Rozsah platnosti dokumentu: pro zaměstnance města Název: Typ dokumentu: STATUTÁRNÍ MĚSTO MOST MAGISTRÁT MĚSTA MOSTU MĚSTSKÁ POLICIE MOST PRAVIDLA PRO ORGANIZOVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK PODLIMITNÍCH A NADLIMITNÍCH pravidla rady města Číslo dokumentu: Verze: B Účinnost od: 1. 1. 2014 Účinnost do: - Vlastník dokumentu: rada města Zpracoval: Ing. František Jirásek Počet stran dokumentu: 13 Počet příloh: - Datum: Místo uložení, podoba originálu dokumentu: OKPaT OPČ, listinná Podpis: Správkyně dokumentu schválila: Mgr. Klára Janoušková Datum: Podpis: Konzultováno s: Mgr. Drahomírou Kouteckou, advokátkou Ing. Barborou Jeníčkovou, představitelkou managementu kvality Tajemnice schválila: Mgr. Jaroslava Boudová Datum: Datum: Podpis: Podpis: Primátor schválil: Ing. Vlastimil Vozka Datum: Podpis: Představitelka managementu kvality uvolnila: Ing. Barbora Jeníčková Datum: Podpis: Razítko a podpis správce dokumentu: Číslo řízené kopie: Datum vydání řízené kopie:
OBSAH 1 ÚČEL PRAVIDEL A ROZSAH JEJICH PŮSOBNOSTI... 3 2 POUŽITÉ POJMY A ZKRATKY... 3 3 VYMEZENÍ KOMPETENCÍ A ODPOVĚDNOSTI... 5 3.1 Rozhodující orgán... 5 3.1.1 Oprávnění rozhodujícího orgánu při otevřeném řízení pro zadání zakázky na stavební práce... 5 3.1.2 Oprávnění rozhodujícího orgánu při otevřeném řízení pro zadání zakázky na dodávky a služby... 5 3.2 Žadatel... 6 3.3 Gestor... 6 3.4 Odpovědná osoba... 7 3.5 Komise... 7 3.6 Minimální složení komisí... 7 4 FORMY ZADÁNÍ A HODNOCENÍ... 8 4.1 Otevřené řízení... 8 4.2 Zjednodušené podlimitní řízení... 8 4.3 Elektronická aukce... 8 4.4 Elektronické tržiště... 8 5 OTEVŘENÉ ŘÍZENÍ... 9 5.1 Zahájení zadávacího řízení... 9 5.2 Příjem nabídek... 10 5.3 Otevírání obálek... 11 5.4 Posouzení kvalifikace a posouzení a hodnocení nabídek... 11 5.5 Rozhodnutí o zadání zakázky a uzavření smluvního vztahu... 11 5.6 Vyhodnocení zakázky... 12 6 ELEKTRONICKÁ AUKCE... 12 7 DALŠÍ USTANOVENÍ... 12 8 VÝJIMKY... 12 9 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ... 12 10 ZMĚNOVÉ ŘÍZENÍ DOKUMENTU... 13 B Stránka 2 z 13
1 ÚČEL PRAVIDEL A ROZSAH JEJICH PŮSOBNOSTI Tato pravidla vymezují kompetence a organizaci veřejných zakázek podlimitních a nadlimitních na dodávky, služby nebo stavební práce ( 12 odst. 1 a 2 zákona číslo 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů) zadávaných statutárním městem Mostem a jím zřizovanými příspěvkovými organizacemi. Předmětem zakázek je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací realizované na základě smluvních vztahů mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli. 2 POUŽITÉ POJMY A ZKRATKY Advokátní kancelář ČKAIT smluvní advokátní kancelář poskytující komplexní právní služby Česká komora autorizovaných inženýrů a techniků Dlouhodobá smlouva Smluvní vztah, jehož termín plnění je delší než 12 měsíců Dokumentace o veřejné zakázce je souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě, jejichž pořízení v průběhu zadávacího řízení, včetně úplného znění originálů všech nabídek a jejich obálek. Evidence úkonů mezi zadavatelem a dodavatelem je vedena na sběrném archu v návaznosti na ID_R_003 Spisový a skartační řád a v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů. Dotační projekt Dotační program DPH Elektronická aukce Elektronické tržiště Gestor Komise Gestor přímého zadání Hodnotící komise Komise pro otevírání obálek projekt financovaný částečně či zcela prostřednictvím dotace operační, případně jiný program, z nějž je hrazen dotační projekt daň z přidané hodnoty proces sloužící pro hodnocení nabídek, při kterém jsou využity služby provozovatele elektronické aukce veřejné správy forma zadání veřejné zakázky, při které jsou využity služby provozovatele elektronického tržiště veřejné správy oddělení veřejných zakázek odboru rozvoje a dotací Magistrátu města Mostu; V rámci elektronické aukce plní funkci gestora její administrátor (pracovník oddělení veřejných zakázek odboru rozvoje a dotací) komise pro otevírání obálek a hodnotící komise věcně příslušný odbor MmM dle platného organizačního řádu (ID_R_001) nebo příspěvková organizace komise pro posouzení kvalifikace a pro posouzení a hodnocení nabídek komise pro otevírání obálek s nabídkami uchazečů B Stránka 3 z 13
Město MmM statutární město Most Magistrát města Mostu Monokriteriální výběr zhotovitele na základě hodnocení nejnižší nabídkové ceny uchazeče MP Odpovědná osoba ORJ Otevřené řízení Rozhodující orgán Předpokládaná hodnota Příspěvková organizace Svodný odbor Veřejná zakázka Veřejná zakázka na dodávky Veřejná zakázky na služby Veřejná zakázka na stavební práce Vícekriteriální Zadavatel Zakázka Zákon Zapisovatel komise městská policie Most odpovědnou osobou je stanovený pracovník gestora, který je přímo zodpovědný za jeho činnosti organizační jednotka forma zadání veřejné zakázky - řízení, ve kterém zadavatel oznamuje neomezenému počtu dodavatelů svůj úmysl zadat veřejnou zakázku orgán, který je oprávněn rozhodnout o zadání veřejné zakázky a o přímém zadání zakázky předpokládaná výše peněžitého závazku vyplývající z plnění veřejné zakázky; předpokládaná hodnota je stanovena na základě rozpočtu projektanta nebo informací o zakázkách stejného či podobného předmětu plnění popř. průzkumem trhu s požadovaným plněním právnická osoba zřízená podle zákona č. 250/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, u níž funkci zřizovatele vykonává statutární město Most odbor MmM, do jehož kompetence dle platného organizačního řádu (ID_R_001) spadá vyjádření k veřejné zakázce vyhlašované příspěvkovou organizací podlimitní nebo nadlimitní veřejná zakázka pořízení zboží nebo pořízení zboží včetně poskytnutí služby spočívající v jeho umístění, montáži či uvedení zboží do provozu činnosti, které budou zadavateli poskytnuty, ale nejsou veřejnou zakázkou na dodávky ani veřejnou zakázkou na stavební práce provedení stavebních prací nebo zhotovení stavby, která je výsledkem stavebních a montážních prací výběr zhotovitele na základě hodnocení více cenových kritérií nebo ekonomické výhodnosti nabídky město nebo příspěvková organizace podlimitní nebo nadlimitní veřejná zakázka zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění platných předpisů Pracovník gestora, který provádí zápis z jednání komise pro otevírání obálek a hodnotící komise B Stránka 4 z 13
Žadatel věcně příslušný odbor MmM dle platného organizačního řádu (ID_R_001) popřípadě příspěvková organizace, jenž žádá gestora o vyhlášení veřejné zakázky a zajišťuje přípravu vstupních podkladů 3 VYMEZENÍ KOMPETENCÍ A ODPOVĚDNOSTI 3.1 Rozhodující orgán Plní úkoly zadavatele. Činnosti rozhodujícího orgánu: 1) Jedná za zadavatele navenek. 2) Rozhoduje o vyhlášení zakázky. 3) Schvaluje finanční krytí veřejné zakázky, není-li akce schválena v rozpočtu města. 4) Jmenuje členy a náhradníky komise pro otevírání a hodnocení nabídek na veřejnou zakázku. 5) Schvaluje zadání zakázky. 6) Rozhoduje o výsledku hodnocení veřejné zakázky. 7) Schvaluje uzavření smlouvy (objednávky) s dodavatelem. 8) Ruší zadávací řízení. 3.1.1 Oprávnění rozhodujícího orgánu při otevřeném řízení pro zadání zakázky na stavební práce Rozhodující orgán je oprávněn v otevřeném řízení a zjednodušeném podlimitním řízení dle kapitol 4.1 a 4.2 rozhodnout o zahájení zadávacího řízení do následujících limitů: 1) vedoucí odboru MmM a ředitel MP do částky, která nedosáhne 50 tis. Kč bez DPH, 2) vedoucí odboru investic a komunálního hospodářství do částky, která nedosáhne 100 tis. Kč bez DPH, 3) tajemník MmM do částky, která nedosáhne 1 000 tis. Kč bez DPH, 4) ředitel příspěvkové organizace do částky, která nedosáhne 1 000 tis. Kč bez DPH, 5) náměstci primátora města do částky, která nedosáhne 1 000 tis. Kč bez DPH, 6) primátor města do částky, která nedosáhne 2 000 tis. Kč bez DPH, 7) rada města nad 2 000 tis. Kč bez DPH, (navenek zastupuje město primátor), v případě příspěvkových organizací zřízených městem nad 1 000 tis. Kč bez DPH, (navenek zastupuje příspěvkovou organizaci její ředitel). 3.1.2 Oprávnění rozhodujícího orgánu při otevřeném řízení pro zadání zakázky na dodávky a služby Rozhodující orgán je oprávněn v otevřeném řízení a zjednodušeném podlimitním řízení dle kapitol č. 4.1 a 4.2 rozhodnout o zahájení zadávacího řízení do následujících limitů: 1) vedoucí odboru MmM a ředitel MP do částky, která nedosáhne 50 tis. Kč bez DPH, 2) vedoucí odboru investic a komunálního hospodářství do částky, která nedosáhne 100 tis. Kč bez DPH, B Stránka 5 z 13
3) tajemník MmM do částky, která nedosáhne 1 000 tis. Kč bez DPH, 4) ředitel příspěvkové organizace do částky, která nedosáhne 1 000 tis. Kč bez DPH, 5) náměstci primátora města do částky, která nedosáhne 1 000 tis. Kč bez DPH, 6) primátor města do částky, která nedosáhne 2 000 tis. Kč bez DPH. 3.2 Žadatel K zadávání veřejných zakázek je žadatel povinen zajistit předání veškerých podkladů nutných pro provedení veřejné zakázky gestorovi. Veškeré materiály žadatel gestorovi předává formou protokolu (Z_ORAD_024 Předávání podkladů k vyhlášení veřejné zakázky). Tento protokol může být gestorovi zaslán také elektronickou formou (v tomto případě nemusí být podepsán). V rámci předávání podkladů žadatel stanoví taktéž předpokládanou hodnotu veřejné zakázky dle 13 zákona. 3.3 Gestor Gestor je povinen zabezpečit, aby průběh veřejné zakázky byl v souladu se zákonem. Činnosti gestora: 1) Zpracovává a zveřejňuje předběžné oznámení dle zákona (Z_ORAD_035 Oznámení předběžných informací). 2) Zpracovává a předkládá rozhodujícímu orgánu návrh na zadání zakázky včetně návrhu druhu zadávacího řízení a návrhu složení komisí. 3) Po schválení návrhů rozhodujícím orgánem uvědomí členy komise včetně náhradníků o jejich jmenování a zajistí jejich včasné a řádné informování o místě a čase otevírání obálek a hodnocení nabídek (Z_ORAD_038 Jmenování komise). 4) Zpracovává a zveřejňuje oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvu o zahájení zadávacího řízení dle zákona. 5) Je povinen zajistit zveřejnění zadání zakázky po dobu danou zákonem v elektronické formě na profilu zadavatele a na webových stranách města v sekci veřejné zakázky (ev. i v tištěné formě na úřední desce Magistrátu města Mostu) a dále způsobem daným zákonem. 6) Zpracovává a zveřejňuje odůvodnění účelnosti veřejné zakázky dle zákona. 7) Zpracovává a zveřejňuje oznámení o zadání veřejné zakázky dle zákona (Z_ORAD_047 Oznámení o zadání zakázky). 8) Zodpovídá za uveřejnění uzavřené smlouvy na profilu zadavatele dle podmínek zákona. 9) Zpracovává a zveřejňuje písemnou zprávu zadavatele dle zákona (Z_ORAD_049 Zpráva o VZ). 10) Zveřejňuje všechna další povinná uveřejňování týkající se veřejné zakázky po dobu danou zákonem v elektronické formě na profilu zadavatele a na webových stranách města v sekci veřejné zakázky (ev. i v tištěné formě na úřední desce Magistrátu města Mostu) a dále způsobem daným zákonem. 11) Zodpovídá za zveřejnění všech veřejně přístupných skutečností o zakázce způsobem a v termínu daném zákonem. Dále zajistí zveřejnění v elektronické formě na webových stránkách města v sekci veřejné zakázky. B Stránka 6 z 13
12) Zabezpečí ve spolupráci s odborem vnitřní správy korektní a nezpochybnitelný průběh přijímání nabídek uchazečů a jejich uschování do doby převzetí odpovědnou osobou (zapisovatelem komise pro otevírání a hodnocení nabídek). Neplatí pro hodnocení nabídek dle kapitoly č. 4.3 Elektronická aukce. 13) Předkládá na základě hodnocení komise rozhodujícímu orgánu výsledek hodnocení nabídek včetně zdůvodnění výběru a návrhu příslušné smlouvy parafované advokátní kanceláří nebo návrhu objednávky. Parafování příslušné smlouvy se netýká příspěvkových organizací. 14) Zodpovídá za kompletnost dokumentace o veřejné zakázce a její archivaci. 15) Zodpovídá za namátkovou kontrolu všech zveřejněných veřejných zakázek na webových stránkách města v sekci veřejné zakázky. 3.4 Odpovědná osoba Odpovědná osoba bude vždy určena v návrhu na vyhlášení zakázky (pracovník gestora). 3.5 Komise Členy komise, včetně náhradníků, navrhuje gestor v návrhu zadávacího řízení a schvaluje je rozhodující orgán (Z_ORAD_028 Návrh na jmenování komise). Na základě schváleného návrhu zajistí gestor jmenování členů a náhradníků komise (Z_ORAD_038 Jmenování komise), které prokazatelně rozešle jmenovaným členům a náhradníkům jednotlivých komisí v termínu daným zákonem. Zapisovatelem komise je odpovědná osoba. Zapisovatel plní pouze administrativní funkci, není členem komise a je přímo odpovědný za správnost vyplnění protokolu o jednání komise. Nemohou-li se schválení členové komise zúčastnit jejího jednání, jsou povinni tuto skutečnost oznámit zapisovateli komise, který zajistí účast náhradníka. Členové, náhradníci komise a zapisovatel jsou povinni zachovávat mlčenlivost o záležitostech, o nichž se dozvěděli v souvislosti s výkonem své funkce. To platí obdobně i pro jiné osoby, které byly na jednání komise přizvány. Komise posuzuje prokázání splnění kvalifikace a plní současně funkci komise pro otevírání obálek i funkci hodnotící komise, pokud zadavatel nerozhodne jinak. Náplň a způsob jednání komise jsou stanoveny zákonem. 3.6 Minimální složení komisí Komise pro otevírání obálek musí být minimálně tříčlenná. Zakázky, jejichž zadavatelem je město: 1) zástupce žadatele, 2) zástupce jiného odboru MmM nebo organizace, jíž se zakázka týká, 3) zástupce jiné ORJ popř. člen Zastupitelstva města Mostu nebo kontrolního výboru ZmM. Zakázky, jejichž zadavatelem je příspěvková organizace: 1) zástupce žadatele, 2) zástupce svodného odboru, ev. člen Zastupitelstva města Mostu, 3) zástupce jiné ORJ popř. člen kontrolního výboru ZmM. B Stránka 7 z 13
Hodnotící komise musí být minimálně pětičlenná a její složení je dáno zákonem. Zakázky, jejichž zadavatelem je město: 1) 2 x zástupce města (primátor, náměstci primátora, člen RmM, člen ZmM nebo kontrolního výboru ZmM), 2) zástupce žadatele, 3) zástupce jiného odboru MmM nebo organizace, jíž se zakázka týká, 4) zástupce jiné ORJ. Zakázky, jejichž zadavatelem je příspěvková organizace: 1) 2 x zástupce města (primátor, náměstci primátora, člen RmM, člen ZmM nebo kontrolního výboru ZmM), 2) zástupce žadatele, 3) zástupce svodného odboru, 4) zástupce jiné ORJ. 4 FORMY ZADÁNÍ A HODNOCENÍ 4.1 Otevřené řízení V otevřeném řízení oznamuje zadavatel neomezenému počtu dodavatelů svůj úmysl zadat veřejnou zakázku. Další podmínky otevřeného řízení jsou dány zákonem. Na základě rozhodnutí rozhodujícího orgánu může být hodnocení veřejné zakázky nahrazeno elektronickou aukcí. 4.2 Zjednodušené podlimitní řízení V rámci zjednodušeného podlimitního řízení vyzývá veřejný zadavatel písemnou formou nejméně 5 zájemců k podání nabídky a prokázání splnění kvalifikace. Zadání bude současně zveřejněno na webových stránkách města. Další podmínky zjednodušeného podlimitního řízení jsou dány zákonem. Na základě rozhodnutí rozhodujícího orgánu může být hodnocení veřejné zakázky nahrazeno elektronickou aukcí. 4.3 Elektronická aukce Elektronickou aukci může rozhodující orgán využít jako nástroj pro hodnocení nabídek v rámci řízení dle kapitoly č. 4.1 a 4.2 tím, že využije služeb provozovatele elektronické aukce veřejné správy, který má atest na provozování e-aukce od příslušného orgánu státní správy. Podmínky použití elektronické aukce a její průběh, jsou stanoveny zákonem a v pravidlech pro použití systému elektronické aukce. Průběh elektronické aukce je popsán v hlavní kapitole č. 6 těchto pravidel. 4.4 Elektronické tržiště Rozhodující orgán může jako nástroj pro hodnocení nabídek využít služeb provozovatele elektronického tržiště veřejné správy, který má licenci na provozování e-tržiště od příslušného orgánu státní správy. B Stránka 8 z 13
5 OTEVŘENÉ ŘÍZENÍ 5.1 Zahájení zadávacího řízení V případě veřejné zakázky zadávané v otevřeném řízení je žadatel povinen gestorovi oznámit svůj záměr zahájit zadávací řízení nejpozději 1 měsíc předem. Gestor neprodleně zajistí uveřejnění předběžných oznámení a souvisejících dokumentů v souladu se zákonem (Z_ORAD_035 Oznámení předběžných informací). Návrhy na zahájení zadávacího řízení předkládá gestor rozhodujícímu orgánu včetně návrhu druhu zadávacího řízení a návrhu složení komise pro otevírání obálek a hodnotící komise. Nedílnou součástí návrhu bude rovněž informace o finančním krytí předmětu zakázky. Rozhodující orgán je oprávněn rozhodnout o zahájení zadávacího řízení podle limitů stanovených v kapitole č. 3.1.1 a 3.1.2. Návrh na zahájení zadávacího řízení předkládá gestor rozhodujícímu orgánu k rozhodnutí (Z_ORAD_036 Výzva k podání nabídky a prokázání splnění kvalifikace, Z_ORAD_037 Zadávací a kvalifikační dokumentace). Standardně je gestor povinen vyžadovat kromě zákonem daných dokladů ještě následující doklady: 1) vyplněný nabídkový list podepsaný oprávněným zástupcem uchazeče, 2) rozpis nabídkové ceny (rozpočet) zpracovaný dle příslušného bodu formuláře (Z_ORAD_036 Výzva k podání nabídky a prokázání splnění kvalifikace, Z_ORAD_037 Zadávací a kvalifikační dokumentace), 3) čestné prohlášení o předložení potvrzení o uzavření pojistné smlouvy vydané pojišťovnou, ve kterém je uvedena pojistná částka (min.. tis. Kč) a platnost pojištění odpovědnosti za škody způsobené činností uchazeče (výrobkem uchazeče) v době podání nabídky, a to nejpozději 3 dny před uzavření smlouvy. Zadavatel má možnost, v návaznosti na charakter a rozsah předmětné veřejné zakázky, v rámci zadávací dokumentace uplatnit tzv. zvláštní podmínku na plnění veřejné zakázky v sociální oblasti: Dodavatel pro plnění veřejné zakázky bude prokazatelně zaměstnávat osoby z řad dlouhodobě nezaměstnaných, a to minimálně po dobu celého plnění veřejné zakázky. Počet těchto osob musí činit alespoň 10% z celkového počtu osob, které se na plnění veřejné zakázky budou podílet. Tuto skutečnost uchazeči potvrdí ve své nabídce čestným prohlášením. Vítězný uchazeč předloží do 1 týdne od oznámení o výběru nejvhodnější nabídky, nejpozději však 3 dny před uzavřením smlouvy, seznam osob, s nimiž uzavřel pracovněprávní vztah v souvislosti s plněním zakázky, potvrzený místně příslušným úřadem práce, a zároveň předloží prohlášení o celkovém počtu osob, které se budou na plnění zakázky podílet. Po rozhodnutí o návrhu gestora a zapracování připomínek, za kterých byl udělen souhlas, přikročí gestor k oznámení otevřeného řízení. Gestor je povinen oznámení otevřeného řízení zveřejnit nejdříve způsobem a v termínech dle zákona a poté v elektronické formě na webových stránkách města v odpovídající části sekce veřejné zakázky. Informace na webových stránkách nesmí být zveřejněna dříve, než proběhne zveřejnění způsobem dle zákona. V případě příspěvkových organizací zajistí žadatel zveřejnění prostřednictvím gestora. Gestor uvědomí členy komise včetně náhradníků o jejich jmenování (Z_ORAD_037 - Jmenování komise). Gestor uvědomí řádně a včas členy a náhradníky komise o místě a čase B Stránka 9 z 13
otevírání obálek, posouzení kvalifikace a posouzení a hodnocení nabídek. 5.2 Příjem nabídek 1) Odpovědná osoba vyrozumí zahájení zadávacího řízení informační recepci, kam zároveň předá formulář Seznam přijatých nabídek s vyplněnými identifikačními údaji zakázky (Z_ORAD_030 Seznam přijatých nabídek). 2) Referent informační recepce MmM: a) Při přijetí nabídky zkontroluje neporušenost obálky a identifikační údaje uvedené na obálce. b) Označí doručené nabídky na obálce, v níž byly doručeny, pořadovým číslem, datem a hodinou doručení a zapíše je s těmito údaji neprodleně do Z_ORAD_030 Seznam přijatých nabídek. c) V případě požadavku uchazeče o veřejnou zakázku vystaví potvrzení o přijetí nabídky. d) Neprodleně po obdržení jednotlivých nabídek zajistí zanesení záznamu o doručení všech nabídek do elektronické spisové služby. Pokud jakýkoliv uchazeč, který již podal nabídku, nejpozději před uplynutím lhůty pro podání nabídek požádá o vrácení jím podané nabídky, nabídku vrátí, a to uchazeči, je-li uchazečem fyzická osoba nebo statutárnímu orgánu uchazeče, je-li uchazečem právnická osoba. Nabídku může vrátit také osobě k tomuto úkonu výslovně zmocněné uchazečem, podpis uchazeče na plné moci musí být úředně ověřen. Nabídku vrácenou uchazeči v Z_ORAD_030 Seznam přijatých nabídek přeškrtne, označí jako vrácená uchazeči a zajistí, aby tomuto označení připojil uchazeč nebo jeho řádně zplnomocněný zástupce datum převzetí vrácené nabídky a svůj podpis. Případnou plnou moc přiloží k Z_ORAD_030 Seznam přijatých nabídek. Nabídku vrácenou uchazeči zároveň neprodleně vyjme také z elektronické spisové služby. e) Po zapsání doručené nabídky zajistí uložení nabídek takovým způsobem, aby byly nabídky chráněny proti neoprávněné manipulaci např. uložení do uzamykatelného trezoru, a to až do doby jejich předání zapisovateli komise. f) Nabídky předá oproti podpisu na kopii Z_ORAD_030 Seznam přijatých nabídek zapisovateli komise ve stanoveném termínu. Nabídky evidované v elektronickém systému spisové služby zašle zapisovateli komise. g) Bude-li zadávací řízení zrušeno, předá referent informační recepce, na základě protokolu, došlé nabídky ihned po sdělení této skutečnosti gestorovi. h) Až do doby předání nabídek je informační recepce zodpovědná za neporušenost přijatých nabídek. i) V případě doručení poštou předá podatelna neprodleně po doručení obálku s nabídkou informační recepci k dalšímu postupu dle výše uvedeného. j) Informační recepcí budou přijaty i nabídky podané po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Na tyto nabídky se však pohlíží, jako by nebyly podány, zadavatel prostřednictvím gestora bezodkladně vyrozumí dodavatele o tom, že jeho nabídka byla podána po uplynutí lhůty pro podání nabídek. k) Nabídka, která nebude řádně označena dle požadavků v zadávací dokumentaci (např. nebude uveden název veřejné zakázky, nebude uvedeno, že se obálka B Stránka 10 z 13
nesmí otevřít) bude zaznamenána referentem informační recepce do systému elektronické spisové služby a postoupena gestorovi, který zabezpečí uložení v příslušné složce, aniž by byla obálka otevřena. 5.3 Otevírání obálek Otevírání obálek musí být podle zákona zahájeno ihned po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Zapisovatel vyzvedne obálky s nabídkami v informační recepci včetně Z_ORAD_030 Seznam přijatých nabídek. Otevírání obálek je veřejné vyjma případů, kdy hodnocení nabídek probíhá formou elektronické aukce. Postup otevírání obálek je určen zákonem. V průběhu jednání komise zapisovatel zpracuje protokol (Z_ORAD_041 Protokol o otevírání obálek) a přítomní uchazeči se zapíší do prezenční listiny (Z_ORAD_042 Litina uchazečů). Komise po zaprotokolování předá nabídky gestorovi k zajištění posouzení kvalifikace a posouzení a hodnocení nabídek. V případě doručení pouze 1 nabídky zajistí gestor zrušení zadávacího řízení v souladu se zákonem. Obálka s nabídkou se neotevírá a archivuje se u gestora. Toto ustanovení neplatí v případě, že se jedná o opakovanou veřejnou zakázku, které předcházelo zrušení z důvodu doručení pouze 1 nabídky. 5.4 Posouzení kvalifikace a posouzení a hodnocení nabídek Termín jednání komise určuje zadavatel, gestor popř. předseda či místopředseda komise. Posouzení kvalifikace a posouzení a hodnocení nabídek proběhne v souladu se zákonem. Průběh jednání komise: 1) Zapisovatel vyzve členy hodnotící komise k volbě předsedy a místopředsedy. 2) Jednání dále řídí předseda nebo místopředseda hodnotící komise. 3) Postup a kompetence komise v rámci posouzení kvalifikace a posouzení a hodnocení nabídek je dán zákonem. Ze svého jednání komise pořizuje Z_ORAD_043 Protokol o posouzení kvalifikace a Z_ORAD_044 Protokol o posouzení a hodnocení nabídek. Na základě závěrů hodnocení komise předloží gestor rozhodujícímu orgánu návrh výběru uchazeče, kterému by zakázka měla být zadána, včetně protokolů z jednání komise a návrhu příslušné smlouvy či objednávky, popřípadě návrh na zrušení zadávacího řízení s uvedením důvodu dle zákona. V případě překročení částky dle schváleného finančního krytí (viz bod 5.1) bude o této skutečnosti rozhodující orgán informován a současně bude rozhodujícímu orgánu předložen návrh žadatele na řešení vzniklé situace. 5.5 Rozhodnutí o zadání zakázky a uzavření smluvního vztahu Rozhodnutí zadavatele, která se oznamují dotčeným uchazečům (Z_ORAD_046 Oznámení rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky) a vyloučeným uchazečům (Z_ORAD_045 Oznámení rozhodnutí zadavatele o vyloučení uchazeče z další účasti v zadávacím řízení), musí být gestorem prokazatelně odeslána uchazeči v souladu s podmínkami zákona. Pokud si zadavatel v rámci zjednodušeného podlimitního řízení v zadávací dokumentaci vyhradil možnost zveřejnění rozhodnutí o vyloučení uchazeče na profilu zadavatele, v souladu s 76 odst. 6 zákona, nemusí být oznámení o vyloučení uchazeči již prokazatelně odesláno a považuje se za doručené. B Stránka 11 z 13
5.6 Vyhodnocení zakázky Gestor je povinen zajistit zveřejnění vyhodnocení zakázky, s výjimkou informací či dokladů poskytnutých dodavatelem, pokud byly při jejich poskytnutí označeny za důvěrné, a údajů chráněných zákonem, na webových stránkách města v sekci veřejné zakázky následovně: 1) Vyhodnocení zakázky a informace o uzavření smlouvy bude uveřejněno nejpozději do 5 pracovních dnů od termínu schválení rozhodujícím orgánem resp. od termínu uzavření smlouvy na webových stránkách města v sekci veřejné zakázky a dále způsobem dle zákona. 2) Další skutečnosti vždy do 5 pracovních dnů od doručení těchto informací gestorovi. Informace týkající se konečné ceny, konečného termínu a případných uzavřených dodatků ke smlouvě či objednávce, doručí žadatel gestorovi do 5 pracovních dnů od vzniku předmětné skutečnosti. V případě dlouhodobých smluv budou tyto skutečnosti zveřejněny vždy se stavem plnění k 31. 12. daného roku a následně k termínu dokončení plnění dlouhodobé smlouvy. 3) Informace o konečné ceně zakázky a o subdodavatelích gestor oznámí také na profilu zadavatele v souladu se zákonem. 6 ELEKTRONICKÁ AUKCE Rozhodující orgán může jako formu hodnocení veřejné zakázky zvolit elektronickou aukci tím, že využije služeb provozovatele elektronické aukce veřejné správy. Podmínky použití elektronické aukce a její průběh jsou stanoveny v 96 a 97 zákona a v pravidlech pro použití systému elektronické aukce PROe.biz. 7 DALŠÍ USTANOVENÍ Ostatní náležitosti jsou definovány v obecně závazných právních předpisech. 8 VÝJIMKY 1) Pokud bude splněna některá z výjimek dle 18 odst. 1 a 2 zákona, nebo budou splněny předpoklady, které umožňují pro zadávání veřejných zakázek použití jednacího řízení bez uveřejnění dle 23 zákona, nemusí rozhodující orgán a gestor postupovat při zadávání této veřejné zakázky dle zákona s výjimkou dodržení zásad uvedených v 6 zákona. Rozhodující orgán může o zadání takové veřejné zakázky rozhodnout až do limitu uvedeného v podkapitolách č. 3.1.1 a 3.1.2. V daném případě budou použity postupy a formuláře platné v ID_PRmM_027 Pravidla pro zadávání a průběh veřejných zakázek malého rozsahu. 2) V případě použití formulářů uvedených v těchto pravidlech příspěvkovými organizacemi je povinné použití pouze textové části předmětného formuláře. 9 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Dokument B byl schválen usnesením RmM č. 703/22/2013/3 ze dne 28. 11. 2013 a ruší a nahrazuje původní verzi A. Uváděnými odkazy na interní dokumenty, formuláře, záznamy, seznamy apod. se vždy rozumí interní dokumenty, formuláře, záznamy, seznamy apod. v aktuálním platném znění. B Stránka 12 z 13
10 ZMĚNOVÉ ŘÍZENÍ DOKUMENTU 1. 1. 2014 B Důvod: Technická novela zákona o veřejných zakázkách. Připomínky, podněty a doporučení gestora, žadatele a rozhodujícího orgánu. Obsah aktualizace: Kapitola 2 Doplnění pojmu předpokládaná hodnota. Kapitola 3 3.1.2 Úprava limitu rozhodujícího orgánu (primátor) 3.2 Doplnění stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky. Kapitola 5 5.3 doplněno ustanovení o opakované veřejné zakázce 5.5 doplněna možnost nerozesílat oznámení o vyloučení uchazeče v případě zjednodušeného podlimitního řízení 5.6 upraven termín pro doručení podkladů žadatelem gestorovi Ing. František Jirásek, ORaD B Stránka 13 z 13