1 MENDELOVA UNIVERZITA V BRNĚ INSTITUT CELOŽIVOTNÍHO VZDĚLÁVÁNÍ Projekt: Inovací odborného, pedagogického a manažerského vzdělávání ke zvýšení konkurenceschopnosti PhDr. Alena MIKOVCOVÁ ARCHIVNICTVÍ A SPISOVÁ SLUŽBA 1 LEGISLATIVA Brno 2011 CÍL Získat elementární znalosti o legislativě upravující oblast archivnictví a spisové služby s ohledem na působnost vysokých škol v České republice. PRŮVODCE STUDIEM V této kapitole se seznámíte s obsahem zákonných norem v oblasti archivnictví a spisové služby a z nich vyplývajících povinností pro vysoké školy. V oblasti archivnictví získáte vědomosti o zásadách výběru, evidence, kategorizace, ochrany a využívání archiválií. Dozvíte se informace o právech a povinnostech vlastníků, držitelů i správců archiválií. Seznámíte se se soustavou archivů a archivních správních úřadů v ČR. Obeznámíte se s podmínkami pro akreditaci archivů a s povinnostmi
2 zřizovatelů archivů. Získáte detailnější vědomosti o specializovaných archivech, které mohou zřizovat vysoké školy. V oblasti spisové služby se dozvíte podrobné informace o povinnostech uloženým vysokým školám. Obdržíte instrukce k provádění jejích jednotlivých etap. Budete upozorněni na vymahatelnost zákonem stanovených povinností včetně výše stanovených sankcí při jejich neplnění. Získáte informace o problémech automatizované konverze dokumentů nutných k provozování jak elektronického systému spisové služby, tak informačního systému datových schránek. PŘEPOKLÁDANÉ ZNALOSTI Studium kapitoly pojednávající o legislativě v oblasti archivnictví a spisové služby předpokládá znalost archivní terminologie. Slovníček základních pojmů Původcem je každý, z jehož činnosti dokument vznikl. Určeným původcem je původce, který má podle zákona vést spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby. Dokumentem je každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace v podobě analogové nebo digitální, která byla vytvořena původcem nebo mu byla doručena. Výkon spisové služby je zajištění odborné správy dokumentů v digitální a analogové (listinné) podobě. Výkonem spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby se rozumí elektronická správa dokumentů v digitální i v analogové podobě. Výkonem spisové služby v listinné podobě se rozumí péče o dokumenty v analogové podobě a převod dokumentů v digitální podobě na dokumenty v analogové podobě. Spisová služba je souhrnem pracovních činností a postupů při zajišťování odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce. Zahrnuje jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, včetně kontroly těchto činností. Elektronické systémy spisové služby jsou aplikace pro správu dokumentů v digitální podobě, mohou být použity i pro evidence dokumentů v analogové podobě. Metadata jsou soubory informací o dokumentu, pořizované zčásti manuálně účastníky spisové služby, zčásti elektronickým systémem spisové služby. Slouží k popisu souvislostí, obsahu a struktury elektronických dokumentů a jejich správy v průběhu času.
3 Národní standard je stanovením základních požadavků na funkce elektronických systémů a na jednotné parametry pro výkon spisové služby vztahující se k dokumentům v digitální podobě. Spisový řád je závazný vnitřní předpis organizace stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení/vzniku až po vyřazení ve skartačním řízení. Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Spisový znak je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování. Skartační znak je označení, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení. Skartační znak A (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který je navržen za archiválii. Skartační znak S (stoupa) je dokument bez trvalé hodnoty navrhovaný ke zničení. Skartační znak V (výběr) který bude dodatečně posouzen až při skartačním řízení buď jako dokument znaku S nebo A. Skartační lhůta je doba, během níž musí být dokument uložen u původce. Vyjadřuje se číslem doplněným za skartačním znakem. Určuje se počtem celých roků počítaných id 1. ledna kalendářního roku následujícího po roce, kdy nastal okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty. Spisovna je místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení. Skartační řízení je posuzování a výběr dokumentů z hlediska veřejného zájmu. Jedná se o postup, při kterém se vyřazují dokumenty, kterým uplynuly skartační lhůty a které nejsou dále potřebné pro činnost původce. Archivnictví je obor lidské činnosti zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící správní, informační, vědecké a kulturní funkce. Archiválie je dokument, který byl z hlediska historické hodnoty vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Výběrem archiválií se rozumí posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a zařazení do evidence archiválií. Archivní fond je soubor archiválií, který vznikl výběrem z dokumentů vytvořených z činnosti určité fyzické nebo právnické osoby, organizační složky státu nebo územního samosprávného celku. Archivní sbírka je soubor archiválií navzájem propojených jedním nebo několika společnými znaky. Archivním zpracováním se rozumí třídění, pořádání a inventarizace archiválií.
4 Archivní pomůckou je informační systém, který se vytváří při archivním zpracování a slouží pro evidenci a orientaci v obsahu a časovém rozsahu archivního fondu, archivní sbírky nebo jejich částí. Archiv je zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně. Příslušný archiv je archiv, který je ze zákona pověřen dohledem na určitou organizaci, provádí výběr archiválií ve skartačním řízení i mimo skartační řízení a povoluje vyřazování dokumentů (skartaci). VÝKLAD 1. Povinnosti dané zákonem a vyhláškami Oblast archivnictví a spisové služby upravuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále jen archivní zákon). Úplné a aktuální znění zákona je uveřejněno v zákoně č. 243/2010 Sb. Navazujícím prováděcím právním předpisem je vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech spisové služby, která stanoví zásady jednotlivých etap výkonu spisové služby(dále je vyhláška o spisové službě). Ministerstvo vnitra zveřejnilo ve svém Věstníku (částka č. 101/2010) Národní standard, který stanovil konkrétní požadavky na elektronické systémy spisové služby. Současně byl vydán zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Následně byly zásady zakotvené v zákoně precizovány dvěma vyhláškami. a) Vyhláškou č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů upravuje technické náležitosti konvertovaných dokumentů. b) Vyhláškou č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek specifikuje technické podmínky a bezpečnostní zásady datových zpráv v datových schránkách. 1.1. ARCHIVNICTVÍ 1.1.1. Výběr archiválií Vysoké školy mají povinnost uchovávat dokumenty a umožnit ve veřejném zájmu výběr archiválií. Výběr úředních dokumentů provádí příslušný archiv ve skartačním řízení. Výběr dokumentů získaných sbírkotvornou nebo akviziční činností provádí mimo skartační řízení.
5 Výběr archiválií provádí příslušný archiv. V Jihomoravském kraji je příslušným k archivem Moravský zemský archiv v Brně (MZA). 1.1.2. Evidence archiválií Dokumenty vybrané jako archiválie jsou vzaty do evidence archiválií. Archiválie evidované na území ČR tvoří Národní archivní dědictví (NAD). NAD je vedeno v základní, druhotné a ústřední evidenci. Vysoké školy vedou základní evidenci NAD, která zahrnuje evidenci vnějších změn (přírůstků a úbytků archiválií), evidenční listy archivních souborů a evidenci archivních pomůcek. Základní evidence NAD musí být vždy uchovávána jak v elektronické, tak i v listinné formě. Druhotnou evidenci NAD zajišťují státní oblastní archivy. Vysoké školy jim musí zasílat kopie svých evidencí. Ústřední evidenci zabezpečuje Ministerstvo vnitra ČR. Dokumenty, které jsou uloženy v archivech (archiválie), tvoří archivní fondy a archivní sbírky. Tyto archivní soubory jsou základními evidenčními jednotkami v archivnictví. DŮLEŽITÉ Všechny archivní soubory evidované v archivech jsou zveřejněny na webu Ministerstva vnitra České republiky http://aplikace.mvcr.cz/vozidla/peva/index.php. Prostřednictvím internetu jsou veřejnosti zpřístupněny informace, které napomáhají v základní orientaci v archivech. Elektronická počítačová evidence archiválií (PEVA) rovněž umožňuje stažení potřebných dat. 1.1.3. Kategorizace archiválií Při výběru se archiválie zařazují do dvou kategorií. Výčet archiválií I. kategorie je uveden v příloze č. 3 archivního zákona. Ostatní archiválie jsou archiváliemi II. kategorie. Archiválie I. kategorie na vysokých školách jsou například: vysokoškolské matriky, zápisy státních závěrečných zkoušek, archiválie dokumentující události let 1938-1945, 1948, 1968, 1989, korespondence vědců, rukopisy vědeckých děl, památníky, kroniky, deníky významných osobností, základní archiválie o rozvoji vědy a techniky. Archiválie mohou být prohlášeny buď za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku.
6 Návrhy na prohlášení archiválií za kulturní památku může ministerstvu vnitra podat archiv, kulturně vědecká instituce (vysoká škola) nebo vlastník archivní sbírky, archivního fondu nebo jejich částí. V ČR existuje 149 archivních kulturních památek. Jednou z nich jsou nejstarší soubory dokumentů k dějinám ČVUT v Praze z let 1705-1744. Národní kulturní památku může svým nařízením prohlásit podle zákona o státní památkové péči vláda. Staly se jimi pouze: Archiv České koruny (1158-1935), Moravské zemské desky (1348-1951) a Archivní sbírka Historica Třeboň (1216-1659). 1.1.4. Ochrana archiválií, práva a povinnosti vlastníka archiválií Archiválie ve vlastnictví České republiky nebo právnických osob zřízených zákonem nelze převést na jinou osobu (pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak). Vlastník/držitel archiválie je povinen ji chránit před poškozením, znehodnocením, zničením, ztrátou, odcizením a užívat ji pouze způsobem, který odpovídá jejímu stavu. Pokud není schopen zajistit řádnou péči a ochranu může vlastník/držitel archiválii na dobu určitou uložit do Národního archivu nebo státního oblastního archivu. Vlastník/držitel archiválie je povinen oznámit archivním úřadům každý zamýšlený převod vlastnického práva k archiválii nebo uzavření smlouvy o její úschově. Obecně platí povinnost archiválii přednostně nabídnout ke koupi České republice. K vývozu archiválií je vždy zapotřebí povolení ministerstva vnitra. Hrozí-li nebezpečí ohrožení, poškození, zničení nebo ztráty archivních kulturních památek a národních kulturních památek, ministerstvo vnitra je může z moci úřední uložit do Národního archivu, Archivu bezpečnostních složek nebo státního oblastního archivu. 1.1.5. Nahlížení do archiválií, jejich vystavování, pořizování výpisů, opisů a kopií 1.1.5.1. Nahlížení DŮLEŽITÉ Do archiválií uložených v archivech lze nahlížet jen na základě žádosti podané archivu a za dodržení podmínek stanovených archivním zákonem a
7 badatelským řádem archivu. Každý archiv je povinen vydat badatelský řád, který musí být umístěn na internetu a na úřední desce archivu. Do archiválií se nahlíží jen tehdy, nejsou-li vyhotoveny jejich kopie. Do archiválií, které byly archivům svěřeny do úschovy, lze nahlížet jen za podmínek uvedených ve smlouvě o úschově. K nahlížení jsou v archivech přístupné jen archiválie starší třiceti let, není-li stanoveno jinak a všechny zveřejněné archiválie. Toto ustanovení se nevztahuje na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti státních orgánů. Do archiválií obsahující osobní údaje žijící osoby lze nahlížet jen tehdy, pokud tato písemně nevznesla námitky. Do archiválií vztahující se k žijící fyzické osobě, jejichž obsahem jsou citlivé osobní údaje, lze nahlížet jen s jejím předchozím písemným souhlasem. Tato ustanovení se nevztahují na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti bezpečnostních složek, společenských organizací a politických stran sdružených v Národní frontě. Rovněž se omezení nahlížení nevztahuje na archiválie jejichž obsahem jsou statistické a demografické soubory dat, jestliže lze anonymizovat v nich obsažené osobní údaje. Původci archiválií mohou do svých vlastních dokumentů nahlížet bez omezení. Nahlížení do archiválií uložených v archivu se odepře, jestliže to neumožňuje a) fyzický stav archiválií, b) stav zpracování archiválií, c) fyzická osoba vznesla námitku proti nahlížení archiválií, jejichž obsahem jsou její osobní údaje, případně citlivé údaje, d) zvláštní právní předpis nahlížení do archiválií vylučuje. Pokud bylo nahlížení do archiválií odepřeno z důvodu jejich nedostatečné zpracovanosti archiv provede na základě svých možností jejich archivní zpracování. Nahlížení do nezpracovaných archiválií lze výjimečně umožnit vědeckým badatelům a studentům po předložení potvrzení o časově limitovaném vědeckém nebo výukovém účelu jejich studia. Do archiválií jejichž původcem je stát nebo samosprávný celek jsou oprávněny nahlížet bez omezení organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, zpravodajské služby ČR, samosprávné celky i osoby podle zvláštních právních předpisů (soudy, soudní exekutoři, policie). Jen
8 těmto orgánům lze zapůjčit archiválie mimo archiv za předpokladu písemného závazku, že je vrátí v úplnosti, v dohodnuté lhůtě a v nepoškozeném stavu. Archiválie I. kategorie se nepůjčují; k dispozici se dávají pouze jejich kopie. 1.1.5.2. Vystavování archiválií Archiválie lze vystavovat jen za podmínek zaručujících jejich ochranu a péči podle zákona. Archiválie, které má archiv v úschově, je možné vystavovat jen za podmínek stanovených ve smlouvě o úschově. Archiválie ve vlastnictví ČR, které jsou uloženy v archivech, lze vystavovat je na základě smlouvy nebo zápisu o výpůjčce s přihlédnutím k zákonu o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích. Národní kulturní památku lze zapůjčovat pouze s povolením Ministerstva vnitra. 1.1.5.3. Výpisy, opisy, kopie archiválií DŮLEŽITÉ Každý je oprávněn požádat archiv, v němž jsou archiválie uloženy, o pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválií nebo jejich části. Pokud jsou splněny podmínky pro odepření nahlížení do archiválií, tyto činnosti se odepřou. Prováděcí právní předpis k archivnímu zákonu stanovil ceník služeb za pořizování výpisu, opisu nebo kopie archiválií. 1.1.6. Soustava archivů, správní úřady na úseku archivnictví a spisové služby, Archivy se člení na a) veřejné archivy b) soukromé archivy. Veřejnými archivy jsou a) Národní archiv 1.1.6.1. Soustava archivů
9 b) Archiv bezpečnostních složek c) státní oblastní archivy d) specializované archivy e) bezpečnostní archivy f) archivy jednotlivých územních samosprávných celků. Soukromými archivy jsou ostatní archivy zřizované fyzickými a právnickými osobami. 1.1.6.2. Správní úřady Postavení správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby mají a) Ministerstvo vnitra, b) Národní archiv, Archiv bezpečnostních složek a státní oblastní archivy, c) příslušná ministerstva a další ústřední správní úřady, Česká národní banka, bezpečnostní sbory a zpravodajské služby ČR, d) Kanceláře poslanecké sněmovny, senátu a prezidenta republiky. Gesci Ministerstva vnitra ČR v oblasti archivnictví a spisové služby vykonává odbor archivní správy a spisové služby. 1.1.7. Specializované archivy Vysoké školy (i další původci) mohou k zajišťování péče o archiválie vzniklé z jejich činnosti, získané darem, koupí či jinými akvizicemi zřizovat specializované archivy. DŮLEŽITÉ Archivy mohou působit jako specializované archivy, pouze pokud jim byla udělena akreditace. K povinnostem specializovaných archivů náleží a) dohlížet na výkon spisové služby u svého zřizovatele (vysoké školy), b) provádět výběr archiválií ve skartačním řízení, c) provádět výběr archiválií mimo skartační řízení u dokumentů nabídnutých darem, ke koupi nebo do úschovy a u dokumentů vlastníků, kteří o to školu požádají, d) vést základní evidenci archiválií NAD, e) vyhledávat archiválie pro potřeby úřadů, právnických i fyzických osob, pořizovat z nich výpisy, opisy a kopie, f) zajišťovat nahlížení do archiválií, g) pečovat o archiválie, h) předkládat skartační protokoly archivním úřadům, ch) provádět vědeckou, výzkumnou, vydavatelskou a publikační činnost, i) zřídit specializovanou knihovnu,
10 j) sestavovat tématické soupisy archiválií, k) provádět inventuru archiválií vyhlašovanou ministerstvem, l) zajišťovat konzervaci a restaurování archiválií, m) každoročně zpracovat a předkládat příslušnému archivu výroční zprávy o své činnosti a zveřejňovat je. 1.1.8. Akreditace archivů 1.1.8.1. Podmínky akreditace Akreditaci univerzitních archivů povoluje ministerstvo vnitra. Zřizovatelé specializovaných archivů jsou povinni zajistit splnění podmínek a) stavebně-technických, b) prostorových, c) bezpečnostních, d) materiálních, e) finančních a f) personálních pro péči o archiválie a jejich ochranu. 1.1.8.2. Odnětí, případně zánik akreditace archivu Zjistí-li ministerstvo, že zřizovatel archivu nedodržuje podmínky, za nichž mu byla akreditace udělena, uloží mu povinnost odstranit zjištěné nedostatky. Pokud je ve stanovené roční lhůtě neodstraní, ministerstvo mu akreditaci odejme. Ministerstvo akreditaci rovněž odejme, požádá-li o to sám zřizovatel archivu. Při odejmutí akreditace ministerstvo rozhodne, kde bude archiválie na náklady jejího vlastníka uložena. V případě zániku nebo zrušení právnické osoby (vysoké školy), která je zřizovatelem archivu, akreditace zaniká a nepřechází na právního nástupce. 1.1.8.3. Výroční zprávy o činnosti archivu Všechny veřejné a soukromé archivy jsou povinny zpracovat výroční zprávy o své činnosti. Musí je předkládat Ministerstvu vnitra a příslušnému státnímu archivu a zveřejnit je v informačních systémech v možností dálkového přístupu (internet). Výroční zpráva je koncipována podle schématu striktně stanoveného zákonem. 1.1.9. Kompetence a kontrola na úseku archivnictví a spisové služby vůči vysokým školám
11 Archivy vysokých škol spadají do působnosti Ministerstva vnitra, které vede evidenci vysokých škol, v nichž jsou uloženy archiválie. Pravomoci vůči vysokým školám mají rovněž Národní archiv a státní oblastní archivy. Moravský zemský archiv v Brně (MZA) kontroluje dodržování povinností na úseku archivnictví a výkonu spisové služby u vysokých škol ve správním obvodu krajů Jihomoravského, Vysočina a Zlínského, které v nich mají sídlo. Dohlíží rovněž na činnost specializovaných univerzitních archivů. DŮLEŽITÉ Kontrola MZA je prováděna výkonem státní kontroly. Státní kontroloři jsou oprávněni zakázat činnosti, které by mohly způsobit poškození nebo zničení dokumentů nebo archiválií. MZA má právo žádat příslušná opatření k odstranění zjištěných nedostatků a k jejich nápravě včetně uložení sankce (sankcí) za správní delikty. Proti rozhodnutí archivního úřadu se lze odvolat. Odvolání však nemá odkladný účinek. KONTROLNÍ OTÁZKY K ověření výkladové části týkající se archivnictví slouží 10 otázek. 1) Jak se provádí výběr archiválií? 2) Co tvoří Národní archivní dědictví? 3) Kde můžete nalézt informace o archivních souborech v ČR? 4) Která česká vysoká škola pečuje o archivní kulturní památku? 5) Kdo povoluje vývoz archiválií do zahraničí? 6) Kdo smí bez omezení nahlížet do archiválií? 7) Může každý žádat o pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválií? 8) Které archivy mají status veřejných archivů? 9) Jaké podmínky musí vysoké školy splnit, aby jejich archivy byly akreditovány? 10) Kdo provádí státní kontrolu v oblasti archivnictví a spisové služby na Mendelově univerzitě v Brně? SHRNUTÍ Vysoké školy jsou jako veřejnoprávní původci povinny uchovávat své dokumenty a umožnit jejich výběr ve veřejném zájmu.
12 Na vysokých školách se sídlem v Jihomoravském kraji, v krajích Jihlavském a Vysočina provádí výběr archiválií ve skartačním řízení i mimo skartačním řízení Moravský zemský archiv v Brně. Dokumenty, které byly vybrány za archiválie a vzaty do evidence archiválií, tvoří v ČR Národní archivní dědictví (NAD). NAD je vedeno v základní, druhotné a ústřední evidenci. Archiválie se evidují v počítačové evidenci archiválií (PEvA), která je veřejně přístupna na webu Ministerstva vnitra ČR. Archiválie se zařazují do evidence jako archivní fondy, archivní sbírky, jejich části nebo jednotliviny. Všechny evidence musí být vedeny v elektronické formě, základní evidence i v listinné podobě. Archiválie se začleňují podle svého významu do kategorií. Archiválie I. kategorie jsou vyjmenovány v zákoně. Nejvzácnější a nejcennější archiválie mohou být prohlášeny za národní kulturní památky nebo archivní kulturní památky. Vlastníci a držitelé archiválií jsou povinni udržovat archiválie v dobrém stavu a chránit je před zničením, poškozením, ztrátou nebo odcizením. Archiválie ve vlastnictví ČR mohou být předávány jiným vlastníkům, prodávány či vyváženy jen se souhlasem českých úřadů. Obecně platí povinnost archiválii přednostně nabídnout ke koupi České republice. Do archiválií se nahlíží jen tehdy, nejsou-li vyhotoveny jejich kopie. K nahlížení je třeba předložit příslušnému archivu žádost se závazkem respektování podmínek stanovených zákonem a badatelským řádem. Do nezpracovaných archiválií mohou výjimečně nahlížet jen vědečtí badatelé a studenti. Archivy pořizují výpisy, opisy nebo kopie archiválií nebo jejich částí každému žadateli při splnění podmínek nahlížení do archiválií. Archiválie mohou být vystavovány za podmínek zaručujících jejich ochranu a péči a v souladu se zákonem. Soustava archivů je v ČR tvořena archivy veřejnými a soukromými. Archivy mohou působit jako specializované archivy pouze pokud jim byla udělena akreditace. Gesci na úseku archivnictví a spisové služby vykonává Odbor archivnictví a spisové služby Ministerstva vnitra ČR. Všechny archivy v republice jsou povinny zpracovat každoročně výroční zprávy o své činnosti a zveřejnit je na internetu. Státní kontrolu na úseku archivnictví a spisové služby vykonává na Mendelově univerzitě Moravský zemský archiv v Brně. Je oprávněn zakázat činnosti způsobující poškození nebo zničení dokumentů a archiválií včetně udělování sankcí za případné správní delikty. 1.2. SPISOVÁ SLUŽBA 1.2.1. Povinnosti v oblasti spisové služby vyplývající ze zákona Archivní zákon určil vysokým školám charakter veřejnoprávných původců. Pro výkon spisové služby jsou dále specifikovány jako tzv. určení původci. Jejich zákonnou povinností je : a) uchovávat veškeré dokumenty úředního charakteru v listinné i elektronické podobě a zajistit jejich výběr, b) vést spisovou službu v plném rozsahu,
13 c) vést evidenci dokumentů v elektronické podobě (od 1.1. 2010), d) vykonávat spisovou službu v elektronických systémech spisové služby (od 1. 7. 2010), e) elektronické systémy spisové služby uvést do souladu s Národním standardem (do 30. 6. 2012), f) uvést Spisový řád do souladu se zákonem do 30.6. 2012. 1.2.1.1. Příjem, označování, evidence a rozdělování dokumentů Vysoké školy musí zajistit příjem dokumentů v podatelně. Doručené nebo vytvořené dokumenty musí vysoké školy v den doručení nebo vytvoření opatřit: a) jednoznačným identifikátorem (pokud je vedena spisová služba v elektronické podobě), b) otiskem podacího razítka, případně jiného technologického prostředku splňující náležitosti podacího razítka (na dokumenty v listinné podobě). 1.2.1.2. Podepisování a odesílání dokumentů Vyřízené dokumenty na vysokých školách podepisují zaměstnanci na základě pravomocí stanovených vlastním statutem a dalšími vnitřními předpisy a opatřeními. Používání razítek se státním znakem, zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka musí vysoká škola upravit ve spisovém řádu. 1.2.1.4. Spisový řád DŮLEŽITÉ Vysoké školy mají zákonnou povinnost vydat spisový řád. Součástí spisového řádu musí být spisový a skartační plán. Vysoké školy jsou povinny označovat dokumenty spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu. Změnu skartační lhůty dokumentu po jejím uplynutí lze provést pouze po schválení příslušným archivem.
14 1.2.1.5. Ukládání dokumentů, spisovny, správní archivy DŮLEŽITÉ Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty vysoké školy musí být po dobu trvání skartační lhůty uloženy ve spisovně. Dokumenty se ukládají zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby měl zpracovatel dokument déle ve svém držení. Archivní zákon stanovil konkrétní stavebně-technické, bezpečnostní a materiální podmínky, které musí splňovat budova, ve které je (nebo má být) umístěna spisovna. Vysoké školy mají rovněž možnost zřídit si se souhlasem ministerstva vnitra správní archiv. Na rozdíl od specializovaných archivů správní archivy nepodléhají akreditaci. Archivní soubory archivně nezpracovávají, pouze je kompletují a sestavují k nim prozatímní inventární seznamy. Správní archivy a) dohlížejí na výkon spisové služby u svého zřizovatele, b) přebírají dokumenty ze spisoven se skartačními lhůtami delšími než 5 let a pečují o ně, c) umožňují nahlížení do nich a pořizují z nich opisy, výpisy a kopie, d) připravují výběr archiválií pro skartační řízení. 1.2.1.6. Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě Archivní zákon vyžaduje, aby byly digitální dokumenty opatřeny zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem založených na kvalifikovaných certifikátech vydaných akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. V současnosti působí v této funkci tři poskytovatelé (První certifikační autorita, a.s., Česká pošta, s.p. a eldentity a.s.). Vysoká škola musí ověřit platnost zaručeného elektronického podpisu, značky nebo časového razítka a platnost kvalifikovaných certifikátů. Má za úkol zkontrolovat správnost jejich formátů. DŮLEŽITÉ Uchovávání dokumentu v digitální podobě, jeho převádění do analogové podoby nebo naopak musí být
15 provedeno postupem zaručující věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu, a to včetně údajů prokazující existenci dokumentu v digitální podobě v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány po dobu trvání skartační lhůty dokumentu. 1.2.2. Povinnosti vyplývající z ustanovení vyhlášky o spisové službě Vyhláška se vztahuje pouze na určené původce, mezi nimiž jsou uvedeny i vysoké školy. 1.2.2.1. Příjem dokumentů v analogové (listinné) podobě Doručené dokumenty musí vysoké školy přijímat v podatelně. Podatelna přebírá všechny zásilky určené vysoké škole bez ohledu na druh odesílatele, způsob nebo místo odeslání. Doručený dokument, případně obálka, musí být v den doručení opatřen otiskem podacího razítka, nebo jiným technologickým prostředkem. Tím se rozumí elektronické označování nebo vyznačování doručení a evidence lepícím štítkem s identifikátorem dokumentu. Vysoká škola stanoví ve spisovém řádu způsob pořízení záznamu o podání učiněném ústně a určí zaměstnance, kteří budou tyto záznamy pořizovat. 1.2.2.1.2. Obálka Obálka se ponechává u dokumentu vždy, pokud a) je dokument doručován do vlastních rukou, b) je to nezbytné pro určení kdy byl dokument předán k poštovní přepravě nebo doručen jiným způsobem c) údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele. d) v dalších případech, které budou uvedeny ve spisovém řádu. DŮLEŽITÉ Pokud je na doručené obálce uvedeno na prvním místě jméno (případně jména) a příjmení fyzické osoby, předá se obálka adresátovi neotevřená. Zjistí-li tento po jejím otevření, že obsahuje dokument úředního charakteru, předá je podatelně bez odkladu k dodatečné
16 evidenci. Obdobně postupuje rovněž adresát, na jehož adresu elektronické pošty byl přímo doručen dokument úředního charakteru v digitální podobě. Jelikož adresátovi, jímž je fyzická osoba, nelze nařídit dobu otevření obálky, datum zaevidování nemusí být totožné s datem doručení dokumentu. Datem doručení se pak rozumí datum, kdy ho fyzická osoba předala k zaevidování. 1.2.2.1.3. Příjem dokumentů v digitální podobě Podatelna má povinnost a) ověřit platnost zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky nebo časového razítka digitálního dokumentu, pokud je jím opatřen, b) zajistit kontrolu správnosti datového formátu dokumentu; dokumenty chybného datového formátu uložit do zvláštního úložiště. c) zkontrolovat, zda dokument neobsahuje škodlivý kód, schopný přivodit škodu na programovém vybavení nebo na informacích. Dokumenty se škodlivým kódem se neukládají, ale zničí. V takovém případě se digitální dokument považuje za nedoručený. Podatelna je povinna vyrozumět odesílatele dokumentu se škodlivým kódem a vést zvláštní evidenci odesílatelů škodlivých kódů. 1.2.2.2. Označování a evidence dokumentů Označováním dokumentů (tzv. prezentace) se rozumí jejich opatření jednoznačným identifikátorem nebo podacím razítkem. Vysoká škola musí vést spisovou službu v elektronických systémech, a proto je oprávněna evidovat v tomto systému rovněž dokumenty existující v listinné podobě. Pokud vysoká škola vede spisovou službu v elektronické podobě, pak a) opatří doručený nebo jím vytvořený dokument jednoznačným identifikátorem, b) dokument v digitální podobě, který jí byl předán na nosičích dat, předá elektronické podatelně k uložení do úložiště doručených datových zpráv a zavede do elektronického systému spisové služby, c) dokument v listinné podobě převede do digitální podoby prostředky autorizované konverze. Konverzí vzniklý dokument opatří jednoznačným identifikátorem. Pokud vede vysoká škola spisovou službu i v listinné podobě, pak a) doručený dokument, případně obálku, označí v den doručení podacím razítkem nebo jiným technologickým prostředkem,
17 b) jí vytvořený dokument v listinné podobě, který podléhá evidenci, musí opatřit číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů, c) dokument v digitální podobě převede prostředky autorizované konverze do analogové podoby. 1.2.2.2.1. Konverze, převody Výsledkem autorizované konverze je elektronická kopie s právními účinky prvopisu. Nelze-li autorizovanou kopii provést, provede se převod. Jeho výsledkem je ověřená elektronická kopie bez právních účinků prvopisu, zaručující obsahovou shodu s prvopisem. Výsledkem jiné konverze dokumentu je neověřená kopie prvopisu, která může sloužit jen pro vnitřní potřebu původce. V záznamech o evidencích dokumentů se musí uvést, že dokument vznikl autorizovanou konverzí, převodem nebo jinou konverzí, aby byl ošetřen způsob vzniku dokumentu a jeho právní povaha. Dokumenty vzniklé konverzemi nebo převodem musí být opatřeny jednoznačnými identifikátory jen v případě, že budou výstupy takto vzniklé zavedeny do systému spisové služby. DŮLEŽITÉ Při převádění dokumentů v analogové podobě na digitální podobu a naopak se převáděný dokument musí shodně označit s převedeným dokumentem tak, aby byla zajištěna jednoznačná vazba mezi nimi. Označení je nutné pro dohledatelnost dokumentů a jejich zařazení do skartačního řízení. Jde-li o konverzi z moci úřední, převáděný dokument se v digitální podobě ukládá do úložiště převedených dokumentů. Toto úložiště může být buď samostatné, nebo může být součástí elektronické spisovny původce. 1.2.2.2.2. Podací razítko Podací razítko se umisťuje zpravidla do pravé horní části dokumentu, tak, aby nepřekrývalo jeho text. Otisk podacího razítka obsahuje tyto položky k vyplnění a) název původce, b) datum doručení (případně i čas doručení),
18 c) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, d) počet listů dokumentu, e) počet listinných příloh, případně počet svazků těchto příloh, f) u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh. Pokud vysoká škola považuje za vhodné, může podací razítko doplnit o další údaje. U doručených datových zpráv je nutné uvádět rovněž datum a čas s uvedením hodiny, minuty a sekundy, kdy byla zpráva doručena. Velikost dokumentu v digitální podobě v jednotkách bytů se může uvádět pro orientaci. Technologický prostředek nahrazující podací razítko musí obsahovat obdobný rozsah položek pro vyplnění údajů. Může mít číselnou nebo alfanumerickou podobu, případně podobu čárového kódu. Vždy musí obsahovat označení původce nebo zkratku jeho označení (např. Mendelu ). 1.2.2.3. Evidence dokumentů Dokumenty bez č.j. Dokumenty, které nemají z hlediska činnosti vysoké školy úřední charakter, nepodléhají evidenci. Jejich charakteristiky musí být uvedeny ve spisovém řádu. 1.2.2.3.1. Elektronický systém spisové služby, podací deník, datové schránky Doručené dokumenty označené jednoznačným identifikátorem a dokumenty vytvořené na vysoké škole mající úřední charakter podléhají evidenci a evidují se v evidencích dokumentů. Základní evidenční pomůckou spisové služby vedené v elektronické podobě je elektronický systém spisové služby. Systém použitý k jejímu vedení musí umožňovat provádění oprav se zaznamenáním původního údaje, který byl opravován. Elektronický systém spisové služby musí zajistit možnost tisku údajů ze spisové služby (buď v listinné podobě nebo v digitální podobě ve formátu PDF/A s metadaty). Základní evidenční pomůckou při vedení spisové služby v listinné podobě je podací deník. DŮLEŽITÉ Součástí elektronické spisové služby musí být i informační systém datových
19 schránek. Jejich záznamy musí splňovat v plném rozsahu podmínky stanovené národním standardem pro elektronické spisové služby, a to nejpozději do 1. 7. 2012. 1.2.2.3.2. Samostatné evidence Pokud nejsou úřední dokumenty evidovány v systému elektronické spisové služby musí se evidovat v samostatných evidencích dokumentů. Výčet užívaných samostatných evidencí dokumentů v členění podle jejich formy musí vysoká škola uvést ve svém spisovém řádu. Vysoká škola může vést samostatné evidence podle vlastního uvážení v elektronické nebo listinné podobě. DŮLEŽITÉ Univerzita není povinna označovat dokumenty podléhající samostatné evidenci současně čísly jednacími. 1.2.2.3.3. Závazné evidenční údaje Číselná řada v evidenci dokumentů začíná pořadovým číslem 1 a je vždy složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Tím se zamezí dodatečnému vkládání dokumentů do číselné řady, které je nepřípustné. Vede se vždy pro určené kalendářní období (od 1. 1. do 31. 12.) O dokumentu se v elektronickém systému nebo v podacím deníku vedou závazně tyto údaje a) pořadové číslo dokumentu v evidenci dokumentů (vlastní číslo jednací), b) datum doručení dokumentu vysoké škole nebo datum vytvoření vlastního dokumentu (tj. zaevidování dokumentu vytvořeného vysokou školou) u digitálních dokumentů se vyznačí datum kdy je dokument dostupný elektronické podatelně nebo kdy se do datové schránky přihlásí osoba pověřená přístupem, c) adresa odesílatele; jde- li o dokument vytvořený školou, uvede se slovo vlastní, d) číslo jednací odesílatele nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, e) počet listů dokumentů, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v digitální podobě jejich počet a druh, f) stručný obsah dokumentu (předmět, věc), g) označení útvaru vysoké školy, kterému byl dokument přidělen k vyřízení; je-li k vyřízení určena fyzická osoba, uvede se její jméno a příjmení,
20 h) způsob vyřízení, adresa adresáta, datum odeslání, počet listů dokumentů, počet listů nebo svazků příloh; u dokumentů v digitální podobě počet příloh, i) spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, j) jednoznačný identifikátor dokumentu v digitální podobě z evidence dokumentů v elektronickém systému spisové služby. V samostatné evidenci dokumentů v listinné nebo elektronické podobě se vedou závazně tyto údaje: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v evidenci dokumentů evidován, b) datum doručení dokumentu nebo datum vytvoření dokumentu vlastního, c) adresa odesílatele; v případě vytvořeného dokumentu se uvede slovo vlastní, d) stručný obsah dokumentu předmět, věc), e) spisový znak, skartační znak a skartační lhůta (nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení), f) jednoznačný identifikátor dokumentu v digitální podobě. Pokud se při zapisování evidence dokumentů používají zkratky, musí tato obsahovat jejich seznam s vysvětlivkami. 1.2.2.4. Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, sběrný arch Každý dokument zaevidovaný v evidenci dokumentů se označuje vlastním, jedinečným číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy a) označení anebo zkratku označení původce (vysoké školy), b) pořadové číslo zápisu dokumentu v evidenci dokumentů, c) označení časového období v němž byl dokument zařazen do evidence. Dále může obsahovat d) označení nebo zkratku jeho organizační jednotky, které byl dokument předán k vyřízení nebo z jejíž činnosti dokument vznikl, e) jiné znaky charakterizující jejich souvislost s dokumentem (např. zkratka příjmení vyřizujícího zaměstnance). Příklad: MENDELU-150/KANCL-2009 MENDELU je zkratka původce 150 je pořadové číslo zápisu dokumentu v evidenci dokumentů KANCL je označení organizační jednotky původce (může být i 981) 2009 je časové období evidence, v němž byl dokument zaevidován. Pokud by byl dokument evidován ve sběrném archu, doplní se do čísla jednacího pořadové číslo jeho zápisu ve sběrném archu. Příklad:MENDELU-150-1/KANCL-2009. Dokument zaevidovaný v samostatné evidenci dokumentů se označuje evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční číslo obsahuje vždy a) název/zkratku samostatné evidence dokumentů,
21 b) pořadové číslo, pod nímž je dokument zaevidován. Dále může obsahovat další údaje, obdobné údajům jako u čísla jednacího. Např. Práv-128/MENDELU-2009 Práv je označení samostatné evidence dokumentů pro právní záležitosti 128 je pořadové číslo samostatné evidence právních dokumentů MENDELU je zkratka označení původce 2009 je rok, pro který je samostatná evidence vedena 1.2.2.5. Tvorba spisu Spis je vytvářen spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu. Stanovené způsoby jsou rovnocenné; původce ve spisovém řádu určí, který bude používat. Spis se tvoří a) spojováním dokumentů (tzv. priorace). Nový dokument se zaeviduje v evidenci dokumentů a přidělí se mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. U předcházejícího a nového dokumentu nebo spisu se poznamenají vzájemné odkazy. Součástí spisu je vždy soupis vložených zaevidovaných dokumentů. b) spojováním dokumentů v digitální podobě v elektronickém systému spisové služby. Spis vzniká spojováním digitálních dokumentů formou křížových odkazů. c) pomocí sběrného archu. Iniciační dokument je zaevidován ve sběrném archu. Za jeho číslo jednací se doplní pomlčka nebo lomítko a číslo 1. Následující dokumenty jsou evidovány pod týmž číslem doplněným o pořadové číslo ve sběrném archu. Sběrný arch tvoří přílohu spisu a musí obsahovat soupis všech čísel jednacích nebo evidenčních čísel dokumentů vložených do spisu. DŮLEŽITÉ Součástí vyřízeného spisu je vždy vyhotovení dokumentu (stejnopis), kterým byl spis vyřízen nebo záznam o jeho vyřízení Dokumenty jsou ve spisu uspořádány obvykle chronologicky, a to vzestupně nebo sestupně. V odůvodněných případech lze dokumenty ve spisu uspořádat podle jejich logických vazeb. Pravidla pro uspořádání spisů stanoví spisový řád původce.
22 1.2.2.6. Rozdělování a oběh dokumentů Rozdělování dokumentů zabezpečuje podatelna podle spisového řádu vysoké školy. Vysoká škola musí zabezpečit prokazatelné přebírání zaevidovaného dokumentu k vyřízení příslušnému útvaru, případně osobě určené k jeho vyřízení. Způsob předávání dokumentů včetně potvrzení jejich převzetí přesně stanoví spisový řád původce. Většinou se tak děje prostřednictvím pomocných evidencí. DŮLEŽITÉ Vysoká škola je povinna sledovat proces oběhu dokumentů, tak, aby byla v každém okamžiku výkonu spisové služby jednoznačně informována o místě, kde se dokument v danou dobu nalézá a kdo je určen k jeho vyřizování. Tyto údaje se v podacím deníku zaznamenávají ve sloupci vyřizuje. Elektronický systém spisové služby musí mít část záznam o historii, případně historie dokumentu. 1.2.2.7. Vyřizování dokumentů Dokument vyřizuje vždy pověřená osoba (vyřízení není anonymní). V průběhu vyřizování musí být vždy možné zjistit způsob vyřízení dokumentu a identifikaci subjektu, vůči kterému bylo vyřízení dokumentu provedeno. Vyřízením se rozumí vyřízení věci elektronickou nebo listinnou formou nebo ústně (telefonicky), vzetím věci na vědomí nebo postoupením věci i jinému původci, který je k vyřízení příslušný. Vyřídí-li dokument pouze vzetím na vědomí, osobně nebo telefonicky, zaznamená tuto skutečnost v evidenci dokumentů. Jde-li o dokument v listinné podobě, učiní o tom současně záznam na dokumentu nebo jeho obalu. DŮLEŽITÉ Nejpozději při jeho vyřízení pověřená osoba přidělí dokumentu spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu podle spisového a skartačního plánu vysoké
23 školy. Spisový znak, skartační znak a lhůtu nepřidělují zaměstnanci podatelen a spisoven, ale osoby pověřené vyřízením dokumentu. Dokument se označuje jedním skartačním znakem. Spis se označuje skartačním znakem toho dokumentu, který má nejvyšší hodnotu. Dokument má pouze jednu skartační lhůtu. Spis se označí skartační lhůtou odpovídající lhůtě dokumentu s nejdelší skartační lhůtou. V příslušné evidenci dokumentů se zaznamená způsob vyřízení dokumentu a identifikace adresáta, jemuž je vyřízení odesíláno. Současně se doplní spisový znak, skartační znak a skartační lhůta přidělená dokumentu. 1.2.2.8.Vyhotovování dokumentů Vytvořený dokument určený k odeslání obsahuje a) záhlaví, v němž jsou uvedeny název, sídlo nebo jiná identifikace vysoké školy b) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, c) číslo jednací nebo číslo ze samostatné evidence odesílatele. Dalšími náležitostmi odesílaného dokumentu jsou a) datum podpisu dokumentu, b) počet příloh, c) počet listů, počet listů nebo svazků příloh, d) jméno/jména, příjmení a funkce fyzických osob pověřených jeho podpisem. Citovaná ustanovení musí umožnit jednoznačnou identifikaci dokumentu a jeho původce, určení data podpisu, nezaměnitelné a nepochybné zjištění jména, příjmení a funkce podpisující osoby a bezproblémovou identifikaci struktury dokumentu (počet listů a charakter a rozsah příloh). 1.2.2.9. Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek Spisový řád vysoké školy stanoví způsob podepisování dokumentů, podmínky používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka, datových schránek a úředních razítek. 1.2.2.9.1. Kvalifikované certifikáty elektronických podpisů Vysoká škola je povinna vést evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jí užívané elektronické podpisy a elektronické značky. Evidence obsahuje údaje a) číslo certifikátu, b) specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo o kvalifikovaný systémový certifikát,
24 c) počátek a konec platnosti certifikátu, d) heslo pro zneplatnění certifikátu, e) datum a důvod zneplatnění certifikátu, f) údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačních služeb, g) identifikace oprávněného uživatele zaručeného elektronického podpisu. Vysoká škola je povinna vést evidenci o certifikátech vydaných pro užívání zaručeného elektronického podpisu každého zaměstnance, kterému byl zaručený nebo uznávaný elektronický podpis vydán. Evidence těchto údajů si vysoká škola ponechá i po uplynutí doby jejich platnosti, aby byla schopna prokázat oprávněnost jejich použití. Ve spisovém řádu rovněž uvede podrobnosti užívání zaručeného (uznávaného) elektronického podpisu jednotlivými zaměstnanci a zejména oprávnění jeho užití. 1.2.2.9.2. Používání razítek Vysoká škola má povinnost vést evidenci úředních razítek a určit způsob jejich používání ve svém spisovém řádu. Evidence musí obsahovat identifikaci uživatelů a údaje o životním cyklu úředních razítek. Ztrátu úředního razítka musí vysoká škola neprodleně oznámit Ministerstvu vnitra, které ztrátu následně zveřejní. Datem ztráty se rozumí datum, kdy byla ztráta zjištěna. Předpokládaným datem ztráty se rozumí datum, po němž nebylo použití razítka prokázáno. DŮLEŽITÉ Pokud se ztracené razítko nalezne, ale vysoká škola to neoznámí ministerstvu vnitra a dále razítko používá, veškeré úřední úkony, jejichž povinnou formální náležitostí je jeho otisk, jsou neplatné. Úřední razítka se vyřazují z evidence ve skartačním řízení. 1.2.2.10. Odesílání dokumentů Odesílání dokumentů zajišťuje vysoká škola prostřednictvím výpravny, elektronické podatelny nebo datové schránky. Výpravna je místo, kde se odesílaný dokument v listinné podobě opatřuje všemi náležitostmi potřebných k jeho odeslání. V příslušné evidenci dokumentů se musí zaznamenat datum odeslání dokumentu.
25 1.2.2.11. Ukládání dokumentů Spisový řád vysoké školy stanoví postup při ukládání dokumentů. Dokumenty se podle spisového a skartačního plánu ukládají ve spisovně (dokumenty v listinné podobě) nebo v elektronickém systému spisové služby (dokumenty v digitální podobě). DŮLEŽITÉ Vysoká škola musí zabezpečit, aby veškeré uložené dokumenty byly po celou dobu uložení autentické. U dokumentů uložených ve spisovně se tento požadavek splní stanovením režimu spisovny včetně následného využívání. Modul zabezpečující v elektronickém systému spisové služby ukládání dokumentů (elektronická spisovna) musí obdobně zajistit autenticitu dokumentů po celou dobu uložení. Samostatně se ukládají doručené a odeslané datové zprávy a dokumenty převáděné konverzí z moci úřední, pro které musí být zřízeno speciální úložiště. Dokumenty se před uložením do spisovny nebo do elektronického systému musí zkontrolovat, jsou-li úplné. Způsob provádění kontroly úplnosti před jejich předáním do spisovny stanoví spisový řád. Dokument v listinné podobě se považuje za úplný pokud obsahuje otisk podacího razítka, číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu. V případě spisu musí obsahovat také všechny dokumenty uvedené v soupisu dokumentů nebo ve sběrném archu. Dokument v digitální podobě, případně spis, se považuje za úplný, jsou-li k němu připojena metadata stanovená v národním standardu pro elektronické systémy spisové služby. DŮLEŽITÉ Ve spisovně musí být zavedena evidence uložených dokumentů a spisů, která obsahuje jejich názvy, spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty
26 Evidenci spisovny tvoří většinou předávací protokoly, jejichž prostřednictvím jsou spisy spisovnám předávány. K evidenci lze použít také archivní knihu (tiskopis SEVT 02 498 0). Postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů ve spisovně stanoví spisový řád vysoké školy. Dokumenty a spisy se předkládají oprávněným žadatelům v prostorách určených k nahlížení, nikoliv přímo ve spisovně. U dokumentů v digitální podobě je evidence přístupů automaticky vedena elektronickým systémem spisové služby. Dokumenty nebo spisy uložené v elektronické spisovně se fyzicky nezapůjčují. Vysoká škola musí zabezpečit k nim evidovaný přístup pomocí systému elektronické spisové služby. V praxi se postupuje tak, že se oprávněnému žadateli zobrazí dokument na monitoru počítače. Dojde-li k nenávratnému poškození nebo zničení digitálního dokumentu nebo nelze-li dokument zobrazit v uživatelsky vnímatelné podobě, je nutné tuto skutečnost poznamenat v evidenci dokumentů Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v listinné podobě, do evidence dokumentů se zapíše slovo ztráta. Postup při řešení ztráty dokumentu musí být obsažen ve spisovém řádu, 1.2.2.12.Vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení Po uplynutí skartačních lhůt se zahajuje skartační řízení, za něž odpovídá vysoká škola. Dokumenty v digitální podobě se ukládají ve výstupních datových formátech stanovených vyhláškou a opatřují se metadaty podle národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Není-li digitální dokument uložen v požadovaném výstupním datovém formátu, pokusí se jej vysoká škola do něj převést a opatřit jej metadaty. Není-li to možné, provede jeho konverzi do listinné podoby a opatří ho všemi náležitostmi. Záznam o převodu dokumentů musí být vyznačen v evidenci dokumentů. Způsob přípravy a průběh skartačního řízení stanoví vysoká škola ve svém spisovém řádu. Nejprve sestaví seznamy dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. Tyto se stávají součástí skartačního návrhu. Seznamy dokumentů jsou uspořádány dle spisových znaků. Odděleně se uvádějí dokumenty se skartačním znakem A, S a V. Z dokumentů skartačního znaku V se vyberou ty, které se navrhují k trvalému uložení a zpracuje se jejich seznam se stejnými náležitostmi a připojí se k seznamu dokumentů se skartačním znakem A.
27 Úřední razítka zařazená do skartace se odepíší z evidence a jejich soupis se připojí k skartačnímu návrhu. Skartační řízení je zahájeno skartačním návrhem. Posuzuje jej MZA, který řízení uzavírá skartačním protokolem. Protokol obsahuje soupis úředních dokumentů byly vybrány za archiválie, určení, kde budou uloženy a soupis dokumentů, které lze zničit. Vysoká škola předá archiválie příslušnému archivu nebo specializovanému archivu vysoké školy, je-li akreditován. O předání archiválií se sepíše úřední záznam. Vysoká škola zabezpečí zničení dokumentů se skartačním znakem S. Zničením se rozumí jejich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. Razítka se ničí znehodnocením plochy se znakem a textem tak, aby nemohla být po zničení dále používána. Dokumenty uložené v úložištích doručených a odeslaných datových zpráv se v nich uchovávají minimálně po tři následující kalendářní roky. Jelikož se jedná o duplicitní dokumenty (originály byly převedeny do elektronického systému spisové služby), které nepodléhají označování a evidenci, nevyřazují se ve skartačním řízení ani mimo skartační řízení. Dokumenty uložené v úložištích převáděných dokumentů (konverzí z moci úřední) se vyřazují společně s převedenými dokumenty. Dokumenty v digitální podobě určené ke skartačnímu řízení musí být opatřeny metadaty podle národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Není-li tomu tak, převedou se do analogové podoby (vytisknou se). Tento způsob převádění elektronických dokumentů určených ke skartačnímu řízení (skartačních znaků A a V) končí dnem 30. 6. 2012. Dokumenty uložené na vysokých školách v důsledku jejich akviziční a sbírkotvorné činnosti, které byly vzaty do evidence archiválií, se považují za archiválie vybrané mimo skartační řízení. Po ukončení řízení zůstanou uloženy na vysoké škole a do příslušného archivu se nepředávají (např. osobní fondy učitelů a vědců, sbírky fotografií). 1.2.2.13. Výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě Výstupním datovým formátem dokumentů se rozumí a) formát výstupu z elektronického systému spisové služby, b) formát dokumentu ukládaného v elektronické spisovně, která je součást elektronické spisové služby, c) formát dokumentů pro předávání do digitálního archivu. Výstupní datový formát statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů je stanoven formát PDF (Portable Document Format).