Sestavení projektového konsorcia a podávání návrhu projektu

seminář Management projektů 7. RP Sestavení projektového konsorcia a podávání návrhu projektu Praha, 9. května 2011 Ing. Kateřina Rakušanová rakusanova@tc.cz NCP pro finanční a právní záležitosti, TC AV ČR

Sestavení projektového konsorcia Příprava projektového návrhu Podání návrhu projektu Hodnocení návrhu projektu Vyjednávání s Evropskou komisí o projektu Realizace projektu

PROJEKTOVÉ KONSORCIUM, MONO-BENEFICIARY Projektové konsorcium klíčový je správný výběr partnerů do projektu (organizací) Výjimky, kdy jsou projekty předkládány jednotlivci (konsorcium tvoří jeden subjekt tzv. mono-beneficiary) projekty výzkumných stáží (v rámci SP Lidé), projekty předkládané jedním výzkumníkem nebo vědeckým týmem (v rámci SP Myšlenky) projekty Výzkumného potenciálu (v rámci SP Kapacity) podpůrné akce (v rámci SP Spolupráce)

CESTA DO PROJEKTU 7. RP Téma v Pracovním programu mohu se zapojit? Správné načasování, dostatečné kapacity v organizaci (personální, materiálové, časové, administrativní podpora,.) Začít včas poradit se, konzultovat téma s NCP (viz dále) Projektové konsorcium důležité aspekty Klíčové pro úspěch projektu je zvolení správných projektových partnerů Rozložení mezi EU 15 a tzv. nové členské země Zastoupení univerzit, MSP, výzkumných institucí,. Správná volba koordinátora

JAK SE ZAPOJIT DO PROJEKTU (I) Aktivní X Pasivní přístup k zapojení se do projektu Ideálně kombinovat obojí, větší šance na úspěch S kým spolupracuji nyní? Stávající kontakty, vazby na výzkumná pracoviště z jiných projektů Spojit se s těmi nejlepšími organizace, které již úspěšně realizovaly projekty RP (CORDIS) organizace, které jsou mezi špičkami v oboru Kde získat kontakty? Odborné veletrhy a výstavy Technologické burzy (tzv. brokerage events) konkrétní nabídky a poptávky po spolupráci

Kde získat informace? JAK SE ZAPOJIT DO PROJEKTU (II) Informační dny (pořádaných v ČR nebo Bruselu či jinde v zahraničí) ke konkrétní výzvě (tématu) Sledovat nabídky spolupráce na specializovaných stránkách, např. http://www.fp7.cz/partner-search/ http://www.czelo.cz/nabidky-spoluprace/ Kontaktovat NCP (Národní kontaktní pracovník) dané tematické priority http://www.fp7.cz/cz/narodni-informacni-pracovnici/

PARTNER SEARCH NÁSTROJE CORDIS (všechny priority) http://cordis.europa.eu/fp7/partners_en.html Ideal-Ist (ICT) http://www.ideal-ist.net/partner-search/partner-search IGLO (všechny priority) http://www.iglortd.org/services/partner.html TC AV ČR, CZELO (všechny priority). http://www.fp7.cz/partner-search http://www.czelo.cz/nabidky-spoluprace/

CORDIS HTTP://CORDIS.EUROPA.EU/HOME_EN.HTML CORDIS jaké informace zde najdete: odkazy na aktuální stránky související s evropským výzkumem kompletní informace Evropské komise k 7. RP výzvy pro předkládání návrhů projektu 7. RP databázi vyhledávání úspěšných projektů odkaz na evidenci účastníků 7. RP (databáze URF) elektronický systém podávání projektů odkazy na sítě NCP v jednotlivých zemích (odborná pomoc v otázkách 7. RP) všechny důležité dokumenty týkající se 7. RP vyhledávací databázi Partners service

CORDIS

CORDIS

IGLO Neformální skupina styčných kanceláří pro výzkum a vývoj v Bruselu Formulář partner search co organizace hledá / nabízí do projektu rozšířen mezi jednotlivé členy skupiny IGLO zástupce členských států EU + zástupců Izraele, Norska, Švýcarska a Turecka Více na http://www.iglortd.org/services/partner.html

IGLO

IDEAL-IST Projekty tematické priority ICT (informační a komunikační technologie) Tzv. projektové vyhledávání Organizace publikují svůj záměr, jaké aktivity chtějí realizovat a za jakých podmínek jejich vědecká myšlenka je ohodnocena týmem nezávislých expertů pracujících pro Ideal-ist a je jí udělen certifikát Potenciální partneři projevují zájem o účast v konkrétním projektu http://www.ideal-ist.net/partner-search/partner-search

IDEAL-IST

NÁVRH PROJEKTU 7.RP Výzvy k podávání návrhů projektů, obsah a struktura Témata ve výzvách EPSS aplikace na podávání návrhů projektů Část A návrhu projektu

VÝZVA K PODÁVÁNÍ NÁVRHŮ PROJEKTŮ Návrh projektu možno podávat pouze do otevřené výzvy (Call for Proposal): http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm Výzvy jsou rozděleny do jednotlivých specifických programů Základní informace o výzvě: Call identifier Call Title Publication date Deadline

Záhlaví výzvy Identifikátor výzvy Datum zveřejnění Rozpočet OBSAH A STRUKTURA VÝZVY (I) Reference na Úřední věstník EU Specifický program Téma Omezení účastníků

OBSAH A STRUKTURA VÝZVY (II) Informační balíček: Tzv. Call Fiche Pracovní programy Průvodce pro žadatele Guide for Applicants FP7 Factsheets

OBSAH A STRUKTURA VÝZVY (III) Odkaz na EPSS (Electronic Proposal Submission Service) Dodatečné dokumenty Právní základ pro realizaci projektů Další dokumenty, liší se u jednotlivých tematických priorit Kontakty na projektové úředníky EK zodpovědné za výzvu, jak zaslat pre-proposal check návrhu projektu, atp. Kde získat pomoc Get support kontakty na NCP v jednotlivých zemích (Build your consortium) Jak kontaktovat potenciální partnery do projektu

PŘÍPRAVA NÁVRHU PROJEKTU (I) Klíčovou osobou je koordinátor Komunikuje s jednotlivými partnery, dává dohromady informace Svolává schůzky budoucích partnerů projektu (tzv. Proposal Preparation meetings), v průměru 2 schůzky za dobu přípravy Rozdělení zodpovědností mezi partnery koncept projektu nástin projektu návrh projektu měsíce - 7-3 deadline

PŘÍPRAVA NÁVRHU PROJEKTU (II) Předchozí zapojení organizace do RP Role organizace v projektu Koordinátor, partner, třetí strana Vedoucí pracovního balíčku (WP leader) Celkový rozpočet projektu X příspěvek EU na projekt Typ projektu (výzkumný, koordinační/podpůrný) Počet partnerů v konsorciu, předchozí vazby, vzájemná komunikace Míra zapojení do přípravy návrhu Organizace se spolupodílí na formování znění návrhu Organizace dostane přidělenou roli, činnosti, rozpočet

PŘÍPRAVA NÁVRHU PROJEKTU (III) Plánování nákladů (tzv. Indicative budget breakdown) Doporučené kategorie nákladů (přímé a nepřímé): Osobní (Personnel costs) Cestovné (Travel and subsistance costs) Spotřební materiál (Consumables) Dlouhodobý majetek (Dubagle equipment) Subdodávky (Subcontracts) Ostatní přímé (Other direct costs) PŘÍMÉ NÁKLADY Režijní/nepřímé (Overheads/indirect costs)

Cestovné Spotřební materiál Dlouhodobý majetek Ostatní přímé náklady

PŘÍPRAVA NÁVRHU PROJEKTU (IV) Letter of Intent, Memorandum of Understanding, Confidentality Agreement (Dopis o záměru) Ve fázi přípravy návrhu projektu Mezi budoucími partnery projektu Ustanovení o otázkách důvěrnosti, mlčenlivosti a často i duševního vlastnictví IPR Nezávazné a závazné části, mohou být i finanční sankce při porušení Zajištění toho, aby se důvěrné informace související s přípravou projektu nedostaly třetím stranám - konkurenci Připravuje koordinátor, většinou předkládá na schůzce s budoucími partnery

ADMINISTRATIVNÍ ÚKONY Komunikace uvnitř organizace Účetní oddělení (odpisy, režijní náklady, ) Personální oddělení (sazba na člověkoměsíc, ) Vedení (nutnost spolufinancovat účast, ) Kontaktní údaje o organizaci, právní status Pro účely vyplnění formulářů A Informace o organizaci v části B (popis partnerů projektu) Kontaktovat osobu LEARa (spravuje údaje o organizaci pro účely účasti v projektech 7. RP) První účast X opakovaná účast v projektu

EPSS ELECTRONIC PROPOSAL SUBMISSION SERVICE (I) Internetová aplikace na podávání projektových návrhů https://www.epss-fp7.org Součástí každé otevřené výzvy Cordis FP7 Find a call EPSS

EPSS ELECTRONIC PROPOSAL SUBMISSION SERVICE (II) Do systému lze nahrávat data a měnit je nové uložení přepíše původní verzi Projekt není odeslán, dokud není stisknuto tlačítko SUBMIT Hodnocena je vždy poslední odevzdaná verze!

EPSS ELECTRONIC PROPOSAL SUBMISSION SERVICE (III) Identifikace návrhu (Proposal setup) koordinátor vyplní kontaktní údaje o své organizaci a jednotlivých partnerech Část A Koordinátor a partneři vyplní požadované formuláře Uložení dokumentů (Upload documents) Část B návrhu projektu; vždy pouze jeden soubor ve formátu PDF Velikost souboru je určena pro konkrétní výzvu, nutno dodržet! Přílohy v některých výzvách (Annexes) Stejná pravidla jako pro vkládání části B Odlišný název od souboru ukládaného jako část B! Kontrola (Validation Check) Před odeslání návrhu upozorní na chyby, varování Odeslání návrhu (Submit proposal) Možno měnit až do uzávěrky výzvy!!!

KOORDINÁTOR Registrace u dané výzvy (Call for Proposal), do které bude podáván návrh projektu, obdrží přihlašovací jméno a heslo do systému EPSS pro sebe a pro partnery. Vyplní informace o projektovém konsorciu Vyplní část A návrhu projektu A1 za celé konsorcium A2 za svůj subjekt Formulář pro část B návrhu projektu po kompletním zpracování uloží do sytému Odesílá celkový návrh Evropské komisi část A+B (submit proposal) Musí dodržet datum a čas uzávěrky!

PROJEKTOVÍ PARTNEŘI Od koordinátora obdrží přihlašovací jméno a heslo do systému EPSS Vyplní svou část návrhu projektu v systému EPSS detaily o účastníkovi A.2 Formulář pro část B návrhu projektu vyplní svou část, po dohodě s koordinátorem. Koordinátor uloží finální verzi za celé konsorcium do systému. Část B mohou partneři pouze stahovat, ne nahrávat. Mohou nahlížet do celého návrhu projektu Při podávání návrhu projektu není Evropskou komisí vyžadován souhlas statutárního zástupce organizace.

STRUKTURA PROJEKTOVÉHO NÁVRHU ČÁST A (I) Část A.1 informace o návrhu projektu Číslo návrhu projektu (Proposal number) PIC (Participant Identification Code) Zkratka (Proposal Acronym) Název (Proposal Name) Délka trvání projektu Kód výzvy Klíčová slova Abstrakt, Část A.2 údaje o jednotlivých partnerech Vyplňuje každý partner zvlášť

STRUKTURA PROJEKTOVÉHO NÁVRHU ČÁST A (II) Část A3.1 rozpočet Typy aktivit v projektu, osobní náklady, subdodávky, ostatní přímé náklady, nepřímé náklady, celkový rozpočet, požadovaný příspěvek EU, plánované příjmy (pokud jsou) Část A3.2 souhrnný rozpočet projektu za všechny partnery

Návrh projektu 7. RP

Návrh projektu 7. RP

Návrh projektu 7. RP

URF UNIQUE REGISTRATION FACILITY Centrální registr pod správou EK Participant Portal (PP) Data o institucích, které se účastní projektů 7. RP Právní status, existence, kontaktní údaje, jména http://ec.europa.eu/research/participants/portal/appmanager /participants/portal ECAS účet European Commission Authentication Service Registrace uživatele

URF Institucím je přidělen 9-ti místný identifikační kód, tzv. PIC (Participant Identification Code) Jedna instituce (IČ) = jeden PIC Použití PIC Podávání návrhu projektu není povinné, ale usnadní práci Negociace (vyjednávání o podmínkách grantové dohody) povinnost mít PIC Instituce nebude muset opakovaně prokazovat existenci a právní statut při účasti na projektech 7.RP veškeré relevantní údaje a dokumenty jsou uloženy pod PIC, aktualizaci a správu dat provádí tzv. LEAR LEAR (Legal Entity Appointed Representative): Jediná osoba za instituci, jmenována statutárním orgánem Aktualizuje data v PIC a URF, komunikuje s EK Informuje výzkumníky a řešitele o PIC v rámci instituce

UŽITEČNÉ ODKAZY EPSS Helpdesk URF Tel. +32 2 23 33 760 (pracovní dny; 8-20 hod.) Email: support@epss-fp7.org https://ec.europa.eu/research/participants/urf/secure/new/p articipantregistration.do (registrace organizace) DIGIT-EFP7-SUPPORT@ec.europa.eu (URF helpdesk) REA-URF-VALIDATION@ec.europa.eu (centrální validační tým) REA-LEAR-VALIDATION@ec.europa.eu

PROJEKTOVÝ NÁVRH formuláře A, rozpočtová tabulka část A návrhu projektu detailní popis nákladů část B návrhu projektu PROJECT PROPOSAL

Děkuji Vám za pozornost. Ing. Kateřina Rakušanová rakusanova@tc.cz Tel. 234 006 158 Technologické centrum AV ČR Rozvojová 135, 165 02 Praha 6 www.tc.cz finance@tc.cz Technologické centrum AV ČR - NICER