PÍSEMNÁ ZPRÁVA ZADAVATELE ve výběrovém řízení Digitalizace archivu stavebního úřadu statutárního města Havířov (OTEVŘENÉ NADLIMITNÍ ŘÍZENÍ NA SLUŽBY) podle ustanovení 85 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách
Název zakázky: Digitalizace archivu stavebního úřadu statutárního města Havířov Informace o zadavateli: Název: Statutární město Havířov Sídlem: Svornosti 86/2, Havířov Město, PSČ 736 01 IČ: 00297488 Zastoupen: Ing. Petrem Smrčkem, náměstkem primátora pro hospodářský rozvoj Předmět zakázky: Předmětem veřejné zakázky je: pořízení skenerů, nezbytný HW (úložiště dat), SW pro digitalizaci dokumentů, implementaci a údržbu SW nástrojů k digitalizaci vytvořením bezpečného úložiště pro digitalizované dokumenty a zajištěním jejich elektronického oběhu, provedení digitalizace archivu stavebního úřadu statutárního města Havířov. Nejedná se o veřejnou zakázku rozdělenou na části, ale o jednu veřejnou zakázku jako celek. Součástí předmětu veřejné zakázky je rovněž: vytvoření technologické infrastruktury nezbytné pro elektronickou archivaci dat, implementace aplikačního prostředí umožňující organizaci elektronického archivu, včetně řízení přístupových oprávnění a automatickou skartaci na základě nastavených skartačních znaků, organizace vlastní digitalizace archivu se současným technologickým prostředím umožňující archiv přírůstkově doplňovat. Základními stavebními jednotkami celého řešení jsou technologie BLADE, diskové pole, zálohovací knihovna a aplikace DMS. Digitální archiv se bude skládat z následujících částí: o Síťová infrastruktura o Serverová infrastruktura o Garantované úložiště disková pole FC disky, SAS, SATA disky o Virtuální zálohovací knihovna pro zálohu a obnovu dat po havárii o Skenery a skenovaní linky
o o Aplikační prostředí Rozvaděče a vybavení pro instalaci do technologické místnosti Přesný popis předmětu plnění včetně způsobu hodnocení je přiložen k zadávací dokumentaci jako příloha č. 1. Digitalizace dokumentů: Jedná se o převod dokumentů do digitální podoby. Předmětem je digitalizace archivu dokumentů stavebního úřadu, takže dokumenty zahrnují jak rozhodnutí, žádosti, vyjádření, tak výkresy, studie, katastrální mapy či fotodokumentaci. Ke každému digitálnímu obrazu dokumentu vznikne indexační soubor (*.xml), který bude obsahovat indexy sloužící k identifikaci dokumentu (metadata). Předpokládaná hodnota této veřejné zakázky je 36.722.275,- Kč bez DPH. Cena sjednaná ve smlouvě: Cena sjednaná ve smlouvě odpovídá ceně, kterou nabídl uchazeč Sdružení společností DATASYS s.r.o. a Handicap výrobní družstvo invalidů, sídlem Jeseniova 2829/20, 130 00 Praha 3, (Účastník č. 1: DATASYS s.r.o., sídlem Jeseniova 2829/20, 130 00 Praha 3, IČ: 60249057, Účastník č. 2: Handicap výrobní družstvo invalidů, sídlem Za Kinem 1165, 252 19 Rudná, IČ: 27923592), jemuž byla přidělena tato zakázka. Cena, kterou uvedený uchazeč nabídl, činí 35.834.875,- Kč bez DPH. Identifikační údaje vybraného uchazeče: Pořadové číslo nabídky: 1. Uchazeč: Sdružení společností DATASYS s.r.o. a Handicap výrobní družstvo invalidů Sídlo: Jeseniova 2829/20, 130 00 Praha 3 Účastník č. 1: DATASYS s.r.o., sídlem Jeseniova 2829/20, 130 00 Praha 3 Účastník č. 2: Handicap výrobní družstvo invalidů, sídlem Za Kinem 1165, 252 19 Rudná
IČ: 60249057 27923592 Nabídka č. 1 Pořadové číslo nabídky: 1. Identifikační údaje všech uchazečů a jejich nabídkové ceny: Uchazeč: Sdružení společností DATASYS s.r.o. a Handicap výrobní družstvo invalidů Sídlo: Jeseniova 2829/20, 130 00 Praha 3 Účastník č. 1: DATASYS s.r.o., sídlem Jeseniova 2829/20, 130 00 Praha 3 Účastník č. 2: Handicap výrobní družstvo invalidů, sídlem Za Kinem 1165, 252 19 Rudná IČ: 60249057 27923592 Nabídková cena bez DPH: 35.834.875,- Kč Nabídka č. 2 Pořadové číslo nabídky: 2. Uchazeč: Sídlo: Sdružení Digitalizace archívu stavebního úřadu statutárního města Havířov Na hřebenech II 1718/10, 147 00 Praha 4 - Nusle Účastník č. 1: ICZ a.s., sídlem Na hřebenech II 1718/10, 147 00 Praha 4 - Nusle Účastník č. 2: scanservice a.s., sídlem Náchodská 2397/23, 193 00 Praha 9 Účastník č. 3: DIGIS, spol. s r.o., sídlem Gen. Sochora 6176/6A, 708 00 Ostrava
- Poruba Účastník č. 4: Expert & Partner engineering CZ, a.s., sídlem Na hřebenech II 1718/10, 147 00 Praha 4 - Nusle IČ: 25145444 25648101 19012276 61829117 Nabídková cena bez DPH: 34.493.254,- Kč Identifikační údaje zájemců či uchazečů, kteří byli vyloučeni z účasti v zadávacím řízení včetně odůvodnění jejich vyloučení: Hodnotící komise v souladu s ustanovením 76 odst. 1 v návaznosti na ustanovení 22 odst. 1 písm. d) zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění, posoudila nabídky, jež nebyly hodnotící komisi vyřazeny na základě ustanovení 71 odst. 10 či 60 odst. 1 zákona o veřejných zakázkách, a dospěla k závěru: U nabídky uchazeče Sdružení Digitalizace archívu stavebního úřadu statutárního města Havířov, sídlem Na hřebenech II 1718/10, 147 00 Praha 4 Nusle (Účastník č. 1: ICZ a.s., sídlem Na hřebenech II 1718/10, 147 00 Praha 4 Nusle, IČ: 25145444, Účastník č. 2: scanservice a.s., sídlem Náchodská 2397/23, 193 00 Praha 9, IČ: 25648101, Účastník č. 3: DIGIS, spol. s r.o., sídlem Gen. Sochora 6176/6A, 708 00 Ostrava Poruba, IČ: 19012276, Účastník č. 4: Expert & Partner engineering CZ, a.s., sídlem Na hřebenech II 1718/10, 147 00 Praha 4 Nusle, IČ: 61829117), dospěla hodnotící komise k závěru, že tato nabídka nerespektuje podmínky stanovené zadavatelem v článku 6 zadávací dokumentace. Článek 6 zadávací dokumentace obsahuje požadavek zadavatele na obsah podávané nabídky, a to konkrétně na předložení podepsaného návrhu smlouvy o dílo splňující zadávací podmínky zadavatele a obecné právní předpisy, přičemž uchazeč do obchodních podmínek měl doplnit údaje nezbytné pro vznik návrhu smlouvy (zejména vlastní identifikaci, nabídkovou cenu a popřípadě další údaje) a takto doplněné obchodní podmínky předložit jako svůj návrh smlouvy. Nabídka uchazeče Sdružení Digitalizace archívu stavebního úřadu statutárního města Havířov, sídlem Na hřebenech II 1718/10, 147 00 Praha 4 Nusle, nesplnila výše specifikovaný požadavek zadávací dokumentace, jelikož sice návrh smlouvy obsahovala, ale u identifikace smluvních stran nebyl specifikován uchazeč ( Sdružení Digitalizace archívu stavebního úřadu statutárního města Havířov, sídlem Na hřebenech II 1718/10, 147 00 Praha 4 Nusle - Účastník č. 1: ICZ a.s., sídlem Na hřebenech II 1718/10, 147 00 Praha 4 Nusle, IČ: 25145444, Účastník č. 2: scanservice a.s., sídlem Náchodská 2397/23, 193 00 Praha 9, IČ: 25648101, Účastník č. 3: DIGIS, spol. s r.o., sídlem Gen. Sochora
6176/6A, 708 00 Ostrava Poruba, IČ: 19012276, Účastník č. 4: Expert & Partner engineering CZ, a.s., sídlem Na hřebenech II 1718/10, 147 00 Praha 4 Nusle, IČ: 61829117), což je porušením obecných zákonných požadavků. V předloženém návrhu smlouvy je místo uchazeče jako Dodavatele uvedena identifikace pouze jednoho účastníka sdružení. Výše specifikované činí smlouvu stran podmínek výběrového řízení neuznatelnou a neaplikovatelnou pro obchodněprávní smluvní vztah zadavatel x dodavatel (sdružení a jeho účastníci). Dle zákona o veřejných zakázkách nelze v průběhu výběrového řízení zasahovat do návrhu smlouvy a pochybení uchazečů v návrhu smlouvy se nedají v průběhu výběrového řízení odstranit. Uznání návrhu smlouvy, kde místo uchazeče sdružení (kde každý člen sdružení se podílí na předmětu zakázky dle své odbornosti), je uveden pouze jeden člen sdružení, by bylo v rozporu se zájmem zadavatele i zákonem o veřejných zakázkách. S ohledem na to, že se jedná o nedodržení výslovně uvedených požadavků na náležitosti smlouvy, tak hodnotící komise nabídku uchazeče Sdružení Digitalizace archívu stavebního úřadu statutárního města Havířov, sídlem Na hřebenech II 1718/10, 147 00 Praha 4 Nusle, vyřadila z dalšího posuzování, neboť se tak jednalo o nepřijatelnou nabídku dle zákona o veřejných zakázkách. Výše specifikovaný uchazeč si byl vědom svého pochybení a po otevírání obálek, dne 23. 5. 2012, doručil zadavateli vysvětlení k nabídce, kde se omlouvá za uvedený omyl v návrhu smlouvy a uvádí, že dle koncepce nabídky měl být jako Dodavatel v návrhu smlouvy uveden uchazeč - Sdružení Digitalizace archívu stavebního úřadu statutárního města Havířov, sídlem Na hřebenech II 1718/10, 147 00 Praha 4 Nusle. Dále je ve vysvětlení uchazečem konstatováno, že je připraven chybu v návrhu smlouvy napravit. Bohužel, jak již bylo uvedeno výše, zákon o veřejných zakázkách neumožňuje opravit chyby v návrhu smlouvy. Zadavatel proto z výše uvedených důvodů rozhodl o vyloučení nabídky tohoto uchazeče z další účasti na zadávacím řízení dle ustanovení 76 odst. 6 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění. Odůvodnění výběru nejvhodnější nabídky: Jelikož zadavateli byla doručena pouze jedna vhodná nabídka, hodnotící komise v souladu s ustanovením 79 odst. 6 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, neprovedla hodnocení nabídek. Hodnotící komise doporučila zadavateli přidělit veřejnou zakázku uchazeči Sdružení společností DATASYS s.r.o. a Handicap výrobní družstvo invalidů, sídlem Jeseniova 2829/20, 130 00 Praha 3, (Účastník č. 1: DATASYS s.r.o., sídlem Jeseniova 2829/20, 130 00 Praha 3, IČ: 60249057, Účastník č. 2: Handicap výrobní družstvo invalidů, sídlem Za Kinem 1165, 252 19 Rudná, IČ: 27923592). Nabídka tohoto uchazeče splnila všechny požadavky kladené na ni zadávací dokumentací a zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, a proto bylo zadavateli doporučeno uzavřít smlouvu s tímto uchazečem.
Části zakázky, které by měly být plněny prostřednictvím subdodavatelů: Zakázka by měla být realizována uchazečem samostatně bez využití subdodavatelů. V Třinci dne 14. 1. 2013 za McGreen, a.s. zástupce zadavatele - Statutární město Havířov Mgr. Milan Konečný