ARIES DATA a.s., Ocelářská 35/1354, 190 00 Praha 9 N A B Í D K A na zajištění kompletní spisové služby
Obsah 1. Základní údaje o spisovně 2. Historický a vlastnický popis společnosti 2.1 Historie 2.2 Územní působnost 2.3 Hlavní sektory aktivit společnosti 2.5 Pojištění prostor 3. Informace o systému uložení 3.1 Popis fyzického zabezpečení prostor 3.2 Používání čárového kódu 3.3 Popis používaného software 3.4 Popis zabezpečení a zálohování dat 3.5 Zákaznické rozhraní prostřednictvím internetu 3.6 Způsoby komunikace se zákazníkem 4. Formální náležitosti požadované podklady 4.1 Reference o realizovaných zakázkách 4.2 Charakteristika společnosti a její odborná úroveň 4.3 Potvrzení o akreditaci 4.4 Informace o termínu zahájení služeb 5. Analýza stávajícího stavu a návrh řešení 5.1 Zavedení názvosloví 5.2 Analýza stávajícího stavu 5.3 Přirazení skartačních znaků a lhůt k jednotlivým typům dokumentů 5.4 Určení procesů vhodných automatizaci 5.5 Určení typů dokumentů pro správu v externí archivační společnosti 5.6 Určení způsobu dlouhodobé archivace 6. Digitalizace dokumentů
1. Základní údaje o společnosti ARIES DATA a.s. Obchodní jméno: ARIES DATA a.s. Sídlo společnosti: Ocelářská č. or. 35 č.p. 1354, 190 00 Praha 9 Libeň Statutární orgán: představenstvo Zmocněný zástupce: předseda představenstva Ing. Alexander Beran Zástupce pro jednání při poptávkovém řízení: Zbyněk Hozák, DiS. ředitel spisovny Lukáš Janda, DiS. ředitel obchodu a marketingu Bankovní spojení: ČS Turnov, č.účtu: 1260232339/0800 IČ: 25970593 DIČ: CZ25970593 Telefonní spojení: 481 321 155, mobil: 603 500 979 Zbyněk Hozák, DiS. 481 361 233, mobil: 605 243 812 Lukáš Janda, DiS. Faxové spojení: 481 361 210 E-mailové spojení: spisovna@aries-archiv.cz zbynek.hozak@aries-archiv.cz janda@aries-turnov.cz
2. Historický a vlastnický popis splečnosti ARIES DATA a. s. 2.1 Historie - rok 1995 - vznik spisovny pod obchodním jménem ALEXANDER BERAN - rok 1996 - převedení spisové činnosti na společnost ARIES spol. s r.o. - rok 2003 převedení spisové činnosti na společnost ARIES DATA a.s. - rok 2005 - získání Koncesní listiny na vedení spisovny - rok 2005 - získání certifikátu ČSN EN ISO 9001 : 2001 - rok 2006 - získání Osvědčení podnikatele NBÚ pro přístup k utajované informaci nejvýše stupně utajení vyhrazené 2.2 Územní působnost - společnost ARIES DATA sídlí a působí na území ČR. Rozšíření aktivit komerční spisovny na další státy EU je součástí dlouhodobé strategie společnosti ARIES DATA a.s. - administrativa v Turnově - pobočka spisovny v Přepeřích u Turnova - pobočka spisovny v Příšovicích u Turnova - pobočka spisovny v Neveklovicích u Mnichova Hradiště - pobočka spisovny ve Žďárku u Hodkovic - pobočka spisovny v Olomouci Nemilanech (otevřeno od 07/2010) - ve spisovnách pracuje 20 zaměstnanců 2.3 Hlavní sektory aktivit společnosti ARIES DATA a.s. - odborné konzultace při zřizování a uspořádání firem.spisoven a archivů - uspořádání spisoven organizací zřízených státem - vypracování spisového, skartačního a archivního řádu - vypracování individuálního skartačního plánu - roztřídění písemností podle zákonné délky skladování - zadání dat do počítače a soupis písemností uložených ve spisovně - skladování písemností činných i likvidovaných firem - ochranu písemností proti žloutnutí a prachu uložením do archivních alkalických krabic - udržování písemností v optimálních vlhkostních a teplotních podmínkách po dobu až 45 let - rychlé vyhledávání díky počítačové evidenci písemností - komunikaci se státním archivem - vypracování skartačního návrhu - digitalizace dokumentů velkokapacitní skenování a archivace elektronických dat
2.4 Pojištění prostor - pojištění všech prostor je zajištěno smlouvou s Pojišťovnou Kooperativa a.s. 3. Informace o systému uložení 3.1 Popis fyzického zabezpečení prostor - instalován systém elektrické zabezpečovací signalizace, systém kontroly vstupu (EZS/ACS), zařazený do II. Bezpečnostní třídy pro objekty se zvýšeným bezpečnostním rizikem, - instalován systém elektrické požární signalizace (EPS) zařazený do II. Bezpečnostní třídy pro objekty se zvýšeným rizikem - uzavřena smlouva na záruční a pozáruční servis těchto systémů s garancí zahájení opravy do 4 hodin od nahlášení závady, - zajištěn přenos signalizace systémů EZS/EPS na pult centralizované ochrany pomocí samostatné analogové telefonní linky (zálohována rádiovým přenosem), - uzavřena smlouva s provozovatelem PCO na monitoring systémů, zajištění služeb zásahových výjezdových jednotek s maximální dobou dojezdu do 10 min. od převzetí poplachové informace, výkon fyzické ochrany v případě narušení objektu nebo nefunkčnosti bezpečnostních systémů, - provedena instalace mechanických zábranných prostředků, - zajištěno dodržování režimových opatření pro vstup osob. 3.2. Popis používání čárového kódu Čárový kód je v současnosti využíván v jednom případě. V dané zakázce zajišťuje společnost ARIES DATA a.s. svoz, ukládání, evidenci, vyhledávání a doručování krabic označených čárovým kódem na 98 kontaktních míst zákazníka v rámci ČR. Veškerá komunikace probíhá elektronicky (pomocí protokolu HTTP s verifikací klienta) za použití jediného základního údaje čárového kódu. 3.3. Popis software V současnosti jsou k evidenci dokumentů a archivních krabic a komunikaci se zákazníkem využívány 3 samostatné aplikace: - program Podnikové písemnosti od společnosti Bach Systems s.r.o. Toto je základní software využívaný společností ARIES DATA a.s. Tento software umožňuje zajištění komplexní správy dokumentů (např. zadávání údajů o obsahu, umístění, vyhledávání, výpočty, zpracování podkladů pro skartaci, aj.). Tento software zároveň podporuje zákaznické rozhraní prostřednictvím internetu. - aplikace pro elektronickou komunikaci a evidenci archivních krabic pomocí čárového kódu též od společnosti Bach Systems s.r.o., - aplikace pro elektronickou komunikaci a evidenci dokumentů GE Money Bank a. s..
3.4. Popis zabezpečení a zálohování dat Zálohování všech dat je prováděno automaticky na zálohovacím zařízení 1x týdně. Tato záloha je následně uložena ve vlastních zabezpečených prostorách, mimo objekt, kde data vznikají. Na tyto prostory bylo vydáno Osvědčení podnikatele pro vznik a poskytování utajovaných informací stupně utajení vyhrazené. 3.5. Zákaznické rozhraní prostřednictvím internetu Program Podnikové písemnosti od společnosti Bach Systems s.r.o. umožňuje i nahlížení do databáze příslušné organizace zabezpečenou cestou přes internetové rozhraní. Přístup do elektronické spisovny je možný v podstatě odkudkoliv, samozřejmě s odkazem na příslušnou adresu. Požadavek na dohledání, případně zapůjčení písemností lze zaslat na základě elektronické objednávky prostřednictvím elektronické pošty. 3.6. Způsoby komunikace se zákazníkem Společnost ARIES DATA zejména: a.s. využívá různé způsoby komunikace se zákazníkem, - osobní komunikaci, - elektronickou komunikaci prostřednictvím internetu, - telefonickou komunikaci, - faxovou komunikaci, - komunikaci prostřednictvím pošty či kurýrních služeb. 4. Formální náležitosti 4.1 Reference o realizovaných zakázkách - rok 2005 uzavřena smlouva se společnostmi Severočeská plynárenská a.s., Ústí nad Labem a Středočeská plynárenská, a.s. Praha na vypracování metodiky Spisového a skartačního řádu a plánu a na uložení dokumentace obou společností v prostorách spisoven ARIES DATA a.s. - rok 2003 - uzavřena smlouva s GE Money Bank, objem uložené dokumentace činí cca 6 000 bm (předpokládaný nárůst je cca 1 000 bm ročně) spisovna ARIES DATA a. s. zajišťuje pro tento finanční ústav komplexní služby (inventarizaci navezené dokumentace, její uložení, zadání dat do evidence, následné vyhledávání na základě požadavků, zabezpečená elektronická komunikace, zasílání kopií, ale i kurýrní službu) - rok 2004 - uzavřena smlouva s Českou spořitelnou a. s. Praha na pronájem prostor pro uložení dokumentace oblastní pobočky v Liberci o celkovém objemu cca 1 200 bm. Dokumenty jsou uloženy v samostatně zabezpečené (mechanicky i elektronicky) regálové sestavě, do které má přístup pouze odpovědný pracovník ukladatele.
- rok 2005 - uzavřena smlouva se společností OK System s.r.o, o skladování archivních krabic s dokumenty a poskytování navazujících služeb týkající se uložení dokumentů jednoho z českých ministerstev. Objem uložené dokumentace činí cca 25 000 bm, předpokládaný nárůst je zhruba 1 000 bm měsíčně. Veškerá evidence a zpracování na základě této smlouvy je prováděna za použití čárového kódu. - rok 2004 uzavřeny smlouvy se společnostmi Faurecia Exhaust Systems s.r.o. a Faurecia Interior Systems Bohemia s.r.o. o poskytování komplexních spisových a skartačních služeb. Objem uložených dokumentů činí cca 1 000 bm. - rok 2004 uzavřena smlouva se společností Takata Petri Parts, Dolní Kalná - rok 2006 uzavřena smlouva se společností Delphi Packard Electric, Česká Lípa Rok 2003 uzavřena smlouva se společností Plus Discount spol. s r. o. (nyní PENNY Market s.r.o.) o poskytování komplexních spisových a skartačních služeb. Objem uložených dokumentů činí cca 2 000 bm, - rok 2004 - uzavřena smlouva se společností Veolia Transport Morava a.s. 4.2 Charakteristika společnosti a její odborná úroveň - od roku 1998 je společnost členem v České archivní společnosti v tematické sekci hospodářského archivnictví při ČAS - zástupkyně ředitele spisovny disponuje odborným osvědčením vydaným katedrou historických věd Univerzity Karlovy v Praze, o absolvování kurzu pro pracovníky spisoven - všichni zaměstnanci spisovny ARIES DATA a. s. každoročně procházejí odborným školením u příslušného státního archivu a jsou vázáni povinností ochrany utajovaných skutečností a ostatních dat. Spisovna ARIES DATA a.s.je registrována u Úřadu pro ochranu osobních údajů Praha pod číslem 00019229/001 - v roce 2005 získána Koncesní listina opravňující k provozování této činnosti - v roce 2006 získáno Osvědčení podnikatele NBÚ pro přístup k utajované informaci nejvýše stupně utajení vyhrazené 4.3 Potvrzení o akreditaci vedení komerční spisovny Spisovna ARIES DATA a.s. ukládá pouze dokumenty typu S a V.. Dokumenty typu A jsou předávány při skartačních řízeních do místně příslušných státních archivů. Tyto státní archivy podléhají na rozdíl od komerčních spisoven akreditaci dle zák. č. 499/2004 Sb. Činnost komerčních spisoven podléhá vydání koncesní listiny. 4.4. Informace o termínu zahájení služeb Termín zahájení služeb je možný ihned po podepsání smlouvy mezi oběma stranami.
5. Analýza stávajícího stavu a návrh řešení 5.1 Zavedení názvosloví V tom kroku je nutné vytvořit jednotné názvosloví 5.2 Analýza stávajícího stavu V této aktivitě popsat hlavní procesy v společnosti především si bude všímat workflow mezi uzlovými body: Podatelna Spisovna Příruční spisovna Externí spisovna Výpravna Vyčíslit množství dokumentů, popsat způsob archivace, vyčíslit spotřebu archivačních pomůcek ( regálů, skříní, šanonů,..) a plochu archivace. Zhodnotit fyzické vlastnosti dokumentů s ohledem na jejich možné zpracování dokumentovým skenerem: kvalita, gramáž formát, množství a způsob spojení. 5.3 Přirazení skartačních znaků a lhůt k jednotlivým typům dokumentů V tomto kroku přiřadit skartační lhůty k jednotlivým typům dokumentů, které budou součástí Skartačního plánu a dodatek ke spisovému a archivačním řádům, tak aby odpovědný pracovník pouze předložil ke schválení Státním ústředním archivu. 5.4 Určení procesů vhodných automatizaci V toto kroku určit typy dokumentů, které je výhodné převést do digitální formy 5.5 Určení typů dokumentů pro správu v externí archivační společnosti V této aktivitě provézt určení typů dokumentů pro správu v externí společnosti. 5.6 Určení způsobu dlouhodobé archivace V této aktivitě určit za jakých podmínek je možné dlouhodobě archivovat Papírově Hybridně (elektronicky i papírově) Elektronicky
6. Digitalizace dokumentů Digitalizace dokumentů naše společnost bude v první polovině roku 2010 zprovozňovat velkokapacitní digitalizační linku na digitalizaci dokumentů (skenování). Poté bude naše společnost nabízet komplexní služby ve zpracování dokumentů. Náš IT specialista navrhne individuální způsob digitalizace dokumentů podle přání zákazníka. Archivace elektronických dat naše společnost bude v souvislosti s digitalizací dokumentů nabízet také jejich elektronickou archivaci. Nabídku vypracoval: Lukáš Janda, DiS. V Turnově dne 19.04.2009 Lukáš Janda, DiS. Ředitel obchodu a marketingu Komerční spisovna ARIES DATA a.s. Turnov