m VESELÍ l i l i NAD MORAVOU KONTROLNÍ ŘÁD Část první Úvodní ustanovení ČI. 1 1. Kontrolní řád Města Veselí nad Moravou upravuje zásady a postupy kontrolní činnosti dle zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád), ve znění pozdějších předpisů (dále Zákon o kontrole), pro výkon veřejnosprávní kontroly dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále Zákon o finanční kontrole), a postupy pro realizaci řídící kontroly, tj. vnitřního kontrolního systému v rámci činnosti Města Veselí nad Moravou dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále Zákon o finanční kontrole). 2. Ustanovení tohoto řádu se nevztahují na výkon kontrol, které jsou vykonávány v rámci vztahu pracovní nadřízenosti a podřízenosti a které jsou upraveny vnitřními normami města, zejména Organizačním řádem a Pracovním řádem. Část druhá Vymezení pojmů ČI. 2 1. Pro účely tohoto kontrolního řádu se ve smyslu Zákona o kontrole a Zákona o finanční kontrole rozumí: a) Orgánem veřejné správy Město Veselí nad Moravou. b) Vedoucím orgánu veřejné správy starosta Města Veselí nad Moravou. c) Kontrolním orgánem kontrolní výbor, finanční výbor v rozsahu kompetencí stanovených opatřeními zastupitelstva, odbor ekonomický v rozsahu kompetencí stanovených organizačním řádem. d) Kontrolovanou osobou orgán veřejné správy uvedený v písmenu a), příspěvková organizace, jejímž zřizovatelem je Město Veselí nad Moravou, a právnická nebo fyzická osoba, která je příjemcem veřejné finanční podpory z rozpočtu Města Veselí nad Moravou. Kontrolovanou osobou jsou i další právnické a fyzické osoby, které jsou na smluvním základě zapojeny do systému využívání prostředků Evropské unie. e) Osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly právnická nebo fyzická osoba podílející se na dodávkách zboží nebo služeb hrazených z veřejných výdajů nebo z veřejné finanční podpory. f) Veřejnými financemi veřejné příjmy a veřejné výdaje. g) Veřejnými prostředky veřejné finance, věci, majetková práva a jiné majetkové hodnoty patřící Městu Veselí nad Moravou. h) Veřejnými příjmy - příjmy Města Veselí nad Moravou. i) Veřejnými výdaji - výdaje vynaložené z rozpočtu Města Veselí nad Moravou. j) Veřejnou finanční podporou dotace, granty, příspěvky, návratné finanční výpomoci a další prostředky poskytnuté z rozpočtu Města Veselí nad Moravou.
k) Poskytovatelem veřejné finanční podpory Město Veselí nad Moravou. l) Správností finanční, rozpočtové, účetní a majetkové operace (dále operace 1) její soulad s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi hospodárností, účelností a efektivností. m) Hospodárností takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů. n) Efektivností takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění. o) Účelností takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů. p) Veřejnosprávní kontrola je finanční kontrola Města Veselí nad Moravou, prováděná vnějšími kontrolními orgány veřejné správy, a současně finanční kontrola prováděná Městem Veselí nad Moravou u jím zřízených příspěvkových organizací a příjemců grantů z rozpočtu města. q) Řídící kontrola je systém vnitřního kontrolního systému uvnitř účetní jednotky Město Veselí nad Moravou. Část třetí Veřejnosprávní kontrola Povinnost vykonávat veřejnosprávní kontrolu vyplývá ze zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole a zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů. Veřejnosprávní kontrola je prováděna u žadatelů a příjemců veřejné finanční podpory, tj. u zřízených příspěvkových organizací a u žadatelů a příjemců grantů z rozpočtu města ( 11 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů). Veřejnosprávní kontrola zahrnuje kontrolu předběžnou, průběžnou a následnou: předběžná - předchází rozhodnutím o schválení použití veřejných prostředků, prověřují se podklady předložené kontrolovanými osobami pro připravované operace před jejich uskutečněním, průběžná - kontrola hospodaření kontrolovaných osob s veřejnými prostředky, zda zajišťují včasnou přípravu stanovených účetních a jiných výkazů, atd., následná - je vykonávána následně po vyúčtování operací, přezkoumání operací zda byly v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty, smlouvami, projekty, programy nebo jinými rozhodnutími přijatými v rámci řízení a splňují-li kritéria hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti. Procesní postup při výkonu veřejnosprávní kontroly na místě se řídí částí třetí zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů. Písemnosti v průběhu veřejnosprávní kontroly u p.o.: pověření k provedení veřejnosprávní kontroly, oznámení o zahájení kontroly, zápis o zahájení veřejnosprávní kontroly, protokol o výsledku veřejnosprávní kontroly.
ČI. 3 Společná ustanovení o veřejnosprávní kontrole 1. K výkonu veřejnosprávní kontroly u kontrolovaných osob je oprávněn: příslušný odbor MěÚ, který odpovídá za část rozpočtu, z kterého je veřejná podpora fyzické nebo právnické osobě poskytována, nebo který metodicky příspěvkovou organizaci řídí ekonomický odbor Městského úřadu finanční výbor kontrolní výbor 2. K výkonu veřejnosprávní kontroly může dle zákona o finanční kontrole kontrolní orgán přizvat další osoby ("přizvané osoby"). 3. K výkonu veřejnosprávní kontroly je vždy oprávněn na základě písemného zmocnění starostou města zaměstnanec města z odboru ekonomického, případně další přizvané osoby. 4. Orgány určené touto směrnicí k výkonu veřejnosprávní kontroly ve spolupráci se starostou zpracovávají plán veřejnosprávní kontroly dle 29 a 30 Zákona o finanční kontrole a 28 až 31 Vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole, a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. ČI. 4 Veřejnosprávní kontrola u příspěvkových organizací zřízených městem Veřejnosprávní kontrola dle tohoto kontrolního řádu nahrazuje u příspěvkových organizací zřízených městem interní audit dle 29 odst. 5 Zákona o finanční kontrole. Část čtvrtá Vnitřní kontrolní systém MěÚ Veselí nad Moravou - řídící kontrola Zajištění plnění zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů a vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů, realizuje Město Veselí nad Moravou systémem řídící kontroly. Součástí systému řídící kontroly jsou: předběžná řídící kontrola, průběžná řídící kontrola, následná řídící kontrola. Každý zaměstnanec města je povinen v rámci vymezených povinností, pravomocí, odpovědností a schválených vnitřních předpisů zajistit fungování vnitřního kontrolního systému. Úkoly vnitřního kontrolního systému: prověřovat dodržování právních předpisů při hospodaření s veřejnými prostředky, zajistit ochranu veřejných prostředků proti rizikům, včasně a spolehlivě informovat o nakládání s veřejnými prostředky, o prováděných operacích, o jejich průkazném rozpočtovém a účetním zpracování, zajistit hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy.
Tabulka 1: Zaměstnanci odpovědní za řídící kontrolu veřejných příjmů p ře d b ě ž n á F á z e říd íc í k o n tro ly před vzn ik e m n á ro ku po vzn iku nároku p rů b ě ž n á n á s le d n á O d p o v ě d n o s t - z a m ě s tn a n e c za s p rá v n o s t - p říkazce o p e ra c e - s p rá vce rozp očtu - z a m ě s tn a n e c za s p rá v n o s t - p řík a z c e o p e ra c e - s p rá v c e ro zp o čtu - h la vn í úče tní v e d o u c í z a m ě s tn a n c i n e bo jin í p o v ě ře n í z a m ě s tn a n c i v e d o u c í z a m ě s tn a n c i n e b o jin í p o vě ře n í z a m ě s tn a n c i Tabulka 2: Zaměstnanci odpovědní za řídící kontrolu veřejných výdajů p ře d b ě ž n á F á z e říd íc í k o n tro ly před v zn ik e m z á v a z k u po v z n ik u záv a zk u p rů b ě ž n á n á s le d n á O d p o v ě d n o s t - z a m ě s tn a n e c za s p rá v n o s t - p říkazce o p e ra c e - s p rá vce rozp očtu - z a m ě s tn a n e c za s p rá v n o s t - p řík a z c e o p e ra c e - h lavn í úče tní - sp rá vce rozpočtu v e d o u c í z a m ě s tn a n c i nebo jin í p o v ě ře n í z a m ě s tn a n c i v e d o u c í z a m ě s tn a n c i n e b o jin í p o v ě ře n i z a m ě s tn a n c i Podpisy na dokladech musí být v souladu s podpisovými vzory (viz příloha č. 2 směrnice č. 4/2013 Zpracování účetnictví). Evidence podpisových vzorů (originál) je vedena na odboru ekonomickém - aktualizace probíhá vždy k 1.1. kalendářního roku, popřípadě dle potřeby v průběhu roku. za správnost zaměstnanec odpovědný za příslušnou oblast rozpočtových příjmů nebo výdajů dle organizačního řádu a funkčních náplní příkazce operace vedoucí odborů nebo jimi pověření zaměstnanci správce rozpočtu vedoucí odboru ekonomického a jeho zástupce hlavní účetní zaměstnanec dle organizačního řádu (příjmy, výdaje) Postup při předběžné řídící kontrole Předběžná řídící kontrola při správě veřejných příjmů před vznikem nároku ( 11 vyhlášky) - předpokládané příjmy: Schvalovacím postupem příkazce operace, správce rozpočtu je prověřeno: a) soulad připravované operace se stanovenými úkoly a schválenými záměry a cíli orgánu veřejné správy, b) správnost operace zejména ve vztahu k 1. dodržení právních předpisů a opatření přijatých orgány veřejné správy v mezích těchto právních předpisů,
2. dodržení kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, c) přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, která se při uskutečňování připravované operace mohou vyskytnout, d) doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady. Předběžná řídící kontrola při správě veřejných příjmů po vzniku nároku ( 12 vyhlášky): Schvalovacím postupem příkazce operace, správce rozpočtu je prověřena správnost určení dlužníka, výše a splatnost vzniklého nároku orgánu veřejné správy. Schvalovacím postupem hlavního účetního je prověřeno: a) soulad podpisu příkazce operace v pokynu k plnění veřejných příjmů s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru, b) správnost určení dlužníka, výše a splatnosti vzniklého nároku orgánu veřejné správy s údaji ve vydaném pokynu k plnění veřejných příjmů, c) jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví orgánu veřejné správy, souvisejících účetních rizik, které se při jejím uskutečňování mohou vyskytnout včetně přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění. Předběžná řídící kontrola při řízení veřejných výdajů před vznikem závazku ( 13 vyhlášky) - předpokládané výdaje: Schvalovacím postupem příkazce operace se prověří a) nezbytnost připravované operace k zajištění stanovených úkolů a schválených záměrů a cílů orgánu veřejné správy, b) soulad operace se schváleným (upraveným) rozpočtem c) správnost operace zejména ve vztahu k dodržení 1. právních předpisů a opatření přijatých orgány veřejné správy v mezích těchto právních předpisů, 2. kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, 3. postupu a podmínek stanovených pro zadávání veřejných zakázek, d) přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, která se při uskutečňování připravované operace mohou vyskytnout, e) doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady. Schvalovacím postupem správce rozpočtu se prověří, zda připravovaná operace: a) byla ověřena příkazcem operace v rozsahu jeho oprávnění k tomuto úkonu, a zda jeho podpis na podkladu k připravované operaci souhlasí s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru, b) je v souladu se schválenými veřejnými výdaji, programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky, c) odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy pro financování činnosti orgánů veřejné správy, d) byla prověřena v souvislosti s rozpočtovými riziky, která se při jejím uskutečňování mohou vyskytnout, zejména v souvislosti s dopadem uskutečnění operace na zdroje financování činnosti orgánu veřejné správy použitelné v příslušném rozpočtovém období a s potřebou zajištění zdrojů pro financování činnosti tohoto orgánu v navazujícím rozpočtovém období, a zda byla stanovena opatření k vyloučení nebo zmírnění těchto rizik. Předběžná řídící kontrola při řízení veřejných výdajů po vzniku závazku ( 14 vyhlášky): Schvalovacím postupem příkazce operace se prověří a) správnost určení věřitele, výše a splatnosti vzniklého závazku orgánu veřejné správy,
b) soulad výše závazku (s objednávkou, smlouvou, aj.) c) soulad operace se schváleným (upraveným) rozpočtem. Schvalovacím postupem hlavního účetního se prověří a) soulad podpisu příkazce operace v pokynu k zajištění platby s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru, b) soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti vzniklého závazku orgánu veřejné správy s údaji ve vydaném pokynu k zajištění platby, kterou je tento orgán povinen zaplatit věřiteli, c) podle označení na pokynu, zda se jedná o operaci s objednávkou, smlouvou, d) jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví, souvisejících účetních rizik, které se mohou vyskytnout zejména v souvislosti se zapojením cizích zdrojů, zálohami, aj. Schvalovacím postupem správce rozpočtu se prověří a) zda předpokládaný výdaj připravované operace je kryt finančními prostředky v rámci schváleného nebo upraveného rozpočtu, b) soulad operace se schválenými programy, projekty nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky. Dle 26 odst. 3 Zákona o finanční kontrole a prováděcí vyhlášky lze pro podpisová oprávnění výjimečně kumulovat funkce správce rozpočtu a hlavní účetní. Postup při průběžné řídící kontrole Průběžnou řídící kontrolou se zajistí kontrola úplnosti a přesnosti průběhu operací. Důraz je kladen na provedení včasné platby vzniklých závazků a také na kontrolu uskutečnění výběru veřejných příjmů. Dále se u výkonu průběžných kontrol jedná např. o kontrolní dny a zjišťovací protokoly u investičních akcí nebo kontrolu plnění v návaznosti na uplatňování sankcí. Součástí průběžné kontroly je pravidelná (měsíční) kontrola plnění rozpočtu a také sestavování stanovených finančních, statistických a jiných výkazů, hlášení a zpráv. Postup při následné řídící kontrole Následná řídící kontrola probíhá po ukončení akce, závěrečném zaúčtování operací. Kontrola se provádí na vzorku operací. Jedná se např. o kontrolu oprávněnosti, hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti vynaložených finančních prostředků, dosažení stanovených výsledků. Řídící kontrolu průběžnou a následnou zabezpečují vedoucí zaměstnanci nebo jimi pověření zaměstnanci minimálně 2 x ročně. Záznamy o provedených kontrolách se provádí na příslušných protokolech (viz přílohy č. 3a až 3d Směrnice č. 4/2013 Zpracování účetnictví). Systémem řídící kontroly (vnitřní kontrolní systém města), činností kontrolního a finančního výboru je nahrazen interní audit dle 29 odst. 6 Zákona o finanční kontrole. Část pátá Procesy při kontrolní činnosti Systém řídící kontroly a veřejnosprávní kontroly je realizován prostřednictvím Programu finanční kontroly na příslušný kalendářní rok, který po projednání v kontrolním výboru,
finančním výboru a RMV vydává starosta, který je odpovědný za zajištění plnění povinností vyplývajících ze Zákona finanční kontrole. Tajemník rozhoduje o zaměření a provádění vnitřní kontroly činnosti MěÚ. Vedoucí odborů zabezpečují výkon předběžné, průběžné a následné řídící kontroly příkazcem operace a předběžné, průběžné a následné řídící kontroly v rozsahu dle Zákona finanční kontrole, v souladu s prováděcími předpisy, s vnitřními směrnicemi Města a MěÚ, a to v oblasti svěřené v rámci rozpočtu Města na příslušný kalendářní rok. Ekonomický odbor v souladu s platným organizačním řádem zajišťuje výkon veřejnosprávní kontroly, vnitřního kontrolního systému a prověřuje jeho účinnost. Kontrolní činnost je prováděna na základě příslušných ustanovení Zákona o kontrole (úkony předcházející kontrole, pověření ke kontrole, zahájení, průběh a ukončení kontroly, přizvané osoby, práva a povinnosti kontrolujícího, práva a povinnosti kontrolované osoby a povinné osoby, protokoly, námitky a jejich vyřizování, povinnost mlčenlivosti a další). Z každé kontrolní akce je zpracován protokol, kde jsou popsány zjištěné nedostatky, a rovněž doporučení k nápravě. V případě zjištění nedostatků je realizována následná kontrola, která je zaměřena na kontrolu odstranění zjištěných nedostatků. Výsledky jednotlivých finančních kontrol dle protokolů jsou zapracovány v souladu s 32 prováděcí vyhlášky k Zákonu o finanční kontrole do Roční zprávy o výsledcích finančních kontrol. Tato zpráva je po odeslání MF ČR součástí materiálů projednávaných v souvislosti se schvalováním závěrečného účtu za příslušný kalendářní rok v souladu s 17 zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, 84 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích a 10 zákona č. 420/ 2004 Sb., o přezkoumávání hospodaření územních samosprávných celků a dobrovolných svazků obcí, ve znění pozdějších předpisů. Část šestá Závěrečná ustanovení ČI. 10 Tento Kontrolní řád byl projednán na 16. schůzi Finančního výboru dne 12.06.2013, který svým usnesením č. 16/10 doporučil starostovi jej vydat. Tento Kontrolní řád byl projednán na 28. schůzi Kontrolního výboru dne 27.06.2013, který svým usnesením č.28/6 doporučil starostovi jej vydat. S tímto Kontrolním řádem bylo seznámeno Zastupitelstvo města Veselí nad Moravou na své 14. schůzi dne 16.09.2013 dle usnesení č. III.6. Tento Kontrolní řád ruší Kontrolní řád vydaný jako Směrnice č. 32/2004 ze dne 29.12.2004, kterou vzalo na vědomí 16. ZMV dne 13.12.2004 usnesením č. 111/12. % Tento kontrolní řád nabývá účinnosti dnem 01.01.2014. Veselí nad Moravou, 18.09.2013