SMERNICA Ministerstva ţivotného prostredia Slovenskej republiky z 27. decembra 2004 č. 12/2004-1.2 na zabezpečenie a výkon vnútornej a vonkajšej kontroly Ministerstva ţivotného prostredia Slovenskej republiky Ministerstvo životného prostredia Slovenskej republiky (ďalej len ministerstvo ), na základe 1 ods. 1 písm. b), 6 ods. 1 písm. a) a 7 zákona Národnej rady Slovenskej republiky č. 10/1996 Z. z. o kontrole v štátnej správe v znení neskorších predpisov (ďalej len zákona o kontrole ), na základe 2 ods. 2 písm. c) zákona č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len zákon o finančnej kontrole ), a na základe 2 ods. 1 písm. b/ a 6 ods. 4 zákona č. 525/2003 Z.z. o štátnej správe starostlivosti o životné prostredie a o zmene a doplnení niektorých zákonov s cieľom zvýšiť účinnosť vnútorného a vonkajšieho kontrolného systému v podmienkach ministerstva na všetkých stupňoch riadenia vydáva túto smernicu. ČASŤ I. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA Čl. 1. ÚVODNÉ USTANOVENIA (1) Predmetom smernice je stanoviť zásady postupu pri výkone kontrolnej činnosti a realizácii výsledkov kontroly v podmienkach ministerstva. (2) Účelom smernice je zabezpečiť funkčnosť vnútorného a vonkajšieho kontrolného systému ministerstva na všetkých stupňoch riadenia. 1
Čl. 2. ZÁVÄZNOSŤ SMERNICE (1) Smernica je záväzná pre všetky vnútorné útvary ministerstva. (2) Vedúci vnútorných útvarov ministerstva sú povinní preukázateľne oboznámiť podriadených zamestnancov so znením smernice a zabezpečiť jej dodržiavanie. Čl. 3. VYMEDZENIE ZÁKLADNÝCH POJMOV (1) Vonkajšiu kontrolu charakterizuje kontrolná činnosť v subjektoch nepodriadených ministerstvu, to znamená, že medzi nimi nie je žiaden vzťah nadriadenosti a podriadenosti v organizačno riadiacej štruktúre. (2) Vnútornú kontrolu charakterizuje vzťah nadriadenosti a podriadenosti v organizačnej štruktúre. Vykonáva sa ako súčasť plnenia úloh konkrétneho orgánu štátnej správy a spočíva v kontrole dodržiavania povinností, ktoré mu ukladajú zákony, ďalšie všeobecné záväzné právne predpisy a interné predpisy, ktoré v danej oblasti a rezorte upravujú výkon štátnej správy. (3) Výkonom kontroly sa pre účely tejto smernice rozumie výkon kontrolnej akcie, ktorá sa uskutočňuje na základe poverenia a ktorú vykonávajú spravidla kontrolné skupiny. (4) Predmet kontroly tvorí predovšetkým overenie hospodárenia s finančnými prostriedkami a nakladania s majetkom štátu, plnenie úloh organizácie, výkon štátnej správy, dodržiavanie všeobecne záväzných právnych predpisov. (5) Účelom kontroly je zistenie skutočného stavu v kontrolovaných oblastiach a označenie odchýliek od kritérií požadovaného stavu. (6) Kritériá požadovaného stavu sú všeobecne záväzné právne predpisy, vnútro organizačné normy, dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti a účinnosti pri hospodárení s verejnými prostriedkami a hospodárskymi prostriedkami, resp. zvereným majetkom. (7) Kontrolné zistenie je výsledok cieľavedomej kontrolnej práce, ktorej postup upravuje táto smernica. (8) Pravdivosť, úplnosť a preukázateľnosť kontrolných zistení je vzájomne významovo neoddeliteľnou súčasťou kritérií formálnej a vecnej stránky Protokolu o výsledku kontroly alebo Záznamu o výsledku kontroly alebo Správy o výsledku následnej finančnej kontroly alebo Záznamu o výsledku následnej finančnej kontroly. 2
a) Pravdivosť kontrolných zistení je súhrn kontrolou overených poznatkov, ktoré sú preukázateľne zdokladované. b) Úplnosť kontrolných zistení je objektívne potrebný rozsah údajov, ktoré potvrdzujú pravdivosť kontrolného zistenia. c) Preukázateľnosť kontrolných zistení je stav dokladovania, ktorý potvrdzuje pravdivosť a úplnosť kontrolných zistení. (9) Pod pojmom doklad sa rozumie oficiálny písomný dôkaz o realizácii hospodárskych operácií alebo iné oficiálne písomné materiály vyhotovené na základe osobitných právnych predpisov. Doklad tvorí základný článok preukázateľnosti kontrolných zistení. (10) Súhrnný doklad sa vyhotovuje, ak k preukázateľnosti kontrolných zistení je potrebné priložiť k protokolu alebo k správe komplex účelne vybraných údajov z rôznych oficiálnych písomných materiálov. Súhrnný doklad potvrdzuje len konkrétne kontrolné zistenia. (11) Informácia je údaj, ktorý zamestnanec kontroly vykonávajúci kontrolu ústnou alebo písomnou formou vyžaduje pre potreby zistenia objektívneho stavu predmetu kontroly. (12) Vyjadrenie tvorí stanovisko príslušného zamestnanca kontrolovaného subjektu k zisteniam kontrolných zamestnancov. (13) Vysvetlenie zamestnanca kontrolovaného subjektu objasňuje príčiny a dôvody vzniku kontrolou zistených nedostatkov. (14) Verejnými prostriedkami sa rozumie použitie finančných prostriedkov, s ktorými hospodária právnické osoby verejnej správy; verejnými prostriedkami sú aj prostriedky Európskej únie a odvody Európskej únii. (15) Účinnosťou sa rozumie vzťah medzi plánovaným výsledkom činnosti a skutočným výsledkom činnosti, vzhľadom na použité verejné prostriedky. (16) Hospodárnosťou sa rozumie minimalizovanie nákladov na vykonanie činnosti alebo obstaranie tovarov, prác a služieb pri zachovaní ich primeranej úrovne a kvality. (17) Rizikom sa rozumie pravdepodobnosť výskytu nepriaznivého vplyvu udalosti alebo činnosti alebo iných odchýlok od stanovených cieľov a zámerov na plnenie úloh orgánu verejnej správy. 3
Čl. 4. SYSTÉM VNÚTORNEJ KONTROLY MINISTERSTVA (1) Vnútorná kontrola ministerstva je systém kontrolujúci plnenie úloh ministerstva a jej funkčnosti na všetkých stupňoch riadenia. Vnútornú kontrolu na ministerstve vykonávajú podľa príslušnosti a) minister, štátny tajomník, vedúci služobného úradu b) vedúci zamestnanci ministerstva (riaditeľ kancelárie ministra, generálni riaditelia sekcií, riaditelia odborov, vedúci oddelení), c) odbor rezortnej kontroly, ktorý je priamo podriadený ministrovi, v zmysle citovaných zákonov o kontrole a podľa platného organizačného poriadku ministerstva, d) odborné útvary podľa príslušnosti. (2) Ministerstvo v rámci vnútornej kontroly a v rozsahu svojej pôsobnosti kontroluje najmä úlohy a povinnosti vyplývajúce: a) z ust. 7 ods. 4 zákona č. 10/1996 Z.z. o kontrole v štátnej správe, a to 1. plnenie úloh štátnej správy, 2. plnenie uznesení vlády SR, 3. výkon štátnej správy starostlivosti o životné prostredie, v nadväznosti i na 2 písm. b) zákona č. 525/2003 Z.z. o štátnej správe starostlivosti o životné prostredie a o zmene a doplnení niektorých zákonov, 4. plnenie opatrení na nápravu zistených nedostatkov, vydaných vedúcim kontrolného subjektu, 5. vybavovanie petícií a sťažností a podľa vecnej príslušnosti aj ich prešetrovanie, 6. dodržiavanie všeobecne záväzných právnych predpisov a opatrení vydaných na ich základe. b) z ust. 2 ods. 1 zákona č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Finančnou kontrolou sa rozumie súhrn činností, ktorými sa v súlade s uvedeným zákonom a osobitnými predpismi overuje: 1. splnenie podmienok na poskytnutie verejných prostriedkov, 2. dodržiavanie všeobecných záväzných právnych predpisov pri hospodárení s verejnými prostriedkami, 3. dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti a účinnosti pri hospodárení s verejnými prostriedkami, 4. na účely finančného riadenia dostupnosť, správnosť a úplnosť informácií o vykonaných finančných operáciách a o hospodárení s verejnými prostriedkami, 5. splnenie opatrení prijatých na nápravu nedostatkov zistených finančnou kontrolou a na odstránenie príčin ich vzniku. 4
c) z 58 písm. a) zákona č. 312/2001 Z.z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a podľa 82 písm. a), Zákonníka práce. (3) a) Pri vykonávaní vnútornej kontroly podľa Čl. 4. ods. 2 písm. a) tejto smernice sa postupuje podľa základných pravidiel kontrolnej činnosti 1. b) Pri vykonávaní kontroly podľa Čl. 4. ods. 2 písm. b) sa postupuje podľa základných pravidiel následnej finančnej kontroly 2. c) Kontrola vykonávaná podľa Čl. 4. ods. 2 písm. c) sa ukončuje vyhotovením zápisu, ktorý obsahuje: označenie kontrolovaného subjektu (útvaru), miesto a čas kontroly, predmet kontroly, kontrolované obdobie, kto kontrolu vykonal, preukázané kontrolné zistenie, dátum vyhotovenia zápisu, vlastnoručný podpis zamestnanca, ktorý kontrolu vykonal, podpisy zodpovedných zamestnancov, ktorí boli oboznámení s obsahom zápisu, prípadne vyjadrenia zamestnancov k zisteným nedostatkom, ako aj návrh riešenia zistených nedostatkov s určeným termínom plnenia a zodpovednosti. (4) Vnútornú kontrolu vykonávajú odborné útvary ministerstva v orgánoch štátnej správy 3 a v organizáciách v riadení ministerstva. Ďalej je to aj kontrola vykonávaná vedúcimi zamestnancami ministerstva u svojich podriadených zamestnancov, tak ako je to uvedené v Čl. 4. ods. 3. písm. c). Čl. 5. SYSTÉM VONKAJŠEJ KONTROLY MINISTERSTVA (1) Vonkajšiu kontrolu vykonávajú tie organizačné útvary ministerstva, ktoré sú osobitným predpisom splnomocnené kontrolovať dodržiavanie všeobecne záväzných právnych predpisov, použitie účelovo poskytnutých finančných prostriedkov štátneho rozpočtu, finančných verejných prostriedkov a použitie prostriedkov poskytnutých Európskou úniou 4 fyzickým a právnickým osobám. (2) Orgány vonkajšej kontroly za ministerstvo sú : a) Odbor rezortnej kontroly, b) Implementačná agentúra environmentálnych investičných projektov, c) Odbor geológie a geofaktorov životného prostredia, d) Odbor geologického práva a zmluvných vzťahov, e) Odbor štátnej vodnej správy. 1 8 až 16 zákona o kontrole 2 11 až 25 zákona o finančnej kontrole 3 v SIŽP, na krajských a obvodných úradoch životného prostredia 4 PHARE, ISPA, štrukturálne fondy a Kohézny fond 5
ČASŤ II. PRÍPRAVA KONTROLNEJ AKCIE Čl. 6. OBSAH A ORGANIZÁCIA PRÍPRAVY (1) Účelom prípravy kontrolnej akcie je získanie poznatkov a informácií o predmete kontroly a kontrolovanom subjekte. (2) Kontrolná akcia sa uskutočňuje na jednom alebo viacerých subjektoch s vopred určeným predmetom kontroly. Kontrolnú akciu riadi jej vedúci, ktorého poverí vedúci kontrolného orgánu. (3) Vedúci kontrolnej skupiny riadi a vykonáva kontrolu na kontrolovanom subjekte od jej začatia až po spísanie Zápisnice z prerokovania protokolu alebo Zápisnice z prerokovania správy o výsledku následnej finančnej kontroly alebo Záznamu o výsledku kontroly, alebo Záznamu o výsledku následnej finančnej kontroly. (4) Odbor rezortnej kontroly ministerstva môže po dohode pribrať k účasti na kontrolu osoby, ktoré sú zamestnancami útvarov ministerstva a zamestnancami organizácií v riadení ministerstva a orgánov štátnej správy v pôsobnosti ministerstva, ak ich odborné vedomosti sú nevyhnutne potrebné pre výkon kontroly. Čl. 7. PROGRAM KONTROLY (1) Výsledkom prípravy na kontrolnú akciu je program kontroly, podľa ktorého sa vykonáva kontrolná akcia. Program kontroly vypracúva vedúci kontrolnej skupiny v nadväznosti na pripravovanú kontrolnú akciu v spolupráci s členmi kontrolnej skupiny. Program tvorí súčasť poverenia a schvaľuje ho ten, kto podpisuje poverenie. (2) Program kontroly obsahuje oblasti podľa osobitných predpisov, ktoré budú prekontrolované v rámci predmetu kontroly. (3) Zmeny v programe je možno urobiť len dodatkom k programu. 6
Čl. 8. POVERENIE NA KONTROLU (1) Zamestnanec kontroly môže kontrolnú akciu vykonať len na základe písomného poverenia, ktoré na ministerstve podpisuje: a) pri plánovaných kontrolných akciách, ktoré boli schválené operatívnou poradou ministra v rámci Plánu kontrolnej činnosti ministerstva na príslušný rok, vedúci toho útvaru, ktorý má kontrolu vykonať, pričom poverenie doplní textom: kontrolná akcia sa vykonáva na základe plánu kontrol na (...obdobie...), ktorý schválil minister dňa (...dátum...). 5 b) pri neplánovaných kontrolných akciách iba minister a v jeho neprítomnosti štátny tajomník ministerstva. (2) Zmeny v poverení sa vykonávajú formou dodatku k povereniu. Dodatok k povereniu podpisuje vedúci uvedený v bode 1. (3) Ústrednú evidenciu poverení na ministerstve vedie odbor rezortnej kontroly, ktorý na základe požiadavky útvaru vykonávajúceho kontrolu určí poradové čísla poverenia. Každý útvar si pred zahájením kontroly vyžiada od odboru rezortnej kontroly poradové číslo poverenia. (4) Poradové číslo poverenia obsahuje: skratku názvu útvaru ministerstva, ktorý má vykonať kontrolu; číslo poverenia v príslušnom roku v rámci príslušného útvaru; číslo poverenia v príslušnom roku v rámci ministerstva a dvojčíslie príslušného roka. (5) Evidencia poverení vedených na odbore rezortnej kontroly obsahuje: poradové číslo poverenia; meno a priezvisko vedúceho kontrolnej skupiny; subjekt kontroly; dátum výkonu kontroly; dátum odovzdania dokumentácie z kontroly. (6) Poverenie obsahuje: a) presné označenie orgánu kontroly, ktorý bude kontrolu vykonávať (odbor, sekcia), b) číslo poverenia, c) meno, priezvisko osoby, poverenej na vykonanie kontroly (ak sú poverení na výkon kontroly viacerí zamestnanci, je potrebné uviesť kto je vedúcim kontrolnej skupiny a kto je členom kontrolnej skupiny), d) presný názov kontrolnej akcie, e) kontrolované obdobie, f) presný názov a sídlo kontrolovaného subjektu, g) deň začatia, resp. aj skončenia kontroly, 5 V prípade, ak kontrolu vykoná vedúci zamestnanec organizačného útvaru (riaditeľ odboru, riaditeľ sekcie, vedúci oddelenia), poverenie podpisuje jeho priamy nadriadený (minister, štátny tajomník, vedúci služobného úradu, riaditeľ sekcie, riaditeľ odboru). 7
h) poznámku, i)dátum podpisu poverenia, j) meno, priezvisko, funkciu, odtlačok pečiatky a podpis oprávnenej osoby podpisovať poverenie v zmysle bodu 1. (7) Vzor Poverenia na výkon kontroly podľa zákona o kontrole je uvedený v prílohe č. I/1 a vzor Poverenia na výkon kontroly podľa zákona o finančnej kontrole je uvedený v prílohe č. II/1. ČASŤ III. KONTROLA VYKONÁVANÁ PODĽA ZÁKONA O KONTROLE Čl. 9 KONTROLNÁ ČINNOSŤ (1) Kontrolnou činnosťou sa zisťuje a) objektívny stav kontrolovaných skutočností a ich súlad so všeobecne záväznými právnymi a internými predpismi, b) príčiny a škodlivé následky, vyplývajúce zo zistených nedostatkov, c) zodpovednosť kontrolovaných subjektov a ich zamestnancov za zistené nedostatky. Neprípustné je uvádzať v kontrolných materiáloch funkčnú zodpovednosť. (3) Kontrolná činnosť sa zameriava na vecnú a formálnu správnosť, účelnosť, efektívnosť a hospodárnosť plnenia úloh. Výsledky kontroly musia byť preukázané, úplné a pravdivé. Pri výkone kontroly sú zamestnanci kontroly a prizvané osoby povinné postupovať tak, aby neboli dotknuté práva a právom chránené záujmy kontrolovaných subjektov. (4) Oprávnenia a povinnosti zamestnancov vykonávajúcich kontrolu upravuje zákon o kontrole 6. (5) Oprávnenie a povinnosti kontrolovaného subjektu upravuje zákon o kontrole 7. (6) Zamestnanci vykonávajúci kontrolu majú pri plnení úloh podľa uvedeného zákona postavenie verejných činiteľov. 6 11 zákona o kontrole 7 12 zákona o kontrole 8
Čl. 10. DOKUMENTÁCIA O VÝSLEDKU KONTROLY (1) O výsledku vykonanej kontroly vypracujú pracovníci kontroly protokol o výsledku kontroly, priebežný protokol, čiastkový protokol, dodatok k protokolu. (2) Obsah protokolu o výsledku kontroly upravuje zákon o kontrole 8. Vzor Protokolu o výsledku kontroly je uvedený v prílohe č. I/10. (3) Obsah priebežného protokolu upravuje zákon o kontrole 9. Vzor Priebežného protokolu je uvedený v prílohe č. I/11. (4) Obsah čiastkového protokolu upravuje zákon o kontrole 10. Vzor Čiastkového protokolu je uvedený v prílohe č. I/12. (5) Obsah dodatku k protokolu upravuje zákon o kontrole 11. Vzor Dodatku k protokolu o výsledku kontroly je uvedený v prílohe č. I/13. (6) O prerokovaní protokolu vypracujú pracovníci kontroly zápisnicu o prerokovaní protokolu. (7) Obsah zápisnice o prerokovaní protokolu upravuje zákon o kontrole 12. Vzor Zápisnice o prerokovaní protokolu je uvedený v prílohe č. I/14. (5) Ak sa kontrolou nezistí porušenie všeobecne záväzných právnych predpisov alebo interných predpisov, vypracuje sa len záznam o kontrole. Vzor Záznamu o kontrole je uvedený v prílohe č. I/15. (6) Kontrola je skončená v deň prerokovania protokolu o kontrole alebo podpísania záznamu o kontrole. Protokol sa považuje za prerokovaný aj vtedy, ak vedúci kontrolovaného subjektu, prípadne niektorý z jeho zodpovedných zamestnancov odmietne sa oboznámiť s protokolom, písomne sa k nemu vyjadriť alebo podpísať zápisnicu o prerokovaní protokolu. Túto skutočnosť treba uviesť v zápisnici o prerokovaní protokolu. (7) Kópia poverenia a všetka dokumentácie z každej kontroly sa predkladá aj odboru rezortnej kontroly ministerstva. (8) Ďalšie vzory používaných písomností pri výkone kontroly podľa zákona o kontrole sú uvedené v prílohe č. I/2 až I/9 a v prílohe č. I/16 až I/18. 8 13 ods. 1 zákona o kontrole 9 13 ods. 2 a 3 zákona o kontrole 10 13 ods. 2 a 3 zákona o kontrole 11 13 ods. 4 zákona o kontrole 12 13 ods. 5 zákona o kontrole 9
ČASŤ IV. KONTROLA VYKONÁVANÁ PODĽA ZÁKONA O FINANČNEJ KONTROLE Čl. 11. ZÁKLADNÉ PRINCÍPY, PREDBEŢNÁ A PRIEBEŢNÁ FINANČNÁ KONTROLA (1) Vykonávanie predbežnej finančnej kontroly 13 a priebežnej finančnej kontroly 14 upravuje zákon o finančnej kontrole a osobitný interný právny predpis 15. Čl. 12. NÁSLEDNÁ FINANČNÁ KONTROLA (1) Následnou finančnou kontrolou sa overuje a) objektívny stav kontrolovaných skutočností a ich súlad so všeobecne záväznými právnymi predpismi a vnútornými aktmi riadenia so zameraním na dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti a účinnosti pri hospodárení s verejnými prostriedkami, b) vykonanie predbežnej finančnej kontroly 13, c) dodržanie postupu pri výkone priebežnej finančnej kontroly 14, d) splnenie opatrení prijatých na nápravu nedostatkov zistených finančnou kontrolou a odstránenie príčin ich vzniku. (2) Pri vykonávaní následnej finančnej kontroly sa kontrolné orgány a kontrolované subjekty riadia základnými pravidlami následnej finančnej kontroly 16. (3) Následnú finančnú kontrolu sú oprávnení vykonávať zamestnanci kontrolného orgánu a prizvané osoby 17 len na základe písomného poverenia na vykonanie následnej finančnej kontroly vydaného vedúcim kontrolného orgánu. 13 6 ods. 1 a 9 zákona o finančnej kontrole 14 6 ods. 2 a 10 zákona o finančnej kontrole 15 Pokyn Ministerstva životného prostredia Slovenskej republiky z 20.10.2003 č. 2/2003-1.3 o finančnom riadení a finančnej kontrole 16 11 až 25 a 36 až 41a zákona o finančnej kontrole 17 24 zákona o finančnej kontrole 10
Čl. 13. DOKUMENTÁCIA O VÝSLEDKU NÁSLEDNEJ FINANČNEJ KONTROLY (1) O kontrolných zisteniach následnej finančnej kontroly kontrolné orgány vypracujú správu o výsledku následnej finančnej kontroly, čiastkovú správu o výsledku následnej finančnej kontroly, priebežnú správu o výsledku následnej finančnej kontroly, dodatok k správe. (2) Obsah správy o výsledku následnej finančnej kontroly upravuje zákon o finančnej kontrole 18. Vzor Správy o výsledku následnej finančnej kontroly je uvedený v prílohe č. II/5. (3) Obsah čiastkovej správy o výsledku následnej finančnej kontroly upravuje zákon o finančnej kontrole 19. (4) Obsah priebežnej správy o výsledku následnej finančnej kontroly upravuje zákon o finančnej kontrole 20. Vzor Priebežnej správy o výsledku následnej finančnej kontroly je uvedený v prílohe č. II/6. (5) Obsah dodatku k správe o výsledku následnej finančnej kontroly upravuje zákon o finančnej kontrole 21. Vzor Dodatok k správe o výsledku následnej finančnej kontroly je uvedený v prílohe č. II/8. (6) Záznam o výsledku následnej finančnej kontroly sa vypracúva, ak kontrolný orgán nezistí nedostatky. Vzor Záznamu o výsledku následnej finančnej kontroly je uvedený v prílohe č. II/10. (7) Následná finančná kontrola je skončená prerokovaním správy, ak následná finančná kontrola zistila nedostatky, alebo oboznámením kontrolovaného subjektu so záznamom, ak následná finančná kontrola nezistila nedostatky. (8) Následná finančná kontrola sa považuje za skončenú aj vtedy, ak sa kontrolovaný subjekt odmietne oboznámiť so správou, písomne sa k nej nevyjadrí alebo odmietne podpísať zápisnicu. Tieto skutočnosti sa uvedú v zápisnici. (9) Kontrolný orgán je povinný o prerokovaní správy vypracovať zápisnicu o prerokovaní správy o výsledku následnej finančnej kontroly. (10) Obsah zápisnice o prerokovaní správy o výsledku následnej finančnej kontroly upravuje zákon o finančnej kontrole 22. Vzor Zápisnice 18 17 zákona o finančnej kontrole 19 18 zákona o finančnej kontrole 20 19 zákona o finančnej kontrole 21 20 zákona o finančnej kontrole 22 22 zákona o finančnej kontrole 11
o prerokovaní správy o výsledku finančnej kontroly je uvedený v prílohe č. II/9. (11) Kópia poverenia a všetka dokumentácie z každej kontroly sa predkladá aj odboru rezortnej kontroly ministerstva. (12) Ďalšie vzory používaných písomností pri výkone kontroly podľa zákona o finančnej kontrole sú uvedené v prílohe č. II/2 až II/4, č. II/7. a č. II/11 a č. II/12. ČASŤ V. PRAVIDLÁ PRE SPRACOVANIE MATERIÁLOV NA VYHODNOTENIE KONTROLNEJ ČINNOSTI Čl. 14. PLÁN KONTROLNEJ ČINNOSTI (1) Plán kontrolnej činnosti ministerstva sa vypracováva ročne. Plán kontrolnej činnosti ministerstva vypracováva odbor rezortnej kontroly, sekcie a samostatné odbory ministerstva, ktoré na základe požiadania odboru rezortnej kontroly predkladajú návrhy do plánu kontrolnej činnosti na príslušný rok. (2) Plán kontrolnej činnosti ministerstva obsahuje členenie kontroly podľa útvarov ministerstva, ktoré vykonávajú kontrolu. Za každú kontrolu sa uvedie názov kontrolnej akcie, vrátane kontrolovaného obdobia, objekt kontroly a termín vykonania kontroly v mesiacoch kalendárneho roka. (3) Do plánu kontrolnej činnosti na príslušný rok predkladá len odbor rezortnej kontroly ministerstva v samostatných prílohách pre výkon minimálnej 5%-nej vzorkovej kontroly štrukturálnych fondov a pre minimálne 15%-nú kontrolu operácií Kohézneho fondu na základe vopred spracovanej rizikovej analýzy schválených projektov v zmysle platných pravidiel Európskej komisie a Slovenskej republiky a schválených metodických príručiek na základe uznesení riaditeľa Odboru rezortnej kontroly ministerstva č. 1/2004 a č. 2/2004 s účinnosťou od 01.09.2004. (4) Plán kontrolnej činnosti na príslušný rok poskytuje aj prehľad naplánovaných kontrolných akcií vnútornej kontrolnej činnosti, ktorú vykonávajú vedúci zamestnanci u svojich podriadených zamestnancov. (5) Plán kontrolnej činnosti ministerstva predkladá odbor rezortnej kontroly v zmysle Plánu hlavných a legislatívnych úloh v danom roku do 12
operatívnej porady ministra po predchádzajúcom internom pripomienkovom konaní. Plán schvaľuje minister. Čl. 15. SPRÁVA O KONTROLNEJ ČINNOSTI MINISTERSTVA (1) Správa o kontrolnej činnosti ministerstva sa vypracováva ročne. Je to vyhodnotenie kontrolnej činnosti ministerstva vykonanej za príslušný rok. Obsahuje vyhodnotenie plnenia plánu kontrolnej činnosti na príslušný rok a vyhodnotenie neplánovaných kontrol. Sekcie a samostatné odborné útvary ministerstva na základe požiadania odboru rezortnej kontroly predkladajú vyhodnotenie nimi vykonaných kontrol. Správu o kontrolnej činnosti na príslušný rok po internom pripomienkovom konaní predkladá do operatívnej porady ministra odbor rezortnej kontroly na základe Plánu hlavných a legislatívnych úloh ministerstva pre daný rok. (2) Správa o kontrolnej činnosti obsahuje: a) v textovej časti za jednotlivé útvary ministerstva stručné vyhodnotenie plnenia plánu kontrolnej činnosti (počet vykonaných plánovaných kontrol, počet neplánovaných kontrol) a opis zistených nedostatkov. b) v tabuľkovej časti za jednotlivé útvary ministerstva údaje o kontrolných akciách samostatne za plánované a neplánované kontroly, a to : 1. názov kontrolnej akcie, 2. objekt kontroly, 3. termín vykonania kontroly, 4.vyjadrenie, či boli zistené nedostatky, 5. dátum predloženia prijatých opatrení, 6. dátum predloženia správy o splnení prijatých opatrení. (3) Odbor rezortnej kontroly, prostredníctvom oddelenia finančnej kontroly ministerstva, vypracováva ročnú správu o výsledkoch následných finančných kontrol, v ktorej uvedie najmä údaje o počte vykonaných následných finančných kontrol ministerstvom, kontrolné zistenia a opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov. Správa sa zasiela MF SR do konca februára za predchádzajúci kalendárny rok. ČASŤ VI. SYSTÉM VNÚTORNEJ KONTROLY ORGANIZÁCIÍ V RIADENÍ MINISTERSTVA (1) Organizácie v riadení ministerstva majú najmä: a) vytvoriť v rámci svojej pôsobnosti funkčný systém vnútornej kontroly, 13
b) systém kontroly zabezpečovať prostredníctvom útvaru kontroly priamo podriadeného štatutárnemu orgánu, počet zamestnancov určí štatutárny orgán organizácie, c) orientovať kontroly na významné úlohy organizácie, hospodárne, efektívne a účinné použitie finančných prostriedkov, dodržiavanie zákonnosti, ako aj včasnosť a kvalitu plnenia jednotlivých úloh, d) využívať výsledky z vnútorných a vonkajších kontrol na skvalitnenie riadiacich procesov v organizácii a zabrániť opakovaniu negatívnych javov alebo vzniku ďalších. ČASŤ VII. ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA (1) Zrušuje sa Smernica Ministerstva životného prostredia Slovenskej republiky z 21. februára 2002 číslo 1/2002-1.3 na zabezpečenie a výkon vnútornej a vonkajšej kontroly. (2) Táto smernica nadobúda účinnosť 1. januára 2005. 14