UPOZORNĚNÍ Tento studijní materiál je určen pouze účastníkům letních škol organizovaných sítí kontaktních organizací (RKO-ERA). Pokud máte zájem o využití textu jinak, než k vlastnímu studiu, kontaktujte nás, prosím, na emailu itc@vuts.cz. Rádi Vám vyjdeme vstříc.
Letní škola projektového managementu Radka Pittnerová radka.pittnerova@vuts.cz Inovační a technologické centrum při VÚTS a.s.
ČASOVÝ HARMONOGRAM Denně od 9:00 do 16:00 Blok I 9:00 12:00 Oběd 12:00 13:00 Blok II 13:00 16:00 Práce na zadaném úkolu
Program kurzu Rozdělen do 3 dnů Naučit se a osvojit si základní principy Vyzkoušet si prakticky Technické a behaviorální kompetence (výběr nejdůležitějších) Doplňující materiály k samostudiu Další konzultace on-line nebo osobně ke konkrétním projektům
Na co se zaměříme především Cíle Plán Zdroje Komunikace
Vaši lektoři Radka Pittnerová (1. a 3. den) Martin Maruniak (2. den)
Co nás čeká? Měli bychom se naučit dobře připravit a naplánovat projektový záměr, na základě kterého se nám bude náš projekt co nejlépe realizovat
Poznat co nejlépe prostředí projektů financovaných z veřejných zdrojů Naučit se naplánovat projekt Naučit se co nejlépe odhadnout, co nás v budoucnu může čekat TO ZNAMENÁ PŘEDEVŠÍM
A hlavně Počítat s tím, že pokud naprosto vše proběhne přesně tak, jak jste si to představovali při plánování projektu, bude se jednat o malý zázrak
ZÁKLADNÍ TERMINOLOGIE
Program Projekt Poskytovatel dotace Výzva Zadávací dokumentace Projektový návrh Konsorcium Koordinátor Projektový manažer Konzultant Hodnotitel Projektová smlouva Reporting Monitorovací indikátory Klíčové aktivity Úkoly Audit Finanční řízení Diseminace Povinná publicita
Kapitola první - prostředí VAV PROJEKTY FINANCOVANÉ Z VEŘEJNÝCH ZDROJŮ
Novinka poslední doby? NEe Finanční náročnost VaV projektů Kdo má dost prostředků na financování VaV?
Veřejné prostředky Veřejné zdroje Finance za dokončenou úspěšnou inovaci/výzkum Finance na realizaci určitého výzkumu s určitým cílem/výstupem KDO bude uživatelem majitelem výstupu a uživatelem výsledků
KDYŽ HLEDÁME VHODNÝ ZDROJ..
Na co se zaměřit? KDO poskytuje JÁ Pravidla Kvalita smluvního vztahu Moje motivace Moje schopnosti Moje možnosti
Když vybírám program.. KDO? NA CO? KOLIK? KDE? KDY?
Zdroje informací Program (činnosti, míra spolufinancování) Výzva Příručka pro žadatele Příručka pro řešitele Příručka pro hodnotitele další specifické dokumenty
CO JE PROJEKT?
Projekt je jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení předem stanoveného cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji. ISO 10006 Směrnice jakosti v managementu projektu
IPMA (INTERNATIONAL PROJECT MANAGEMENT ASSOCIATION - EU) PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE USA)
Vymezení v čase Projekt má právě jeden začátek a jeden konec. Nemělo by se tedy stát, že není jasné kdy daný projekt vlastně začal a zda-li již případně neskončil. V případě projektů financovaných z veřejných zdrojů - smlouva
Řízení projektu Efektivní řízení projektu vyžaduje neustálou koordinaci toho, CO má být vytvořeno, KDY to má být vytvořeno a ZA KOLIK to má být vytvořeno. Tyto tři pohledy definují tzv. trojimperativ projektu".
ZDROJE Lidé Materiál Technika
STRATEGIE REALIZACE PROJEKTU JAKÝM ZPŮSOBEM VYUŽIJEME ZDROJE K NAPLNĚNÍ STANOVENÝCH CÍLŮ V DANÉM ČASE
CÍLE PROJEKTU
Jak je to s těmi cíli Záměr vs. Cíl Chci se stát vědcem (chci si prodloužit mládí, nechci jít do práce ) Vystudovat doktorské studium Výstupy vs. Výsledky Disertační práce Diplom Začínající vědec Výstup kurz Výsledek zvýšení znalostí (otrávenost)
Stanovení a formulace projektových cílů musí odpovídat záměrům poskytovatele dotace sdíleny členy realizačního týmu Metoda SMART S specific (specificky) Přesné popsání problémů a jak bude problém vyřešen. M measurable (měřitelný) Ověření účinnosti řešení. Navržení metody ověření. A aligned ( odpovídající potřebám ) Musí odpovídat potřebám realizátora a především poskytovatele dotace. R realistic (reálný) Musí být splnitelné, nepřemrštěné ani přehnaně nepoddimenzované. T timed ( časově ohraničený) Záčatek <-> Konec
Projektový záměr Stanovení a formulace projektových cílů Formulace sdělení Platí zlaté okřídlené pravidlo: Jasně, stručně výstižně. - Snažte se být konkrétní - V tom co říkáte, nesmí být ale (pokud to není úmyslem) - Nedejte možnost k přemýšlení o vašem sdělení, příjemce ho musí brát jako fakt. - Musí být pochopitelné. ( v případě, že Vám příjemce nebude rozumět, Váš projekt nepodpoří) pozn.: Pozor, především u technicky orientovaných projektů! Ne každý hodnotitel má technické vzdělání! - Prodávejte benefity, které Vaše řešení přinese poskytovateli dotace. - Vysvětlete jak moc důležité je, abyste realizovali svůj projekt. Kdo? Kde? Kdy? Jak? Co? Komu? Proč?
Cíle CÍLE PROJEKTU MUSÍ ODPOVÍDAT ZÁJMŮM ZAINTERESOVANÝCH STRAN A RESPEKTOVAT DOSTUPNÉ ZDROJE (nutnost dosažení shody) V OPAČNÉM PŘÍPADĚ. MOŽNOST VZNIKU KONFLIKTU
Trojúhelník determinující cíle
Cesta k financování záměru Subjekt potenciálně ochotný financovat Projektový návrh
Specifické prostředí projektů VaV ČAS ADMINISTRATIVA
Projekt vs. Projektový návrh Rizika při stanovení cílů v projektovém návrhu Projektový návrh Aktuální stav Realizace projektu Počáteční stav CO? JAK? ZA KOLIK? Výsledný stav I CÍL Výsledný stav II CÍL čas
Než začnete psát projekt MANAŽERSKÉ MINIMUM
Základní techniky Ganttův diagram Plán aktivit WBS Organizační struktury Pomohou nám lépe pochopit, popsat a řídit projekt
Ganttův diagram Projektový kalendář Vývoj projektu v čase (příp. návaznosti) Porovnáváme s reálným stavem
Ganttův diagram
PERT Program (or Project) Evaluation and Review Technique - Na začátku GANTT
PERT
Klíčové aktivity Dílčí podprojekty, jejich realizace je NEZBYTNÁ pro dosažení cíle Cíl: strávit dobrodružnou dovolenou v Amazonii Klíčová aktivita: Doprava Výstup: platná letenka v určitém období za určitou předem stanovenou cenu se všemi povoleními pro pobyt Výsledek: mohu dorazit do Amazonie (jedná se o podmínku, bez které bych svůj záměr nemohl/a realizovat)
Klíčové aktivity Projekt: doktorand Cíl: dokončit doktorské studium do 3 let úspěšnou obhajobou doktorské práce a získáním titulu Ph.D. Klíčová aktivita: Zpracování disertační práce Výstup: disertační práce Výsledek: mám informace, na základě kterých jsem schopen přistoupit k obhajobě, která je nezbytným předpokladem pro splnění mého cíle
Ukázka Klíčová aktivita/rok (2009) I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. 1 Mobilizace zdrojů a znalostní základny projektu 2 Marketingová strategie projektu 3 Příprava vzdělávacích materiálů 4 Rozvoj odborných kompetencí akademických pracovníků 5 Odborné tréninky a stáže 6 Pilotní semináře a kurzy 7 Vývoj a realizace nových vzdělávacích pomůcek 8 Inovace studijních programů 9 Marketingová komunikace a diseminace projektu 10 Management
Ukázka klíčových aktivit 1 Inicializace projektu 1.1. Příprava metodiky partnerské spolupráce 1.2. Zahajovací schůzka konsorcia 1.3. Veřejná prezentace projektu 1.4. Technické zpracování výsledků 2 Marketingová strategie projektu 2.1. Příprava celkové strategie 2.2. Návrh a realizace nástrojů projektové vizualizace 2.3. Návrh a realizace webu 2.4. Komunikační strategie 2.5. Navázání spolupráce
Ukázka 3 Příprava vzdělávacích materiálů 3.1. Plán činnosti a mobilizace zdrojů 3.2. ERA 3.3. Procesní kompetence 3.4. Technologické kompetence 3.5. Podklady pro diseminaci a vzdělávací pomůcky 3.6. Řízení a monitoring 4 Rozvoj odborných kompetencí ak. pracovníků 4.1. Plánování vzdělávání a výběr dodavatelů 4.2. Realizace odborného vzdělávání 4.3. Rozvoj odborných jazykových kompetencí 4.4. Řízení a monitoring 5 Odborné tréninky a stáže 5.1. Plánování a organizační zajištění 5.2. Personální management 5.3. Realizace stáží 5.4. Monitoring
Ukázka 6 Pilotní semináře a kurzy 6.1. Příprava plánu pilotních kurzů 6.2. Technické a organizační zajištění 6.3. Realizace pilotních školících aktivit 6.4. Certifikace 6.5. Modifikace kurzů 6.6. Monitoring a vyhodnocení 7 Vývoj a realizace nových vzdělávacích pomůcek 7.1. Příprava plánu realizace 7.2. Vývoj E-learning 7.3. Příprava výukového videa 7.4. Příprava učebních textů 7.5. Testování pomůcek a jejich obsahové dokončení 7.6. Koordinace a monitoring činností 8 Inovace studijních programů 8.1. Vytvoření plánu udržitelnosti 8.2. Začlenění e-learningu do výuky 8.3. Příprava anglické verze e-learningu 8.4. Příprava inovovaných sylabů 8.5. Dokončení studijních pomůcek pro distribuci 8.6. Management distribuce nových výukových materiálů
Ukázka 9 Marketingová komunikace a diseminace projektu 9.1. Řízení a implementace přímé komunikace s cílovými skup. 9.2. Aktualizace a rozvoj webových stránek 9.3. Propagace ESF 9.4. Prezentace projektu a jeho výstupů 9.5. Organizace regionálních výstav 9.6. Organizace výročního sympozia 9.7. Management a monitoring činnosti 10 Management 10.1. Zahájení projektu 10.2. Personální management projektu 10.3. Finanční řízení projektu 10.4. Operační řízení projektu a řízení kvality 10.5. Administrace a monitoring projektu 10.6. Partnerská spolupráce 10.7. Reporty a komunikace s poskytovatelem dotace 10.8. Ukončení projektu
únor 09 březen 09 duben 09 květen 09 červen 09 červenec 09 srpen 09 září 09 říjen 09 listopad 09 prosinec 09 leden 10 únor 10 březen 10 duben 10 květen 10 červen 10 červenec 10 srpen 10 září 10 říjen 10 listopad 10 prosinec 10 leden 11 únor 11 březen 11 duben 11 květen 11 červen 11 červenec 11 srpen 11 září 11 říjen 11 1 Inicializace projektu 1.1. Příprava metodiky partnerské spolupráce 1.2. Zahajovací schůzka konsorcia 1.3. Veřejná prezentace projektu 1.4. Technické zpracování výsledků 2 Marketingová strategie projektu 2.1. Příprava celkové strategie 2.2. Návrh a realizace nástrojů projektové vizualizace 2.3. Návrh a realizace webu 2.4. Komunikační strategie 2.5. Navázání spolupráce 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 3 Příprava vzdělávacích materiálů 3.1. Plán činnosti a mobilizace zdrojů 3.2. ERA 3.3. Procesní kompetence 3.4. Technologické kompetence 3.5. Podklady pro diseminaci a vzdělávací pomůcky 3.6. Řízení a monitoring 4 Rozvoj odborných kompetencí ak. pracovníků 4.1. Plánování vzdělávání a výběr dodavatelů 4.2. Realizace odborného vzdělávání 4.3. Rozvoj odborných jazykových kompetencí 4.4. Řízení a monitoring 5 Odborné tréninky a stáže 5.1. Plánování a organizační zajištění 5.2. Personální management 5.3. Realizace stáží 5.4. Monitoring 6 Pilotní semináře a kurzy 6.1. Příprava plánu pilotních kurzů 6.2. Technické a organizační zajištění 6.3. Realizace pilotních školících aktivit 6.4. Certifikace 6.5. Modifikace kurzů 6.6. Monitoring a vyhodnocení 7 Vývoj a realizace nových vzdělávacích pomůcek 7.1. Příprava plánu realizace 7.2. Vývoj E-learning 7.3. Příprava výukového videa 7.4. Příprava učebních textů 7.5. Testování pomůcek a jejich obsahové dokončení 7.6. Koordinace a monitoring činností 8 Inovace studijních programů 8.1. Vytvoření plánu udržitelnosti 8.2. Začlenění e-learningu do výuky 8.3. Příprava anglické verze e-learningu 8.4. Příprava inovovaných sylabů 8.5. Dokončení studijních pomůcek pro distribuci 8.6. Management distribuce nových výukových materiálů 9 Marketingová komunikace a diseminace projektu 9.1. Řízení a implementace přímé komunikace s cílovými skup. 9.2. Aktualizace a rozvoj webových stránek 9.3. Propagace ESF 9.4. Prezentace projektu a jeho výstupů 9.5. Organizace regionálních výstav 9.6. Organizace výročního sympozia 9.7. Management a monitoring činnosti 10 Management 10.1. Zahájení projektu
WBS Work Breakdown Structure hierarchický rozpad prací rozložit průběh realizace projektu na menší celky a z nich generované výstupy, které jsou podmínkou naplnění projektového cíle. umožňuje lépe odhadnout celkové náklady projektu a lépe plánovat projektové kapacity.
WBS PRAVIDLO 100% pokrývá 100% věcného obsahu projektu musí zahrnovat vše, co musí být realizováno, aby projekt mohl být úspěšně dokončen. ve WBS nesmí nedocházet k překrývání obsahu mezi dvěma prvky WBS které jsou v různých větvích stromu. Taková dvojznačnost by mohla vést k duplicitní práci, nebo chybám v důsledku překrývání odpovědnosti a autority.
WBS
WBS - ukázka
Organizační struktury Pravomoc a odpovědnost Organizujeme zdroje
liniová
Kombinovaná liniově štábní
PŘIPRAVUJEME PROJEKT
Životní cyklus projektu Projektový záměr Program Výzva Výběr projektů Hodnocení Projektový návrh Negociace Uzavření smlouvy Zahájení projektu Ukončení projektu Reporting Realizace projektu
PROJEKTOVÝ NÁVRH
Než začneme psát projekt známe potřeby a zájmy zainteresovaných skupin přizpůsobit obsah, jazyk sdělení a argumentaci strategie vychází ze znalostí prostředí jak bude probíhat proces hodnocení Písemná forma Osobní prezentace Počet kol hodnocení Hodnotící kritéria a jejich váhy
Vlastní text projektového návrhu Při psaní projektového návrhu Obsah a jeho korekce Volba slov Konkrétnost argumentů Kontrola chyb obsahových i formálních IT podpora slabé stránky FORMÁT TEXTU Rozsáhlejší projekty vícekolové hodnocení s možností prezentace projektu
Projektový návrh II Obvykle psaný text Struktura: Stanovení cílů a výstupů Prokázání potřebnosti realizace ve vazbě na aktuální stav (společnosti, oboru, cílové skupiny) Popis realizace Realizační tým a jeho kompetence Finance Struktura bodového ohodnocení
Informace v projektovém návrhu Jasné Stručné Relevantní Srozumitelné Přehledné Konkrétní
Projektové cíle - opakování Metoda SMART S specific (specificky) Přesné popsání problémů a jak bude problém vyřešen. M measurable (měřitelný) Ověření účinnosti řešení. Navržení metody ověření. A aligned ( odpovídající potřebám ) Musí odpovídat potřebám realizátora a především poskytovatele dotace. R realistic (reálný) Musí být splnitelné, nepřemrštěné ani přehnaně nepoddimenzované. T timed ( časově ohraničený) Záčatek <-> Konec
Prokázání potřebnosti realizace u všech částí projektu (významnost kapitol ve vazbě na hodnocení)!! znalost aktuálního stavu změna stavu dosažená realizací projektu konkrétní údaje podepřené prokazatelnými fakty
Popis realizace vlastní odborné řešení klíčové aktivity / úkoly / výsledky / výstupy (F I N A N C E) návaznost časový harmonogram odpovědnost za realizaci
Realizační tým a jeho kompetence popisovat tým vždy ve vazbě na projektový záměr vyhnout se obecnostem Prokazujeme Odbornou způsobilost Schopnost realizovat projekt pro manažerské stránce Odůvodňujeme finanční zdroje
Finance ODŮVODNĚNÍ POŽADAVKŮ Popis realizace (provázání na úkoly a výstupy) Komentáře k financím Lidské zdroje Struktura rozpočtu Technické vybavení 100 000,- Tiskárna, PC, scanner, promítadlo.. 100 000,- Administrativa 1 000 000,- Technický asistent, administrátor projektu, asistent finančního manažera
kvalitní rozpočet = kvalitně připravený projektový záměr s jasně definovaným cílem, postupem řešení a výstupy
Základní znalosti finanční řízení Pracovně-právní agenda Typy pracovních smluv Odvody a jejich výše Úvazky, vykazování odpracovaného času Minimum v oblasti účetních předpisů Zařízení a vybavení (majetek) dlouhodobý/krátkodobý Hmotný/nehmotný Cestovní náhrady Tuzemské/zahraniční Vyhlášky a nařízení (MVSP, interní v rámci organizace) Interní procesy v organizaci Schvalovací procedury Nákup služeb a výběrová řízení
Kvalitně připravený projektový rozpočet vychází z cíle a průběhu realizace projektu je adekvátní plánovaným cílům odpovídá pravidlům stanoveným v zadávací dokumentaci programu je sestaven v souladu s platnou legislativou a interními předpisy příslušné organizace nevytváří zásadní bariéry v průběhu realizace projektu
ROZPOČET V PRŮBĚHU ŽIVOTNÍHO CYKLU PROJEKTU
Základní dokumenty a zdroje informací Pro přípravu rozpočtu projektové žádosti pro konkrétní typ programu bychom měli znát obsah následujících dokumentů: Program (činnosti, míra spolufinancování) Výzva Příručka pro žadatele Příručka pro řešitele Příručka pro hodnotitele další specifické dokumenty!pozor! Obsah těchto dokumentů a požadavky na financování projektů se v různých programech mohou výrazně lišit!
Zadávací dokumentace určuje základní pravidla pro financování projektů CO lze financovat? Kolik prostředků lze získat z veřejných zdrojů? Jak budou probíhat finanční toky? Jaká je odpovědnost příjemce dotace?
JAK BUDE SESTAVEN ROZPOČET? Jak bude probíhat financování projektu, jednotlivé položky a objem požadovaných finančních prostředků = žadatel při respektování pravidel stanovených poskytovatelem.
JAK POSTUPOVAT PŘI TVORBĚ ROZPOČTU PROJEKTOVÉHO NÁVRHU
1. Seznámit se se základními parametry programu/výzvy Minimální/maximální výše rozpočtu Maximální délka trvání projektu Výše veřejné podpory/spolufinancování Uznatelné/neuznatelné náklady Aktivity (financovat pouze uznatelné činnosti) Kdo může žádat Přímé/nepřímé náklady 2. Seznámit se s pravidly regulujícími jednotlivé položky rozpočtu 3. Připravit kvalitní plán realizace projektu s jasně definovanými cíli, postupem realizace a výstupy.
ZÁKLADNÍ PRAVIDLO výdaje MUSÍ BÝT ZPŮSOBILÉ Charakter výdaje přiměřenost (v. musejí odpovídat cenám v místě, oboru a čase obvyklým) a musejí být vynaloženy v souladu s principy hospodárnosti (minimalizace výdajů při respektování cílů projektu), účelnosti (přímá vazba na projekt a nezbytnost pro realizaci projektu) a efektivnosti (maximalizace poměru mezi výstupy a vstupy projektu); Účel výdaje výdaje musejí být nezbytné pro realizaci projektu a musí mít přímou vazbu k aktivitám, realizovaným v souladu s obsahovou stránkou a cíli projektu; Prokazatelnost výdaje výdaje musejí být identifikovatelné a prokazatelné a musejí být doložené účetními doklady s předepsanými (požadovanými) náležitostmi Datum uskutečnění výdaje - výdaje musejí vzniknout a být zpravidla uhrazeny v průběhu realizace projektu, tj. mezi dnem zahájení a ukončení projektu9
PŘÍMÉ VS. NEPŘÍMÉ VÝDAJE V PROJEKTU
Osobní výdaje Platy Odměny z dohod Dohoda o provedení práce Dohoda o pracovní činnosti Autorský honorář Sociální a zdravotní pojištění FKSP (pokud je tvorba povinná ze zákona) Jiné povinné výdaje (např. zákonné pojištění zaměstnanců) Typy pozic, které lze financovat Mzdové tarify Úvazek Výkazy práce
Cestovní náhrady souvisí s realizací projektu ZÁPIS Cestovné Ubytování Stravné Nutné vedlejší výdaje ZAHRANIČNÍ / Tuzemské Vyhlášky a nařízení
Provoz místní kanceláře místní kancelář = provozní náklady přímé / nepřímé kancelářský materiál Náklady na provoz kancelářského vybavení (cartridge) Telefon, poštovné, fax Spotřeba vody, paliv a energie Nájemné
Nákup vybavení a služeb investiční vs. neinvestiční majetek Odpisy Specifické požadavky (např. křížové financování) Výběrová řízení na dodavatele Limity Zakázka malého rozsahu Podlimitní výběrové řízení Zadávací dokumentace Požadavky na dodavatele Specifikace předmětu plnění Parametry výzvy Hodnocení nabídek Smlouva
Náklady vyplývající ze smlouvy publicita propagační předměty (přímé/nepřímé náklady) Prezentace projektu a jeho výstupů audit bankovní garance náklady na zřízení a provoz samostatného účtu projektu
Limity ve výdajových položkách Služby Místní kancelář (nepřímé náklady) Cestovní náhrady (ubytování, stravné) Osobní výdaje stanovené mzdové sazby pro určité typy pozic
Rozpočet Základní milníky: 1. Předání projektové žádosti 2. Proces evaluace 3. Negociace 4. Zahájení projektu Nastavení pravidel čerpání v týmu Systém sledování výdajů Výkaznictví a dokladování Pravidla pro přesun prostředků mezi kapitolami Podstatné vs. Nepodstatné změny v rozpočtu 5. Reportovací periody Aktivity x finance Průběh čerpání 6. Závěrečný report Rozpočet x čerpání prostředků x projektové činnosti a výstupy
Základní nedostatky projektových návrhů Není jasně definovaný cíl Žadatel není schopen prokázat potřebnost Chybí znalost cílové skupiny a jejích potřeb Plán realizace nezajišťuje splnění projektového cíle Výstupy jsou definovány obecně Není zřejmý způsob ověření plánovaných výsledků a výstupů Rozpočet je neadekvátní plánovanému dopadu projektu
Proces hodnocení projektu I Specifický pro různé typy programů Součást balíku zadávací dokumentace Často již ve výzvě Počet kol hodnocení Způsob hodnocení (formální a obsahové)
Proces hodnocení projektu II Termíny hodnocení pro hodnotitele jsou závazné Sankce za nesplnění Podpůrné nástroje On-line systémy (např HOMO) Specifické aplikace (MPO) Hodnotící tabulka Celková hodnotící zpráva (žadatel)
Negociace vyjednávání s poskytovatelem finanční podpory o parametrech kontraktu Zvážit výchozí pozici Příprava na jednání (znalost průběhu negociace a nezbytných procedur) Přímá osobní komunikace (může předcházet poskytnutí materiálů dle požadavků) UZAVŘENÍ KONTRAKTU. REALIZACE PROJEKTU
Realizace v projektu Realizace projektu je zásadně závislá na kvalitě řízení komunikace Tým Pracovní skupiny v rámci týmu Management projektu (interní prostředí) Uživatelé projektových výstupů Poskytovatel dotace
KOMUNIKACE V PROJEKTU
Řízení komunikace v projektu zahrnuje včasné a správné Generování Sběr Distribuce Uložení Zpracování informací v projektu zajistit znalost procesů u všech zainteresovaných osob v projektu (komu, jakou informaci, kdy
Přehled komunikačních procesů Plánování komunikace Řízení komunikací v projektu Distribuce informací Reportování o průběhu a výsledcích Administrativní uzavření
Plánování komunikace v projektu I interní a externí komunikace Požadavky na informace a komunikaci ze strany zájmových skupin projektu vychází z organizační struktury, členění aktivit projektu a základních smluvních požadavků (frekvence reportovací periody a rozsah reportu) Marketingová komunikace Diseminace Komunikační technologie Frekvence komunikace Odpovědnost za kontrolu a zpracování informací
Plán komunikace v projektu II Výstupem PLÁN KOMUNIKACE PROJEKTU (průběžně revidovaný) KDO? (OSOBNÍ ZODPOVĚDNOST) KOMU? CO? (OBSAH) JAK? (FORMA) KDY? FORMÁLNÍ NÁLEŽITOSTI
Distribuce informací v projektu Součást plánu komunikace Sběr a zpracování dat v rámci projektu (včetně korekcí a update ) Struktura distribuce informací (od koho data a v jaké formě/rozsahu) Charakteristika sídlených informací (včetně formátu, obsahu, míry detailu a další jednotná pravidla např. logolink OPVK) Harmonogram (kdy jaký druh komunikace) Dosažitelnost informací mezi plánovanými periodami komunikace Způsob revize a aktualizace plánu komunikace v průběhu realizace projektu
Hlavní nástroje interní projektové komunikace zkušené projektové týmy - nižší nároky na komunikaci ( sen projektového manažera ) ostatní projektové týmy Meetingy Reporty (pravidelné smluvní závazek) IT nástroje
Typy meetingů v projektech VaV Zahajovací meeting (kick off) Pravidelný meeting konsorcia (3/6 měsíců) Specifické meetingy (zaměřené na realizaci konkrétních úkolů) Mid term review Závěrečný meeting (final review)
Zahajovací meeting ( kick off ) Cíl Přehled smluvních povinností a závazků Finance (pravidla a distribuce) Pravidla komunikace mezi partnery Konsorcionální smlouva a IPR Potenciální rizika Kontrolní mechanismy a opatření Kritéria úspěšnosti (jednotliví partneři/poskytovatel) Pracovní plán projektu Diseminační strategie
Kick off administrativní část Zahájení a prezentace hostitelské organizace (10 min) Historie projektu (10 minut) Prezentace partnerských organizací (10 min/partner) Přehled a vysvětlení požadavků poskytovatele dotace (smlouvy) Management projektu a rozhodovací procedury Přehled administrativních a finančních procedur Přehled vzdělávacích potřeb konsorcia (dle projektu)
Kick off technická část Prezentace projektu, přehled technických cílů, výstupů a časového harmonogramu realizace projektu Přehled o zdrojích ve vazbě na plánované výstup (lidské/finanční) Přehled využití výstupů + marketingové a diseminační plány (včetně TIP)
Oficiální záznam z meetingu Typ meetingu / číslo kontraktu / místo / datum / trvání / osoba odpovědná za záznam Seznam účastníků Přehled projednávaných témat Zadaný úkol / odpovědná osoba / termín dokončení / aktuální stav Měl by zahrnovat plán akcí na další období Příští meeting termín, lokalita, datum
Meeting konsorcia - agenda Aktuální stav projektu koordinátor Administrativa a management - projektový manažer Finance Povinnosti vyplývající ze smlouvy (reporty, milníky, výstupy) Stav realizace jednotlivých aktivit Řešení technických problémů + diseminace Akční plán na další periodu Délka prezentací mezi 20-30 min. Mid term přehled plnění výstupů
Závěrečný meeting projektu Hlavní agenda: Přehled projektu Cíle projektu Klíčové výstupy Finance Závěrečná zpráva Audit IPR
Reporty Typ (dle obsahu) Aktivity Finance Časové rozložení periodicita (vychází ze smluvních závazků) Midterm Final Kontrolní mechanismus Struktura Odpovědnost za zpracování Informační toky
Reporty II Report je zpravidla jediný způsob, jak realizační tým prodává výsledky své práce poskytovateli financování. KVALITA REPORTU ZPĚTNÁ VAZBA