PŘ kapitola č. 03_1 Postup při plánování, přípravě, realizaci a vyúčtování pracovní cesty dle části sedmé, hlavy II ZP

Transkript

1 PŘ kapitola č. 03_1 Postup při plánování, přípravě, realizaci a vyúčtování pracovní cesty dle části sedmé, hlavy II ZP Čl. I Vymezení pojmů, finanční zdroje, základní informace 1. Pracovní cestou ( 42 ZP) se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance k výkonu práce (studijnímu pobytu, účasti na konferenci, výzkumu apod.) mimo sjednaná místa výkonu práce uvedená v pracovní smlouvě, které přímo souvisí s pracovní náplní zaměstnance ÚJČ a bylo předem nařízeno formou podepsaného příkazu k pracovní cestě osobou oprávněnou ke schválení pracovní cesty (viz b. 4). 2. Zaměstnanec na pracovní cestě dále účtovatel. 3. Pracovník ekonomicko-technického odboru dále ETO pověřený vedením agendy cestovních příkazů. 4. Osoba oprávněná k podpisu pracovní cesty dále statutární orgán (ředitel a zástupce ředitele s pravomocemi statutárního orgánu). 5. Pracovní cesty zaměstnanců ÚJČ jsou financovány především z účelových prostředků (grantů, výzkumných center a ostatních projektů). V odůvodněných případech pak dále: I. z institucionálních rozpočtových prostředků v rámci rozpočtu ÚJČ, II. na základě spolupráce s jinými institucemi na náklady těchto institucí dále kooperace. 6. Při zpracování rozpočtu na začátku rozpočtového období jsou vedoucí oddělení, vedoucí pracovních skupin, řešitelé grantů a ostatních projektů s vlastními finančními prostředky povinni předat ETO v rámci podkladů pro sestavení ústavního rozpočtu (podklady_ inst_frm.xls a podklady_ucel_frm.xls) plány pracovních cest s uvedením jména zaměstnance, cíle cesty, počtu dnů a pravděpodobného začátku a konce cesty. S tímto plánem pak ETO porovnává jednotlivé příkazy k pracovní cestě v průběhu roku. Pokud cesta není v plánu zahrnutá, musí být předem domluvena změna v plánu nebo nově přidělen finanční zdroj, z něhož bude cesta realizována. 7. O pracovní cestě musí být bezpodmínečně prokazatelně informován předem přímý nadřízený účtovatele i v případě, že pracovní cestu přikazuje statutární orgán. Vedoucí oddělení je povinen vyznačit pracovní cestu v měsíčním výkazu docházky. Čl. II Úkony před zahájením cesty Všechny náležitosti cestovních náhrad zajišťují pracovnice ETO: Mgr. I. Holanová cesty brněnských pracovníků hrazené ze všech zdrojů a cesty pražských pracovníků hrazené z institucionálních prostředků, Z. Štefanová cesty pražských pracovníků hrazené z účelových prostředků (granty, centra aj.). 1. Účtovatel vyplní interní formulář Příkaz k pracovní cestě (cestovni prikaz.doc) ve všech kolonkách oddílu A (vč. vyznačení požadavku na vyplacení zálohy v příslušné měně). Označí náhrady, které v souvislosti s pracovní cestou bude uplatňovat, vyplní datum a hodinu počátku a ukončení cesty, u zahraničních cest též plánovaný čas překročení státní hranice ČR, případně uvede další informace. V případě letecké

2 dopravy se za čas překročení státní hranice ČR považuje odlet a přílet letadla z letiště umístěného v ČR. V případě kombinace pozemní dopravy a letecké dopravy z letiště mimo ČR je třeba uvést časy překročení státní hranice ČR pozemní dopravou a dále časy odletu z letiště a příletu na letiště mimo ČR (odlety a přílety se uvádí i v případě, že letenky byly objednané a uhrazené zaměstnavatelem před zahájením cesty). V případě pozemního druhu dopravy uvede účtovatel i plánovaný čas překročení všech státních hranic projížděných států. Účetní doklady ke službám zajištěným před zahájením cesty (ubytování, letenky apod.) může předat k proplacení ETO před zahájením pracovní cesty. Tyto služby nejsou pak součástí vyúčtování pracovní cesty. 2. Řádně vyplněný formulář Příkaz k pracovní cestě účtovatel odešle em k zaregistrování ETO a současně vedoucímu oddělení nejpozději 14 dnů před zahájením cesty. Současně formulář vytiskne, podepíše a předloží k parafování pracovníkovi zodpovědnému za čerpání finančních prostředků, z nichž je pracovní cesta hrazena. Poté formulář předá k podpisu statutárnímu orgánu. Datum podpisu statutárního orgánu je považováno za datum schválení cesty. Pokud statutární orgán při schvalování cesty cokoliv změní, účtovatel je povinen opravenou verzi znovu bezodkladně odeslat ETO a vedoucímu oddělení. V případě zahraniční pracovní cesty předá účtovatel formulář ke schválení statutárnímu orgánu až po uzavření cestovního pojištění pracovní cesty dle b. 4. Pracovní cesta nesmí být zahájena bez schválení statutárním orgánem. 3. Registrací pracovní cesty v ETO dle b. 2 je v ÚJČ zaevidována cesta před jejím zahájením. 4. Před zahájením zahraniční pracovní cesty je účtovatel povinen mít sjednáno cestovní pojištění pracovní cesty (pojištění v rámci bankovních karet a jiná soukromá pojištění účtovatele nelze použít, protože zaměstnavatel je dle ZP povinen zaměstnance při zahraniční cestě plně zabezpečit a v případě soukromých pojištění nemá zaručeny podmínky pojistného plnění). Účtovatel si sám zajistí cestovní pojištění pracovní cesty, údaje o něm uvede do části C formuláře Příkaz k pracovní cestě a teprve poté předá formulář ke schválení statutárnímu orgánu. V případě, že formulář nebude podepsán statutárním orgánem před zahájením cesty, příp. informace o uzavřeném pojištění se ukáží jako nepravdivé, bude taková cesta označena za neschválenou se všemi důsledky vyplývajícími ze ZP. Za kontrolu správnosti postupu odpovídají příslušné pracovnice ETO. Zaměstnavatel hradí pojištění maximálně v následujícím rozsahu: léčebné výlohy do výše plnění 3 mil. Kč, úrazové pojištění, asistenční služby, pojištění odpovědnosti, pojištění osobních věcí (zejm. zavazadel, v nichž se nachází majetek ÚJČ). 5. Pokud bude možno zajistit cestovní pojištění pracovní cesty pro zaměstnance centrálně jiným způsobem (např. formou smlouvy s pojišťovnou) za přijatelných finančních podmínek, obdrží zaměstnanci tuto informaci v tom případě neplatí ustanovení b Potřebná víza pro pracovní cestu si zajistí účtovatel před jejím zahájením rovněž sám. 7. Výdaje spojené s cestovním pojištěním pracovní cesty a vízy budou účtovateli vypořádány pouze v případě, že takový výdaj doloží účetním dokladem a částku uvede v části D formuláře Příkaz k pracovní cestě. 8. Pro přepočet cizí měny na českou se použije kurz ČNB: I. pro výplatu záloh kurz platný v den výplaty zálohy ( 183 odst. (2) ZP), II. pro vyúčtování cesty se v případě, kdy byla vyplacena záloha, použije kurz platný v den vyplacení zálohy, pokud záloha vyplacena nebyla, použije se kurz platný v den nástupu zahraniční cesty ( 184 ZP).

3 9. Stravné pro zahraniční pracovní cesty bude poskytováno předem vždy v měně uvedené v příslušné vyhlášce Ministerstva financí pro cílový stát, pokud se zaměstnanec nedohodne se zaměstnavatelem jinak. Zálohu na ostatní výdaje obdrží účtovatel za podmínek uvedených v kap. 07. Vyúčtování zálohy (doplatek) bude vždy vypořádáno v Kč. Výši náhrad za stravné při tuzemské pracovní cestě určuje dle 163 odst. (3) ZP zaměstnavatel. Při stanovení sazby tuzemského stravného vychází ÚJČ ze sazeb uvedených v 176 odst. (1) ZP. Pro zaměstnance ÚJČ je stanoveno stravné při tuzemských pracovních cestách ve výši středu rozpětí denní sazby dle 176, odst. (1) ZP zaokrouhleného na celé Kč. Sazby tuzemského stravného jsou zákonem upraveny každoročně k 1. lednu vyhláškou vlády ČR. Bylo-li účtovateli během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které účtovatel finančně nepřispívá, přísluší mu stravné snížené dle 163 odst. (2) a 170 odst. (5). 10. Kapesné může být poskytnuto pouze v odůvodněných případech a ve výši, která bude předem schválena ředitelem ÚJČ. Výše kapesného se udává v % denní sazby stravného v příslušné měně, maximálně ve výši 40 % denního stravného. 11. Podle potřeby účtovatel dohodne s ETO případné podmínky pro zajištění záloh, objednávky jízdenek nebo letenek, způsob jejich proplacení a další nutné náležitosti. Záloha na zahraniční pracovní cestu nesmí být vyplacena dříve, než účtovatel prokáže, že má uzavřeno cestovní zdravotní pojištění platné pro pracovní cestu dle b. 4. Pokud bude účtovatel z objektivních důvodů potřebovat zálohu dříve, bude takovou situaci po schválení ředitelem ÚJČ a předložení schváleného Příkazu k pracovní cestě řešit s ETO individuálně. 12. Pokud je u zahraničních pracovních cest zapotřebí k nákupu valut nebo k ostatním náležitostem zajistit jakékoliv písemnosti v cizím jazyce, zajistí tyto náležitosti v příslušném jazyce účtovatel po dohodě s ETO. 13. Použití vlastního vozidla je možné pouze výjimečně v odůvodněných případech. Účtovatel je povinen: I. vyznačit tuto skutečnost v cestovním příkazu; podpisem statutárního orgánu je tento způsob dopravy schválen, II. předat ETO fotokopii velkého technického průkazu soukromého vozu s uvedením spotřeby PHM, III. předat ETO fotokopii havarijní pojistky. 14. Zaměstnanci jsou povinni zvolit z časového i finančního hlediska co nejekonomičtější způsob dopravy a nejkratší cestu k cíli pracovního výkonu. 15. Pro vyúčtování elektronické letenky nebo jízdenky před zahájením pracovní cesty je třeba předložit vytištěnou elektronickou letenku nebo jízdenku podepsanou pracovníkem zodpovědným za čerpání finančních prostředků, z nichž je pracovní cesta hrazena, a doklad o zaplacení. S těmito doklady bude nakládáno stejně jako s ostatními doklady podle kap. 07_ Finanční prostředky před zahájením pracovní cesty si zaměstnanci pražských pracovišť vyzvednou v hlavní pokladně, zaměstnanci brněnského pracoviště v příslušné pokladně v Brně. 17. Vyúčtování cesty proběhne po ukončení cesty podle čl. II b. 9 a čl. IV.

4 Čl. III Úkony v průběhu cesty 1. Všechny písemnosti, kterými budou po skončení pracovní cesty doloženy nutné výdaje (ubytování, jízdné, vedlejší výdaje), musí být vystaveny na měnu, kterou byl účtovatel vybaven před zahájením cesty, nebo doloženy oficiálním dokladem banky nebo směnárny o směně těchto valut za valuty příslušné země. O proplacení sporných výdajů rozhoduje vedoucí ETO; při případném nesouhlasu účtovatele s jeho rozhodnutím rozhoduje ředitel ÚJČ (písemným pokynem nebo podpisem poznámky na příkazu k pracovní cestě). 2. Datum a hodina zahájení i ukončení pracovní cesty musí odpovídat údajům uvedeným na jízdních dokladech. Pokud tomu tak není, bude jízdné proplaceno dle předložených dokladů. Čl. IV Úkony po skončení pracovní cesty, vyúčtování Vyúčtování pracovních cest provádí ETO v chronologické číselné řadě. 1. Účtovatel je povinen v souladu s ustanoveními 183 odst. (3) ZP do 10 pracovních dnů po skončení cesty: I. předložit pracovníkovi zodpovědnému za čerpání finančních prostředků, z nichž je pracovní cesta hrazena: k podpisu originál příkazu k pracovní cestě (v kolonce schválil v dolní části formuláře), na vyžádání písemnou zprávu o pracovní cestě, II. předložit ETO ke zpracování vyúčtování: vyplněný a podepsaný (vč. podpisu příslušného vedoucího dle předchozího bodu) originál příkazu k pracovní cestě s uvedením všech předávaných dokladů, všechny doklady dle čl. II b. 7 a čl. III b. 1, přičemž u zahraničních dokladů v případě potřeby zajistí účtovatel jejich překlad do českého jazyka ( 4 odst. (13) zákona o účetnictví), zbytek vyplacené zálohy v korunách i valutách, pokud se s ETO nedohodne jinak v tom případě bude tato skutečnost uvedena na předaném originále příkazu k pracovní cestě, 2. ETO provede v souladu s ustanoveními 183 odst. (5) ZP vyúčtování pracovní cesty do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů účtovatelem. Originál příkazu je uložen do samostatné evidence cestovních příkazů v souvislé číselné řadě v účtárně ETO. 3. V případě kooperace postupuje ETO dle dispozic spolupracující instituce. 4. Pokud nebudou všechny náležitosti příkazu k pracovní cestě a doložení výdajů odpovídat PŘ, nesmí ETO vyúčtování provést. O dalším postupu v tomto případě rozhodne vedoucí ETO, případné další spory předkládá k rozhodnutí řediteli ÚJČ.

5 Čl. V Refundace cestovních náhrad cizím organizacím Náhrady cestovních výloh lze dle ZP poskytnout výhradně zaměstnancům v řádném pracovním poměru nebo na základě dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, pokud je pracovní cesta konaná se souhlasem zaměstnance a v dohodě je toto uvedeno. Pokud se uskuteční pracovní cesta cizích zaměstnanců z důvodu potřeb ÚJČ (např. zasedání Rady ÚJČ, dozorčí rady, redakční rady apod.), je postup následující: 1. Příslušný vedoucí toho oddělení ÚJČ, v jehož působnosti se taková cesta uskuteční, je povinen před zahájením cesty zajistit uzavření jednorázové smlouvy o refundaci cestovních náhrad se zaměstnavatelem cizího zaměstnance (smlouva o refundaci.doc). Jedno vyhotovení této smlouvy podepsané oběma stranami předá rovněž před zahájením cesty ETO. 2. Smlouvu dle b. 1 je možné uzavřít i pro celé účetní období v případech, že se takové cesty budou opakovat. 3. ÚJČ proplatí refundaci na základě faktury druhé smluvní strany doložené fotokopiemi dokladů dle ustanovení ZP. 4. Stejný postup platí i pro opačný případ, kdy je uskutečněna cesta zaměstnance ÚJČ pro jinou organizaci v tom případě ÚJČ proplácí cestovní náhrady a tyto náklady přefakturuje vysílající organizaci. 5. Při proplácení náhrad členům Rady ÚJČ nebo dozorčí rady je možno postupovat podle 18 odst. (8) zákona 341/2005 Sb. na základě písemného požadavku ředitele ÚJČ. Čl. VI Vyúčtování nákladů na přijetí zahraničních hostů v rámci meziakademických dohod (prelimináře) 1. Zaměstnanec ÚJČ, který je zodpovědný za přijetí zahraničního hosta v rámci meziakademických dohod (dále hostitel), poskytne požadované údaje k pobytu hosta příslušnému pracovníkovi odboru mezinárodní spolupráce KAV ČR. Na základě těchto údajů obdrží ETO z KAV preliminář a předvyplněné hlášení o ukončení pobytu. 2. Po příjezdu hosta zajistí ETO po dohodě s hostitelem vyplacení určených finančních prostředků. 3. Po ukončení pobytu hosta oznámí tuto skutečnost hostitel ETO. Pracovník ETO vyplní hlášení o ukončení pobytu, podepíše je a naskenované zašle příslušnému referentovi odboru mezinárodní spolupráce KAV. Originál hlášení přiloží k fakturám zasílaným KAV. 4. Pobyty realizované ke konci kalendářního roku jsou financovány dle pokynů KAV. 5. Příkazní smlouva k pobytu zahraničních hostů uzavřená mezi AV ČR a ÚJČ je uvedena v kap. 03_2. Čl. VII Pobyt v zahraničí na základě mezinárodní smlouvy (pobyt hrazen hostitelem) Každý zaměstnanec vyslaný na zahraniční pracovní cestu v rámci meziakademických dohod musí po návratu předložit doklad o výši částky a druhu výdajů hrazených zahraničním partnerem. Pokud takový doklad účtovatel nebude mít, musí odevzdat pro vyúčtování místopřísežné prohlášení o výši této částky, jinak nebude cesta zúčtována. Pokud hradil z poskytnuté částky ubytování, doloží výši úhrady, kterou zaplatil za ubytování. V souladu

6 s 188 ZP zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu ve výši rozdílu mezi nárokem na stravné dle čl. II b. 3 a částkou poskytnutou na stravné zahraničním partnerem.