č.j. 09/0413/13 Vodňany, 1.11.2013 Rozhodnutí tajemníka č. 2/2013 Postup při přijímání nových pracovníků, studentů do pracovního poměru na FROV JU I. postup při přijímání nových pracovníků na Fakultu rybářství a ochrany vod (dále jen FROV JU ) 1. Pracovník je přijímán na FROV JU vždy prostřednictvím výběrového řízení (o případných výjimkách rozhoduje na základě žádosti ředitele příslušné součásti děkan fakulty). Přímý nadřízený nově přijímaného pracovníka personalistovi předloží podklady pro vznikající pozici (zejména pak pracovní náplň, nástupní mzdu, organizační zařazení a požadavky na uchazeče o pracovní místo) a po schválení ředitele dané součásti a děkana dodá vedoucímu Pracoviště správy fakulty informaci o přesném umístění daného pracovníka v prostorách fakulty (místo usazení pro zjištění konkrétního stavu obsazenosti jednotlivých budov, kanceláří, laboratoří apod. lze využít aktuálního přehledu, který je k dispozici na vyžádání u vedoucího Pracoviště správy fakulty). Vše je vyřizováno v dostatečném předstihu a to alespoň 3 měsíce před předpokládaným nástupem. Personalista jedná o dalších detailech inzerované pozice a průběhu výběrového řízení s přímým nadřízeným budoucího zaměstnance. Personalista dále zajišťuje distribuci informace o volném pracovním místě, shromažďuje příchozí podklady uchazečů a administrativně připravuje výběrové řízení včetně jmenování komise (obsazení komise navrhuje přímý nadřízený, ředitel dané součásti) a zajištění průběhu a koordinace jednotlivých kol. O způsobu distribuce inzerce rozhoduje přímý nadřízený, ředitel dané součásti a děkan. 2. Přímý nadřízený pracovník ve spolupráci s daným ředitelem definuje před zveřejněním inzerátu potřebné vybavení pro nastupujícího pracovníka (včetně finančních zdrojů na jeho případné pořízení, je-li to nezbytné IT vybavení, dodatečný kancelářský nábytek) a předá písemně či emailem přesné požadavky vedoucímu Pracoviště správy fakulty a technikovi IT. Oba jmenovaní pracovníci nejpozději do tří pracovních dnů od obdržení písemného požadavku, či emailu informují přímého nadřízeného nastupujícího zaměstnance o možnosti vyhovění požadavkům a v případě potíží při plnění požadavků začínají okamžitě vyjednávat o možných náhradních variantách tak, aby bylo pracovní místo a IT vybavení připraveno v den nástupu vybraného zaměstnance. 1
3. S vybraným kandidátem výběrového řízení řeší personalista detaily nástupu do pracovního poměru, vybaví jej veškerými dokumenty potřebnými k evidenci a zajistí jejich kompletaci. Personalista seznámí nastupujícího pracovníka s Pracovním řádem JU a dalšími závaznými předpisy a zajistí pro něj odeslání formuláře pro vydání zaměstnanecké karty JU. 4. Mzdová účetní připravuje a kompletuje podklady pro nastupujícího pracovníka, kterými jsou pracovní smlouva, pracovní náplň, mzdový výměr atd. na základě podkladů dodaných personalistou tak, aby vše bylo připraveno nejpozději v den nástupu nově přijatého zaměstnance. Zároveň zajišťuje podpisy na těchto dokumentech a evidenci nového pracovníka na příslušných úřadech. Veškeré tyto činnosti koordinuje mzdová účetní ve spolupráci s přímým nadřízeným přijímaného pracovníka a personalistou. 5. V den nástupu do zaměstnání dodá nový pracovník personalistovi svou fotografii, CV a u vědecké pozice navíc publikační seznam vypracovaný dle norem užívaných na FROV JU. Personalista předá pracovníkovi spravujícímu web informace o nově nastupujícím zaměstnanci nejpozději tři pracovní dny před jeho nástupem kvůli zařazení a zveřejnění kontaktních údajů nového zaměstnance v příslušné organizační složce a zobrazení těchto údajů v den nástupu zaměstnance na webových stránkách fakulty. Dále zajistí pro nového zaměstnance emailovou adresu a přístupová hesla do elektronického systému ve spolupráci s IT technikem fakulty. IT technik předá tato data nastupujícímu zaměstnanci v den nástupu spolu s technickým vybavením. 6. Personalista zajistí proškolení o BOZP u referenta BOZP v den nástupu do zaměstnání. Referent BOZP je zároveň povinen vystavit pracovníkovi Potvrzení o školení odborné způsobilosti řidičů v případě, že to daná pracovní pozice vyžaduje. 7. Přímý nadřízený nastupujícího pracovníka (nebo jím pověřený pracovník) je povinen v den nástupu na pracoviště provést vstupní instruktáž na pracovišti a o tomto proškolení provést zápis. Bez vstupní instruktáže na pracovišti nemá pracovník povolený vstup do laboratoří a dalších pracovišť s výjimkou kancelářských prostor. Přímý nadřízený pracovník nově nastupujícího zaměstnance (pouze vedoucí laboratoře, či vedoucí dotčeného pracoviště) předá žádost vedoucímu Pracoviště správy fakulty a technikovi IT, na jejímž základě dojde k aktivaci předem definovaných vstupů v rámci prostor fakulty. 8. Personalista s nastupujícím pracovníkem navštíví sklad kancelářského vybavení, kde bude pracovník vybaven kancelářskými potřebami. V případě, že to daná 2
pozice vyžaduje, kontaktuje personalista technika Pracoviště správy fakulty, který neprodleně zajistí vybavení pracovníka OPP dle Rozhodnutí děkana č. 15/2012. Pozn. Každý Ph.D. student, který má po úspěšném ukončení studia zájem nadále pracovat na fakultě, musí nejméně 6 měsíců před ukončením studia zaslat písemnou žádost o vytvoření pracovní pozice děkanovi fakulty. Tato žádost bude povinně vždy obsahovat písemné potvrzení vedoucího příslušná laboratoře a ředitele dané součásti (podpis) s vyjádřením zájmu/nezájmu o další působení tohoto studenta na fakultě. Děkan fakulty se k předložené písemné žádosti vyjádří nejpozději do 1 měsíce od jejího obdržení. O svém stanovisku informuje skrze personalistu vedoucího příslušné laboratoře a ředitele dané součásti. Na FROV JU nemůže začít vykonávat práci zaměstnanec bez: vstupní lékařské prohlídky, která potvrzuje zdravotní způsobilost zaměstnance; podepsané platné pracovní smlouvy, mzdového výměru a náplně práce; proškolení o BOZP; seznámení s platným Pracovním řádem JU a dalšími závaznými předpisy; vstupní instruktáže na pracovišti a vybavení OPP (týká se činností vykonávaných v laboratořích a na jiných odborných pracovištích). II. postup při přijímání nových Ph.D. studentů do pracovního poměru (pracovní úvazek) na FROV JU 1. Požadavky na pracovní místo (včetně přesného místa usazení v prostorách fakulty pro zjištění konkrétního stavu obsazenosti jednotlivých budov, kanceláří, laboratoří apod. lze využít aktuálního přehledu, který je k dispozici na vyžádání u vedoucího Pracoviště správy fakulty) a technické vybavení (včetně finančních zdrojů na pořízení tohoto případného vybavení, je-li to nezbytné IT vybavení, dodatečný kancelářský nábytek) předá ředitel (nebo jím pověřený pracovník) dané součásti, na kterou je student přijímán, vedoucímu Pracoviště správy fakulty a technikovi IT písemnou formou do třech pracovních dnů od rozhodnutí o přijetí studenta. Oba jmenovaní pracovníci nejpozději do tří pracovních dnů informují ředitele (nebo ředitelem pověřeného pracovníka, byl-li stanoven) o možnosti vyhovění požadavkům a v případě potíží při plnění požadavků začínají okamžitě vyjednávat o možných náhradních variantách tak, aby bylo pracovní místo a IT vybavení pro studenta připraveno v den nástupu. 2. Před nástupem studenta doktorského studia studijní referentka vybaví Ph.D. studenta veškerými dokumenty nezbytnými k evidenci (včetně zajištění odeslání formuláře pro vydání studentské karty JU) a zajistí jejich kompletaci pro potřeby nástupu ke studiu. Nastupujícího pracovníka (studenta) personalista taktéž seznámí 3
s Pracovním řádem JU a dalšími závaznými předpisy. Ve spolupráci s mentorem studenta (školitelem) a vedoucím příslušné laboratoře vyhotoví personalista náplň práce. Personalista zajišťuje předání kompletních dokumentů souvisejících s pracovním úvazkem studenta mzdové účetní. 3. Mzdová účetní připravuje podklady pro nastupujícího pracovníka (studenta), kterými jsou pracovní smlouva, pracovní náplň, mzdový výměr atd. na základě podkladů dodaných studijní referentkou a personalistou tak, aby vše bylo připraveno nejpozději před podpisem pracovní smlouvy. Zároveň zajišťuje podpisy na těchto dokumentech a evidenci nového pracovníka (studenta) na příslušných úřadech. Mzdová účetní veškeré činnosti koordinuje ve spolupráci s mentorem studenta (školitelem), vedoucím příslušné laboratoře a personalistou. 4. Zaměstnanec (student) dodá personalistovi svou fotografii a CV, případně publikační seznam vypracovaný dle norem užívaných na FROV JU. Personalista předá pracovníkovi spravujícímu web informace o nově nastupujícím zaměstnanci (studentovi) nejpozději tři pracovní dny před jeho nástupem a zajistí tak zveřejnění jeho údajů a zařazení do příslušné organizační složky fakulty nejpozději v den nástupu nového pracovníka (studenta) na webových stránkách fakulty. Dále zajistí pro nového zaměstnance emailovou adresu a přístupová hesla do elektronického systému ve spolupráci s IT technikem fakulty. IT technik předá tato data nastupujícímu zaměstnanci v den nástupu spolu s technickým vybavením. 5. Personalista zajistí proškolení o BOZP u referenta BOZP v den nástupu do zaměstnání. Referent BOZP je zároveň povinen vystavit pracovníkovi Potvrzení o školení odborné způsobilosti řidičů v případě, že to daná pracovní pozice vyžaduje. 6. Přímý nadřízený nastupujícího pracovníka (studenta) nebo jím pověřený pracovník je povinen v den nástupu na pracoviště provést vstupní instruktáž na pracovišti a o tomto proškolení provést zápis. Bez vstupní instruktáže na pracovišti nemá pracovník (student) povolený vstup do laboratoří a dalších pracovišť s výjimkou kancelářských prostor. Přímý nadřízený pracovník (pouze vedoucí laboratoře, či vedoucí dotčeného pracoviště) nově nastupujícího zaměstnance (studenta) předá žádost vedoucímu Pracoviště správy fakulty a technikovi IT, na jejímž základě dojde k aktivaci předem definovaných vstupů v rámci prostor fakulty. 7. Personalista s nastupujícím pracovníkem navštíví sklad kancelářského vybavení, kde bude pracovník vybaven kancelářskými potřebami. V případě, že to daná pozice vyžaduje, kontaktuje personalista technika Pracoviště správy fakulty, který neprodleně zajistí vybavení pracovníka OPP dle Rozhodnutí děkana č. 15/2012. 4
Na FROV JU nemůže začít působit zaměstnanec Ph.D. student bez: provedení zápisu ke studiu; vstupní lékařské prohlídky, která potvrzuje zdravotní způsobilost zaměstnance (studenta); proškolení o BOZP; seznámení s platným Pracovním řádem JU a dalšími závaznými předpisy; vstupní instruktáže na pracovišti a OPP (týká se činností vykonávaných v laboratořích a na jiných odborných pracovištích). Pokud na FROV JU nastupuje pracovník ze zahraničí, asistuje mu při vyřizování podkladů pro cizineckou policii, případně při kontaktu s cizineckou policií na základě vzneseného požadavku referent pro zahraniční činnost (v úředně stanovených termínech). V případě, že nově nastupující osoba bude využívat k bydlení některý z objektů ve vlastnictví fakulty, je nutné, aby personalista (studijní referentka) kontaktovala vedoucího Pracoviště správy fakulty a informovala jej o tomto požadavku, a to bezprostředně po vzniku této žádosti. Vedoucí Pracoviště správy fakulty s novým zaměstnancem dojedná detaily ubytování, informuje ho o podmínkách využívání ubytovacího zázemí, vyhotoví smluvní podklady a předá pracovníkovi klíče a případné další vybavení náležící k ubytování. Toto rozhodnutí tajemníka nabývá účinnosti dne 1.11.2013. Ing. Michal Hojdekr, MBA tajemník FROV JU 5