ÚŘAD PRO OBRANNOU STANDARDIZACI, KATALOGIZACI A STÁTNÍ OVĚŘOVÁNÍ JAKOSTI KATALOGIZAČNÍ PŘÍRUČKA PRO PRŮMYSLOVÉ ORGANIZACE PRAHA 2014
Katalogizační příručka pro průmyslové organizace 2014
ÚVOD V činnosti moderních ozbrojených sil sehrává důležitou úlohu zabezpečování vojsk potřebným materiálem a službami, tj. moderní a efektivní logistika. Lapidárně řečeno to znamená mít správnou položku materiálu na správném místě, ve správný čas a s co možná nejnižšími náklady. Naplnění tohoto pravidla předpokládá existenci databáze o veškerém materiálu ozbrojených sil, vytvořené na základě jednotných zásad a předpisů a zahrnující veškeré potřebné informace. V Severoatlantické alianci je k tomuto účelu zaveden kodifikační systém NATO (NATO Codification System; dále jen NCS ) jako základní nástroj vytvářející předpoklady pro efektivní fungování armádní logistiky. V resortu Ministerstva obrany České republiky (dále jen MO ČR ) odpovídá NCS jednotný systém katalogizace (dále jen JSK ). Základní legislativní rámec pro využívání NCS a JSK v ČR byl vytvořen v roce 2000 schválením zákona č. 309/2000 Sb., o obranné standardizaci, katalogizaci a státním ověřování jakosti výrobků a služeb určených k zajištění obrany státu a o změně živnostenského zákona (dále jen zákon č. 309/2000 Sb. ) a implementací následujících standardizačních dohod NATO (Standardization NATO Agreement; dale jen STANAG ) do právního řádu ČR: STANAG 3150 Jednotný systém zásobovací klasifikace; STANAG 3151 Jednotný systém identifikace položek; STANAG 4177 Jednotný systém získávání dat; STANAG 4438 Jednotný systém šíření dat spojených se skladovými čísly; STANAG 4199 Jednotný systém výměny dat managementu vojenského materiálu. Dalšími právními předpisy s celostátní působností, které mají vliv na katalogizaci majetku v ČR je zejména Vyhláška MO č. 5/2001, kterou se stanoví náležitosti katalogizační doložky, vzory tiskopisů žádostí, oznámení a přehledů souvisejících s katalogizací a vzor osvědčení o způsobilosti zpracovávat návrh katalogizačních dat o výrobku a Vyhláška MO č. 274/2006 Sb., kterou se stanoví seznam vojenského materiálu pro účely zákona o veřejných zakázkách. V souladu s ustanoveními zákona č. 309/2000 Sb., je vrcholným subjektem pro řízení jednotného systému katalogizace v ČR Úřad pro obrannou standardizaci, katalogizaci a státní ověřování jakosti (dále jen Úř OSK SOJ ) a v jeho rámci oddělení katalogizace majetku (dále jen OdKM ), které plní úlohu národního kodifikačního úřadu (National Codification Bureau; dále jen NCB ) pro zahraniční partnery. 3
Katalogizační příručka pro průmyslové organizace 2014 4
I. KODIFIKAČNÍ SYSTÉM NATO NCS představuje ucelený komplex dohod, standardů, postupů, datových elementů a elektronických transakcí, který vytváří společný, mezinárodně srozumitelný systém komunikace a sdílení dat ozbrojených sil zemí zapojených do NCS. Samotná kodifikace (katalogizace) majetku představuje proces pořízení, aktualizace a udržování dat o výrobcích a výrobních a dodavatelských subjektech v souladu se zásadami NCS. NCS se řídí dvěma základními principy, které mají zásadní vliv na praktické provedení katalogizace, včetně rozsahu a způsobu předání dat požadovaných resortem MO ČR od výrobce/dodavatele a eventuální potřebu spolupráce výrobce/dodavatele s katalogizační agenturou 1 (dále jen KA ). Princip národní odpovědnosti Země původu výrobku zabezpečuje katalogizaci všech položek zásobování 2 pro všechny uživatelské země NCS 3, a to i v případě, kdy daný výrobek není užíván ozbrojenými silami země původu. V praxi to znamená, že pořizuje-li resort MO ČR dosud nekatalogizovaný výrobek (položku zásobování) pocházející ze země plně zapojené do NCS (státy NATO a státy sponzorované na stupni Tier 2) je tato země povinna pro ČR provést katalogizaci. MO ČR v tomto případě vyžaduje od výrobce/dodavatele pouze redukované množství údajů o výrobku tak, aby byla schopna kodifikující zemi zaslat žádost o katalogizaci v zahraničí (transakce LSA) identifikující daný výrobek. Na druhou stranu pořizuje-li resort MO ČR dosud nekatalogizovaný výrobek (položku zásobování) ze země, která není plně zapojená do NCS (všechny státy mimo NATO a Tier 2) a tento výrobek dosud nebyl katalogizován, je ČR zodpovědná za katalogizaci takovéhoto výrobku, neboť jako první uživatel NCS tento výrobek zavádí do užívání v NATO. V tomto případě je nutno výrobcem/dodavatelem MO ČR dodat větší množství údajů o výrobku a zejména kontrahovat certifikovanou KA. Princip jedinečnosti Každý výrobek (položka zásobování), který je zaváděn do systému zásobování NATO, musí být pojmenován, identifikován a klasifikován takovým způsobem, aby mohl být označen jediným skladovým číslem NATO (NATO Stock Number; dále také NSN ). U každého opakovaně používaného, nakupovaného, skladovaného a distribuovaného výrobku je pro všechny funkce zásobování používána pouze jedna identifikace jedno NSN v rámci celého NCS, nikoliv pouze na národní úrovni. 1 Aktuální seznam katalogizačních agentur je dostupný na internetové adrese www.okm.army.cz 2 Definice položky zásobování je uvedena na str. 10 této příručky 3 Aktuální seznam zemí NATO, Tier 2 a Tier 1 je dostupný na internetové adrese www.okm.army.cz, odkaz na www.int/structur/ac/135/welcome.htm 5
Katalogizační příručka pro průmyslové organizace 2014 II. NCS V PODMÍNKÁCH ČESKÉ REPUBLIKY V České republice, konkrétně v resortu ministerstva obrany, byl NCS implementován pod názvem jednotný systém katalogizace. JSK je soubor vzájemně provázaných standardů, metod a prostředků vycházejících z NCS, který slouží ke zpracování katalogizačních a jiných dat. Základními prvky katalogizace je proces pojmenování, klasifikace a identifikace. Majetek v rámci JSK je pojmenován tzv. schváleným názvem NATO z databáze H6, která zahrnuje více než 40 000 schválených názvů NATO. Tyto mají svou jedinečnou definici a jsou užívány všemi členskými zeměmi NCS (v současné době více než 60 států). Všechny schválené názvy mají pevně definované napojení na jednu z 666 klasifikačních tříd NATO z databáze H2, které opět užívají všechny země zapojené do NCS. Identifikace majetku se provádí metodou referenční, kdy je majetek identifikován referenčním číslem (Reference Number; dále jen RN ), tj. číslem výkresu, číslem výrobku z výrobního katalogu, atd., a kódem výrobních a vládních subjektů NATO (NATO Commercial and Government Entity Code; dále jen NCAGE ) nebo metodami plně či částečně popisnými, kdy k referenční identifikaci jsou doplněny informace o technicko-provozních charakteristikách položky majetku. Katalogové číslo majetku (KČM) je základním identifikátorem přiděleným každé položce majetku pro katalogizační, logistické, finanční, účetní, akviziční a další využití v rámci resortu MO ČR. KČM je definováno jako základní identifikátor každého druhu majetku v rámci účetní a doplňkové evidence. NSN je přidělováno katalogizované položce majetku pro mezinárodní užití v rámci NCS. Veškerá data o majetku resortu MO ČR vstupují do katalogu Informačního systému logistiky (dále jen K ISL ). K ISL je centrální databází majetku resortu MO ČR, který shromažďuje veškeré informace o majetku resortu MO ČR. Každý informační systém resortu MO ČR, který generuje podkladové účetní záznamy, používá číselníky a další identifikační údaje uvedené v účtovém rozvrhu a K ISL. K ISL je také off-line napojen na systém NMBS (NATO Mail Box System), jehož prostřednictvím ČR vyměňuje a sdílí data položek majetku se zeměmi NCS. Data v K ISL nezahrnují pouze část katalogizační (kodifikační), ale i část logistickou. Logistická část dat v K ISL mimo jiné obsahuje účetní zatřídění, cenu majetku, rozměry, hmotnosti, způsob vedení evidence, dokumentaci, uživatele, skladovatelnost, atd. OdKM proto vyžaduje data dosud v ČR nekatalogizovaného majetku (nemá přiděleno KČM a zároveň NSN) formou souboru povinných údajů pro katalogizaci (dále jen SPÚK ). SPÚK je součástí katalogizační doložky (dále také KD ), která tvoří nedílnou součást kupní či jiné smlouvy mezi výrobcem/dodavatelem a resortem MO ČR v případě pořízení dosud nekatalogizovaných položek majetku. SPÚK obsahuje 24 datových elementů jako např. rozměry a hmotnost ve skladovatelném stavu, obsah vzácných kovů ve výrobku, dobu skladovatelnosti, CZ-CPA, cenu, atd. 6
III. ROZSAH KATALOGIZACE Předmětem katalogizace majetku v působnosti resortu MO ČR jsou všechny položky majetku (výrobky) bez ohledu na způsob jejich nabytí, které se evidují v účetní nebo doplňkové evidenci, a které dosud nebyly katalogizovány. Výjimku tvoří položky majetku, jež se pořizují ze zvláštních rozpočtových prostředků Vojenského zpravodajství. 4 Katalogizace majetku u centrálních nákupů se provádí až po podpisu obchodnězávazkového vztahu mezi dodavatelem a resortem MO ČR, avšak před fyzickým dodáním výrobků uživateli resortu MO ČR. Katalogizace položek majetku mimo smluvní kontrakt se neprovádí. Katalogizační doložka se v obchodně-závazkovém vztahu uplatňuje vždy, když pořizovaný majetek: nebyl katalogizován podle zásad JSK, tzn., nemá přiděleno KČM a současně NSN; byl již v ČR katalogizován podle zásad JSK (má přiděleno KČM i NSN), avšak: o referenční číslo výrobku nebo NCAGE výrobce není uveden v datovém záznamu položky majetku na www.cz-katalog.cz; o odpovědný pracovník resortu MO ČR požaduje pro danou položku majetku změnit typ identifikace z referenční na částečně nebo plně popisnou či z částečně popisné na plně popisnou. 4 20 zákona č. 153/1994 Sb., o zpravodajských službách České republiky, ve znění zákona č. 118/1995 Sb. 7
Katalogizační příručka pro průmyslové organizace 2014 IV. TYPY POLOŽEK MAJETKU V RESORTU MO ČR Resort MO ČR rozlišuje několik typů položek majetku. Zvolený typ položky majetku má zásadní vliv na praktický průběh katalogizace. Položky zásobování Položkou zásobování pro potřeby naplnění katalogizační doložky dodavatelem je každá položka majetku, která: má charakter vojenského materiálu, 6,7 včetně náhradních dílů k němu; položka majetku bez ohledu na její charakter: o jejíž katalogizaci jako položky zásobování a zařazení do JSK vyžaduje majetkový hospodář nebo jiný uživatel než MO ČR 11 ; o jejíž katalogizace je v ČR vyžádána zahraničním NCB; o která je vyráběna v zahraničí a má přiděleno NSN; o u níž požaduje majetkový hospodář přidělení NSN v souvislosti s plněním úkolů, které vyplývají z členství ČR v NATO. Pro položky majetku označené resortem MO ČR jako položky zásobování vyrobené v ČR nebo v zemi mimo NATO a Tier 2 je dodavatel povinen zabezpečit v plném rozsahu naplnění katalogizační doložky, tj. vlastními silami nebo s pomocí najaté KA vyplnit SPÚK na www.cz-katalog.cz, a dále zabezpečit prostřednictvím najaté certifikované KA zpracování NKDV. Zatímco SPÚK zasílá OdKM dodavatel, NKDV je zasílán OdKM cestou KA. Pro položky majetku označené resortem MO ČR jako položky zásobování vyrobené mimo ČR v zemi NATO a Tier 2 je dodavatel povinen zabezpečit v plném rozsahu naplnění katalogizační doložky, tj. vlastními silami nebo s pomocí najaté certifikované KA vyplní SPÚK na www.cz-katalog.cz. NKDV se v tomto případě, cestou KA, nezpracovává, neboť katalogizace je vyžádána v zemi NATO či Tier 2 podle principu národní odpovědnosti. Datové záznamy položek zásobování jsou předmětem mezinárodní výměny dat. Jsou zveřejňovány v mezinárodní databázi NMCRL (NATO Master Catalogue of References for Logistics, dále jen NMCRL ). Položky ostatní Položky ostatní jsou nestandardní položky a položky nehmotného a nemovitého majetku a dočasné položky. 6 2, odst. 7 zákona č.219/1999 Sb., o ozbrojených silách České republiky 7 Vyhláška Ministerstva obrany č. 274/2006 Sb., kterou se stanoví seznam vojenského materiálu pro účely zákona o veřejných zakázkách 11 9, odst. 3 zákona č. 309/2000 Sb., o obranné standardizaci, katalogizaci a státním ověřování jakosti výrobků a služeb určených k zajištění obrany státu a o změně živnostenského zákona ve znění pozdějších předpisů 8
Za nestandardní položku se považuje položka majetku, kterou nelze označit za položku zásobování a která je evidována v účetní nebo doplňkové evidenci; zpravidla se jedná o hmotný majetek, který: není vojenským materiálem; nabývá se jednorázově decentrálním způsobem ke krytí okamžité potřeby organizačních celků resortu MO ČR 15 ; je nezbytné zařadit do K ISL z důvodu sledování provozních a technických parametrů; je položkou zásobování, kterou Vojenské zpravodajství označí za nestandardní položku z důvodu utajení; Položka nehmotného a nemovitého majetku je položka nehmotného majetku, která je definována českými účetními standardy 18 a dále veškerý nemovitý majetek. Pro položky majetku označené resortem MO ČR jako nestandardní položky nebo položky nehmotného a nemovitého majetku je dodavatel povinen zabezpečit v plném rozsahu naplnění katalogizační doložky, tj. vlastními silami nebo s pomocí najaté certifikované KA vyplní SPÚK na www.cz-katalog.cz. NKDV se v tomto případě, cestou KA, nezpracovává, neboť NKVD je v případě potřeby zajištěn vlastními silami pracovníky resortu MO ČR. Dočasná položka je položka majetku, která se eviduje v účetní nebo doplňkové evidenci a kterou tvoří výrobek pocházející ze zemí užívajících kodifikační systém NATO a katalogizační data těchto výrobků nejsou dočasně dostupná. Jde buď o položku majetku, která je již katalogizována v zahraničí a má NSN a v současné době probíhá registrace ČR jako uživatele (bez ohledu na statut země producenta), nebo zatím nebyla katalogizována, tj. nemá NSN, a je vyráběna v členské zemi NATO nebo zemi Tier 2 a ČR požádala dotyčnou zemi o provedení katalogizace, aby se mohla zaregistrovat jako její uživatel. Po úspěšné registraci ČR jako uživatele položky se automaticky dočasná položka v databázi K ISL změní na položku zásobování. Datové záznamy položek ostatních nejsou předmětem mezinárodní výměny dat. Nejsou zveřejňovány v mezinárodní databázi NMCRL. Datové záznamy položek ostatních slouží pouze pro vnitřní potřeby resortu MO ČR. Migrované položky Migrovaná položka je položkou majetku, která byla do K ISL převedena (migrována) z technických projektů materiálových tříd v období zavádění systému katalogizace v resortu MO ČR. 15 Organizačním celkem resortu MO se rozumí vojenský útvar, vojenské zařízení, vojenský záchranný útvar a organizační útvar MO 18 Vyhláška Ministerstva financí č. 505/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy a organizačními složkami státu 9
Katalogizační příručka pro průmyslové organizace 2014 Migrovaná položka má přiděleno KČM, nemá přiděleno NSN a většinou jsou k ní přidružena zastaralá a nevěrohodná data. Je považována za položku nekatalogizovanou. Pokud resort MO ČR pořizuje položku majetku, která je v databázi K ISL, resp. prohlížeči umístěném na www.cz-katalog.cz dosud označena jako položka migrovaná, uplatní v obchodně-závazkovém vztahu s dodavatelem katalogizační doložku jako u každého jiného nekatalogizovaného majetku a dodavatel/prodávající je povinen zabezpečit v plném rozsahu naplnění katalogizační doložky tak, jak bylo popsáno ve stati Položky ostatní a Položky zásobování této kapitoly. Navíc však v SPÚK dodavatel uvede KČM migrované položky majetku. 10
V. SUBJEKTY KATALOGIZACE Efektivitu procesu katalogizace majetku zajišťuje komplex vazeb různých subjektů s jednoznačně vymezenými právy a povinnostmi. Hlavními subjekty procesu katalogizace majetku v resortu MO ČR jsou dodavatel, katalogizační agentura, OdKM a odběratel. Dodavatel Dodavatelem je právnická nebo fyzická osoba, která je stranou obchodně-závazkového vztahu s povinností dodat vztahem určené položky majetku/výrobky resortu MO ČR. V případě, že jsou položky majetku pořizovány přímo u výrobce, je tento zároveň dodavatelem. Majetek může obsahovat i komponenty, které jsou produktem jiných výrobců či subdodavatelů a které jsou předmětem katalogizace. Odpovědnost za naplnění katalogizační doložky má dodavatel celku, který je v obchodně-závazkovém vztahu s odběratelem. Práva a povinnosti dodavatele jsou stanoveny zákonem č. 309/2000 Sb. 21. Základní povinnosti dodavatele, z pohledu katalogizace majetku, je zpracování a dodání návrhů katalogizačních dat o výrobcích (dále jen NKDV ) definovaných v konkrétním obchodně-závazkovém vztahu OdKM. Dodavatel, resp. výrobce má možnost po dohodě s OdKM aktualizovat katalogizační data svých výrobků v případě změny, např. výkresového čísla, označení v katalogu nebo nabídkovém listu apod. Postup oznámení a provedení změny je uveden v kapitole VII. Změny katalogizačních dat. Katalogizační agentura KA je právnická nebo fyzická osoba, která podniká podle zvláštního zákona 22 v oblasti zpracování NKDV. Práva a povinnosti KA jsou stanoveny zákonem č. 309/2000 Sb. 23 KA zpracovává mandatorně a na základě zákona č. 309/2000 Sb., 24 ve prospěch dodavatele NKDV na položky zásobování vyrobené v ČR nebo zemi mimo NATO a Tier 2. KA může na základě zadání odběratele zpracovávat SPÚK na všechny dosud nekatalogizované položky majetku. OdKM OdKM je součástí, organizační jednotkou Úř OSK SOJ, který je správním úřadem s celostátní působností. Působnost Úř OSK SOJ, resp. OdKM v oblasti katalogizace je 21 14 zákona č. 309/2000 Sb., o obranné standardizaci, katalogizaci a státním ověřování jakosti výrobků a služeb určených k zajištění obrany státu a o změně živnostenského zákona 22 Zákon č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání, ve znění pozdějších předpisů 23 15 zákona 309/2000 Sb., o obranné standardizaci, katalogizaci a státním ověřování jakosti výrobků a služeb určených k zajištění obrany státu a o změně živnostenského zákona 24 9 zákona 309/2000 Sb., o obranné standardizaci, katalogizaci a státním ověřování jakosti výrobků a služeb určených k zajištění obrany státu a o změně živnostenského zákona 11
Katalogizační příručka pro průmyslové organizace 2014 vymezena zákonem č. 309/2000 Sb., 26 a navazujícími vnitřními předpisy resortu MO ČR. OdKM kontroluje správnost a úplnost katalogizačních dat zaslaných dodavatelem, vydává a zasílá dodavateli a odběrateli stanovisko Úř OSK SOJ k naplnění katalogizační doložky (dále jen stanovisko ) a přiděluje KČM i NSN. Odběratel Odběratelem je resort MO ČR. Pro potřeby této příručky je odběratel zastoupen osobou zadavatele veřejné zakázky pracovníkem akvizičního pracoviště. Na základě vnitřních předpisů a odborných nařízení resortu MO ČR uplatňuje katalogizační doložku v obchodně-závazkovém vztahu a stanovuje v součinnosti s pracovníkem logistiky AČR (majetkový manažer) rozsah a předmět katalogizace, tj. co a jak má být katalogizováno. 26 10 zákona č. 309/2000 Sb., o obranné standardizaci, katalogizaci a státním ověřování jakosti výrobků a služeb určených k zajištění obrany státu a o změně živnostenského zákona 12
VI. KATALOGIZACE V AKVIZIČNÍM PROCESU Etapa zadávání veřejné zakázky Zadavatel veřejné zakázky při vyhlášení veřejné zakázky (dále také VZ ) upozorňuje potencionální dodavatele, že na předmět pořízení, který dosud nebyl katalogizován, bude uplatněná katalogizační doložka a vyžaduje souhlas dodavatele s požadavky resortu MO ČR na katalogizaci pořizovaného majetku ve smyslu ustanovení zákona č. 309/2000 Sb., a STANAG 4177. Při pořizování složitější techniky může byt součástí výběrového řízení i požadavek resortu MO ČR na dodavatele, aby zpracoval návrh sortimentu položek majetku nutných k zabezpečení provozu, údržby a oprav dodávaného majetku, tj. návrh způsobu ošetřování a rozsahu oprav prováděných uživatelem spolu s uvedením potřebného rozsahu náhradních dílů k tomu nutných a dodávaných se zařízením, např. ve formě technických podmínek. Položky majetku (pomocný materiál, náhradní díly, atd.), které jsou dodávány spolu s předmětem pořízení nebo jsou jeho součástí (např. motor, baterie) a na kterých je nutno sledovat provozně-technické ukazatele, podléhají katalogizaci také při pořízení majetku. Za účelem zkoordinování postupu různých složek rezortu a dodavatele může být zřízen tzv. integrovaný projektový tým, ve kterém jsou zástupci dodavatele a odběratele. Etapa uzavírání obchodně-závazkového vztahu Pokud byl pořizovaný majetek v minulosti katalogizován podle zásad JSK (má přiděleno KČM i NSN) a není-li požadovaná změna typu položky, změna typu identifikace, nebo doplnění jiných dat, např. referenční číslo výrobku nového výrobce dosud neuvedeného v centrální databázi resortu MO ČR, která je dodavateli k dispozici na www.cz-katalog.cz, položka majetku se v kupní smlouvě identifikuje KČM a katalogizační doložka se v obchodně-závazkovém vztahu neuplatňuje. Pokud pořizovaný majetek nebyl katalogizován podle zásad JSK (nemá přiděleno NSN), odběratel, tj. resort MO ČR v obchodně-závazkovém vztahu uplatní katalogizační doložku a do textové části smluvního dokumentu zahrne požadavek na dodání katalogizačních dat, zpravidla v článku Katalogizace majetku : Prodávající bere na vědomí, že předmět obchodně-závazkového vztahu bude předmětem katalogizace podle zákona č. 309/2000 Sb. K tomu se prodávající zavazuje, že na všechny stanovené položky dodá Úř OSK SOJ v termínech specifikovaných v katalogizační doložce bezchybný a úplný SPÚK. Dále na všechny stanovené položky majetku charakteru položky zásobování vyrobené v ČR nebo v zemích mimo NATO a Tier 2 dodá také NKDV, zpracovaných katalogizační agenturou. Předání SPÚK a NKDV je součástí plnění povinností prodávajícího podle této smlouvy a tento nemá nárok na samostatnou úhradu nákladů spojených s vypracováním katalogizačních dat. 13
Katalogizační příručka pro průmyslové organizace 2014 Rozsah položek majetku, pro které je požadováno dodání katalogizačních dat a způsob jejich katalogizace, musí být v podepsaném smluvním dokumentu jednoznačně stanoven. Je-li v obchodně-závazkovém vztahu uplatněná katalogizační doložka, pak v kapitole Platební a fakturační podmínky je i požadavek, že součástí fakturačních dokladů je Stanovisko Úř OSK SOJ k naplnění katalogizační doložky. Bez kladného stanoviska nebude prodávajícímu proplacena fakturovaná částka za smluvní plnění. Dodavatel je uplatněním katalogizační doložky ve smlouvě vázán povinností dodat OdKM požadovaná data v termínech sjednaných před podpisem obchodně-závazkového vztahu se zadavatelem v rámci katalogizační doložky. Termíny ve standardním formuláři katalogizační doložky uvedené kurzivou jsou pouze doporučené. Předávání dat je možné zahájit i dříve, než je stanoveno v katalogizační doložce okamžitě po podepsání smluvního dokumentu. Dodavatel si musí být vědom toho, že v katalogizační doložce se jedná o mezní termíny dodání dat, a že stanovisko bude vydáno s uvedením data vydání teprve: u katalogizace položek ostatních - po překontrolování dat v SPÚK pracovníkem OdKM, jejich migraci do K ISL a následné validaci správnosti dat pracovníkem katalogizačního pracoviště; u katalogizace položek zásobování po překontrolování dat v SPÚK pracovníkem OdKM, jejich migraci do K ISL, následné validaci správnosti dat pracovníkem katalogizačního pracoviště, generování a zaslání kontrolního čísla dokumentu (Document Control Numer; dále jen DCN ) dodavatelem vybrané a najaté KA, zpracování a doručení NKDV OdKM a jejich následné úspěšné migraci do K ISL. V případě, že jsou součástí smluvního plnění také položky zásobování vyrobené v ČR nebo zemích mimo NATO a Tier 2, OdKM dodavateli doporučuje co možná nejdříve kontaktovat jednu z certifikovaných KA a uzavřít s ní kontrakt na zpracování NKDV na všechny takové položky majetku. V praxi se ukazuje jako efektivnější v těchto případech pověřit KA také zpracováním SPÚK pro všechny pořizované nekatalogizované položky majetku. Dodavatel má možnost si z několika veřejných zdrojů ověřit, zda položky, na které odběratel požaduje dodat katalogizační data, skutečně nejsou dosud katalogizované podle zásad JSK: www.cz-katalog.cz internetový prohlížeč všech katalogizovaných i nekatalogizovaných, tj. v tomto případě migrovaných, položek majetku resortu MO ČR přístup po registraci zdarma; www.natolog.com NMCRLplus internetový prohlížeč všech katalogizovaných položek zásobování užívaných ozbrojenými silami zemí zapojených do NCS. Přístup je zpoplatněn. 14
Etapa plnění smluvního dokumentu Odběratel (akviziční pracoviště resortu MO ČR) má, podle vnitřních předpisů resortu MO ČR, povinnost zaslat OdKM jednu kopii podepsaného smluvního dokumentu jako žádost o katalogizaci. Dodavatel tedy o katalogizaci majetku nežádá. Povinnosti dodavatele je dodat OdKM nejpozději v termínech specifikovaných v katalogizační doložce bezchybně zpracovaný SPÚK, případně zajistit i zpracování a dodání NKDV cestou certifikované KA, na vybrané položky majetku. Vzhledem k automatizovanému zpracování katalogizačních dat je nutno SPÚK zpracovat zásadně využitím www.cz-katalog.cz. Jsou-li v obchodně-závazkovém vztahu vyžadována pouze katalogizační data jedné nebo více: položky ostatní, v ČR nekatalogizované, bez ohledu na zemi původu; položky zásobování, v ČR nekatalogizované, vyrobené v zemích NATO či Tier 2 mimo ČR; končí úloha dodavatele z pohledu katalogizace zasláním bezchybně zpracovaného SPÚK OdKM. Potvrzení o správnosti dat je po provedení kontroly zasláno dodavateli formou kladného stanoviska k naplnění katalogizační doložky poštou na adresu uvedenou v předmětném obchodně-závazkovém vztahu. Jsou-li v obchodně-závazkovém vztahu vyžadována katalogizační data: položky zásobování vyrobené v ČR nebo zemích mimo NATO či Tier 2 v ČR dosud nekatalogizované; jsou po kontrole a migraci položek majetku v SPÚK do K ISL generovány DCN a tyto jsou OdKM zaslány dodavatelem vybrané KA a v kopii dodavateli. KA poté zpracovává NKDV všech pořizovaných položek, pro něž obdržela DCN a zasílá je elektronicky OdKM. Tyto jsou po kontrole migrovány do K ISL. Teprve po úspěšném vložení NKDV do K ISL je vydáváno kladné stanovisko k naplnění katalogizační doložky a poštou zasláno na adresu uvedenou v předmětném obchodně-závazkovém vztahu. Etapa vypořádání veřejné zakázky Po ukončení procesu katalogizace jsou generována KČM a NSN. Tato jsou spolu s dodanými a doplněnými daty nově katalogizovaných položek majetku zveřejněna ihned v K ISL a do jednoho týdne jsou distribuována i na internetové prohlížeče www.czkatalog.cz. Dodavateli je tak v souladu se zákonem č. 309/2000 Sb., 27 umožněno užívat katalogizační data o svém výrobku, který byl zařazen do JSK. 27 14 zákona č. 309/2000 Sb., o obranné standardizaci, katalogizaci a státním ověřování jakosti výrobků a služeb určených k zajištění obrany státu a o změně živnostenského zákona. 15
Katalogizační příručka pro průmyslové organizace 2014 VII. ZMĚNY KATALOGIZAČNÍCH DAT OdKM organizuje a řídí průběžně zkvalitňování a aktualizaci údajů v K ISL s cílem zabezpečit jednoznačnou identifikaci majetku a tím umožnit efektivní komunikaci mezi všemi zainteresovanými subjekty akvizičního procesu při opakovaném pořizování majetku do resortu MO. OdKM provádí přednostně kontrolu a aktualizaci dat u nástupnických organizací zaniklých výrobců s cílem zjistit rozsah převzetí výroby konkrétních výrobků spojených v K ISL se zaniklým výrobcem, podchytit případné změny v označení a tyto výrobky nově identifikovat propojením se skutečným aktuálním výrobcem. OdKM organizuje a řídí kontrolu a aktualizaci dat také na požádání kteréhokoliv výrobce, ev. dodavatele, který zjistí nekorektní údaje u svých, nebo jím dodávaných výrobků v K ISL, případně zjistí, že u jeho vlastní produkce je uváděn jiný výrobce či on sám je spojován s výrobkem, který nevyrábí. Praktické provedení kontroly, potvrzení, aktualizace a doplnění katalogizačních dat položek majetku daného výrobce je prováděno na základě podnětu výrobce, resp. dodavatele, cestou e-mailu. Podle množství položek nebo dat nebo rozsahu dat, které budou aktualizovány je OdKM navrhnut vhodný způsob provedení, např. cestou zaslání: - e-mailu, volnou formou popisujícího změnu některého datového prvku položky ze strany výrobce, resp. dodavatele, např.: byl změněn název výrobku z na, v příloze je přiložena kopie našeho nabídkového katalogu nebo v důsledku rozšíření nabídky bylo změněno označení výrobku (RN) z na, viz odkaz na naše www stránky, záložka produktový list. Přílohou e-mailu je vždy povinně odkaz na příslušné www stránky nebo soubor potvrzující změnu, např. kopie stránky katalogu, produktového listu nebo kopie technické dokumentace v případě změny RN; - SPÚK, ze strany výrobce, resp. dodavatele, s korektními údaji; - tabulky, ze strany OdKM, se selekcí položek spojených v K ISL s příslušným výrobcem a v rozsahu dat dohodnutém mezi výrobcem a OdKM, kdy výrobce ověří a zkontroluje správnost údajů položek, doplní nebo opraví údaje u položek, jejichž je výrobcem, a to v rozsahu obdržené tabulky. Takto aktualizovanou tabulku zašle zpět OdKM Úř OSK SOJ na e-mail katalogizace@army.cz. 16
VIII. KÓD VÝROBNÍCH A VLÁDNÍCH SUBJEKTŮ NATO V NCS je každému výrobci a dodavateli v procesu přidělen kód výrobních a vládních subjektů NATO (NATO Commercial and Government Entity Code; dále jen NCAGE ). V ČR přiděluje NCAGE výhradně OdKM, a to bezplatně. NCAGE je pětimístný alfanumerický kód, který jednoznačně identifikuje organizaci. Je součástí identifikace položky majetku pořizovaného resortem MO ČR a ozbrojenými silami dalších zemí zapojených do NCS. Každá organizace má přidělen pouze jeden NCAGE, který je spojen s identifikačním číslem (dále jen IČ ) organizace. Jednou přidělený NCAGE je platný pro každý další obchodní případ, pokud organizace nezanikla nebo nezměnila IČ. Při změně IČ je nutné zažádat o přidělení nového NCAGE. Uvedení NCAGE výrobce je povinný údaj při zpracování návrhu katalogizačních dat, ať už formou SPÚK nebo NKDV. O přidělení NCAGE je možno požádat na www.cz-katalog.cz. V minulosti byly žádosti podávány v souladu se zákonem poštou prostřednictvím tiskopisu Žádost o přidělení katalogizačního kódu, který je přístupný na www.okm.army.cz v menu Vzory a tiskopisy/žádosti. Jeho součástí je i návod k jeho vyplnění. Po zaevidování podle pořadí doručení a je vyřízení do cca čtrnácti dnů bylo žadateli odesláno Oznámení o přidělení NCAGE. Tato cesta je ze zákona možná, avšak v současnosti prakticky nevyužívaná. NCAGE a spolu s ním veškeré dostupné informace o organizaci, se stávají součástí nejenom K ISL, ale také mezinárodní databáze NATO výrobců a dodavatelů tzv. H6/H8, která slouží v mnoha zemích zapojených do NCS jako primární zdroj informací pro marketingové průzkumy o výrobcích/dodavatelích výrobků zařazených do výzbroje zemí NATO. Z tohoto důvodu je zejména v zájmu samotných organizací pravidelně data o vlastní organizaci aktualizovat. Aktualizace se provádí: elektronicky na stránkách www.cz-katalog.cz vstupem a opravou přímo v databázi výrobců; elektronicky na stránkách www.okm.army.cz vyplněním formuláře Žádost o změnu (doplnění) údajů o organizaci a zasláním na katalogizace@army.cz; elektronicky volnou formou na adresu OdKM katalogizace@army.cz. 17
Katalogizační příručka pro průmyslové organizace 2014 IX. ZÁVĚR Katalogizační příručka pro průmyslové organizace je určena současným i potenciálním dodavatelům výrobků AČR nebo ozbrojených sil aliančních partnerů zapojených do NCS. S problematikou katalogizace majetku je možné se blíže seznámit v bezplatných jednodenních odborných kurzech, které pořádá OdKM pro zástupce výrobních a dodavatelských subjektů v místě svého působení (nám. Svobody 471, Praha 6) v měsíčních intervalech, zpravidla každou druhou středu v měsíci. Přesné termíny konání a další podrobné informace jsou k dispozici na internetových stránkách OdKM www.okm.army.cz. 18
19
Katalogizační příručka pro průmyslové organizace 2014 PŘÍLOHY 20
21
Katalogizační příručka pro průmyslové organizace 2014 Příloha 1 Kontakty ADRESA ÚŘAD PRO OBRANNOU STANDARDIZACI, KATALOGIZACI A STÁTNÍ OVĚŘOVÁNÍ JAKOSTI ODDĚLENÍ KATALOGIZACE MAJETKU Nám. Svobody 471 160 01 Praha 6 Internet: www.okm.army.cz E-mail: katalogizace@army.cz TELEFONNÍ SEZNAM* Telefon* Příjmení a jméno Funkce, činnost 973 213 903 Ing. PUSTĚJOVSKÝ Adam vedoucí oddělení 973 213 936 Ing. BEDRNOVÁ Jarmila zástupkyně vedoucího oddělení, vedoucí referátu řízení jednotného systému katalogizace 973 213 948 Ing. KARAS Oldřich katalogizační agentury, správa číselníků 973 213 931 Ing. ONDREJČO Imrich mezinárodní výměna katalogizačních dat 973 210 214 Ing. ŘEZNÍČEK Karel 973 213 938 SVOBODOVÁ Zdenka datové exporty 973 213 933 Ing. ENDL Radek vedoucí referátu mimoresortních vztahů katalogizace 973 213 913 Ing. PRINCOVÁ Helena katalogizační kód výrobce a dodavatele - NCAGE 973 213 932 Ing. KOČKA Jiří technické podmínky, specifikace 973 213 939 UHLÁRIK Jaroslav technické podmínky, specifikace *telefonní seznam platný ke dni 1.1.2014, dostupný na www.okm.army.cz 22
Příloha 2 Stanovisko Úř OSK SOJ k naplnění katalogizační doložky Úř OSK SOJ oddělení katalogizace majetku náměstí Svobody 471 160 01 Praha 6 V Praze dne Výtisk číslo: Počet listů: Neutajované přílohy: Stanovisko Úř OSK SOJ k naplnění katalogizační doložky 1. Číslo kupní smlouvy: 2. Předmět kupní smlouvy: 3. Prodávající: Název: Adresa: IČ: FAX: 5. Funkcionář odpovědný za vypořádání KS: 4. Agentura: Název: Adresa: IČ: FAX: Akviziční pracoviště: Jméno, příjmení: tel.: Fax: E-mail: 6. Stanovisko Úř OSK SOJ k předloženému návrhu katalogizačních dat o výrobku: Potvrzuji, že dodaná katalogizační data jsou úplná a zpracována v souladu s požadavky Jednotného systému katalogizace v ČR. Zamítám předložený návrh katalogizačních dat o výrobku. Důvody jsou uvedeny v příloze. Katalogizační doložka této smlouvy nebyla naplněna. Datum obdržení dat: Kulaté razítko Vyřizuje: V OdKM Úř OSK SOJ 23
Katalogizační příručka pro průmyslové organizace 2014 Oznámení o přidělení NCAGE Ú ř a d p ro o b ra n nou sta n dardiza c i, katalogiza ci a státní ověřo vání ja kosti náměstí Svobody 471, Praha 6 Bubeneč, PSČ 160 01, datová schránka xz7aier Příloha 3 O Z N Á M E N Í Úřad pro obrannou standardizaci, katalogizaci a státní ověřování jakosti oznamuje, Dodavateli: Sídlo: IČ: název organizace adresa organizace xxxxxxxx že na základě žádosti a v souladu se zákonem č. 309/2000 Sb., přidělil katalogizační kód číslo: #XXXG Katalogizační kód přidělen:.. 20.. Kulaté razítko V Praze dne. 20.. Ing. Adam PUSTĚJOVSKÝ 24
OBSAH ÚVOD... 3 I. KODIFIKAČNÍ SYSTÉM NATO... 5 PRINCIP NÁRODNÍ ODPOVĚDNOSTI... 5 PRINCIP JEDINEČNOSTI... 5 II. NCS V PODMÍNKÁCH ČESKÉ REPUBLIKY... 6 III. ROZSAH KATALOGIZACE... 7 IV. TYPY POLOŽEK MAJETKU V RESORTU MO ČR... 8 POLOŽKY ZÁSOBOVÁNÍ... 8 POLOŽKY OSTATNÍ... 8 MIGROVANÉ POLOŽKY... 9 V. SUBJEKTY KATALOGIZACE... 11 DODAVATEL... 11 KATALOGIZAČNÍ AGENTURA... 11 ODKM... 11 ODBĚRATEL... 12 VI. KATALOGIZACE V AKVIZIČNÍM PROCESU... 13 ETAPA ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY... 13 ETAPA UZAVÍRÁNÍ OBCHODNĚ-ZÁVAZKOVÉHO VZTAHU... 13 ETAPA PLNĚNÍ SMLUVNÍHO DOKUMENTU... 15 ETAPA VYPOŘÁDÁNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY... 15 VII. ZMĚNY KATALOGIZAČNÍCH DAT... 16 VIII. KÓD VÝROBNÍCH A VLÁDNÍCH SUBJEKTŮ NATO... 17 IX. ZÁVĚR... 18 PŘÍLOHY... 20 KONTAKTY... 22 STANOVISKO ÚŘ OSK SOJ K NAPLNĚNÍ KATALOGIZAČNÍ DOLOŽKY... 23 OZNÁMENÍ O PŘIDĚLENÍ NCAGE... 24 OBSAH... 25 25