Příloha č. 1 k usnesení SČOO-P č. 025/02/16 ze dne XX. XX. 2016 ORGANIZAČNÍ ŘÁD Společenstva českých optiků a optometristů, z.s. Představenstvo Společenstva českých optiků a optometristů (dále též jen Představenstvo a dále též jen Společenstvo)) se usneslo na tomto Organizačním řádu Účinnost dnem: XX. XX. 2016 Oblast působnosti: orgány Společenstva českých optiků a optometristů, Kancelář Společenstva a přiměřeně členové Společenstva a dalších odborných orgánů a komisí Závaznost pro: členy orgánů Společenstva, členy a zaměstnance Společenstva a přiměřeně pro členy dalších odborných orgánů a komisí Odpovědnost za dodržování: prezident Společenstva, vedoucí Kanceláře Společenstva, předsedové orgánů Společenstva stránka 1 z 11
OBSAH číslo název strana čl. 1 Úvodní ustanovení 3 2 Postavení a působnost Společenstva 3 3 Působnost Představenstva 3 4 Platnost a působnost 4 5 Účel a cíl 4 6 Zpracování, vydávání a změny organizačního řádu 5 7 Organizační názvosloví 5 8 Organizační struktura Společenstva 6 9 Systém a nástroje řízení 6 10 Základní organizační normy Společenstva 7 11 Prezident Společenstva 8 12 Tajemník Kanceláře Společenstva 8 13 Zástupce tajemníka Kanceláře 9 14 Interní audit 9 15 Zaměstnanci Společenstva 9 16 Předávání funkcí 10 17 Týmová práce 10 18 Závaznost organizačního řádu 10 19 Závěrečná ustanovení 11 Přílohy 12 stránka 2 z 11
Č l á n e k 1 Úvodní ustanovení 1. Název a sídlo Společenstva českých optiků a optometristů, (dále jen Společenstvo): Společenstvo českých optiků a optometristů, z.s. hlavní město Praha IČ: 45773092 DIČ: CZ45773092 2. Společenstvo právně jedná v rozsahu stanoveném zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále též jen občanský zákoník) a Stanovami Společenstva, vystupuje v právních vztazích svým jménem a nese odpovědnost vyplývající z těchto vztahů. 3. Statutárním orgánem Společenstva odpovědným za zabezpečení plnění úkolů Společenstva ve všech oblastech působnosti je Představenstvo Společenstva, jehož jménem jedná Prezident Společenstva, případně další členové Představenstva SČOO (dále též jen Představenstvo). Č l á n e k 2 Postavení a působnost SČOO 1. Postavení a působnost Společenstva upravuje zejména občanský zákoník, Stanovy Společenstva a vnitřní předpisy Společenstva. 2. Úkoly Společenstva uložené Valnou hromadou Společenstva plní Představenstvo, Revizní komise a Kancelář Společenstva; přičemž napomáhají činnosti odborných komisí. Podporují a napomáhají rozvíjet odborné činnosti v oblasti působnosti Společenstva a jeho členů, napomáhají ochraně práv členů Společenstva. 3. K rozvoji oblastí spadajících do působnosti Společenstva, případně jiných činností zajišťujících rozvoj Společenstva, zpracovává Představenstvo dlouhodobé a střednědobé koncepční programy a zajišťuje jejich realizaci. 4. V rámci působnosti se Společenstva zapojuje do činností spojených s výkonem státní správy v odborné oblasti optiky a optometrie a pro tuto činnost vytváří vhodné podmínky. Č l á n e k 3 Působnost Představenstva 1. Do působnosti Představenstva patří spravování veškerých záležitostí, které jsou v zájmu Společenstva a jeho členů a rozhodování o nich, kromě záležitostí vyhrazených Stanovami Společenstva nebo občanským zákoníkem valné hromadě Společenstva. stránka 3 z 11
2. Do působnosti Představenstva spadá zejména: činit úkony statutárního orgánu a zastupovat Společenstvo navenek zabezpečovat splnění cílů Společenstva a organizovat činnosti Společenstva navrhovat program činnosti a rozvoje Společenstva navrhovat rozpočet Společenstva a hospodařit podle schváleného rozpočtu, spravovat majetek Společenstva a účelně s ním hospodařit, včetně uzavírání a rušení smluvních vztahů Společenstva činit úkony statutárního orgánu ve věcech pracovněprávních prostřednictvím Prezidenta Společenstva rozhodovat o přijímání a poskytování dotací a darů rozhodovat o přijímání a vylučování členů Společenstva vést neveřejný seznam členů Společenstva organizačně a smluvně zabezpečovat veškerou činnost Společenstva apod. 3. Při své činnosti se řídí příslušnými zákony a dalšími právními předpisy a Stanovami Společenstva a vnitřními předpisy Společenstva Rozhoduje-li o právech, právem chráněných zájmech a povinnostech fyzických a právnických osob, řídí se příslušnými zákony a právními předpisy vydanými na jejich základě. 4. Písemnosti vyhotovené orgány Společenstva se v záhlaví označují uvedením slov Společenstvo českých optiků a optometristů, z.s. a logem Společenstva. Dále se v záhlaví uvede označení orgánu Společenstva, který písemnost vyhotovil s přesným označením názvu orgánu. 5. Všechna rozhodnutí vydaná a vyhotovená orgány Společenstva se opatří razítkem s označením Společenstvo českých optiků a optometristů, z.s. s malým znakem Společenstva. Č l á n e k 4 Platnost a působnost 1. Organizační řád Společenstva (dále jen organizační řád) schválilo Představenstvo v souladu s ustanovením XXXXXX Stanov Společenstva na svém zasedání dne XXXXXXX usnesením č. XXXXX 2. Organizační řád je závazný pro všechny orgány a členy a zaměstnance Společenstva (dále jen zaměstnanec) a přiměřeně v oblasti působnosti pro členy komisí, i když nejsou členy Společenstva. Č l á n e k 5 Účel a cíl 1. Organizační řád je základním vnitřním předpisem upravujícím vnitřní organizaci Společenstva. 2. Organizační řád stanoví postavení a působnost Společenstva, popis struktury, náplň činností jednotlivých orgánů, definování základních pravidel, úkolů a zásady řízení, stránka 4 z 11
vymezení odpovědností a pravomocí. Podrobněji mohou být tyto záležitosti upraveny i v dalších vnitřních předpisech. Č l á n e k 6 Zpracování, vydávání a změny organizačního řádu 3. Návrhy organizačního řádu nebo jeho změn zpracovává v návaznosti na písemné návrhy členů orgánů Společenstva tajemník Kanceláře. Po schválení Představenstvem jej vydává tajemník Kanceláře. 4. Organizační řád slouží zejména pro vnitřní potřebu. V elektronické verzi je zpřístupněn všem členům Společenstva. 5. Organizační řád musí po stránce věcné i obsahové odpovídat aktuálnímu stavu a včas reagovat na vnitřní i vnější změny. Aktualizaci je nutné provést při změnách, které dopadají na tento organizační řád, a to zejména: změně právních norem změně při způsobu nebo postupu zajišťování činností; organizačních změnách. 6. Za aktuálnost organizačního řádu odpovídá tajemník Kanceláře. 7. Vedoucí orgánů Společenstva na všech stupních řízení jsou povinni zajistit průkazné seznámení všech jim podřízených členů i nečlenů Společenstva s tímto organizačním řádem a vyžadovat dodržování jednotlivých ustanovení. Č l á n e k 7 Organizační názvosloví 1. Kancelář Společenstva je zvláštní organizační jednotka Společenstva pro zabezpečení výkonu činností Společenstva, zejména Představenstva, Prezidenta Společenstva a tajemníka. 2. Orgány Společenstva jsou subjekty bez právní subjektivity zřízené valnou hromadou, které jednají jménem Společenstva a jehož případní zaměstnanci jsou zaměstnanci Společenstva, pokud právní předpis nestanoví jinak. 3. Funkční místo je soubor činností, které vykonává jeden zaměstnanec, splňující pro ně zpravidla kvalifikační předpoklady (např. stupeň a směr vzdělání, praxe, jiné specifické znalosti a dovednosti, jazyk, apod.) Rozsah pravomocí a odpovědností náležejících k funkčnímu místu je vymezen popisem funkčního místa. Funkční místo je základem funkčního schématu. 4. Organizační schéma je grafické vyjádření uspořádání Společenstva do jednotlivých útvarů, vyjadřující počet organizačních stupňů a vztahy jejich vzájemné nadřízenosti a podřízenosti. stránka 5 z 11
5. Funkční schéma je rozpracované organizační schéma na všechna funkční místa s uvedením jejich počtu. Č l á n e k 8 Organizační struktura Společenstva 1. Organizační struktura Společenstva vychází ze základních úkolů Společenstva, jejichž realizaci Představenstvo zajišťuje. Členění musí být stanoveno při respektování zásady maximální efektivnosti a úspory pracovních sil tak, aby funkční působnost umožňovala komplexní a optimální řešení otázek jednotlivých oblastí a zajišťovala odborně kvalifikované podmínky pro řešení úkolů. 2. O změnách organizační struktury Společenstva, kromě orgánů Společenstva, o jejichž zřízení či zrušení rozhoduje valná hromada Společenstva, rozhoduje Představenstvo. 3. Ke dni platnosti a účinnosti tohoto znění organizačního řádu je jako zvláštní organizační jednotka v souladu s čl. 8, odst. 7, písm h) Stanov Společenstva zřízena Kancelář Společenstva. Ke dni platnosti i účinnosti tohoto znění organizačního řádu jsou do Kanceláře Společenstva zařazeni 2 zaměstnanci. 4. Základními organizačními jednotkami Společenstva jsou orgány Společenstva. Součástí Společenstva můžou být také zvláštní organizační jednotky. Organizační struktura a základní činnosti jednotlivých útvarů jsou uvedeny v přílohách č. 1 a č. 2 tohoto organizačního řádu, které tvoří jeho nedílnou součást. Č l á n e k 9 Systém a nástroje řízení 1. Řízení Společenstva je realizováno těmito řídícími stupni: Představenstvo prezident Společenstva členové představenstva předseda Revizní komise Společenstva - členové revizní komise tajemník Kanceláře Společenstva 2. Nástroje řízení Společenstva: a) zasedání Představenstva: zasedání Představenstva svolává a řídí Prezident Společenstva, případně jím pověřený zástupce. Zúčastňují se jí členové Představenstva a tajemník Kanceláře a na pozvání příp. další přizvané osoby. Zápis a kontrolu úkolů ze zasedání Představenstva zajišťuje Kancelář Společenstva. Zasedání se konají zpravidla 1x za 2 měsíce, příp. dle potřeby. Všichni účastníci jsou povinni informovat o zásadních problémech z oblasti své působnosti. Náplň zasedání Představenstva: koordinuje činnost Prezidenta Společenstva, členů Představenstva a tajemníka Kanceláře, odborných komisí, a to zejména v oblasti koncepce, řízení a kontroly; stránka 6 z 11
ukládá úkoly Prezidentovi, členům představenstva, orgánům a komisím Společenstva mimo úkolů vyplývajících z usnesení valné hromady, o jejichž plnění se účastníci zasedání Představenstva vzájemně informují; prostřednictvím Prezidenta Společenstva koordinuje činnost Představenstva při zajištění působnosti Představenstva, Revizní komise, dalších orgánů a komisí; projednává návrh programu jednání valné hromady a příp. konzultuje některé materiály. b) zasedání Revizní komise Společenstva: zasedání Revizní komise svolává a řídí její předseda, příp. jeho zástupce. Zúčastňují se jí členové Revizní komise a další členové SČOO nebo třetí osoby, přizvané předsedou.. Zápis a kontrolu úkolů z porady Revizní komise zajišťuje člen Revizní komise pověřený předsedou. Zasedání se konají dle potřeby, zpravidla 1x za dva měsíce. Náplň zasedání Revizní komise: slouží ke kontrole, zda činnost představenstva Společenstva není v rozporu s právním řádem ČR a EU a odpovídá stanovám a vnitřním normám Společenstva, předseda ukládá na tomto zasedání úkoly, které jsou závazné; kontroluje výkon a výsledky řádného hospodaření s majetkem a finančními prostředky v případech určených Stanovami Společenstva svolává zasedání mimořádné valné hromady, členové Revizní komise jsou povinni na zasedání komise stručně informovat o své činnosti za období od poslední porady a o plnění uložených úkolů; členové jsou oprávněni předkládat návrhy na řešení problémů z oblasti jejich působnosti a mohou žádat o jejich posouzení na zasedání. c) další vnitřní řídící normy: příkaz Prezidenta Společenstva (příkazem ukládají výše jmenovaní zpravidla jednorázový termínovaný úkol členům. Splněním příkazu je jeho účinnost vyčerpána. Vydávání a distribuci příkazů zabezpečuje kancelář Společenstva) metodický pokyn Prezidenta Společenstva (metodický pokyn Prezidenta závazně reguluje jednorázové postupy v příslušné oblasti činnosti Společenstva a může být vyšší konkretizací již vydaných vnitřních norem popis pracovního místa (vydává tajemník Kanceláře Společenstva a specifikuje rozsah pracovních činností určených druhem vykonávané práce podle pracovní smlouvy a funkčního zařazení). rozhodnutí Prezidenta Společenstva (zajišťuje provedení konkrétních aktuálních úkolů, které ukládá příslušný Prezident členům). Č l á n e k 1 0 Základní organizační normy Společenstva 1. Soustavu základních organizačních norem Společenstva tvoří: Organizační řád Společenstva stránka 7 z 11
schvaluje Představenstvo Společenstva a vydává tajemník Kanceláře. Organizační řád představuje základní organizační normu komplexního charakteru a vytváří základ navazujících organizačních norem Společenstva Pracovní řád vydává Prezident Společenstva a vymezuje pracovněprávní vztahy mezi Společenstva jako zaměstnavatelem a zaměstnanci Společenstva, zejména za účelem vnitřního pořádku, řádné organizace práce a upevnění pracovní kázně Spisový řád vydává tajemník Kanceláře Společenstva a zabezpečuje řádný výkon spisové, skartační a archivační služby v podmínkách Společenstva Podpisový řád vydává Prezident Společenstva a vymezuje kompetence jednotlivých odpovědných osob Společenstva při podepisování písemností Kontrolní řád vydává předseda Revizní komise a stanoví povinnosti a kompetence při kontrolní činnosti odpovědných orgánů a osob Společenstva. Č l á n e k 1 1 Prezident Společenstva 1. Prezident Společenstva zastupuje Společenstvo navenek. Právní úkony, které vyžadují schválení valnou hromadou nebo Představenstvem Společenstva, může provést jen po jejich předchozím schválení. Prezident zpravidla svolává a řídí jednání Představenstva; podepisuje spolu s viceprezidentem usnesení valné hromady a Představenstva. 2. Prezidenta zastupuje jeden z viceprezidentů, nebo další prezidentem pověřená osoba. 3. Prezident zejména: jmenuje a odvolává tajemníka Kanceláře, stanoví jeho plat podle zvláštních právních předpisů a ukládá mu úkoly rozhoduje o námitkách proti úkonům Společenstva, pokud toto rozhodnutí je pouze v kompetenci valné hromady, předloží takovou námitku k projednání na valnou hromadu pozastaví výkon usnesení orgánu Společenstva, které se příčí dobrým mravům, nebo mění stanovy tak, že jejich obsah odporuje donucujícím ustanovením občanského zákoníku, nebo bylo přijato usnesení, o kterém dotčený orgán nemá působnost rozhodnout je oprávněn zúčastnit se jednání Revizní komise, jedná-li se o návrh podaný Představenstvem svolává a řídí zasedání Představenstva. Č l á n e k 1 2 Tajemník Kanceláře Společenstva 1. V čele Kanceláře Společenstva je tajemník, který je nadřízený všem zaměstnancům Kanceláře. 2. Tajemník zejména: stránka 8 z 11
plní úkoly, které mu byly uloženy valnou hromadou, Představenstvem nebo Prezidentem Společenstva nebo Revizní komisí zabezpečuje prostřednictvím zaměstnanců plnění usnesení valné hromady nebo Představenstva řídí a kontroluje činnost zaměstnanců zúčastňuje se jednání Představenstva s hlasem poradním navrhuje Představenstvu organizační strukturu Společenstva, celkový počet zaměstnanců zařazených do Kanceláře a objem prostředků na platy těchto zaměstnanců vydává organizační schéma Společenstva po schválení Představenstvem vydává funkční schéma Společenstva po schválení Představenstvem odpovídá za bezpečnostní politiku IT po schválení Představenstvem vydává organizační řád a podpisový řád vydává pracovní řád, spisový řád, vydává další vnitřní řídící normy potřebné k zajištění činnosti Společenstva. 3. Za plnění uložených úkolů je odpovědný Prezidentovi Společenstva. Č l á n e k 1 3 Zástupce tajemníka Kanceláře 1. Zástupce tajemníka Kanceláře zastupuje tajemníka v době jeho nepřítomnosti na základě pověření, a to v rozsahu práv a povinností stanovených v pověření tajemníka. 2. Zástupce tajemníka je oprávněn v příslušné oblasti výkonu činností Společenstva organizovat, řídit a kontrolovat práci příslušných zaměstnanců a dávat jim k tomu účelu závazné pokyny. 3. Za výkon své činnosti odpovídá zástupce tajemníka v plném rozsahu tajemníkovi Kanceláře. Č l á n e k 1 4 Interní audit 1. Činnosti a úkoly stanovené právními předpisy pro vnitřní kontrolu provádí Revizní komise Společenstva, a to jako funkčně nezávislou činnost. Ve své činnosti se řídí právními předpisy platnými pro výkon této funkce. Č l á n e k 15 Zaměstnanci Společenstva 1. Zaměstnancům Společenstva vzniká pracovní poměr pracovní smlouvou uzavřenou v souladu se zákoníkem práce. 2. Každý a zaměstnanec je v rámci Společenstva začleněn do základního organizačního útvaru. 3. V souladu s členěním organizačních útvarů jsou zaměstnanci Společenstva přímo podřízeni vedoucímu organizačního útvaru. stránka 9 z 11
4. Zaměstnanci vykonávají svoji práci v souladu s uzavřenou pracovní smlouvou, stanoveným popisem pracovního místa a příkazy svého nadřízeného. 5. Při své činnosti se zaměstnanci řídí obecně závaznými právními předpisy a soustavou řídících a organizačních norem Společenstva. 6. Základní práva a povinnosti zaměstnanců jsou stanovena zákoníkem práce a Pracovním řádem Společenstva. Č l á n e k 1 6 Předávání funkcí 1. Při předávání funkce vedoucího zaměstnance musí být vždy sepsán předávací protokol o stavu úkolů příslušného pracovního úseku, o pracovních podkladech, spisech, korespondenci, popř. finančních prostředcích a ostatních majetkových hodnotách. Předávací protokol podepíše předávající, přejímající a bezprostředně nadřízený vedoucího zaměstnance. 2. Sepsání předávacího protokolu může uložit vedoucí zaměstnanec též při předávání jiné než vedoucí funkce, pokud je to potřeba vzhledem k její důležitosti nebo z jiných vážných důvodů. 3. V případě, že nedojde k sepsání předávacího protokolu nejpozději do 14 dnů od předání a převzetí funkce, bude nesplnění této povinnosti předávajícím považováno zaměstnavatelem za závažné porušení pracovní kázně a o dalším postupu rozhodne bezprostředně nadřízený předávajícího. Č l á n e k 1 7 Týmová práce 1. Zpracování koncepčních materiálů vyžadujících uplatnění odborných stanovisek, případně zpracování materiálů a řešení otázek přesahujících působnost jedné organizační jednotky, se zajišťuje formou týmové práce (pracovní skupina, řešitelský tým). 2. Pracovní skupina (řešitelský tým) je poradním orgánem Prezidenta Společenstva. Členy jsou zaměstnanci různých útvarů, případně externí poradci. 3. Vedoucího a členy pracovní skupiny (řešitelského týmu) jmenuje Prezident Společenstva. Č l á n e k 1 8 Závaznost organizačního řádu 1. Tento organizační řád je závazný pro všechny členy a zaměstnance Společenstva. Porušení ustanovení organizačního řádu může být u zaměstnanců posuzováno jako porušení pracovní kázně hrubým způsobem a řešeno v souladu s příslušnými ustanoveními zákoníku práce. stránka 10 z 11
2. Vedoucí na jednotlivých stupních řízení jsou povinni zabezpečit proti podpisu seznámení všech podřízených zaměstnanců s tímto organizačním řádem. Č l á n e k 1 9 Závěrečná ustanovení 1. Toto znění organizačního řádu nabývá platnosti dnem XX. XX. 2016 a účinnosti dnem XX. XX. 2016. PŘÍLOHY č. 1 - Organizační schéma Společenstva č. 2 - Organizační struktura Společenstva a funkční schéma Společenstva V Praze dne XX. XX. 2016...... Ing. Bc. Jiří Panenka prezident Společenstva Mgr. Václav Antonín viceprezident Společenstva stránka 11 z 11