Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice Verze listopad 2012 Zpracovatel: Ing. Milan Půček, PhD., MBA

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice 1. ÚVOD 3 2. POUŽÍVANÉ POSTUPY A METODY 3 3. STRUKTURA STRATEGICKÉHO PLÁNU A JEHO VIZUALIZACE 3 4. VIZE MĚSTA LITOMĚŘICE 5 5. OBLASTI STRATEGICKÉHO PLÁNU 6 6. CÍLE 7 7. MĚŘÍTKA A METODIKA MĚŘENÍ 7 8. ROLE A ODPOVĚDNOSTI V RÁMCI STRATEGICKÉHO ŘÍZENÍ 9 9. ZPRACOVÁNÍ AKČNÍHO PLÁNU - ETAPY A HARMONOGRAM 10 10. VZTAH MEZI STRATEGICKÝM ŘÍZENÍM A KOMUNITNÍM PLÁNOVÁNÍM 11 11. ZÁVĚR A PLATNOST 13 PŘÍLOHA Č. 1- ÚVOD KE STRATEGICKÉMU ŘÍZENÍ, TVORBA VIZE, CÍLŮ A UKAZATELŮ: PRINCIPY, METODY A POSTUPY 14 PŘÍLOHA Č. 2 - STATUT STRATEGICKÉHO TÝMU UDRŽITELNÉHO ROZVOJE - METODICKÝ POKYN 25 Dokument je určen: Dokument je určen a je závazný pro všechny zaměstnance města Litoměřice a jeho organizací, kteří se podílejí na plnění cílů Strategického plánu rozvoje města Litoměřice nebo aktivit či projektů v navazujících Akčních plánech. Dále je dokument určen pro zastupitele, radní, členy výborů, členy komisí a partnery města. Dokument také slouží občanům města, podnikatelům, zástupcům institucí, kteří se zajímají o rozvoj města Litoměřice. Dokument je ke stažení http://strategickyplan.litomerice.cz. 2

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice 1. Úvod Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice (dále jen metodický pokyn) popisuje metody, postupy a doporučení jak s aktualizovaným Strategickým plánem rozvoje města Litoměřice (dále také SPRM ) pracovat a jak strategii města efektivně využívat jako nástroje pro řízení rozvoje města Litoměřice. Tento metodický pokyn byl zpracován v rámci aktualizace Strategického plánu rozvoje města Litoměřice (dále jen SPRM), která byl realizován v roce 2012 v rámci projektu MARUEL - MÍSTNÍ AGENDA 21 A ROZVOJ UDRŽITELNÉ ENERGETIKY V LITOMĚŘICÍCH. Aktualizovaný strategický plán rozvoje města (dále také SPRM ) vychází ze základních principů dlouhodobě udržitelného rozvoje a respektuje tak potřebu sladění sociální, ekonomické i environmentální (životní prostředí) oblasti rozvoje. SPRM dále vychází z mezinárodních programů rozvoje měst a regionů jako je místní Agenda 21 a Zdravé město pod patronací Světové zdravotní organizace a OSN. Důležitým principem je také spolupráce s klíčovými aktéry při jeho vzniku, tedy nejen politiků a zaměstnanců městského úřadu a jeho příspěvkových organizací, ale také veřejnosti a zástupců různých zájmových organizací a neziskového sektoru. Tato spolupráce při zpracování aktualizace SPRM vyjadřuje společné úsilí o nalezení shody nad vizí, prioritními oblastmi rozvoje města a cíli. Strategický plán se tak opírá o komunitní základ a odpovídá principům moderního strategického řízení. Výsledný dokument je základní strategickou koncepcí pro středně a dlouhodobý rozvoj města, alokaci investic, finanční plánování a využívání externích financí (projektů), každoročně městem rozpracovaný do dílčích jednoročních Akčních plánů SPRM. Naplňování strategického plánu bude městem monitorováno na základě klíčových indikátorů a pravidelně vyhodnocováno nově vzniklým Strategickým týmem udržitelného rozvoje formou hodnotících zpráv a předkládáno radě a zastupitelstvu města nejméně jednou ročně. Aktualizace SPRM bude i nadále prováděna nejméně jednou za 5 let. 2. Používané postupy a metody Základní metody, postupy, pojmy a principy jsou popsány v Příloze č. 1 Úvod ke strategickému řízení, tvorba vize, cílů a ukazatelů: Principy, metody a postupy tohoto metodického pokynu, který je členěn následovně: - Obrázek 1: Principy efektivního strategického řízení uznávané při strategickém řízení ve městě Litoměřice - Obrázek 2: Fáze strategického řízení ve veřejném sektoru rozdělený do sedmi fází - Obrázek 3: Vývojový diagram řešení problémů při strategickém řízení - Obrázek 4: Základní vztahy a vazby mezi pojmy hospodárnost, efektivnost a účelnost - Obrázek 5: Sdílené hodnoty jako součást systému řízení (2 varianty zavedení vize do praxe) 3. Struktura strategického plánu a jeho vizualizace 3

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice 3.1 Struktura plánu Pro strategický plán rozvoje města Litoměřice byla zvolena tato struktura: Vize Oblasti Strategický plán města Litoměřice. Vazba na rozpočet bude zajištěna přes akční plán. K plánu budou následně schválena implementační pravidla. Cíle Měřítka Opatření, aktivity, projekty Akční plán (bude schvalován každoročně společně s rozpočtem), poprvé na rok 2014. Součástí strategického plánu jsou pouze úrovně vize - cíle, které mají dlouhodobý charakter. Jednotlivé cíle jsou doplněny konkrétními měřítky - indikátory (viz kapitola 7) - které umožňují sledovat jejich plnění v průběhu času. Konkrétní opatření, aktivity a projekty jsou potom řešeny formou Akčních plánů (viz kapitola 9), které budou sestavovány na základě aktuální finanční situace a potřeb města na každý rok v rámci procesu sestavování rozpočtu. Zaměření Akčního plánu (jeho faktický obsah) by měl být vždy v souladu s cíli a vizí SPRM. 3.2 Vizualizace plánu Při komunikaci strategického plánu (dovnitř úřadu a organizací města) a ven (k občanům, podnikatelům, investorům, médiím atd.) je nezbytné najít co nejjednodušší vizuální formu. Ideální případ nastává, pokud se základní zobrazení vize, oblastí a cílů vejde na jeden list papíru (následující tabulka). Strategický plán rozvoje města Litoměřice Vize, struktura oblastí, cíle 4

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice VIZE: LITOMĚŘICE 2030 - ENERGETICKY NEZÁVISLÉ MĚSTO S VYSOKOU KVALITOU ŽIVOTA A SLIBNOU BUDOUCNOSTÍ Litoměřice - živé srdce Zahrady Čech a vstupní brána do Českého středohoří. Litoměřice - malebné a romantické královské město s mnoha světskými a církevními památkami, bohatou historií a kvalitními službami s výbornou dostupností do Prahy. Litoměřice - atraktivní město pro život všech generací, bydlení, práci i podnikání, město kultury, vzdělanosti, vědy a výzkumu, sportu, zdravého životního stylu a čistého životního prostředí. Litoměřice - město budoucnosti s energetickou nezávislostí a prosperitou pro další generace. ROZVOJOVÉ OBLASTI (5 oblastí): ROZVOJOVÁ OBLAST A LITOMĚŘICE - ATRAKTIVNÍ, MALEBNÉ A PROSPERUJÍCÍ MĚSTO (ekonomika, podnikání, cestovní ruch) I. Zlepšit podmínky pro podnikání a zaměstnanost II. III. Zvýšit návštěvnost města mimo jiné prostřednictvím kvalitního marketingu Zajistit podmínky pro revitalizaci nevyužívaných ploch a objektů (brownfield) ROZVOJOVÁ OBLAST B LITOMĚŘICE - PŘÍJEMNÉ MĚSTO PRO ŽIVOT V SRDCI ZAHRADY ČECH (životní prostředí, územní rozvoj, doprava a bydlení) I. Zajistit citlivý urbánní rozvoj a zkvalitňování obytného prostředí na sídlištích a v residenčních čtvrtích II. Zlepšit dopravní dostupnost, dopravní systém města a možnosti pro ekologickou dopravu I. Udržet či zlepšit kvalitu životního prostředí a zvýšit odpovědnost obyvatel k prostředí, kde žijí ROZVOJOVÁ OBLAST C LITOMĚŘICE - ZDRAVÉ MĚSTO, MĚSTO KULTURY, SPORTU A VZDĚLANOSTI (sociální oblast, zdraví, společenský rozvoj, vzdělávání) CÍLE (17 cílů): I. Zlepšit podmínky pro kvalitní školství a vzdělávání II. Zlepšit podmínky pro sport a volnočasové aktivity III. Rozvíjet kulturu a komunitní (spolkový) život IV. Optimalizovat síť sociálních služeb a zajistit dostupnou a kvalitní zdravotní péče pro obyvatele V. Posílit prevenci kriminality ROZVOJOVÁ OBLAST D LITOMĚŘICE - MĚSTO INOVACÍ: ENERGETICKY NEZÁVISLÉ A NÍZKOEMISNÍ MĚSTO (energetika, klimatické změny) I. Zajistit úsporu energií, energetický management, snižování emisí a podporovat obnovitelné zdroje energií II. Zajistit realizaci geotermálního projektu a souvisejících aktivit ROZVOJOVÁ OBLAST E LITOMĚŘICE - ODPOVĚDNĚ, KVALITNĚ A EFEKTIVNĚ ŘÍZENÉ MĚSTO (kvalitní úřad a organizace města) III. Zajistit zdravé financování a účelné hospodaření IV. Zajistit efektivní řízení města s využitím moderních forem řízení a IT technologií V. Zajistit prosazování zájmů města (lobbying) a podpořit spolupráci a partnerství VI. Rozvíjet komunikaci a práci s veřejností pomocí mezinárodních programů Zdravé město a místní Agendy 21 4. Vize města Litoměřice 5

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice V moderním strategickém řízení pohlížíme na vizi ze dvou hledisek: 1. Vize je budoucí stav, kterého chceme realizací strategického řízení dosáhnout. Měla by vždy stavět na silných stránkách města. Samozřejmě musí být pravdivá, ambiciózní, ale přitom dosažitelná. 2. Vize jako nástroj marketingu. V posledních letech se vize vnímá také velmi výrazně marketingově. Měla by obsahovat slogany či formulace, které se využívají pro propagaci města dovnitř (stávajícím občanům, podnikatelům) a ven (turistům, potenciálním investorům či obyvatelům). Vize města Litoměřice vychází z obou těchto přístupů. Bude formulována v krátkém plném provedení. Krátká verze vize: LITOMĚŘICE 2030 - ENERGETICKY NEZÁVISLÉ MĚSTO S VYSOKOU KVALITOU ŽIVOTA A SLIBNOU BUDOUCNOSTÍ Plná verze vize: Litoměřice - živé srdce Zahrady Čech a vstupní brána do Českého středohoří. Litoměřice - malebné a romantické královské město s mnoha světskými a církevními památkami, bohatou historií a kvalitními službami s výbornou dostupností do Prahy. Litoměřice - atraktivní město pro život všech generací, bydlení, práci i podnikání, město kultury, vzdělanosti, vědy a výzkumu, sportu, zdravého životního stylu a čistého životního prostředí. Litoměřice - město budoucnosti s energetickou nezávislostí a prosperitou pro další generace. 5. Oblasti strategického plánu Strategický plán rozvoje města Litoměřice je rozdělen do pěti oblastí. Každá oblast je označena tiskacím pímenm A až E. Oblasti jsou uvedeny v následující tabulce: OBLASTI (5 oblastí): Vyvážený rozvoj ve 3 oblastech (pilíře udržitelného rozvoje): ekonomický environmentální sociálně-společenský A. LITOMĚŘICE - B. LITOMĚŘICE - C. LITOMĚŘICE - ATRAKTIVNÍ, PŘÍJEMNÉ MĚSTO ZDRAVÉ MĚSTO, MALEBNÉ A PRO ŽIVOT V SRDCI MĚSTO KULTURY, PROSPERUJÍCÍ ZAHRADY ČECH SPORTU A MĚSTO (životní prostředí, VZDĚLANOSTI (ekonomika, územní rozvoj, (sociální oblast, podnikání, cestovní doprava a bydlení) zdraví, společenský ruch) rozvoj, vzdělávání) Rozvojová oblast města Litoměřice D. LITOMĚŘICE - MĚSTO INOVACÍ: ENERGETICKY NEZÁVISLÉ A NÍZKOEMISNÍ MĚSTO Zabezpečení rozvoje města E. LITOMĚŘICE - ODPOVĚDNĚ, KVALITNĚ A EFEKTIVNĚ ŘÍZENÉ MĚSTO (kvalitní úřad a organizace města) Logika členění do oblastí je následující: Tři oblasti odpovídají jednotlivým pilířům udržitelného rozvoje. Město Litoměřice usiluje o vyvážený rozvoj v těchto třech oblastech. Čtvrtá oblast je specifická (rozvojová) pro město Litoměřice a může se v průběhu platnosti strategického plánu měnit dle potřeb města. 6

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice Pátá oblast je zaměřena dovnitř úřadu jde o zabezpečení rozvoje pomocí města (úřadu a městem založených či zřízených organizací). 6. Cíle Ke každé oblasti je přiřazeno několik cílů. Strategický plán rozvoje města Litoměřice má celkem 17 cílů. Cíle včetně popisu jsou uvedeny v kapitole 7. Každý cíl: - má své číslo, které se skládá z označení oblasti a pořadového čísla v rámci oblasti. - ke každému cíli je uveden jeho stručný popis (charakteristika). - každý cíl má určenu odpovědnost - politického garanta za naplňování cíle. Příklad: Číslo a název cíle: AI. Zlepšit podmínky pro podnikání a zaměstnanost Politická odpovědnost: 1. místostarosta Popis cíle: Ekonomický rozvoj patří k jedněm z důležitých aspektů města. Cílem města je být atraktivním sídlem pro podnikatele a investory. Cílem je zlepšit podmínky pro rozvoj malých a středních podniků a podmínky pro zaměstnanost, například vytipováním a vytvořením nabídky volných ploch a objektů určených pro rozvoj podnikání a služeb, prohloubením spolupráce mezi městem a podnikateli prostřednictvím metodické podpory a společné propagace. Město bude i nadále připravovat rozvojové projekty - investiční i neinvestiční - které přispějí k zatraktivnění města pro potenciální investory i drobné podnikatele a živnostníky a bude usilovat o udržení kvalifikované pracovní síly a zejména mladých lidí, jejichž příchod a setrvání jsou pro další ekonomický rozvoj města nezbytné. 7. Měřítka a metodika měření Úvodní poznámky: Ke každému cíle se za účelem hodnocení jeho dosažení (tedy jde o měření či monitorování) stanovuje nejméně jedno měřítko. Klíčová měřítka jsou také přiřazena k vizi města. Město neusiluje o komplexní měření všech aspektů souvisejících s naplněním cílů vedlo by to k velkému počtu měřítek a tím k výraznému nárůstu administrativy s tímto spojené. Jsou také upřednostňována měřítka, u kterých jsou dostupná data, nebo je měření již v současnosti prováděno. Soubor měřítek schvaluje rada města, která také vyhodnocuje jejich plnění. Počet měřítek: - Vize 2 - Prioritní oblast A: 10 - Prioritní oblast B: 11 - Prioritní oblast C: 19 - Prioritní oblast D: 6 - Prioritní oblast E: 15 Celkem 63 měřítek. 7

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice Ke každému měřítku se zpracovává metodický list (karta) ve struktuře uvedené v tabulkách níže (příklad 1 a 2 - měřítka k vizi, měřítka k cílům). Vysvětlivky metodickým listům: - Cílová hodnota / sledování trendu: V rámci strategického plánu rozlišujeme 2 druhy měřítek: 1. měřítka, u kterých je stanovena cílová hodnota (následně bude také stanovena pro jednotlivé roky). Cílová hodnota bude vyjádřena konkrétní hodnotou nebo například formulací udržet či zlepšit stav na úrovni roku 2012 atd. 2. měřítka, u kterých cílová hodnota nebude stanovena město bude pouze sledovat trend měřítka - Náročnost měření: stanovuje se dle stupnice 1 data jsou pro město dostupná, 2- data je nutné získat a zpracovat, 3 vyžaduje externí zpracování (nárok na finance). - Útvar - správce měřítka: navrhuje definici a metodiku výpočtu, po schválení dodává data. - Politický garant za naplňování měřítka: politický dohled a odpovědnost za naplnění cíle / měřítka. Příklad 1 (pro měřítka k vizi): Metodický list (karta) měřítka vize 1 Název Počet obyvatel města Měrná jednotka Počet (číslo) MĚŘÍTKO Cílová hodnota / VIZE 1 Udržet stav na úrovni roku 2012 sledování trendu Náročnost měření 1 Návaznost na strategický plán Vize Politický vize rada města garant za Odpovědnost naplňování měřítka starosta Odbor - správce měřítka Indikátor počet obyvatel města je pro obec důležitý zejména z pohledu rozpočtového určení daní (závisí na počtu obyvatel), ale může také Popis měřítka vyjadřovat celkovou spokojenost obyvatel s životem ve městě a okolí. Nastaveným trendem tohoto indikátoru je udržet stav na úrovni roku 2012. Počet narozených dětí, počet zemřelých obyvatel, počet občanů, kteří se přihlásí k trvalému pobytu ve městě, počet obyvatel, kteří se odhlásí Měřítko ovlivňuje Metodika z trvalého pobytu; v širším ohledu také atraktivita města, dostupnost měření bydlení, dostupnost motivující práce. Metodika a výpočet Počet obyvatel přihlášených k trvalému pobytu ve městě k danému okamžiku. Zdroj čerpání dat Perioda vyhodnocování měřítka Vlastní zdroje města Ročně Příklad 2 (pro měřítka k cílům): Metodický list (karta) měřítka A.I1 8

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice MĚŘÍTKO A.I1 Návaznost na strategický plán Odpovědnost Metodika měření Název Počet malých a středních podniků / 1000 obyvatel Měrná jednotka Počet (číslo) Cílová hodnota / sledování trendu Udržet stávající stav (udržet stávající hodnotu nebo pozici v rámci kraje) Náročnost měření.. Oblast A. LITOMĚŘICE - ATRAKTIVNÍ, MALEBNÉ A PROSPERUJÍCÍ MĚSTO (ekonomika, podnikání, cestovní ruch) Cíl A.I Zlepšit podmínky pro podnikání a zaměstnanost Politický cíle garant za naplňování měřítka Odbor - správce měřítka Indikátor zaznamenává vývoj počtu malých a středních podniků (dále MSP ) působících ve městě. MSP jsou souhrnně charakterizovány jako Popis měřítka podniky s počtem zaměstnaných osob menším než 250 osob. MSP jsou významným sektorem tržní ekonomiky. Jejich výhodou je zejména pružnost, rychlost odezvy a absorpce pracovní síly. Cílem je udržet stávající stav tedy stávající hodnotu, nebo pozici v rámci kraje. Měřítko ovlivňuje Volné plochy k pronájmu a zahájení činnosti, pobídky a pozitivní přístup města, příznivý legislativní rámec, existence dotačních titulů Metodika a výpočet Počet malých a středních podniků registrovaných ve městě k počtu trvale bydlících obyvatel Zdroj čerpání dat Perioda vyhodnocování měřítka Vlastní zdroje města Ročně 8. Role a odpovědnosti v rámci strategického řízení V rámci strategického řízení je nezbytné jasně definovat odpovědnosti. Odpovědnosti uvádí následující tabulka: Role a odpovědnosti v rámci strategického řízení - návrh Aktér strategického řízení Zastupitelstvo Rada Politický garant (starosta, místost.) Tajemník Odpovědný útvar (odbor atd.) Samostatné oddělení projektu a strategií Ekonomický odbor Strategický tým udržitelného rozvoje Název činnosti a) Schválení SPRM Schval. Dop. Odpov. Spol. Spol. Zprac. Spol. Spol. Spol. b) Zpracování návrhu SPRM Schval. Odpov. Spol. Spol. Zprac. Spol. Dop. Spol. Partneři města a veřejnost 9

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice c) Projednání s veřejností a Odpov. Spol. Spol. Zprac. Spol. Spol. Spol. partery Schval. d) Změny vize, cílů SPRM Schval. Dop. Odpov. Spol. Spol. Zprac. Spol. Dop. Spol. e) Schválení měřítek a Inf. Schval. Odpov. Spol. Spol. Zprac. Spol. Dop. Spol. metodických listů f) Předložení roční zprávy o Schval. Dop. Odpov. Spol. Spol. Zprac. Spol. Dop. Spol. plnění SPRM g) Plnění cíle Schval. Odpov. Spol. Zprac. Spol. Spol. Spol. h) Plnění měřítka Schval. Odpov. Spol. Zprac. Spol. Spol. Spol. i) Zajištění souladu SPRM (jeho změn a Akčních plánů) s rozpočtem j) Zajištění souladu SPRM (a jeho změn) a územního plánu k) Zajištění souladu SPRM s ostatními koncepčními dokumenty l) Zajištění provázanosti na komunitní plánování m) Odměňování plnění cílů a měřítek n) Koordinace činností v rámci strategického řízení o) Hodnocení udržitelnosti (socioekonomického přínosu) Schval. Dop. Odpov. Spol. Spol. Zprac. Dop. Schval. Dop. Odpov. Spol. Zprac. Spol. Spol. Dop. Spol. Schval. Dop. Odpov. Spol. Zprac. Spol. Spol. Dop. Spol. Odpov. Spol. Spol. Zprac. Spol. Dop. Spol. Odpov. Schval. Spol. Zprac. Spol. Schval. Spol. Spol. Zprac. Odpov. Spol. Spol. Spol. Schval. Spol. Spol. Zprac. Spol. Odpov. p) Zpracování Akčních plánů Schval. Odpov. Spol. Spol. Zprac. Spol. Dop. Spol. q) Schválení Akčních plánů Schval. Dop. Odpov. Spol. Spol. Zprac. Spol. Spol. Spol. Schval. schvaluje Dop. projednává a doporučuje ke schválení Odpov. odpovědnost Zkratky Zprac. odpovědnost za zpracování Spol. spolupracuje Inf. je informován SPRM Strategický plán rozvoje města Litoměřice 9. Zpracování akčního plánu - etapy a harmonogram Akční plán bude úzce provázán s rozpočtem. Bude zpracován dle struktury cílů Strategického plánu rozvoje města Litoměřice poprvé pro rok 2014 a bude schvalován současně s rozpočtem města. Postup zpracování akčního plánu a časový rámec je uveden v následující tabulce. Zpracování akčního plánu časový rámec - návrh 10

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice měsíc Název činnosti Realizace aktivit akčního plánu (dále AP) daného roku Vyhodnocení AP a plnění cílů SPRM za předchozí rok Projednání vyhodnocení AP a plnění cílů SPRM ve Strategickém týmu udržitelného rozvoje Projednání vyhodnocení AP a plnění cílů SPRM v radě města Projednání vyhodnocení AP a plnění cílů SPRM v zastupitelstvu současně se závěrečným účtem Zpracování aktualizace AP na následující rok 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Projednání s veřejností, veřejná projednávání (např. 10 P) Projednání aktualizace AP ve Strategickém týmu udržitelného rozvoje Projednání aktualizace AP v radě města Schválení akčního plánu v zastupitelstvu současně s rozpočtem Postup hodnocení indikátorů SPRM je uveden v následující tabulce (plnění indikátorů je určeno radě města, ta rozhodne, zda bude zpráva o plnění indikátorů součástí zprávy o plnění cílů SPRM pro zastupitelstvo). Hodnocení indikátorů SPRM časový rámec - návrh měsíc Název činnosti Plnění indikátorů SPRM daného roku Vyhodnocení plnění indikátorů SPRM za předchozí rok Projednání plnění indikátorů SPRM ve Strategickém týmu udržitelného rozvoje Projednání plnění indikátorů SPRM v radě města a dle pokynů rady zapracování plnění indikátorů do zprávy o plnění cílů SPRM pro zastupitelstvo. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 10. Vztah mezi strategickým řízením a komunitním plánováním Strategické řízení a komunitní plánování jsou navazující a vzájemně se doplňující procesy. Zatímco strategické řízení využívá jako zdroj informací a dat expertní dokumenty, analýzy a další strategické plány či koncepce (typicky např. územní plán, energetická koncepce, dopravní plán apod.), komunitní plánování je proces, jehož základem je názor veřejnosti, resp. aktivní participace občanů, zástupců neziskového a ziskového sektoru, zástupců dalších institucí a parterů města ad. na rozvoji města. Zapojení těchto aktérů se děje zpravidla formou veřejných projednávání (např. Fórum Zdravého města - TOP10 problémů, tematické kulaté stoly) nebo šetřením spokojenosti (ankety na různá témata). Specifickým způsobem jsou v Litoměřicích zapojeny děti a mladá generace např. skrze Dětské zastupitelstvo. 11

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice Tyto akce slouží k zjišťování požadavků, potřeb, připomínek a preferencí veřejnosti a jsou důležitým zdrojem informací pro strategické řízení, zejména tvorbu Akčních plánů ke SPRM a jsou rovněž zpětnou vazbou pro radní a zastupitele. Zatímco strategické cíle a priority jsou zhmotněny ve strategickém plánu, informace a náměty od veřejnosti jsou pravidelně uváděny v komunitním Plánu zdraví a kvality života (PZKŽ). Důležitý rozdíl v obou dokumentech tkví také v jejich zaměření, jak časovém, tak věcném. SPRM je dlouhodobým plánem s vizí vzdálenou např. 15 i více let a s prioritními cíli, které tuto vizi postupně naplňují. Zároveň je zaměřen pouze na prioritní oblasti a prioritní cíle, konkrétní opatření s vazbou na rozpočet města, resp. disponibilní finance jsou obsaženy v krátkodobých, zpravidla ročních Akčních plánech (viz kapitola 9). PZKŽ naopak obsahuje zpravidla jakékoliv náměty či opatření vzešlé ze strany aktivních občanů či organizací bez ohledu na to, zda jde o návrhy opatření svým charakterem dlouhodobá a investičně náročná (např. obchvat města) či krátkodobá a řádově levnější (např. nové lavičky v parku). PZKŽ je však důležitým doplňkem SPRM, neboť poskytuje místní, často specifické informace, které experti pracující se strategickými dokumenty nemají, ale jsou významné pro zlepšování kvality života ve městě. Pro oba dokumenty by však mělo platit, že jsou každoročně vyhodnocovány a jejich naplňování prezentováno veřejnosti jako vizitka práce zastupitelstva a rady města. Město Litoměřice, zapojené již od roku 2002 do sdružení Národní síť Zdravých měst a zavádějící principy Zdravého města pod patronací Světové zdravotní organizace (WHO Healthy City) a realizující mezinárodní program pro udržitelný rozvoj na místní úrovni místní Agenda 21, využívá pro komunitní i strategické plánování a řízení osvědčené postupy a metodiky, která toto sdružení pro své, a se svými, členy dlouhodobě vytváří s cílem zlepšit kvalitu řízení samospráv za aktivní účasti jejich obyvatel. Vztah je také zobrazen na následujícím obrázku: 12

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice Pramen: NSZM ČR 11. Závěr a platnost Tento Metodický pokyn byl schválen radou města dne XY. a je platný od 1.1. 2013. 13

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice Příloha 1 Příloha č. 1- Úvod ke strategickému řízení, tvorba vize, cílů a ukazatelů: Principy, metody a postupy 1. Úvod Tento materiál byl zpracován v rámci aktualizace strategického plánu rozvoje města Litoměřice, která je realizována v rámci projektu MARUEL - MÍSTNÍ AGENDA 21 A ROZVOJ UDRŽITELNÉ ENERGETIKY V LITOMĚŘICÍCH. Materiál má sloužit klíčovým aktérům mimo jiné členům Pracovních skupin prioritních rozvojových oblastí SPRM a Strategickému týmu udržitelného rozvoje. Úkolem Pracovních skupin je vyjádřit se k návrhu úprav vize a cílů strategického plánu. Materiál obsahuje: - Principy strategického řízení - Popis fází strategického řízení (pro vyjasnění širších souvislostí). - Popis běžné struktury strategického plánu. - Účelnost a strategické řízení - Problematiku tvorby návrhové části plánu (vize, cílů a ukazatelů). 2. Principy efektivního strategického řízení Sestavit strategický plán pro město není v dnešní době zásadní problém v soutěži se vybere odborná firma, která plán s větším či menším zapojením klíčových partnerů a veřejnosti dle pokynů představitelů města zpracuje. Pokud není strategický plán propojen s rozpočtem či rozpočtovým výhledem (nepropojení je hrubá chyba), je to relativně snadná záležitost. V těchto případech je obvykle cílem sestavit strategický plán a schválit jej v zastupitelstvu. Skutečný cíl však je pomocí strategického plánu změnit situaci ve městě k lepšímu (např. zvyšovat kvalitu života, kvalitu a výkonnost poskytovaných veřejných služeb). Strategické řízení bere strategický plán jako nástroj, ne jako cíl. Je založeno na uplatňování klíčových principů při řízení města. Uplatňovat principy znamená změnit sám sebe ve smyslu těchto principů, změnit vnitřní kulturu (klima) úřadu a organizací města. Pro občany a rozvoj města je to velmi efektivní a přínosné. Pro vedení města a vedoucí zaměstnance je to nesnadné, často bolestivé a v některých městech (například i přes snahu vedení města) s ohledem na politickou situaci nerealizovatelné. Proto řada měst (ale také odborníků) raději usilují jen o strategické plánování než o komplexní přístup v podobě strategického řízení. Uvedené principy vychází z moderního světového managementu (Drucker, Senge, Covey, Goldratt, Norton, Kaplan atd.), zásad udržitelného rozvoje, metod kvality a výkonnosti (CAF, MA 21, procesní přístup, BSC, ISO), principů konceptu New Public Management, Smart Administration a Good Governance. Na následujícím obrázku je zobrazen přehled principů. V základně pyramidy je optimalizace veřejných služeb, účelné nakládání s majetkem, efektivní řízení investic a projektů včetně transparentních veřejných zakázek. Tedy to, co by mělo být automatické a úzce spojeno s účelným, efektivním a hospodárným výkonem činností ve veřejné správě. Naopak ve špičce pyramidy je integrita (charakter, svědomí), sdílené lidské hodnoty, nekorupční chování pokud toto chybí, je obtížné dosahovat ve veřejném sektoru cíle s odpovídajícími náklady. Přičemž se integrita týká všech zúčastněných. Samozřejmě přednostně politiků a zaměstnanců veřejné správy, ale také jejich dodavatelů, partnerů. 14

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice Příloha 1 Týká se ale také těch, kdo veřejné služby čerpají nebo vznášejí na ně (někdy s ohledem na možnosti veřejné správy nepřiměřené) požadavky. Obr. 1 Principy efektivního strategického řízení (6), (7), (8), (9), (10) se týká vnitřního prostředí organizace, jejího systému řízení a vedení atd Týká se spolupráce všech aktérů (veřejného, ziskového, neziskového sektoru, veřejnosti, občanů, médií, ) Pramen: autoři s využitím Ochrana-Půček 2012 (1) Plnit sliby, nekorupčnost (2)Hodnota pro občany/ zákazníky, společnost, prostředí (3) Partnerství a synergie (4) Přijímání odpovědnosti (za udržitelnou budoucnost a současnost, ) (5) Kompetentnost, výkonnost, motivovanost (6) Vyjasněné cíle a každodenní orientace na jejich plnění (7) Systémový přístup (k řízení, ke každodenní práci, ) (8) Přístup k řešení problémů kultura organizace Týká se (a) zaměstnanců, politiků, (b) dodavatelů či partnerů města, (c) občanů/zákazníků, veřejnosti, médií (9) Zdravé finanční řízení (míra zadlužování, odstraňování plýtvání ) Týká se výstupů pro občany/zákazníky, vlivu na společnost a okolního prostředí (10) Optimalizace veřejných služeb, majetku, investic a projektů, veřejných zakázek (4) a (5) se týká politiků, úředníků a zaměstnanců 3. Fáze strategického řízení Proces strategického řízení lze rozdělit do sedmi dílčích fází 1 (viz následující popis a obrázek): (1) Správná komunikace, sdílení strategie: První fáze zahrnuje (a) nastavení způsobu komunikace v rámci strategického řízení dovnitř (k vedoucím a ostatním pracovníkům) i ven (s veřejností, občany, partnery, dotčenými stranami atd.), (b) přiměřenou komunikaci dovnitř i ven organizace veřejného sektoru ve všech fázích řízení strategie, (c) nalezení konsenzu s klíčovými aktéry rozvoje, (d) sdílení vize a cílů. Správná komunikace prostupuje všemi ostatními fázemi. Význam komunikace s klíčovými hráči lze popsat 2 takto: Bez silného závazku vrcholového managementu k hodnotám a principům řízení zaměřeného na zájmové skupiny je šance na pohyb celé organizace vpřed mizivá. Osborne a Gaebler 3 zdůrazňují význam konsensu: Ve veřejném sektoru je nutný další prvek: konsensus. Veřejný sektor má více zájmových skupin než podnik a většina z nich jsou voliči. Aby se cokoliv důležitého změnilo, je třeba souhlasu všech. Výstupem z první fáze je například komunikační plán nebo zásady komunikace při strategickém řízení. K výstupům mohou patřit také záznamy z kulatých stolů a veřejných projednávání a podobně. 1 Čerpáno z připravované publikaci o strategickém řízení lze si celý text vyžádat. 2 Creelman, J., Harvey, D. (2004): Transforming public sector performance management. In. Vacek J. Výtah z knihy Transforming public sector performance management. Katedra managementu, inovací a projektů, Fakulta ekonomická, Západočeská univerzita, Plzeň 3 Osborne, D., Gaebler, T. (1993): Reinventing Government. How the entrepreneurial spirit is transforming the public sector. Reading Ma. 15

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice Příloha 1 (2) Přijetí rozhodnutí o uplatnění strategického řízení a vytvoření podmínek pro jeho realizaci: Druhá fáze zahrnuje (a) vypracování a schválení projektového záměru (někdy též nazýván rodným listem projektu) na zavedení strategického řízení včetně rozsahu zavedení (rozhodnutí jaký druh dokumentu chceme vytvářet dlouhodobý, střednědobý nebo krátkodobý, tematický strategický plán), kritérií úspěchu projektu, rozpočtu, termínů, jmenování manažera projektu a týmu, (b) vytvoření podmínek pro realizaci tohoto projektu. Výstupem je schválení projektového rámce, vytvoření podmínek pro zavedení strategického řízení (jmenování projektového manažera a týmu, přidělení rozpočtu a dalších nutných zdrojů atd.). (3) Provedení analýzy (analytická část plánu): Zahrnuje (a) shromáždění všech platných dokumentů strategické povahy (například u obce nejen vlastních jako jsou předchozí strategické plány, územní plán, různé dílčí koncepce či strategické projekty atd., ale také relevantních dokumentů mikroregionů, kraje, státu atd.) a jejich vyhodnocení, (b) vyhledání a shromáždění dalších potřebných informací, znalostí a souvislostí, (c) nalezení omezení (limitů území, zákonné požadavky, finanční možnosti atd.), (d) provedení analýz (např. SWOT analýza), hodnocení situace, nalezení příčin a důsledků problémů, stanovení trendů. Výstupem je analytická část strategického plánu (u obcí je někdy v podobě profilu obce). Někdy bývá samostatně prezentována SWOT analýza. (4) Plánování strategie návrhové části plánu (vize, cílů, indikátorů, finančních a časových rámců, odpovědností): Při strategickém plánování se velmi často stanovuje na základě provedených analýz: 1/ dlouhodobý plán (například na 10 let) od kterého se následně odvozují střednědobé nebo krátkodobé (často nazývané akční) plány a také tematické (koncepční) dokumenty. Návrhová část dlouhodobého plánu zahrnuje obvykle (a) vizi, (b) cíle a indikátory cílů, (c) finanční rámce, (d) časové rámce, (e) v některých případech také odpovědnosti. 2/ je-li to účelné tak také další strategické či koncepční dokumenty (někdy nazývané jako akční plány). V těchto dokumentech jsou podrobněji rozpracovány (a) cíle a indikátory (často doplněné o konkrétní projekty, aktivity, úkoly atd.), (b) rozpočet, (c) termíny, (d) odpovědnosti. Výstupem je návrhová část strategického plánu (dlouhodobého, střednědobého, krátkodobého, tematického atd.). Analytická (viz předchozí fáze) a návrhová část dohromady tvoří dokument strategický plán. (5) Uplatnění strategického přístupu (zavedení implementačních pravidel): Pátá fáze je pro úspěšnost zavedení strategického řízení naprosto klíčová. Tato fáze zahrnuje (a) vytvoření implementačních pravidel pro naplnění vize a cílů plánu (včetně odpovědností, strategického controllingu a reportingu, metodik měření a kritérií úspěchu), (b) zavedení strategického přístupu do běžného chodu organizace (úprava směrnic, řádů, popisů práce, systému porad, odměňování atd.), (c) ukončení a vyhodnocení projektu na zavedení strategického řízení, (d) schválení plánu včetně implementačních pravidel. 16

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice Příloha 1 Výstupem je schválený strategický plán včetně implementačních pravidel, upravené směrnice, řády atd., nastavený systém odměňování podporující plnění cílů. (6) Realizace strategického plánu, jeho hodnocení: Zatímco fáze jedna se týká správné komunikace a fáze 3 až 6 sestavení plánu včetně pravidel implementace, šestá fáze je fází realizační a hodnotící. Zahrnuje: (a) postup dle plánu, tedy naplňování cílů (aktivit, projektů, úkolů atd.), (b) postup dle implementačních pravidel (orientace každodenního chodu na plnění naplánovaných cílů), (c) pravidelné měření nebo monitoring stanovených indikátorů jednotlivých cílů, (d) celkové hodnocení úspěšnosti realizace plánů, (e) odměňování při plnění plánu Výstupem jsou realizované projekty a aktivity, naplněné cíle (dosažení stanovených hodnot indikátorů), pravidelné zprávy o plnění plánu. (7) Opatření a změny: Sedmá fáze zahrnuje v případě potřeby: (a) stanovování a provádění potřebných opatření k naplnění plánů, (b) projednávání a schvalování úprav plánů a implementačních pravidel. Výstupem jsou schválená opatření a změny, jejich realizace. 17

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice Příloha 1 Obr. č. 2: Fáze strategického řízení ve veřejném sektoru Opatření a změny: - Dle potřeby provádět potřebná opatření k naplnění plánů - Dle potřeby navrhovat, projednávat a schvalovat úpravy plánů a implementačních pravidel. Výstup: Schválené opatření a Realizace strategického plánu, jeho hodnocení: - Realizace cílů (aktivit, projektů, úkolů atd.) ze strategického a jeli vytvořen také akčního plánu - Postup dle implementačních pravidel (orientace každodenního chodu na plnění cílů) - Pravidelné měření nebo monitoring stanovených indikátorů jednotlivých cílů, celkové hodnocení úspěšnosti realizace plánů - Odměňování při plnění plánu Výstup: Realizované projekty Pramen: Půček, Koppitz 2012 Přijetí rozhodnutí a vytvoření podmínek pro jeho realizaci: Schválení projektu na zavedení strategického řízení dle tohoto modelu (včetně rozsahu zavedení a kritérií úspěchu, rozpočtu, termínů, jmenování manažera projektu, týmu) a vytvoření podmínek. Výstup: schválení projektového Správná komunikace, sdílení strategie: Přiměřená komunikace dovnitř i ven jednotlivých kroků řízení strategie, hledání konsenzu s klíčovými aktéry rozvoje, sdílení vize a cílů Výstup: Např. komunikační Uplatnění strategického přístupu (zavedení implementačních pravidel): - Vytvoření implementačních pravidel pro naplnění vize a cílů strategického plánu (včetně odpovědností, strategického controllingu a reportingu, metodik měření a kritérií úspěchu) - Zavedení do běžného chodu organizace (úprava směrnic, řádů, popisů práce, systému porad, odměňování atd.) - Ukončení a vyhodnocení projektu na zavedení strategického řízení Provedení analýzy: Shromáždění informací, nalezení omezení (limitů území, zákonné požadavky, finanční možnosti atd.), provedení analýz (např. SWOT), hodnocení situace, nalezení příčin a důsledků problémů, stanovení trendů. Výstup: Analytická část strategického plánu (= profil Plánování strategie (vize, cílů, indikátorů, finančních a časových rámců): pro dlouhodobý strategický plán Na základě provedených analýz vytvoření a projednání dlouhodobého (např. na 10 let) plánu - vize, cílů a indikátorů, finančních a časových rámců. Výstup: Návrhová část nebo/a pro akční plány Odpovídá li to potřebám vytvoření (a) střednědobých nebo ročních plánů, (b) tematických (koncepčních) dokumentů obsahující cíle (případně konkrétní projekty či aktivity), indikátory, rozpočet, odpovědnosti a termíny Výstup: Střednědobé či roční lá i ké (k č í) Poznámky: směr postupu; vazba správné komunikace na všechny fáze; dokument strategický plán Pokud se ve kterékoli fázi strategického řízení objeví problémy, je třeba je řešit. K tomu může sloužit například následující vývojový diagram. Je-li to možné, vždy by měly být odstraňovány příčiny problémů (je zřejmé, že v některých případech to není možné např. je-li příčinou špatná legislativa nebo rozhodnutí instituce, která nepodléhá městu). 18

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice Příloha 1 Obr. 3 Vývojový diagram řešení problémů při strategickém řízení Začátek: Mám problém (s termíny, rozpočtem, plněním úkolů, výkonností, kvalitou, spokojeností, se zaměstnanci.), který chci řešit Shromáždi informace o problému (jeho příčinách a důsledcích) a o všech relevantních souvislostech Rozhodni o přiměřené komunikaci řešení problému dovnitř organizace i ven po celou dobu řešení ne Znám příčiny (a důsledky) problému a ano správné opatření (co, proč a jak chci provést, v jakých termínech, s jakými náklady)? ne Řešil tento problém někdo, od koho se ano mohu učit? ne Analyzuj problém (změnu) a jeho souvislosti, najdi příčiny (a důsledky) problému pomocí postupu, který vede k úspěchu ( selský rozum, diagram příčin a následků, brainstorming, ) a najdi správné opatření (včetně jeho důsledků) Ověření smysluplnosti a proveditelnosti: - Je opatření smysluplné (účelné vzhledem k cílům organizace a spravedlivé vůči zúčastněným) a vyřeší problém tak, aby nezpůsobilo jiné problémy? - Je opatření správně načasované a proveditelné (organizačně, personálně, technicky atd.)? Je opatření proveditelné z finančního hlediska a nevyvolá vedlejší ano náklady? Rozhodnutí o opatření: Chci problém na základě zjištěných skutečností skutečně řešit? ano Naplánuj opatření - jeho postup provedení (včetně cílů, monitorovacích parametrů, zdrojů, termínů, odpovědností) a způsobu komunikace ne Uč se od jiných (např. ve smyslu benchlearningu, učících se regionů, řízení znalostí, ) Zaznamenej důvody rozhodnutí a dle potřeby komunikuj dovnitř organizace i ven Konec: Řešení problému odloženo Získej spojence pro navrhované opatření, proveď jej a vyhodnoť jej. Zajistit komunikaci dovnitř i ven. Prověř řešení: Byl problém odstraněn (došlo ke zlepšení)? Nebo je změna zavedena? Pramen: Ochrana, Půček 2011 ne ano Zajisti trvalé zavedení (uplatňování), zaznamenej způsob řešení, odměň řešitelský tým Konec: Problém odstraněn (změna či inovace zavedena) 19

Metodický pokyn pro strategické plánování a řízení rozvoje města Litoměřice Příloha 1 4. Běžná struktura strategického plánu Strategický plán města by měl obsahovat kromě úvodu a závěru dvě klíčové části analytickou část a návrhovou část (ta je předmětem úpravy a diskuse v rámci pracovních skupin). Obvyklá struktura plánu je v následující tabulce. Tab. 1 Běžná struktura kvalitního strategického plánu města Č. Název Popis Obsahuje proč, pro koho, jak a kým je plán zpracován, jak byl komunikován a schválen, jak Úvod 1 navazuje na jiné dokumenty, jaký je jeho časový rámec. Jde o návod, jak s plánem pracovat. Analytická Má dvě hlavní oblasti profil města (údaje o městě, socioekonomické údaje, životní 2 část prostředí atd.) a SWOT analýza nebo jiný druh analýzy. Obsahuje: Návrhová a a) Vizi města část b) Cíle obce a cílové hodnoty - indikátory (počet cílů a indikátorů má být přiměřený) (a pravidla 3 c) Opatření, aktivity, plány nebo projekty včetně odpovědností může být součástí akčních pro plánů navázaných na strategický plán zavedení) d) Finanční rámec (provázání s rozpočtem může být provedeno přes akční plány) e) Pravidla zavedení (implementační pravidla). Zhutněné informace o strategickém plánu, kde získat další informace a způsoby 4 Závěr komunikace podnětů. Pramen: Půček-Novosák 2012, upraveno Návrhovou část pak můžeme zobrazit pomocí následujícího trojúhelníku. Vize je nejdůležitější, proto je nahoře. Z hlediska rozsahu je však největší oblast aktivit, akčních plánů, projektů, finančního rámce a pravidel implementace. 5. Vymezení pojmů účelnost, efektivnost a hospodárnost (3 E) Pokud usilujeme o efektivní strategické řízení města, jsou veřejné služby, investice a ostatní veřejné výdaje (tedy jednotlivé cíle a aktivity zahrnuté do strategického plánu) posuzovány zejména z hlediska jejich účelnosti a následně z hlediska jejich efektivnosti a jejich hospodárnosti. Těmto třem kritériím říkáme 3 E 4. Zákon o finanční kontrole ukládá, že ve veřejné správě musí orgány veřejné správy prověřovat hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy ( 4, odstavec 1, pís. d. zákona o finanční kontrole), přičemž prověřování 3 E je vedoucí orgánu veřejné správy povinen realizovat v rámci tzv. vnitřního kontrolního systému ( 25, odstavec 1). Funkcí vnitřního kontrolního systému je (mimo jiné) vytvářet podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy. ( 25, odstavec 1, písmeno a) zákona o finanční kontrole). Základní vztahy mezi pojmy jsou zachyceny na následujícím obrázku. Vymezení pojmů účelnost, efektivnost a hospodárnosti ve smyslu zákona o finanční kontrole, respektive dle běžné praxe při jeho uplatňování v organizacích veřejné správy uvádí následující tabulka. Zahrnuje také problémy s uplatňováním zjištěné v praxi. 4 dle anglických slov Efficiency, Effectiveness, Economy 20