Příloha č. 2: Činnost jednotlivých úseků a kanceláře vedoucího tajemníka ÚCK 1 Kancelář vedoucího tajemníka ÚCK 1.1 Sekretariát 1.1.1 Vůči synodu - zabezpečuje organizačně a administrativně zasedání synodu; - podílí se na přípravě obsahu tisků synodu a zabezpečuje jejich vydání a rozeslání; - spravuje materiály synodu a zabezpečuje jejich archivaci. 1.1.2 Vůči synodní radě - vede agendu synodního seniora a synodní rady; - sleduje termíny akcí synodní rady a průběh plnění úkolů uložených synodní radě; - zabezpečuje organizačně a administrativně zasedání synodní rady; - spolupracuje s vedoucím tajemníkem na řádném a včasném plnění usnesení synodní rady ze strany ÚCK; - připravuje program, pořizuje a rozesílá zápisy ze zasedání synodní rady; - zajišťuje tuzemské pracovní cesty členů SR; - vede agendu zájemců o práci církve, kandidátů služby v církvi, zájemců o vikariát a jáhenskou praxi 1.1.3 Vůči sborům církve - spolupracuje s vedoucím tajemníkem na zveřejnění usnesení synodu a na aktualizaci platného znění Církevního zřízení a řádů ČCE, směrnic a statutů a jejich zpřístupnění na internetu; - spolupracuje s vedoucím tajemníkem na informování církevních sborů o úkolech z usnesení synodu, rozhodnutí synodní rady a předsednictva synodu; - zabezpečuje, aby církevní sbory včas dostávaly právní a správní informace nezbytné pro jejich řádnou činnost; - připravuje, odesílá a eviduje zásilky pro farní sbory; - vede agendu zahraničních a tuzemských zotavných a rekreačních pobytů pro zaměstnance ČCE. 1.1.4 Administrace chodu ÚCK - eviduje a rozděluje příchozí a odchozí poštu; - soustřeďuje zápisy z poradních odborů a komisí synodní rady a předává poradním odborům úkoly synodní rady; - udržuje schematismus církve a církevní statistiky a přehledy; - zajišťuje přípravu a tisk výroční zprávy; - zajišťuje aktualizaci informační tabule v průjezdu Husova domu; - zajišťuje pracovní porady a schůzky vedení ÚCK a porady všech zaměstnanců ÚCK a pořizuje z nich zápisy; - zajišťuje porady poradních odborů a komisí synodní rady v případě, že tak stanoví jejich statut 1.1.5 Propagace církve - zajišťuje propagační a dárkové předměty v souladu s potřebami synodní rady a jednotlivých oddělení; - vede evidenci využití propagačních a dárkových předmětů; 1
1.2 Spisovna: - zajišťuje přípravu, tisk a distribuci kalendáře a příležitostných tiskovin (vizitky, pozvánky, apod.; - spolupracuje s propagační komisí synodní rady. činnost spojená - s tvorbou spisového plánu: 1. sestavení spisového plánu SR a ÚCK 2. zavádění SP do praxe jednotlivých oddělení kanceláře - s průběhem spisové služby: 3. koordinace spisové služby včetně zpracovávání návrhů změn Spisového a skartačního řádu SR a ÚCK /SSŘ/ a změn v SP, který je součástí SSŘ - se správou spisovny: 4. spolupráce s jednotlivými odděleními při předávání jejich dokumentů do spisovny 5. vedení spisové evidence dokumentů uložených ve spisovně a příprava skartačního řízení 6. spolupráce s Ústředním archivem ČCE /ÚA/ při předávání dokumentů ze spisovny do ÚA v řádném skartačním řízení 7. vyhledávání a poskytování ve spisovně uložené spisové dokumentace - s vedením zvláštních evidencí dokumentů podle SSŘ: 8. vedení zvláštní evidence smluv a dohod 9. vedení přehledu zvláštních evidencí dokumentů jednotlivých oddělení 1.3 Právní oddělení 1.4 Archiv ČCE - zprostředkovává a organizačně zajišťuje právní porady a externí právní služby pro ÚCK; - vypracovává návrhy smluv a jiných právních dokumentů pro povšechný sbor; - kontroluje smlouvy uzavírané povšechným sborem ČCE z právního hlediska - vede evidenci smluv povšechného sboru ČCE; - spolupracuje na tvorbě vnitřních směrnic; - zpracovává podklady pro jednání synodní rady z právní oblasti; - účastní se zasedání SR a práce v poradním odboru organizačním a právním. - organizuje činnost spojenou se správou Ústředního archivu ČCE (dále jen ÚA ČCE) a s kontakty na jiné instituce, zejména archivy; - metodicky řídí správu archivní knihovny jako organické součásti ÚA ČCE a redukuje její rozsah v rámci potřeb archivního oddělení; - spravuje trojrozměrné předměty vytříděné z bývalého depozitáře Muzea Husova domu a zajišťuje jejich evidenci a uložení v současném depozitáři ÚA ČCE, případně jejich delimitaci do jiných muzejních institucí; - v rámci personálních a časových možností odborně pořádá a inventarizuje uzavřené historické archivní fondy uložené v ÚA ČCE; - dohlíží na fyzický stav archiválií uložených v ÚA ČCE a provádí jejich lokaci; - v rámci evidence NAD registruje přesuny archiválií na základě případných depozitních smluv a delimitací, vede knihu přírůstků a delimitací archivních materiálů a evidenci archivních fondů na kartách; - posuzuje a schvaluje skartační návrhy podané ze strany ÚCK a dalších církevně správních celků a organizací předávajících materiály ze svých spisoven do ÚA ČCE; 2
- předkládá návrhy potřebných opatření včetně finančních požadavků vztahujících se ke správě svěřeného archivu; - na vyzvání synodní rady podává zprávy o stavu ÚA ČCE; - zastupuje ČCE při odborných jednáních vztahujících se k archivní problematice; - udržuje kontakt se sítí státních archivů v ČR a podílí se na konferencích a vzdělávacích akcích, které pořádají; - pomáhá pracovníkům církve v orientaci v síti státních archivů při uplatňování restitučních nároků farních sborů a církevních institucí; - pečuje o řádné uložení sbírky starých tisků v rámci jejich zakonzervovaného knižního fondu; - poskytuje in formace a metodické pokyny pro farní sbory při péči o sborový archivní materiál a jeho eventuální delimitaci na základě depozitních smluv do státní archivní sítě. 1.4.1 V oblasti týkající se registrace u Ministerstva kultury ČR - odpovídá za včasnou registraci, příp. evidenci, změn v Rejstříku církví a náboženských společností a v Rejstříku evidovaných právnických osob vedených Ministerstvem kultury ČR. 2 Úsek pro personalistiku a provoz 2.1 Náměstek pro personalistiku a provoz 2.1.1 Řídí oddělení personální, mzdovou účtárnu, církevní střediska a oddělení provozní - odpovídá za řádný chod daných oddělení a středisek - svolává porady úseku - koordinuje spolupráci oddělení a středisek v úseku - podílí se na přípravě rozpočtu a vize fungování daných oddělení a středisek - odpovídá za plnění rozpočtu řízených oddělení, předkládá čtvrtletní hodnocení chodu oddělení - podává pravidelně každý týden informace o chodu úseku vedoucímu tajemníkovi - navrhuje odměny svým podřízeným - účastní se zasedání SR - účastní se porad vedení ÚCK - kontroluje a podpisem schvaluje výkazy docházky svých podřízených - určuje, resp. podpisem schvaluje čerpání dovolené svých podřízených a čerpání náhradního nebo neplaceného volna v rozsahu 1 den a více - je oprávněn vysílat své podřízené na dobu nezbytné potřeby na pracovní cesty a schvalovat jim cestovní příkazy - přímo řídí činnosti v Husově domě spadající do kompetence provozního oddělení: pracovníky provozního oddělení (údržba, vrátnice, úklid) - ve svěřených nemovitostech zajišťuje sjednávání nájemních smluv - kontroluje výdaje svého úseku, je oprávněn schvalovat výdaje do max. výše 50.000,- Kč - o mimořádných událostech ve svém úseku neprodleně informuje vedoucího tajemníka - v případě nepřítomnosti některého z vedoucích oddělení svého úseku za ně přebírá řízení tohoto oddělení 2.1.2 činnosti pro ÚCK: - spolupracuje na tvorbě potřebných směrnic a manuálů pro kontakt ÚCK se sbory - předkládá návrhy na zjednodušení administrativy i lepší využívání technik - zprostředkovává semináře a školení v oblasti personální práce - metodicky vede a koordinuje činnost v oblasti personální práce; 3
2.1.3 činnosti pro povšechný sbor: - je kontaktní osobou pro faráře a ostatní zaměstnance církve ve věcech pracovněprávních - sleduje změny v zákonech týkajících se pracovněprávní oblasti a personalistiky, vytváří vnitřní směrnice v oblasti pracovněprávních vztahů; vytváří metodické pokyny pro seniorátní výbory a farní sbory v oblasti pracovněprávních vztahů, pokud je o to seniorátním výborem požádán; 2.2 Personální oddělení 2.3.1 V personální a mzdové oblasti - vede personální agendu všech zaměstnanců ČCE; - zajišťuje dokumentaci a podklady potřebné pro uzavření pracovního či obdobného poměru; - připravuje výběrová řízení; - navrhuje mzdové zařazení kazatelů dle platných právních a vnitřních předpisů; - předkládá návrhy pracovních smluv se zaměstnanci ČCE a sleduje jejich platnost; - předkládá návrhy platových výměrů zaměstnanců ČCE, kazatelů, vikářů, účastníků jáhenské praxe a pastoračních pracovníků; - předkládá návrhy dohod o provedení práce a dohod o pracovní činnosti; - předkládá k podpisu osvědčení o způsobilosti k ordinované službě kazatele ČCE a sleduje jejich platnost; - vede agendu žadatelů o ordinaci ke službě ordinovaného presbytera a předkládá je synodnímu seniorovi k podpisu; - vede agendu žadatelů o diakonát a vyhotovuje pověřovací dekrety; 2.2.2 V oblasti týkající se voleb seniorátních výborů - předkládá synodní radě podklady ke kontrole potvrzení voleb seniorátních výborů; - sleduje volební období jednotlivých členů seniorátních výborů; - předkládá k podpisu potvrzovací dekrety synodnímu seniorovi a synodní kurátorce; - sleduje, zda byli členové seniorátního výboru ke své službě pověřeni. 2.2.3 V oblasti týkající se voleb kazatelů a pověřování kazatelů ke službě v jiných institucích - předkládá synodní radě podklady pro vydání pokynu k volbě kazatele a kontroluje jejich úplnost a správnost; - předkládá synodní radě podklady k potvrzení volby kazatele a kontroluje jejich úplnost a správnost, předkládá synodní radě k podpisu potvrzovací dekret; - předkládá synodní radě podklady pro pověření kazatelů ke službě v jiných institucích a kontroluje jejich úplnost a správnost; - sleduje platnost pověření kazatele ke službě v jiných institucích a vyžaduje pravidelné zprávy o činnosti kazatelů v jiných institucích. 2.2.4 V oblasti týkající se pověřování pastoračních pracovníků - předkládá synodní radě podklady k pověření a uzavření pracovního poměru s pastoračními pracovníky. 2.2.5 V oblasti týkající se registrace u Ministerstva kultury ČR odpovídá za včasnou registraci, příp. evidenci, změn v Rejstříku církví a náboženských společností a v Rejstříku evidovaných právnických osob vedených Ministerstvem kultury ČR. 2.3 Mzdová účtárna - zpracovává metodické pokyny a informace pro zaměstnance v mzdové oblasti; - provádí přihlašování a odhlašování zaměstnanců k sociálnímu pojištění a odesílá hlášení zdravotním pojišťovnám; 4
- vystavuje potvrzení o výši příjmů zaměstnanců a zpracovává podklady k ročnímu zúčtování mezd; - provádí výpočet mezd a vyúčtování daní ze mzdy; - vede evidenci čerpání dovolené, zpracovává podklady pro poskytování stravenek; - vede agendu životního pojištění a penzijního připojištění zaměstnanců; zpracovává statistické výkazy (čtvrtletní, pololetní i roční) dle požadavku PSSZ a zdravotních pojišťoven. 2.4. Provozní oddělení - ve spolupráci s ekonomickým oddělením se podílí na zpracování předpisů nájemného a záloh na služby poskytované uživatelům bytů a nebytových prostor ve vlastnictví povšechného sboru, zabezpečování inkasa, ročního vyúčtování jednotlivým nájemcům včetně případného vymáhání nedoplatků nájemného či služeb, vede přehled a pasportizaci bytů, domů a nájemců, případně uživatelů jednotlivých bytů a nebytových prostor, a jejich skutečné využití v souladu s uzavřenými nájemními smlouvami u objektů ve vlastnictví ČCE, spolupracuje s ekonomickým oddělením při likvidaci faktur, předává podklady pro předpis nájmů, služeb a zpracovává vyúčtování služeb jednotlivých nájemců; - řídí činnost nutnou pro zajištění provozních podmínek (zásobování, sklady, poštovní a telefonní styk, bezpečnost práce, autoprovoz) v rozsahu platných zákonů a vyhlášek; - zabezpečuje průběh odborných školení pracovníků v souladu s platnými zákony (bezpečnostní, požární, řidičské, provozní aj.); - spolupracuje s vedoucími oddělení a náměstky projednává jejich požadavky na obnovu, opravy a údržbu zařízení kanceláří, provozní potřeby kancelářského materiálu; - vede evidenci skladu knih a tiskovin ÚCK; - zajišťuje a provádí dle potřeb a požadavků pomocné kancelářské práce (rozmnožování tisků, kopírování a manipulace s tisky, příjem a odesílání pošty); - organizuje a provádí pomoc při vlastní i smluvní dopravě a přepravě osob a materiálů; - organizuje a provádí drobné údržbářské práce v rozsahu běžné údržby v rozsahu vlastních schopností a odborného oprávnění; - zajišťuje dohled nad provozem telefonní sítě, telefonních přístrojů a telefonní ústředny včetně GSM brány v Husově domě a provádí kontrolu nákladů telefonických hovorů v rámci jednotlivých pobočkových linek; - spravuje církevní mobilní síť a spolupracuje na přípravě celocírkevní sítě pevných linek. 3 Úsek výchovy a vzdělávání 3.1 Náměstek pro výchovu a vzdělávání 3.1.1 Řídí úsek pro výchovu a vzdělávání, tj. oddělení výchovy a vzdělávání, oddělení mládeže, celocírkevního kantora a ÚEA: - odpovídá za řádný chod daných oddělení - svolává porady úseku - koordinuje spolupráci oddělení v úseku - podílí se na přípravě rozpočtu a vize fungování daných oddělení - odpovídá za plnění rozpočtu jednotlivých oddělení, předkládá čtvrtletní hodnocení chodu oddělení - podává pravidelně každý týden informace o chodu úseku vedoucímu tajemníkovi - navrhuje odměny svým podřízeným - účastní se zasedání SR - účastní se porad vedení ÚCK - kontroluje a podpisem schvaluje výkazy docházky svých podřízených 5
- určuje, resp. podpisem schvaluje čerpání dovolené svých podřízených a čerpání náhradního nebo neplaceného volna v rozsahu 1 den a více - je oprávněn vysílat své podřízené na dobu nezbytné potřeby na pracovní cesty a schvalovat jim cestovní příkazy - kontroluje výdaje svého úseku, je oprávněn schvalovat výdaje do max. výše 50.000,- Kč - o mimořádných událostech ve svém úseku neprodleně informuje vedoucího tajemníka - v případě nepřítomnosti některého z vedoucích oddělení svého úseku za ně přebírá řízení tohoto oddělení 3.1.2 činnosti pro ÚCK: - spolupracuje na tvorbě potřebných směrnic a manuálů pro kontakt ÚCK se sbory - předkládá návrhy na zjednodušení administrativy i lepší využívání technik - spolupracuje s ekumenickým oddělením synodní rady ČCE - zprostředkovává semináře, školení a různá setkání se zahraničními partnery 3.1.3 činnosti pro povšechný sbor: - organizuje vzdělávání kazatelů - spolupracuje s komisí pro celoživotní vzdělávání kazatelů 3.2 Oddělení výchovy a vzdělávání - ve spolupráci s poradními odbory synodní rady pořádá zejména tyto akce podporující výchovu a vzdělávání v církvi: tábory pro děti, tábory pro děti s postižením, rodinné rekreace, rodinné rekreace pro děti s postižením, seminář učitelů nedělních škol, instruktáž dobrovolníků, evangelizační kurz, kurzy pro laiky, seminář pro ordinované presbytery, farářské kurzy; - ve spolupráci se synodní radou a příslušnými poradními odbory a komisemi vytváří koncepci a zajišťuje realizaci výchovy a vzdělávání v církvi, zaměřuje se především na oblast práce s dětmi a s postiženými dětmi, na vzdělávání kazatelů a laiků; - hospodaří s fondy oddělení výchovy a vzdělávání; - zajišťuje propagaci, rozpočet, vyúčtování a kontrolu výsledovek u pořádaných akcí; - zajišťuje jednotlivé pořádané akce programově, personálně a administrativně; - podává návrhy na uzavření dohod s pracovníky potřebnými k zajištění pořádaných akcí; - stará se o obsah sekce oddělení výchovy a vzdělávání na stránkách e-církev, publikuje informace na internetu; - spolupracuje s autory katechetické příručky a jiných pomůcek pro práci s dětmi - ve spolupráci s poradním odborem synodní rady pro práci s dětmi připravuje katechetický plán pro nedělní školy pro příslušný rok, pomůcky pro učitele nedělních škol a katechetickou příručku; - ve spolupráci s poradním odborem synodní rady pro práci s dětmi připravuje a zajišťuje další potřebné materiály a pomůcky pro práci s dětmi a konfirmandy (pracovní listy, divadelní hry, pásma pro děti a jiné) - vede databázi a adresář předplatitelů katechetických materiálů, distribuuje materiály předplatitelům a kontroluje platby; - vede databázi a adresář účastníků všech akcí, vede agendu účastníků pobytů, kontroluje platby; - shromažďuje a půjčuje literaturu související s výchovou a vzděláváním v církvi; - shromažďuje fotografie z akcí pořádaných oddělením; - technicky zajišťuje schůzky poradních odborů spolupracujících s oddělením. 3.3 Oddělení mládeže - ve spolupráci s celocírkevním odborem pro mládež pořádá zejména tyto akce podporující setkávání a vzdělávání mládeže: republikové setkání mládeže, kurzy a 6
pobytové akce, vzdělávací semináře, porady mládeže a pracovníků s mládeží, setkání poradního odboru pro mládež (COM); - zajišťuje tyto akce po stránce obsahové, administrativní a technické včetně zpracování analytického vyúčtování; - vytváří koncepci práce s mládeží ve spolupráci s celocírkevním odborem mládeže a synodní radou, metodicky vede a koordinuje činnost v oblasti výchovy a vzdělávání mládeže a vzdělávání pracovníků s mládeží; - sestavuje rozpočty na veškerou činnost oddělení mládeže, sleduje hospodaření na příslušných střediscích a hospodaření s fondy; - ve spolupráci s fundraiserem zkoumá možnosti financování akcí a projektů a připravuje žádosti o granty; - propaguje práci oddělení mládeže a jím pořádané akce; - zajišťuje technickou přípravu a realizaci pomůcek pro práci s mládeží (metodiky, příručky, další pomůcky) včetně zpracování analytického vyúčtování; - vyhledává vhodné pracovníky pro práci s mládeží a vzdělává je; - zajišťuje podmínky pro práci mezi mládeží; - udržuje přehled o setkáních mládeže v jednotlivých sborech a seniorátech; - informuje o akcích prospěšných pro práci s mládeží a její rozvoj; - podporuje a rozvíjí práci s mládeží v místech, kde to je žádoucí; - spolupracuje se zástupci mládeže, zejména seniorátními odbory mládeže, kazateli mládeže a školními kazateli; - spolupracuje s církevními institucemi, zabývajícími se prací s mládeží (např. se školami Evangelické akademie, ETF UK, se sdružením YMCA, Diakonií ČCE, představiteli mládeže jiných církví); - spolupracuje s necírkevními institucemi, zabývajícími se prací s mládeží (např. s MŠMT, MK ČR); - spolupracuje se o. s. SEM v ČR a farář mládeže je virilním členem výboru o. s. SEM v ČR; - rozvíjí kontakty s křesťanskou mládeží v zahraničí; - vede databázi oddělení mládeže; 3.4 Ústředí Evangelické akademie (ředitel ÚEA) - je členem rad školských; právnických osob, sleduje činnost škol EA, napomáhá k jejich rozvoji a zvyšování úrovně - pravidelně navštěvuje jednotlivé školy EA a je v osobním kontaktu s řediteli (pedagogy) škol; - sleduje a podporuje rozvoj duchovního vzdělávání a výchovy; - pomáhá při řešení různých problémů škol EA; - zprostředkovává porady, semináře zaměřené tematicky, spolupracuje s ostatními církevními školami, se zařízeními pro praxe studentů, se zahraničními školami; - zajišťuje kontrolu administrativy a dokumentace škol EA, zprostředkovává odbornou pomoc; - spolupracuje při rozšiřování informací o studiu na školách EA; - zajišťuje hodnocení činnosti škol a úrovně pedagogické práce; - synodní radě podává zprávu o hodnocení škol Českou školní inspekcí; - vyžaduje a zpracovává informace (zprávy) o školách; - vyžaduje rozpočty škol a spolupracuje při sestavování rozpočtu ÚEA; - řídí personální agendu (výběrová řízení) a mzdovou agendu ředitelů škol včetně odměn, sleduje řídící práci ředitelů a napomáhá zvyšování její úrovně; - předává významné informace z církve a o církvi do škol EA; - organizuje setkání pedagogů škol EA se členy synodní rady - sleduje podávání předepsaných zpráv ze škol EA; - spolupracuje při vytváření koncepce škol EA; 7
- sleduje úroveň pedagogických sborů škol a podporuje odborný rozvoj pedagogů, navrhuje aktuální témata pro setkávání pedagogů; - pomáhá při výběru a volbě spirituálů, sleduje a napomáhá jejich práci; - připravuje program poradního sboru (PS) EA, svolává a řídí schůze, vede dokumentaci a archiv PS; - předkládá synodní radě zprávy o školách EA pro synod; - upřesňuje adresář škol EA pro schematismus v Evangelickém kalendáři; - v souladu se zvláštní směrnicí předkládá návrhy dohod a smluv potřebných k zajištění akcí organizovaných Ústředím EA, případně tyto dohody sám uzavírá; - oznamuje MŠMT ČR změny ve školách EA, které jsou předepsány zákonem; - zprostředkovává jednání škol s příslušnými odbory MŠMT ČR (je-li o to požádán) a v případě potřeby se jich účastní; - sleduje a připomínkuje legislativu v oblasti školství; - na základě vzájemné dohody spolupracuje s ostatními zřizovateli církevních škol; - upřesňuje adresář škol EA a přehled jejich studijních oborů pro Katalog církevních škol; - zprostředkovává semináře, školení a různá setkání se zahraničními partnery. 3.5 Celocírkevní kantor - ve spolupráci s poradním odborem pro církevní hudbu se věnuje hymnologické práci; - pracuje s pěveckými sbory v ČCE; - navštěvuje farní sbory a kazatelské stanice; - pořádá kurzy varhanní hry a sborového zpěvu pro laiky; - spolupracuje s Konzervatoří Evangelické akademie v Olomouci. 4 Úsek vnějších vztahů 4.1 Náměstek pro vnější vztahy 4.1.1. Řídí úsek pro vnější vztahy, tj. oddělení ekumenické a tiskové, řídí činnost fundraisera a šéfredaktora Českého bratra, zastupuje vedoucího tajemníka ÚCK - odpovídá za řádný chod daných oddělení - svolává porady úseku - koordinuje spolupráci oddělení v úseku - podílí se na přípravě rozpočtu a vize fungování daných oddělení - kontroluje dodržování rozpočtu, předkládá čtvrtletní hodnocení chodu oddělení - navrhuje odměny svým podřízeným - účastní se zasedání SR - účastní se porad vedení a pracovníků ÚCK - kontroluje a podepisuje docházku a cestovní příkazy svých podřízených - schvaluje a podepisuje dovolenky, příp. celodenní náhradní volno svým podřízeným - kontroluje výdaje svého úseku, je oprávněn schvalovat výdaje do 50.000,- Kč - o mimořádných událostech ve svém úseku neprodleně informuje vedoucího tajemníka 4.1.2. Vede agendu ekumenických styků ČCE s církvemi v České republice i v zahraničí v koordinaci se SR, zejména: - v ČR: spolupráce v rámci ERC, společenství evang. církví v ČR Leuenberský synod, bilaterální kontakty s jinými církvemi, ekumenická organizace pro dobrovolníky SERVITUS a Aktion Sühnezeichen; - v zahraničí: ekumenické organizace, církve, pomocná díla, české sbory v zahraničí - pěstuje tuzemské i zahraniční ekumenické kontakty - organizuje setkání s domácími i zahraničními ekumenickými pracovníky 8
- semináře o různých tématech (EU, diakonie atp.) v ČR semináře v zahraničí (Berliner Bibelwoche atp.) - podílí se na přípravě mezicírkevních smluv a dohod - vypracovává dohody, komunikuje s partnery - dojednává program návštěv - zajišťuje a připravuje zahraniční studijní a pracovní pobyty, stáže, návštěvy, programy a ekumenická vzdělávání - připravuje projekty pro zahraniční sponzory ČCE a vede agendu všech darů ze zahraničí - zajišťuje E-Bulletin - podílí se na práci PO ekumenického SR, PO pro společenské a mezinárodní záležitosti, American Working Group a spolupracuje s dalšími PO (teologickým, pro mládež aj.) pěstuje ekumenickou tematiku v ČCE a v jednotlivých sborech ČCE 4.2. Mediální oddělení 4.2.1. Redakce tiskovin - zajišťuje koncepci a vydávání časopisu Český bratr podle schváleného harmonogramu; - šéfredaktor navrhuje složení redakční rady a předkládá návrh synodní radě ke schválení; - šéfredaktor zajišťuje pravidelné schůze redakční rady; - sleduje denní a další tisk - spolupracuje s ÚCK, poradními odbory, senioráty a sbory při zajišťování obsahové náplně jednotlivých čísel Českého bratra; - provádí jazykovou a technickou přípravu textů (editování) pro Českého bratra, Sbírku kázání, Knižnici studijních textů, výroční zpráva a propagační materiály - provádí sazbu Sbírky kázání a Knižnice studijních textů ČCE; o spolupracuje s ekumenickým oddělením, koordinuje přípravu Ekumenického bulletinu o koordinuje vydávání publikací Knižnice studijních textů - podílí se na přípravě podkladů pro zasedání synodní rady; - vede adresáře a databáze předplatitelů Českého bratra a Sbírky kázání; - sleduje platby za časopis Český bratr a Sbírku kázání; - zajišťuje předplatné a tuzemskou a zahraniční distribuci tiskovin předplatitelům. 4.2.2. Redakce webových stránek - Ve spolupráci se synodní radou a vedoucím tajemníkem ÚCK se stará o celkovou koncepci a aktuální obsah stránek e-cirkev.cz a dalších souvisejících webů (Naše reformace, synod ČCE, Martin ve zdi, školy Evangelické akademie, Rekreační střediska aj.) - Zveřejňuje zprávy a informace. Věnuje se aktuálním a zajímavým tématům souvisejícím se životem a prací církve. - Tlumočí církevní a světské veřejnosti stanoviska, prohlášení a usnesení synodní rady, synodů a jiných církevních shromáždění vydává úřední zprávy synodní rady prostřednictvím webových stránek - Zveřejňuje informace dodané dalšími subjekty - Odpovídá za relevantnost a správnost zveřejněných informací - Podílí se na grafické podobě stránek a odpovídá za ni - Průběžně pracuje na propagaci webových stránek a jejich růstu. - Je tajemníkem redakční rady webových stránek e-církev.cz a členem redakčních rad souvisejících webůl 4.2.3. Komunikace s veřejností a médii (tiskový mluvčí) 9
- Připravuje dlouhodobý a krátkodobý mediální plán, propaguje v souladu s nimi přicházející události - S předstihem informuje sdělovací prostředky o očekávaných událostech v církvi - Tlumočí médiím, církevní i světské veřejnosti stanoviska, prohlášení a usnesení synodní rady, synodů a jiných církevních shromáždění - Spolupracuje se všemi odděleními ÚCK, poradními odbory, senioráty a sbory - Odpovídá na dotazy veřejnosti a médií, zprostředkovává jim kontakt s relevantními představiteli církve - Zpracovává přímé dotazy přes systém FAQ - Propaguje církev a její aktivity na sociálních sítích - Připravuje a řídí tiskové konference, připravuje materiály a rozesílá výstupy - Monitoruje zprávy o ČCE v médiích, informuje o nich synodní radu a vedení ústřední církevní kanceláře - Rozesílá zájemcům monitoring médií a upoutávky na vybrané televizní a rozhlasové pořady - V souvislosti s nepravdivými nebo zkreslenými mediálními výstupy se řídí plánem krizové komunikace - Účastní se redakčních rad tištěných periodik a webů - rozvíjí ofenzivní mediální práci 4.3. Ekumenické oddělení - pořádá akce podporující ekumenickou spolupráci (tematické či vzdělávací semináře a jiné); - spolupracuje na přípravách Setkání křesťanů (každé 3 roky), Kirchentagu (každé 2 roky), setkání pořádaných ERC; - spolupracuje s církvemi a organizacemi v ČR: v rámci ERC, v rámci členství v LSS (komitét), v rámci členství ve Společenství evangelických církví v Evropě (Leuenberský synod), spolupracuje s dalšími církvemi v ČR, s ekumenickou organizací pro dobrovolníky SERVITUS a Aktion Sühnezeichen, ETF a Diakonií ČCE; - spolupracuje s ekumenickými organizacemi, zahraničními církvemi, pomocnými díly a českými sbory v zahraničí; - spolupracuje s poradními odbory synodní rady (zejména s poradním odborem ekumenickým, poradním odborem pro společenské a mezinárodní záležitosti, poradním odborem pro aktuální společenskou situaci), s American Working Group (AWG); - podílí se na přípravě podkladů pro zasedání synodní rady a plní úkoly synodní radou přidělené; - vyřizuje zahraniční i tuzemskou korespondenci ÚCK, případně synodní rady a jejích členů, včetně překladů; - organizačně zajišťuje a připravuje podklady na zahraniční pracovní cesty synodního seniora, členů SR a dalších delegátů, organizačně zajišťuje účast zástupců ČCE na konferencích, seminářích, pracovních skupinách, stipendiích, stážích a jiných pobytech v rámci ekumenického vzdělávání; - organizačně zajišťuje oficiální i jiné návštěvy ze zahraničí a to včetně překladů a tlumočení a organizačně zajišťuje semináře v ČR a další akce se zahraniční účastí; - vypracovává návrhy mezicírkevních smluv a dohod; - vede agendu zahraničních darů: spolupracuje se zahraničními církvemi a pomocnými díly (např. v rámci tzv. Kulatého stolu), připravuje projekty pro zahraniční sponzory ČCE a vede agendu všech darů ze zahraničí, komunikuje se sbory, s Diakonií ČCE a dalšími subjekty, které jsou konečnými příjemci zahraničních darů, spolupracuje s ekonomickým oddělením při převádění zahraničních darů na potřeby ÚCK a povšechného sboru; 10
- vydává Ekumenický bulletin - Evangelické zprávy z Česka: organizuje redakční radu ve spolupráci s Diakonií ČCE a s ETF UK, zajišťuje publikaci článků, zajišťuje překlady do angličtiny a němčiny, připravuje zveřejnění bulletinu na www stránkách, vede databázi odběratelů a podle ní zajišťuje distribuci časopisu; - pěstuje kontakty se sbory, navštěvuje je a zprostředkovává mezisborové partnerství a vede jeho databázi. 4.4. Fundraising - zaštiťuje všechny projekty ÚCK: komunikuje s jednotlivými odděleními a konzultuje jejich potřeby pro finanční zajištění jejich aktivit, zajišťuje finance na aktivity jednotlivých oddělení (grantové žádosti, sponzoring), řídí jednotlivé projekty, spolupracuje s o. s. SEM v případě akcí pro mládež a spolupracuje s Diakonií ČCE; - vyhledává nové sponzory a dárce a informuje o průběhu využití jejich darů; - komunikuje s kazateli a se sbory ČCE, eviduje potřeby jednotlivých farních sborů (databáze) a poskytuje konzultace při přípravách projektů; - organizuje vzdělávání v oblasti fundraisingu: v případě zájmu se účastní pastorálních a presbyterních konferencí, připravuje celocírkevní kurzy fundraisingu. 5. Úsek ekonomický 5.1. Ekonomický náměstek 5.1.1 Řídí stavební oddělení, ekonomické oddělění, koordinuje činnosti spojené s Jeronýmovou jednotou, personálním fondem, investičními fondy ČCE a společností ČCE Reality, a.s. - odpovídá za správný chod daného úseku, v případě koordinace činností spojených s Jeronýmovou jednotou, personálním fondem investičními fondy ČCE a společností ČCE reality plní úkoly po dohodě s vedením těchto společností či účelových zařízení (např. představenstvo, správní rada) - svolává případné porady úseku - připravuje rozpočet úseku - odpovídá za plnění rozpočtů úseku, předkládá čtvrtletní hodnocení chodu oddělení - podává pravidelně každý týden informace o chodu úseku vedoucímu tajemníkovi - navrhuje odměny svým podřízeným - účastní se porad vedení ÚCK - účastní se zasedání SR - účastní se jednání hospodářské komise - zabezpečuje agendu a práce pro správní radu Personálního fondu - na základě jmenování synodní radou se účastní práce v radách škol EA - kontroluje a podepisuje docházku a cestovní příkazy svých podřízených - schvaluje a podepisuje dovolenky, příp. celodenní náhradní volno svým podřízeným - kontroluje výdaje svého úseku, 5.1.2. Dále odpovídá za - vedení stavebních a investičních činností ve vztahu k mimopražským nemovitostem ve vlastnictví popřípadě pronájmu ČCE, - řešení nejasných majetkoprávních vztahů k nemovitému majetku a pozemkům mezi ČCE a farními sbory a dalšími účelovými zařízeními ČCE a jejich správný zápis na katastrálních úřadech. 11
- je pověřen jednáním s orgány veřejné správy a organizacemi v souladu s činnostmi, kterými je pověřen - zajišťuje případná výběrová řízení - vyřizuje pojistné události budov a staveb ve vlastnictví ČCE - provádí kontrolu provedených prací (opravy, investice) u mimopražských nemovitostí ve vlastnictví nebo pronájmu ČCE - provádí kontrolu stavu nemovitého majetku ve vlastnictví ČCE - ve svěřených nemovitostech zajišťuje sjednávání dodavatelských smluv - poskytuje poradenství farním sborům ČCE a dalším účelovým zařízením ČCE v oblasti hospodaření s nemovitým majetkem (opravy, investice, výběrová řízení) - posuzuje stavební záměry a žádosti farních sborů o dar z prostředků JJ z hlediska účelnosti, výtvarného pojetí, hospodárnosti a kvality - u svěřených nemovitostí (účetně vedených jako střediska) zpracovává návrhy rozpočtů - konzultuje a kontroluje stavební a investiční činnost s vedoucími rekreačních středisek ve správě ČCE - konzultuje správní a investiční činnosti v účelových zařízeních ČCE (muzeum JAK Kunvald, Kalich, nakladatelství a vydavatelství a podobně) - zpracovává vyúčtování dotací na opravy kulturních památek z MK ČR a ostatních dotací, včetně oprav a údržby církevního majetku - zpracovává podklady pro řešení restitučních nároků 5.2. Ekonomické oddělení 5.2.1. Předpisy plateb, faktury, úhrady - vede evidenci předpisů a plateb vyplývající z uzavřených nájemních smluv u objektů ve vlastnictví Povšechného sboru; - účtuje předpisy a plateb odvodů do PF včetně odvodů let minulých; zajišťuje srovnání předpisů a plateb odvodů do PF, vede přehled příspěvků a žádostí o podporu ze sbírky solidarity sborů; - vede evidenci předpisů a odvodů celocírkevních repartic, zpracovává příslušné přehledy a vyřizuje s tím související korespondenci se sbory a seniorátními výbory; - vede evidenci přijatých a vydaných faktur Povšechného sboru, vede evidenci plateb faktur vydaných a zajišťuje úhradu faktur přijatých; - provádí úhrady a přesuny finančních prostředků na účtech dle odsouhlasených dokladů a podává informace o zůstatcích na jednotlivých účtech; - vede účetní evidenci majetku a účetní archiv (ekonomická a mzdová agenda); - zpracovává návrh rozpočtu Povšechného sboru. 5.2.2. Sbírky a dary - vede evidenci předpisů a odvodů celocírkevních repartic, zpracovává příslušné přehledy a vyřizuje korespondenci se sbory a seniorátními výbory; - zpracovává přehledy sbírek vyhlášených synodem a mimořádných sbírek vyhlášených synodní radou; - zpracovává smlouvy k žádostem o poskytnutí půjčky z Automobilového fondu a z fondu Křesťanské služby; zajišťuje řádný oběh žádostí a smluv, odesílání schválených půjček; ve spolupráci se mzdovou účtárnou eviduje splácení půjček; - vede přehled o výtěžku sbírky darů Jeronýmovy jednoty dle jednotlivých farních sborů a jednotlivců, vede přehled o výtěžku sbírky na Jubilejní toleranční dar dle jednotlivých farních sborů a jednotlivců, vede evidenci žadatelů o příspěvky, nenávratné půjčky, půjčky z prostředků Jeronýmovy jednoty a podává o nich zprávu Ústřednímu představenstvu Jeronýmovy jednoty a synodní radě, vypracovává smlouvy o půjčkách z prostředků Jeronýmovy jednoty, zabezpečuje odeslání finančních prostředků příslušným farním sborům a sleduje splácení poskytnutých půjček; 12
- vede evidenci přijatých darů a zabezpečuje dle jejich účelu jejich následnou distribuci; - zabezpečuje zpracování a podání přiznání k dani darovací. 5.2.3. Zpracování pokladních knih - zpracovává a vede pokladní knihy středisek a akcí; - zpracovává a vede knihy faktur povšechného sboru-vydaných, přijatých, a zálohových; - provádí kontrolu zůstatků pokladních knih; - vede korunovou a devizovou pokladnu, přijímá a vydává finanční prostředky; - vystavuje pro forma faktury tiskovin a provádí vyúčtování faktur za tiskoviny; - provádí roční zpracování statistik a hospodaření sborů ČCE; - provádí vyúčtování stravenek a telefonů; - provádí vyúčtování stipendií pro bohoslovce. 5.2.4. Zpracování bankovních knih - zpracovává a vede bankovní knihy účtů povšechného sboru; kompletně zpracovává bankovní příkazy v účetním programu včetně exportu do bankovního systému a provádí kontrolu zůstatků bankovních účtů. 13