JEDNACÍ A KONTROLNÍ ŘÁD kontrolního výboru Zastupitelstva města Poděbrady ČÁST PRVNÍ I. Úvodní ustanovení 1. Zastupitelstvo města Poděbrady (dále jen "zastupitelstvo") zřizuje jako svůj iniciativní a kontrolní orgán, na základě zmocnění podle zákona č.128/2000 Sb., o obcích, kontrolní výbor (dále jen "výbor "). 2. Výbor se odpovídá ze své činnosti pouze zastupitelstvu. 3. Za činnost ve výboru je jeho členům poskytována odměna z rozpočtu města. O její výši rozhoduje zastupitelstvo. 4. Při své činnosti se výbor řídí tímto jednacím a kontrolním řádem (dále též " řád"), který upravuje práva a povinnosti členů výboru, kontrolovaných i kontrolujících. 5. Řád upravuje přípravu, způsob jednání a rozhodování výboru. 6. Řád a jeho změny schvaluje nadpoloviční většina všech členů výboru svým usnesením a předseda výboru jej předkládá zastupitelstvu na vědomí. 7. Výbor projednává výsledky kontrolní činnosti, prováděné členy výboru, dle schváleného plánu kontrolní činnosti na daný kalendářní rok. 1. Výbor má 15 členů. II. Složení výboru 2. Předseda a členové výboru jsou voleni zastupitelstvem města. Předseda výboru je členem zastupitelstva města. 3. Členem výboru může být zvolen občan města Poděbrady, který dosáhl věku 18 let, je způsobilý k právním úkonům a je-li to z hlediska právních předpisů možné. 4. Výbor může jmenovat tajemníka, který bude pověřen sepisováním zápisu z jednání výboru a který dále bude organizačně, technicky a materiálně zajišťovat jednání výboru (zajištění místnosti pro jednání, evidenci a archivaci, prezenční listina, zápisy o kontrole, stanoviska kontrolovaného subjektu). Tajemník výboru není členem výboru, nemá hlasovací právo. Tajemníkem výboru je referent kontrolního oddělení městského úřadu. 1
III. Příprava jednání výboru 1. Výbor se schází podle časového plánu, který koresponduje s harmonogramem zasedání zastupitelstva. Časový plán výbor schválí na svém prvním jednání v kalendářním roce. 2. V případě jednorázových akcí určí předseda mimořádný termín jednání. 3. Výbor svolává jeho předseda, prostřednictvím tajemníka výboru pozvánkou e-mailem, a to nejpozději 7 dní před zasedáním výboru. Mimořádné jednání může svolat jen předseda výboru. V případě dlouhodobé nemoci předsedy výboru svolá jednání tajemník dle časového plánu a výbor hlasováním schválí člena, který bude řídit výbor v nepřítomnosti předsedy. 4. Předseda výboru sestavuje program schůze výboru (též na základě návrhů jeho jednotlivých členů) a řídí ji. Může se zúčastnit jakékoli prováděné kontroly. Předává členům kontrolní skupiny písemné pověření ke kontrole. Informuje zastupitelstvo dle čl. VI. odst. 1 tohoto řádu. 5. Zasedání výboru je neveřejné. 6. Materiály v elektronické podobě pro jednání výboru musí být doručeny všem členům výboru v dostatečném časovém předstihu, nejpozději však 3 kalendářní dny před jednáním. IV. Jednání a rozhodování výboru 1. Účast členů výboru je zaznamenána v prezenční listině. Výbor je usnášeníschopný, jeli přítomna nadpoloviční většina všech členů. V případě, že výbor není schopen se usnášet, předseda jednání zruší a navrhne náhradní termín jednání. 2. Výbor jedná podle programu, který sestavuje předseda. Ke každému bodu programu přijme výbor usnesení. 3. Výbor rozhoduje po poradě hlasováním, které řídí předseda. Při poradě a hlasování mohou být přítomni pouze členové výboru a tajemník výboru, který sepisuje zápis. Hlasování je veřejné. 4. Členové výboru mají právo účastnit se všech jeho schůzí, vznášet náměty a připomínky k projednávaným bodům, uplatňovat svá stanoviska, návrhy a poznatky k projednávaným bodům. 5. Každý člen může podat návrh na usnesení před hlasováním. Usnesení je přijato, pokud ho schválí nadpoloviční většina všech členů výboru. Členové hlasují jednotlivě, předseda hlasuje naposled. Při hlasování, kterého se zúčastní více než 8 členů, mohou členové výboru hlasovat současně. Hlasování se zaznamená ke každému usnesení výboru v zápisu, který podepíše předseda výboru a tajemník. 2
6. Pokud vzešly z jednání protinávrhy, dá předsedající hlasovat nejprve o těchto protinávrzích. Při více variantách protinávrhů se hlasuje o každém zvlášť od posledního k prvnímu. Pokud je některý z protinávrhu přijat, o ostatních se již nehlasuje. 7. Projednané zprávy včetně příloh jsou uloženy na oddělení kontroly k dispozici vedení města, případně zastupitelům. 8. Na schůzi výboru může být přizván jako host i člen jiného výboru zastupitelstva nebo komise rady, starosta, místostarostové, tajemník městského úřadu či jiný zaměstnanec města, statutární zástupce organizace řízené nebo spravované městem, popř. jiné osoby podle potřeby výboru. 9. Podepsaný zápis (i v elektronické podobě) z výboru předá tajemník do 5 dnů na sekretariát starosty. 10. Členové výboru jsou vázáni mlčenlivostí. V. Vyloučení člena výboru 1. O námitce podjatosti člena výboru rozhoduje výbor svým usnesením, a to bezodkladně. Hlasování se nezúčastní člen, proti kterému je námitka vznesena. ČÁST DRUHÁ Pravidla kontrolní činnosti VI. Obecná ustanovení 1. Kontrolní činnost provádí kontrolní skupina složená z vedoucího kontrolní skupiny a minimálně 1 dalšího člena výboru. 2. O členech kontrolní skupiny, kteří jsou pověřeni provedením kontroly, rozhoduje výbor formou usnesení, přičemž je schvaluje pokud možno z členů odborně vybavených pro předmět kontroly. 3. Předseda výboru předá členům kontrolní skupiny před zahájením každé kontroly dle čl. III. bodu 4 tohoto řádu dvě pare písemného pověření k provedení konkrétní kontroly (dále jen "pověření"). Účastní-li se kontroly předseda nevystavuje se mu pověření. 4. Pověření obsahuje: a) označení kontrolního a kontrolovaného subjektu, b) jméno vedoucího kontrolní skupiny a člena, případně členů kontrolní skupiny, 3
c) předmět kontroly a kontrolované období, 5. Při zahájení kontroly předají všichni členové kontrolní skupiny jedno pare pověření kontrolovanému subjektu (na př. vedoucímu odboru, statutárnímu zástupci organizace řízené nebo spravované městem, apod.). VII. Postup při provádění kontroly 1. Členové kontrolní skupiny jsou povinni objektivně zjistit ve stanoveném termínu skutečný stav věci a porovnat jej s příslušnými právními předpisy, přičemž kontrolní zjištění jsou povinni kontrolovanému subjektu též doložit. 2. Kontrola se provádí obvykle následujícími formami: a) nahlížením do originálů písemností (záznamů z jednání, evidencí, protokolů, účetních dokladů, uzavřených smluv a jejich dodatků apod.), pořizováním výpisků z nich či jejich kopírováním, b) pohovory se zaměstnanci, jejichž činnost je kontrolována (je-li třeba vysvětlení k obsahu dokumentů a další informace k jednotlivým ověřovaným skutečnostem), c) místním šetřením ke zjištění skutečného stavu věci na místě. 3. Členové kontrolní skupiny jsou v průběhu kontroly zejména povinni: a) šetřit práva a právem chráněné zájmy kontrolovaných osob ve smyslu zákona č.101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů, v platném znění, b) prokazatelně doložit zjištěné nedostatky, c) zabezpečit řádnou ochranu zapůjčených dokladů proti jejich ztrátě, poškození nebo zneužití a jakmile pominou důvody zapůjčení, vrátit je kontrolovanému subjektu, d) řídit se pokyny vedoucího skupiny, e) průběžně informovat na schůzích ostatní členy výboru o průběhu kontroly, zejména o skutečnostech zjištěných při kontrole, g) pořídit o výsledcích kontroly zápis (košilka zápisu o kontrole viz příloha). 4. O poskytovaných materiálech dle článku VI. odst. 2 písm. a) a o jejich vrácení dle odst. 3 písm. d) bude pořízen záznam obsahující jména předávajících a přebírajících, datum předání a vrácení, jmenovitý seznam všech poskytnutých písemností a podpisy těchto osob. 4
VIII. Zápis o kontrole 1. Členové kontrolní skupiny po ukončení kontrolní akce vypracují o výsledcích kontroly návrh (viz příloha č.1) zápisu o kontrole, 2. V návrhu zápisu o kontrole se uvede zejména: a) označení kontrolního a kontrolovaného orgánu, b) jména členů kontrolní skupiny včetně jejího vedoucího, c) místo a čas provedení kontroly, d) předmět kontroly, e) všechna kontrolní zjištění včetně uvedení nedostatků a označení konkrétních právních předpisů, které byly porušeny, f) návrh nápravných opatření s termínem k odstranění zjištěných nedostatků, g) označení všech podkladů, o které se kontrolní zjištění opírá, h) schválení návrhu zápisu vzniká zápis o kontrole (příloha č. 2) 3. Přílohou zápisu o kontrole jsou odborná posouzení, pokud byla vyžadována a vypracována a druhé pare pověření. 4. Zápis o kontrole podepíší všichni členové kontrolní skupiny, přičemž jej vedoucí skupiny v konečném vyhotovení předá v elektronické i papírové podobě tajemníkovi (v takém časovém předstihu, aby bylo možné dodržet bod III. číslo 6) výboru k další distribuci členům výboru. 5. Vedoucí kontrolní skupiny předloží následně návrh zápisu o kontrole včetně jeho příloh ke schválení na nejbližší schůzi výboru. 6. Po schválení návrhu zápisu o kontrole ve výboru vedoucí skupiny seznámí se schváleným obsahem zápisu vedoucího kontrolovaného subjektu nebo jeho zástupce a předá mu jeho jedno vyhotovení. Odmítne-li kontrolovaná osoba převzetí zápisu o kontrole podepsat, vyznačí na něm předávající tuto skutečnost. 5
7. Proti obsahu kontrolního zjištění uvedeného v zápisu o kontrole může vedoucí kontrolovaného subjektu, tzn. vedoucí odboru MěÚ Poděbrady, dozorčí rada (je-li zřízena) podat ve lhůtě 5 pracovních dnů písemné námitky. Lhůta počíná běžet dnem následujícím po dni, v němž byl zápis předán kontrolované osobě. 8. Vedoucí kontrolní skupiny předloží námitky dle předchozího odstavce spolu s písemným stanoviskem členů kontrolní skupiny k projednání na nejbližší schůzi výboru, který rozhodne o tom, že členové kontrolní skupiny: a) posoudí námitky, vypracují stanovisko k námitkám a v případě potřeby (nebo po projednání ve výboru) vypracují dodatek (příloha č. 3) k zápisu o kontrole a předloží jej výboru ke schválení b) ponechají zápis o kontrole beze změn. 9. Předseda výboru předloží zastupitelstvu k projednání a schválení zápis o kontrole včetně všech jeho příloh, usnesení výboru k němu a v případě existence též námitky kontrolovaného subjektu (dozorčí rady), stanovisko členů kontrolní skupiny k nim a dodatek zápisu o kontrole včetně příslušného usnesení výboru k nim. ČÁST TŘETÍ IX. Účinnost 1. Tento jednací a kontrolní řád výboru nabývá platnosti a účinnosti dnem jeho schválení ve výboru dne 24. 11. 2014 a zároveň ruší jednací a kontrolní řád výboru ze dne 10. 11. 2014. PaedDr. Miroslav Káninský v. r. předseda kontrolního výboru 6
N Á V R H Z Á P I S U č. Příloha č. 1 o průběhu a výsledku kontroly, provedené členy Kontrolního výboru Města Poděbrady dle zákon o obcích č. 128/2000 Sb. Složení kontrolní skupiny: vedoucí kontrolní skupiny členové kontrolní skupiny Kontrola byla provedena ve dnech : Předmět kontroly: Místo kontroly : Datum a podpis vedoucího kontrolní skupiny: Kontrolovaná osoba (jméno vedoucího odboru, jednatele, ředitele aj.): Příloha: 7
Z Á P I S č. Příloha č. 2 o průběhu a výsledku kontroly, provedené členy Kontrolního výboru Města Poděbrady dle zákon o obcích č. 128/2000 Sb. Složení kontrolní skupiny: vedoucí kontrolní skupiny členové kontrolní skupiny Kontrola byla provedena ve dnech : Předmět kontroly: Kontrolovaná osoba (s uvedení místa kontroly): Podpisy a datum kontrolních pracovníků: Jméno kontrolované osoby, datum a podpisu, kdy byla kontrolovaná osoba seznámena a převzala zápis: Kontrolovaná osoba se vzdává práva podat námitky. Kontrolovaná osoba se vzdává práva podat námitky. Poučení : Kontrolovaná osoba byla seznámena s obsahem tohoto zápisu a potvrzuje převzetí podpisem. Oprávněnou písemnou námitku lze podat do 5 pracovních dnů předsedovi kontrolního výboru. Přílohy: 8
D O D A T E K č. Z Á P I SU Příloha č.3 o průběhu a výsledku kontroly, provedené členy Kontrolního výboru Města Poděbrady dle zákon o obcích č. 128/2000 Sb. Složení kontrolní skupiny: vedoucí kontrolní skupiny členové kontrolní skupiny Kontrola byla provedena ve dnech : Předmět kontroly: Místo kontroly : Podpisy a datum kontrolních pracovníků: Jméno kontrolované osoby včetně data a podpisu s jeho seznámením a převzetím: Poučení: Proti dodatku zápisu z kontroly nelze podat námitky. Příloha: 9