŽoP. Doporučujeme uvést výčet příloh tak, jak je uveden v seznamu příloh v kap. 8.2 Příručky pro konečné uživatele. Přílohy nevkládejte do Benefit7 v elektronické podobě. - 6 -
Kontrola a finalizace Jakmile je celá žádost vyplněna, je třeba provést kontrolu (1), která vypíše seznam případných chyb, které se ve formulářích vyskytují. Pokud bude vše bez chyby, doporučujeme si celou žádost vytisknout a zkontrolovat, zda je v pořádku (např. zda jste nezapomněli uvést nějaký výdaj apod.). POZOR! Po finalizaci ŽoP již nemůžete žádost znovu odfinalizovat a opravit případné chyby po finalizaci se žádost o platbu ihned odešle do systému MONIT7+ a vy k ní již nemáte aktivní přístup. Proto si žádost před finalizací zkontrolujte. Pokud jsou údaje v žádosti v pořádku, žádost finalizujte (2), vytiskněte a předložte k podpisu statutárnímu zástupci. Správci Fondu je nutné předložit finálně uloženou žádost s podpisem statutárního zástupce vaší organizace. - 7 -