PARTICIPANT PORTAL: portál pro předkládání a řízení projektů H2020 Brno 05.02.2016 Praha 09.02.2016 Milena Lojková Lucie Honzátková NCP pro finanční aspekty 7. RP a H2020, TC AV ČR
Obsah semináře 1. Kroky před tvorbou návrhu projektu 2. Projektový návrh 3. Role v Participant Portal 4. Příprava grantové dohody 5. Podpis grantové dohody 6. Reportování EK 7. Finanční výkaz ZAMĚŘENO NA RIA, IA, CSA, SME Instrument 2
Zdroje informací Beneficiary register User s Guide http://ec.europa.eu/research/participants/data/support/manual/urf.pdf Beneficiary register: SME Self Assessment Guidance User s Guide http://ec.europa.eu/research/participants/data/support/manual/urf_sme_wizard_guidance.pdf Proposals Submission Service User Manual http://ec.europa.eu/research/participants/data/support/sep_usermanual.pdf Definice SME http://ec.europa.eu/growth/tools-databases/newsroom/cf/itemdetail.cfm?item_id=8274&lang=en&title=therevised-user-guide-to-the-sme-definition Reference Documents v PP: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/ en/funding/reference_docs.html Guide on beneficiary registration, validation and financial viability check Guide for proposal submission and evaluation Guide for Grant Agreement Preparation Periodic Report Template H2020 online manual http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020- funding-guide/index_en.htm 3
Části Participant Portal http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html 4
1. Kroky před tvorbou návrhu projektu
Kroky předcházející registraci návrhu projektu 1. registrace jednotlivce v PP (tzv. ECAS účet) 2. registrace instituce v PP (získání PIC) provádí se pouze jednou, před podáním prvního návrhu do 7. RP/H2020 provádí se bez ohledu na roli v projektu (partner / koordinátor) - při 2kolovém hodnocení výzvy u partnerů nutné až ve 2. kole týká se i organizací vystupujících v projektech jako propojená třetí strana PIC a ECAS ze 7. RP zůstávají i pro H2020 6
Jak založit účet ECAS? email = identifikace osoby (nelze vytvořit více ECAS účtů pod jedním emailem) potvrzení o registraci zasláno na uvedený email do 90 min nutno dokončit registraci vytvoření hesla (přes odkaz v emailu) při prvním přihlášení vybrat doménu EXTERNAL 7
ECAS účet při registraci uživatele není možné přiřadit se k již zaregistrované instituci přiřazení vznikne až při podání prvního návrhu projektu viditelnost detailů o organizaci dle typu role 8
Má moje organizace PIC? 9
Moje organizace nemá PIC! 10
Registrace organizace = získání PIC (I) Automatické ověření potenciálních duplicit v systému Využívat nápovědy! 11
Registrace organizace = získání PIC (II) Dear participant, Thank you for having registered Test Company in the Participant Portal. The temporary Participant Identification Code (PIC) for the legal entity you have registered is 922295304 and you can start using it in 10 minutes time in the proposal submission systems. You will find below a summary of your registration. In case of incorrect data you can still edit your data by logging in the Participant Portal. You will be contacted at a later stage during the validation process on how to proceed further. Kind regards, The Validation Services 12
Statut PIC DECLARED VALIDATED po registraci automatický statut PIC DECLARED statut DECLARED je dostačující pro předložení návrhu projektu vyčkat na zahájení validace PIC ze strany REA (na konci statut PIC VALIDATED ) podpůrné dokumenty pro validaci: všichni: dokument potvrzující právní formu Legal Entity Form (šablony*) plátci DPH: osvědčení o registraci k DPH neplátci DPH: doklad potvrzující, že subjekt není plátce DPH soukromé subjekty: výpis z obchodního či jiného rejstříku veřejné subjekty: rozhodnutí, zákon, vyhláška, či jiný dokument zakládající organizaci neziskové organizace: doklad prokazující, že organizace nemá povinnost rozdělovat zisk mezi své členy nebo podílníky VŠ: doklad vydaný národní autoritou schvalující poskytování vzdělávání výzkumné organizace: nejsou požadovány další podpůrné dokumenty MSP: nejsou požadovány další podpůrné dokumenty >>> dokumenty mohou být v ČJ (pro urychlení validace v AJ) >>> vložení na Participant Portal - část Documents >>> KDO? Self Registrant / LEAR 13 * http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm#cs
Doplňující informace (I) Ikona Data Required : oznamuje správný moment pro vložení informace 14
Doplňující informace (II) Ikona To Submit : indikuje aktualizované oblasti čekající na odeslání! 15
Legal Entity Appointed Representatives (LEAR) = osoba v organizaci spravující data o organizaci uložená v PP pro H2020 nutná nová nominace/renominace statutárním orgánem (návod v H2020 online manuálu) prioritně vyřizovány nominace organizací s úspěšným projektem H2020 LEAR obdrží e-mailem uživatelské jméno + dopisem PIN (cca 2 týdny po obdržení emailu) pravomoci LEARa: spravuje data o organizaci uvedená v PP, navrhuje a zasílá EK neformální změny (změna sídla, právní formy, ) vidí seznam aktuálních návrhů projektů a schválených projektů organizace vidí jaké role byly přiděleny ostatním zaměstnancům uděluje roli Legal Signatory (LSIGN), Financial Signatory (FSIGN), Account Administrator pravomoci může alternovat Account Administrator (vyjma jmenování /odvolání AA) LEAR nemusí být ustanovený v době tvorby/odesílání návrhu projektu 16
Deklarace statutu SME 17
MSP s historií SME Self-assessment Questionnaire Nové MSP bez historie + informace o SHAREHOLDERS / PARTICIPATIONS / OTHER RELATIONSHIP 18
Dokončení SME Self-assessment Questionnaire Pokud se nezobrazí načíst znovu záložku My Organization 19
2. Projektový návrh
Šablony projektových návrhů Před spuštěním systému pro předkládání návrhů - šablony pro návrh projektu ve veřejné části PP (v PDF) - zkrácená verze pro 1. kolo 2kolových výzev Po spuštění systému editovatelná verze v interní části PP 21
Registrace projektového návrhu 22
Identifikace koordinátora Editovatelná šablona pro část B Role registrující osoby Základní informace o návrhu 23
Koordinátor zadává PIC partnerů a kontakt na konkrétní osobu (ECAS email) Přidání nového kontaktu v organizaci koordinátora U 2kolových výzev se partneři v 1. kole nepřidávají!!! 24 24
25
Administrativní formuláře (I) - koordinátor může editovat všechny části - partner může editovat pouze své části - Validate form - identifikace prázdných nebo chybně vyplněných polí. části 4 a 5 se v 1. kole 2kolových výzev nevyplňují 26
Administrativní formuláře (II) nelze editovat automaticky se přenáší z údajů v PIC kódu (změna pouze LEAR/Acc.Admin) 27
Administrativní formuláře (III) rozpočet propojených třetích stran se uvádí do: rozpočtu příjemce (akce typu CSA, RIA) oddělených sloupečků (IA) v prvním kole dvoukolových výzev se uvádí pouze souhrnný rozpočet VYUŽÍVAT NÁPOVĚDY!!! 28
Administrativní formuláře (IV) Pokud odpověď na některou otázku ANO, nutné další informace v části B 29
Část B a přílohy: Stáhnout editovatelné šablony (k dispozici od kroku 3): Annex Sections: 1. Excellence 2. Impact 3. Implementation 4. Members of the consortium 5. Ethics and Security Vyplnit všechny části, převést do formátu PDF, nahrát zpět do systému (max. 10.0 MB/soubor) Část B může nahrát pouze KOORDINÁTOR 30
Editace projektového návrhu Návrh je možné editovat až do uzávěrky výzvy Platná je poslední odeslaná verze 31 Pozor u SME Instrument po odeslání není možné návrh editovat!!!
Oznámení výsledků v PP (I) 32
Oznámení výsledků v PP (II) + oznámení na email kontaktním osobám a LEARovi 33
3. Role v Participant Portal Zdroj: Evropská Komise
Role v Participant Portal SELF REG. SELF REG. Zdroj: Prezentace EK 35
Editační pravomoci dle rolí P P 36 Zdroj: Prezentace EK
Nominační pravomoci dle rolí Zdroj: Prezentace EK 37
Co mám dělat? Jsem LEAR, ale nevidím detaily projektu Moje organizace má omylem dva PIC Jsme MSP, ale Participant Portal nás nechce pustit do výzvy pro SME Instrument fáze 1 Chceme předkládat projektový návrh, ale ještě nemáme zvalidovaný PIC ze strany EK Jsme těsně před podpisem GA, ale EK nám ještě nerenominovala LEARa (dokumenty zaslány) Chceme předložit projektový návrh, ale nemáme LEARA Musíme překládat dokumenty pro validaci PIC do angličtiny? Naše firma se přestěhovala na jinou adresu Nevím, zda má moje organizace nominovaného LEARA DALŠÍ DOTAZY? 38
4. Příprava Grantové dohody Zdroj: Prezentace Evropské komise
Průběh přípravy GA - časová osa Invitation + ESR 3 months max. Grant signature 3 weeks ~1 week 2 weeks consortium PO consortium submit GA data remaining issues (if any) submit GA data (final) 40
Průběh přípravy GA Consortium Project Officer sum of scientific/technical, budgetary, administrative, and legal information on your project GRANT AGREEMENT DATA core grant agreement Annex 1, description of the action (project description) Annex 2, budget other annexes 41
Plán projektových prací (Description of Action, DoA) Má stejnou strukturu jako projektový návrh (části A a B). Část A Generuje se automaticky z projektového návrhu a informací vyplněných do online formulářů ve fázi přípravy GA. Část B popisná část projektu Příslušné sekce musí být zkopírovány z části B projektového návrhu do vzorové šablony. Vyplněná šablona ve formátu PDF se nahrává do PP. Pozor na překryvy mezi částmi A a B! 42
Úpravy obsahu projektu Vzhledem k časovému limitu (3 měsíce) se nepředpokládají významnější změny původního projektového návrhu. Možné jsou nicméně úpravy v souvislosti s: Zajištěním souladu s pravidly H2020 např. finančními a právními pravidly Odstraněním administrativních chyb nebo nesrovnalostí Odchodem některého z partnerů během přípravy grantu výjimečné, musí být zdůvodněno Přezkumem v oblasti etiky nebo bezpečnosti Opravou nedostatků identifikovaných hodnotiteli v ESR na dobrovolné bázi 43
Úkoly koordinátora: Přípravná fáze - úkoly jednotlivých aktérů Stanovit začátek (starting date) projektu Dohlédnout na validaci PIC všech žadatelů vč. propojených třetích stran Zkontrolovat rozpočet a vykazovaná období Poskytnut bankovní údaje Připravit plán projektových prací Postoupit zhodnocení finanční kapacity (projekty s příspěvkem 500 tis. EUR) Poskytnout přístupová práva všem partnerům (role PaCo) Úkoly partnerů (vč. koordinátora): zkontrolovat/doplnit údaje o instituci daného partnera Nominace LEAR, PLSIGN Podepsat čestné prohlášení (Declaration of Honour) Úkoly EK: Stanovit předfinancování Nastavit počet a délku vykazovaných období Vyplnění etických nebo bezpečnostních požadavků (část A) 44
Participant Portal: ECAS My Area My Projects
Online formuláře - část A
Význam použitých ikon Nechybí žádné informace Chybí informace: blokuje Pouze pro informaci Chybí informace: v tuto chvíli neblokuje 47
Validační funkce
4a. Příprava Grantové dohody - úkoly partnerů (vč. koordinátora) 49
Data jednotlivých příjemců jsou přeneseny z projektového návrhu 50
Jednotliví partneři zadávají název oddělení, které bude vykonávat projektové práce 51
Tabulky s rozpočtem jsou přeneseny z projektového návrhu - Každý z partnerů kontroluje/případně opravuje nesrovnalosti 52
Představitelé projektu - je nutné provést kontrolu a případně také aktualizaci
Partneři spolupracující s propojenou třetí stranou musí tuto stranu přidat Propojené třetí strany musí být zaregistrované a zvalidované stejně jako příjemci!
Je nutné přidat také detailní rozpočet propojených třetích stran (pokud existují) Propojené třetí strany v projektovém návrhu: RIA: uvádí se 1 souhrnný rozpočet za každého příjemce a jeho propojenou třetí stranu 55 IA: celkový rozpočet propojené třetí strany je vyčíslen odděleně, nejsou ale rozepsány jednotlivé kategorie
4b. Příprava Grantové dohody - úkoly koordinátora 56
Výběr bankovního účtu 57
Specifikace termínu zahájení projektu (variantu fixed starting date nutno obhájit) Ostatní obecné informace jsou přeneseny automaticky (název, abstrakt, ) 58
Kontrola souhrnné finanční informace Pozn. částka týkající se předfinancování je pouze indikativní (!)
Právní & finanční přehled (pouze ke čtení) - Legal Data: Byl daný partner zvalidován? - Financial Data: Výsledek posouzení finanční kapacity - LEAR Appoin.: jmenování LEARa (FP7) - LEAR ext. Mandate: rozšíření pravomocí LEARa pro H2020 60
Přidání pracovních balíčků z části B projektového návrhu 61
Přidání výstupů (Deliverables) z části B projektového návrhu 62
Přidání milníků (Milestones) z části B projektového návrhu 63
Přidání Critical Risks z části B projektového návrhu 64
Project 123456 (Example) Nahrání DoA, Část B (pdf)
Description of Action část B Vyplňte šablonu, převeďte do formátu pdf, nahrajte do PP Šablona předepisuje povinnou strukturu a upozorňuje na možné překryvy s částí A 66
4c. Příprava Grantové dohody - úkoly projektového úředníka 67
Stanovení počtu a délky vykazovaných období 68
Stanovení Reviews 69
Ethics (pouze ke čtení)
5. Podpis Grantové dohody
Minimální nastavení rolí - fáze podpisu GA Koordinátor Primary Coordinator Contact (PCoCo) Legal Entity Appointed Representative (LEAR) Project Legal Signatory (PLSIGN) Ostatní příjemci Participant Contact (PaCo) Legal Entity Appointed Representative (LEAR) Project Legal Signatory (PLSIGN) 1 osoba (= 1 účet ECAS) může mít neomezené množství rolí 72
Příprava grantové dohody - povinnosti PLSIGN PLSIGN online podepisuje: Čestné prohlášení (Declaration of Honour), v němž příjemce stvrzuje, že je způsobilý zúčastnit se projektu a není v situaci, která by vylučovala udělení grantu (např. konkurs) KDY? nejpozději 6 týdnů od vyzvání k asistenci při přípravě GA Grantovou dohodu KDY? nejpozději do 3 měsíců od vyzvání k asistenci při přípravě GA koordinátor projektový úředník EK ostatní partneři (skrze přístupové formuláře do 30 dnů od vstupu GA v platnost) 73
Příprava grantové dohody - nominace PLSIGN Ve fázi přípravy GA je nutné nominovat osobu, která je oprávněná jménem organizace podepisovat smlouvy tzv. Projet Legal Signatory (PLSIGN). Postup 1) Nominace na úrovni organizace (LSIGN) provádí LEAR (příp. Account Administrator) Participant Portal: ECAS My Area My Organisation Organisation Roles je možné nominovat i více osob (tj. vytvořit seznam) Možnost přidat komentář k jednotlivým nominovaným 2) Nominace na úrovni projektu (PLSIGN) provádí hlavní řešitel (PaCo/CoCo) Participant Portal: ECAS My Area My Projects Project Consortium princip 1 GA = 1 podpis Specifický případ: podle interních pravidel příjemce GA podepisují 2 osoby nutno řešit zavedením interního schvalovacího postupu 74
5a. Nominace LSIGN a PLSIGN - praktická ukázka http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html 75
5b. Online podpis Grantové dohody
Online podpis GA Participant Portal ECAS My Area My Projects 77
78
79
Podpis GA ARTICLE 58 ENTRY INTO FORCE OF THE AGREEMENT The Agreement will enter into force on the day of signature by the [Commission][Agency] or the coordinator, depending on which is later. SIGNATURES For the coordinator For the [Commission][Agency] 80
Často kladené dotazy Vnitřní pravidla organizace požadují, aby smlouvy uzavírané jménem organizace podepsali vždy 2 statutární zástupci. Je technicky možné, aby grantovou dohodu v Participant Portal podepsali zároveň 2 osoby (PLSIGNs)? A/N Podepisuje čestné prohlášení (Declaration of Honour) pouze koordinátor projektu? A/N Mohou během přípravy GA všichni členové konsorcia komunikovat s projektovým úředníkem prostřednictvím chatu v Participant Portal? A/N Během přípravy GA je možné měnit složení konsorcia? A/N Veřejná vysoká škola je koordinátorem v projektu H2020 s požadovaným příspěvkem EU 600 000 EUR. Bude EK ověřovat finanční kapacitu této vysoké školy? A/N Může jedna osoba (1 ECAS) působit v organizaci současně jako LSIGN i FSIGN? A/N 81
6. Reportování vůči EK
Přístup k reportingovým nástrojům 83
Moduly pro reportování v PP Periodic Final 84
Kontinuální reportovací nástroj Aktivováno projektovým úředníkem v průběhu 1. VO (notifikace e-mailem) Vložené informace budou později automaticky zahrnuty do průběžné zprávy Deliverables Progress in achieving milestones Updates to the publishable summary Response to critical risks, ethic issues, publications, IPRs, Answers to the questionnaire about the economic and social impact of the project (key performance indicators) 85
Interactions with EC Rozhraní v Participant Portal 86
Reportování po skončení vykazovaného období 87
Reportování po skončení vykazovaného období Dvě části: Průběžná technická zpráva: popis prací na projektu, dosažený pokrok, publikovatelné shrnutí, dotazník Průběžná finanční zpráva: INDIVIDUÁLNÍ finanční výkaz (Annex 4), zdůvodnění použitých zdrojů, SOUHRNNÝ finanční výkaz (= zároveň slouží jako žádost o průběžnou platbu) Zpráva musí být předložena nejpozději do 60 dnů po konci vykazovaného období! 88
INDIVIDUÁLNÍ finanční výkaz H2020 vyplňován elektronicky každým partnerem v konsorciu přes PP nutné online schválení specifickou rolí/osobou tzv. PFSIGN v případě chyby možná oprava (adjustment) šablona v Příloze 4 GA 89
NEW Interaction with EC 90
OSOBNÍ NÁKLADY Objasnění vynaložených nákladů - míra detailu počet člověkoměsíců v jednotlivých pracovních balíčcích Pop-up window SUBDODÁVKY stručný popis položky a zda byla plánována v příloze 1 GA OSTATNÍ PŘÍMÉ NÁKLADY pouze v případě OPN 15 % vykázaných osobních nákladů popis pouze částky převyšující limit začít od největších (nejnákladnějších) položek Viz manuál pro průběžnou zprávu 91
7. Elektronické schvalování finančního výkazu H2020
Kdo finanční výkazy schvaluje? Nejpozději při prvním finančním reportování je nutné v Participant Portal nominovat osobu(y) oprávněnou schvalovat finanční výkazy tzv. (Project) Financial Statement Authorised Singatory (P)FSIGN Postup: 1) Nominace na úrovni organizace (FSIGN) provádí LEAR (příp. Account Administrator) možné nominovat více osob (tj. vytvořit seznam) Tip: Při nominaci může LEAR přidat komentář, který umožní řešiteli vybrat správnou osobu (např.: Finanční výkazy katedry chemie podepisuje od 1.1.2014 Ing. Jaroslav Koláček ) 2) Nominace na úrovni projektu (PFSING) provádí hlavní řešitel (Participant Contact - PaCo) možné nominovat více osob, ale 1 finanční výkaz = 1 podpis 93
Nominace na úrovni organizace - FSIGN Nominace na úrovni projektu - PFSIGN 94
Proces online schvalování finančního výkazu PaCo (případně Task Manager) připraví finanční výkaz a v případě potřeby nahraje naskenovanou kopii Osvědčení o finančních výkazech (CFS) podepsanou auditorem. Originál musí být uchován. PaCo informuje PFSIGN, že finanční výkaz je připraven ke schválení PFSIGN elektronicky podepíše a zašle koordinátorovi Koordinátor může nahlížet do návrhu finančního výkazu a vyjádřit se k němu před oficiálním podpisem. Dále má možnost zamítnout finanční výkaz zaslaný partnerem a vrátit jej k opravě/přepracování. Poté, co koordinátor zašle balíček finančních výkazů EK, obdrží digitálně podepsané elektronické potvrzení o přijetí. 95
Specifika propojených třetích stran Propojené třetí strany nemají povinnost jmenovat role LEAR a FSIGN Příjemce, který spolupracuje s propojenou třetí stranou je povinen zaslat její finanční výkaz koordinátorovi (bez elektronického podpisu) Poté, co koordinátor předá balíček finančních výkazů Evropské komisi, musí být finanční výkaz třetí strany vytištěn a podepsán autorizovanou osobou třetí strany a uložen do projektové dokumentace. Příjemce má povinnost uchovat finanční třetí strany pro potřeby případného auditu. 96
Často kladené dotazy Jsem Task leader a mám na starosti jeden Deliverable, mohu ho do systému nahrát já nebo pouze koordinátor? Mohou náš finanční výkaz schválit online dva PFSIGNs? Musí být FSIGN statutární zástupce organizace? Jak detailně popsat osobní náklady ve finančním výkazu? Je možné vkládat opravy finančního výkazu (adjustments) kdykoliv v průběhu vykazovaného období? DALŠÍ DOTAZY? 97
www.tc.cz www.h2020.cz Finanční dotazy: lojkova@tc.cz, honzatkova@tc.cz Právní dotazy: kotoucek@tc.cz, kratenova@tc.cz