EFEKTIVNÍ ŘÍZENÍ FM PROCESŮ TCG Technical Consulting Group s. r. o. PREZENTACE 15.9.2016 www.tcg.cz info@tcg.cz
Obsah 1. Představení společnosti 2. Základní principy efektivního řízení FM 3. Základní procesy FM :procesy, legislativní nároky, centrální nákup, TZB Regulace, Energetika 4. FM Bechmarking, význam pasportizace a CAFM systémů 5. Diskuse
1 / Představení společnosti TCG - společnost vznikla rozšířením firmy V-S BAU, která více než 15 let poskytovala služby v oblasti stavebního managementu a patřila do skupiny Veskom. 13. 3. 2015 do společnosti vstoupili dva noví společníci a společnost byla přejmenována na TCG Technical ConsultingGroup s.r.o. a její hlavní činnost byla nasměrována na poskytování poradenských služeb v oblasti technického poradenství určeného zejména pro majitele, nebo správce nemovitého majetku. Provádění optimalizace procesů a nákladů při správě velkých portfolií nemovitého majetku i analýzy efektivity provozu jednotlivých budov. Dále také poradenství voblasti energetického hospodářství budov i návrhy optimalizace facility služeb včetně realizace výběrových řízení na dodavatele. Novým společníkem a Výkonným ředitelem se stal Ing. Zdeněk Švanda, který před vstupem do TCG 3 roky řídil společnost STRABAG Property and Facility Services a má dlouholeté zkušenosti s řízením stavebně poradenských projektů v ČR i zahraničí. Třetím společníkem se stala společnost TRITON Holding, která je největší českou poradenskou společností a již 25 let poskytuje služby v segmentech manažerského poradenství, vzdělávání, rozvoje lidí a vyhledávání zaměstnanců pro klienty ze všech segmentů trhu.
2 / Základní principy efektivního řízení FM Řízený proces FM v pojetí TCG umožní : - významné úspory v nákladech spojených s provozem vlastněných/spravovaných budov - cenové srovnání nákladů na správu s trhem v ČR FM Benchmark - komplexní řešení nastavení procesů v řízení nemovitého portfolia - zabránění problémům vzhledem k zákonným povinnostem správce nemovitostí - praktické kroky vedoucích k úsporám převedeným do praxe ve variantách: a) rychle realizovatelné úspory na vybraných budovách v horizontu 1-2 let b) dlouhodobé úspory při nastavení nových procesů v horizontu 3-5 let Oblasti úspor: - úspora vzniká jako důsledek správného nastavení procesu správy (údržba, revize, úklid, ostraha atd.) nemovitého portfolia - energie a média (horizont řešení 1-2 roky) - služby (horizont řešení 1-2 roky) - nájmy a pronájmy ( horizont 3-5let ) - využití budov (horizont 3-5) - získávání dotací zejména v oblasti energií a rekonstrukcí nemovitostí
3 / Základní procesy FM: procesy charakter procesního uspořádání činností Kdo řídí? Kdo vykonává? Kdo kontroluje? metodika řízení procesů provozování technických zařízení budov v souvislosti se systémy managementu kvality, v souladu s legislativními předpisy, v souladu s moderními standardy a běžnou praxí aplikace ČSN EN 15221 (Facility Management) při provozování technických zařízení budov Řízené procesy provozování technických a stavebních celků v budovách: 1. technická evidence zařízení 2. typy činností v oblasti technické podpory 3. rutinní řízení provozu = provozní údržba a odstraňování závad a poruch 4. plánovité (preventivní) ošetřování zařízení 5. materiálně technické zásobování 6. odběratelská činnost řízení in/outsourcingu 7. řízení lidských zdrojů 8. řízení FM činností 9. plánování rekonstrukcí 10. outsourcing procesů provozu technických zařízení budov rozsah, souvislosti
3 / Základní procesy FM: nákup, energetika FM manažerské poradenství - strategie správy jednotlivých budov i velkých portfolií nemovitostí (outsorce / insource) - příprava a organizace výběrových řízení - nastavení a řízení SLA včetně KPI - analýza provozních rizik (závad a jejich důsledků) - hodnocení dodavatelů včetně kontroly smluvních vztahů - nastavení procesů řízení, vzdělávání, školení - metodika rozúčtování nákladů - standardizace facilityprocesů - bezpečnostní politika a BOZP/ISO procesy - centralizace nákupu služeb, zboží i médií Příprava a organizace VŘ - zásadní je řešení detailů - kvalitní pasportizace - technické podklady - ujasnění požadavků na správu, nutná - přesná specifikace technologií, je požadován materiál, atd. - SLA (service level agreement) požadavek klade zadavatel - KPI - časové hledisko - Outsource x Insource Řízení lidských zdrojů - částečně rutinní charakter činnosti Energetika - výběr personálu, kvalifikační a morální a zdravotní kritéria - zaklínadlo moderního FM - mzdová politika - mnoho různých výkladů - povinné kvalifikace - legislativní předpisy, ISO, PENB, atd. - zkoušky, přezkušování, ověřování oprávnění - dotační politika - osobní plány zvyšování kvalifikace - nákup médií (agregace pomáhá) - provozní školení, zkoušky, motivace - využití výpočetní techniky speciální SW TCG Technical Consulting Group s. r. o. - centralizovaná / decentralizovaná údržba (personální zdroje) www.tcg.cz info@tcg.cz
3 / Základní procesy FM: procesy a provoz budov havarijní servis Stádia údržby údržba preventivní reaktivní Stav zařízení Porucha se začíná projevovat opravy mimořádné plánované generální opravy rekonstrukce (výměny) přestavby likvidace zařízení v poruše výměna dílu Degradace oleje Vibrace Hluk Infra analýza Stav zařízení výměna dílu čas čas Stav zařízení Proaktivní Bezporuchové systémy výměna dílu Reaktivní čas Preventivní Prediktivní čas TCG Technical Consulting Group s. r. o. www.tcg.cz 7 info@tcg.cz
4 / Význam pasportizace a CAFM systémů Pasportizace je základem efektivní realizace facility managementu: nesmí být ani příliš detailní (drahá na pořízení a údržbu) ani hrubá (nedostatečná) využijeme v maximální míře již pasportizovaná data sledovaná chybějící data pomůže získat jednotlivé části pasportu propojíme (budovy na areál, technologie na budovu/místnost, atd.) nutnost přesné implementace a pravidelné aktualizace dat CAFM aplikace jsou nejen jedinečným datovým skladem, ale i přirozeným nástrojem pro efektivní řízení FM procesů. Zejména pro dlouhodobou efektivní správu nemovitostí. Základní možnosti CAFM: podpora řízení všech typů procesů klíčové v oblasti plánování údržby a řešení helpdeskových požadavků přehledný pohled na ekonomiku provozu jednotlivých služeb po objektech včetně propojení s ERP systémy možnost rozšiřování i mimo technický facility management, např. oblast inventur nebo vozového parku FM Benchmark nástroj k efektivnímu sledování nákladů vytvoření jednotné metodiky sledování parametru efektivity časová řada ke srovnání i v rámci odvětví Možnost sledování mezi jednotlivými objekty a tvorba KPI
Ing. Zdeněk Švanda Výkonný ředitel TCG Technical Consulting Group s. r. o. Dolnoměcholupská 522/12a, Praha 10200 www.tcg.cz +420 603 413 302 zdenek.svanda@tcg.cz