Jak se přihlásit ke kartě kurzu dokument pro zájemce o kurz v rámci projektu Cesta k uplatnění na trhu práce Dokument Jak se přihlásit ke kartě kurzu byl vytvořen v rámci projektu Cesta k uplatnění na trhu práce, registrační číslo CZ.03.1.48/0.0/0.0/15_123/0002762, který je spolufinancován z Evropského sociálního fondu, z Operačního programu Zaměstnanost. Autor: Fond dalšího vzdělávání, příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí ČR Verze: 1.0 Účinnost od: 15. 8. 2016 Schválila: Mgr. Martina Vlasáková, gestor projektu Datum vydání: 15. 8. 2016
Obsah 1. Úvod... 2 2. Cílová skupina projektu... 2 2.1 Princip externího zájemce o kurz... 3 2.2 Kdy může student nastoupit na kurz?... 3 2.3 Může student absolvovat kurz na jakékoliv pozici?... 3 3. Jak se přihlásit ke kartě kurzu... 4 4. Co lze očekávat po odeslání přihlášky k ověření... 6 5. Proces před zahájením kurzu a podpisem Smlouvy o kurzu... 6 1
1. Úvod Cílem tohoto dokumentu je seznámit zájemce o kurz s pravidly a procesem přihlašování se ke kartám kurzů v rámci projektu Cesta k uplatnění na trhu práce (dále jen projekt ) realizovaného Fondem dalšího vzdělávání (dále jen FDV ). Hlavní klíčovou aktivitou projektu je poskytnout cílové skupině komplexní vzdělávací kurz, který se skládá ze tří částí praktické části kurzu (ta je realizována v reálném firemním prostředí na účastníkem předem zvolené pozici), kurzu měkkých kompetencí (rozvíjí klíčové měkké dovednosti účastníků kurzu a je realizován formou virtuálního kurzu či webinářů) a poradenství (zaměřené na první vstup na trh práce a vylepšení a aktualizaci životopisu). Tyto tři části tvoří dohromady tzv. šablonu kurzu, která se liší pro každou typovou pozici, a to v té části, která definuje praktickou část kurzu a požadavky na stupeň a zaměření studia zájemců o kurz. Karta kurzu je pak konkrétní inzerát, který poskytovatel praktické části kurzu vypíše k vybrané šabloně kurzu, a který se bude v databázi SEP zobrazovat zájemcům o kurz. V první části tohoto dokumentu je popsána cílová skupina projektu, tedy ti žáci a studenti (dále jen studenti ), kteří se mohou přihlašovat k jednotlivým kartám kurzů. Ve druhé části je potom vysvětlen krok po kroku proces přihlašování se k jednotlivým kartám kurzů v prostředí databáze SEP (Systém efektivního párování) a popis možných situací, které mohou po odeslání přihlášky ke schválení nastat. V poslední části tohoto dokumentu je popsán proces před podpisem Smlouvy o kurzu a zahájení kurzu. 2. Cílová skupina projektu Projekt je určen studentům prezenčního (denního) studia, kterým je do 26 let věku včetně (případně do 28 let věku včetně, pokud studují v doktorském programu), kteří mají trvalý pobyt na území České republiky, nejsou OSVČ 1 a kteří splňují alespoň jednu z následujících podmínek: jsou žáky posledního ročníku střední školy; jsou studenty posledních dvou semestrů vyšší odborné nebo vysoké školy (v bakalářském, magisterském nebo doktorském programu); jsou studenty jednoletého denního studia jazykové školy (toto studium musí být poskytováno pouze subjekty zapsanými v aktuálním seznamu vzdělávacích institucí poskytujících jednoleté kurzy cizích jazyků s denní výukou, jejichž seznam je dostupný na http://www.msmt.cz/vzdelavani/skolstvi-v-cr/jednolete-kurzy-cizich-jazyku). Rozhodným momentem, ve kterém musí zájemce o kurz spadat do výše uvedené cílové skupiny, je datum zahájení kurzu. Kurzy se oficiálně zahajují vždy k 1. nebo 15. dni v měsíci. Pro určení toho, zda je zájemce o kurz studentem, je rozhodný školský zákon (zák. č. 561/2004 Sb.), respektive zákon o vysokých školách (zák. č. 111/1998 Sb.), který stanoví, že student přestává být studentem den následující po dni úspěšného složení závěrečné zkoušky, resp. dnem vykonání státní závěrečné zkoušky v případě zákona o vysokých školách. Studenti dokládají splnění podmínek pro zařazení do cílové skupiny projektu doložením potvrzení o studiu a vyplněním data předpokládaného složení závěrečné zkoušky. V případě nejasností si FDV vyhrazuje právo vyžádat si i další dokumenty prokazující, že zájemce o kurz spadá do cílové skupiny projektu. 1 Pokud je zájemce OSVČ a bude vybrán na kurz, je zapotřebí, aby si živnostenské oprávnění buď pozastavil, nebo zrušil, a to nejpozději den před podpisem Smlouvy o kurzu. V případě zahájení kurzu je pak nutné, aby měl živnostenské oprávnění pozastavené či zrušené po celou dobu realizace kurzu. 2
2.1 Princip externího zájemce o kurz Následující situace popisují příklady, kdy se zájemce o kurz nemůže přihlásit ke konkrétní kartě kurzu: zájemce o kurz se přihlašuje ke kartě kurzu, kterou vypsal poskytovatel, se kterým již v minulosti byl či aktuálně je v pracovněprávním vztahu (hlavní pracovní poměr, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr 2 ) nebo v obdobném vztahu, který propojuje zájemce o kurz a poskytovatele např. obchodněprávně (zájemce o kurz je u poskytovatele jednatelem, členem představenstva nebo dozorčí rady apod.); zájemce o kurz se přihlašuje ke kartě kurzu, kde je mentorem osoba, která ve vztahu k němu splňuje definici osoby blízké dle 22 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku (tj. existuje mezi nimi např. manželský/partnerský vztah, příbuzenský vztah v přímé linii nebo obdobný vztah, apod.). Díky těmto pravidlům lze dodržet základní princip projektu, a to poskytnout vzdělávací kurz externímu zájemci o kurz. 2.2 Kdy může student nastoupit na kurz? Jak již bylo zmíněno výše, v den zahájení vzdělávacího kurzu musí být účastník kurzu studentem podle školského zákona, respektive zákona o vysokých školách. V praxi to tedy znamená, že datum předpokládaného složení závěrečné zkoušky je buď shodné s datem zahájení kurzu, nebo je pozdější. Pro kurzy, které začínají o letních prázdninách (jedná se o kurzy s datem zahájení 1. 7, 15. 7., 1. 8. a 15. 8.), platí to, že na ně mohou nastoupit i ti studenti, kteří budou od září nastupovat do posledního ročníku střední školy či do předposledního semestru vyšší odborné a vysoké školy. 2.3 Může student absolvovat kurz na jakékoliv pozici? Projekt primárně usiluje o to, aby se zájemci o kurz hlásili ke kartám kurzů v oborech svého studia. Z tohoto důvodu je v databázi SEP přednastaveno zobrazování pouze těch karet kurzů, které inzerují pozice vhodné pro zadaný studijní obor. Informaci o tom, jaká pozice je vhodná pro jaký studijní obor, je k nalezení v konkrétní šabloně kurzu, které jsou zájemcům o kurz k dispozici na webu projektu www.cestapromlade.cz. Pokud splní zájemce o kurz i všechny ostatní náležitosti, bude mu přihláška ke kartě kurzu, která odpovídá jeho studijnímu oboru, schválena. Zájemce o kurz se může v případě zájmu hlásit i ke kartám kurzů inzerujícím pozice, které nejsou pro jeho studijní obor doporučené. V tomto případě FDV posuzuje, zda je studijní obor v souladu s oborem, odborným směrem či zaměřením praktické části kurzu. 2 Dle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. 3
3. Jak se přihlásit ke kartě kurzu Každý registrovaný zájemce o kurz má ve svém profilu možnost prohlížet si nezávazně všechny aktuální karty kurzů. K této nabídce se dostane ze svého profilu přes levé menu a záložku aktuální nabídka kurzů. Po kliknutí na tento odkaz se mu zobrazí nová stránka se všemi aktuálními kartami kurzů, ovšem pouze těch pozic, které jsou vhodné pro studijní obor, který uvedl ve svém profilu. Tento filtr lze zrušit a zájemce o kurz si může prohlížet všechny aktuálně vypsané karty kurzů, které může dále filtrovat podle parametrů jako odborný směr kurzu, název pozice, kraj či název poskytovatele. Karty kurzů se zájemci o kurz v této fázi filtrování zobrazují pouze s informacemi o názvu pozice, názvu poskytovatele, kraji, termínu zahájení kurzu a termínu, do kdy je možné si ke kartě kurzu zaslat přihlášku. Pokud ho karta kurzu zaujme, může zájemce o kurz kliknout na tlačítko detail, kde se mu zobrazí detailní informace o nabízeném kurzu, nebo může rovnou kliknout na tlačítko přihlásit. V detailu karty kurzu již zájemce o kurz uvidí celý profil poskytovatele a profil mentora (pokud ho poskytovatel vyplnil). V detailu jsou dále uvedeny informace o místě realizace praktické části kurzu (ty určuje poskytovatel a mohou být až tři), rámci činností vykonávaných na praktické části kurzu, případně jsou zde uvedeny i další požadavky poskytovatele na zájemce o kurz (např. znalost cizího jazyka, řidičské oprávnění apod.). Zájemce o kurz se může ke kartě kurzu přihlásit, a to ve spodní části stránky kliknutím na tlačítko přihlásit ke kurzu. V tuto chvíli se zájemci o kurz zobrazí přihláška ke kurzu, jejíž první část obsahuje informace z jeho profilu, a to konkrétně rodné číslo, adresu trvalého pobytu a kontaktní adresu (pouze pokud je odlišná od adresy trvalého pobytu). V případě, že tyto informace zájemce o kurz při registraci do databáze SEP neuvedl, musí je uvést nyní (bez těchto vyplněných údajů nepůjde přihlášku odeslat k ověření). Informace o rodném čísle a adresách se z přihlášky propíší do jeho profilu a poté do každé další přihlášky, kterou si zájemce o kurz případně podá. Další povinné údaje, které zájemce o kurz v přihlášce vyplní, jsou aktuálně navštěvovaný ročník a semestr (pouze pro studenty VŠ) a datum předpokládaného složení závěrečné zkoušky. Toto datum vyplní ve formátu měsíc a rok. Datum předpokládaného složení závěrečné zkoušky může zájemce editovat až do chvíle, než odešle přihlášku k ověření. V tuto chvíli se mu pole uzamkne a v případě, že si bude podávat více přihlášek, se mu propíše do každé z nich. Pokud bude chtít toto datum editovat (např. zjistí, že termín závěrečné zkoušky se mu posunul na další měsíc), kontaktuje FDV. Zájemce o kurz může v přihlášce vyplnit i medailonek, kde o sobě může uvést podrobnější informace, informovat poskytovatele, co ho motivovalo přihlásit se k dané kartě kurzu, a opět tak zvýšit své šance na přijetí. Dále je nutné k přihlášce doložit potvrzení o studiu. Pokud si zájemce o kurz potvrzení o studiu nahrál do záložky moje dokumenty ve svém profilu již při registraci, přetáhne se do přihlášky automaticky z profilu. Potvrzení o studiu je jediný povinný dokument, který zájemce o kurz k přihlášce přikládá a musí obsahovat následující náležitosti: jméno a příjmení zájemce o kurz; datum narození nebo rodné číslo; adresa trvalého pobytu; název školy; název studijního oboru; ročník/semestr; školní rok; typ studia (tj. bakalářské, magisterské apod.); formu studia (tj. prezenční, kombinované apod.); datum vydání potvrzení a razítko a podpis školy. 4
V případě, že zájemce o kurz doloží k přihlášce potvrzení o studiu, kde budou chybět některé údaje (např. název studijního oboru nebo ročník), ale jinak splní všechny ostatní podmínky a jeho přihláška bude schválena, bude nutné v případě zahájení kurzu spolu se Smlouvou o kurzu doložit originál potvrzení o studiu se všemi výše uvedenými náležitostmi, který si zájemce o kurz stáhne v databázi SEP ze záložky formuláře. Zájemce o kurz má dále možnost k přihlášce přiložit i další dokumenty, které zvýší jeho šance na pozvání k osobnímu pohovoru. Jedná se především o životopis, motivační dopis nebo např. portfolio (v případě, že se hlásí ke kartě kurzu Architekt apod.). Dále může nahrát i profilovou fotografii (pokud ji nahrál již do svého profilu, automaticky se mu objeví v každé podané přihlášce). Jedním z posledních kroků, který zájemce o kurz při vyplňování přihlášky čeká, je nezávazná možnost zaškrtnout, zda bude v rámci realizace kurzu nárokovat proplácení cestovného nebo ubytování. Proplácení se řídí pravidly, se kterými bude podrobně seznámen před podpisem Smlouvy o kurzu. Ve zkratce lze účastníkovi kurzu proplatit např. ubytování v penzionu, na koleji, kupon na MHD v místě jeho kontaktní adresy (resp. trvalého pobytu, pokud se shoduje s kontaktní adresou), kupon na MHD v místě realizace praktické části kurzu apod. (výdaje se proplácí poměrně dle odchozených hodin na praktickou část kurzu za měsíc). Pokud zájemce o kurz zaškrtne alespoň jednu možnost, objeví se mu pole číslo bankovního účtu, které vyplní. 3 Uvedený bankovní účet bude sloužit k proplácení výdajů za cestovné a ubytování. Zájemce o kurz může nyní přihlášku uložit jako koncept nebo kliknout na tlačítko pokračovat, které ho navede do poslední fáze přihlašování se ke kartě kurzu, tzv. rekapitulace. V této fázi se zájemci o kurz zobrazí základní informace o poskytovateli a kurzu a dále se může podívat, jak jeho přihlášku uvidí poskytovatel. Pokud chce zájemce o kurz v této chvíli ve své přihlášce ještě něco editovat, může kliknout na zpět, vrátit se do předchozího kroku a poté opět kliknout na pokračovat, případně uložit jako koncept. V tuto chvíli je přihláška téměř kompletní. Zájemce o kurz potvrdí zájem o danou kartu kurzu tím, že klikne na tlačítko odeslat přihlášku k ověření. Toto tlačítko bude neaktivní až do doby, než zájemce o kurz potvrdí, že se seznámil s dokumentem Jak se přihlásit ke kartě kurzu (tím potvrdí, že spadá do cílové skupiny projektu) a že souhlasí se zpracováním osobních údajů dle kapitoly 7 Všeobecných podmínek SEP. Pokud zájemce o kurz opustí tuto stránku, aniž by klikl na odeslat přihlášku k ověření, přihláška se automaticky uloží jako koncept a zájemce o kurz se k ní bude moci později vrátit v záložce moje přihlášky. Zájemce o kurz si najednou může podat až 15 přihlášek, přičemž ve stavu koncept jich může mít neomezený počet. Pokud je přihláška ze strany zájemce o kurz odeslána k ověření, je nyní na posouzení FDV, zda splňuje všechny náležitosti a zda může být zobrazena poskytovateli. Zájemce o kurz může při podávání přihlášky ke kartě kurzu či již při registraci do databáze SEP využít poradenské služby jednoho z regionálních projektových manažerů, kteří jsou zájemcům o kurz k dispozici v krajských městech ČR. Aktuální seznam regionálních kanceláří s kontaktními údaji na jednotlivé regionální projektové manažery FDV je k dispozici na webových stránkách projektu (www.cestapromlade.cz) v sekci Kontakty. 3 Vyplnění čísla bankovního účtu v tomto kroku není povinné. Pokud ovšem zájemce o kurz na kurz nastoupí a bude si nárokovat proplácení cestovného nebo ubytování (případně obojího), je povinen oznámit číslo svého bankovního účtu konzultantovi FDV, který ho doplní do jeho profilu v databázi SEP. 5
4. Co lze očekávat po odeslání přihlášky k ověření V profilu každého zájemce o kurz v databázi SEP je v menu k dispozici záložka moje přihlášky, kde může sledovat přehled a stav svých přihlášek a kde si může své přihlášky i filtrovat např. podle kraje místa realizace praktické části kurzu nebo podle názvu pozice. U každé své přihlášky uvidí zájemce o kurz, v jaké fázi procesu schvalování se přihláška momentálně nachází. Po odeslání přihlášky k ověření bude u přihlášky nastaven stav ověřování údajů, což znamená, že členové realizačního týmu projektu kontrolují, zda zájemce o kurz spadá do cílové skupiny projektu a kontrolují všechny jím dodané podklady. Po kontrole každé přihlášky mohou nastat tři situace: 1) přihláška splňuje všechny náležitosti stav přihláška schválena ; 2) přihláška má zásadní nedostatky (např. zájemce o kurz nespadá do cílové skupiny, z dodaných dokumentů vyplyne, že se zájemce o kurz hlásí ke kartě kurzu, kde je mentorem např. jeho příbuzný apod.) stav přihláška neschválena ; 3) přihláška má nedostatky, které lze odstranit (např. potvrzení o studiu neobsahuje všechny požadované náležitosti, některé z dodaných dokumentů jsou špatně naskenované apod.) stav k opravě. V případě, že bude přihláška nastavena k opravě, přijde zájemci o kurz upozornění na e-mailovou adresu, kterou uvedl ve svém profilu při registraci a zároveň do jeho mailboxu, který je dostupný přímo z jeho profilu. V textu e-mailu bude upozorněn na to, co je potřeba v jeho přihlášce opravit a v jakém termínu. Po opravě je potřeba, aby zájemce o kurz klikl na tlačítko odeslat opravenou přihlášku k ověření. V tuto chvíli se u přihlášky nastaví stav opraveno ověřování údajů a FDV ji opět zkontroluje. V rámci schvalovacího procesu je možná pouze jedna oprava, a proto poté, co zájemce o kurz odešle opravenou přihlášku k ověření, mohou nastat už jen dvě situace: 1) opravená přihláška již splňuje všechny náležitosti stav přihláška schválena ; 2) opravená přihláška stále nesplňuje všechny náležitosti stav přihláška neschválena. Ve chvíli, kdy bude přihláška schválena a bude ukončeno zveřejnění dané karty kurzu, bude přihláška zájemce o kurz zpřístupněna poskytovateli. V případě, že poskytovateli vyhovují spíše jiní zájemci, může u přihlášky rovnou nastavit stav nevybrán na kurz. V případě, že poskytovatele zaujme konkrétní přihláška, může zájemce o kurz pozvat na pohovor. Pokud se zájemce o kurz a poskytovatel po pohovoru dohodnou na společné realizaci kurzu, nastaví poskytovatel u jeho přihlášky stav vybrán na kurz (v opačném případě poskytovatel opět po pohovoru nastaví stav nevybrán na kurz ). Zájemce o kurz se může kdykoliv v průběhu výše popsaného procesu od karty kurzu odhlásit (stačí kontaktovat infolinku nebo infomail projektu), a to až do doby, než je nastaven stav vybrán na kurz (případně nevybrán na kurz ). 5. Proces před zahájením kurzu a podpisem Smlouvy o kurzu Ve chvíli, kdy poskytovatel zájemce o kurz označí stavem vybrán na kurz, se se zájemcem o kurz i poskytovatelem spojí konzultant FDV, který si u obou stran ověří, že mají opravdu zájem vzdělávací kurz realizovat (je to z toho důvodu, že jednoho zájemce o kurz může v jednu chvíli označit stavem vybrán na kurz více poskytovatelů). Pokud obě strany souhlasí s realizací daného kurzu, nastává 6
proces přípravy Smlouvy o kurzu (dále jen Smlouva ). V tuto chvíli nastaví konzultant FDV stav na kurz schválen a zájemce o kurz je automaticky odhlášen od všech ostatních karet kurzů. K tomu, aby mohl konzultant FDV Smlouvu připravit, je potřeba, aby zájemce o kurz nahrál oboustranný sken svého občanského průkazu do záložky moje dokumenty ve svém profilu. Dále je potřeba, aby se dohodl s mentorem na harmonogramu kurzu (ten tvoří přílohu Smlouvy a je závazný, nicméně bude možné ho podle potřeb měnit). Pravidla pro nastavení harmonogramu (např. max. počet hodin praktické části kurzu za jeden den, výjezdy apod.) jsou podrobně popsána v Manuálu realizace vzdělávacího kurzu, dostupném v záložce formuláře. Pokud zájemce o kurz nárokuje proplácení cestovného nebo ubytování (případně obojího), bude ze strany konzultanta FDV požádán, aby mu upřesnil, zda bude nárokovat jen cestovné v místě realizace praktické části kurzu, případně i cestovné z místa své kontaktní adresy do místa realizace praktické části kurzu a v místě své kontaktní adresy. Pokud zájemce o kurz nárokuje proplácení ubytování, je potřeba, aby ještě před podpisem Smlouvy sdělil konzultantovi FDV adresu svého ubytování. V případě, že bude zájemce o kurz v den podpisu Smlouvy nezletilý, bude nutné, aby do svého profilu v databázi SEP vyplnil jméno a příjmení svého zákonného zástupce, jeho vztah ke své osobě (např. matka, otec apod.) a adresu jeho trvalého pobytu. Smlouvu bude poté podepisovat zájemce o kurz i jeho zákonný zástupce. Ve chvíli, kdy bude mít konzultant FDV k dispozici všechny podklady a údaje od zájemce o kurz i od poskytovatele, vyhotoví Smlouvu, kterou zašle poskytovateli e-mailem. Ten pozve zájemce o kurz a společně Smlouvu podepíší. Poskytovatel ji posléze zasílá na FDV, kde se jako poslední připojí podpis oprávněné osoby FDV. Zájemce o kurz má povinnost zaslat spolu se Smlouvou i originál svého potvrzení o studiu, které doložil k přihlášce, případně potvrzení o studiu, které je dostupné v databázi SEP (pokud jeho potvrzení o studiu doložené k přihlášce nesplnilo všechny náležitosti). Jelikož Smlouvu zasílá poskytovatel, předá zájemce o kurz originál potvrzení o studiu jemu a poskytovatel ho zašle spolu se Smlouvou. Smlouvu, podepsanou všemi třemi stranami, obdrží nyní již účastník kurzu poštou. V rámci projektu lze na straně účastníka kurzu absolvovat pouze jeden kurz. V okamžiku, kdy je Smlouva podepsaná všemi stranami, může být kurz zahájen a docházka probíhá podle domluveného harmonogramu. Podrobné informace o realizaci kurzu jsou k dispozici v Manuálu realizace vzdělávacího kurzu, který je pro poskytovatele a účastníka kurzu závazný a s nímž se musí před podpisem Smlouvy seznámit. 7