NOVINKOVÁ DOKUMENTACE 2005/12
N E W S 1 2 / 2 0 0 5 ROZVOZY SESTAV...2 KARTA DEFINICE ROZVOZU SESTAV... 3 POSTUP NÁVRHU ROZZVOZU SESTAV... 4 P EHLEDY ROZVOZ... 6 NOVÁ FUNCIONALITA SYSTÉMU...7 RECYKLA NÍ POPLATKY... 7 NEGATIVNÍ HLÁŠENÍ PRO INTRASTAT... 8 ZÁPO TY V ZAHRANI NÍ M N... 9 GENERÁTORY OBCHODNÍHO PLÁNU NAD 6 TYPY DOKLAD... 9 OUTLOOK EXPRESS! 10 ZM NY V OPERATIVNÍCH FUNKCÍCH 11 P ÍMÉ I NEP ÍMÉ PROAKTIVITY... 11 NAJDI FIRMY DLE OBCHODNIKA BEZ OHLEDU NA MÍSTO ZÁPISU... 11 KONTROLA OBSAHU NABÍDKY... 12 OV OVÁNÍ PLATNOSTI ÍSLA ZBOŽÍ V DOKLADECH... 12 ODB RATELSKÉ ÍSLO ZBOŽÍ NA DOKLADECH... 13 NÁSTROJE PRO HODNOCENÍ A ANALÝZY...15 OBRAT... 15 ZAKÁZKY... 15 TOP SEZNAMY A KOLÁ OVÉ GRAFY U K ÍŽOVÝCH TABULEK... 16 SKLADY...18 ZRYCHLENÍ MANIPULACE SE SKLADOVÝMI DOKLADY... 18 NA ZÁP J NÍK DOKLADECH INFORMACE O VRÁCENÍ... 18 NÁSTROJ PRO KONTROLU KOREKTNOSTI SKLADOVÝCH P EVOD... 19 NAVRŽENÍ MINIMÁLNÍCH STAV ZÁSOB DLE OBJEMU PRODEJE V MINULOSTI... 19 SPRÁVA SYSTÉMU...21 NÁSTROJ PRO ODESÍLÁNÍ LOGOVACÍCH PROTOKOL... 21 MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 1
ROZVOZY SESTAV AUTOMAT PRO ROZESÍLNÁNÍ TISKOVÝCH VÝSTUP VE FORMÁTU PDF ZÁKAZNÍK M NEBO OBCHODNÍK M. Rozvozy sestav najdete modulu Marketing. Byl navržen a vytvo en za ú elem usnadn ní pravidelného rozesílání informa ních sestav vn i dovnit firmy. P ínosem je p edevším schopnost rozpoznat, komu zvolenou sestavu má smysl vlastn posílat. Pokud zvolíte nap. sestavu nedodaného zboží, pak systém rozpozná, pro které zákazníky máte v evidenci nedodané p ijaté objednávky, a pouze pro tyto zákazníky vytvo í jednotlivé tiskové sestavy jejich nedodaných objednávek a tyto sestavy uloží ve formátu PDF a umí je automaticky distribuovat e-mailem jako p ílohy. Obdobn pokud se rozhodnete distribuovat sestavy nespln ných úkol s termínem do minulého týdne, pak systém rozešle sestavy jen t m obchodník m, kte í takové nespln né úkoly mají v evidenci systému. TYPICKÉ POUŽITÍ: informace o nezaplacených fakturách (tzv. mírné automatické urgence) pro dlužníky informace o p ijatých objednávkách s potvrzením termín rekapitulace nedodaného zboží s termíny pro zákazníky upozorn ní o datu splatnosti faktury pro platící zákazníky vývojové požadavky se zm nou v posledním týdnu pro zadávající organizace finan ní vyhodnocení prodeje pro editele a vedoucí odd lení (m sí ní, týdenní, kvartální) výkazy inností za poslední týden pro zákazníky v záruce nespln né úkoly po termínu z minulého týdne pro nepo ádné uživatele rekapitulace dluh po splatnosti pro zodpovídající obchodníky Obr.. 1: Submenu Rozvozy sestav PDF MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 2
MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz Detailní popis, slouží jako poznámka. V p ípad, že není možné email poslat, je možné vygenerovat jednu z následujících možností. lo emailu, m že být oby ejný text nebo ve formátu RTF nebo v HTML formátu. edm t emailu a zp sob ukládání názvu soubor. Název a cesta uložení souboru. Slouží k nastavení zdrojových dat (sledované sestavy), uložení sestavy provedete mocí ikony v nástrojové lišt Rozesíla sestav sestav Rozesíla Zobrazení nastavení vybrané sestavy Nastavení p íjemce jednotlivých sestav Zruší veškerá navolení Otestuje navolené rozesílání sestav Provede rozeslání Tabulka vyhledávání email firem umož uje nastavení po adí a omezení erpání email z kontaktní karty firmy. Máte možnost zadat emailové adresy pro poslání kopií. V p ípad bližší specifikace žeme využít pole Výjimky nebo pole Omezení (pro negaci) Soft-4-Sale: novinková dokumentace KARTA DEFINICE ROZVOZU SESTAV Obr.. 2: Visio dokumentace definice rozvozu sestav 3.1.2006, revize: 12, Strana 3
POSTUP NÁVRHU ROZVOZU SESTAV ZALOŽENÍ NOVÉ KARTY ROZESÍLKY SESTAV Zvolíme v menu Marketing Rozvozy sestav PDF Nová definice rozvozu. Otev e se Vám prázdná tabulka pro definici rozvozu sestav PDF a zde vyplníme název p ípadn detailní popis rozvozu. 1. CO CHCETE ROZESÍLAT Musíte zvolit tiskovou sestavu, kterou chcete rozesílat. Volba tiskové sestavy funguje na obdobném principu jako volba obsahu procesního panelu. Najdi aktivuje pomocný nástroj ve form tla ítka na nástrojové lišt a systém o ekává, že uživatel spustí p íkaz pro tisk sestavy, zadá požadovaná omezující kritéria, vybere si konkrétní tiskovou sestavu, zvolí t íd ní a pak, když má vše navoleno, využije p ipravenou ikonu pro ozna ení zvolené sestavy. Otev e p ednastavený formulá pro spušt ní tiskové sestavy. Uživatel zvolí, jak relativn má fungovat zadané datum pokud bylo datum použito jako omezující kritérium. Uživatel zvolí adresá, kam budou ukládány jednotlivé tiskové sestavy. 2. KOMU CHCETE SESTAVU ROZESÍLAT V dalším kroku uživatel volí komu bude sestava zasílána. Základním rozhodnutím je zvolení tzv. typu rotace: pro koho se budou jednotlivé tiskové sestavy tvo it (rotovat): pro jednotlivé obchodníky pro jednotlivé firmy jediná sestava bez rotace (tzn., vznikne vždy jen jeden spole ný e-mail) Speciální rozhodnutí je volba POLE CILE, jde o rozhodnutí, p es které konkrétní datové pole bude sestava rozesílána. Nap. úkoly mohou byt rozesílány dle osoby Zadal, osoby Zodpovídá nebo osoby Kontroloval. Pokud je rozhodnutím rozesílat sestavy zákazník m nebo dodavatel m, m žeme i na faktu e najít více firem: Odb ratel, íjemce a Kone ný zákazník. Systém sám navrhne vhodné POLE CÍLE, ale uživatel je m že zm nit dle nabídky. K rozhodnutí komu bude sestava zasílána pat í také tyto možnosti: možnost definovat pozitivní omezení typu: posílat firmám, ale jen pokud jsou ze zadaného seznamu (výb ru) možnost definovat výjimky typu: neposílat nikdy firmám ze zadaného seznamu (výb ru) možnost posílat sestavy na pevný seznam e-mail adres možnost posílat skrytou kopii na pevný seznam e-mail adres Pozitivní omezení a výjimky v rotaci mohou být zadány u firem seznamem firem nebo marketingovým výb rem firem. Zp sob vyhledání e-mail adresy Vyhledání adresy u obchodník je jasné dle e-mail adresy v íselníku obchodník. U firem existuje adres více a uživatel má možnost definovat zp sob jak se vyhledá e-mail adresa. Uživatel zadává ádky, kde všude postupn systém hledá e-mailovou adresu. Systém na se azených o íslovaných ádcích nabízí tyto možnosti: Firemní email První osoba (up ednostní osobu pro mailing), Všechny osoby pro mailing, Všechny osoby Všechny osoby ze zadaného výb ru osob První osoba s zadanou funkcí nebo pozicí Všechny osoby se zadanou funkcí nebo pozicí MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 4
Na každém ádku bude p íznak, zda systém zde skon í s hledáním, pokud zde najde alespo jednu email adresu. íklad: Uživatel tedy m že zadat, že nejd íve se hledá e-mail adresa u osob v pozici ekonom, pak u osob s pozicí editel a nakonec firemní e-mail adresu. P íznak ukon ení hledání je ovšem až u druhého kroku, a proto pokud najde e-mail ekonoma pokra uje v hledání e-mailu editele a sestava bude rozeslaná na všechny nalezené adresy. 3. JAK BUDE ZNÍT DOPROVODNÁ ZPRÁVA Rozesílané zprávy budou obsahovat sice v p íloze p íslušnou sestavy, ale není jasné, jaký bude vlastní obsah zprávy a jak bude pojmenován soubor v p íloze. Uživatel tedy musí zadat: text p edm tu zprávy název souboru p ílohy (rozesílaná sestava) lo e-mailu lze zadat textov formátovaným textem RTF HTML t lem Automatické modifikace jména sestavy a p edm tu zprávy žete také požadovat, aby se názvy a texty automaticky m nily. Pokud použijete pro název souboru nebo pro p edm t zprávy speciální kódované texty, systém je nahradí skute nými údaji: %MM% síc %DD% den %RRRR% rok %WW% týden v roce %FIRMA% plný název firmy %SHORTFIRMA% zkrácený (4 znaky) název firmy %SMAN% obchodník %FILENAME% jméno souboru %OBJECTID% jednozna né íslo zápisu do spisové služby 4. CO SE STANE, KDYŽ Co se stane, když je zpráva odeslána? Systém nabízí jako standardní reakci zapsat rozeslanou zprávu jako nový záznam ve spisové služb a uživatel zvolí typ tohoto záznamu. Výsledný záznam spisové služby obsahem odpovídá rozesílané zpráv a jako p ílohy jsou k této zpráv korektn provázány vytvo ené soubory PDF. Co se stane, když zpráva nem že být odeslána? Typickým d vodem, pro není zpráva odeslána, je skute nost, že systém nenalezl vhodnou e-mail adresy pro odeslání zprávy. Systém pak nabízí 3 typy reakcí: vytvo í proaktivitu o chyb pro tv rce rozvozu vytvo í záznam z jednání s korektní p ílohou zadaného typu (nap. pro použitelné pozd jší odeslání nebo tisk a odeslání poštou) bez reakce! 5. AKCE: VYZKOUŠEJ A PAK POŠLI Test zjistí aktuální seznam adresát a ukáže, komu by sestavu p i rozesílce poslal! MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 5
Nad tímto p ehledem firem m že být uživateli teprve jasné, komu vlastn sestavu nechce poslat. Tla ítko doplní seznam výjimek o ozna ené firmy! Provede rozesílku sestav PDF: provede výrobu tiskových sestav PDF dle výše zadaných parametr vytvo í e-maily a p ipojí jako p ílohy vytvo ené sestavy provede zápis o odeslaných a neodeslaných sestavách P EHLEDY ROZVOZ Existují 2 p ehledy ehled definic rozvážek sestav ehled realizovaných rozvážek sestav MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 6
NOV FUNCIONALITA SYST MU RECYKLA NÍ POPLATKY Dne 13. srpna vstoupila v platnost novela zákona o odpadech, která definuje práva a povinnosti související se zp tným odb rem a likvidací tzv. elektroodpadu. V souvislosti s tím by po ínajíce 1. 9. 05 m ly všechny faktury, kde se vyskytuje n jaké elektrické za ízení (dle typu definovaného v p íloze zákona), obsahovat ješt další položku, a to recykla ní íplatek, jehož výše je stanovena v závislosti na typu za ízení. Není to p ímo legislativní povinnost, ale doporu ení, aby zákazník v l, že díky tomuto navýšení ceny má možnost odevzdat nepoužívané za ízení ke zp tnému odb ru. Tato "viditelnost" p íplatku je omezena max. 8, resp. 10 lety, podle typu za ízení, ale p edpokládá se, že to postupn všichni prodejci zahrnou do standardní ceny produkt. KARTA ZBOŽÍ Informace o recykla ním p íplatku jsou uvedeny na Kart zboží Recykla ní P. Recykla ní poplatek je sou ástí celkové prodejní ceny zboží. V p ípad, že zboží má hodnotu 1000,- K a recykla ní poplatek iní nap. 15,- K, pak samotná hodnota zboží je 985,- K. Obr.. 3: Negativní hlášení pro Intrastat HROMADNÉ NASTAVENÍ Pro hromadné napln ní recykla ního poplatku m žeme doporu it dva postupy: Import zboží, viz menu Standard Importy dat volba zboží do ceníku. Pole recykla ního poplatku má interní název CENA REPO, a pokud byste p ipravili Excel soubor obsahující jen dva sloupce (MAT ID a CENA REPO), pak import v režimu p epsat staré naimportuje nové hodnoty recykla ních poplatk. Hromadné manipulace zboží nov umož uje nastavit i hodnotu recykla ní poplatek pro vybrané karty zboží. Viz menu Zboží Hromadné manipulace MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 7
RECYKLACE NA PRODEJNÍM DOKLADU - FAKTU E Recykla ní poplatek se objevuje pouze na prodejních dokladech. ádek faktury obsahuje nové pole s recykla ním poplatkem. Recykla ní poplatek se do faktury automaticky p enese i tvorb faktury bez ohledu na zp sob tvorby faktury (ru ní vstup ádku, generování faktury, p enos zboží,...) OPRAVA HODNOTY RECYKLA NÍHO POPLATKU Oprava je možná dv ma zp soby: zadat hodnotu poplatku na ádku faktury ru opravit výši poplatku p ímo na kartách zboží a pak opravnou funkcí obnova recykla ního poplatku obnovit recykla ní poplatky v celé faktu e. Viz tla ítko Oprava na faktu e TISK FAKTURY S RECYKLA NÍM POPLATKEM Obr.. 4: Tisk faktury s recykla ním poplatkem na položce 001 Recykla ní poplatek byl zahrnut do standardní tiskové sestavy faktury Tiskne se jen v p ípad, že recykla ní poplatek je nenulový Pokud prodávám zboží za 1000 K a recykla ní poplatek je 15 K, pak p i tisku faktury je na ádku cena výrobku uvedena bez poplatku 985 K a recykla ní poplatek 15 K /ks hned pod ádkem zboží. Na záv r faktury je zobrazena suma recykla ních poplatk (op t jen pokud je nenulová) NEGATIVNÍ HLÁŠENÍ PRO INTRASTAT V p ípad, že zpravodajská jednotka nedosáhla požadovaného obratu k podání hlášení pro Intrastat, m že vytisknout tzv. negativní hlášení pro Intrastat. Funkce pro tisk negativního hlášení Intrastat se nachází v modulu Zakázky Statistika Tisk negativního hlášení. Obr.. 5: Negativní hlášení pro Intrastat MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 8
Obr.. 6: Ukázka náhledu p ed tiskem ZÁPO TY V ZAHRANI NÍ M Zápo ty závazk a pohledávek lze realizovat v zahrani ní m, pokud jsou všechny zú astn né doklady ve stejné m. Sou asn je systém rozší en o nové tiskové formulá e: dohoda o zápo tu v zahrani ní m návrh zápo tu v zahrani ní m GENERÁTORY OBCHODNÍHO PLÁNU NAD 6 TYPY DOKLAD Obchodní plán v modulu strategie vyžaduje napln ní hodnot pro nap. potencionální zakázky. Doposud mohl uživatel vygenerovat plán nad p ijatou objednávkou a nebo použít klasickou funkci nový záznam obchodního plánu a všechny hodnoty na kart obchodního plánu vždy vypl ovat. V nástrojové lišt p ibyla nová funkce pro vygenerování obchodního plánu. Generován funguje ve dvou režimech: JEDNODUCHÝ evezme maximum informací do plánované položky (v etn financí) a tu pak otev e pro ípadnou opravu VÍCE ÁDKOVÝ Vytvo í masku spole ných informací (zákazník, oblast, obchodník, zakázka, zdroj, doklad, st edisko,...) a pak systém o ekává, že uživatel zadá jednotlivé ádky obchodního plánu. P i zadávání systém p evezme do ádku hodnoty masky a uživatel zadá termíny a finan ní ástky, p ípadn opraví p evzaté hodnoty. Tuto situaci lze využít p i plánování velké zakázky, jenž má n kolik oblastí, termínu a áste ných pln ní. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 9
Obr.. 7: Zadání obchodního plánu v režimu ádkového zadání NAD 6 TYPY DOKLAD Generátor je dostupný na 6 typy doklad : nabídky úkoly, jednání, požadavky, marketingová akce, p ijaté objednávky Po kliknutí na tla ítko v nástrojové lišt nad jedním z uvedených doklad se Vám otev e nové okno pro generování obchodního plánu. Na výb r máte vždy režim generování. Obr.. 8: Generování obchodního plánu OUTLOOK EXPRESS! Pro odeslání e-mailu s p ílohami lze využít Outlook Express! Novou možností p i výb ru poštovního klienta je volba MS Outlook Express. Tato konfigurace je pln funk ní i pro odeslání tišt ných dokument jako p íloh ve formátu PDF. Nastavení výchozího poštovního klienta viz menu Konfigurace - Standard Nastavení emailového klienta. Obr.. 9: Volba poštovního klienta asto používaná ikona (pošli jako e-mail s p ílohou) v nástrojové lišt nad náhledem vybrané sestavy se Vám umožní odesílat takto jednoduše e-maily i pokud používáte Outlook Express! MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 10
ZM NY V OPERATIVNÕCH FUNKCÕCH P ÍMÉ I NEP ÍMÉ PROAKTIVITY NEP ÍMÁ PROAKTIVITA Za nep ímou proaktivitu k firm A lze považovat proaktivní p ipomínku generovanou nad nabídkou pro firmu A. Proaktivních p ipomínek nep ímo svázaných s firmou m že být mnoho a mohou být spojeny s r znými dokumenty v systému. Obdobn logicky funguje pojem nep ímá proaktivita k zakázce nebo k marketingové akci. Jde tedy o proaktivity spojené s dokladem zakázky resp. marketingové akce. Nová záložka pro nep ímé proaktivity na obchodní a marketingové kart firmy na kart zakázky na kart marketingové akce Nová záložka zobrazuje všechny p ímé i nep ímé proaktivity k danému dokladu nebo firm. Obr.. 10: Marketingová karta firmy s napln nou záložkou pro související proaktivity NAJDI FIRMY DLE OBCHODNIKA BEZ OHLEDU NA MÍSTO ZÁPISU Vyhledání firem nebo osob dle zodpov dné osoby je asto opakovaným úkonem. Zápis zodpov dné osoby je ovšem možný na dvou místech na kart firmy. zodpov dná osoba nebo seznam osob v poli Realizace. Nový ovládací prvek hledej kdekoliv je dostupný v nástrojích kontaktního managementu a marketingových výb rech a umožní uživateli vyhledat všechny firmy obchodníka AAA bez ohledu na to, do kterého pole bylo jméno AAA zapsáno! Tato možnost se dotýká vyhledání firem a osob i dle marketingových výb, a je použitelná pro p ehledy, pro tisky a statistiky. ikona aktivace výb ru obchodníka bez ohledu na místo zápisu Pokud použijete tuto ikonu, pak z stává aktivní jen jedno výb rové pole obchodníka, ale vyhledání v datech probíhá v obou polích. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 11
KONTROLA OBSAHU NABÍDKY Systém m že u nabídky provád t kontroly, zda je v nabídce použito ur ité zboží nebo zda je v nabídce použita zboží zadaného typu. Typickým produktem m že být nap íklad náklady na dopravu nebo instalace, montáž apod. Tato kontrola je navíc ízena zadanou oblastí nabídky nebo dokonce i zadaným obchodníkem nabídky. Pokud povinný ádek nemá vypln ného obchodníka, platí pro všechny obchodníky. Pokud není vypln na ani oblast, pak platí tento ádek jako povinný pro nabídky ze všech oblastí! Tyto kontroly mají ovšem jen informativní funkci a probíhají p i použití tla ítka Prove na nabídce! Nastavení viz. menu Nabídky Konfigurace Povinné údaje karty. Obr.. 11: Automatické dopln ní ádk nabídky O OVÁNÍ PLATNOSTI ÍSLA ZBOŽÍ V DOKLADECH Funkce ov ování platnosti použitého zboží v dokladech je novou funkcí systému, již m žete za ít využívat, pokud ji v konfiguraci zapnete. Kontrola zjiš uje, zda zboží uvedené na ádcích dokladu existuje v ceníku jako platné položky. Kontrola je provád na podle ísla zboží. Nastavení kontroly platnosti zboží je umíst no v modulu Zboží Konfigurace Kontrola ádkových doklad. Režim kontroly mohu zapnout samostatn pro tyto doklady: p ijaté objednávky, vystavené objednávky, nabídky, faktury vystavené. Pro každý doklad je možné nastavit vlastní konfiguraci (nekontrolovat, provád t informativní zobrazí hlášení o chyb, ale doklad se provede, bloka informativní). Kontrola prob hne i provedení dokladu. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 12
Obr.. 12: Ov ování platnosti ísla zboží v dokladech Tla ítko kontroly platnosti zboží V p ípad nalezení chyby nasko í chybové hlášení a na p íslušném ádku zboží ve sloupci C se zobrazí upozorn ní ervený k ížek (neexistuje) nebo vyk ník (neplatné). Obr.. 13: Ukázka neexistujícího ísla zboží ODB RATELSKÉ ÍSLO ZBOŽÍ NA DOKLADECH i obchodování s jedním výrobkem mezi dodavatelem / firmou / odb ratelem dochází k situaci, že nejen dodavatel, ale i n který významný odb ratel m že požadovat zna ení výrobku na obchodních dokladech dle vlastního íslování. Systém dnes umož uje evidovat ke každému výrobku na dodavatelské kart zboží: primární objednací íslo u hlavního dodavatele objednací íslo spojené s jiným tzv. sekundárním dodavatelem íslo výrobku dle evidence konkrétních odb ratel MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 13
V dodavatelské kart tedy m žete vyplnit íslování zboží pro zadané odb ratele. Obr.. 14: Dodavatelé a odb ratelé na kart zboží Tisk faktury, dodacího listu resp. potvrzení p ijaté objednávky i volb tiskového formulá e máte na výb r ze t í možností zobrazení ísla zboží na tišt ném obchodním dokladu. Obr.. 15: Nabídka zobrazení ísla zboží na dokladu MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 14
N STROJE PRO HODNOCENÕ A ANAL ZY Obr.. 16: Rozší ení menu Zakázky - Statistiky OBRAT ížové tabulky obrat spojení faktur vystavený + prodejky ížové tabulky obrat položek spojení d lených výnos faktur vystavený + prodejky ZAKÁZKY K ÍŽOVÁ TABULKA ZAKÁZEK Zpracuje údaje uvedená na kart zakázky. N které hodnoty pokud mají odpovídat aktuální realit, musí být p epo teny. (nap. výnosy reálné, náklady reálné, ). P epo et je standardn dostupný na kart zakázky (tla ítko Plus) nebo jako hromadný p epo et. Obr.. 17: K ížové tabulky zakázek K ÍŽOVÁ TABULKA FINAN NÍHO HODNOCENÍ ZAKÁZEK ížová tabulka finan ního hodnocení zakázek zpracuje, jen reálné výnosy a náklady zakázek z doklad. P ed použitím této k ížové tabulky se Vás systém vždy zeptá, zda má MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 15
provést p epo et dat. Poprvé je to nutné a u další použití m ní jen pohled na data, nemusíte epo et spoušt t opakovan. DATUM DOKLADU Tato k ížová tabulka má zcela novou schopnost pracovat i s datem dokladu, jenž nese výnos nebo náklad zakázky. Jako sloupce nebo jako ádky k ížová tabulky m že vystupovat datum dokladu t eba v ro ním len ní. Uživatel také m že omezit výb r doklad asovým kritériem Doklad od do. Obr.. 18: K ížové tabulky finan ního hodnocení zakázek TOP SEZNAMY A KOLÁ OVÉ GRAFY U K ÍŽOVÝCH TABULEK V okn k ížové tabulky je tla ítko, p es které se dostanete do okna konfigurace tisku k ížové tabulky. Zde m žete provést kompletní nastavení vzhledu k ížové tabulky a zp sobu zobrazení. NOVÉ MOŽNOSTI: nastavení ší ky prvního sloupce režim upravit ší ku pole dle ší ky stránky provede automatickou úpravu ší ky sloupc tak, aby se výsledek srovnal na ší ku jediné strany A4 (21 nebo 30 cm, dle zvolené orientace) režim orientace umožní zvolit orientaci strany A4 kruhové kolá ové grafy, protože tyto jsou však jednorozm rné, vstupují do nich jako hodnoty bu sou ty ádk, nebo sou ty sloupc OMEZOVANÉ HODNOTY Princip omezovaných hodnot umož uje dostat z k ížové tabulky jen áste ný výsledek. Ukázky použití: první 10 nejvyšších hodnot (najde 10 nejv tších zákazník ) všechny hodnoty dosahující alespo 5% z celkové hodnoty MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 16
všichni obchodníci, jejichž ro ní obrat p esahuje 500.000 (vyhne se fakturám zat íd ným na fakturantku nebo editele) Omezování hodnot k ížové tabulky omezuje obsah, jenž nakonec se do tisku nebo grafu ížové tabulky dostane. Obr.. 19: Konfigurace k ížové tabulky MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 17
SKLADY ZRYCHLENÍ MANIPULACE SE SKLADOVÝMI DOKLADY Novinkou v oblasti zlepšení výkonnosti Soft-4-Sale je zrychlení uživatelské manipulace se skladovými doklady. Zrychlení se dotýká t chto situací: otev ení skladového dokladu (p íjemky, výdejky, p evodky, záp ky, apod.) vypln ní nového ádku skladového dokladu dle názvu položky Výrazné zrychlení ocení p edevším uživatelé, jejichž databáze zboží p esahuje 10.000 položek. NA ZÁP NÍK DOKLADECH INFORMACE O VRÁCENÍ Záp ní systém eší p ípad zap ení zboží pomoci dvojice samostatných doklad : záp ka a vrácení. K jedinému dokladu zap ení m že existovat n kolik doklad vrácení. Na záp ním dokladu nebyla doposud p ímo viditelná informace o stavu zap ení co a zda bylo vráceno. INFORMACE O VRÁCENÍ JE DOSTUPNÁ: na p ehledu záp ních doklad textem: Vráceno, Nevráceno, áste v kart záp ky (vpravo naho e) textem: Vráceno, Nevráceno, áste na ádcích zboží v kart záp ky najdete informaci o vráceném množství a p íznak úplného vrácení Obr.. 20: P ehled záp ních doklad s použitím regenerace a s informací o vrácení REGENERACE Pokud jste již záp ní systém aktivn používali, pak je nutné pro existující p ípady tuto novou informaci regenerovat. Na p ehledu záp ních doklad použijte tla ítko Generuj, a zvolte hloubku regenerace. i dalším b žném provozu systém aktualizuje informaci o vrácení automaticky. Regeneraci pak m žete použít nap. po nestandardních uživatelských zásazích v záp ním systému. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 18
NÁSTROJ PRO KONTROLU KOREKTNOSTI SKLADOVÝCH EVOD Funkce pro kontrolu korektnosti skladových p evod je umíst na menu Sklad - Administrace sklad - Kontrola a kumulace doklad. Obr..17. Kontrola a kumulace skladových doklad Nástroj pro kontrolu korektnosti skladových p evod pod tla ítkem evody analyzuje a vyhledává ty chybové situace, jenž mohou vzniknou p i uživatelském zásahu s vysokou úrovní p ístupových práv nad neuzav enými sklady: chybné vazby mezi doklady v p evodce, mezi p íjemkou a výdejkou odkaz na neexistující doklad, chyba typu: A se odkazuje na B, ale B neexistuje odkazy nejsou korektní, chyba typu: A se odkazuje na B, ale B se neodkazuje na A odkazy jsou zdvojeny, chyba typu: A se odkazuje na B, a C se odkazuje také na A rozdílné datumy na p evodce po uživatelském zásahu (datum na p íjemce a datum na výdejce mají být shodné) rozdílné finan ní ástky na p evodce po uživatelském zásahu (finan ní hodnota íjemky a výdejky musí být shodná) Všechny nalezené nesrovnalosti se ukládají do protokolu, jenž se nakonec otev e do náhledu p ed tiskem. NAVRŽENÍ MINIMÁLNÍCH STAV ZÁSOB DLE OBJEMU PRODEJE V MINULOSTI Navržení minimálního a optimálního stavu zásob dle uskute ného objemu prodeje v minulosti m žete nastavit v modulu Sklad Administrace Hromadné nastavení minimálního a optimálního množství. Obr.. 21: Navržení minimálního a optimálního stavu zásob MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 19
LOGIKA FUNKCE Uživatel zvolí období, jenž chce sledovat z hlediska prodeje, a zadá koeficient, s nimž bude objem prodaného zboží násoben p i výpo tu minimální nebo optimální zásoby. Pokud sledovaným obdobím bude nap íklad kvartál (92 dní = 13 týdn ) a minimální zásoba má být stanovena tak, aby obsloužila 14 denní objem prodeje pak koeficient = 2 týdny / 13 týdn = 15,4%. Jako prodané zboží se s ítá zboží na fakturách vystavených a na prodejkách! FUNKCIONALITA Prove : Nuluj: Ukaž: Pouze prodávané: nastaví minimální množství nebo optimální množství zásob nuluje minimální množství nebo optimální množství zásob tisková sestava návrhu nastavení minimálního množství zásob omezí tiskovou sestavu na položky, jenž byly prodávané MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 20
SPR VA SYST MU NÁSTROJ PRO ODESÍLÁNÍ LOGOVACÍCH PROTOKOL Systém Soft-4-Sale b hem své práce automaticky vytvá í žurnály r zných typ událostí, ke kterým b hem práce systému došlo. Obsah t chto textových žurnálu bude zajímat edevším dodavatele systému a to v situaci, kdy eší technický, programový nebo systémový problém u zákazníka. TYPY ŽURNÁL Systém vytvá í tyto typy žurnál : žurnál údržby obsahuje informace o veškerých realizovaných krocích údržby a je umíst n na serveru nap. S:\Softsale\s4s-job.log žurnál chyb obsahuje informace o chybách, ke kterým došlo b hem b hu aplikace a je umíst n na stanici nap. C:\Softsale\LOGS\s4s-error.log žurnál událostí obsahuje informace realizovaných významných událostech v systému, které spustili uživatelé a je umíst n na serveru nap. S:\Softsale\LOGS\s4s-event.log žurnál FTP p enos obsahuje informace pr hu p enos replika ních dat a je umíst n na serveru nap. S:\Softsale\FTP\s4sftp.log žurnál instalace obsahuje informace o pr hu instalace systému a je umíst n na stanici i na serveru nap. C:\Softsale\install.log žurnál patch obsahuje informace o realizovaných opravách formou PATCH a je umíst n na serveru nap. S:\Softsale\LOGS\s4s-patc.log ZASLÁNÍ ŽURNÁL Aby uživatel systému, jenž hlásí chybu, nemusel hledat všechny zajímavé žurnály, p ipravili jsme novou funkci pro jednoduché odeslání žurnál v komprimované podob jako p ílohu e- mailu na adresu výrobce systému. Krom p ednastavené emailové adresy info@mtj.cz je možné zaslat kopii na zadanou adresu. P ed samotným odesláním m žete e-mail opravit nebo zm nit. Nástroj je umíst ný v menu Systém Servisní funkce Systémové protokoly. Ctrl-Shift-F10 je hmat pro rychlou aktivaci této funkce Obr.. 22: Okno pro odeslání systémových protokol MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: info@mtj.cz 3.1.2006, revize: 12, Strana 21