Blokový grant Fond pro nestátní neziskové organizace Seminář pro úspěšné žadatele BG FNNO František Brückner, Dita Tesařová, Veronika Řežuchová, Jitka Norková, Radim Cenek, únor 2013
Program semináře 10:00 10:05 úvod 10:05 10:15 3. výzva v číslech 10:15 10:20 Základní pravidla 10:20 11:00 Monitoring sub- projektu 11:00 11:10 Publicita sub- projektu 11:10 11:20 přestávka 11:20 12:00 Vedení účetnictví sub- projektu a finanční toky 12:00 12:10 NesrovnalosL a sankce 12:10 12:50 Veřejné zakázky 12:50 13:00 Pár rad na závěr 13:30 15:00 Individuální konzultace
3. výzva v číslech Celková alokace pro 3. výzvu: 35 000 000 Kč Počet přijatých žádosr: poskytování sociálních služeb: 54 životní prostředí: 35 Počet hodnocených žádosr: poskytování sociálních služeb: 38 životní prostředí: 32 Počet schválených žádosr: poskytování sociálních služeb: 10 životní prostředí: 10 Celkem rozděleno: poskytování sociálních služeb: 18 565 022 Kč životní prostředí: 17 496 692 Kč
Rozdělení žádost podle krajů celkem žádosr/ sociální služby / životní prostředí / celkem žádáno 1. výzva: 33 / 22 / 11 / 65 mil. 2. výzva: 38 / 25 / 13 / 87 mil. 3. výzva: 36 / 22 / 14 / 78 mil. 1. výzva: 40 / 27 / 13 / 63 mil. 2. výzva: 31 / 19 / 12 / 56 mil. 3. výzva: 30 / 17 / 13 / 56 mil. 1. výzva: 34 / 20 / 14 / 65 mil. 2. výzva: 30 / 22 / 8 / 60 mil. 3. výzva: 23 / 15 / 8 / 20 mil.
Rozdělení žádost podle témat ProblemaXka ŽP 3. výzva
Rozdělení žádost podle témat Poskytování sociálních služeb 3. výzva 2. Výzva
Základní pravidla Jitka Norková
Jak s námi komunikovat e- mail: blokovygrant@nap.cz vždy uvádějte do předmětu e- mailu registrační číslo Vašeho sub- projektu, tj. 72- BG- XXX Pokud možno uvádějte v e- mailu i telefonní spojení Nikdy nepište na osobní e- mailové adresy jednotlivých pracovníků nadace nutné kvůli archivaci nebo příp. sporům Hlavní telefonní spojení: 515 903 115 Adresa pro zasílání nebo osobní konzultace: Nadace Partnerství Údolní 33 602 00 Brno
Co udělat nejdříve Přečíst si Příručku pro žadatele a příjemce (cca 40 stran) a Postupy pro zajištění publicity (4 strany) Uzavřít pracovně právní vztahy pozor na data uzavření! Vytvořit si šablony na dokumenty (obě loga + ČJ a AJ věta o podpoře) Seznámit se s formuláři - na www.nadacepartnerstvi.cz Granty Blokový grant Pro příjemce Konzultovat předem veřejné zakázky
Monitoring sub- projektu Jitka Norková
Zprávy a platby Zálohová platba je převedena do 15 dnů od podpisu smlouvy Průběžnou zprávu o realizaci sub- projektu obsahující věcnou a finanční část vypracovává příjemce každých 6 měsíců na základě finanční čásl zprávy, tj. podle skutečného čerpání v předchozím období, je konečnému příjemci vyplacena další platba a to až do vyčerpání 90% grantu Pokud projekt nezačíná 1. dne v měsíci, tento neúplný měsíc se přičítá k 6- L celým Příklad 1: projekt začíná 1.4. monitorovací období je 1.4. 30.9. Průběžná zpráva musí být podána do 30.10. Příklad 2: projekt začíná 3.4. monitorovací období je 3.4. 31.10. Průběžná zpráva musí být podána do 30.11.
Zprávy a platby Závěrečná zpráva odesílá se do 30 dnů od schválení poslední průběžné zprávy PZ a ZZ obsahují informace o výstupech sub- projektu formulář závěrečné zprávy je odlišný od formuláře průběžné zprávy závěrečná zpráva bude obsahovat kompletní soupisku (nezjednodušenou) + CD se všemi doklady a výstupy za celé období realizace sub- projektu po vyúčtování 100% grantu a schválení ZP je příjemci převedeno zbývajících 10% Monitorovací zprávu předkládá se v době udržitelnosl sub- projektu, tj. po uplynur 12 měsíců od ukončení realizace sub- projektu, nebo od podání poslední MZ celkem jsou příjemcem vypracovány 3 MZ MZ obsahuje informace o prokázání výsledků realizace sub- projektu
Dokladování výsledků a výstupů musí být zdokladované dle přílohy 3 smlouvy, jinak nemohou být uznány je nutné zachovávat formát předepsaný přílohou 3 (pdf, není li stanoveno jinak) nelskněte zbytečně srozumitelné názvy souborů dbejte na dodržování pravidel publicity akce pro cílové skupiny hlásit 10 dní předem na blokovygrant@nap.cz mystery shopping, ex ante a interim kontroly vzniklé problémy hlásit, potenciální konzultovat
Časté chyby Výstupy nejsou zdokladované podle přílohy 3 Není zachován předepsaný formát (např. pdf) Fotografie pouze v pdf, nevkládat do Wordu ani ppt Zjevná nekvalita některých výstupů (často studie) Fotografie před a po nejsou foceny ze stejného místa nebo jich je málo ČinnosL v pracovním výkazu se neshodují s náplní práce V pracovních výkazech se objevují činnosl spadající do nepřímých výdajů (administralva, účtování, vedení pokladny apod.) Pracovní výkazy jsou příliš stručné (nestačí jen napsat koordinace projektu)
Změny sub- projektu Nepodstatné změny sub- projektu změny, které neovlivní dosažení cílů sub- projektu a nedotknou se povinnosr uvedených ve Smlouvě o poskytnui grantu (zejména naplňování ověřitelných výstupů) mohou být provedeny bez předchozího schválení příjemce o nich musí informovat v nejbližší PZ nepodstatná změna rozpočtu, za kterou jsou považovány všechny změny rozpočtu, které nevedou ke změně podílu inveslčních výdajů o více než 20 % celkových výdajů sub- projektu, nebo změně podílu výdajů na služby o více než 20 % neinveslčních výdajů sub- projektu; celková výše inveslčních výdajů však nesmí překročit 70 % celkových oprávněných výdajů sub- projektu, změna harmonogramu realizace sub- projektu týkající se jednotlivých aklvit změna smlouvy konečného příjemce s partnerem mající charakter nepodstatné změny změna ve statutu plátce DPH změna statutárního zástupce další změny, které neovlivní dosažení ověřitelných výstupů a plnění cílů sub- projektu
Časté chyby Co je třeba v rámci NZ uvádět: Změny názvů pracovních pozic, byť se zdají být marginální Změny ve výši úvazků oprol schválenému rozpočtu Změny v nákupech vybavení (např. PC místo notebooku) Změny týkající se posunu harmonogramu aklvity Vše, co se odlišilo od žádosl
Změny sub- projektu Podstatné změny sub- projektu změna v klíčových aklvitách, rozpočtu, financování či jiných oblastech sub- projektu, která výrazněji mění charakter a obsah sub- projektu oprol schválené žádosl podstatná změna sub- projektu zakládá povinnost upravit nebo doplnit Smlouvu o poskytnur grantu a nesmí být provedena před jejím schválením a doplněním do Smlouvy formulář Žádost o schválení podstatné změny sub- projektu změna právní formy konečného příjemce, změna příjemce sub-projektu, změna partnera sub-projektu, změna týkající se ověřitelných výstupů nebo výsledků, podstatná změna rozpočtu, za kterou jsou považovány všechny změny rozpočtu, které vedou ke změne podílu investičních výdajů o více než 20% celkových výdajů sub-projektu, nebo změně podílu výdajů na služby o více než 20% neinvestičních výdajů sub-projektu, změna začátku realizace sub-projektu, změna data ukončení sub-projektu, změna projektového účtu.
Kontrola na místě + audit Kontrola na místě minimálně 70 % sub- projektů bude alespoň jednou zkontrolováno na místě po celou dobu platnosl Smlouvy o poskytnur grantu Kontrola věcné čásx dodání spolufinancovaného zboží, uskutečněné práce a poskytnutých služeb, průběhu realizace sub- projektu s ohledem na časový plán a realizované výdaje, ověření naplňování ověřitelných výstupů a monitoringu výsledků, uchování inveslčního majetku pořízeného z prostředků BG FNNO ve vlastnictví konečného příjemce až po dobu 10 let od ukončení sub- projektu (viz. kap. 5.9.2.), zabezpečení publicity apod.
Kontrola na místě + audit Kontrola finanční čásx bude zahrnovat kontrolu Audit podkladů prokazujících dodání spolufinancovaného zboží, vykonání práce a dodání služeb, správnost vedení účetnictví ve vztahu k sub- projektu, zaúčtování dodaného zboží, práce a služeb v účetnictví konečného příjemce, zajištění archivace všech relevantních dokumentů týkajících se sub- projektu, zajišťuje zprostředkovatel průběžný finanční audit minimálně u vzorku 15 % celkové alokace BG FNNO
Publicita sub- projektu Jitka Norková
Pravidla publicity Co je vždy Plakát A2 v kanceláři, při kontaktu s cílovou skupinou šablona je k dispozici na stránkách BG FNNO Údaje o projektu na www stránkách popis projektu Loga + věta o podpoře + prokliky
Pravidla publicity Co je nutné uvádět Loga Programu švýcarsko- české spolupráce Nadace Partnerství Ke stažení: hyp://www.nadacepartnerstvi.cz/blokovy- grant/pro- prijemce Informace o financování z Programu švýcarsko- české spolupráce vždy CZ: Podpořeno z Programu švýcarsko- české spolupráce. (také u mediální prezentace, audiovizuálních materiálů) + někdy EN: Supported by a grant from Switzerland through the Swiss ContribuSon to the enlarged European Union.
Pravidla publicity Kde je nutná publicita Informační materiály (elektronické i Lštěné) loga + CZ info o financování tiskové zprávy, pozvánky, letáky Propagační a reklamní materiály loga + EN a CZ info o financování (25 % nahoře EN informace) plakáty (umístit v prostorách konání projektů) billboardy (postavit v průběhu stavebních prací) pamětní desky ( po skončení stavby nahradí billboard) nálepky Materiály z realizace měkkých projektů (dodávky služeb, zařízení) loga + EN a CZ info o financování (25 % nahoře EN informace) písemné výstupy jako např: školící manuály, studie, analýzy
Pravidla publicity Informování o významných akcích sub- projektu 10 dnů předem Příjemce grantu poskytne Nadaci Partnerství jeden výlsk od každého vydaného propagačního materiálu. Příjemce grantu poskytne Nadaci Partnerství 2 fotografie z projektu v Lskové kvalitě. Nadace Partnerství si vyhrazuje právo publikovat ve svých materiálech výsledky podpořených projektů, včetně fotografií Při výrobě propagačních materiálů upřednostňujeme takové postupy, které jsou šetrné k životnímu prostředí, tj. použir recyklovaného papíru, eliminace nadbytečného počtu Lskovin apod.
Pravidla publicity Nejčastější chyby Publicita chybí nebo je provedena nesprávně (chybí věta o podpoře) Chybí informace o projektu na www stránkách Loga na automobilech jsou příliš malá nebo nesprávně uváděná Příjemce vkládá jiná loga mezi loga Swiss ContribuLon a Nadace Partnerství nelze! Pozor na chyby v anglické větě o podpoře (Weiss místo Swiss)
Vedení účetnictví sub- projektu a finanční toky Veronika Řežuchová
Základní pojmy Oprávněné výdaje Souvisí s realizací sub- projektu, vznikly po podpisu smlouvy a jsou hrazeny max. 60 dnů po ukončení sub- projektu Neoprávněné výdaje InvesXční majetek Přímé výdaje jsou přímo přiřaditelné k realizaci konkrétních aklvit sub- projektu Nepřímé výdaje nejsou přímo přiřaditelné ke konkrétní aklvitě (administrace, cestovné viz příručka)
Finanční toky Zálohová platba ve výši 25 % až 60 % v závislosl na délce a harmonogramu čerpání sub- projektu splatnost - 15 kalendářních dnů od podpisu smlouvy
Finanční toky Průběžné platby na základě Průběžné zprávy o realizaci sub- projektu do 30L dnů po uplynur 6L měsíců realizace sub- projektu, finanční část zprávy obsahuje: soupisku výdajů v případě realizace sub- projektu s partnerem obsahuje soupiska výdajů KP také oprávněné výdaje partnera (Žádost o refundaci oprávněných výdajů partnera). KP je zodpovědný Zprostředkovateli za oprávněnost výdajů na straně Partnera. upravený harmonogram čerpání výdajů žádost o platbu na dalších 6 měsíců realizace sub- projektu (= skutečnému čerpání v předchozím období) čestné prohlášení o DPH zda vznikl nebo nevznikl nárok na uplatnění DPH v souvislosl s projektem
Finanční toky Žádost o průběžnou platbu schválena převod platby do 10L kalendářních dnů od schválení Průběžné zprávy o realizaci sub- projektu snížena o neoprávněné výdaje KP je vyzván k dopracování/ přepracování Průběžné zprávy o realizaci sub- projektu ve lhůtě 10L dnů. Pokud KP nepředloží do 15L dnů přepracovanou zprávu bude moci žádat o platbu až po uplynur dalších 6L měsíců. neschválena (v případě zjištění nesrovnalosl při realizaci sub- projektu) Postup u Průběžné platby jsou prováděny až do vyčerpání výše 90% prostředků poskytnutého grantu. Závěrečných 10% prostředků obdrží KP až po předložení ŽádosL konečného příjemce o závěrečnou platbu a po schválení Závěrečné zprávy o realizaci sub- projektu.
Finanční toky Závěrečná platba KP předkládá Zprostředkovateli do 90L dnů po ukončení realizace sub- projektu Závěrečnou zprávu o realizaci sub- projektu, finanční část obsahuje: soupisku výdajů za celou dobu realizace sub- projektu podrobný přehled čerpání výdajů žádost o závěrečnou platbu
Finanční toky Žádost o závěrečnou platbu schválena převod platby do 10L kalendářních dnů od schválení Průběžné zprávy o realizaci sub- projektu snížena o neoprávněné výdaje KP je vyzván k dopracování/ přepracování Průběžné zprávy o realizaci sub- projektu ve lhůtě 15L dnů neschválena (v případě zjištění nesrovnalosl při realizaci sub- projektu uplatní Zprostředkovatel postup dle 13. Příručky pro žadatele)
Finanční toky Kontrola nepřekrývání výdajů zamezení dvojitého financování výdajů v rámci průběžných zpráv značení prvotních dokladů financováno z BG FNNO (v případě realizace více sub- projektů v jedné organizaci uvádějte číslo Smlouvy o poskytnur grantu
Finanční toky Příjmy projektu inkasované úroky na bankovním účtu tržby z prodeje zboží nebo majetku v rámci realizace sub- projektu (např. publikace) tržby z prodeje služeb poskytovaných v rámci realizace sub- projektu (např. pečovatelská služba) v soupisce dokladů se uvádí s kladným znaménkem.
Vedení účetnictví Samostatný účet (podúčet) po celou dobu slouží výhradně a pro platební operace související s realizací sub- projektu výdaje s vedením účtu v období realizace sub- projektu jsou oprávněnými výdaji projektu Samostatná pokladna pro platební operace hrazené hotově v souvislosl s realizací sub- projektu
Vedení účetnictví Prokazování oprávněnosx výdajů oprávněnost výdajů prokazuje KP všechny účetní případy musí být při podání průběžných zpráv doloženy účetními doklady (kopie)+ scan značení dokladů financováno z BG FNNO) seznam účetních dokladů, kterými se prokazují oprávněné výdaje kapitola 14.4. Příručky žadatele pokud dané plnění není používáno zcela pro sub- projekt se použije alikvotní část výdaje (nutno doložit metodu výpočtu) pořízení invesxčního majetku je oprávněným výdajem pouze pokud se KP zaváže ve Smlouvě o poskytnur grantu uchovat majetek dle Příručky pro žadatele kapitola 14.4.
Archivace Základní principy archivace Všechny dokumenty související s realizací sub- projektu uchová KP v souladu s právními předpisy ČR, minimálně však po dobu 10 L let od schválení Závěrečné zprávy o realizaci sub- projektu a to na akceptovatelných nosičích údajů. Dokumenty k archivaci na úrovni KP výčet dokumentů a výstupů viz Příručka, kapitola 18
Časté chyby v žádosx o platbu Na dokladech chybí povinné označení Financováno z BF FNNO (Toto označení musí být na každém paragonu, faktuře, u cestovního příkazu také na jízdenkách atd. Nestačí, když je označení pouze na papíru, kde jsou doklady nalepeny) Dokládané výdaje nejsou dobře zkontrolovatelné (např. paragony z pokladny jsou nalepeny přes sebe - je překrytá částka nebo jiný údaj, doklady nejsou čitelné špatná kopie, doklady nejsou kompletní) Sledované období vyplňujte přesný datum Výdajový princip v průběžné zprávě můžete nárokovat pouze výdaje, které byly uskutečněny ve sledovaném období (sledované období od 1.1.2012 30.6.2012, mzdy za 6/2012 vyplacené 15.7.2012 budou obsaženy až v další průběžné zprávě)
Časté chyby v žádosx o platbu Pracovní smlouva/dodatek k pracovní smlouvě musí obsahovat název pracovní pozice dle schváleného rozpočtu, výši úvazku (míra zapojení v sub- projektu), výši odměny vztahující se k úvazku (může být uvedena samostatně na platovém výměru), náplň práce vztahující se k sub- projektu (opět může být uvedena samostatně jako zvláštní příloha) Dokladování osobních výdajů pracovní smlouvy/dodatky k PS, mzdový list/výplatní pásky, doklady o úhradě, výkaz práce (součást ŽádosL konečného příjemce o platbu)
Časté chyby v žádosx o platbu Uvádění osobních výdajů do soupisky osobní výdaje za zaměstnance vepisujte do soupisky jednotlivě, do popisu výdaje uveďte označení o kterého zaměstnance jedná a za který je to měsíc Výdaje na výpisech z účtu nejsou označeny Výdaje nárokované 100% z BG FNNO nejsou hrazeny přímo z projektového účtu Změny rozpočtu nejsou popsány (průběžná zpráva nepodstatné změny)
NesrovnalosX a sankce František Brückner
NesrovnalosX Jakékoliv jednání nebo opomenur, které má za důsledek neoprávněné čerpání či užir prostředků grantu zejména podvod, zpronevěra, uvedení záměrně klamavých či nepřesných údajů, porušení povinnosr vyplývajících ze Smlouvy o poskytnur grantu, porušení podmínek řádného využir grantu ve smyslu nehospodárnosl či netransparentnosl výdajů, atd. Postup při šetření nesrovnalosx 1. nejedná se o nesrovnalost - ZP informuje o výsledku Národní koordinační jednotku (NKJ), kterou je Ministerstvo financí; 2. závažné porušení Smlouvy ZP vyčíslí nesrovnalost; informuje NKJ a zašle KP žádost o vrácení neoprávněně použitých finančních prostředků; 3. podezření na spáchání trestného činu ZP postoupí šetření NKJ, která případ předá orgánům činným v trestním řízení; 4. podezření na porušení zákona o veřejných zakázkách - ZP postoupí šetření NKJ, která předá případ k dalšímu šetření Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže nepředložení Průběžné zprávy o realizaci sub- projektu ve stanovené lhůtě je posuzováno jako nesrovnalost
Sankce snížení výše grantu v případě, že výsledná hodnota výstupů a výsledků nedosáhne plánovaných hodnot výsledná hodnota bude vypočtena jako průměr více ukazatelů, odděleně pro ukazatele ověřitelných výstupů a výsledků. V případě ověřitelných výsledků se jejich dosažení měří kumulalvně za všechny roky. nedodržení doby vlastnictví inveslce nedodržení podmínek pro případ rekonstrukce nebo dostavby pronajatých prostor nedodržení pravidla archivace a publicity 3% grantu
Veřejné zakázky František Brückner
Veřejné zakázky BG FNNO = veřejný zdroj - pravidla pro zadávání zakázek Příručka pro žadatele, str. 75 79 - příjemce = dotovaný zadavatel = postup jako u veřejného zadavatele kategorie dle předpokládaného objemu zakázky (v Kč, bez DPH) do 170 000 - přímé zadání (hospodárnost, transparentnost, nediskriminace) Dokumentace - nad 10 Ls. písemná objednávka - výrazně doporučena písemná smlouva se specifikací parametrů dodávky a podmínek plnění!!! - dodací list, předávací protokol, účetní doklady,
Veřejné zakázky 170 001 1 mil. od 170 001 do 1 mil. Kč bez DPH - postup dle Příručky pro žadatele a příjemce BG FNNO - Formulář Výzvy/oznámení - výzva minimálně 3 zájemcům k předložení nabídky a uveřejnění vhodným způsobem (v regionálním Lsku, na webových stránkách, apod.) - hodn. kritéria cena n. ekonomická výhodnost nabídky cena min. 60% - lhůta pro podání nabídek minimálně 14 dní ode dne odeslání výzvy/uveřejnění oznámení - min. 3 cenové nabídky pro hodnocení musí zadavatel obdržet - pověřená osoba - otevírání obálek, kontrola úplnosl nabídek, hodnocení nabídek - Zápis o posouzení a hodnocení nabídek - uzavření písemné smlouvy nezapomínat na odstavec o umožnění kontroly! - zveřejnění smlouvy na profilu zadavatele nad 500 000 bez DPH V případě nejasnost prosím konzultujte! Nemažte pole ve formulářích jsou tam proto, abyste na nic podstatného nezapomněli!
Veřejné zakázky nad 1 000 000 Kč nad 1 000 000 Kč bez DPH - postup analogický postupu dle zákona 137/2006 Sb. v aktuálním znění podlimitní zakázka - Formulář Výzvy/oznámení nebo Formulář isvzus + Zadávací dokumentace/ Výkaz výměr - možnost využit: a) zjednodušené podlimitní řízení 15 dní, 5 zájemců + zveřejnění na profilu - všechny úkony dle zákona včetně zveřejnění smlouvy b) otevřené řízení 22 dnů zveřejnění na profilu zadavatele a isvzus - počet hodnoxtelů 3 - hodnoxcí kritéria cena/ ek. výhodnost - min. 60% cena - Zápis o posouzení a hodnocení nabídek + podrobné posouzení kvalifikace - uzavření písemné smlouvy nezapomínat na odstavec o umožnění kontroly! - zveřejnění smlouvy na profilu zadavatele Zadávací dokumentaci je povinné předem konzultovat se zprostředkovatelem!
Dokumentace Formulář zadávání zakázek nebo Formulář isvzus Doklady o odeslání/zveřejnění výzvy (podací lístky, e- maily s doručenkou, profil zadavatele) Čestné prohlášení o nepodjatoss hodnostelů nabídek Zápis o posouzení a hodnocení nabídek Nabídky včetně obálek s vyznačením přesného data a času doručení Doklady o odeslání výsledku uchazečům u větších zakázek Případné vypořádání námitek uchazečů prol způsobu a výsledku zadávacího řízení u větších zakázek Smlouva s vítězným uchazečem Dokumentace o tom, že vítězný uchazeč odmítl podepsat sml., popis dalšího postupu zadavatele
Pár rad na závěr Jak určit předpokládaný objem zakázky? obdobná či související plnění, která mají být zadána v průběhu realizace celého projektu vodítko dokáže dané plnění realizovat jedna firma? Jak se vyhnout podezření z obcházení pravidel - jednotlivé čásx dodávek spolu souvisí, ale my víme, že bychom dosáhli lepší kvality, kdyby každou část dělala jiná firma? zadejte jako jednu zakázku s dílčími plněními uchazeči se mohou přihlásit k realizaci všech nebo jen některých dílčích plnění podle přísnějších pravidel bez podezření z obcházení pravidel
Individuální konzultace 13:00 Žebřík,o.s. 13:10 Koalice pro řeky 13:20 ZO ČSOP Jeseník nad Odrou 13:30 Síť ekologických poraden 13:40 PONTIS Šumperk 13:50 Středisko rané péče SPRP Olomouc 14:00 ZO ČSOP Veronica 14:10 Arnika - Centrum pro podporu občanů 14:20 Charita Prostějov
Děkujeme za pozornost