Studijní materiál k e-learningovému kurzu Autorizovaná konverze dokumentů, vidimace a legalizace Autor: Mgr.Simona Vavrochová 2015, RENTEL a. s.
Obsah: Cíl kurzu... 3 Klíčové pojmy... 3 1. Vymezení pojmů a právní úprava problematiky... 3 1.1 Autorizovaná konverze dokumentů... 3 1.2. Vidimace a legalizace... 4 2. Autorizovaná konverze dokumentů... 5 2. 1. Konverze z moci úřední a konverze na žádost... 5 2.2. Kdy nelze konverzi provést... 6 2.3. Provádění konverze z listinné do elektronické podoby a provádění konverze z elektronické do listinné podoby... 7 2.4. Ověřovací doložka... 8 2.5. Evidence provedených konverzí... 11 3. Vidimace a legalizace... 11 3.1. Vidimace... 11 3.1.1. Kdy se vidimace se neprovede (stanoví 9 zákona 21/2006 Sb.):... 12 3.1.2. Vidimace vícejazyčných listin (viz informace MV ČR č. 9/2007):... 13 3.2. Legalizace... 13 3.2.1. Kdy se legalizace neprovede... 14 3.2.2. Legalizace na vícejazyčných listinách... 15 3.3. Evidence vidimace a legalizace... 15
Cíl kurzu Seznámení se s legislativní úpravou a praktickou realizací autorizované konverze dokumentů, vidimace a legalizace. V tomto kurzu se dozvíte, jakým způsobem se uvedené činnosti provádějí, kdo je k nim oprávněn, co je ověřovací doložka, jakým způsobem se provedené konverze, vidimace a legalizace evidují a kdy je není možné provést. Klíčové pojmy Autorizovaná konverze znamená úplné převedení dokumentu v listinné podobě do elektronické podoby nebo úplné převedení elektronického dokumentu do podoby listinné. Konverze na žádost je určena pro širokou veřejnost ke konvertování nejrůznějších dokumentů. Konverze z moci úřední slouží pro vnitřní potřebu úřadu. Zajišťuje převedení dokumentu z listinné podoby do elektronické a naopak, v rámci výkonu svěřené působnosti jednotlivých orgánů veřejné moci. Vidimací se ověřuje, že opis nebo kopie (tzn. "vidimovaná listina") se doslova shoduje s předloženou listinou. Vidimací se nepotvrzuje správnost ani pravdivost údajů uvedených na vidimované listině ani jejich soulad s právními předpisy, tzn. úřad, který listinu vidimoval, neodpovídá za její obsah. Legalizací se ověřuje, že žadatel listinu před ověřující osobou vlastnoručně podepsal nebo podpis na listině uznal za vlastní. Legalizací se nepotvrzuje správnost ani pravdivost údajů uvedených v listině ani jejich soulad s právními předpisy, tzn., úřad, který legalizaci provedl, neodpovídá za její obsah. 1. Vymezení pojmů a právní úprava problematiky 1.1 Autorizovaná konverze dokumentů Problematika autorizované konverze dokumentů je upravena zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Autorizovaná konverze znamená úplné převedení dokumentu v listinné podobě do elektronické podoby nebo úplné převedení elektronického dokumentu do podoby listinné. Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu. Ověřovací doložka každé provedené konverze se ukládá do centrálního úložiště ověřovacích doložek. Technické parametry ke konverzi
specifikuje vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů. Službu autorizované konverze dokumentů jsou oprávněni poskytovat kontaktní místa veřejné správy, tzv. Czech POINTy. Czech POINT je zkratkou pro Český Podací Ověřovací Informační Národní Terminál, tzn. asistované místo veřejné správy umožňující komunikaci občana se státem (podrobně viz zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy). Kontaktními místy veřejné správy mohou ze zákona být: notáři krajské úřady matriční úřady obecní úřady, úřady městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a úřady městských částí hlavního města Prahy, jejichž seznam stanoví prováděcí právní předpis zastupitelské úřady stanovené prováděcím právním předpisem, držitel poštovní licence Hospodářská komora České republiky banky, kterým byla Ministerstvem vnitra udělena autorizace k výkonu působnosti kontaktního místa veřejné správy (v tuto chvíli naleznete služby Czech POINTU v ČSOB) 1.2. Vidimace a legalizace Problematiku vidimace a legalizace upravuje zákon č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování). Podrobnosti k provádění vidimace a legalizace stanoví vyhláška č. 36/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu, ve znění pozdějších předpisů. Vidimací se ověřuje, že opis nebo kopie (tzn. "vidimovaná listina") se doslova shoduje s předloženou listinou. Vidimací se nepotvrzuje správnost ani pravdivost údajů uvedených na vidimované listině ani jejich soulad s právními předpisy, tzn., že úřad, který listinu vidimoval, neodpovídá za její obsah. Legalizací se ověřuje, že žadatel listinu před ověřující osobou vlastnoručně podepsal nebo podpis na listině uznal za vlastní. Legalizací se nepotvrzuje správnost ani pravdivost údajů uvedených v listině ani jejich soulad s právními předpisy, tzn., že úřad, který legalizaci provedl, neodpovídá za její obsah. Při vidimaci i legalizaci prokazuje žadatel svoji totožnost v souladu s 18 zákona o ověřování. Vidimaci a legalizaci u krajského úřadu, obecního úřadu obce s rozšířenou působností a obecního úřadu provádí úředník, který prokázal zvláštní odbornou způsobilost pro výkon správních činností při správě matrik a státního občanství (podle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných
celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů), nebo prokázal odbornou způsobilost matrikáře podle zvláštního právního předpisu, tj. podle zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů, nebo složil zkoušku podle tohoto zákona. V zákonem stanovených případech (např. v obecním úřadu není žádný úředník, nebo žádný proškolený úředník) může, vidimaci a legalizaci, provádět starosta nebo místostarosta. Vidimaci a legalizaci provádí u držitele poštovní licence a Hospodářské komory České republiky zaměstnanec, který složil zkoušku podle zákona o ověřování. Vidimaci a legalizaci mohou provádět také velitelé lodě, kteří postupují podle vyhlášky ministerstva dopravy a spojů 272/2000 Sb., a notáři, u kterých upravuje postup při legalizaci a vidimaci zákon č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti (notářský řád), konkrétně 73 a 74. Na postup při vidimaci a legalizaci, které jsou neformálními správními úkony, se vztahuje část čtvrtá správního řádu ( tj. zákona č. 500/2004 Sb., správní řád). Působnost na úseku vidimace a legalizace vykonávají: Ministerstvo vnitra krajské úřady obecní úřady obcí s rozšířenou působností obecní úřady, úřady městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a úřady městských částí hlavního města Prahy, jejichž seznam stanoví prováděcí právní předpis újezdní úřady držitel poštovní licence (tj. v tuto chvíli Česká pošta) Hospodářská komora České republiky 2. Autorizovaná konverze dokumentů 2. 1. Konverze z moci úřední a konverze na žádost Autorizovaná konverze může probíhat buď z moci úřední, nebo na žádost: Autorizovaná konverze z moci úřední slouží pro vnitřní potřebu úřadu. Zajišťuje převedení dokumentu z listinné podoby do elektronické a naopak, v rámci výkonu svěřené působnosti jednotlivých orgánů veřejné moci. Konverzi z moci úřední mohou provádět pouze orgány veřejné moci prostřednictvím modulu CzechPOINT@office. Rozhraní CzechPOINT@office je vytvořeno pouze pro potřeby úřadů, tzn., není určeno pro veřejné využití. Autorizovaná konverze na žádost je určena pro širokou veřejnost ke konvertování nejrůznějších dokumentů. Autorizovanou konverzi na žádost provádějí všechna kontaktní místa veřejné správy. Pro tyto potřeby je v systému Czech POINT vytvořeno formulářové rozhraní, prostřednictvím
kterého provádí obsluha kontaktního místa autorizovanou konverzi. Formulář je intuitivní a krok po kroku vede pracovníka celým procesem konvertování a to od skenování dokumentu (v případě konverze z listinné do elektronické podoby), kontroly, vytvoření ověřovací doložky až po samotné uložení ověřovací doložky v Centrální evidenci ověřovacích doložek provedených konverzí. 2.2. Kdy nelze konverzi provést V některých případech není možné konverzi provést (viz 24 odst. 5 zákona č. 300/2008 Sb.): 1. dokument je v jiné než v listinné podobě či v podobě datové zprávy 2. jedná se o dokumenty v listinné podobě, jejichž jedinečnost není možné konverzí nahradit: zejména občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou knížku, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rysy a technické kresby 3. pokud jsou v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly snížit jeho věrohodnost 4. pokud není z dokumentu v listinné podobě zřejmé, zda se jedná o prvopis, vidimovaný dokument, opis nebo kopii pořízenou ze spisu, nebo stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu 5. pokud je dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka 6. pokud není dokument, v případě provedení konverze na žádost, obsažený v datové zprávě, podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo jej vydal nebo vytvořil 7. pokud jde o dokument obsažený v datové zprávě, který nelze konvertovat do listinné podoby, např. o zvukový nebo audiovizuální záznam 8. pokud dokument nesplňuje technické náležitosti stanovené prováděcím právním předpisem
2.3. Provádění konverze z listinné do elektronické podoby a provádění konverze z elektronické do listinné podoby 1. Při konverzi do dokumentu v listinné podobě si osoba, která konverzi provádí ( 24 zákona č. 300/2008 Sb.): a) ověří platnost kvalifikovaného časového razítka vstupu (v souladu se zákonem č. 227/2000 Sb., elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, jeli jím vstup opatřen, b) ověří, že kvalifikovaný certifikát (v souladu se zákonem č. 227/2000 Sb., elektronickém podpisu) vydaný akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, na němž je založen zaručený elektronický podpis (v souladu se zákonem č. 227/2000 Sb., elektronickém podpisu), kterým je podepsán vstup, nebo kvalifikovaný systémový certifikát (v souladu se zákonem č. 227/2000 Sb., elektronickém podpisu) vydaný akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, na němž je založena elektronická značka (v souladu se zákonem č. 227/2000 Sb., elektronickém podpisu), kterou je označen vstup, nebyly před okamžikem uvedeným v kvalifikovaném časovém razítku zneplatněny, c) ověří platnost zaručeného elektronického podpisu založeného na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb nebo platnost uznávané elektronické značky. 2. Bezodkladně poté, kdy subjekt provádějící konverzi ověří shodu výstupu se vstupem a shoduje-li se výstup se vstupem, připojí k výstupu ověřovací doložku. Pokud bychom si chtěli jednodušeji popsat průběh konverze v praxi, tak je to tak, že si zájemce o konverzi přinese listinu, kterou chce konvertovat, zvolí formu výstupu CD/DVD nebo možnost zaslání do tzv. Úschovny (služba Czech POINTu), to znamená úložiště konvertovaných dokumentů, kde si jej nejpozději do 3 dnů vyzvedne. Úhrada nosiče CD/DVD je provedena v rámci úhrady poplatku za konverzi. Výstupem konverze je pak dokument v elektronické podobě ve formátu PDF verze 1.7 a vyšší. Pojem rozsáhlá konverze dokumentů se používá pro konverzi z listinné do elektronické podoby, pokud má více než 150 stran. Na provedení této konverze je potřeba více času a prostoru, proto ji lze provádět pouze na specializovaných pracovištích. Rozsáhlou konverzi dokumentů je možné objednat např. u České pošty prostřednictvím objednávkového formuláře (http://www.ceskaposta.cz ) Provádění konverze z elektronické do listinné podoby ( 24 zákona č. 300/2008 Sb.): Při konverzi do dokumentu obsaženého v datové zprávě opatří subjekt, který konverzi provedl, výstup svou uznávanou elektronickou značkou nebo uznávaným elektronickým podpisem osoby, která konverzi provedla, a zajistí, aby byl výstup
opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. V praxi konverze z elektronické do listinné podoby probíhá tak, že elektronický dokument, který chce zákazník konvertovat, si přinese na CD/DVD nebo vloží do Úschovny ručně či posláním z datové schránky. V tomto případě s sebou na Czech POINT přinese potvrzení o vložení dokumentu do datového úložiště pro potřeby konverze, které obsahuje jeho jednoznačnou identifikaci. Vstupní elektronický dokument musí být ve formátu PDF verze 1.3 a vyšší. Úschovna systému Czech POINT Úschovna dokumentů je podpůrný systém pro autorizovanou konverzi dokumentů. Využívá se pro dočasné uložení dokumentů v rámci konverze. Při konverzi dokumentu z listinné do elektronické podoby na kontaktním místě Czech POINT, lze zkonvertovaný dokument pro další použití uložit do úschovny. Zkonvertovaný dokument bude v úschovně uložen po dobu 3 dnů. Při konverzi dokumentu z elektronické formy do listinné, může být elektronický dokument uložen do úschovny prostřednictvím tohoto portálu, nebo odesláním z datové schránky. Následně může být na kontaktním místě Czech POINT konvertován do listinné podoby. Dokument určený pro konverzi může být uložen v úschovně až 30 dnů. Dokument uložený pro potřeby konverze musí být ve formátu PDF verze 1.3 a vyšší. Dále musí být dokument v případě provedení konverze na žádost označen elektronickým podpisem. Nevyzvednuté či nezkonvertované dokumenty po uplynutí stanovené doby budou automaticky smazány. (viz https://www.czechpoint.cz/uschovna/) 2.4. Ověřovací doložka Ověřovací doložka konstatuje shodu vstupu a výstupu, správnost a legitimitu dokumentu. Držiteli dokumentu tak potvrzuje skutečnost, že uvedený dokument opravdu vznikl prostřednictvím autorizované konverze, že se nejedná např. o dokument oskenovaný. Ověřovací doložka je nedílnou součástí konvertovaného dokumentu, přičemž její podoba se liší podle toho, zda jde o konverzi dokumentu z listinné do elektronické podoby nebo z elektronické do listinné podoby. Ověřovací doložka se připojuje ke konvertovanému dokumentu ihned po ověření shody vstupu a výstupu. Ověřovací doložka konverze do dokumentu obsaženého v datové zprávě je součástí výstupu a obsahuje ( 25 zákona č. 300/2008 Sb.): název subjektu, který konverzi provedl pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí údaj o ověření toho, že obsah výstupu odpovídá obsahu vstupu údaj o tom, z kolika listů se skládá vstup
údaj o tom, zda vstup obsahuje vodoznak, reliéfní tisk nebo embossing, suchou pečeť nebo reliéfní ražbu, opticky variabilní prvek nebo jiný zajišťovací prvek Zajišťovací prvky jsou ochranné prvky textu, uvedeme si na tomto místě alespoň některé: Plastický text Zpracování textu je provedeno jednak standardním textovým editorem, jednak u části textu zapsané v témže dokumentu pomocí funkce WordArt bylo jeho zpracování provedeno s využitím 3D operací, nebo na kterých byl text nebo jeho část zpracován mechanickým způsobem tak, že dosahuje trojrozměrné hodnoty. Grafické zpracování formou plastického textu se rovněž může týkat dokumentů v listinné podobě, které byly opatřeny trojrozměrným otiskem plastického razítka (mechanické prolisování nejčastěji papírového nosiče dokumentu). Z uvedených skutečností je zřejmé, že se nemusí vždy jednak o tradiční trojrozměrný text ve smyslu jeho hmatově trojrozměrně vnímatelného zobrazení, ale rovněž o trojrozměrný text ve smyslu jeho digitálního zpracování, tedy o trojrozměrnost vizuální (virtuální), který je však vnitřní součástí zpracování dokumentu jako jeho charakteristika. Vodoznak Vodoznak je zajišťovacím prvkem dokumentu sloužícím jednak k jeho ochraně proti pozměňování (ochrana integrity dokumentu), jednak k ochraně práv jeho autora. Jedná se o grafickou techniku vkládání dodatečných informací do dokumentů v analogové nebo v digitální podobě (obrázek, písmo, animace apod.). Rozlišujeme viditelný vodoznak, kdy je do dokumentu, resp. jeho hmotného nosiče (listina) vložena viditelná značka tak, aby ji bylo obtížné odstranit. U digitálních dokumentů může být vložen rovněž skrytý vodoznak (autentizační bitový vzor), a to jako stenografická aplikace. Skrytý vodoznak je okem nevnímatelný, jeho přítomnost lze zjistit algoritmicky. Reliéfní tisk Je grafickým zpracováním hmotného nosiče, kdy tisk (písmo, obraz, znaky apod.) vzniká vytlačováním matrice do tohoto hmotného nosiče, a to zpravidla s využitím tepla a tlaku. Suchá pečeť Reliéfní ražba (razítko), sloužící jako zajišťovací prvek proti padělání nebo pozměňování dokumentu, a to jako trojrozměrný prvek sloužící k nekopírovatelné identifikaci dokumentů na základě svého trojrozměrného efektu, který je zřejmý z lícové i rubové strany dokumentu. Optický variabilní prvek Optický variabilní prvek je zajišťující prvek, zvyšující bezpečnost dokumentu proti jeho padělání nebo pozměňování, bránící jeho barevnému kopírování. Může se jednat například o průhledné holografické laminační fólie zvyšující stabilitu optických vlastností dokumentu v průběhu jeho životního cyklu. datum vyhotovení ověřovací doložky,
jméno, případně jména, a příjmení osoby, která konverzi provedla. Ověřovací doložka konverze do dokumentu v listinné podobě je součástí výstupu a obsahuje ( 25 zákona č. 300/2008 Sb.): název subjektu, který konverzi provedl pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí údaj o ověření toho, že obsah výstupu odpovídá obsahu vstupu údaj o tom, z kolika listů se skládá výstup datum vyhotovení ověřovací doložky údaj o tom, zda byl vstup podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou uznávanou elektronickou značkou, číslo kvalifikovaného certifikátu, na němž je uznávaný elektronický podpis založen, nebo číslo kvalifikovaného systémového certifikátu, na němž je uznávaná elektronická značka založena, a obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb, který kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát vydal datum a čas uvedené v kvalifikovaném časovém razítku, číslo kvalifikovaného časového razítka a obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb, který kvalifikované časové razítko vydal, byl-li vstup kvalifikovaným časovým razítkem opatřen otisk úředního razítka, jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis osoby, která konverzi provedla Centrální úložiště ověřovacích doložek Systém Czech POINT vede centrální evidenci všech ověřovacích doložek provedených autorizovanou konverzí dokumentů na žádost a z moci úřední, kterou provádějí orgány veřejné moci. Prostřednictvím webového rozhraní je možné ověřit výstup z autorizované konverze na adrese https://www.czechpoint.cz/overovacidolozky/. Pro kontrolu je nutné zadat do pole Identifikační číslo ověřovací doložky - číslo provedené konverze, které je umístěno na dokumentu pod 2D kódem. Systém pak zobrazí původní ověřovací doložku z centrálního úložiště ověřovacích doložek tak, jak byla vytvořena při samotné konverzi. V případě, že nedojde ke shodě čísla v centrálním úložišti ověřovacích doložek s číslem ověřovací doložky zadaným ke kontrole, tak se jedná o dokument, který v žádném případě nevznikl provedením autorizované konverze dokumentů.
2.5. Evidence provedených konverzí Veškeré provedené konverze jsou evidovány subjektem, který je provedl. Údaje jsou v evidenci provedených konverzí uchovávány po dobu 10 let od provedení konverze. Záznam v evidenci provedených konverzí obsahuje tyto údaje: pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí datum provedení konverze konkrétní označení vstupu a datum jeho sepsání, je-li datum ve vstupu obsaženo údaj o uhrazení správního poplatku nebo odměny notáře (uvedení čísla dokladu, kterým byl uhrazen) nebo údaj o osvobození od správního poplatku s odkazem na právní předpis 3. Vidimace a legalizace 3.1. Vidimace Jak jsme již uvedli v základních pojmech, vidimací se ověřuje doslovná shoda vidimované listiny s předloženou listinou. Vidimace se vždy provádí na žádost a na náklady žadatale (výjimkou jsou pouze zákonem stanovené případy). Provedení vidimace se na listině vyznačí ověřovací doložkou a otiskem úředního razítka. Vidimovaná listina se označí tak, aby v ní již následně nemohl být text jakýmkoliv způsobem doplňován. Podrobnosti označování vidimovaných listin stanoví vyhláška č.36/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu. Ověřovací doložka vidimace obsahuje ( 8): a) označení úřadu b) pořadové číslo, pod kterým je vidimace zapsána v ověřovací knize c) údaj o tom, že vidimovaná listina se doslova shoduje s listinou, z níž byla pořízena, a zda tato listina je prvopisem, již ověřenou vidimovanou listinou, opisem nebo kopií pořízenou ze spisu, nebo stejnopisem písemného vyhotovení rozhodnutí nebo výroku rozhodnutí vydaného podle zvláštního právního předpisu, a z kolika stran se skládá d) údaj o tom, z kolika stran se skládá vidimovaná listina e) údaj o tom, zda je vidimovaná listina opisem úplným nebo částečným nebo zda jde o kopii úplnou nebo částečnou
f) datum provedení vidimace g) jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis úředníka, starosty anebo místostarosty, zaměstnance zařazeného do újezdního úřadu, zaměstnance držitele poštovní licence nebo zaměstnance Hospodářské komory České republiky (dále jen "ověřující osoba"), který vidimaci provedl Ověřovací doložka se vyznačí na listině formou: otisku razítka a ručním vypsáním údajů uvedených v 8 zákona č. 21/2006 Sb. ověřující osobou, nebo výtisku opatřeného pomocí výpočetní techniky, který obsahuje údaje uvedené v 8 zákona 3.1.1. Kdy se vidimace se neprovede (stanoví 9 zákona 21/2006 Sb.): a) je-li listinou, z níž je vidimovaná listina pořízena, listina, jejíž jedinečnost nelze vidimovanou listinou nahradit, zejména občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenská knížka, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížka, šek, směnka nebo jiný cenný papír, los, sázenka, protest směnky, geometrický plán, rys nebo technická kresba b) je-li listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, psána v jiném než českém nebo slovenském jazyce a neovládá-li ověřující osoba jazyk, v němž je listina psána a není-li současně předložena v úředně ověřeném překladu do jazyka českého 6); to neplatí, byla-li kopie listiny pořízena ověřující osobou na kopírovacím zařízení, a to na náklady žadatele c) je-li listina opatřena plastickým textem nebo otiskem plastického razítka d) jsou-li ve vidimované listině změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit její věrohodnost e) jestliže se vidimovaná listina doslovně neshoduje s listinou, z níž byla pořízena f) není-li z vidimované listiny patrné, zda se jedná o prvopis, již ověřenou vidimovanou listinu, opis anebo kopii pořízenou ze spisu, nebo stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle zvláštního právního předpisu Pokud úřad shledá, že nelze provést ověření, je povinen o tom na požádání písemně uvědomit dotčenou osobu a sdělit důvody, které k tomuto závěru vedly ( 155ods. 3 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění zákona č. 413/2005 Sb.). Výčet listin, které nelze vidimovat, není úplný. Nově se např. můžeme setkat s formulářem Záznam o dopravní nehodě. Původní tiskopis se skládá ze tří částí, které se vyplňují průpisem a každou část si ponechá po oddělení někdo jiný
(účastníci nehody, pojišťovna). Vidimaci tohoto dokumentu nelze provést, protože po oddělení do něj mohly být učiněny změny. 3.1.2. Vidimace vícejazyčných listin (viz informace MV ČR č. 9/2007): a) Je-li listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, úředním formulářem, který obsahuje předtištěné dvojjazyčné, resp. vícejazyčné rubriky pro vyplnění osobních údajů (např. Jméno/Name/Vorname), lze vidimaci takové listiny provést. Vyžadovat od žadatele její opatření úředním překladem z cizích jazyků do jazyka českého považujeme v těchto případech za zcela nadbytečné. Text sice obsahuje cizojazyčnou legendu k českému textu, ale z celého kontextu vyplývá, že ověřující osoba je schopna bez obtíží porozumět obsahu předložené listiny. Předpokladem k provedení vidimace takové listiny však je, že je pořízena a současně i vyplněna v českém, popř. slovenském jazyce. Jedná se například o vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství státního občana České republiky v cizině nebo s cizincem, formulář pro výplatu důchodů ze zahraničí, potvrzení o žití apod. Zdůrazňujeme, že je třeba ověřující osobou rozlišovat případy, kdy uvedené vícejazyčné formuláře, resp. jejich jednotlivé rubriky pro vyplnění, jsou sice pořízeny i v českém jazyce, avšak vyplněny jsou v cizím jazyce (např. v ruštině, vietnamštině apod.). Pokud ověřující osoba tento jazyk neovládá a není připojen úřední překlad do jazyka českého, nelze v takovém případě vidimaci uvedeného formuláře ( 9 písm. b) zákona o ověřování) provést. V těchto případech ověřující osoba na požádání písemně uvědomí žadatele a sdělí důvody, které k tomuto závěru vedly ( 155 odst. 3 zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění zákona č. 413/2005 Sb., dále jen správní řád ). b) Je-li listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, psána vedle českého nebo slovenského jazyka současně i cizím jazykem, přičemž není připojen úřední překlad do jazyka českého a ověřující osoba, která jej neovládá, tak nemůže dostatečně posoudit, zda cizí text odpovídá textu v českém jazyce - nejedná se tedy o předtištěné vícejazyčné názvy jednotlivých rubrik formuláře - viz výše, ale o souvislý text (např. potvrzení o narození vydané zastupitelským úřadem cizího státu na území České republiky, které je psáno v anglickém a současně v českém jazyce, plná moc apod.), nelze v těchto případech vidimaci listiny provést ( 9 písm. b) zákona o ověřování). Ověřující osoba přitom postupuje v souladu se správním řádem - viz výše ( 155 odst. 3 správního řádu). Toto neplatí, byla-li kopie pořízena ověřující osobou na kopírovacím zařízení úřadu, a to na náklady žadatele (viz zákon č. 189/2008 Sb., kterým se změnilo ustanovení 9 písm. b) zákona č. 21/2006). 3.2. Legalizace Jak jsme již uvedli v základních pojmech, legalizací se ověřuje, že žadatel listinu před ověřující osobou vlastnoručně podepsal nebo podpis na listině uznal za vlastní. Úřad legalizací nestvrzuje správnost údajů v listině uvedených. Legalizace se vždy provádí na žádost. Legalizaci nelze provést, pokud je listina psána v jiném než českém nebo slovenském jazyce a pokud současně není předložena v úředně ověřeném překladu do češtiny. Pokud žadatel o legalizaci nemůže číst nebo psát, provede se legalizace
za účasti dvou svědků. Účast dvou svědků se k legalizaci nevyžaduje, jestliže ten, který nemůže číst nebo psát, je schopný seznámit se s obsahem listiny s pomocí přístrojů nebo speciálních pomůcek nebo prostřednictvím jiné osoby, kterou si zvolí, a je schopen vlastnoručně listinu podepsat. Legalizace se na listině (v případě více listů se musí tyto neoddělitelně spojit, viz vyhláška č. 36/ 2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu) vyznačí ověřovací doložkou a otiskem úředního razítka. Ověřovací doložka pro legalizaci obsahuje: a) označení úřadu b) pořadové číslo, pod kterým je legalizace zapsána v ověřovací knize c) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum a místo narození žadatele, popřípadě svědků, jde-li o legalizaci podle 10 odst. 5 (zákona o ověřování) d) adresu místa trvalého pobytu nebo adresu místa pobytu na území České republiky anebo adresu bydliště mimo území České republiky žadatele, popřípadě svědků, jde-li o legalizaci podle 10 odst. 5, je-li v předloženém dokladu uvedena; pokud předložený doklad tento údaj neobsahuje, zapíše se údaj na základě ústního prohlášení žadatele, popřípadě svědků, jde-li o legalizaci podle 10 odst. 5 (zákona o ověřování), označení dokladu, na jehož základě byly údaje podle písmene c) a d) zjištěny e) údaj o tom, že žadatel listinu před ověřující osobou vlastnoručně podepsal, nebo že podpis na listině uznal za vlastní f) datum provedení legalizace g) jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis ověřující osoby, která legalizaci provedla Způsob vyznačení legalizace: otisk razítka a ručním vypsáním údajů uvedených v 12 (zákona o ověřování) ověřující osobou, nebo výtisku opatřeného pomocí výpočetní techniky, který obsahuje údaje uvedené v 12 (zákona o ověřování) 3.2.1. Kdy se legalizace neprovede Legalizace se neprovede: a) jde-li o legalizaci podpisu ověřující osoby, která legalizaci provádí, b) je-li podpis vyhotoven jinými písmeny než písmeny latinské abecedy, nebo
c) jde-li o legalizaci podpisu na listině, která neobsahuje žádný text (tzn. prázdný list papíru jen s podpisem). Pokud úřad shledá, že nelze provést ověření, je povinen o tom na požádání písemně uvědomit dotčenou osobu a sdělit důvody, které k tomuto závěru vedly ( 155ods. 3 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění zákona č. 413/2005 Sb.). 3.2.2. Legalizace na vícejazyčných listinách (viz informace MV ČR č. 9/2007): Kdy se neprovede legalizace, stanoví 10 odst. 4 a 13 zákona o ověřování. a) Při žádosti o legalizaci podpisu na listině uvedené v bodu 1 a) ověřující osoba postupuje obdobně. Je-li touto listinou úřední formulář, který obsahuje předtištěné dvojjazyčné, resp. vícejazyčné rubriky pro vyplnění osobních údajů, které jsou pořízeny a současně i vyplněny v českém nebo slovenském jazyce, pak lze legalizaci podpisu na takové listině provést. Jedná se např. o formulář Potvrzení o žití/lebensbestätigung, který bude vyplněn v českém jazyce. b) V případě, že listina, na které žadatel požaduje ověřit podpis, je psána v českém nebo slovenském jazyce a současně v cizím jazyce, avšak tato listina není opatřena úředním překladem do jazyka českého, a nejedná se o shora uvedený vícejazyčný formulář, postupuje ověřující osoba tak, že legalizaci neprovede (např. plná moc, prohlášení o místu narození apod.) V těchto případech ověřující osoba postupuje v souladu se správním řádem - viz ( 155 odst. 3 správního řádu) 3.3. Evidence vidimace a legalizace Evidence vidimací a legalizací se vede ve svázané ověřovací knize s tiskopisy očíslovanými v souvislé řadě (dále jen "ověřovací kniha"). Součástí ověřovací knihy je list podpisových vzorů ověřujících osob provádějících vidimaci a legalizaci. Tiskopis ověřovací knihy obsahuje: a) pořadové číslo, pod kterým je vidimace nebo legalizace zapsána b) datum provedení vidimace nebo legalizace c) údaj uvedený v 8 písm. c), jde-li o vidimaci d) údaj uvedený v 12 písm. c), d), e) a f), jde-li o legalizaci e) označení druhu listiny, která je vidimována nebo na které je legalizován podpis f) podpis žadatele, jehož podpis je legalizován, popřípadě svědků, jde-li o legalizaci podle 10 odst. 5
g) údaj o uhrazení správního poplatku (uvedení čísla dokladu, kterým byl uhrazen) nebo údaj o osvobození od správního poplatku s odkazem na právní předpis a h) podpis ověřující osoby Vzor tiskopisu ověřovací knihy stanoví prováděcí právní předpis (viz vzor stránky ověřovací knihy). Ověřovací kniha se vede po dobu kalendářního roku. Po jejím uzavření je uložena u úřadu po dobu 10 let. Vede-li úřad více než jednu knihu, oznámí počet paralelně vedených knih do 31. ledna běžného roku. Krajský úřad, držitel poštovní licence a Hospodářská komora České republiky toto oznámí ministerstvu, obecní úřad obce s rozšířenou působností krajskému úřadu, obecní úřad obecnímu úřadu obce s rozšířenou působností. Úřad je povinen zabezpečit ochranu ověřovacích knih před zneužitím údajů v nich obsažených, před odcizením nebo poškozením.