Dne 16. ledna 2005 schválilo Prezídium na svém zasedání pod č. 1/2005 následující interní předpis: INTERNÍ PŘEDPIS 1/2005 PRAVIDLA ČERPÁNÍ FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ M-ČČK Obsah: A. PLÁN ČERPÁNÍ DOTAČNÍCH PROSTŘEDKŮ B. DOTAČNÍ PROSTŘEDKY (akce organizované Sekretariátem M-ČČK) C. DOTAČNÍ PROSTŘEDKY (ostatní akce nebo činnost) D. NEVÁZANÉ PROSTŘEDKY A. PLÁN ČERPÁNÍ DOTAČNÍCH PROSTŘEDKŮ 1. Sestavování rozpočtu a) Sekretář M-ČČK je povinen co nejdříve po zjištění výše dotace informovat o této skutečnosti hlavního koordinátora projektu (v případě jeho nepřítomnosti jiného zástupce KS). Ten je pak povinen v co nejkratší době svolat zasedání KS, jehož hlavním bodem programu je sestavení rozpočtu. b) Rozpočet projektu schvaluje koordinační skupina a předkládá jej ekonomovi a Sekretáři M- ČČK. Rozpočet projektu musí být sestaven nejpozději do jednoho měsíce od obdržení informace o výši dotace. c) KS přiděluje dotace Oblastní skupině Mládeže v případě, že daná OSM poskytuje dostatečnou záruku, že dotace bude řádně vyúčtována v souladu s bodem 10 písm. d). V opačném případě přidělí dotaci Oblastnímu spolku ČČK, při kterém je OSM ČČK evidována. d) Sekretář M-ČČK má právo rozpočet vrátit KS k přepracování, vždy však s odůvodněním. 2. Změna rozpočtu v průběhu roku a) Od schváleného rozpočtu se lze v průběhu roku odchýlit. Jde zejména o případy, kdy je zřejmé, že dotace nebude Oblastní skupinou M-ČČK či OS ČČK čerpána, nebo nebude vyčerpána v plné výši. b) Změnu rozpočtu musí schválit KS. Postupuje se stejně jako při schvalování rozpočtu, viz bod 1c), 1d). 1
c) V případě, že v prosinci zbývají nevyčerpané dotační prostředky, má pravomoc změnit rozpočet (tzn. přerozdělit dotaci) Sekretář M-ČČK po poradě s hlavním koordinátorem projektu. d) Po zpracování účetní závěrky předkládá ekonom M-ČČK Prezídiu, Dozorčí radě a hlavním koordinátorům projektů přehled o čerpání dotačních prostředků. 2
B. DOTAČNÍ PROSTŘEDKY (akce organizované Sekretariátem M-ČČK) 3. Vyúčtování a) Akcí, které jsou organizovány Sekretariátem (zejména vícedenních), se zpravidla účastní pracovník Sekretariátu, který odpovídá za řádné vyúčtování akce. b) Nemůže-li se zástupce sekretariátu akce zúčastnit, odpovídá za řádné vyúčtování akce hlavní lektor. c) Akci je třeba vyúčtovat nejpozději do dvou týdnů po skončení akce. 4. Cestovné 4.1. PROPLACENÍ CESTOVNÍHO PŘÍKAZU Cestovní příkaz se proplácí po předložení všech jízdenek. Jízdenky mohou být nahrazeny místopřísežným prohlášením. Vyplacení zálohy a pozdější dodání dokladů je nepřípustné. Proplacení cestovného je podmíněno využitím všech dostupných slev na dopravné, kterých lze využít. 4.2. SEMINÁŘE, KURSY, SETKÁNÍ ATD. a) U cestovného na akce M-ČČK organizované Sekretariátem se účastníkům, kteří jsou členy M- ČČK, a lektorům M-ČČK proplácí cestovné v plné výši (příplatek EC a IC jen nad 200 km). Při použití soukromého vozidla, lze proplatit cestovné na základě výpočtu v cestovním příkazu (nikoli formou stvrzenky od benzínové pumpy) pouze za předpokladu, že doprava automobilem bude cenové výhodnější než jízdné za veřejnou dopravu (například jede-li více účastníků). Není-li podmínka cenové výhodnosti splněna, bude cestovné při použití soukromého vozidla proplaceno pouze ve výši jízdného za veřejnou dopravu. b) Externím lektorům se cestovné vyplácí v plné výši včetně příplatků. U dopravy externích lektorů vlastním autem se proplácí pouze benzín (vypočtený v cestovním příkazu) bez dalších náhrad a příplatků. c) V oprávněných případech může Prezídium M-ČČK udělit výjimku a schválit úhradu cestovného za jiných podmínek, než jak je popsáno v bodech 4.2.a) a 4.2.b). 4.3. ZASEDÁNÍ KOORDINAČNÍCH SKUPIN a) Cestovné na zasedání koordinačních skupin se proplácí členům těchto orgánů v plné výši pro dopravu vlakem (příplatek EC, IC jen nad 200 km) nebo autobusem. Při použití soukromého vozidla, lze proplatit cestovné na základě výpočtu v cestovním příkazu (nikoli formou stvrzenky od benzínové pumpy) pouze za předpokladu, že doprava automobilem bude cenové výhodnější než jízdné za veřejnou dopravu (například jede-li více účastníků). Není-li podmínka cenové výhodnosti splněna, tak bude cestovné při použití soukromého vozidla proplaceno pouze ve výši jízdného za veřejnou dopravu. b) Nelze proplatit cestovné na zasedání, které nebylo předem nahlášeno na Sekretariát M-ČČK. c) V oprávněných případech může Prezídium M-ČČK udělit výjimku a schválit úhradu cestovného za jiných podmínek, než jak je popsáno v bodech 4.3.a) a 4.3.b). 3
5. Stravné a) Na akcích, kde nebude zajištěno stravování účastníků, bude účastníkům vyplaceno stravné dle Vyhlášky MPSV ČR, kterou se pro účely poskytování cestovních náhrad stanoví výše sazeb stravného, výše sazeb základních náhrad za používání silničních motorových vozidel a výše průměrných cen pohonných hmot (vyhláška je vydávána na každý rok v prosinci předcházejícího roku; pro rok 2005 platí Vyhláška č. 647 z 14.12.2004). Účastníci tak pozbývají nárok na nákup občerstvení z finančních prostředků M-ČČK. b) Na akcích, kde je zajištěno občerstvení se stravné nevyplácí. 6. Materiál, služby, výkony spojů a) Materiál, služby a výkony spojů se proplácí pouze na základě dokladu splňujícího náležitosti stanovené zákonem o účetnictví. b) O tom, zda se ten který náklad proplatí, rozhoduje Sekretář nebo ekonom M-ČČK. c) V průběhu akce se proplácí materiál (např. kancelářské potřeby, literatura, výukový materiál ) maximálně do celkové výše 1000,- Kč a to pouze takový, který souvisí s danou akcí. d) Materiál v částce od 1000,- Kč do 5000,- Kč se proplácí pouze po dohodě se Sekretářem nebo ekonomem M-ČČK. Částku nad 5000,- Kč lze proplatit pouze po schválení Prezídiem M- ČČK. e) Služby (kopírování, fotodokumentace vyvolání filmu, ) se v průběhu akce proplácejí na základě stejných pravidel jako materiál (viz bod 6.c) a 6.d)) 7. Lektorné a) Na žádné akci se neproplácí lektorné přímo na místě. b) Nelze vyplácet zálohy na lektorné. c) Lektorné se proplácí standardním postupem: ca) sepsání dohody o provedení práce s lektorem cb) podepsání dohody ředitelem Ú-ČČK cc) předání řádně vyplněné dohody mzdové účtárně Ú-ČČK cd) výplata lektorného ve výplatním termínu, který je stanoven na 14. den následujícího měsíce d) Lektorné se vyplácí buď osobně v pokladně Ú-ČČK, převodem na účet lektora nebo zasláním složenkou do místa lektorova bydliště. 8. Účastnické poplatky a) Výši účastnických poplatků na jednotlivých akcích určuje organizátor akce, přičemž výše stanovených účastnických poplatků nesmí být nižší než stanovují podmínky dotace. b) Výši účastnických poplatků musí organizátor stanovit tak, aby byli zvýhodněni členové M- ČČK, jejichž OSM je řádně evidována. c) Účastnické poplatky musí být zaplaceny nejpozději týden před konáním akce. Jiný postup lze zvolit pouze po dohodě se sekretářem nebo s organizátorem akce. 4
C. DOTAČNÍ PROSTŘEDKY (ostatní akce nebo činnost) 9. Prostředky čerpané OS ČČK (jedná se zejména o Help Trans dispečinky, HT jednorázové akce, AIDS besedy, regionální semináře atd.) a) Tato pravidla neupravují čerpání finančních prostředků M-ČČK na základě smlouvy mezi Ú- ČČK a OS ČČK. b) Čerpání dotačních prostředků M-ČČK musí být vždy podloženo smlouvou mezi Mládeží ČČK a Oblastním spolkem ČČK. c) Smlouvu sepisuje Sekretář po poradě s ekonomem. Smlouva musí odpovídat tomuto bodu Pravidel čerpání finančních prostředků M-ČČK. d) OS ČČK je povinen při čerpání, vyúčtování a hospodaření s prostředky M-ČČK z dotace dodržovat právní předpisy ČR, ustanovení Stanov ČČK týkající se majetku a hospodaření s ním (hlava III., článek 1. a 2., zejména pak 74-75), podmínky čerpání dotace a ustanovení Organizačního řádu M-ČČK týkající se hospodaření. e) OS ČČK je povinen dotační prostředky vyúčtovat v termínu a způsobem stanoveným ve smlouvě. O proběhlé akci/činnosti je OS ČČK povinen zaslat písemnou zprávu na Sekretariát. f) Po uskutečnění akce/činnosti zašle OS ČČK informační zprávu po akci a vyúčtování na formuláři NPA faktura. Všechny uvedené formuláře se zasílají na Sekretariát M-ČČK v termínech stanovených ve smlouvě. 10.Prostředky čerpané OSM ČČK (jedná se zejména o HT jednorázové akce, AIDS besedy atd.) a) Dotační prostředky mohou čerpat jen OSM, které řádně plní své povinnosti vůči M-ČČK vyplývající z Organizačního řádu M-ČČK a z Interních předpisů. Dotační prostředky nemohou čerpat OSM, které nejsou zaregistrovány u žádného OS ČČK. b) Čerpání dotačních prostředků M-ČČK musí být vždy podloženo smlouvou mezi Mládeží ČČK a Oblastním skupinou Mládeže ČČK. c) Smlouvu sepisuje sekretář po poradě s ekonomem. Smlouva musí odpovídat tomuto bodu Pravidel čerpání finančních prostředků M-ČČK. d) OSM ČČK je povinna při čerpání, vyúčtování a hospodaření s prostředky M-ČČK z dotace dodržovat právní předpisy ČR, ustanovení Stanov ČČK týkající se majetku a hospodaření s ním (hlava III., článek 1. a 2., zejména pak 74-75), podmínky čerpání dotace a ustanovení Organizačního řádu M-ČČK týkající se hospodaření. e) OSM ČČK je povinna dotační prostředky vyúčtovat v termínu a způsobem stanoveným ve smlouvě. O proběhlé akci/činnosti je OSM ČČK povinna zaslat písemnou zprávu na Sekretariát. f) Po uskutečnění akce/činnosti zašle OSM informační zprávu po akci a vyúčtování na formuláři NPA faktura (popř. VPA faktura). Všechny uvedené formuláře se zasílají na Sekretariát M- ČČK v termínech stanovených ve smlouvě. 5
D. NEVÁZANÉ PROSTŘEDKY 11.Zasedání volených orgánů a) Na zasedání volených orgánů (Prezídium, Dozorčí rada) se cestovné proplácí v plné výši a to pouze u dopravy vlakem (příplatek EC a IC pouze nad 200 km) nebo autobusem. b) U dopravy vlastním autem se proplácí částka jako při cestě vlakem či autobusem. Výjimky schvaluje Prezídium. c) Stravné se na zasedání volených orgánů neproplácí. Občerstvení na tato zasedání zajišťuje Sekretariát. 12.Zasedání koordinačních skupin a) V případě, že projekt v daném roce nemá finanční prostředky ze státní dotace, nebo výše této dotace neumožňuje proplácet cestovné na zasedání KS, hradí se cestovné z nevázaných prostředků, jsou-li splněny podmínky v bodě b). b) Proplacení cestovného musí předem schválit Prezídium na základě písemné žádosti. Zasedání koordinační skupiny musí být předem řádně nahlášeno na Sekretariát. Sekretariátu musí být předložen zápis ze zasedání koordinační skupiny. c) Stravné se na zasedání koordinačních skupin neproplácí. Občerstvení na tato zasedání zajišťuje Sekretariát. 13.Čerpání nevázaných prostředků a) V případech, která tato pravidla neupravují, rozhoduje o čerpání nevázaných prostředků Prezídium, pokud se jedná o částku do 40.000,- Kč. V případě, že se jedná o částku vyšší, je čerpání finančních prostředků podmíněno navíc souhlasem Dozorčí rady a ekonoma. b) KS projektů, ekonom a Dozorčí rada můžou podávat Prezídiu návrhy na uvolnění finančních částek z nevázaných prostředků M-ČČK. Igor Sacký Prezident M-ČČK 6