Manuál realizace kontrolní činnosti pro IP 1 Služby sociální prevence v Libereckém kraji reg. číslo CZ.1.04/3.1.00/05.00023
1. Úvod Manuál byl vypracován na základě Operačního manuálu OPLZZ, čl. 4 nařízení Komise (ES) č. 438/2001, zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů a zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů a Kontrolního řádu Krajského úřadu Libereckého kraje. 2. Cíle kontroly Cílem je na základě průběžného monitoringu a kontroly předcházet vzniku vážných problémů pomocí včasné identifikace nedostatků, které by mohly ovlivnit úspěšnou realizaci projektu. Veřejnosprávní kontrola dle zákona č. 320/2001 Sb., zahrnuje finanční kontrolu skutečností rozhodných pro hospodaření s veřejnými prostředky zejména při vynakládání veřejných výdajů včetně veřejné finanční podpory u kontrolovaných osob, a to před jejich poskytnutím, v průběhu a následně po jejich použití. Cílem kontrol na místě 1 dle článku 4 nařízení Komise (ES) č. 438/2001 je ověřit, že spolufinancované výrobky a služby byly dodány a že uplatňované výdaje byly skutečně vynaloženy; že byl zajištěn soulad s podmínkami odpovídajícími rozhodnutí Komise podle článku 28 nařízení (ES) č. 1260/1999 a se souvisejícími vnitrostátními pravidly a pravidly Společenství, zejména pokud jde o způsobilost výdajů pro podporu ze strukturálních fondů v rámci dotyčné pomoci, o zadávání veřejných zakázek, o státní podporu (včetně pravidel o kombinaci podpor), o ochranu životního prostředí a o rovnost příležitostí. 3. Plány kontrolní činnosti Liberecký kraj připravuje plán kontrolní činnosti. 1 Pod pojmem kontrola na místě je chápána kontrola v Metodice finančních toků a kontroly strukturálních fondů a Fondu Soudržnosti nazývaná kontrolou fyzické realizace projektů (tj. kontrola dle článku 4 nařízení Komise (ES) č. 438/2001, zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů a zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů). Strana 2 (celkem 10)
Kontroly projektů na místě probíhají podle plánu kontrolní činnosti. Při závažném podezření na porušení podmínek smlouvy, nebo pokud z údajů uvedených v monitorovací zprávě vyplyne podezření na nedostatky při realizaci, mohou být kontroly provedeny i mimo plán kontrol. Na konci čtvrtletí budou vyhotoveny informace o uskutečněných kontrolách na místě. Tímto způsobem bude zajištěna zpětná vazba o tom, zda jsou plněny kontroly dle stanoveného plánu a v souladu s Operačním manuálem OPLZZ. 4. Vymezení zodpovědnosti jednotlivých subjektů implementační struktury Základním článkem kontrol je úroveň implementační struktury příjemce dotace (Liberecký kraj). Z této úrovně budou probíhat kontroly s cílem ujistit se, že subjekt na nižší implementační úrovni (Poskytovatel sociálních služeb) vykonává činnosti, které jsou obsaženy ve smlouvě, v souladu s Operačním manuálem pro OPLZZ a legislativou ČR a EU. Kontrola poskytovatelů sociálních služeb probíhá na dvou úrovních: kontrola z pracoviště Krajského úřadu Libereckého kraje prováděná na základě předložených dokumentů od poskytovatele (monitorovací zprávy, zálohové a vyúčtovací faktury) a kontrola na místě. Základní kontrola z pracoviště: Věcná stránka projektu je kontrolována na základě monitorovací zprávy o realizaci činnosti poskytovatele, kterou poskytovatel sociální služby posílá souběžně se zálohovou a vyúčtovací fakturou každé 3 měsíce. Po zkontrolování předloženého vyúčtování je schválena a proplacena záloha na poskytování sociálních služeb na další monitorovací období. Kontrola na místě: Hlavním cílem kontrol na místě je ujistit se, zda požadované prostředky byly skutečně vynaloženy a jsou ve shodě s podmínkami dotace či jiného právního aktu, zejména pokud jde o způsobilost výdajů; zda jsou k výdajům k dispozici průkazné účetní záznamy; zda má poskytovatel zavedeny vhodné a přiměřené systémy pro dokladování projektových výdajů a aktivit; zda byly Strana 3 (celkem 10)
splněny povinnosti stanovené ve smlouvě; zda byly spolufinancované dodávky zboží a služeb dodány v předepsaném množství a kvalitě; dále je vhodné v rámci kontroly poskytnout podporu a poradenství při realizaci projektu. Kontrola na místě by měla být provedena u všech poskytovatelů alespoň jednou za dobu trvání projektu. Pokud jsou z finančních prostředků hrazeny zálohy dodavatelům, je nutné, tuto skutečnost zohlednit jako rizikový faktor při hodnocení rizikovosti projektů. Kontrola na místě je prováděna formou veřejnosprávní kontroly dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole a zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole (podrobněji viz. kapitola 5). Pro provádění kontrol na místě je vypracován kontrolní list. Součástí kontrol je také vyplnění Dotazníku pro monitorování provádění publicity, případně dalších kontrolních listů. 5. Příprava a průběh kontroly na místě 2 5.1. Kontrolní skupina Kontrolní skupinu by měli tvořit minimálně dva kontrolní pracovníci, kterým bylo příslušným vedoucím pracovníkem kontrolního orgánu vystaveno pověření k provedení kontroly. Jeden ze členů kontrolní skupiny je jmenován vedoucím kontrolní skupiny. Ke kontrole mohou být přizvány další osoby, např. zástupce ESF, nebo externí odborníci na příslušnou kontrolovanou oblast apod. Přizvaným osobám vystavuje pověření rovněž vedoucí pracovník kontrolního orgánu. 5.2. Příprava na kontrolu u příjemce Stanovený vedoucí kontrolní skupiny: zajistí pověření k vykonání kontroly u příjemce finanční podpory všem členům kontrolní skupiny; zajistí, aby on i členové kontrolní skupiny potvrdili vyloučení střetu zájmů. Tato skutečnost je potvrzena podpisem Čestného prohlášení. V případě střetu zájmů je třeba vedoucího nebo člena skupiny změnit; 2 Příprava a průběh kontroly na místě se řídí zákonem 552/1991 Sb., o státní kontrole. Strana 4 (celkem 10)
zajistí, aby všichni členové kontrolní skupiny byli seznámeni s právy a povinnostmi kontrolora a tuto skutečnost potvrdili podpisem Poučení, kontaktuje kontrolovanou osobu - Oznámení o kontrole, případně posune datum kontroly tak, aby mohly být účastny náležité osoby (např. osoba odpovědná za řízení, za finanční stránku, účetnictví, výkaznictví atd.). Provedení kontroly musí být kontrolované osobě oznámeno písemně, minimálně 7 dnů před jejím provedením. V případě, že by oznámení kontroly předem mohlo vést ke zmaření účelu kontroly, lze kontrolu oznámit až na místě. vysvětlí kontrolované osobě cíl kontroly (nejde jen o kontrolu, ale také o poradenství, o pomoc s odstraňováním případně zjištěných nedostatků, navázání partnerství, hledání a pozdější prezentace úspěšných projektů atd.); seznámí kontrolovanou osobu s kontrolovanými oblastmi (kontrolované osobě může být dopředu zaslán kontrolní list, dle kterého bude vykonána kontrola); informuje kontrolovanou osobou o složení kontrolní skupiny a o předpokládané době trvání kontroly. Kontrolní pracovníci si před kontrolou prostudují všechny relevantní dokumenty o plnění zakázky, důležité dokumenty včetně manuálů a příruček vezmou s sebou. 5.3. Průběh a ukončení kontroly Kontrola je zahájena předložením pověření k provedení kontroly statutárnímu zástupci kontrolované osoby (případně jím pověřené osobě). Hned v úvodu vedoucí kontrolní skupiny znovu vysvětlí účel kontroly a seznámí kontrolovanou osobu s průběhem kontroly. Organizace průběhu kontroly je na zvážení kontrolních pracovníků, je možné rozdělení skupiny k provádění kontrol jednotlivých oblastí zároveň. Při provádění kontroly se postupuje dle předem stanoveného kontrolního listu. Pokud nebudou při kontrole na místě kontrolovány všechny doklady a všechny aktivity, je nutné v protokolu nebo kontrolním listu uvést seznam dokladů, které byly na místě zkontrolovány, případně vybrané aktivity kontrolované osoby, které byly vybrány ke kontrole. Dále by měl protokol obsahovat informaci o tom, proč byly dané dokumenty vybrány, na základě jaké metody (dokumenty mohly být vybrány do vzorku náhodně nebo Strana 5 (celkem 10)
na základě určitého podezření apod.). Kontrolní skupina by měla zkontrolovat minimálně 5 dokladů z každé kapitoly rozpočtu. Jsou-li během kontroly zjištěny takové nedostatky, které lze ještě v době trvání kontroly odstranit, vyzve kontrolní skupina kontrolovanou osobu, aby tyto nedostatky odstranila. Zmíněné nedostatky i skutečnost, že došlo k jejich odstranění, budou uvedeny v Protokolu z kontroly. V závěru kontroly na místě předá vedoucí kontrolní skupiny statutárnímu zástupci kontrolované osoby protokol a zároveň jej seznámí s obsahem protokolu a lhůtou pro podání námitek. Kontrola je ukončena dle 15 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole buď marným uplynutím lhůty pro podání námitek, nebo dnem doručení rozhodnutí kontrolního orgánu, proti kterému se nelze dále odvolat. 5.4. Oprávnění a povinnosti členů kontrolní skupiny Kontrolní pracovníci jsou při provádění kontroly oprávněni: za přítomnosti zástupce kontrolovaného subjektu vstupovat do objektů, zařízení a provozů, na pozemky a do jiných prostor kontrolovaných osob, pokud souvisí s předmětem kontroly, požadovat na kontrolovaných osobách, aby ve stanovených lhůtách předložily originální doklady a další písemnosti, záznamy dat na paměťových médiích prostředků výpočetní techniky, jejich výpisy a zdrojové kódy programů, vzorky výrobků nebo jiného zboží, seznamovat se s utajovanými skutečnostmi, prokáží-li se osvědčením pro příslušný stupeň utajení těchto skutečností, vydaným podle zvláštního zákona, požadovat na kontrolovaných osobách poskytnutí pravdivých a úplných informací o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech, zajišťovat v odůvodněných případech doklady; jejich převzetí musí kontrolované osobě písemně potvrdit a ponechat jí kopie převzatých dokladů, požadovat, aby kontrolované osoby podaly ve stanovené lhůtě písemnou zprávu o odstranění zjištěných nedostatků, používat telekomunikační zařízení kontrolovaných osob v případech, kdy je jejich použití nezbytné pro zabezpečení kontroly. Strana 6 (celkem 10)
Kontrolní pracovníci jsou dále povinni: šetřit práva a právem chráněné zájmy kontrolovaných osob, předat neprodleně převzaté doklady kontrolované osobě, pominou-li důvody jejich převzetí, zajistit řádnou ochranu odebraných originálních dokladů proti jejich ztrátě, zničení, poškození nebo zneužití, pořizovat o výsledcích kontroly protokol, zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozvěděli při výkonu kontroly a nezneužít znalosti těchto skutečností. členové kontrolní skupiny jsou povinni zjistit skutečný stav věci. Kontrolní zjištění jsou kontrolní pracovníci povinni na požádání prokázat kontrolovanému subjektu doklady. kontrolní pracovníky může zbavit povinnosti mlčenlivosti ten, v jehož zájmu tuto povinnost mají, nebo ve veřejném zájmu vedoucí kontrolního orgánu. Tímto ustanovením není dotčena povinnost oznamovat určité skutečnosti orgánům příslušným podle zvláštních předpisů. vedoucí kontrolní skupiny řídí a organizuje práci skupiny při přípravě i vlastním provádění kontroly, zajišťuje účinnost a hospodárnost její práce. závažné nedostatky, zjištěné při kontrole, oznamuje vedoucí kontrolní skupiny ihned vedoucímu kontrolního orgánu, který o této skutečnosti neprodleně informuje hejtmana a ředitele krajského úřadu. vedoucí kontrolního orgánu, po předchozím sdělení hejtmanovi a řediteli krajského úřadu, oznamuje orgánům finanční správy podezření z daňových úniků a orgánům činným v trestním řízení podezření ze spáchání trestné činnosti zjištěné v průběhu kontroly. 5.5 Protokol o výsledku provedené kontroly Během kontroly se výsledky zjištění zapisují do kontrolního listu 3, na jehož základě je vytvořen Protokol o výsledku provedené kontroly. Protokol vypracovává vedoucí kontrolní skupiny ve spolupráci se všemi kontrolními pracovníky. Jsou-li zjištěny nedostatky, které 3 Vedoucí kontrolní skupiny může v případě nutnosti vyžádat podpis zástupce kontrolované osoby i na kontrolním listu. Strana 7 (celkem 10)
nelze během kontroly odstranit, budou tyto nedostatky zapsány do protokolu a kontrolní skupinou bude stanovena lhůta k jejich odstranění, zároveň budou kontrolní zjištění předána orgánům veřejné správy, které jsou oprávněny uložit kontrolovaným osobám opatření k nápravě. O přijetí a splnění opatření k odstranění jednotlivých nedostatků je kontrolovaná osoba povinna písemně informovat kontrolní skupinu, a to do 5 pracovních dnů od uplynutí lhůty, která byla pro odstranění nedostatků stanovena 4. Příslušný zástupce kontrolované osoby je seznámen s obsahem protokolu a jeho převzetí potvrzuje svým podpisem. V případě, že se kontrolovaná osoba odmítne seznámit s kontrolními zjištěními uvedenými v protokolu, poučí ji vedoucí kontrolní skupiny o tom, že tímto odmítnutím ztrácí možnost podat námitky proti protokolu. V případě, že se kontrolovaná osoba s protokolem seznámí, avšak odmítne toto seznámení potvrdit svým podpisem, zaznamená se tato skutečnost do protokolu s uvedením data, kdy byla kontrolovaná osoba s protokolem seznámena; od tohoto dne běží lhůta k podání námitek. Protokol bude zaslán poštou do vlastních rukou statutárního orgánu či orgánu jím pověřené osoby na určenou doručovací adresu a to do 10 dnů ode dne provedení kontroly. 5.6 Námitky kontrolovaných osob Proti protokolu může kontrolovaná osoba podat písemné a zdůvodněné námitky, a to ve lhůtě 5 dnů ode dne seznámení s protokolem (není-li v protokolu stanovena lhůta delší). V případě zaslání protokolu poštou je dnem předání a seznámení s protokolem den převzetí protokolu na poště statutárním orgánem kontrolované osoby či jím pověřenou osobou. Nevyzvedne-li si protokol statutární orgán či jím pověřená osoba do deseti dnů od uložení doporučené zásilky (protokolu), považuje se poslední den lhůty za den doručení, i když se adresát o uložení nedozvěděl, zároveň zaniká i možnost podat námitky proti protokolu dle 17 zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole. Celý postup řízení o námitkách kontrolovaných osob je upraven v 18 zákona č. 552/1991 Sb. 4 Kontrolní skupina je oprávněna prověřit u kontrolovaných osob, zda skutečně došlo k odstranění nedostatků v určené lhůtě. Podle potřeby kontrolní skupina určená pro prověření odstranění nedostatků provede kontrolu na místě nebo ověření dostupných záznamů a dokumentace bez návštěvy na místě. Strana 8 (celkem 10)
5.7. Realizace výsledků kontroly Písemnou zprávu o přijatých opatřeních k odstranění zjištěných nedostatků zasílá kontrolovaná osoba bez zbytečného odkladu, nejpozději do 5 pracovních dnů od uplynutí lhůty stanovené v protokolu, vedoucímu kontrolní skupiny, který ji ověří. 5.8. Dodatečná kontrola V případě, že jsou v rámci kontroly na místě zjištěny závažné problémy, může vedoucí kontrolní skupiny rozhodnout o provedení dodatečné kontroly, která se zaměří na další šetření zjištěných problémů. Tato kontrola může být provedena z pracoviště či opět v místě realizace projektu. Dodatečná kontrola by měla především ověřit, zda kontrolovaná osoba přijala přiměřená nápravná opatření. 6. Evidence výsledků kontroly a archivace dokumentů Informace o provedené kontrole jsou vedoucím kontrolní skupiny zaznamenány do 5 pracovních dnů ode dne, kdy je kontrola dle 15 zákona č. 320/2001 Sb., ukončena. Všechny relevantní dokumenty, vztahující se k provedené kontrole, jsou archivovány ve složce kontroly. Složka kontroly by měla obsahovat: originál pověření k provedení kontroly, řádně podepsaná čestná prohlášení o nepodjatosti všech členů kontrolní skupiny, řádně podepsané poučení o právech a povinnostech členů kontrolní skupiny a kontrolované osoby všemi členy kontrolní skupiny, řádně podepsané poučení oprávech a povinnostech členů kontrolní skupiny a kontrolované osoby (nebo jeho kopie) zástupcem kontrolované osoby, vyplněné kontrolní listy, které byly při kontrole použity, případně další materiály, které kontrolovaná osoba v rámci kontroly poskytla, originální, řádně podepsaný výtisk protokolu o výsledku kontroly, informaci o námitkách a jejich vyřešení, pokud byly podány, informaci o přijetí/splnění nápravných opatření, pokud měla být přijata. Dokumenty z kontroly jsou archivovány po dobu 10 let od ukončení realizace projektu. Strana 9 (celkem 10)
7. Seznam příloh Příloha 1 Příloha 2 Příloha 3 Příloha 4 Příloha 5 Příloha 6 Příloha 7 Příloha 8 Příloha 9 Příloha 10 Vzor čtvrtletní zprávy o provedených kontrolách na místě Vzor pověření k provedení kontroly Vzor poučení o právech a povinnostech členů kontrolní skupiny a kontrolované osoby Čestné prohlášení Vzor oznámení o kontrole Vzor zápisu o zahájení kontroly Vzor protokolu o výsledcích kontroly Vzor rozhodnutí o námitkách Vzor kontrolního listu Vzor dotazníku pro monitorování provádění publicity Strana 10 (celkem 10)