Zápis z třetí týmovky Hodnocení kvality Datum a místo konání: 17. 18., Praha Na křížku Účast: - Ondřej Kupka Dick (Písek) - Anna Šlechtová Pírko (Praha) - František Šereda Moulin (Nymburk) - Roman Dvořák Rejpal (Brno) - Břetislav Fiala Goro (Olomouc) - Tomáš Merta (Hradec Králové) - SO - Martin Pavlík - Světluška (H. Králové) Omluveni: - Martin Hovorka Maho (Brno) - Lenka Vyčichlová (Sezimovo Ústí) - Přílohy: - vize kvalitních jednotek (družina, oddíl, středisko, tábor, rádcovský kurz) - upravená kritéria (doplněna vazba na vize, změna pořadí a skupin kritérií dle vize) - upravená prezentace (úprava časového harmonogram str. 28-30, doplnění vizí str. 13) 1) Cíle porady a) přehodnotit časový a věcný harmonogram projektu (viz mail od Dicka z 11.4.) b) připomínkovat rozvinutá kritéria c) co nejvíce připravit věci, které musí jít co nejdříve ven do hnutí před prázdninami d) vytvořit vize kvalitních jednotek 2) Změny v projektu - Před týmovkou Dick představil v konferenci pohled na další pokračování projektu, protože se věci úplně neodvíjely tak, jak jsme si naplánovali a jak bychom chtěli. - Podařilo se nám dát sice do kupy většinu kritérií první vlny a nový web, ale v ostatním (zejména vnější komunikaci, připomínkování a přípravě na testování) se nám až tak moc nedařilo, a to ze tří důvodů: Hlavní důvod je osobní vytížení Dicka v práci na stezce vlčat a světlušek, která se právě dokončuje (vydání v průběhu května), která má v novém programu v tuto chvíli nejvyšší prioritu. Proto bohužel nezvládá spoustu úkolů, které na něj jsou a to ani tak, aby je zvládal delegovat (a to ani přes práci "na plný výkon"). To způsobilo, že nebylo spuštěno připomínkování a zveřejněny potřebné články a informace a v tuto chvíli to kvůli téměř dvouměsíčnímu skluzu ohrožuje start testování první fáze. Druhé dva důvody už více souvisí s projektem jako takovým a s pochybnostmi, zda nastavený proces a časový harmonogram je v pořádku pro celý projekt a pro dobré přijetí hnutím: 1
Dick projekt několikrát prezentoval (Náčelnictvo, krajpáni ) a zaznamenal různé reakce. Jednak pozitivní a podpůrné, ale nebylo ani málo těch, které se toho trochu bojí (ne že by byli proti, ale mají obavy). Potvrdilo to, že diskuse o projektu a zejména o tom, co považujeme za kvalitu, musí být velice důkladné, v dostatečném čase a kritéria musí být spíše závěrem těchto diskusí (ne pouze jejich začátkem). To souvisí s třetím problémem: Kritéria v současné podobě kritérií jsou pro tuto diskusi nad kvalitou nevhodná a to zejména kvůli jejich množství a hutnosti. Máme s tím problém i my sami (prokousat se všemi tabulkami, natož pak ještě všemi úrovněmi na webu). Ukazuje se tedy, že by bylo vhodné vytvořit nějaký jednodušší dokument (cosi jako "vize kvalitní jednotky"), který v základním obrysu stručně a jednoduše popíše kvalitní jednotku (oddíl, středisko ) a její hlavní (či problematické) parametry a bude to něco, co si všichni snadno přečtou a budou o tom moci diskutovat. - Výše uvedené úvahy vedly k návrhu následujícího směřování: nespouštět testování jednotek první vlny dle harmonogramu zaměřit se zejména na diskusi "vizí kvalitních jednotek" a všech dalších částí projektu, více zapojit hnutí do diskuse o tom, co se bude testovat dál interně pracovat na přípravě podkladů pro testování (modul HK do SkautISu, zacílené testování, dolaďování kritérií ) těm, kdo o to projeví zájem, dát k dispozici naše podklady (pilotní oddíly) hlavní testování posunout na léto 2011 - Nedocházelo se k tomuto rozhodnutí snadno a rychle. Je spojením reálných problémů a možností (Dickovo/naše vytížení) a nutnosti neprokaučovat spuštění a zavedení tohoto projektu do hnutí. - K tomuto návrhu se na týmovce vyjádřili jednotliví členové týmu, výsledkem bylo potvrzení tohoto směřování. Další práce během týmovky nás jen ubezpečila, že se jednalo o správné rozhodnutí k dobru celého projektu - Na základě souhlasu s tímto směrem došlo k diskusi a vyjasnění další podoby projektu a to: k úpravě časového harmonogramu (viz bod 3 tohoto zápisu) k vytvoření vizí kvalitních jednotek (viz bod 4 tohoto zápisu) k úpravě komunikace do hnutí (viz bod 5 tohoto zápisu) 2
3) Úprava časového harmonogramu Hlavní změny oproti předcházející verzi: - Posun testování pro první vlnu z roku na 2011 - Doplnění fáze komunikace a připomínkování vizí kvalitních jednotek - Byly stanoveny další týmové porady (28.-29.8. a 8.-9.1.). Následující týmovka v srpnu se bude konat v Hradci Králové - Bylo rozhodnuto neposunovat na základě posunu první vlny termíny pro druhou vlnu (tj. jsme odsunuli začátek a testování první vlny, ale neprodloužili celý projekt) 3
Interní časový harmonogram (dění na týmovkách a mezi nimi) Duben 2009 Říjen 2009 Sepsání a první projednání zadání projektu Zahájení projektu (první schůzka týmu 31.10.-1.11. Praha) Shoda nad zadání projektu Konkrétní rozpracování jednotlivých částí Plán a časový harmonogram Listopad Leden Příprava kritérií pro jednotky z první vlny Leden Únor - Březen Duben Druhá týmovka (30.-31.1. Brno) Diskuse rozpracovaných kritérií Vyjasnění podoby komunikace a testování Představení projektu na Helpdesku, VRJ a Setkání krajů a VRJ Příprava webu kvality Dokončení kritérií první vlny Třetí týmovka (17.-18.4. Praha) Změna časového harmonogramu a komunikace do hnutí Vytvoření vizí kvalitních jednotek Květen - Červenec Připomínkování vizí kvalitních jednotek z první vlny Srpen Září Prosinec Leden 2011 Únor Duben 2011 Čtvrtá týmovka (28.-29.8. Hradec Králové) Finalizace kritérií pro připomínkování Příprava připomínkování kritérií Finalizace zadání modulu HK pro SkautIS Připomínkování kritérií pro jednotky z první vlny Diskuse vizí kvalitních jednotek druhé vlny Pátá týmovka (8.-9.1.) Zapracování připomínek ke kritériím Příprava testování Příprava testování Spuštění testování jednotek z první vlny 4
4) Vize kvalitních jednotek - Vize kvalitních jednotek vnímáme jako nástroj, jak jednoduše ukázat hnutí a nabídnout k diskusi to, co si představujeme pod kvalitní jednotkou. - Jedná se o dokument na necelou jednu stránku, kde je jednoduše a krátce popsáno, co si představujeme pod kvalitní jednotkou - Doplňkem těchto vizí je i formulované poslání dané jednotky a otázky vhodné k podpoře diskuse o těchto vizích. Tyto otázky budou zveřejněny společně s vizemi (mimo přílohu do časopisů) - Vize jsou zpracovány tak, že každý odstavec vize (cca 1-3 věty) odpovídá jedné skupině kritérií v našich tabulkách. Existuje tedy jasné propojení mezi vizí a kritériemi, což má velký význam pro zajištění návaznosti dokumentů a vzájemné kontroly (že na nic důležitého nezapomeneme, že to budeme mít v logickém členění a že nemáme zbytečná kritéria). - Vize jednotlivých jednotek byly zpracovány přímo na týmovce do téměř finální podoby včetně konzultace s týmem - V nejbližší době bude různými cestami komunikována do hnutí, aby nich diskutovalo a mohlo se k nim vyjádřit - Vnímáme jako významnou příležitost, aby se vize dostaly jako možné téma na lesní akce, na předsněmové diskuse a ke všem činovníků prostřednictvím časopisů - Po úvaze považujeme název vize kvalitní jednotky (oddílu, družiny ) jako srozumitelný a použitelný pro komunikaci do hnutí - Vize byly provázány s tabulkami kritérií, a to tak, že došlo ke změně uspořádání, názvů a řazení jednotlivých kritérií a skupin kritérií 5) Upravený harmonogram komunikace - Vzhledem k úpravě harmonogramu a stylu zavádění došlo k úpravě harmonogramu a způsobu komunikace do hnutí, kterou vnímáme jako nezbytnou a velice důležitou součást zavádění hodnocení do hnutí, se kterou musíme začít dříve a jinak než u jiných projektů Nového programu - Klíčové nové prvky komunikace jsou následující: Článek do červnového Skautského světa a Kmene o projektu Hodnocení kvality Příloha do zářijového Skautingu s vizemi všech jednotek první a druhé vlny Barevný (zelený) leták (podobný jako ke stezkám) se základními informacemi o celém projektu k rozdávání na semináři, zaslání na jednotky Články představující vize s diskusí na webu kvality nebo pod článkem - Jednotlivé fáze komunikace a jejich forem (nová verze) Duben Zveřejnění základního článku o projektu článek křižovatka 25.4. Květen Zveřejnění vizí kvalitních jednotek - družina - oddíl - středisko - tábor 5 články na křižovatce - 2.5. - 7.5. - 12.5. - 19.5.
Přidání vizí jednotek do balíčku na lesní akce e-mail Kikině 2.5. Předání vizí jako námět do předsněm. diskuse e-mail Bořkovi 2.5. Vložení letáku k HK do balíčku na lesní akce předat Kikině 30.5. Červen Červenec Srpen Září Diskuse o vizích kvalitních jednotek 1. vlny Článek o systému HK do časopisu - - Vize kv. jednotek 1. a 2. vlny všem činovníků Připomenutí diskuse vizí kvalitních jednotek diskuse pod článkem diskuse na webu kvality Skautský svět a Kmen příloha časopisu Skauting články na křižovatce - 10.9. - 17.9. Říjen Zveřejnění kritérií 1. vlny k připomínkování článek křižovatka 31.1. Oslovit své známé ze všech oblastí adresný mail od členů týmu (předpřipravený dopis) Listopad Prosinec probíhá připomínkování, zapojte se do něj (uzávěrka na konci ledna) článek na křižovatce Leden 2011 upozornění na uzávěrku připomínek (týden před koncem ledna) článek na křižovatce Únor 2011 Březen 2011 Duben 2011 hlavní testování bylo spuštěno (na konci května) článek na křižovatce + infokanál + banner křižovatka + balíček ORJ a KRJ 6
Součástí komunikace je i informování ústředních orgánů, jejíž aktuální časový harmonogram je následující: Únor Podání řádného materiálu do NJ 26.2. Březen Projednávání v NJ 27.3. Duben - Květen Červen Předložení vizí kvalitních jednotek první vlny do skupin, VRJ a NJ Projednání vizí kvalitních jednotek první vlny na MS, VRJ a NJ 2.5. 5.6. Červenec Připomínkování vizí kurzů s OVČINem 31.7. Srpen Září Předložení vizí kvalitních jednotek druhé vlny do skupin, VRJ a NJ Projednání vizí kvalitních jednotek druhé vlny na MS, VRJ a NJ 5.8. Září Říjen Předložení kritérií první vlny k připomínkovaní 31.7. Prosinec Připomínkování kritérií první vlny v NJ Prosinec 6) Další body - Zacílené testování - Pírko zpracovala zadávací formulář do databáze možných oddílů pro zacílené testování. Do této databáze se budou vkládat oddíly, které my nebo lidi z našeho okolí dobře známe (abychom mohli následně porovnat výsledky hodnocení s vlastní zkušeností) - V první fázi zadáme do databáze oddíly z našeho okolí, následně podle toho, co se sejde, Pírko zúží seznam oddílů, které sháníme a které nemáme ještě pokryté, o které oslovíme lidi z našeho okolí - Web kvality - Goro připravil web kvality (dostupný přes adresu www.skaut.cz/kvalita). Budeme jej používat jako základní prostor pro lidi z hnutí k připomínkování a informování o projektu - Na základě úprav harmonogramu bude potřeba náplň webu aktualizovat (doplnění časového harmonogramu, vizí ) a upravit připomínkovací a diskusní část (viz dále) - Připomínkovací a diskusní část bude upravena následovně: Maximální zjednodušení (odstranění zbytečných údajů ) Na titulní straně nadpisy vizí vč. poslání, bude vidět počet příspěvků a u registrovaných uživatelů i to, kolik je nových příspěvků Po kliknutí se dostanou na stránku s rozepsanou vizí (vč. otázek) Na každý odstavec (či otázku) vize bude možné kliknout, čímž se uživatel dostane stránku s jednotlivými názory a bude moci přidat svůj 7
- Modul Hodnocení kvality do SkautISu - Rejpal představil analytický model modulu Hodnocení kvality do SkautISu - Jedná se celkem 3-5 tabulek s odhadovanou finanční náročností cca 20 tis. Kč + grafické rozhraní + definování přístupových práv, kdo co může vidět - Vypadá to, že všechny funkcionality by měly být možné. Časově to bude zpracováno až po vytvoření modulů pro sněmy (aktuální nejvyšší priorita SkautISu), s čímž by se to ale nemělo potkat - Bude financováno ze zdrojů Nového programu (příp. ze Slovenského projektu, pokud vyjde) - Modul bude nyní zaměřen na základní podobu, kdy se vyplní a ukáže stav jednotky (vč. srovnání s průměry). Další výstupy (grafy ) budou řešeny až následně zřejmě dobrovolnickým vývojem. - Harmonogram je následující (náčrtek harmonogramu viz DropBox / Porady) Rejpal připraví funkční zadání modulu a skicu grafického uspořádání (30.5) Dick a tým budou připomínkovat zadání modulu (do konce srpna) Firma Skeleton modul naprogramuje (říjen ) Interní připomínkování modulu (listopad až prosinec ) Testování modulu (leden až únor 2011) Rezerva (únor až březen 2011) Modul připravený ke spuštění (duben 2011) - Ostatní Kdy začneme kritéria doplňovat o kritéria pro specifické oddíly (vlčata, smíšený )? Chceme to mít hotové na připomínkování, tj. je potřeba mít hotové návrhy do srpnové týmovky. V tuto chvíli uvažujeme specifika vlčata-světlušky / věkově smíšený / vodáci, příp. další návrhy přinese Pírko Kdy začneme nastavovat váhy jednotlivých kritérií? Toto provedeme až nakonec pro testování (tj. po uzavření připomínkování kritérií), během testování bude dostatečný prostor toto diskutovat a odladit s hnutím Kolik kritérií bude moci mít jedna jednotka? Potvrdili jsme si, že dotazník musí mít nakonec max. velikost jedné strany A4 (oboustranně). Goro s pomocí Dicka zkusí připravit grafický návrh dotazníku, abychom zjistili, kolik kritérií se na tento jednolistový dotazník vejde. Tento počet by měl být maximem kritérií na jednotku. Kdy budeme případně vyhazovat kritéria, abychom jich neměli příliš? Až po uzavření připomínkování a přípravě testování a dotazníku pro hodnocení. Na základě Názvy úrovní kvality (v krizi, slabý, dobrý, perfektní) pracovní nebo už finální? Považujeme je za vyhovují pro celkový název status jednotky, ale pro jednotlivá kritéria budeme používat méně zavádějící pojmy: hodně slabý slabý - dobrý - hodně dobrý Témata pro diskusi někdy příště. Povolit nebo zabránit úpravu hodnocení kvality tak, aby sloužil jinak než dle původních představ (např. jako bič) 8
6) Úkoly do nejbližší týmovky Domluvit prostor v červnovém Skautingu/Skautském světě Dick 20.4. Informace o projektu na křižovatku Dick 25.4. Upravit web kvality na připomínkování vizí kvalitních jednotek Goro 25.4. Domluvit přílohu do zářijového Skautingu Dick 25.4. Článek do červnového Skautského světa Dick 25.4. Aktualizace webu dle upraveného harmonogramu Goro 25.4. Zpracovat zápis a výstupy z dubnové týmovky Dick 25.4. Adresný mail střediskům, okresům a krajům ohledně projektu Dick/Moulin 30.4. Seznámit se z výstupy dubnové týmovky Maho, Léňa 30.4. Zaslat vize jednotek do VRJ a skupin Dick 2.5. Domluvit zařazení vizí do předsněmové diskuse Dick 2.5. Připravit články na křižovatku s vizemi kvalitních jednotek Moulin 2.5. Vize kvalitního čekatelského kurzu Tomáš 2.5. Vize kvalitního vůdcovského kurzu Tomáš 2.5. Vize kvalitního instruktorského kurzu Tomáš 2.5. Připravit draft letáku k Hodnocení kvality Dick 2.5. Předložit vize kvalitních jednotek do NJ Dick 2.5. Vložit do databáze pro zacílené testování oddíly, které známe Všichni 10.5. Dokončit kritéria pro tábor Maho 15.5. Dokončit tabulku kritérií pro rádcovský kurz Světluška 15.5. Zajistit vydání letáku k Hodnocení kvality Dick 20.5. Zjistit, které oddíly nemáme a které musíme najít Pírko 30.5. Konzultovat vize kv. kurzů se zpravodajkou pro vzdělávání Tomáš/Dick 30.5. Připravit funkční zadání modulu HK do SkautISu Rejpal 30.5. Zpracovat skicu grafického uspořádání modulu HK do SkautISu Rejpal 30.5. Dát Gorovi nástřel grafického uspořádání dotazníku Dick 30.5. Rozvinout kritéria pro družinu Dick 15.6. Oslovit naše známé pro nalezení oddílů, které hledáme Všichni 30.6. Sestavit grafický návrh dotazníku Goro 30.6. Podklady pro přílohu do zářijového Skautingu Dick 31.7. Zamluvit základnu na týmovku v srpnu Světluška 31.7. Zpracovat první nástřel standardů pro ústřední orgány Dick 15.8. Připravit čtvrtou týmovku Dick 20.8. Připravit návrh rozšíření kritérií pro oddíl dle zaměření oddílu Pírko 27.8. Dát Dickovi peníze za dubnovou týmovku na jídlo (100 Kč) Skoro všichni 28.8. Podklady pro osobní oslovení k připomínkování členy týmu Dick 31.10. Osobní oslovení známých s žádostí o připomínkování všichni 15.11. 9