PŘÍKAZ TAJEMNÍKA ZEMĚDĚLSKÉ FAKULTY JIHOČESKÉ UNIVERZITY V ČESKÝCH BUDĚJOVICÍCH Číslo: 6/2004 18. října 2004 k evidenci ODESÍLANÉ a DOŠLÉ POŠTY na ZF Na Zemědělské fakultě JU v přízemí budovy děkanátu je umístěna centrální podatelna došlé a odeslané pošty. Centrální podatelna ZF: pracovnice: p. Kadlecová zástup: p. Štěpánová p. Kropáčková Došlá pošta: Na podatelně je evidována veškerá došlá pošta, na které je uvedena adresa organizace (Zemědělská fakulta, Jihočeská univerzita v Č. Budějovicích, Studentská 13), v těchto knihách uložených na podatelně: kniha došlé pošty podatelny (vzor č.3) pro každé nákladové středisko zvlášť uložena v přihrádce (pracovnice podatelny dá na došlou poštu razítko došlé pošty s číslem jednacím a datem) kniha došlých faktur - pracovnice podatelny eviduje všechny originály došlých faktur podle čísel kniha doporučené pošty - pracovnice podatelny eviduje veškerou doporučenou poštu kniha přijatých balíků - pracovnice podatelny eviduje všechny balíky Pošta došlá na jméno zaměstnance: 1. v adrese na prvním místě uvedené jméno zaměstnance, na druhém místě název a adresa organizace pošta nebude otevírána, bude pouze předána zaměstnanci 2. v adrese na prvním místě uveden název a adresa organizace, na druhém místě jméno zaměstnance pošta bude otevřena a zaevidována dle postupu uvedeného v tomto příkazu Každé nákladové středisko (katedra, útvar) si povede samostatně evidenci odeslané a došlé pošty v knize odeslané pošty katedry (vzor č. 1) a v knize došlé pošty katedry (vzor č. 2). Tato evidence bude vedena pravidelně dle potřeby a předávána proti podpisu pracovnici podatelny. Sekretářky kateder či určení pracovníci si denně poštu vyzvednou a dle potřeby poštu předají do podatelny.
Zapsanou došlou poštu vydá pracovnice podatelny proti podpisu v knize došlé pošty podatelny určenému pracovníkovi katedry. Ten po návratu na pracoviště zapíše došlou poštu do své knihy došlé pošty katedry (vzor č.2) a proti podpisu předá jednotlivým pracovníkům katedry. Odeslaná pošta: Jednotliví pracovníci kateder budou předávat poštu tak, aby byla zapsána do knihy odeslané pošty na katedře středisku (vzor č.1) a hromadně se předala ke konci pracovní doby nebo ráno před osmou hodinou do podatelny ZF, aby se stačila zvážit, zapsat do knihy odeslané pošty podatelny a připravit k odeslání. Odesílaná pošta z kateder (středisek) bude předávána pracovnici podatelny proti podpisu v knize odeslané pošty katedry (střediska). Na podatelně jsou zásilky zváženy a zapsány pracovnicí podatelny do knihy odeslané pošty podatelny ZF (vzor č.4) a do formuláře pro paušální zasílání pošty (vzor č.5), a odeslány. Vozidlo České pošty jezdí denně mezi 8.00-8.30, takže pošta musí být připravena do této doby. Vnitřní pošta se na podatelně nebude zapisovat, pouze na požádání! Zásilky odesílané vnitřní poštou stačí zaznamenat na katedře (středisku) do knihy odeslané pošty katedry a hodit do košíku v podatelně. Došlou vnitřní poštu si katedra (středisko) po vyzvednutí z podatelny zapíše do své knihy došlé pošty a předá příslušnému pracovníkovi proti podpisu. V podatelně ZF nebude uložena žádná hotovost ani známky a jiné ceniny, takže veškeré zásilky budou odesílány tzv. paušálem na základě smlouvy s Českou poštou. Odeslání urgentní (výjimečné) zásilky si zajistí katedry, střediska nebo granty na vlastní náklady prostřednictvím výplaty za hotové samy (vyúčtování - pracovnice EO pí. Koutníková - závazky za hotové). Ing. Alois Květoun tajemník ZF
KATEDRY (STŘEDISKA): VZOR č. 1 Kniha odeslané pošty katedry (střediska) nákl. střed. č.950 Poř. číslo Datum Adresát Obsah zásilky Obyčejně Doporučeně Expres Balík odesílatele podatelny 1. 16/6 ČZÚ - vzor / Coufalová Praha smlouvy 2. 16/6 MF - dotaz na / účtování Coufalová 16/6 Převzala: Kadlecová 3. 20/7 Coca-cola - smlouva - vyúčtování / Coufalová 4. 20//7 Mojžíš,ČB upomínka / Ostrá 20/7 Převzala: Kadlecová VZOR č. 2 Kniha došlé pošty katedry (střediska) nákl. středisko č. 950 Poř. Odesílatel Obsah Komu určena Převzal Datum číslo Datum (od koho) zásilky zásilka (psát tiskace) převzetí přebírajícího 1. 16/6 ČSOB Smlouva VEÚ Ing. Coufalová 16/6 Coufalová nový účet 2. 16/6 ČNB Vrácená VEÚ Ing. Coufalová 16/6 Coufalová platba 3. 16/6 ČZÚ Smlouva Mzd. účetní M. Veselá 16/6 Veselá Praha grant 4. 16/6 Coca-cola Smlouva VEÚ Ing. Coufalová 16/6 Coufalová - povede si každé nákladové středisko samo
PODATELNA: VZOR č. 3 Kniha došlé pošty podatelny každé nákladové středisko svůj sešit v přihrádce Poř. číslo Datum došlé zásilky Odesílatel Datum předání zásilky přebírajícího VZOR č. 4 Kniha odeslané pošty podatelny ZF - od kateder (středisek) Datum Katedra Počet dopisů Doporučeně Obyčejně Doručenka Do vlastních rukou Balík 16/5 950 3 2 1 Coufalová 16//5 110 20 19 1 Beníšková 16/5 940 180 180 Kouba 16/5 910 7 4 3 Máchalová Součet 210 6 200 3 1 Odeslání 17/5 * * viz formulář pro paušální zasílání pošty
VZOR č. 5 EVIDENČNÍ LÍSTEK POŠTOVNÉHO Odesílatel čda 0701 ze dne Počet Druh zásilek KČ h Kč h Poznámka Dopisnice ÚHRN SLOVY Razítko odesílatele a podpis odpovědného pracovníka Poštovní denní razítko pracovníka pošly