PRAVIDLA PRO ZADÁVÁNÍ A PRŮBĚH VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU pravidla rady města

Transkript

1 Rozsah platnosti dokumentu: pro zaměstnance města Název: Typ dokumentu: STATUTÁRNÍ MĚSTO MOST MAGISTRÁT MĚSTA MOSTU MĚSTSKÁ POLICIE MOST PRAVIDLA PRO ZADÁVÁNÍ A PRŮBĚH VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU pravidla rady města Číslo dokumentu: Verze: H Účinnost od: Účinnost do: - Vlastník dokumentu: rada města Zodpovědná ORJ: Odbor zadávání veřejných zakázek Zpracoval: Ing. František Jirásek Počet stran dokumentu: 23 Počet příloh: 1 Počet stran celkem: 25 Datum: Místo uložení, podoba originálu dokumentu: Oddělení kancelář primátora a tajemníka, listinná Podpis: Konzultováno s: KINDL & PARTNEŘI advokátní kancelář s.r.o. Tajemnice schválila: Ing. Jana Čejková Datum: Datum: Podpis: Podpis: Primátor schválil: Mgr. Jan Paparega Datum: Podpis: Razítko řízené kopie a podpis správce dokumentů: Číslo řízené kopie: Datum vydání řízené kopie: Důvod zrušení dokumentu: Datum zrušení dokumentu: Podpis správce dokumentů:

2 OBSAH 1 ÚČEL PRAVIDEL A ROZSAH JEJICH PŮSOBNOSTI POUŽITÉ POJMY A ZKRATKY VYMEZENÍ KOMPETENCÍ A ODPOVĚDNOSTI Rozhodující orgán Oprávnění rozhodujícího orgánu pro zadání zakázky na stavební práce Oprávnění rozhodujícího orgánu pro zadání zakázky na dodávky a služby Oprávnění rozhodujícího orgánu při přímém zadání zakázky Žadatel Gestor Odpovědná osoba Komise Minimální složení komise FORMY ZADÁNÍ A HODNOCENÍ Otevřené řízení Zjednodušené výběrové řízení Přímé zadání Elektronická aukce Elektronické tržiště OTEVŘENÉ ŘÍZENÍ Vyhlášení veřejné zakázky Příjem nabídek Otevírání, posouzení a hodnocení nabídek Rozhodnutí o zadání zakázky a uzavření smluvního vztahu Vyhodnocení zakázky Zkrácené otevřené řízení zakázka do 100 tis. Kč ZJEDNODUŠENÉ VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ ELEKTRONICKÁ AUKCE DALŠÍ USTANOVENÍ VÝJIMKY ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ ZMĚNOVÉ ŘÍZENÍ DOKUMENTU H Stránka 2 z 23

3 1 ÚČEL PRAVIDEL A ROZSAH JEJICH PŮSOBNOSTI Tato pravidla vymezují kompetence a základní pravidla postupu pro zadávání a průběh veřejných zakázek malého rozsahu na dodávky, služby nebo stavební práce ( 27 zákona číslo 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů) zadávaných statutárním městem Most a jím zřizovanými příspěvkovými organizacemi. Předmětem zakázek je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací realizované na základě smluvních vztahů mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli. Vztahují se na zadávání zakázek: 1) Na dodávky a služby, u nichž předpokládaná hodnota veřejné zakázky je rovna nebo nižší částce Kč bez DPH, 2) Na stavební práce, u nichž předpokládaná hodnota veřejné zakázky je rovna nebo nižší částce Kč bez DPH. Zakázky na dodávky, služby nebo stavební práce musí být zadány transparentním, přiměřeným a nediskriminačním postupem, při zachování rovného zacházení. Zásada transparentnosti a přiměřenosti spočívá v zajištění možnosti přezkoumání celého řízení a možnosti kontroly postupu v řízení, včetně zajištění uplatnění zadávacích podmínek přiměřených ve vztahu k rozsahu a charakteru zakázky, a představuje: 1) Zveřejnění všech fází zakázky již v jejich průběhu (s výjimkou přímého zadání viz kapitola 4.3 a zjednodušeného výběrového řízení viz kapitola 6), 2) Pořízení písemné dokumentace o všech významných úkonech v řízení, 3) Dodržení zásady přiměřenosti podmínek stanovených zadavatelem v zadávací dokumentaci, a to především ve vztahu k rozsahu a charakteru zakázky, 4) Jasné vymezení kritérií hodnocení nabídek: a) monokriteriálně základním hodnotícím kritériem je nejnižší nabídková cena b) vícekriteriálně základním hodnotícím kritériem je ekonomická výhodnost nabídky se stanovením významnosti/váhy dílčích hodnotících kritérií, 5) řádné odůvodnění všech rozhodnutí v průběhu řízení, 6) striktní dodržování pravidel pro zadávání a průběh veřejných zakázek malého rozsahu. Zásada rovného zacházení a zákazu diskriminace spočívá zejména v povinnosti zadavatele zacházet stejným způsobem se všemi dodavateli v rámci celého průběhu zadávacího řízení, ve stanovení stejných podmínek účasti v řízení všem účastníkům a ve vyloučení podmínek, které nesouvisejí s předmětem zakázky. 2 POUŽITÉ POJMY A ZKRATKY Advokátní kancelář ČKAIT Dlouhodobá smlouva smluvní advokátní kancelář poskytující komplexní právní služby Česká komora autorizovaných inženýrů a techniků smluvní vztah, jehož termín plnění je delší než 11 měsíců Dokumentace o veřejné zakázce je souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě, jejichž pořízení v průběhu zadávacího řízení, popřípadě po jeho ukončení, vyžaduje dokument H Stránka 3 z 23

4 Dotační projekt Dotační program DPH Elektronická aukce Elektronické tržiště Gestor Gestor přímého zadání Komise Město MmM (zadávací podmínky, souhlas zadavatele nepovinné, protokoly a zápisy z jednání komisí) včetně úplného znění originálů všech nabídek a jejich obálek. Evidence úkonů mezi zadavatelem a dodavatelem je vedena na sběrném archu v návaznosti na ID_R_003 Spisový a skartační řád a v souladu se zákonem č. 134/2016 Sb., o veřejných zakázkách, o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů. projekt financovaný částečně či zcela prostřednictvím dotace operační, případně jiný program, z nějž je hrazen dotační projekt daň z přidané hodnoty proces sloužící pro hodnocení nabídek, při kterém jsou využity služby provozovatele elektronické aukce veřejné správy forma zadání veřejné zakázky, při které jsou využity služby provozovatele elektronického tržiště veřejné správy věcně příslušný odbor či oddělení MmM, do jehož gesce spadá zadávání veřejných zakázek. V rámci elektronické aukce plní funkci gestora její administrátor věcně příslušný odbor MmM dle platného organizačního řádu (ID_R_001) nebo příspěvková organizace komise pro otevírání obálek, posouzení kvalifikace, posouzení a hodnocení nabídek statutární město Most Magistrát města Mostu Monokriteriální hodnocení výběr zhotovitele na základě hodnocení nejnižší nabídkové ceny účastníka Odpovědná osoba Otevřené řízení Přímé zadání Rozhodující orgán Předpokládaná hodnota odpovědnou osobou je stanovený pracovník gestora, který je přímo zodpovědný za jeho činnosti forma zadání veřejné zakázky - řízení, ve kterém zadavatel oznamuje neomezenému počtu dodavatelů svůj úmysl zadat veřejnou zakázku zadání veřejné zakázky bez vyhlášení veřejné zakázky orgán, který je oprávněn rozhodnout o zadání veřejné zakázky a o přímém zadání veřejné zakázky předpokládaná výše peněžitého závazku vyplývající z plnění veřejné zakázky; předpokládaná hodnota je stanovena na základě položkového rozpočtu nebo informací o zakázkách stejného či podobného předmětu H Stránka 4 z 23

5 Příspěvková organizace Smlouva Specializovaná veřejná zakázka Svodný odbor Účastník Veřejná zakázka Veřejná zakázka na dodávky Veřejná zakázky na služby Veřejná zakázka na stavební práce Vícekriteriální hodnocení Zadavatel Zakázka Zákon Zapisovatel komise plnění popř. průzkumem trhu s požadovaným plněním; v případě stanovení předpokládané hodnoty stavebních prací položkovým rozpočtem nebude překročena cenová hladina dle aktuálního ceníku ÚRS Praha právnická osoba zřízená podle zákona č. 250/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, u níž funkci zřizovatele vykonává město smluvní vztah řešený formou smlouvy, objednávky, popř. dodatku ke smlouvě či objednávce veřejná zakázka, kterou může pro zadavatele provést pouze omezený okruh zájemců, majících k tomu příslušné oprávnění k podnikání popř. autorizaci ČKAIT či oprávnění vydané organizací státního odborného dozoru; veřejná zakázka, u které je kladen důraz na místní či regionální příslušnost dodavatele odbor MmM, do jehož kompetence dle platného organizačního řádu (ID_R_001) spadá vyjádření k veřejné zakázce vyhlašované příspěvkovou organizací uchazeč o veřejnou zakázku veřejná zakázka malého rozsahu veřejná zakázka, jejímž předmětem je pořízení věcí, zvířat nebo ovladatelných přírodních sil; pořízením se rozumí především koupě, nájem nebo pacht činnosti, které budou zadavateli poskytnuty, ale nejsou veřejnou zakázkou na dodávky ani veřejnou zakázkou na stavební práce veřejná zakázka, jejímž předmětem je - poskytnutí činnosti uvedené v oddílu 45 hlavního slovníku jednotného klasifikačního systému veřejných zakázek, nebo - zhotovení stavby, nebo - poskytnutí souvisejících projektových činností, pokud jsou zadávány společně se stavebními pracemi výběr zhotovitele na základě ekonomické výhodnosti nabídky město nebo příspěvková organizace veřejná zakázka malého rozsahu zákon číslo 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů pracovník gestora, který provádí zápis z jednání komise H Stránka 5 z 23

6 Zjednodušené výběrové řízení Žadatel forma zadání veřejné zakázky - řízení, ve kterém zadavatel vyzývá určitý počet dodavatelů k podání nabídky věcně příslušný odbor MmM dle platného organizačního řádu (ID_R_001) popřípadě příspěvková organizace, jenž žádá gestora o vyhlášení veřejné zakázky a zajišťuje přípravu vstupních podkladů Všechny uvedené pojmy, jako jsou např. primátor, tajemník, zaměstnanec apod., označují v textu jak muže, tak i ženu. Přehled základních používaných zkratek a pojmů na MmM je uveden v S_064 Seznam zkratek. 3 VYMEZENÍ KOMPETENCÍ A ODPOVĚDNOSTI 3.1 Rozhodující orgán Plní úkoly zadavatele. Činnosti rozhodujícího orgánu: Jedná za zadavatele navenek. Rozhoduje o vyhlášení zakázky. Schvaluje finanční krytí veřejné zakázky, není-li akce schválena v rozpočtu města. Jmenuje členy a náhradníky komise pro otevírání a hodnocení nabídek na veřejnou zakázku. Schvaluje zadání zakázky včetně účastníků doporučených k obeslání. Rozhoduje o výsledku hodnocení veřejné zakázky. Schvaluje uzavření smlouvy (objednávky) s dodavatelem. Ruší zadávací řízení Oprávnění rozhodujícího orgánu pro zadání zakázky na stavební práce Rozhodující orgán je oprávněn v otevřeném řízení dle kapitoly č. 4.1, ve zjednodušeném řízení dle kapitoly č. 4.2 či v elektronické aukci dle kapitoly č. 4.4 rozhodnout o veřejné zakázce do následujících limitů: 1) vedoucí odboru MmM a ředitel MP do částky, která nepřekročí 50 tis. Kč bez DPH, 2) vedoucí odboru investic do částky, která nepřekročí 100 tis. Kč bez DPH, 3) tajemník MmM do částky, která nepřekročí 500 tis. Kč bez DPH, 4) ředitel příspěvkové organizace do částky, která nepřekročí 500 tis. Kč bez DPH, 5) náměstci primátora města do částky, která nepřekročí tis. Kč bez DPH, 6) primátor města do částky, která nepřekročí tis. Kč bez DPH, H Stránka 6 z 23

7 7) rada města nad tis. Kč bez DPH, (navenek zastupuje město primátor), v případě příspěvkových organizací zřízených městem nad tis. Kč bez DPH, (navenek zastupuje příspěvkovou organizaci její ředitel); v případě použití zjednodušeného výběrového řízení dle kapitoly č. 6 je u veřejných zakázek s předpokládanou hodnotou nad tis. Kč bez DPH rozhodujícím orgánem rada města Oprávnění rozhodujícího orgánu pro zadání zakázky na dodávky a služby Rozhodující orgán je oprávněn v otevřeném řízení dle kapitoly č. 4.1, ve zjednodušeném řízení dle kapitoly č. 4.2, v elektronické aukci dle kapitoly č. 4.4 či v elektronickém tržišti dle kapitoly 4.5 rozhodnout o veřejné zakázce do následujících limitů: 1) vedoucí odboru MmM a ředitel MP do částky, která nepřekročí 50 tis. Kč bez DPH, 2) vedoucí odboru investic do částky, která nepřekročí 100 tis. Kč bez DPH, 3) tajemník MmM do částky, která nepřekročí 500 tis. Kč bez DPH, 4) ředitel příspěvkové organizace do částky, která nepřekročí 500 tis. Kč bez DPH, 5) náměstci primátora města do částky, která nepřekročí tis. Kč bez DPH, 6) primátor města do částky, která nepřekročí tis. Kč bez DPH, 7) rada města v případě použití zjednodušeného výběrového řízení dle kapitoly č. 6 u veřejných zakázek s předpokládanou hodnotou nad tis. Kč bez DPH Oprávnění rozhodujícího orgánu při přímém zadání zakázky Rozhodující orgán je oprávněn rozhodnout o přímém zadání zakázky dle kapitoly č. 4.3, a to do následujících limitů: 1) vedoucí odboru MmM a ředitel MP do částky, která nepřekročí 20 tis. Kč bez DPH, 2) tajemník MmM a ředitel příspěvkové organizace do částky, která nepřekročí 50 tis. Kč bez DPH, 3) náměstci primátora do částky, která nepřekročí 100 tis. Kč bez DPH, 4) primátor města do částky, která nepřekročí 350 tis. Kč bez DPH, popř. u přímých zadání dle čl. 5.3 bod 7) 5) rada města nad 350 tis. Kč bez DPH (navenek zastupuje město primátor). Rozhodující orgán je dále oprávněn rozhodnout o přímém zadání zakázky v případech schvalování dodatečných stavebních prací, dodatečných služeb či dodatečných dodávek a následně uzavírání objektivně potřebných dodatků ke smlouvám, o jejichž schválení a uzavření byl oprávněn rozhodnout. Ve svém písemném rozhodnutí vždy uvede zdůvodnění přímého zadání zakázky a toto zdůvodnění se stává nedílnou součástí dokumentace zakázky (Z_OZVZ_020 Schválení přímého zadání tento formulář není nutné zpracovávat v případě schválení přímého zadání radou města). H Stránka 7 z 23

8 Rozhodující orgán, gestor či žadatel nesmí v jednom účetním období (kalendářní rok) rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod limity veřejné zakázky malého rozsahu. 3.2 Žadatel Žadatel zadává veřejné zakázky formou přímého zadání. K zadávání veřejných zakázek formou otevřeného řízení, zjednodušeného výběrového řízení, elektronického tržiště či elektronické aukce je žadatel povinen zajistit předání veškerých podkladů nutných pro provedení veřejné zakázky gestorovi. Veškeré materiály žadatel gestorovi předává formou protokolu (Z_OZVZ_001 Předávání podkladů k vyhlášení veřejné zakázky). Tento protokol může být gestorovi zaslán také elektronickou formou (v tomto případě nemusí být podepsán). V rámci předávání podkladů žadatel stanoví taktéž předpokládanou hodnotu veřejné zakázky. 3.3 Gestor Gestor provádí veřejné zakázky formou otevřeného řízení, zjednodušeného výběrového řízení, elektronického tržiště a elektronické aukce. Gestor je povinen zabezpečit, aby průběh veřejné zakázky byl v souladu s těmito pravidly. Činnosti gestora: 1) Zpracovává a předkládá rozhodujícímu orgánu návrh na zadání zakázky včetně návrhu formy zadání a návrhu složení komise. 2) Po schválení návrhu zadání rozhodujícím orgánem uvědomí členy komise včetně náhradníků o jejich jmenování a zajistí jejich včasné a řádné informování o místě a čase otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek. 3) Je povinen, vyjma zadání dle kapitol č. 4.2 a 4.3, zajistit zveřejnění zadání zakázky po dobu minimálně 10 kalendářních dnů v elektronické formě na webových stranách města v sekci veřejné zakázky a event. i v tištěné formě na úřední desce MmM. 4) Zajišťuje písemnou komunikaci v rámci vyžádání dodatečných informací k zadávacím podmínkám zakázky. 5) Zabezpečí ve spolupráci s odborem vnitřní správy korektní a nezpochybnitelný průběh přijímání nabídek účastníků a jejich uschování do doby převzetí zapisovatelem komise. Neplatí pro zadání dle kapitoly č. 4.4 Elektronická aukce a č. 4.5 Elektronické tržiště. 6) Zajišťuje odeslání výzev k podání nabídky v rámci zjednodušeného řízení dle kapitoly ) Zajišťuje písemnou komunikaci v rámci vyžádání objasnění popř. vysvětlení nabídek účastníků či doložení dalších dokladů k nabídkám účastníků. 8) Zajišťuje odeslání oznámení rozhodnutí o vyloučení a oznámení rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky. 9) Předkládá na základě hodnocení komise rozhodujícímu orgánu výsledek hodnocení zakázky včetně zdůvodnění výběru a návrhu příslušné smlouvy parafované advokátní kanceláří nebo návrhu objednávky. H Stránka 8 z 23

9 3.4 Odpovědná osoba 10) Zodpovídá za zveřejnění všech veřejně přístupných skutečností o zakázce do 10 pracovních dnů po příslušném rozhodnutí rozhodujícího orgánu nebo do 10 pracovních dnů od doby, kdy nastanou skutečnosti určené ke zveřejnění nepodléhající rozhodnutí rozhodovacího orgánu. Zveřejnění zajistí v elektronické formě na webových stránkách města v sekci veřejné zakázky. 11) Zodpovídá za kompletnost dokumentace zakázky a její archivaci. 12) Zodpovídá za namátkovou kontrolu všech zveřejněných veřejných zakázek na webových stránkách města v sekci veřejné zakázky. Odpovědná osoba bude vždy určena v návrhu na vyhlášení zakázky (pracovník gestora). 3.5 Komise Komisi, včetně náhradníků, navrhuje gestor v návrhu zakázky a schvaluje ji rozhodující orgán (Z_OZVZ_022 Návrh na jmenování komise). Zapisovatelem komise, který se účastní jednání komise, je odpovědná osoba. Zapisovatel je přímo odpovědný za správnost vyplnění protokolu o jednání komise. Obálky s nabídkami vyzvedne zapisovatel komise po zahájení činnosti komise v informační recepci MmM. Nabídky evidované v elektronickém systému spisové služby budou zapisovateli komise zaslány referentem informační recepce MmM. Nemohou-li se schválení členové komise zúčastnit jejího jednání, jsou povinni tuto skutečnost oznámit zapisovateli komise, který zajistí účast náhradníka. Nemůže-li se zapisovatel komise zúčastnit jednání komise, je povinen tuto skutečnost oznámit gestorovi, který určí k výkonu této funkce jiného pracovníka. Členové, náhradníci a zapisovatel komise jsou povinni zachovávat mlčenlivost o záležitostech, o nichž se dozvěděli v souvislosti s výkonem své funkce. To platí obdobně i pro jiné osoby, které byly na jednání komise přizvány. Činnosti komise: 1) Otevírá obálky. 2) Provádí kontrolu úplnosti nabídek. 3) Provádí posouzení a hodnocení nabídek v souladu se zadávacími podmínkami. 4) V případě nutnosti vyzývá účastníka k doplnění či objasnění nabídek. 5) Navrhuje účastníka k vyloučení a vítěze zakázky. 6) Předkládá rozhodujícímu orgánu výsledek hodnocení. 3.6 Minimální složení komise Zakázky, jejichž zadavatelem je město: 1) zástupce žadatele, 2) zástupce gestora, 3) zástupce jiné ORJ popř. člen Zastupitelstva města Mostu nebo kontrolního výboru ZmM. H Stránka 9 z 23

10 Zakázky, jejichž zadavatelem je příspěvková organizace: 1) zástupce žadatele, 2) zástupce svodného odboru MmM popř. člen Zastupitelstva města Mostu nebo člen kontrolního výboru Zastupitelstva města Mostu, 3) zástupce gestora. 4 FORMY ZADÁNÍ A HODNOCENÍ 4.1 Otevřené řízení Otevřené řízení je forma zadání, která se zásadně povinně použije pro zadávání veřejných zakázek. Výjimky tvoří zadání dle kapitoly č. 4.2, 4.3 a dle hlavní kapitoly č. 9 těchto pravidel. Na základě rozhodnutí rozhodujícího orgánu může být nahrazeno elektronickou aukcí. Otevřeným řízením se pro účely těchto pravidel nerozumí otevřené řízení podle zákona, průběh otevřeného řízení je popsán v hlavní kapitole č. 5 těchto pravidel. 4.2 Zjednodušené výběrové řízení Zjednodušené výběrové řízení lze použít pouze pro specializované veřejné zakázky na základě rozhodnutí rozhodujícího orgánu vyššího stupně nadřazeného rozhodujícímu orgánu řízení dle kapitoly č U veřejných zakázek s předpokládanou hodnotou nad 1000 tis. Kč bez DPH je rozhodujícím orgánem rada města. Průběh zjednodušeného výběrového řízení je popsán v hlavní kapitole č. 6 těchto pravidel. 4.3 Přímé zadání Přímé zadání je zvláštní formou zadání zakázky bez výběrového řízení. Kompletní proces přímého zadání veřejné zakázky zajišťuje žadatel (gestor přímého zadání). Rozhodnout o přímém zadání je oprávněn rozhodující orgán v limitech nebo případech stanovených v kapitole č těchto pravidel. K zakázkám zadávaným dle kapitoly bod 5) a zakázkám týkajícím se dotačních projektů bude před předložením ke schválení rozhodujícímu orgánu připojeno stanovisko gestora. Gestor přímého zadání je povinen prověřit, zda je navržený dodavatel kvalifikovaný pro splnění veřejné zakázky (příslušné živnostenské oprávnění, technická a profesní způsobilost apod.). Po rozhodnutí rozhodujícího orgánu (Z_OZVZ_020 Schválení přímého zadání), kromě schválení dle kapitoly č bod 5) a kromě přímých zadání, která se vztahují k věstníku veřejných zakázek a úřednímu věstníku Evropské unie, je žadatel (u smluv) nebo pověřený pracovník OIS (u objednávek) v případě uzavření smluvního vztahu, povinen, nejpozději do 10 pracovních dnů zajistit zveřejnění informace o zakázce v elektronické formě na webových stránkách města v odpovídající části sekce veřejné zakázky v archivu příslušného roku. Rozhodnutí rozhodujícího orgánu formou přímého zadání s vyplněním formuláře (Z_OZVZ_020 Schválení přímého zadání) se nevztahuje na příspěvkové organizace. Další skutečnosti, tj. skutečná fakturovaná cena či termín dokončení a předání, bude žadatelem doplněna tamtéž nejpozději do 10 pracovních dnů od vzniku takové skutečnosti. H Stránka 10 z 23

11 V případě dlouhodobých smluv budou tyto skutečnosti zveřejněny vždy se stavem plnění k daného roku a následně k termínu dokončení plnění dlouhodobé smlouvy. V případě příspěvkových organizací, nebo pokud bude zakázka uzavřena jiným způsobem než formou objednávky, je povinnost zveřejnění omezena na interval 1 x měsíčně za měsíc předcházející. 4.4 Elektronická aukce Elektronickou aukcí může rozhodující orgán nahradit řízení dle kapitoly č. 4.1 tím, že využije služeb provozovatele elektronické aukce veřejné správy, který má atest na provozování e-aukce od příslušného orgánu státní správy. Podmínky použití elektronické aukce a její průběh, jsou stanoveny v 120 a 121 zákona a v pravidlech pro použití systému elektronické aukce. Průběh elektronické aukce je popsán v hlavní kapitole č. 7 těchto pravidel. 4.5 Elektronické tržiště Rozhodující orgán je oprávněn nahradit řízení dle kapitoly č. 4.1 tím, že využije služeb provozovatele elektronického tržiště veřejné správy, který má licenci na provozování e-tržiště od příslušného orgánu státní správy. 5 OTEVŘENÉ ŘÍZENÍ 5.1 Vyhlášení veřejné zakázky Návrhy na vyhlášení zakázky předkládá gestor rozhodujícímu orgánu včetně návrhu formy vyhlášení zakázky (Z_OZVZ_002 Zadávací podmínky veřejné zakázky - ZMR) a návrhu složení komise (Z_OZVZ_022 Návrh na jmenování komise) k rozhodnutí o dalším postupu. Nedílnou součástí návrhu bude rovněž informace o finančním krytí předmětu zakázky. Rozhodující orgán je oprávněn rozhodnout o vyhlášení zakázky podle limitů stanovených v kapitole č a Standardně u zakázek s předpokládanou hodnotou nad 100 tis. Kč bez DPH je gestor povinen vyžadovat následující doklady: 1) Vyplněný nabídkový list podepsaný oprávněným zástupcem účastníka. 2) Rozpis nabídkové ceny (rozpočet) zpracovaný dle příslušného bodu formuláře (Z_OZVZ_002 Zadávací podmínky veřejné zakázky - ZMR). 3) Kopii výpisu ze živnostenského rejstříku, je-li do něj účastník zapsán, v oblasti předmětu díla nebo kopii výpisu z obchodního rejstříku, je-li do něj účastník zapsán, ne starší 90 dnů (tyto skutečnosti je gestor oprávněn ověřit či získat na internetových stránkách popř. 4) Čestné prohlášení, ve kterém se účastník písemně zaváže, že v případě, že mu bude přidělena veřejná zakázka a měl by s ním být uzavřen smluvní vztah, předloží bez vyzvání zadavateli, nejpozději do 3 dnů před uzavřením smluvního vztahu, doklad o uzavření pojištění odpovědnosti za škodu, kterou může svou činností i nečinností při plnění této veřejné zakázky dle předmětu díla způsobit zadavateli i jakékoliv třetí osobě, s minimálním limitem ročního pojistného plnění, který zadavatel stanovuje ve výši. Kč (bude doplněno podle charakteru zakázky), H Stránka 11 z 23

12 nebo Čestné prohlášení, ve kterém se účastník zaváže, že uhradí veškeré škody, které způsobí zadavateli či třetím osobám v rámci plnění veřejné zakázky. 5) Kopie min. odborných referencí (bude doplněno podle charakteru zakázky) s předmětem plnění podobným předmětu zadávané zakázky za posledních 5 let potvrzených příslušným smluvním partnerem a obsahujících identifikační údaje objednatele (vč. kontaktní osoby a telefonu), cenu, termín plnění, místo plnění a údaj o řádném a odborném provedení zakázky; (v případě, že účastník v určené době plnil veřejnou zakázku nebo veřejné zakázky s předmětem podobným předmětu zadávané zakázky městu, je povinen předložit kopie referencí potvrzené městem). Zda budou požadovány reference potvrzené objednatelem, či jen soupis referencí s identifikačními údaji, rozhodne gestor dle charakteru a předmětu plnění veřejné zakázky. U zakázek s předpokládanou hodnotou do 100 tis. Kč bez DPH je gestor povinen požadovat doklady uvedené pod body 1 a 3 a případně další požadovat po zvážení rozhodujícího orgánu. Zda budou požadovány reference potvrzené objednatelem, či jen soupis referencí s identifikačními údaji, rozhodne gestor dle charakteru a předmětu plnění veřejné zakázky. Zadavatel má možnost, v návaznosti na charakter a rozsah předmětné veřejné zakázky, v rámci zadávací dokumentace uplatnit tzv. zvláštní podmínku na plnění veřejné zakázky v sociální oblasti: Dodavatel pro plnění veřejné zakázky bude prokazatelně zaměstnávat osoby z řad osob znevýhodněných na trhu práce dle 33 odst. 1 zákona 435/2004 Sb. o zaměstnání, s kontaktní adresou nahlášenou Úřadu práce ČR v okrese Most *, a to minimálně po dobu celého trvání plnění veřejné zakázky. Počet těchto osob pro každou dílčí veřejnou zakázku určí gestor. Tuto skutečnost účastníci potvrdí ve své nabídce čestným prohlášením s uvedením celkového počtu osob, které se budou na plnění veřejné zakázky podílet. Vítězný účastník předloží, nejpozději před zahájením stavebních prací, plnění dodávek či služeb, seznam osob s kontaktní adresou v okrese Most *, s nimiž uzavřel pracovněprávní vztah v souvislosti s plněním zakázky. Podmínka se má za splněnou také v případě osob s kontaktní adresou v okrese Most *, u nichž účastník prokáže, že je v posledních 3 (třech) letech zaměstnal z řad osob znevýhodněných na trhu práce v souvislosti se zvláštní podmínkou zadavatele v sociální oblasti. V rámci naplňování programu zlepšování kvality ovzduší má zadavatel povinnost, u veřejných zakázek na stavební práce, dodávky, či služby, kde hrozí při plnění veřejné zakázky zhoršení kvality ovzduší (např. zvýšená prašnost), v zadávací dokumentaci uplatnit požadavky na zvláštní opatření k minimalizaci vlivů veřejné zakázky na stav ovzduší (např. skrápění, pravidelné čištění, zakrytí prašných částí stavby vč. odsávání apod.). Předloží-li dodavatel zadavateli výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů, nahrazuje tento výpis prokázání splnění bodu 3) v tom rozsahu, v jakém doklady prokazující splnění tohoto bodu pokrývají požadavky veřejného zadavatele pro plnění konkrétní veřejné zakázky. Výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů nesmí být k termínu odevzdání nabídek starší než 3 měsíce. * v případě zakázek spolufinancovaných ze státního rozpočtu či fondů EU bude tato zvláštní podmínka uplatněna, na základě posouzení gestora, bez příslušného teritoriálního omezení H Stránka 12 z 23

13 Předloží-li dodavatel veřejnému zadavateli certifikát v rámci systému certifikovaných dodavatelů, který obsahuje náležitosti stanovené v 239 zákona, nahrazuje tento certifikát v rozsahu v něm uvedených údajů prokázání splnění bodů 3), 4), a 5). Certifikát v rámci systému certifikovaných dodavatelů nesmí být k termínu odevzdání nabídek starší než 1 rok. Součástí zadávací dokumentace musí být technické podmínky zakázky určující požadavky na jakost, technické vlastnosti a specifikaci záruční lhůty a dále jednoznačné vymezení množství a druhu požadovaných prací, dodávek a služeb pro možnost stanovení celkové konečné ceny zakázky. Dále musí obsahovat zadávací lhůtu a požadavek na přijetí závazku respektovat určenou zadávací lhůtu. Po rozhodnutí o návrhu gestora a zapracování připomínek, za kterých byl udělen souhlas, přikročí gestor k vyhlášení zakázky. Gestor je povinen zadání zakázky zveřejnit po dobu minimálně 10 kalendářních dnů v elektronické formě na webových stránkách města v odpovídající části sekce veřejné zakázky. V případě příspěvkových organizací zajistí žadatel zveřejnění prostřednictvím gestora. Gestor uvědomí členy komise včetně náhradníků o jejich jmenování. Gestor uvědomí řádně a včas členy a náhradníky komise o místě a čase otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek. 5.2 Příjem nabídek 1) Odpovědná osoba vyrozumí informační recepci o vyhlášení zakázky, kam zároveň předá formulář Seznam přijatých nabídek s vyplněnými identifikačními údaji zakázky (Z_OZVZ_004 Seznam přijatých nabídek). 2) Referent informační recepce MmM: a) Při přijetí nabídky zkontroluje neporušenost obálky a identifikační údaje uvedené na obálce. b) Označí doručené nabídky na obálce, v níž byly doručeny, pořadovým číslem, datem a hodinou doručení a zapíše je s těmito údaji neprodleně do Z_OZVZ_004 Seznam přijatých nabídek. c) V případě požadavku účastníka vystaví potvrzení o přijetí nabídky. d) Neprodleně po obdržení jednotlivých nabídek zajistí zanesení záznamu o doručení všech nabídek do elektronické spisové služby. Pokud jakýkoliv účastník, který již podal nabídku, nejpozději před uplynutím lhůty pro podání nabídek požádá o vrácení jím podané nabídky, nabídku vrátí, a to účastníku, je-li účastníkem fyzická osoba nebo statutárnímu orgánu účastníka, je-li účastníkem právnická osoba. Nabídku může vrátit také osobě k tomuto úkonu výslovně zmocněné účastníkem, podpis účastníka na plné moci musí být úředně ověřen. Nabídka vrácená účastníku se v Z_OZVZ_004 Seznam přijatých nabídek přeškrtne, označí jako vrácená účastníku a zajistí, aby k tomuto označení připojil účastník nebo jeho řádně zplnomocněný zástupce datum převzetí vrácené nabídky a svůj podpis. Případnou plnou moc přiloží k Z_OZVZ_004 Seznam přijatých nabídek. Nabídku vrácenou účastníku zároveň neprodleně vyjme také z elektronické spisové služby. e) Po zapsání doručené nabídky zajistí uložení nabídek takovým způsobem, aby byly nabídky chráněny proti neoprávněné manipulaci např. uložením do uzamykatelného trezoru, a to až do doby jejich předání zapisovateli komise. H Stránka 13 z 23

14 f) Nabídky předá oproti podpisu na kopii Z_OZVZ_004 Seznam přijatých nabídek zapisovateli komise ve stanoveném termínu. Nabídky evidované v elektronickém systému spisové služby zašle zapisovateli komise. g) Bude-li zadávací řízení zrušeno, předá referent informační recepce, na základě protokolu, došlé nabídky ihned po sdělení této skutečnosti gestorovi. h) Až do doby předání nabídek je informační recepce zodpovědná za neporušenost přijatých nabídek. i) V případě doručení poštou předá podatelna neprodleně po doručení obálku s nabídkou informační recepci k dalšímu postupu dle výše uvedeného. j) Informační recepcí budou přijaty i nabídky podané po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Na tyto nabídky se však pohlíží, jako by nebyly podány, zadavatel prostřednictvím gestora bezodkladně vyrozumí účastníka o tom, že jeho nabídka byla podána po uplynutí lhůty pro podání nabídek. k) Nabídka, která nebude řádně označena dle požadavků v zadávací dokumentaci (např. nebude uveden název veřejné zakázky, nebude uvedeno, že se obálka nesmí otevřít) bude zaznamenána referentem informační recepce do systému elektronické spisové služby a postoupena gestorovi, který zabezpečí uložení v příslušné složce, aniž by byla obálka otevřena. 3) Bude-li ve stanoveném termínu předložena pouze 1 nabídka, určí, po posouzení, rozhodující orgán vyššího stupně nadřazený rozhodujícímu orgánu, který zakázku zadával, po zvážení všech podstatných okolností, zda bude přistoupeno k novému výběrovému řízení, anebo zda bude rozhodnuto o zadání zakázky a uzavření smluvního vztahu. V případě, že primátor schvaloval vyhlášení zakázky, která spadala do kompetence rozhodujícího orgánu nižšího stupně dle kapitol č , 3.1.1a bodů 1 až 5 (vedoucí odboru, ředitel městské policie, ředitel příspěvkové organizace, tajemník, náměstek primátora), je rozhodujícím orgánem vyššího stupně opět primátor. 4) Gestor je oprávněn si v zadávací dokumentaci vymezit možnost přijímat nabídky v elektronické formě prostřednictvím elektronického nástroje splňujícího požadavky vyhl. č. 9/2011 Sb., kterou se stanoví podrobnější podmínky týkající se elektronických nástrojů a úkonů učiněných elektronicky při zadávání veřejných zakázek a podrobnosti týkající se certifikátu shody. 5) V případě přijetí elektronických nabídek prostřednictvím certifikovaného elektronického nástroje (NEN, TENDERARENA apod.) se daný proces příjmu nabídek řídí podmínkami konkrétního elektronického nástroje. V případě, že je rozhodujícím orgánem pro zadání zakázky rada města, rozhodne po posouzení nabídky o dalším postupu v případě předložení pouze 1 nabídky opět rada města. Bude-li v případě zakázky vyhlášené příspěvkovou organizací předložena pouze 1 nabídka, rozhodne o dalším postupu, po posouzení nabídky, náměstek primátora nebo primátor města. 5.3 Otevírání, posouzení a hodnocení nabídek Čas jednání komise je stanoven ihned po lhůtě stanovené k odevzdání nabídek. 1) Průběh jednání komise pro otevírání a následné hodnocení nabídek: H Stránka 14 z 23

15 a) Zapisovatel komise vyzve členy komise k volbě předsedy komise a následně vyzvedne obálky s nabídkami v informační recepci včetně seznamu přijatých nabídek (Z_OZVZ_004 Seznam přijatých nabídek). b) Před zahájením jednání komise vyplní členové komise a zapisovatel komise prohlášení o neexistenci střetu zájmů a mlčenlivosti (Z_OZVZ_003 Prohlášení o neexistenci střetu zájmů a mlčenlivosti). To platí obdobně i pro odborné poradce i jiné osoby, které byly na jednání komise přizvány. c) Jednání komise dále řídí předseda komise. d) Komise otevírá nabídky postupně podle pořadového čísla a nejprve kontroluje úplnost nabídek z hlediska požadavků uplatněných zadavatelem v podmínkách zadání zakázky. Jestliže komise zjistí, že nabídka není z hlediska podmínek zadání zakázky úplná, nabídku z dalšího hodnocení vyřadí, popř. účastníka vyzve k jejímu doplnění. Důvod vyřazení bude uveden v Z_OZVZ_005 Protokol o otevírání obálek a hodnocení nabídek - ZMR. Komise může v případě nejasností, či chybějících popř. neúplných dokladů, požádat účastníka o písemné vysvětlení, popř. doplnění předložené nabídky. V žádosti komise uvede, v čem spatřuje nejasnosti nabídky, které má účastník vysvětlit či doplnit. Doručení objasnění či doplnění si komise vyžádá maximálně do 4 pracovních dnů od odeslání výzvy. V opačném případě nabídku komise z dalšího hodnocení vyřadí. Komise je povinna zachovávat transparentní a rovný přístup vůči všem účastníkům. e) Pokud po kontrole kvalifikačních požadavků a dalších podmínek zůstává k hodnocení pouze 1 nabídka, bude postupováno dle kapitoly č. 5.2 bod 3). Nabídka účastníka, který nesplní požadavky zadavatele ve stanoveném rozsahu, bude z další účasti neprodleně vyřazena, důvod vyřazení bude uveden taktéž v protokolu o otevírání obálek a hodnocení nabídek. f) Hodnocení nabídek provádí komise dle stanovených hodnotících kritérií. Na základě tohoto hodnocení sestaví komise pořadí jednotlivých nabídek. g) Protokol o otevírání obálek a hodnocení nabídek, jehož pořízení zajišťuje zapisovatel, musí obsahovat: název zakázky, datum a čas zahájení jednání komise, složení komise pro otevírání a hodnocení nabídek, odůvodnění odchylného názoru člena komise, výsledek hodnocení jednotlivých nabídek včetně hodnot kritérií a zdůvodnění výběru nejvhodnější nabídky (v případě vyzvání účastníka k objasnění nabídky či doplnění dokladů i termín doručení objasnění či doplnění), seznam přijatých nabídek předaných informační recepcí, jmenný seznam odborných poradců i jiných osob, kteří byli k jednání komise přizváni, prohlášení o nepodjatosti a mlčenlivosti členů komise, zapisovatele i jiných osob, které byly na jednání komise přizvány. H Stránka 15 z 23

16 2) Z_OZVZ_005 Protokol o otevírání obálek a hodnocení nabídek - ZMR podepisují všichni přítomní členové komise, zapisovatel i případně jiné osoby, které byly na jednání komise přizvány. 3) Členové komise mohou odůvodnit svůj odchylný názor proti názoru většiny v protokolu o otevírání obálek a hodnocení nabídek. 4) Členové komise, náhradníci a zapisovatel komise jsou povinni zachovávat mlčenlivost o záležitostech, o nichž se dozvěděli v souvislosti s výkonem své funkce. To platí obdobně i pro jiné osoby, které byly na jednání komise přizvány. 5) Na základě hodnocení komise předloží gestor rozhodujícímu orgánu návrh účastníka, kterému by zakázka měla být zadána, včetně zdůvodnění tohoto výběru a návrhu příslušné smlouvy, případně objednávky. V případě překročení částky dle schváleného finančního krytí (viz kapitola č. 5.1) bude o této skutečnosti rozhodující orgán informován a současně bude rozhodujícímu orgánu předložen návrh žadatele na řešení vzniklé situace. Gestor neprodleně oznámí elektronickou poštou ekonomce příslušné ORJ (žadatele) informaci o nabídkové ceně účastníka, jehož nabídka byla vyhodnocena jako nejvhodnější. 6) V případě, že se veřejné zakázky účastnil účastník, který v průběhu tří let před uplynutím lhůty stanovené k odevzdání nabídek, závažným způsobem porušil podmínky smlouvy uzavřené s městem, popř. závažným způsobem porušil etiku soutěže o veřejnou zakázku vyhlášenou městem či příspěvkovou organizací, je gestor povinen tuto skutečnost rozhodujícímu orgánu oznámit. 7) K zajištění zásady hospodárného postupu zadavatele má komise možnost, u zakázek na dodávky, došlé nabídky účastníků posoudit i v kontextu veřejných cen internetových obchodů, a to za předpokladu, že internetový obchod nabízí dodávky stejných nebo lepších parametrů za minimálně stejných, nebo pro zadavatele výhodnějších podmínek, které byly součástí zadávací dokumentace. V případě, že nabídka internetového obchodu bude pro zadavatele výhodnější než nabídky došlých účastníků, může komise rozhodujícímu orgánu navrhnout zrušení zakázky. Nabídka internetového obchodu (vč. všech identifikačních údajů) bude společně s protokolem o otevírání obálek a hodnocení nabídek původní veřejné zakázky předložena rozhodujícímu orgánu k přímému zadání zakázky. Rozhodujícím orgánem pro přímé zadání je v tomto případě primátor. 8) V případě podání nabídky v elektronické podobě se postupuje dle 109 zákona. 5.4 Rozhodnutí o zadání zakázky a uzavření smluvního vztahu 1) Rozhodující orgán není povinen akceptovat návrh komise, a to v případech, kdy účastník, kterému by měla být zakázka zadána, v průběhu tří let před uplynutím lhůty stanovené k odevzdání nabídek: a) závažným způsobem porušil podmínky smlouvy uzavřené s městem či příspěvkovou organizací. Za závažné porušení se považuje: odstoupení od smlouvy z důvodů porušení povinností dodavatele, prodlení s plněním dodavatele, prodlení s placením smluvních pokut, nedodržení garancí a záruk dle smlouvy. H Stránka 16 z 23

17 b) závažným způsobem porušil etiku soutěže o veřejnou zakázku vyhlášenou městem či příspěvkovou organizací. Za závažné porušení se považuje: neuzavření smlouvy se zadavatelem, aniž by k tomu měl účastník závažný důvod, zařazení informací a dokladů, které neodpovídají skutečnosti, do nabídky účastníka, jiné jednání či opomenutí účastníka v rozporu s dobrými mravy v soutěži o veřejnou zakázku. V případě vzniku skutečností dle písmene a) a b) bude dodavatel, jenž tyto smluvní podmínky porušil, zapsán do Z_OZVZ_032 Black list dodavatelů veřejných zakázek. Zaznamenány budou identifikační údaje dodavatele, přesný popis porušení podmínek smlouvy a termín porušení podmínek smlouvy. Návrh na zapsání dodavatele předkládá odpovědná osoba ORJ ke schválení primátorovi města na Z_OZVZ_019 Návrh zápisu na black list, k němuž si vyžádá stanovisko advokátní kanceláře. Po schválení primátorem města bude návrh předán na OZVZ. Příspěvkové organizace mohou rovněž předkládat návrh na zapsání dodavatele na Black list dodavatelů veřejných zakázek Z_OZVZ_032, a to prostřednictvím odborů v jejichž gesci jsou příspěvkové organizace. Tyto odbory zajišťují stanovisko advokátní kanceláře a schválení návrhu primátorem města. Po schválení primátorem města předají návrh na OZVZ. Za vkládání a aktuálnost údajů v databázi za jednotlivé případy odpovídá gestor. Za umístění elektronické verze Z_OZVZ_032 Black list dodavatelů veřejných zakázek v informačním systému MmM odpovídá gestor. 2) Rozhodující orgán posoudí návrh komise dle kapitoly 5.3 bod 7). Tento návrh není rozhodující orgán povinen akceptovat. V případě, že rozhodujícím orgánem je Rada města Mostu, je gestor povinen do schvalovací cesty příslušného materiálu zařadit i vedoucího ORJ (žadatele). 3) Rozhodnutí zadavatele, která se oznamují účastníkům - vítězům (Z_OZVZ_006 Oznámení o výběru dodavatele - ZMR) a vyloučeným (Z_OZVZ_007 Oznámení o vyloučení účastníka), musí být gestorem prokazatelně odeslána účastníkovi (prostřednictvím datové schránky účastníka, doporučeně s doručenkou, osobním předáním proti podpisu). Vyloučené účastníky je gestor povinen informovat o důvodu jejich vyloučení s poučením, že námitky nejsou přípustné. Účastníci, kteří byli hodnoceni (vyjma vítěze a vyloučených), budou o výsledku informováni prostřednictvím informace na webových stranách města v sekci veřejné zakázky. Gestor je povinen zajistit zveřejnění této informace do 10 pracovních dnů od rozhodnutí zadavatele. 4) Gestor musí zajistit uzavření smluvního vztahu v zadávací lhůtě. Smluvní vztah bude uzavřen vždy v písemné formě (listinná či elektronická forma; ústní objednávky nejsou povoleny). Gestor (i gestor přímého zadání) je povinen uchovávat dokumentaci o veřejné zakázce, včetně všech podaných nabídek účastníků, po dobu pěti, resp. deseti let (v případě dotací) od uzavření smluvního vztahu v souladu se spisovým a skartačním řádem organizace. H Stránka 17 z 23

18 5) Účastníci jsou svými nabídkami vázáni lhůtou stanovenou ve veřejné zakázce minimálně 60 (šedesát) kalendářních dnů ode dne následujícího po skončení lhůty pro podání nabídek. 6) Zadávací řízení je ze strany zadavatele ukončeno uzavřením příslušné smlouvy/objednávky na zakázku, nebo zrušením zakázky z objektivních důvodů (např. odmítnutím všech nabídek, neprojevením zájmu ze strany žádného účastníka, neposkytnutím dotace, neuzavřením smlouvy s jediným účastníkem nebo nedostatkem finančních prostředků zadavatele apod.). 7) V případě neuzavření smlouvy s vybraným účastníkem (tj. v případě, že účastník odstoupí z jakéhokoliv důvodu od uzavření smlouvy) může zadavatel uzavřít smlouvu s některým z účastníků, kteří se umístili na dalších pořadích s tím, že jednání o uzavření smlouvy vede zadavatel s účastníky v pořadí, v jakém se účastníci umístili při hodnocení nabídek. 8) V případě postupu dle kapitoly 5.2 bod 3), kdy rozhodující orgán vyššího stupně nadřazený rozhodujícímu orgánu, který zakázku zadával, rozhodne o zadání zakázky a uzavření smluvního vztahu, bude uvedena pouze minimální nabídková cena, do kolonky maximální nabídková cena bude uvedeno není uvedena z důvodu posouzení pouze 1 nabídky. 9) Po dokončení zakázky předá gestor příslušné ORJ uzavřenou smlouvu (v listinné či elektronické formě). V případě příspěvkové organizace předá gestor po dokončení zakázky zadavateli kompletní dokumentaci zakázky. 5.5 Vyhodnocení zakázky Gestor je povinen zajistit zveřejnění vyhodnocení zakázky, s výjimkou informací či dokladů poskytnutých dodavatelem, pokud byly při jejich poskytnutí označeny za důvěrné, a údajů chráněných zákonem, na webových stránkách města v sekci veřejné zakázky následovně: 1) Vyhodnocení zakázky bude uveřejněno nejpozději do 10 pracovních dnů od termínu schválení rozhodujícím orgánem na webových stránkách města v sekci veřejné zakázky. 2) Další skutečnosti vždy do 10 pracovních dnů od doručení těchto informací gestorovi. Informace týkající se konečné ceny, konečného termínu a případných uzavřených dodatků ke smlouvě či objednávce, doručí žadatel gestorovi neprodleně po vzniku předmětné skutečnosti. V případě dlouhodobých smluv budou tyto skutečnosti zveřejněny vždy se stavem plnění k daného roku a následně k termínu dokončení plnění dlouhodobé smlouvy. 5.6 Zkrácené otevřené řízení zakázka do 100 tis. Kč 1) Zkrácené otevřené řízení je možno použít pouze pro naléhavé, nepředvídatelné zakázky, se souhlasem odpovídajícího rozhodujícího orgánu vyššího stupně. Důvody takovéhoto postupu musí být vždy uvedeny v dokumentaci zakázky. 2) Při zkráceném otevřeném řízení si gestor musí vyžádat nabídky/ceny alespoň od tří dodavatelů (Z_OZVZ_004 Seznam přijatých nabídek). Nabídky je možno si vyžádat písemně (prostřednictvím datové schránky nebo dopisem), em, z nabídek internetových obchodů atd. Zároveň bude zadání uvedeno na webových stránkách města v sekci veřejné zakázky minimálně po dobu 5 kalendářních dnů. V případě H Stránka 18 z 23

19 získání 3 cenových nabídek získaných z internetového obchodu není nutné zadání zveřejňovat na webových stránkách města. 3) Gestor je povinen zajistit vyplnění protokolu o zkráceném otevřeném řízení (Z_OZVZ_005 Protokol o otevírání obálek a hodnocení nabídek - ZMR). 4) Pravidla pro vyhodnocení zakázky platí obdobně, jako v případě otevřeného řízení (viz kapitola č. 5.5). 6 ZJEDNODUŠENÉ VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ 1) Zjednodušené výběrové řízení je možno použít pouze pro specializované veřejné zakázky, se souhlasem odpovídajícího rozhodujícího orgánu vyššího stupně dle kapitol a U veřejných zakázek s předpokládanou hodnotou nad 1000 tis. Kč bez DPH je rozhodujícím orgánem rada města. Důvody takovéhoto postupu musí být vždy uvedeny v dokumentaci zakázky. 2) Při zjednodušeném výběrovém řízení gestor vyzývá písemně (prostřednictvím datové schránky, elektronickou poštou nebo dopisem) k předložení nabídky minimálně tři účastníky u zakázek na dodávky či služby a minimálně pět účastníků u zakázek na stavební práce, kteří splňují kvalifikační podmínky předmětné veřejné zakázky, především s ohledem na oprávnění k podnikání popř. odbornost, např. autorizaci ČKAIT či oprávnění vydané organizací státního odborného dozoru (Z_OZVZ_004 Seznam přijatých nabídek). Lhůtu pro odevzdání nabídek určí gestor přímo úměrně rozsahu a charakteru zakázky, nejméně však v době trvání 5 kalendářních dnů. 3) Návrh účastníků, kteří budou ve zjednodušeném výběrovém řízení na stavební práce obesláni, bude prováděn následovně: a) Minimálně dva účastníci budou navrženi rozhodujícím orgánem. b) Minimálně dva účastníci budou navrženi žadatelem. c) Minimálně jeden účastník bude navržen gestorem. d) Každý účastník řízení může navrhnout libovolný počet účastníků k obeslání. 4) Návrh účastníků, kteří budou ve zjednodušeném výběrovém řízení na dodávky či služby obesláni, bude prováděn následovně: a) Minimálně jeden účastník bude navržen rozhodujícím orgánem. b) Minimálně jeden účastník bude navržen žadatelem. c) Minimálně jeden účastník bude navržen gestorem. d) Každý účastník řízení může navrhnout libovolný počet účastníků k obeslání. 5) Gestor je povinen zajistit vyplnění protokolu o zjednodušeném výběrovém řízení (Z_OZVZ_005 Protokol o otevírání obálek a hodnocení nabídek - ZMR). 6) Pravidla pro rozhodnutí o zadání zakázky a vyhodnocení zakázky (viz kapitoly č ), s výjimkou podmínky pro zveřejnění zadání na webových stránkách města, se pro zjednodušené výběrové řízení použijí obdobně. 7) V případě, že cenová nabídka účastníka, kterému by zakázka měla být zadána, překročí předpokládanou hodnotu, bude veřejná zakázka zrušena. H Stránka 19 z 23

20 7 ELEKTRONICKÁ AUKCE 1) Rozhodující orgán může nahradit výběrové řízení dle kapitol č. 4.1 a 4.2 tím, že využije služeb provozovatele elektronické aukce veřejné správy. Podmínky použití elektronické aukce a její průběh jsou stanoveny v 120 a 121 zákona a v pravidlech pro použití systému elektronické aukce PROe.biz. 2) Návrh zadání zakázky formou elektronické aukce zpracovává administrátor elektronické aukce v systému PROe.biz. 3) Před vypsáním zakázky formou e-aukce je administrátor povinen zajistit odsouhlasení návrhu zadání zakázky rozhodujícím orgánem v souladu s kapitolou č a Rozhodující orgán může po dohodě s administrátorem ke schválení návrhu zadání využít těchto alternativ: a) odsouhlasení zadání v tištěné formě, tj. potvrzuje je svým podpisem přímo v zadávacích podmínkách (Z_OZVZ_002 Zadávací podmínky veřejné zakázky - ZMR), b) odsouhlasení zadání v elektronické formě, tj. potvrzuje je odesláním u administrátorovi s uvedením názvu zakázky a jeho souhlasu, c) odsouhlasení zadání přímo v systému e-aukce PROe.biz (souhlas bude automaticky zaznamenán v historii aukčního případu). 4) Jmenování členů komise pro hodnocení zakázky malého rozsahu formou e-aukce provádí administrátor v souladu s pravidly pro průběh otevřeného řízení. Členové komise jsou informováni o svém členství elektronickou formou prostřednictvím u odeslaného systémem PROe.biz. 5) Výzva k účasti v e-aukci (Z_OZVZ_030 Pozvánka) bude odeslána minimálně 3 účastníkům určeným administrátorem e-aukce v návaznosti na rozsah a charakter zakázky a schváleným rozhodujícím orgánem. Výzva k účasti v e-aukci (Z_OZVZ_030 Pozvánka) bude zveřejněna po dobu minimálně 10 kalendářních dnů v elektronické formě na webových stranách města v sekci veřejné zakázky a event. I v tištěné formě na úřední desce MmM (pokud nejde současně o řízení dle kapitoly č. 6). Zakázky do 100 tis. Kč, které podléhají tzv. zkrácenému otevřenému řízení, budou uveřejněny po dobu 5 kalendářních dnů. 6) Vlastní e-aukce probíhá minimálně ve 3 kolech, a to následovně: a) Zadávací kolo: V průběhu zadávacího kola účastníci zpracovávají svou nabídku dle požadavků zadání a průběžně ji vkládají do systému PROe.biz. Zadávací kolo musí trvat minimálně 10 kalendářních dnů a končí zadáním nabídek účastníků do systému PROe.biz. U zakázek do 100 tis. Kč, které podléhají tzv. zkrácenému otevřenému řízení, je délka zadávacího kola stanovena na 5 kalendářních dnů. Komunikace administrátora s účastníky v průběhu zadávacího kola probíhá elektronickým způsobem, tj. prostřednictvím ů odesílaných systémem PROe.biz tak, aby tato komunikace byla zaznamenána v historii e-aukce. Po ukončení zadávacího kola nemá účastník možnost měnit či doplňovat svou vstupní nabídku (automaticky zamezeno systémem PROe.biz). b) Mezikolo: Mezikolo slouží především ke kontrole vložených nabídek, tj. ke kontrole, zda účastníci splnili podmínky zadání. V případě zjištění chybějících položek či nutnosti upřesnění nabídek vyzve administrátor prostřednictvím systému PROe.biz účastníka k doplnění nabídky, maximálně však do termínu ukončení H Stránka 20 z 23